Ebook hướng dẫn gửi email và fax trong word 2003 phần 2 lữ đức hào

Trang 1

80 Chương 3 Tạo thơng báo e-mail ud

or

Tao thong bao e-mail I Tạo vả phân phối cặc théng bdo e-mail duge trộn

Bạn cĩ thể sử dụng khung tác vụ Mail Merge để tạo một nhĩm phân phối e-mail

1 Trên menu Tools, trỗ vào Letters and Mailing, và sau đĩ nhấp Mail Merge | Mall Merge "x ay ae Select documenttype 0

‘What type of document are you working on?

Trang 2

Chương 3 Tạo thơng báo e-mail 81

2 Bên dưới Select document type, nhấp E-mail messages Tài liệu hoạt động trở thành tài liệu chính, nơi mà bạn sẽ gõ nhập phần chính thơng báo e-mail của bạn

3 Nhấp Next: Starting document

Xác lập và hiển thi théng bao e-mail của bạn

1 Thực hiện một trong những điều sau đây:

Bắt đầu với tài liệu hiện hành trong cửa sổ tài liệu

Bạn cĩ thể gõ nhập thơng báo trong cửa sổ tài liệu hoặc chờ cho đến khi khung tác vụ nhắc bạn thực hiện điều này trong bước tiếp theo

Bắt đầu với một template

1 Nhấp Start from a tempiate 2 Nh&p Select template

Trang 3

82 Chương 3 Tạo thơng báo e-mail

3 Trên tab Mail Merge của hộp thoại Select Template,

chọn template mà bạn muốn, và sau đĩ nhấp OK

Bắt đầu với bất kỳ tài liệu nào cĩ sấn khác 1 Nhấp Start from existing document

'2 Trong hộp S†art from existing, chọn tài liệu mà bạn muốn

và sau đĩ nhấp Open “ Bx ¡ Xa ]v Tesr mia TU 1 LE¬

My Heivokc Places Rest type: [al rd Documents (doc “dot “Him, Rem) “ats *

3 Nếu bạn khơng thấy tài liệu này, hãy nhấp More files,

và sau đĩ nhấp Open Trong hộp thoại Open, xác định

tài liệu mà bạn muốn và sau đĩ nhấp Open 2 Nhấp Next: Select recipients

Xác định và tạo một nguồn đữ liệu và sau đĩ chọn các người nhận 1 Thực hiện một trong những điều sau đây để nhận được dữ

liệu:

Nối kết với một Microsoft Outlook Contacts List

1 Bên dưới Select recipienfs, nhấp Select from Outlook

contacts

Trang 4

Chương 3 Tạo thơng bao e-mail 83 renee : eo xd

Description Modified ; Created) Type ns

Personal Folders)

4Í

J3]

3 Trong hộp thoại, Select Contacts List folder, nhấp danh sách contact mà bạn muốn, và sau đĩ nhấp OK Tất cả conitact trong folder xuất hiện trong hộp thoại Mail Merge

Recipients, ở đĩ bạn cĩ thể tinh chỉnh danh sách các người

nhận để đưa vào hoạt động trộn

Nối kết với một loại danh sách khác nhau, chẳng hạn như một cơ

sở dữ liệu hoặc một Office Address List °

1 Bên dưới Select recipients, nhấp Use an existing list

2 Nhấp Browse

3 Trong hộp thoại Select Data Source, xác định và nhấp

nguồn dữ liệu mà bạn muốn

Theo mặc định, Microsoft Word sẽ mở folder My Data

Trang 5

E—=—-—————====>=f

Look ios) My Data Sources: zy] ws AK _ De tos

- ” Fide Connect to New Data Source-ode

ị Hew SQL Server Connection.ock 1 My Recent Jap HOM 101-2002 'AP {2)ÿ,ác

x5" si zz lưj& k tt | | | |

les ct type: [ial Data Sources (*.ock; * smc; Ý mào, Y

tomes [ae | — _

4 Nhấp Open

Tạo một danh sách địa chỉ mới đơn giản

1 Bên dưới Select recipients, nhấp Type a new list,

Nhấp Create

Trong hộp thoại New Address List, gõ nhập thơng tin mà bạn muốn cĩ cho mục nhập đầu tiên bên dưới Enter

Address information; vi dy, dé muc, tén và thơng tin địa chỉ Bạn khơng cần điển đầy đủ trong mỗi trường

4 Để hồn thành mục nhập đầu tiên và di chuyển vào một

mục nhập mới, nhấp New Entry , 5 Lặp lại bước 3 và 4 cho đến khi bạn bổ sung được tất cả

các mục nhập địa chỉ mà bạn muốn, và sau đĩ nhấp Close

6 Trong hộp thoại Save Address List, gõ nhập một tên cho danh sách địa chỉ trong hộp File name, và chọn một

folder để lưu danh sách này vào

Trang 6

M—————— [ket Rdest Infonet TT ———T—- TT TT TT 2]

i Home Phone 1236985, | \ | Ị i

= |

| View Entry Number First [mm Neat Laet |

Total entries in et 1

_ am |

Theo mặc định, danh sách địa chỉ được lưu trong foldet My Data Sources Tốt nhất nên giữ danh sách địa chỉ ở đây, bởi vi đây cũng là folder mặc định mà Microsofl

