Trộn và in văn bản

BÀI 7: TRỘN VÀ IN VĂN BẢN I/ Mục tiêu: Kiến thức, kỹ năng: a Kiến thức: Biết kiến thức trộn in văn Microsoft Word 2010 b Kỹ năng: - Thực bước trộn in văn - Thực trộn từ mẫu văn danh sách có sẵn, in văn Tư duy, thái độ: a Rèn luyện cho học sinh tính tư logic b Tính cẩn thận thao tác thực hành II/ Trọng tâm: Học sinh cần nắm vững kiến thức, thao tác bước trộn in văn III/ Chuẩn bị: Giáo viên: - Sách giáo khoa, soạn giáo án - Soạn thảo mẫu văn (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo, ) file nguồn liệu (danh sách người mời) Học sinh: - Sách giáo khoa, ghi Đọc trước “ Trộn in văn bản” IV/ Ma trận kiến thức: Mạch logic I/ Chuẩn bị trước thực trộn văn Biết 1/ Tạo văn mẫu (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo ) Hiểu + Đây văn (Main Document), văn chứa nội dung không thay đổi 2/ Tạo nguồn liệu + Là bảng biểu mà : Vận dụng Sau soạn thảo văn mẫu lưu nội dung dạng *.DOCX (có thể xác định phần thiếu dãy dấu chấm, khoảng trắng) Lập bảng (Lập danh sách người mời thông báo, ) II/ Các bước tiến hành trộn văn (gồm bước) Bước 1: Tạo hai file Bước 2: Mở văn mẫu thực lệnh trộn • Mỗi hàng thông tin đối tượng • Mỗi cột thuộc tính đối tượng Thực tạo hai file yêu cầu mục I Vào công cụ Mailings | Click vào Start Mail Merge | có cách chọn để tiếp tục thực trộn văn +Letters | Select Recipients chọn lựa chọn sau: • Type a new list: Lựa chọn cho phép người sử dụng nhập thông tin tay • Use Existing List (Gợi ý nên dùng nút này): Lựa chọn cho phép người sử dụng lựa chọn tệp file liệu sẵn có thông tin cần sử dụng • Select from Outlook Contacts: Lựa chọn sử dụng hiệu bạn bắt đầu trình trộn thư Mail Merge Outlook Chọn tiếp Edit | Recipient List tiếp tục tùy chỉnh: • Checkboxs: Những cá nhân tích hộp checkboxs người gửi trộn thư (mail merge) Nếu bạn không muốn gửi cho cá nhân danh sách bỏ nút tích checkboxs • Sort (Sắp xếp): Nhấp chuột vào tùy chọn xếp để xếp người nhận theo thứ tự mong muốn ví dụ theo liệu lưu dạng *.DOCX(tên file khác với tên file văn mẫu) Thực hành thành thạo lệnh chọn hai giao diện Word 2010, Word 2003 • • • • Bước 3: Xem lại văn trước hoàn thiện trình trộn thư thứ tự A,B,C tên ngày tháng năm sinh… Filter (Lọc): Nhấp chuột vào Filter để truy cập vào hộp thoại lọc lựa chọn cột lọc theo mong muốn Find Duplicates (Tìm trùng lắp): Nhấp chuột vào Find Duplicates, hộp thoại mở với danh sách cá nhân xuất nhiều lần Bạn bỏ cá nhân bị trùng để tránh gửi lặp thông tin Find Recipient: Tùy chọn cho phép bạn tìm thông tin cá nhân cụ thể cách dễ dàng Validate Addressees (Xác nhận địa chỉ): Tùy chọn áp dụng cho máy tính có cài đặt phần mềm xác nhận địa tồn (Các máy tính Việt Nam chưa cài đặt phần mềm này) + Step by Step Mail Merge Wizard để bắt đầu thực bước chọn giao diện hình Word 2003 Quá trình trộn thư gần hoàn tất Và sửa đổi xem lại kết • Click vào nút Preview Results để xem kết trộn thư • Sử dụng mũi tên nhóm kết từ Preview để kiểm tra tính xác trường liệu chèn vào văn phát lỗi font chữ, cỡ chữ… Hoàn thiện trình trộn thư (mail merge) Sau xem lại văn hợp nhất, liệu chèn vào văn xác Xem trường chèn vào vị trí chưa, không chỉnh sửa III/ In văn 1/ Xem trước in (Print Preview) trình trộn thư xem hoàn