Chương trình quản lý tài sản cố định.DOC

Chương trình quản lý tài sản cố định

I / TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH:

1 Giới thiệu :

Chương trình quản lý tài sản cố định net cung cấp các thông tin mang tính chất phân tích tài sản cố định trong doanh nghiệp, sự tác động và ảnh hưởng lẫn nhau giữa phân hệ tài sản cố định với các phân hệ khác chủ với các chủ đề chính

- Tổng quát

- Đối tượng sử dụng phân hệ tài sản cố định

- Những tính năng cơ bản của phân hệ quản lý tài sản cố định

- Trình tự khai báo các danh mục liên quan

Đây là chương trình dành cho các nhân viên kế toán quản trị, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ theo giõi biến động tài sản

2 Những tính năng cơ bản của chương trình :

- Quản lý số liệu của nhiều đơn vị thành viên và nhiều cơ sở dữ liệu

- Vận hành trong môi trương nhiều người sử dụng

- Kiến trúc Client/Server (khách/chủ)

- Hệ thống báo cáo được thiết kế trên phần mềm crystal report và có thể liên kết với các thông tin trên mạng internet

- Khai báo cấu trúc sổ chứng từ (format hệ thống sổ chứng từ) theo từng màn hình

- Khai báo tên trường theo người sử dụng

- Các tiện ích hỗ trợ người sử dụng (tùy biến động của màn hình nhập liệu, nhật ký sử dụng, xem người sử dụng hiện tại, khóa số liệu theo chứng từ cho từng use)

- Diễn giải tùy biến cho các bút toán tự động

- Chức năng đổi mã cho các danh mục

- Cho phép copy từ Excel vào form nhập liệu, công cụ phục hồi dữ liệu nếu bị mất số lượng record (bản ghi) trong 1 chứng từ lớn Cho phép lưu ra Excel những gì đang nhập trên màn hình nếu

có sự cố lỗi

- Lựa chọn ngày và khoảng thời gian làm việc

- Tính toán trên các trường số và số liệu cập nhật với các thông tin mở

- Cho phép tra cứu từ điển linh hoạt ( theo vần ABC, tra cứu tự động, tìm theo thông tin yêu cầu ) trong khi cập nhật số liệu

- Cho phép xem trước khi in tất cả các báo cáo, kết xuất báo cáo ra các khuôn dạng khác như Microsoft Excel, Text…

- Cho phép hạn chế quyền truy cập tới từng menu, từng cửa sổ, từng trương, và từng bản ghi

- Cho phép lọc các bản ghi số liệu được gọi ra

- Cho phép hiển thị các trường dữ liệu ở dạng không hiển thị, dạng đọc hoặc dạng đọc – ghi

- Cho phép phân quyền duyệt nhu cầu bán hàng theo từng phòng ban và từng loại nguyên tệ trong từng phòng ban và các mức duyệt khác nhau

- Hỗ trợ việc giới hạn quá trình truy nhập các báo cáo

3 Những tính năng cơ bản của phân hệ tài sản cố định :

Ngoài những tính năng cơ bản của hệ thống, phân hệ quản lý tài sản cố định còn có những đặc điểm riêng như:

- Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận

sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng, ;

- Theo dõi các thay đổi về tài sản như: điều chỉnh tăng giảm giá trị, thôi tính khấu hao, giảm tài sản do thanh lý, chuyển nhượng;

- Có thể điều chỉnh giá trị đã tính khấu hao trong tháng sau khi tính khấu hao và tự động kết chuyển khấu hao cuối kỳ

- Tính khấu hao tài sản theo 3 phương pháp: đường thẳng, sản lượng, số dư giảm dần có điều chỉnh;

- Có thể xóa tất cả giá trị đã tính khấu hao của tài sản trong kỳ hay chỉ xóa những tài sản chưa sửa giá trị khấu hao;

- Theo dõi giá trị khấu hao trong kỳ của từng tài sản sau khi đã tính khấu hao;

- Tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao TSCĐ

- Theo giõi các tài sản đã hết khấu hao còn sử dụng điều chuyển tài sản giữa các bộ phận