Word tìm các nguồn dữ liệu trong đĩ Vì thế nếu bạn

muốn sử dụng các danh sách địa chỉ này trong mội hoạt động trộn thư sau đĩ bạn sẽ khơng phải tìm qua

các file và các folder để xác định nĩ 7 Nhấp Save

Tất cả các mục nhập trong danh sách mới của bạn xuất hiện

trong hộp thoại Mail Merge Recipients, tại đĩ bạn cĩ thể tinh

chỉnh danh sách của những người nhận để đưa vào hoạt động

trộn này

2 Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, hãy chọn các người:

nhận mà bạn muốn đưa vào

Trang 7

86 : Chương 3 Tạo thơng báo e-mail

Cách thực hiện

1 Thực hiện một trong những điều sau đây: Sử dụng các hộp kiểm để xác định các người nhận

Phương pháp này hữu dụng nhất nếu danh sách của bạn ngắn + Chọn các hộp kiểm kế những người nhận mà bạn muốn

đưa vào, và xĩa các hộp kiểm kế những người nhận mà bạn muốn loại bỏ `

Thủ thuật

Nếu bạn biết rằng bạn muỗn đưa vào bầu kết danh sách trong hoạt động trận cửa

bạn, hấy nhấp đầu tiên $alact All né để đế dầng xốa các record đặc biệt Tương

tự vậy, nếu bạn muốn cố một vài reserd trang danh sách này, nhấp Clear All, v3 sau dé chon ede record ma ban muon

Pân loại các thành phần trong danh sách

Đây là cách hữu dụng nếu bạn muốn xem các thành phần theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số

BRerRecord: Sort Records |

sonty: [Te =] & ascending > Descending

Trang 8

Lọc các thành phần trong danh sách

Đây là một cách hữu dụng nếu danh sách chứa các record mà bạn biết bạn khơng muốn thấy hoặc vào trong tác vụ trộn này Khi bạn lọc danh sách này, bạn cĩ thể sử dụng các hộp kiểm để đưa vào và loại bỏ các record như được mơ tả trong các

phần trước đây

1 Nhấp mũi tên kế bên tiêu đề cột của thành phần mà

bạn muốn lọc eee 5nrt Xi

BRer Records | sert Records |

Field: Comparson: ‘Compare to:

[last Nae -;Ì mm -|jjị 2) fora =I 1 af af fal BỊ all all all af al al ali [sd af aI al ae | [L—=_—1_=_| 2 Nhấp bất kỳ tùy chọn sau: :

+ (Blanks) hién thi tat cả các record trong đĩ trường tương

ứng trống

(Nonblanks) hiển thị tất cả các record trong đĩ trường tương ứng trưởng chứa thơng tin

* Nếu nguồn đữ liệu của bạn chứa các record chia xẻ cùng thơng tin, hoặc cĩ 10 giá trị duy nhất hoặc ít hơn trong cột này, bạn cĩ thể lọc bằng thơng tin cụ thể Ví dụ, nếu cĩ nhiều địa chỉ liệt kẽ Australia là quốc giavũng, bạn cĩ thể lọc trên Australia

Trang 9

chỉ định Để hiển thị lại tất cả các record, hãy nhấp (All)

2 Nhấp OK để trở lại khung tác vụ Mail Merge Microsoft

Word sẽ sử dụng các người nhận mà bạn đã chỉ định cho

tác vụ trộn này

Thủ thuật

e Đối với việc phân loại và lọc cao cấp, hãy nhấp mũi tên kế bên bất kỳ tên cột nào, và sau đĩ nhấp (Advanced) Sử dụng các tab Filter Records và Sort Records để xác lập

query phân loại hoặc lọc mà bạn muốn

~ Nếu bạn cài đặt phần mềm hợp lệ hĩa địa chỉ, bạn cĩ thể nhấp Validate trong hộp thoại Mail Merge Recipients để

hợp lệ hĩa các địa chỉ của người nhận

3 Nhấp Next: Write your e-mail message

| lai Mexge 7x

Qu a

Select recipients, ® Use an existing list

<2 Select from Outlook contacts

“3 Type a new ket

Use on existing list `

Currently, your recblerts ore selected from:

[Office Address Uist] in “smth mab"

2D Select a different bet 9 Ede recipient lst

Trang 10

Soạn thảo tin nhắn email của bạn

1 Nếu bạn chưa sẩn sàng để thực hiện điều này, trong tài liệu chính, hãy gõ nhập text mà bạn muốn xuất hiện trong

mỗi tin nhắn email

2 Chèn các trường trộn tại nơi mà bạn muốn trộn các tên và thơng tin khác chẳng hạn như greeting

Cách thực hiện

1, Trong tài liệu chính, nhấp nơi mà bạn muốn chèn trường

2 Chèn bất kỳ thành phần sau đây: Khối địa chỉ cĩ tên, địa chỉ, và thơng tin khác

1, Nhap Address block

Iosert Address Biock

Specify address clemerts

7 insert recipient's name in this format:

F insert company name FF insert postal address:

Pinted Sates Bị

P Format address according to the destination countryregion

a ¬

Mr Joshua Randall Jr Blue Sky Airlines

1 Arport Way Kitty Hawk, NC 27700

United States of America

Trang 11

90 Chương 3 Tạo thơng báo e-mait

2 Trong hộp thoại Insert Address Block, chọn các thành phần địa chỉ mà bạn muốn đưa vào và các dạng mà bạn muốn, và sau đĩ nhấp OK

3 Nếu hộp thoại Match Fields xuất hiện, Microsoft Word ơ

thể tìm một số thơng tin mà nĩ cần cho khối địa chỉ này

Nhấp mũi tên kế bên (not available), và sau đĩ chọn trường từ nguồn dữ liệu của bạn sao cho phù hợp với trường được yêu cầu cho phần trộn thư này

sac XI

Mail Merge has special Features for easky working with addresses Please specify address

fled components to simplify address insertion

Required information 2]

Uae Nae Fst Name

courtesy Tele

Company ompany "

Address 1 Address tine 1 v

Chy Cty x!

state Postal Code ` ZIP Code :

Spouse First Name (not avaliable) +

Optional information

Middle Name (not available} zx

Lm Let seam abe X4

Lise the drop-down lists to choose the đeid from yow database thất corresponds Lọ the address information Mail Merge expects (listed on the left.)

_—eemm |

Dong chào hỏi

1 Nh&p Greeting line

2 Chọn dạng greeting line, dạng này cĩ chứa phần chào

Trang 12

[ikLĩkli

Greeting ine format:

per m ma 10 a

Greeting Ine for iwvalid recipient names:

Preview TT _ Freee rrr es err ae

tetch Fekds | Lx—]_ s== |

3 Chọn text mà bạn muốn xuất hiện trong trường hợp nơi đĩ Microsoft Word khơng thể diễn dịch tên của người nhận, ví dụ khi nguồn dữ liệu khơng chứa tên họ và tên

gọi cho một người nhận, nhưng chỉ là một tên cơng ty

4 Nhấp OK peu AR Acai me x

Mail Merge has special features for easily working with addresses Please specify address

Field components to simplify address insertion,

Spouse First Name not avaiable) =| ‘Optional information

attddie Name (not avadabie) x Suffix (not avaliable: =

Nickname

Phonetic Guide for Last Name

Phonetic Guide for First Name

Job Title [{rot evelable) =] j Department

SE

Adkees3

Country or Region (Country HN “ni

Lise the drop-dawn fists to choose the field from your database that corresponds to the

address information Mal Merge expects (listed on the left.)

! E

Trang 13

92 Chương 3 Tao théng bao e-mail

5 Nếu hộp thoại Match Fields xuất hiện, Word khơng thể

tìm bất cứ một số thơng tin mà nĩ cần cho dịng chào hỏi Nhấp mũi tên kế bên (not available), và sau đĩ chọn trường từ nguồn dữ liệu của bạn sao cho thích hợp với trường được yêu cầu cho phần trộn thư

Các trường thơng tin khác

1 Nh&p More items

TT

Insert:

& Address Fields @ Database Fields Eields: xj First Name I.ast Narne Company Name Address Line 1 Address Line 2 Home Phone Work Phone E-mail Address ' Ä

Match Fields | [Insert cancel |

2 Thực hiện một trong những điều sau đây:

Chọn các trường địa chỉ mà sẽ tương thích một cách tự

động đến các trường trong nguồn dữ liệu của bạn, thậm chí nếu các trường của nguồn dữ liệu khơng cĩ cùng tên

với các trường của bạn, hãy nhấp Address Fields

Trang 14

4 Nhấp Insert, và sau đĩ nhấp Close

5 Nếu hộp thoại Maich Fields xuất hiện, Microsoft Word khơng thể tìm một số thơng tin mà nĩ cần để chèn trường

này Nhấp mũi tên kế bên (not available), và sau đĩ chọn trường từ nguồn dữ liệu của bạn sao cho tương

thích với trường được yêu cầu cho phần trộn thư này

‘Mail Merge has special Features for easty working with addresses Please specify address

Field components to simplify address insertion

Required information i

Last Name Last Name -

First Name Courtesy Tite

Company [Company Name =} |

Address 1 chy

State

PostalCode Spouse First Name

Optional information

Middle Name not available) >

, nail

Use the drop-down lists to choose the Feld from your database that correspond to the address information Mad Merge expects (Isted on the left.)

i

Ghi cha

Trang 15

3 Lặp lại bước 1 và 2 cho các trường mà bạn muốn chèn

Ghi chú

+ Ban khơng thể gõ nhập các ký tự trường trộn (“) bằng tay

hoặc sử dụng lệnh Symbol trén menu Insert Bạn cĩ thể sử dụng khung tác vụ Mail Merge

« Nếu các trường trộn xuất hiện trong dấu ngoặc, chẳng

han nhu {MERGEFIELD City }, Microsoft Word hiển thị các

mã trường thay vì các kết quả trường Điều này khơng ảnh

hưởng đến hoạt động trộn, nhưng nếu bạn muốn hiển thị

kết quâ, hãy nhấp phải mã trường, và sau đĩ nhấp Toggel

Field Codes trên menu tất

3 Nếu bạn muốn, bạn cĩ thể thay đổi dạng của dữ liệu được trộn

Cách thực hiện

Để định dạng dữ liệu được trộn, bạn phải định dạng các trường được trộn trong tài liệu chính Khơng định dạng dữ liệu trong

nguồn dữ liệu, bởi vì các định dạng của nĩ khơng được giữ lại

khi bạn trộn dữ liệu vào tài liệu này

1 Trong tài liệu chính, chọn trường chứa thơng tin ma ban muốn định dạng, bao gồm các ky tự trường tron (“") bao

quanh

2 Trên menu Format, nhấp Font, và sau đĩ chọn các tùy

Trang 16

Font | chacacter Spacing | Text Effects Ì

Font: Fort style:

