TỔNG QUAN về cơ sở dữ LIỆU PART 1

TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU : CSDL tổ chức thành bảng gồm cột hàng Mỗi cột bảng gọi Field (trường) chứa thông tin thuộc tính đối tượng , dòng bảng gọi làRecord (bản ghi / mẫu tin) chứa thơng tin tất thuộc tính đối tượng cần cho việc quản lý, Hàng (Header Row) chứa tên trường (Field Name), hàng cịn lại chứa liệu MS Excel có khái niệm liên quan đến sở liệu sau: o Cơ sở liệu: tập hợp liệu có liên quan với tổ chức lưu trữ nhằm mục đích phục vụ yêu cầu khai thác liệu (sắp xếp, tìm kiếm, xố , trích liệu thoả điều kiện đó) o Trường :là đơn vị sở CSDL dung để chứa thơng tin thuộc tính đối tượng ghi cột riêng biệt bảng tính Mỗi trường phải có tên, tên trường đặt đầu tiêu đề cột bảng o Bản ghi: thơng tin tất thuộc tính đối tượng lưu trữ CSDL Các thông tin ghi dòng bảng tính Như Excel, CSDL khối gồm: - Dòng đầu dùng để ghi tên trường - Các dòng chưa ghi 1.SẮP XẾP DỮ LIỆU ([DATA/SORT) Chức xếp nhằm mục đích tổ chức lại bảng liệu theo thứ tự Khi thực chức này, bảng liệu bị thay đổi công thức bên tự động thay đổi cho phù hợp Có hai loại thứ tự: theo chiều tăng (Ascending) theo chiều giảm (Descending) Việc xếp thường tiến hành theo tiêu chuẩn cột (được gọi trường khóa) chọn nhiều khóa để đồng thời Các bước tiến hành Excel sau: 1.Đặt trỏ vùng liệu danh sách, chọn vùng liệu cần 2.Gọi menu [Data] chọn chức Sort Xuất bảng xếp sau: - Để liệu danh sách ta chọn tên cột, mục My list has (Trong danh sách có) có đánh dấu (Ÿ) Header row (dòng tiêu đề cột) làm khóa sơ cấp để xếp (nhập tên vào hộp [Sort by], chọn từ danh sách rơi xuống); sau tùy chọn cột làm khóa thứ cấp [Then by] Trong khóa, đánh dấu vào ô Ascending để liệu theo chiều tăng dần; Descending để giảm dần Nếu cần, thêm thông tin cách chọn [Options]: đánh dấu vào ô [Case sensitive] để phân biệt chữ hoa–thường; chọn hướng sắp: từ xuống (Sort top to bottom) từ trái sang phải (Sort left to right) Dữ liệu trước sắp: - BẢNG THANH TỐN TIỀN CƠNG STT MSO CVIEC D-MUC TH-HIEN TIEN-CONG THUONG TONG GCHU XA Sửa chữa 3 360000 36000 396000 YA Bảo trì 300000 300000 XB Sửa chữa 800000 80000 880000 X ZA Thay 1050000 1050000 X ZB Thay 800000 800000 YB Bảo trì 910000 91000 1001000 XA Sửa chữa 5 600000 60000 660000 YA Bảo trì 200000 20000 220000 XA Sửa chữa 720000 720000 X X - Dữ liệu sau theo cột CVIEC tăng dần TONG giảm dần BẢNG THANH TỐN TIỀN CƠNG STT MSO CVIEC D-MUC TH-HIEN TIEN-CONG YB Bảo trì 910000 YA Bảo trì YA Bảo trì 3 XB Sửa chữa XA XA THUONG TONG GCHU 91000 1001000 X 300000 300000 200000 20000 220000 X 800000 80000 880000 X Sửa chữa 720000 720000 Sửa chữa 5 600000 60000 660000 XA Sửa chữa 3 360000 36000 396000 ZA Thay 1050000 1050000 ZB Thay 800000 800000 X • Ta chọn biểu tượng công cụ để xếp cho nhanh xếp tăng dần để xếp giảm dần TIP: Để nhanh chóng xếp sở liệu theo trường đơn, chọn ô trường Sau nhấn nút Sort Ascending hay Sort Descending công cụ chuẩn 2.Chức DATA FORM : Dùng Data Form để thêm mới, xố, sửa tìm kiếm ghi thoả mãn điều kiện • Đưa trỏ vào vùng liệu • Chọn menu Data → Form - New: Thêm ghi - Delete: Xóa ghi hành - Restore: Khơi phục ghi vừa bị xóa - Find Prev: Tìm trở ghi phía trước - Find Next: Tìm trở ghi - Criteria: Nhập điều kiện tìm kiếm 3.TỔNG HỢP SỐ LIỆU THEO NHÓM (SUBTOTALS) : 3.1.