- Phân bổ khấu hao tài sản theo từng định mức cho trước theo nhiều tài khoản chi phí, nhiều

vụ việc, nhiều mã phí

4 Các danh mục khai báo có liên quan:

- Danh mục tài khoản

- Cập nhật sản lượng tài sản khi tính khấu hao theo phương pháp “1- Sản lượng”

II

Màn hình nhập liệu:

Tất cả các màn hình khai báo danh mục thuộc phân hệ “Quản lý tài sản cố định” đều có một

số thao tác chung, bao gồm:

Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + P” hoặc nhấn nút - “In” để in danh mục

* Thoát khỏi danh mục

Nhấn nút - “Thoát khỏi danh mục” để đóng màn hình danh mục

Ngoài ra trên màn hình chính còn có thể thực hiện một số thao tác khác như:

- Tìm kiếm trong danh mục

Người sử dụng có thể tìm kiếm các danh mục có những ký tự cần tìm Nhấn phím Ctrl+F, nội dung các điều kiện tìm kiếm xuất hiện như màn hình dưới đây Sau khi nhập điều kiện, nhấn nút

“Tìm tiếp” để tìm

Màn hình tìm kiếm:

- Sắp xếp danh mục theo trường tùy ý

Trong màn hình danh mục, nhấn trái chuột vào các thanh tiêu đề của một trường bất kỳ để sắp xếp thứ tự danh sách theo trường đó

- Chức năng lọc và tìm kiếm danh mục, số liệu

Người sử dụng có thể giới hạn hiển thị số lượng mã trên màn hình theo điều kiện lọc lựa chọn

Nội dung các điều kiện lọc tuỳ theo nội dung từng danh mục cụ thể, phổ biến vẫn là trường

“mã đối tượng” và “tên đối tượng” Mặc nhiên sẽ tìm kiếm trường đầu tiên trong danh sách, ta có thể cài đặt thứ tự danh sách này

Biểu thức có thể được chọn theo: bằng (=), lớn hơn (>), lớn hơn hoặc bằng (>=), nhỏ hơn (<), nhỏ hơn hoặc bằng (<=) hoặc khác (<>)

Có thể có nhiều cách lọc: lọc lần đầu, lọc tiếp và lọc tự động; trong đó, lọc tự động thì không cần phải gõ enter, chương trình sẽ thực hiện lọc ngay sau khi nhập ký tự

Sau khi nhập điều kiện, nhấn nút -“Lọc số liệu” hoặc gõ Enter để lọc

Chức năng hiển thị nội dung dịch Anh – Việt theo ngữ cảnh

- Chức năng làm tươi số liệu

Nhấn nút - “Làm tươi số liệu” để cập nhật những thông tin thay đổi tức thời có thể có do một người sử dụng khác đang cập nhật đồng thời

Trong tất cả những danh mục, cũng cần phải nắm rõ một số thông tin hoặc khái niệm tương đối giống nhau như:

Tên 2

Trong bất kỳ danh mục nào, trường tên 2 sẽ được dùng để mô tả tên tiếng Anh của mã Trường tên 2 được dùng để in các báo cáo tiếng Anh

Trạng thái

Trạng thái sử dụng của mã, chọn 1 trong 2 trạng thái:

1- Còn sử dụng: Mã này sẽ được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và có thể lập báo cáo.0- Không còn sử dụng: Mã này sẽ không còn được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và không thể lập báo cáo được nữa

Ký tự nhập trong các trường mã

Các trường mã được phép nhập tự do ngoại trừ các ký tự điều khiển của hệ thống hoặc các

ký tự toán tử

Quy định về cách thiết lập mã trong các trường mã

Các trường mã phải được lập theo quy tắc “Không lồng nhau” Một mã được gọi là lồng mã khác khi chuỗi ký tự trong toàn bộ mã mới lập thuộc chuỗi ký tự trong mã khác đã tồn tại sẵn (hoặc ngược lại, chuỗi ký tự trong mã khác đã tồn tại sẵn thuộc chuỗi ký tự trong toàn bộ mã mới lập) Ví dụ: mã “VT001” và “VT00” được xem là lồng nhau vì 4 ký tự liên tục “VT00” thuộc 5 ký tự liên tục

“VT001”

Sở dĩ chương trình ràng buộc điều này là vì có một số báo cáo trên các bộ mã phải lấy tương đối, nếu mã lồng nhau thì sẽ lấy cả những mã có ký tự theo sau

Ví dụ:

“VT00” và “VT001” đều có phát sinh, nếu chọn báo cáo nhập xuất tồn mà chỉ báo cáo

“VT00” thì sẽ lấy cả “VT001” Còn nếu lấy tuyệt đối thì sẽ không báo cáo được những mã “VT0%”

Danh mục tăng giảm tài sản

Danh mục này dung để khai báo lý do tăng giảm tài sản dung trong các danh mục tài sản và các báo cáo về tăng giảm tài sản

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Danh mục → Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ

Loại tăng giảm tài sản

Loại tăng giảm tài sản dùng để nhận biết lý do nào thuộc nhóm tăng, lý do nào thuộc nhóm giảm

Mã tăng giảm tài sản

Mã lý do tăng giảm tài sản Độ rộng của trường này là 2 ký tự

Tên lý do tăng giảm

Tên mô tả lý do tăng giảm tài sản Độ rộng của trường này là 32 ký tự

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Danh mục → Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ

Danh mục nhóm tài sản được thiết kế với ba kiểu phân nhóm gọi là loại nhóm Trong 1 loại nhóm có thể khai báo nhiều nhóm tài sản

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Danh mục → Danh mục phân nhóm tài sản

Thao tác phân nhóm

Phân nhóm cho tài sản ngay trên danh mục phân nhóm

Thông thường danh mục phân nhóm được xây dựng trước để khai báo nhóm trong màn hình nhập mã tài sản Tuy nhiên, trong trường hợp phân nhóm hàng loạt tài sản thì tốt nhất nên sử dụng chức năng phân nhóm hàng loạt trong danh mục phân nhóm

Để phân nhóm hàng loạt, nhấn nút -“Phân nhóm”, màn hình phân nhóm sẽ chứa thông tin

về các nhóm và các tài sản tương ứng trong các nhóm Khi chọn một nhóm trong màn hình bên trái, màn hình bên phải sẽ cho biết các tài sản tương ứng trong nhóm Những tài sản chưa thuộc nhóm nào sẽ thuộc nhóm “Chưa phân nhóm”

Để đưa một tài sản thuộc nhóm “Chưa phân nhóm” vào một nhóm cụ thể, nhấn chọn nhóm

“Chưa phân nhóm”, nhấn chọn các xử lý “Chọn” trong màn hình bên phải để chọn danh sách tài sản, nhấn “Phân nhóm”, chọn nhóm cần đưa vào, nhấn “Nhận” Những tài sản đã được chọn sẽ mất đi trong nhóm “Chưa phân nhóm”

Phân nhóm lại cho tài sản đã được phân nhóm

Để đưa một tài sản đã thuộc nhóm vào một nhóm khác, nhấn chọn nhóm cần đổi, nhấn chọn các xử lý “Chọn” trong màn hình bên phải để chọn danh sách tài sản, nhấn “Phân nhóm”, chọn nhóm mới cần thay mới, nhấn “Nhận” Những tài sản đã được chọn sẽ mất đi trong nhóm cũ

III Các thao tác cập nhật số liệu trong tài sản cố định :

A Cập nhật thông tin tài sản:

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Cập nhật số liệu → Cập nhật thông tin tài sản

Thông tin chung

Mã tài sản

Mã của tài sản, có thể dùng như số thẻ tài sản Độ rộng của trường này là 8 ký tự

Tên tài sản

Tên mô tả của tài sản Độ rộng của trường này là 8 ký tự

Loại tài sản

Loại tài sản được cố định trong chương trình, dùng để thực hiện các báo cáo theo các loại tài sản thông thường Các loại tài sản bao gồm:

- Nhà cửa, vật kiến trúc;

- Máy móc, thiết bị;

- Phương tiện vận tải, truyền dẫn;

- Thiết bị, dụng cụ quản lý;