".- “mail

Effects ¬ “ Tre mưn tướn a

F Strikethrough TT shadow T Smell caps |

7 Double strikethrough Outline T ca ,

[_ 5uperscript [_ Emboss T tdden T™ subscript T engrave Preview -~ ~~~ = ~ x «GreetingLine»

This is a TrueType font This fort vail be used on both printer and screen

Defaut E—_œ_ ]_ cm |

Định dạng bằng cách sử dụng các mã trường

Để điều khiển các khía cạnh khác của việc định dạng, nhấn ALT+F9 để hiển thị các mã trường và sau đĩ bổ sung các lệnh

chuyển đổi vào các trường trộn

Vi du:

+ Dé hién thi sé “34987.89" dudi dang “$34,987.89,” bé sung

một lệnh chuyển đổi ảnh số (W $#, ###.00)

+ Để in các tên khách hàng với các chữ hoa, bổ sung lệnh

Trang 17

chuyển đổi dinh dang chit hoa (\* Upper)

cd point ma bạn áp dụng cho các trường trộn, bổ sung lệnh chuyển \* MERGEFORMAT

4 Sau khi bạn đã hồn tất tài liệu chính này và chèn tất cả các trường trộn đã được chèn, hãy nhấp Save As trên menu File Đặt tên cho tài liệu này, và sau đĩ nhấp Save

5, Nhấp Next: Preview your e-mail message

| Mall Merge 7x

‘Write your e-mail message

Tf you have not already done so, wrke your e-mail

message now,

To add racipient information to your message, chek

a location in the message, and then click one of the items below

2} Address block [-) Greeting ine

+ Electronic postage

Al Posted bar code

=] More tems

When you have finished writing your message, click

Next, Then you can preview and personalize each

recipient's message

Trang 18

Thủ thuật

Để bể sung các thơng tin dish kim hoặc thơng tin khác, nhấp fils trên manu

Insert, và sau đế xấc định và chẹn mục mà bạn muẫn đống gĩi Nhấp mũi tân kế Bên Insart vã sau đố nhấp laterl & Link Mieroeoft Word chăn các nội dụng của mục mà bạn ẩš chỉ định

Xem trước các tin nhắn và tỉnh chỉnh danh sách người nhận 1 Xem trước các mục Thực hiện một trong những điều sau

đây:

“ Để xem trước các mục theo thứ tự, nhấp các nút mũi tên « Để xác định và xem trước một mục riêng biệt, nhấp Find a

recipient, và sau đĩ gõ nhập tiêu chuẩn tìm kiếm trong

hộp thoại Find Entry

bred Next Cancel j

2 Nếu cần thiết, tỉnh chỉnh danh sách người nhận Thực hiện mội trong những điều sau đây:

« Để loại bổ một người nhận riêng biệt ra khỏi một phần

trộn, nhấp Exelude this recipient

Trang 19

98 Chương 3 Tạo thơng bao e-mail

To sort the Ist, click the appropriate column heading To narrow down the raciplents deplayed by &

specific criteria, such as by cky, dick the arrow next to the column heading Use the check boxes or ‘buttons to add or remove recipients from the mail merge

3 Nhấp Next: Complete the marge

Hồn tất các xác lập phân phối và gửi các tin nhắn 1 Nhấp Electronic Mail

Send records <r

ea

& Current record

Trang 20

2 Trong hộp thoại Merge to E-mail, hồn tất các tác vụ phân

phối

Cách thực hiện

1 Trong hộp To, xác nhận lại Email_Address hoặc phần tương đương đã hiển thị Điều này đảm bảo rằng

Microsoft Word sẽ trộn các địa chỉ email vào dịng To

của các tin nhắn của bạn, chứ khơng trộn thơng tin trường

trộn khác

2 Trong hộp Subject line, go nhap dịng chủ đề mà bạn

muốn sử dụng cho tất cả các tin nhắn

3 Trong hộp Mail format, chọn dạng thư mà bạn muốn sử

dụng

4 Bên dưới Send records, chọn các record mà bạn muốn trộn

3 Để hồn tất tác vụ trộn và gửi các tin nhắn, hãy nhấp ƠK

2, x 5 =

It, Thay đổi font mac dinh cho cdc théng bao e-mail Bạn cĩ thể chỉ định việc định dạng text mặc định cho các thơng báo e-mail mới, các thơng báo trả lời và các thơng báo được chuyển tiếp Ví dụ, việc sử dụng một font khác nhau cĩ

thể hỗ trợ các người dùng khác phân biệt thơng báo của bạn với các thơng báo trước đĩ trong một phần thảo luận e-mail