Đặt vấn đề : Trong danh sách lớn gồm nhiều mẫu tin, bạn dùng chức tổng hợp liệu theo nhóm (Subtotal) để tự động tổng hợp thơng tin cần thiết nên bảng tính theo yêu cần sử dụng 3.2.Các bước thực :  Sắp xếp DS theo cột muốn tổng hợp ‚ Click chuột vào ô danh sách ƒ Chọn lệnh Data\Subtotal „ Trong hộp At each change in, click vào cột chứa nhóm muốn tổng hợp Cột cột xếp bước … Trong hộp Use Function, chọn hàm sử dụng để thống kê hay tính tốn † Đánh dấu vào cột chứa giá trị muốn thống kê hay tổng hợp hộp Add subtotal Ví dụ Xét CSDL Bảng Lương Chi Tiết trên.Vấn đề đặt để biết tổng tiền lương (LUONG) theo nhóm ngạch lương(MANG) ,hay tổng số nhân viên theo bậc (BAC) … lệnh data/subtotals giúp bạn thực công việc Cách thực : Giả sử cần tổng hợp tính tổng tiền lương (LUONG) theo nhóm ngạch lương (MANG) CSDL Bảng Lương Chi Tiết trên: • Dùng lệnh Data/sort để xếp mẫu tin theo MANG , mục đích để mẫu tin có MANG nằm liền kề • Chọn vùng CSDL cần tổng hợp với tiêu đề hang • Vào menu Data/subtotals , xuất hộp thoại sau : Một số hàm hộp liệt kê thả Use function Kết qủ tổng hợp liệu theo nhóm (Mức 3) Làm việc với hình kết sau tổng hợp theo nhóm : + click vào nút để chọn mức liệu bạn muốn xem Chỉ thị thơng tin (Grand total only) Hiện thị thơng tin tổng phụ (Grand total and subtotal) Hiện thị chi tiết tất mẫu tin tổng hợp (all record) +click vào nhóm để thị để che dấu mẫu tin Kết tổng hợp liệu theo nhóm (Mức 2) 4.CHỨC NĂNG LỌC SỐ LIỆU : 4.1 Khái niệm : Trích lọc liệu cho phép trích lọc vùng liệu từ CSDL ban đầu thỏa mãn điều kiện có Có hai khái niệm • Miền liệu : vùng liệu cần xử lý • Miền tiêu chuẩn : vùng vùng liệu, để xây dựng điều kiện trích lọc liệu 4.2.Lọc tự động: 4.2.1 Các bước thực • Đưa trỏ vào vùng liệu • Chọn menu Data → Filter → Auto Filter, xuất Drop Down Menu (có hình dạng 6) tên trường (Tên cột) • Click vào mũi tên Drop Down trường (Field) cần lọc • Click vào số liệu cần lọc làm ghi không thỏa số liệu mà ta Click bị che ta thấy ghi thoả trị chọn Tính AutoFilter cho phép bạn lọc giữ lại tập ghi danh sách mà không làm ảnh hưởng đến danh sách gốc Cạnh trường xuất mũi tên sổ xuống để bạn chọn tiêu chuẩn lọc 4.2.2.Các mục chọn AutoFilter Các mục chọn để đặt tiêu chuẩn lọc liệt kê bảng sau: Mục Diễn giải (All) Hiển thị toàn ghi cho trường này(mục ngầm định) (Top 10) Cho phép lọc lại số định ghi có trị đứng đầu đứng cuối danh sách (Custom) Hiển thị cửa sổ Custom AutoFilter để bạn tạo tiêu chuẩn AND OR (Trị cụ thể) Chỉ hiển thị ghi có trị xác trị bạn chọn cho trường (Blanks) Hiển thị tất ghi trắng trường (NonBlanks)Hiển thị tất ghi có liệu trường 4.3.Lọc cao cấp (Data - Filter - Advanced filter): Nếu bạn phải lọc liệu với tiêu chuẩn lọc phức tạp bạn nên sử dụng Advanced Filter Kết lọc với AutoFilter nhiên mũi tên bên cạnh trường Để sử dụng Advanced Filter bạn phải tạo vùng tiêu chuẩn lọc Tốt bạn nên đặt vùng tiêu chuẩn lọc lên đỉnh hay đáy danh sách 4.3.1.Tiêu chuẩn lọc phức tạp có hai loại: Tiêu chuẩn so sánh Tiêu chuẩn tính tốn • • Tiêu chuẩn lọc so sánh cho phép lọc lại ghi nằm giới hạn Tiêu chuẩn lọc trị chuỗi, số logíc hay biểu thức so sánh Tiêu chuẩn tính tốn tiêu chuẩn lọc mà trị so sánh phải tính tốn lọc cột ảo tính từ cột khác 4.3.2.Tạo vùng tiêu chuẩn lọc • • • Trên hàng đầu nhập tên trường giống hệt tên trường cần lọc sở liệu Vùng tiêu chuẩn tính tốn có tên trường khác với tên trường sở liệu Nhập tiêu chuẩn lọc hàng bên chứa trị hay phép so sánh với trị Các tiêu chuẩn nằm hàng bạn muốn chúng thoả mãn (AND) Các tiêu chuẩn nằm khác hàng cần số thoả mãn (OR) Tiêu chuẩn tính tốn bắt đầu dấu bằng, sau biểu thức logíc Tip: Để có tên trường vùng tiêu chuẩn giống hệt vùng CSDL, bạn nên copy tên trường Chú ý: Vùng tiêu chuẩn vùng sở liệu phải cách hàng trắng (hay cột trắng) • Vùng liệu (list range): Là bảng liệu gốc mà ta dự định trích • Vùng điều kiện (criteria range): Là vùng chứa điều kiện cần trích lọc bao gồm tên trường chứa điều kiện để tìm kiếm, xố trích lọc Nếu muốn thoả nhiều điều kiện lúc điều kiện phải nằm hàng, ngược lại phải để khác hàng • Vùng trích liệu (Extract range): Là vùng chứa liệu trích từ vùng list range thỏa điều kiện criteria range chép đến 4.3.3 Ví dụ : Có bảng tính lương sau : * Sau số cách thiết lập điều kiện lọc rút trích : - Yêu cầu : Lọc người có họ bắt đầu ký tự L + Điều kiện : Kết Họ v tên L* H ọ v t ên =Left(B3,1)=“L” - Yêu cầu : Lọc người có LCB từ 20,000 trở xuống + Điều kiện LCB