- TSCĐ hữu hình khác;

- TSCĐ vô hình khác

Mã tăng ts

Mã tăng tài sản dùng để để khai báo lý do tăng giảm tài sản, được chọn nhập trong danh mục

lý do tăng giảm tài sản

Ngày tăng / Ngày tính khấu hao

Ngày tăng tài sản và ngày tính khấu hao của tài sản Theo quy định thì ngày khấu hao thường sau ngày tăng 1 tháng Chương trình chỉ tính khấu hao cho những tài sản có ngày tính khấu hao trước ngày tính và vẫn còn khấu hao

Đối với trường hợp nhập tài sản cũ đang khấu hao, ngày tăng vẫn là ngày trên thẻ còn ngày khấu hao sẽ tính từ ngày bắt đầu khấu hao trên máy

Số kỳ khấu hao

Số tháng tính khấu hao Nếu phương pháp tính KH TSCD là 1- “Theo tháng”, chương trình

sẽ lấy nguyên giá chia số tháng khấu hao để được giá trị khấu hao tháng

Giá trị làm tròn

Giá trị khấu hao làm tròn ở kỳ cuối cùng Nếu trong trường hợp giá trị còn lại nhỏ hơn giá trị khấu hao làm tròn thì tất cả giá trị còn lại được cộng vào khấu hao kỳ cuối, nếu ngược lại, giá trị còn lại được tính vào khấu hao của một kỳ mới

Kiểu khấu hao

Kiểu khấu hao có 3 phương pháp để tính khấu hao

0 - Đường thẳng

1 - Sản lượng

2 - Số dư giảm dần có điều chỉnh

Nếu chọn 0- Đường thẳng, giá trị khấu hao một kỳ sẽ bằng nguyên giá chia cho số kỳ khấu hao, hay giá trị còn lại chia cho số kỳ khấu hao (do khai báo trong tham số tùy chọn tính theo nguyên giá, hay giá trị còn lại)

Nếu chọn 1- Sản lượng, giá trị khấu hao một kỳ sẽ bằng nguyên giá chia cho tổng sản lượng

và nhân với sản lượng của kỳ tính khấu hao đó

Nếu chọn 2- Số dư giảm dần có điều chỉnh, giá trị khấu hao của một kỳ sẽ bằng nguyên giá nhân với tỷ lệ khấu hao nhanh và chia cho 12

Số kỳ khấu hao đầu kỳ

Số kỳ khấu hao đầu kỳ sử dụng khi kiểu khấu hao là 2- Số dư giảm dần có điều chỉnh.

Số kỳ khấu hao đầu kỳ là số dư của phép chia tổng số kỳ đã tính khấu hao (trước khi sử dụng chương trình) chia cho 12

Ví dụ: TSCĐ A đã tính khấu hao hết 27 kỳ, thì số kỳ khấu hao đầu kỳ là 3

Tỷ lệ khấu hao nhanh

Tỷ lệ khấu hao nhanh: sử dụng trong trường hợp kiểu khấu hao là 2- Số dư giảm dần có điều chỉnh

Tỷ lệ khấu hao nhanh bằng tỷ lệ khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng nhân với hệ

số điều chỉnh

Tổng sản lượng

Trường “tổng sản lượng” thể hiện trên màn hình khi chọn kiểu khấu hao là 1- Sản lượng

Cho biết tổng sản lượng sản xuất theo công suất thiết kế của tài sản cố định

Nguyên giá khi mua tài sản Nguyên giá dùng làm căn cứ tính giá trị khấu hao trong kỳ.