1 Trong Word, trên menu Tools, nhấp Options, và sau đĩ

Trang 21

100 Chương 3 Tạo thơng bao e-mall

FP eackground repagination WV Allow starting in Reading Layout

T Blue background, white text

1 Provide feedback with sound

VV Provide feedback, with animation T™ Confirm conversion at Open

7 Update automatic finks a Open 1 tall as attachment

# Recently used fileist: fr 2] entries T” Help for WordPerfect users

TT Navigation keys for WordPerfect users

T™ allow background open of web pages —

PF Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes

Measurement units: [inches

T™ Show pixels for HTML features ~

Service Options | web options | £mglOplow |

ae

2 Nhấp E- mail Options, và sau đĩ nhấp tab Personal Stationery

Trang 22

Email Sợnadure Bersonal Stationery | generat |

‘Theme or stationery for new e-mail message Theme | No theme currently selected

x Sample Text —

Replying or Forwarding messages

Fort |] ——— Sample Text

17 Mark my comments with:

T Pick a new color when replying or Forwarding Composing and reading plain text messages

fox | Sample Text

OK Cancel

3 Chọn một font:

Khi khơng cĩ theme hoặc stationery nào được chọn

+ Bén dưới New mail messages hoặc Replying or forwarding messages, nhấp Font, và sau đĩ chọn các tùy chọn mà

Trang 23

ma”

Font | character Spacing | Text Effects | Font styles Effed§S TT” `

FF Strikethrough fF arate ope

R bác Ho ữnn HP E aicas fZ Suoerscript E Hdden PF Subscript Preview ——— Sample Text —— | ae Ce] _ coma Ghi chú

Nếu bạn muỗn Microsoft Ward chọn một cách tự động một mầu để phân biệt thơng báo của bạn tit ede thơng báo với các thơng báo trước trong mật phan thao luận email, hãy chọn hộp kiểm Pick 2 new color when replying or forwarding

Font này khác với font mặc định cho một theme hoặc stationery

Trang 24

Chương 3 Tạo thơng báo e-mail Heading 1 style “> Bulel 4 >» Bulet2 © Bullet 3 Horizontal Line Heading 2 style

Regular Text Sample

covet

2 Trong hộp Font, bên dưới Theme or stationery for new

e-mail message, hay nhấp Use my font when replying and forwarding messages or Always use my fonts

3 Bén dudi New mail messages hodc Replying or

forwarding messages, nhap Font, và sau đĩ chọn các tùy chọn mà bạn muốn

Ghi chú

Nếu bạn muơn Mistosoft Word chọn một cách tự động một mầu để phân biệt thơng báo cỉa bạn với sác thơng báo trước đồ trong một phần thảo luận e-mail, hay chon hập kiểm Pick a new color when replying or forwarding

Đối với các thơng báo text plain

Trang 25

nhấp Font, và sau đĩ chọn các tùy chọn mà bạn muốn II Xĩa hoặc ngưng sử dụng các chữ ký e-mail (e-

mail signature)

Ngưng việc sử đụng một chữ ký cho tất cả các thơng báo mới hoặc cho những thơng báo mà bạn trả lời hoặc chuyển tiếp

Thủ tục này ngưng các chữ ký cho các thơng báo sử dụng bộ

hiệu chỉnh Microsoft Outlook hoặc Microsoft Word

1 Trong Word, trên menu Tools, nhấp Options, và sau đĩ

nhấp tab General

2 Nhấp E-mail Options, và sau đĩ nhấp tab E-mail Signature

| | personal stetionery | general |

Type the title of your e-mail signature ar choose from the fst

¬ à — |

= =

Create your e-mal signature rr

Times NewRoman v,ji2 +/ BZ UR oe ae

Trang 26

Chương 3 Tạo thơng bao e-mail 105

3 Thực hiện một hoặc hai điều sau đây:

Trong danh sách Signature for new messages, hãy nhấp (none)

« Trong danh sách Signature for replies and forwards, hãy

nhấp (none)

Xĩa một chữ ký từ danh sách các chữ ký cĩ sẵn

1 Trong Microsoft Word, trén menu Tools, nhé Options, va sau đĩ nhấp tab General

2 Nhấp E-mail Options, và sau đĩ nhấp tab E-mail Signature

3 Bên dưới Type the title of your e-mail signature or choose

from the list, hãy nhấp chữ ký mà bạn muốn xĩa

4 Nhấp Delete -

Ghi chú

# Thủ tục này cũng sẽ xĩa chữ ký ra khỏi danh sách các

chữ ký trong Microsoft Outlook

+ Nếu bạn xĩa một chữ ký được sử dụng làm một chữ ký

mặc định cho các thơng báo mới, các thơng báo được chuyển tiếp và các thơng báo được trả lời, chữ ký mặc định được xác lập sang (none)

Xưa chữ kỹ của một thơng báo

« Sau khi tạo thơng báo này, chọn chữ ký, và sau đĩ nhấn DELETE

W Giảm kích cỡ thơng báo e-mail bang cach loc

HTML

Nếu bạn đang sử dụng định dạng HTML cho các thơng báo e- mail của bạn, bạn cĩ thể giảm kích cỡ của các thơng báo bằng cách gửi chúng dưới dạng HTML được lọc