tất Click vào nút Finish and Merge • Edit Individual Documents: Lựa chọn tạo văn với đầy đủ thông tin văn vửa hợp hay nói đơn giản tạo copy văn vừa tạo • Print Documents: Hộp thoại in mở cho phép bạn lựa chọn in tất cả, từ trang đến trang trang • Send E-mail Messages: Hộp thoại trộn email mở cho phép bạn gửi email merge tới địa email bạn muốn Lưu ý: Chỉ áp dụng chức cho việc gửi email Click Customize Quick Access Toolbal | Print Preview and Print xuất biểu tượng | click vào Lúc này, ta thấy chế độ trang in, để quan sát theo mục đích ta chọn chức công cụ +Một số lệnh công cụ: 2/ Hiệu chỉnh thực in văn bản: + Để thực hiệu chỉnh văn trước in, ta vào File | Print | Thực hiệu chỉnh bấm tổ hợp phím Ctrl+P Xuất hộp hội thoại, gồm: • Print: Lựa chọn số in ô Copies • Printer: Lựa chọn máy in để in ấn trường hợp máy tính cài máy in bạn không cần phải + Vào chế độ Print Preview + Nhận biết số lệnh công cụ Print Preview Thực hiệu chỉnh ý nghĩa mục chọn hộp thoại Print chọn • Settings: Lựa chọn đối tượng in o All: In toàn văn o Selection: In văn lựa chọn o Current Page: In trang hành o Custom Range in Document: In vùng văn • Các cài đặt khác: o Print One Sided: Lựa chọn in mặt o Collated: In theo kiểu trang sách o Portrait Orientation: Lựa chọn thay đổi chiều khổ giấy(quay ngang, dọc) Lựa chọn thay đổi kích thước khổ giấy Lựa chọn thay đổi lề trang văn o Print Properties: Thuộc tính máy in phần tuỳ thuộc vào loại máy in o Lựa chọn số trang văn trang giấy in( page per sheet) V/ Sơ đồ logic: Giới thiệu Trộn in Microsoft Word 2010 Khái niệm trộn văn TRỘN VÀ IN VĂN BẢN TRONG MICROSOFT WORRD 2010 Các bước tiến hành trộn văn (gồm bước) Chuẩn bị trước thực trộn văn Tạo văn mẫu(mẫu giấy mời, mẫu báo cáo ) Tạo nguồn liệu(Lập danh sách người mời thông báo, ) Bước 1: Tạo hai file Bước 2: Mở văn mẫu thực lệnh trộn In văn Bước 3: Xem lại văn trước hoàn thiện trình trộn thư Xem trước in (Print Preview) Hiệu chỉnh thực in văn bản: 12 11 10 VI/ Các hoạt động dạy học: Ổn định tổ chức lớp học: phút Kiểm tra cũ: phút Giảng mới: Thời gian (phút) Nội dung Hoạt động thầy Hoạt động trò Khái niệm trộn văn bản? Là việc kết xuất liệu từ văn mẫu có sẵn với danh sách để xuất file in giấy Giới thiệu “Trộn in văn bản” Sau hoàn tất soạn thảo văn công việc ta làm tùy vào mục đích trộn in, Đưa khái niệm trộn văn +Trước thực trộn văn ta phải làm gì? Lắng nghe +Đưa khái niệm văn mẫu +Lắng nghe +Đây văn soạn thảo Word, cần lưu dạng nào? +Liên kết đến file văn mẫu chuẩn bị • Văn đầy đủ chưa? Nếu chưa cần bổ sung gì? • Ở vị trí +Ở dạng *.DOCX I/ Chuẩn bị trước thực trộn văn 1/ Tạo văn mẫu (mẫu giấy mời, mẫu báo cáo ) +Đây văn (Main Document), văn chứa nội dung không thay đổi + Lưu dạng *.DOCX + Đưa văn mẫu +Soạn thảo văn bản:Văn mẫu nguồn liệu +Học sinh quan sát +Chưa, cần bổ sung thêm Họ tên sinh viên, Lớp, Điểm, KQ rèn luyện +Lắng nghe còn thiếu cần chèn ta thêm kí hiệu dãy dấu chấm, khoảng trắng, ) Vậy vị trí thiếu bổ sung từ đâu tìm hiểu tiếp Nguồn liệu 2/ Tạo nguồn liệu (Lập danh sách người mời thông báo, ) + Là bảng biểu mà : • Mỗi hàng thông tin đối tượng • Mỗi cột thuộc tính +Đưa khái niệm nguồn liệu + Lưu dạng *.DOCX + Đây bảng biểu soạn Word nên ta lưu dạng * DOCX + Đưa nguồn liệu +Liên kết đến nguồn liệu chuẩn bị • Cái đối tượng, thuộc tính bảng liệu này? +Lắng nghe +Lắng nghe đối tượng • Là bảng biểu, lập file riêng đặt trang file • Không chứa đối tượng kể kí tự rỗng • Như vậy, ta cần thêm chèn đối tượng vào +Quan sát +Đối tượng: Họ tên sinh viên, Lớp, Điểm, KQ rèn luyện Còn thuộc tính: Nguyễn Văn Anh, Tin 3A, 9.0, Xuất sắc + Lắng nghe văn mẫu trình trộn, sau chèn xong tự động cập nhật thuộc tính.Và bước thực trộn nào, ta tìm hiểu mục II II/ Các bước tiến hành trộn văn (gồm bước) Bước 1: Tạo hai file Bước 2: Mở văn mẫu thực lệnh trộn Vào công cụ Mailings | Click vào Start Mail Merge | có cách chọn để tiếp tục thực trộn văn Cách 1: +Letters | Select Recipients chọn lựa chọn sau: • Type a new list: Lựa chọn cho phép người sử dụng nhập thông tin tay • Use Existing List (Gợi ý nên dùng nút này): Lựa + Thực tạo hai file yêu cầu mục I + Lắng nghe +Cần chọn công cụ để thực việc trộn thư +Mailings +Bắt đầu việc + Lắng nghe trộn ta chọn Start Mail Merge chọn cho phép người sử dụng lựa chọn tệp file liệu sẵn có thông tin cần sử dụng • Select from Outlook Contacts: Lựa chọn sử dụng hiệu bạn bắt đầu trình trộn thư Mail Merge Outlook + Chọn tiếp Edit | Recipient List tiếp tục tùy chỉnh: • Checkboxs: Những cá nhân tích hộp checkboxs người gửi trộn thư (mail merge) Nếu bạn không muốn gửi cho cá nhân danh sách bỏ nút tích checkboxs • Sort (Sắp xếp): Nhấp chuột vào tùy chọn xếp để xếp người nhận theo thứ tự mong muốn ví dụ theo thứ tự A,B,C tên ngày tháng năm sinh… • Filter (Lọc): Nhấp chuột vào Filter để truy cập vào hộp thoại lọc lựa chọn cột lọc theo mong muốn • Find Duplicates (Tìm trùng lắp): Nhấp chuột vào Find Duplicates, hộp thoại mở với danh sách cá nhân xuất nhiều lần Bạn bỏ cá nhân bị trùng để tránh gửi lặp thông tin • Find Recipient: Tùy chọn cho phép bạn tìm thông tin cá nhân cụ thể cách dễ dàng • Validate Addressees (Xác nhận địa chỉ): Tùy chọn áp dụng cho máy tính có cài đặt phần mềm xác nhận địa tồn (Các máy tính Việt Nam chưa cài đặt phần mềm này) +Sau giới + Quan sát giáo viên thiệu xong phần thực lý thuyết, tiến hành trộn văn văn mẫu nguồn liệu chuẩn bị +Nếu thực +Lắng nghe trộn công cụ Mailings ta tiến hành chọn theo cách thực hiện, muốn thực giao diện hình Word 2003 ta tiến hành theo cách sau Cách 2: + Step by Step Mail Merge Wizard để bắt đầu thực bước chọn giao diện hình Word 2003 Bước 3: Xem lại văn trước hoàn thiện trình trộn thư Quá trình trộn thư gần hoàn tất Và sửa đổi xem lại kết • Click vào nút Preview Results để xem kết trộn thư • Sử dụng mũi tên nhóm kết từ Preview để + Mở lại file văn gốc tiến hành thực trộn + Quan sát giáo viên thực + Giới thiệu lý thuyết +Lắng nghe kiểm tra tính xác trường liệu chèn vào văn phát lỗi font chữ, cỡ chữ… Hoàn thiện trình trộn thư (mail merge) Sau xem lại văn hợp nhất, liệu chèn vào văn xác trình trộn thư xem hoàn tất Click vào nút Finish and Merge • Edit Individual Documents: Lựa chọn tạo văn với đầy đủ thông tin văn vửa hợp hay nói đơn giản tạo copy văn vừa tạo • Print Documents: Hộp thoại in mở cho phép bạn lựa chọn in tất cả, từ trang đến trang trang • Send E-mail Messages: Hộp thoại trộn email mở cho phép bạn gửi email merge tới