Giá trị đã khấu hao

Giá trị đã khấu hao trong trường hợp nhập liệu những tài sản cũ đang được sử dụng

Giá trị còn lại

Giá trị còn lại của tài sản, được tính bằng nguyên giá trừ giá trị đã khấu hao

Giá trị khấu hao 1 kỳ

Giá trị khấu hao trong 1 kỳ (tháng) của tài sản, dùng để cập nhật chi tiết khấu hao hằng tháng Giá trị khấu hao trong 1 kỳ được tính bằng nguyên giá chia số kỳ khấu hao và có thể chỉnh sửa lại

Giá trị khấu hao được tính hằng tháng và lưu lại trong cơ sở dữ liệu Nếu có thay đổi trường này thì cần thiết phải tính khấu hao để cập nhật lại các sổ có liên quan

Giá trị khấu hao đầu kỳ

Sẽ có thêm cột giá trị khấu hao đầu kỳ khi kiểu khấu hao là 2- Số dư giảm dần có điều chỉnh

Giá trị khấu hao đầu kỳ sẽ tương ứng với giá trị của số kỳ khấu hao đầu kỳ

Tab thông tin phụ tùng kèm theo

Các thông tin phụ tùng kèm theo được khai báo như thông tin thêm

Tab thông tin khác

Tên 2

Tên mô tả bằng tiếng Anh của tài sản

Số hiệu tài sản / Thông số kt / Nước sx / Năm sx

Thông tin thêm về số hiệu tài sản, Thông số kt, Nước sx, Năm sx

Điều chỉnh giá trị tài sản:

Trong trường hợp cần điều chỉnh giá trị tính khấu hao do sửa chữa lớn hoặc lắp ráp thêm phụ tùng, và giá trị tăng thêm cũng được tính vào giá trị khấu hao của tài sản thì ta dùng chức năng

“Điều chỉnh giá trị tài sản”

Chức năng này tương đương việc tạo mới một tài sản nhưng khác nhau là khi tính khấu hao thì giá trị khấu hao sẽ được nhóm vào cho tài sản được điều chỉnh

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Cập nhật số liệu → Điều chỉnh giá trị tài sản

Lý do của việc tăng nguyên giá tài sản Mã lý do được chọn nhập từ danh mục lý do tăng giảm.

Nguyên giá / giá trị đã khấu hao / giá trị còn lại / giá trị khấu hao một kỳ

Các thông tin trên tương tự như tài sản nhưng được khai báo cho phần tăng

Khai báo hệ số phân bố tài sản:

Được dùng trong trường hợp: khi cần có thể phân bổ khấu hao tài sản theo nhiều tài khoản chi phí, theo nhiều vụ việc, theo nhiều mã phí …và phải khai báo hệ số phân bổ khấu hao cho từng

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Cập nhật số liệu → Khai báo hệ số phân bổ tài sản

Số thẻ tài sản

Số thẻ tài sản được lấy từ danh mục tài sản

Tài khoản khấu hao

Tài khoản khấu hao được lấy từ danh mục tài khoản

Tài khoản chi phí

Tài khoản chi phí được lấy từ danh mục tài khoản

Người dùng tự khai báo hệ số tương ứng với từng tài khoản, vụ việc, mã phí

Khai báo thôi khấu hao:

Được dùng trong trường hợp muốn dừng khấu hao 1 tài sản nào đó

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Cập nhật số liệu → Khai báo thôi khấu hao tài sản

Chương trình vẫn tính cho tháng của ngày thôi khấu hao Để không khấu hao trong tháng, sẽ khai báo cho tháng trước vào ngày cuối tháng

Khi thôi khấu hao, trong báo cáo khấu hao của những tháng sau tháng thôi khấu hao sẽ không xuất hiện mã tài sản này

Chức năng này được dùng trong các trường hợp giảm tài sản như thanh lý, nhượng bán hoặc mất mát

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Cập nhật số liệu → Khai báo giảm tài sản

Ngày và số chứng từ giảm tài sản

Lưu ý: Nếu trong “Khai báo tham số tùy chọn” không chọn chức năng tính khấu hao theo ngày, thì chương trình vẫn tính khấu hao tài sản trong tháng khai báo giảm, để không tính khấu hao trong tháng phải khai báo vào ngày cuối tháng (trước tháng giảm), ngược lại chương trình chỉ tính khấu hao những ngày tài sản đã sử dụng (tính đến ngày giảm tài sản trong tháng)

Khi giảm tài sản, trong báo cáo khấu hao của những tháng sau tháng giảm sẽ không xuất hiện

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Cập nhật số liệu → Điều chuyển bộ phậnMàn hình cập nhật