Trang 27

các thay đổi chính cho nội dung trước đĩ của bạn trong Microsoft Word

1 Trên menu Toois, nhấp Options, và sau đĩ nhấp tab Gen- eral

2 Nhấp E-mail Options, và sau đĩ nhấp tab General

3 Trong phần HTML filtering options, nhấp Medium hoặc High để giảm kích cỡ file của thơng báo này

E-mad Øptions 2x

E-mat Signature | Personat Stationery [Gener HTML options

HTML filtering options

Redhice the size of the message Fitering does not change text or basic formatting, but may remove important information, such as information necessary for working with smart tags or drawings

& None

Keep all formatting information (largest file size},

@ Medum

Retnave some Formatting information (reduced fie size)

Remove all Formatting information that fs not used For display (smallest Fle size, but important information may be lost),

TT Rely on C5S for fork formatting

Remove extra font formatting information from the message, The message wil display differently in e-mail programs that do not support cascading style sheets, `

F Save smart tags in e-mail

‘Save smart tags in the e-mail message so they can be used by the recipient

_ ae

V Ban vé cae théng bdo text thudn

Dạng text thuần là một dạng text mà tất cả các chương trình

Trang 28

nghiêng, in đậm hoặc việc định dạng text khác, và nĩ khơng hỗ

trợ các nhãn XML Nĩ cũng khơng hỗ trợ các ảnh hiển thị trực

tiếp trong nội dung chính của thơng báo

Trong hầu hết các trường hợp, bạn khơng cần thay đổi dạng

thơng báo Khi bạn gửi một thơng báo dạng HTML hoặc rich text đến những người khác cĩ chương trình mail khơng hiểu những dạng này, chương trình mail của họ hiển thị một cách tự động

một phiên bản text thuần trong nội dung thơng báo Trong một vài trường hợp, bạn cĩ thể sử dụng một dạng khác nhau cho thơng báo chỉ định Ví dụ, một người nào đĩ cĩ thể gửi cho bạn một thơng báo text thuần, nhựng bạn cũng cĩ thể muốn chuyển

tiếp hoặc trả lời nĩ bằng cách sử dụng các dạng HTML hoặc

rich text va các tính năng chúng hỗ trợ

VI Hiển thị hoặc làm ấn trường Bcc

Thực hiện một trong những điều sau đây:

Hiển thị hoặc làm ẩn trường Bcc trong tất cả các thơng báo “ Trong một thơng báo mới, hãy nhấp mũi tên kế bên nút

Options, và sau đĩ nhấp Bcc Sử dụng trường Bcc trong một thơng báo

1 Trong một thơng báo, nhấp To

2 Trong hộp Type name or select from list, gõ nhập tên hoặc nhdp Advanced va sau đĩ nhấp Find

Trang 29

108 Chương 3 Tạo thơng báo e-maili

mm xi

To sort the list, click the appropriate column heading To narrow down the recipients displayed by &

specific criteria, such as by cy, click the arrow next to the column heading Use the check boxes or buttons to add or remove recipients From the mall merge

Lust of recipients:

Y LA:Nwme | Y First Name

M

4 Bên dưới Message Recipients, nhấp Bcc 5 Nhấp OK

VII Hiển thị hoặc làm ổn hộp From trong một thơng báo

Nếu bạn được cho phép gửi các thơng báo thay mặt cho người

khác, bạn cĩ thể gõ nhập tên của người khác trong hộp From “ Trong một thơng báo mới, nhấp mũi tên kế bên nút Op-

tions, và sau đĩ nhấp From

VIII Bổ sung các nút voting cho mét théng bao

Tính năng này địi hỏi bạn sử dụng một account e-mail Microsoft

Exchange Server

Trang 30

Chương 3 Tạo thơng báo e-mail 109 Message handling CS ĐT”

E1 ites moving or'deleting an gpen item; fopen the previous Kem = I Ghose original message on reply or forward

F saye copies of messages in Sent Items folder WM actomaticaly save unsent messages

PM Remove extra line breaks in plain text messages

T Rpad all standard mal in plain text ‘

I Read ali digitally signed mall in plain text [ä [E-mail Op Tracking Options |

ta ‘when replying to a message

MS [namcogansse — xÍ

‘When forwarding a message

[include original message text v

Tin

bref each line witht

»

` Mxkmy comments with:

Pete nme

_—% | cm |

2 Bên dưới Voting and Tracking options, hãy chọn hộp kiệm Use voting buttons, và sau đĩ trong hộp này, nhấp các tên

nút voting mà bạn muốn sử dụng

Để tạo các tên nút voting riêng của bạn, xĩa các tên nút mặc định, và sau đĩ gõ nhập bất kỳ tex: nào mà bạn muốn Tách các

tên nút bằng cách dấu chấm phẩy

Trang 31

110 Chương 3 Tạo thơng bao e-mail

message to Để chọn một folder khác với folder Sent Items, nhấp Browse

4 Nhấp Close

IX Sử dụng các nút vofing

Tính năng này địi hồi bạn sử dụng một account e-mail Microsoft

Exchange Server

Khi bạn nhận một thơng báo chứa các nút voting, bạn cĩ thể

sử dụng các nút để đáp ứng nhanh chĩng yêu cầu của người

gửi Microsoft Outlook cũng cĩ thể lập danh sách một cách tự

động các kết quả cho người gửi

1 Trong Mierosoft Outlook, mở thơng báo chứa các nút vot-

ing

2 Nhấp nút voting thích hợp

Ghi chú ;

