Bài giảng kế toán excel hướng dẫn sử dụng một số hàm cơ bản trên excel và ứng dụng vào công tác kế toán. Sau khi hoàn thành các bước trong tài liệu sẽ tạo được cơ sở dữ liệu kế toán bằng excel. Trên cơ sở dữ liệu này người sử dụng chỉ cần nhập thông tin trên NKC, số liệu sẽ tự động cập nhật trên các sổ cái và sổ chi tiết tài khoản và báo cáo tài chính.
CHƯƠNG I: MỘT SỐ HÀM EXCEL CƠ BẢN THÔNG DỤNG TRONG KẾ TOÁN 1.1 Hàm LEFT Hàm LEFT cho kết chuỗi bên trái chuỗi cho trước với số lượng ký tự định trước Cú pháp: LEFT(text,num_chars) Các tham số: - Text: Là chuỗi cho trước (ký tự trắng kể ký tự) - Num_chars: Số lượng ký tự cần lấy 1.2 Hàm RIGHT Hàm RIGHT cho kết chuỗi bên phải chuỗi cho trước với số lượng ký tự định trước Cú pháp: RIGHT(text,num_chars) Các tham số: Tương tư hàm LEFT 1.3 Hàm VALUE Hàm VALUE đổi chuỗi chứa số (text) thành giá trị số Text phải đặt dấu ngoặc kép (“”) Cú pháp: VALUE(text) 1.4 Hàm MIN Hàm MIN cho kết giá trị bé đối số định Cú pháp: MIN(number1,number2, …) Các tham số: number1, number2, … giá trị số 1.5 Hàm MAX Hàm MAX cho kết giá trị lớn đối số định Cú pháp: MAX(number1,number2, …) Các tham số: number1, number2, … giá trị số 1.6 Hàm AVERAGE Hàm AVERAGE cho kết giá trị trung bình số học đối số Cú pháp: AVERAGE(number1,number2, …) Các tham số: tương tự hàm MIN MAX Ví dụ: = AVERAGE(5,7,6) = = AVERAGE(10,15,9) = 11,33 1.7 Hàm SUM Hàm SUM cho kết tổng đối số khối tham chiếu danh sách Cú pháp: SUM((number1,number2, …) Các tham số: tương tự hàm MIN MAX 1.8 Hàm IF Hàm IF dùng để trắc nghiệm điều kiện để chọn hai giá trị Nếu điều kiện chọn giá trị 1, ngược lại chọn giá trị Cú pháp: IF(logicaltest,truevalue,falsevalue) Các tham số: - Logicaltest: Điều kiện dùng để trắc nghiệm (xác định điều kiện hay sai) - Truevalue: Là kết hàm IF logicaltest - Falsevalue: Là kết hàm IF logicaltest sai 1.9 Hàm AND Cú pháp: AND ( điều kiện 1, điều kiện 2, ) Hàm nhận giá trị điều kiện đúng, ngược lại hàm nhận giá trị sai 1.10 Hàm OR Cú pháp: OR ( điều kiện 1, điều kiện 2, ) Hàm nhận giá trị tồn điều kiện đúng, ngược lại hàm nhận giá trị sai 1.11 Hàm VLOOKUP: Hàm Vlookup tìm kiếm giá trị cột bên trái bảng (table_array), cho giá trị hàng tính từ cột (col_index_number) mà ta định bảng Hoặc hàm Vlookup lấy giá trị Cell dò (lookup_value) cột khối (table_array), gặp mã số tương ứng Cell lệch sang cột định (col_index_num) để lấy giá trị Cell (cùng hàng) Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,ran ge_lookup) Các tham số hàm: - Lookup_value: Là giá trị phải dò tìm cột table_array Lookup_value giá trị, tham chiếu chuỗi ký tự (không phân biệt chữ hoa hay chữ thường) Nếu lookup_value nhỏ giá trị nhỏ cột table_array hàm Vlookup cho giá trị lỗi #N/A (Not Available, bất khả thi) - Table_array: Là bảng thông tin, qua liệu tìm kiếm Table_array dãy tên Đặt Table_array giá trị tuyệt đối ($A$1:$D$20) - Col_index_num: Là số thứ tự cột nằm table_array Số thứ tự phải lớn Ví dụ: Col_index_num=2 cho giá trị cột thứ hai table_array, Col_index_num=3 cho giá trị cột thứ ba table_array, … (Nếu Col_index_num=0 hàm Vlookup cho giá trị lỗi #VALUE, Col_index_num=1 kết dò tìm nó, Col_index_num lớn số lượng cột table_array hàm Vlookup cho giá trị lỗi #REF!) - Range_lookup: Là giá trị (0 1) hay giá trị logic (false true) cho biết ta có muốn tìm liên kết xác hay không Nếu không định range_lookup hay true + Nếu Range_lookup=1 (true): Cột table_array phải xếp theo thứ tự tăng dần (… -2, -1, 0, 1, A, B, …Z False, True), ngược lại hàm Vlookup cho giá trị không Nếu hàm Vlookup không tìm thấy lookup_value range_lookup=1 (true) sử dụng giá trị lớn nhỏ lookup_value + Nếu range_lookup=0 (false): Cột table_array không cần xếp theo thứ tự Trường hợp sử dụng phổ biến Nếu hàm Vlookup không tìm thấy lookup_value range_lookup=0 (false) cho giá trị lỗi #N/A Ví dụ: [Only registered and activated users can see links] = VLOOKUP(A1,A1:C5,3,0) = 150 (Danh sách không cần theo thứ tự) = VLOOKUP(“VL”,A1:C5,2,0) = 70 = VLOOKUP(“CM”,A1:C5,2,0) = #N/A Hàm VLOOKUP tìm giá trị theo cột 1.12 Hàm SUMIF Hàm Sumif dùng để tính tổng ô thoả mãn điều kiện định Cú pháp: SUMIF(range,criteria,sum_range) Các tham số hàm: - Range: Miền truy tìm - Criteria: Số tìm - Sum_range: * Một số dạng báo lỗi ô công thức bị sai: #NAME Do đánh vào sai tên hàm hay tên tham chiếu #REF! Do ô tham chiếu bị hàm bị xóa #VALUE! Trong công thức tính toán có phần tử tính dạng văn (không phải trị số nên không tính được) ####### Trị số ô có số số dài vượt chiều rộng cột DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho zê-rô #N/A Công thức kết 1.13 Nhóm hàm số học: a) Hàm INT: Hàm lấy giá trị phần nguyên Cú pháp: INT (X) b) Hàm ROUND: Hàm làm tròn số Cú pháp: ROUND ( X,n) Hàm làm tròn n số X - Nếu n dương (n>0) làm tròn số bên phải kể từ vị trí dấu chấm thập phân - Nếu n âm (n[...]... 0 31/01/201 0 31/01/201 0 Kết chuyển chi phí NCTT 154 6222 70,760,000 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp 154 621 324,664,500 Kết chuyển chi phí sản xuất chung 154 627 70,300,000 Kết chuyển doanh thu thuần 511 911 774,000,000 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính 515 911 1,780,000 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 632 568,231,494 Kết chuyển chi phí tài chính 911 635 2,560,000 Kết chuyển chi phí QLDN 911... KC 31/01/2010 Kết chuyển chi phí NCTT 154 31/01/2010 KC 31/01/2010 Kết chuyển chi phí NCTT 154 31/01/2010 KC 31/01/2010 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp 154 621 31/01/2010 KC 31/01/2010 Kết chuyển chi phí sản xuất chung 154 627 31/01/2010 KC 31/01/2010 Kết chuyển doanh thu thuần 511 911 31/01/2010 KC 31/01/2010 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính 515 911 31/01/2010 KC 31/01/2010 Kết chuyển giá... - - - - 3,943,281,83 9 3,943,281,83 9 14 2.5 ĐỊNH KHOẢN CÁC BÚT TOÁN KẾT CHUYỂN DOANH THU, CHI PHÍ CUỐI KỲ Sau khi đã thực hiện công việc tổng hợp số phát sinh và tính số dư cuối kỳ của các tài khoản vào BDMTK thì khi thực hiện bút toán kết chuyển ta chỉ việc đọc số dư cuối kỳ của các tài khoản trong BDMTK để định khoản vào các bút toán kết chuyển tương ứng trong SOKTMAY Công việc này được thực hiện... [4]=SUMIF(TKGHICO,A6,SOTIENPS) 30 - Số dư nợ cuối kỳ: [5]=MAX(C6+E6-D6-F6,0) - Số dư có cuối kỳ: [6]=MAX(D6+F6-C6-E6,0) - Copy 6 công thức trên xuống hết bảng - Tính dòng tổng cộng: dùng hàm SUM() 3.4.2 Lập sổ kế toán chi tiết 3.4.2.1 Sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho Vào sheet mới, đặt tên sheet là SOCTHTK (Sổ chi tiết hàng tồn kho) và tạo mẫu sổ chi tiết như sau: - Số hiệu tài khoản (mã hàng): Nhập vào ô F2 tài khoản chi... tồn: [24]=IF(SUM(G11:J11)=0,0,$L$7+SUM($G$11:H11)-SUM($J$11:J11)) - Copy 6 công thức trên xuống dòng 100 của sổ - Cài bộ lọc tự động Auto Filter - Lọc để che đi dòng rỗng Kết quả trả về như sau: 32 3.4.2.2 Sổ kế toán chi tiết thanh toán với người mua (người bán) Vào sheet mới, đặt tên sheet là SOCTTK, sau đó lập mẫu sổ chi tiết như sau: - [1] là tiêu đề của sổ chi tiết: =IF(LEFT(E2,3)="131","SỔ CHI... 1.200.000.000 - Thời gian sử dụng: 20 năm - Hao mòn lũy kế: 60.000.000đ + Nhà văn phòng: 500.000.000đ - Thời gian sử dụng: 20 năm - Hao mòn lũy kế: 25.000.000đ 35 + Xe ô tô tải: 360.000.000đ - Thời gian sử dụng: 10 năm - Hao mòn lũy kế: 36.000.000đ - Tài khoản 213 - Tài sản cố định vô hình Quyền sử dụng đất - Thời gian sử dụng 40 năm - Hao mòn lũy kế: 9.475.000đ - Tài khoản 242 - Chi phí trả trước dài... động tài chính 515 911 31/01/2010 KC 31/01/2010 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 632 31/01/2010 KC 31/01/2010 Kết chuyển chi phí tài chính 911 635 31/01/2010 KC 31/01/2010 Kết chuyển chi phí QLDN 911 642 31/01/2010 KC 31/01/2010 Chi phí thuế TNDN hiện hành 8211 333 4 31/01/2010 KC 31/01/2010 Kết chuyển chi phí thuế TNDN 911 8211 31/01/2010 KC 31/01/2010 Lợi nhuận chưa phân phối 911 421 622 1 622 2 338... Hoá đơn GTGT số 2357, AB/2009B, ngày 12/12/1009, , hàng hoá: vải cotton, tổng giá thanh toán: 220.000.000đ) +) Công ty TNHH dệt Phú Thọ: 30.000.000đ (Hoá đơn GTGT số 1589, MQ/2009A, ngày 12/12/2009, hàng hoá: chỉ các loại, tổng giá thanh toán: 15.000.000đ Hoá đơn GTGT số 1590, MQ2009A, ngày 25/12/2009, tổng giá thanh toán: 15.000.000đ ) +) Công ty CP sản xuất, thương mại và dịch vụ Hải Hà: 4.400.000đ... trong kỳ: [4]=SUMIF(TKGHICO,A5&"*",SOTIENPS) - Số dư nợ cuối kỳ: [5]=MAX(C5+E5-D5-F5,0) - Số dư có cuối kỳ: [6]=MAX(D5+F5-C5-E5,0) * Copy 6 công thức trên xuống hết bảng 16 CHƯƠNG III: THỰC HÀNH LẬP SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG 3.1 KỸ THUẬT LẬP SỔ NHẬT KÝ CHUNG Vào sheet mới, đặt tên sheet là NKC sau đó tạo cấu trúc sổ như sau: - Tổng số tiền phát sinh trong kỳ: [1] = SUM(SOTIENPS) - Ngày ghi... Thọ - Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất và gia công may mặc 2 loại sản phẩm là áo thun ngắn tay mẫu A và mẫu B Thuế suất thuế GTGT của nguyên vật liệu, phụ liệu và sản phẩm sản xuất ra là 10% - Công ty kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, tính giá xuất kho vật tư hàng hóa theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ - Tính giá thành sản ... CHƯƠNG II: TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL 2.1 QUY TRÌNH LÀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL • Xây dựng hệ thống danh mục tài khoản kế toán chi tiết; • Nhập số dư đầu kỳ cho tài khoản kế toán sử dụng, số dư công... sinh chứng từ kèm theo vào sổ kế toán máy; • Xây dựng công thức cho sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết; • Tổng hợp số phát sinh tài khoản; • Định khoản bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí... 2.3 HƯỚNG DẪN ĐỊNH KHOẢN KẾ TOÁN TRÊN EXCEL 2.3.1 Cấu trúc sổ kế toán máy Vào Sheet 2, đặt tên sheet SOKTMAY tạo cấu trúc sổ sau: - Cột Ngày ghi sổ: ngày định khoản kế toán; Cột Số chứng từ: lưu