địa email bạn muốn Lưu ý: Chỉ áp dụng chức cho việc gửi email III/ In văn 1/ Xem trước in (Print Preview) +Sau hoàn tất công việc trộn ta tiến hành làm gì? +Tạo văn gồm nhiều văn tạo sau chèn thuộc tính; thực in văn bản; gửi kết qua Email +Tiếp tục thực văn gốc xuất file lưu dạng *.DOC + Trước in văn giấy ta cần xem trước in để chỉnh sửa sai thấy không hợp lí + Để xuất công cụ + Học sinh quan sát giáo viên thực + Click Customize Quick Access + Click Customize Quick Access Toolbal | Print Preview and Print xuất biểu tượng | click vào Lúc này, ta thấy chế độ trang in, để quan sát theo mục đích ta chọn chức công cụ +Một số lệnh công cụ: Print Preview, theo em cần làm gì? Toolbal | Print Preview and Print xuất biểu tượng xem trước in + Có thể thực 2/ Hiệu chỉnh thực in in toàn văn văn bản: + Để thực hiệu chỉnh văn hiệu chỉnh trước in, ta vào File | hộp thoại Print Print| Thực hiệu chỉnh + Trong Print có + Print, Printer, mục chọn Settings, Các cài bấm tổ hợp phím ta cần thiết đặt khác Ctrl+P Xuất mục lập ? cần cài đặt, gồm: • Print: Lựa chọn số in ô Copies • Printer: Lựa chọn máy in để in ấn trường hợp máy tính cài máy in bạn không cần phải chọn • Settings: Lựa chọn đối tượng in o All: In toàn văn Selection: In văn lựa chọn o Current Page: In trang hành o Custom Range in Document: In vùng văn • Các cài đặt khác: o Print One Sided: Lựa chọn in mặt o Collated: In theo kiểu trang sách o Portrait Orientation: o Lựa chọn thay đổi chiều khổ giấy(quay ngang, dọc) Lựa chọn thay đổi kích thước khổ giấy Lựa chọn thay đổi lề trang văn o Print Properties: Thuộc tính máy in phần tuỳ thuộc vào loại máy in o Lựa chọn số trang văn trang giấy in( page per sheet) Củng cố: - Tóm tắt lại điểm cần ý trình chuẩn bị trình trộn, in văn Đưa câu trắc nghiệm tạo từ Adobe Presenter Bài tập nhà: - Soạn thảo văn mẫu nguồn liệu - Thực hành lại để nắm vững thao tác trộn, in văn - [...]... trình trộn thư (mail merge) Sau khi xem lại văn bản được hợp nhất, nếu dữ liệu được chèn vào văn bản chính xác thì quá trình trộn thư được xem là đã hoàn tất Click vào nút Finish and Merge • Edit Individual Documents: Lựa chọn này sẽ tạo ra một văn bản mới với đầy đủ thông tin của văn bản vửa được hợp nhất hay nói đơn giản hơn là tạo ra 1 bản copy của văn bản vừa được tạo • Print Documents: Hộp thoại in. .. đổi lề của trang văn bản o Print Properties: Thuộc tính của máy in phần này tuỳ thuộc vào từng loại máy in o Lựa chọn số trang văn bản trên một trang giấy in( 1 page per sheet) 4 Củng cố: - Tóm tắt lại các điểm cần chú ý trong quá trình chuẩn bị và trong quá trình khi trộn, in văn bản Đưa ra các câu trắc nghiệm được tạo ra từ Adobe Presenter 5 Bài tập về nhà: - Soạn thảo một văn bản mẫu và một nguồn dữ... bản trước khi in, ta vào File | hộp thoại Print Print| Thực hiện hiệu chỉnh + Trong Print có + Print, Printer, những mục chọn Settings, Các cài hoặc bấm tổ hợp phím nào ta cần thiết đặt khác Ctrl+P Xuất hiện các mục lập ? cần cài đặt, gồm: • Print: Lựa chọn số bản in trong ô Copies • Printer: Lựa chọn máy in để in ấn trường hợp máy tính chỉ cài 1 máy in thì bạn không cần phải chọn • Settings: Lựa chọn... máy tính chỉ cài 1 máy in thì bạn không cần phải chọn • Settings: Lựa chọn đối tượng in o All: In toàn bộ văn bản Selection: In văn bản được lựa chọn o Current Page: In trang hiện hành o Custom Range in Document: In một vùng trong văn bản • Các cài đặt khác: o Print One Sided: Lựa chọn in một hoặc 2 mặt o Collated: In theo kiểu trang sách o Portrait Orientation: o Lựa chọn thay đổi chiều khổ giấy(quay... click vào Lúc này, ta thấy chế độ trang in, để có thể quan sát theo mục đích của mình ta chọn các chức năng trên thanh công cụ +Một số lệnh trên thanh công cụ: Print Preview, theo các em cần làm gì? Toolbal | Print Preview and Print xuất hiện biểu tượng xem trước khi in + Có thể thực 2/ Hiệu chỉnh và thực hiện in hiện in toàn bộ văn bản hoặc văn bản: + Để thực hiện hiệu chỉnh văn hiệu chỉnh trong bản. .. quá trình trộn thư Quá trình trộn thư gần như đã được hoàn tất Và có thể sửa đổi và xem lại kết quả • Click vào nút Preview Results để xem kết quả trộn thư • Sử dụng mũi tên trong nhóm kết quả từ Preview để + Mở lại file văn bản gốc và tiến hành thực hiện trộn + Quan sát giáo viên thực hiện + Giới thiệu lý thuyết +Lắng nghe kiểm tra tính chính xác của mỗi trường dữ liệu được chèn vào văn bản và phát... tính; thực hiện in văn bản; gửi kết quả qua Email +Tiếp tục thực hiện trên văn bản gốc là xuất ra 1 file và lưu ở dạng *.DOC + Trước khi in văn bản ra giấy ta cần xem trước khi in để chỉnh sửa khi sai hoặc thấy không hợp lí + Để xuất hiện thanh công cụ + Học sinh quan sát giáo viên thực hiện + Click Customize Quick Access + Click Customize Quick Access Toolbal | Print Preview and Print xuất hiện biểu... phép bạn lựa chọn in tất cả, từ trang nào đến trang nào hoặc trang hiện tại • Send E-mail Messages: Hộp thoại trộn email được mở ra cho phép bạn gửi email merge tới các địa chỉ email bạn muốn Lưu ý: Chỉ áp dụng chức năng này cho việc gửi email III/ In văn bản 1/ Xem trước khi in (Print Preview) +Sau khi hoàn tất công việc trộn ta tiến hành làm gì? +Tạo ra 1 văn bản mới gồm nhiều văn bản được tạo ra sau... tiến hành trộn văn bản trên văn bản mẫu và nguồn dữ liệu đã chuẩn bị +Nếu thực hiện +Lắng nghe trộn trên thanh công cụ Mailings ta tiến hành chọn theo cách 1 đã thực hiện, còn muốn thực hiện trên giao diện màn hình Word 2003 ta tiến hành theo cách 2 như sau Cách 2: + Step by Step Mail Merge Wizard để bắt đầu thực hiện 6 bước chọn như trong giao diện màn hình Word 2003 Bước 3: Xem lại văn bản trước... trong quá trình khi trộn, in văn bản Đưa ra các câu trắc nghiệm được tạo ra từ Adobe Presenter 5 Bài tập về nhà: - Soạn thảo một văn bản mẫu và một nguồn dữ liệu - Thực hành lại để nắm vững thao tác trộn, in văn bản - ... niệm trộn văn bản? Là việc kết xuất liệu từ văn mẫu có sẵn với danh sách để xuất file in giấy Giới thiệu Trộn in văn bản Sau hoàn tất soạn thảo văn công việc ta làm tùy vào mục đích trộn in, ... Print Preview and Print xuất biểu tượng xem trước in + Có thể thực 2/ Hiệu chỉnh thực in in toàn văn văn bản: + Để thực hiệu chỉnh văn hiệu chỉnh trước in, ta vào File | hộp thoại Print Print|... in Microsoft Word 2010 Khái niệm trộn văn TRỘN VÀ IN VĂN BẢN TRONG MICROSOFT WORRD 2010 Các bước tiến hành trộn văn (gồm bước) Chuẩn bị trước thực trộn văn Tạo văn mẫu(mẫu giấy mời, mẫu báo cáo