Nếu bạn đang xem thơng báo trong khung Outlook Reading Pane, bạn cố thể bình

Trang 32

Chương 4 Tạo và in phong bì 111

auras

Tao va in phong bi

I Tợo một thư mục chữa cúc tên, cúc dia chỉ, và

thơng tin khác

Bạn cĩ thể trộn một dữ liệu sang một tài liệu đơn, chẳng hạn như một thư mục tư cách thành viên, một catalog, hoặc danh

sách các phần `

1 Trên menu Tools, trỗ vào Letters and Mailings, va sau do

nhấp Mail Merge

2 Bén dudi Select document type, nhap Directory Tài liệu hoạt động trở thành tài liệu chính

3 Nhấp Next: Starting document

Thủ thuật -

Nếu bạn đã quan với tính căng trận thư hoje bạn thích làm vide bén ngedi khang

tic vq Mail Merge, ban cé thể tử dụng thanh cơng eụ Mail Merge Các nữt lược

Trang 33

Chương 4 Tạo và in phong bì

112

Mail Merge "x

s@ a

Select documenttype seco

‘What type of document are you working on?

Letters E-mail messages Envelopes Labels ® Directory Directory Lone alng or

Create a single document containing a cati

printed list of addresses CRck Méxt to continue,

Step 1 of 6

& Next: Starting document

Xác lặp vị hiển thị thư mục của bạn

1 Thực hiện một trong các bước sau đây:

Bắt đầu với tài liệu hiện cĩ trong cửa sổ tài liệu 1 Nh&p Use the current document

2 Trong cửa sổ tài liệu, gõ nhập text mà bạn muốn lập

lại cho mỗi mục trong thư mục này Ví dụ, đưa vào các nhãn chẳng hạn như Name: và Address

Trang 34

Chương 4, Tao và in phong bì 113 vụ nhắc bạn thực hiện điều này trong bước kế tiếp

Ghi chú

Tại thời điểm này, khơng chứa text mà bạn muốn in chỉ một lẫn trong tài liệu thy

muc vila tao ra

Bắt đầu với một template

1 Nhấp Start from a template 2 Nhap Select template

‘Other Documents | Publications | Reports |

a a wl wil w | wỊ sim Preview

Contemporary Contemporary Contemporary: Elegant Merge:

tMerge Addr MergeFax Merge Letter Address List

vj) | mỊ DEN Plan Merge Professional ‘Letter Merge Ad

General | Legal Pleadings | Letters @ Faxes Mal Merge | memos |

wi w |

Professional Professional

Merge Fax Merge Letter creme Non

@ Document 'C Template

Temelates on Office Online a ee

3, Trén tab Mail Merge trong hop thoai Select Template

chon template ma ban muốn, và sau đĩ nhấp OK

Bắt đầu với bất kỳ tài liệu hiện cĩ khác

1 Nhấp Start from existing document

2 Trong hép Start from existing, chọn tài liệu mà bạn muốt

Trang 35

114 : Chương 4 Tạo và in phong bì [ARS V ET]

Look jr: 3 My Documents: x we YK 4 Ly Toos~

-*iMy Deta Sources

:My Pktxes

My Recent Click here and type address, doc

Documents Desiton A | My ocamerts | và My Computer `¿ Zw | My Network

Places Fles of type: [ai Word Documents (*.doc; *.dot; *.hem; *.herl; *.url; * Cancel

Nếu bạn khơng thấy tài liệu này, nhấp More files, và

sau đĩ nhấp Open Trong hộp thoại Open, xác định tài

liệu mà bạn và sau đĩ nhấp Open 2 Nhấp Next: Select recipients

Xác định hoặc tạo một nguồn đữ liệu và sau đĩ chọn các người ` nhận

Ghi chú

Trồng trường hợp này, dánh sích những người nhận là danh sách các tên heặc cấc

mục để Íưa vào trong thư mục

1 Thực hiện một trong các điều sau đây đổ nhận được dữ liệu

Nối kết sang một đanh sách Microsoft Outlook Contacts

1 Bên dưới Select recipients, nhấp Select from Outlook

Trang 36

Chương 4 Tạo và In phong bì 115 Mail Merge v 9 a Select recipients Use an existing lst

Type a new list contacts Folder

[TS cose Contacts Folder!

Step 3 of 6

em Next: Write your letter <Previous: Starting document

2 Nhdp Choose Contacts Folder

Trang 37

116 Chương 4 Tạo và in phong bì

3 Trong hộp thoại Select Contact List folder, nhấp danh sách contact mà bạn muốn, và sau đĩ nhấp OK Tất cả các contact trong folder xuất hiện trong hộp thoại Mail

Merge Recipients, ở đĩ bạn cĩ thể tỉnh chỉnh danh sách các tên để đưa vào trong thư mục

Mail Merge Recipients

Ta sort the fist, cick the appropriate column heading To narrow down the recipients displayed by a specfic criteria, such as by city, click the arrow next to the column heading Use the check boxes or buttons to add or remove recipients from the mai merge

st of recipients:

x!

al

17 _ host] > Fist [> Tle [> comp [+ Address [> city | > State

1

>

— 3eeetAl | clear at Refresh

es | —| xe E=¬

Nối kết sang một loại danh sách khác chẳng hạn như một cơ sở dữ

liệu hoặc một danh sách Office Address List

1 Bên đưới Select recipients, nhấp Lse an existing list 2

3 Nhấp Browse Trong hép thoai Select Data Source, hãy xác định và nhấp nguồn dữ liệu mà bạn muốn Theo mặc định,

Trang 38

Chương 4 Tạo và in phong bì

Lookin: | My Data Sources v mw sal > Tools >

, “g] Connect to New Data Sawce ode 3 | adl+New 501 Server connestion.ode My Recent Plap Hc To!-2002 ‘AP (2)¥'ode Documents | smth vJ J,Z7.mdb Desktop My Documents | My Computer My Network:

Places ạ Fes oftype: [all Data Sources (*.0dc; *.mndb; “mde; 7 anced

+Ixi

NĨ mướn TƠ TC CC TT] Magwe,

4 Nhấp Open

Phụ thuộc vào loại nguồn đữ liệu mà bạn chọn, các

hộp thoại khác cĩ thể xuất hiện yêu cầu bạn cung cấp thơng tin riêng biệt

Ví dụ, nếu nguồn dữ liệu của bạn tà một workbook Microsoft Excel cĩ thơng tin trên nhiều trang bảng tính, bạn cần chọn trang bằng tính chứa thơng tin mà bạn

muốn và sau đĩ nhấp OK `

Tất câ các mục nhập trong nguồn dữ liệu xuất hiện trong hộp thoại Mail Merge Recipients, ở đĩ bạn cĩ thể tinh chỉnh danh

sách các tên để đưa vào thư mục

Tạo một danh sách địa chỉ mới đơn giản

1 Bên dưới Select recipients, nhấp Type a new list

Trang 39

T18 Chương 4 Tạo và in phong bì

ĐH: Ái aE Ne ad Title [| + Fist Name [TT Last Name [ TT” TT TT TT Company Name [ TT TTTTTTTTTTTTTTTTTT- Address Line 1 AddregsLne2 [TT TT TT

Enter Address information

City

New Entry Delete Entry | ind entry | Fiter and sort | customize | View Entries

View Entry Number —_1 Ị iy —_—

Total entries in list 1

Cancel

3 Trong hộp thoại New Address List, gõ nhập thơng tin

mà bạn muốn đưa vào mục nhập đầu tiên bên dưới Enter Address information; ví dụ, mục tiêu đề, các tên, và thơng tin địa chỉ Bạn khơng phải điền vào mỗi trường 4 Để hồn thành mục nhập đầu tiên và di chuyển sang

một mục nhập mới, nhấp New Entry

5 Lặp lại bước 3 và 4 cho đến khi bạn đã bổ sụng tất cả các mục nhập địa chỉ mà bạn muốn, và sau đĩ nhấp

Close

6 Trong hộp thoại Save Address List, gõ nhập một tên

cho danh sách địa chỉ trong hộp File name, và chọn một

folder để lưu danh sách này trong đĩ

Theo mặc định, danh sách địa chỉ được lưu trong folder My Data Sources Tốt nhất nên giữ danh sách địa chỉ ở đây bởi vì đây cũng là folder mặc định mà Microsoft

Trang 40

Chương đ Tạo và in phong bì 119

Word tìm kiếm các nguồn dữ liệu trong đĩ Vi thế nếu

bạn sử dụng danh sách địa chỉ này trong một phần trộn thư sau đĩ, bạn sẽ khơng phải định hướng qua

các file và các folder để xác định nĩ 7 Nhấp Save

Tất cả các mục nhập trong danh sách mới của bạn xuất hiện trong hộp thoại Mail Merge Recipients, ở đĩ bạn cĩ thể tình chỉnh danh sách các tên để đưa vào thư mục

2 Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn các tên mà bạn muốn đưa vào

Cách thực hiện

1 Thực hiện một trong các điều sau đây: Sử dụng các hộp kiểm để chỉ định các tên

Phương pháp này hữu dụng nhất nếu danh sách của bạn ngắn

« Chọn các hộp kiểm gần các tên mà bạn muốn đưa vào, và

xĩa các hộp kiểm gần các tên mà bạn muốn loại bỏ

Thủ thuật

Nếu bạn biết bạn muốn đưa vào kầu hốt danh sách trong thư mục của bạn, hãy nhấp Select All để dễ dầng xĩa cấc rotord die bigt Tương tự như vậy, nếu ban chỉ muốn dua vio mot vai recorl trong danh sách nầy, nhấp Clear All, vi sau dé chon

tấc record mi ban mudn :

Sắp xếp các mục trong danh sách này

Đây là phương cách hữu dụng nếu bạn muốn xem các mục

theo thứ tự chữ cái hoặc theo thứ tự số

«~ Nhấp tiêu đề cột của mục mà bạn muốn sắp xếp Ví dụ,

nếu bạn muốn hiển thị danh sách theo thứ tự chữ cái bằng

tên họ, hãy nhấp tiêu đề cột Last Name

Lọc các mục trong danh sách này

Định dạng
Số trang	97
Dung lượng	5,98 MB