Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Tháng 8

Doanh nghiệp là những đơn vị kinh tế phải luôn luôn sáng tạo để đứng vững trên thị trường.

LỜI MỞ ĐẦU Doanh nghiệp là những đơn vị kinh tế phải luôn luôn sáng tạo để đứng vững trên thị trường. Muốn vậy, các nhà doanh nghiệp phải biết sử dụng các công cụ quản lí tài chính sao cho phù hợp cho từng công đoạn sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao nhất. Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp là một công cụ hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp có thể nhận thức một cách chính xác và toàn diện về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật tư, tài sản .của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh làm cơ sở để đưa ra các quyết định thích hợp nâng cao hiệu quả kinh tế trong hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời đây cũng là một bộ phận quan trọng và cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp hệ thống này thực hiện tốt chức năng kiểm tra kiểm soát, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của việc kết hợp lý luận và thực tiễn, khoa Kế toán đã tổ chức đợt kiến tập kế toán cho sinh viên chuyên ngành kiểm toán – K48. Trong thời gian kiến tập, em đã được tìm hiểu và nghiên cứu kĩ bộ máy và công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Tháng 8. Báo cáo của em gồm 3 chương: - Chương 1: Đặc điểm chung của Công ty Tháng 8 - Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của đội may Công ty Tháng 8 - Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Tháng 8 Trong quá trình kiến tập , em đã nhận được sự giúp đỡ tận tâm, nhiệt tình của các cô chú, anh chị ở trong công ty và sự hướng dẫn của cô giáo Thạc sĩ Nguyễn Thị Mai Anh. Cùng với sự cố gắng của bản thân nhưng do trình độ có hạn nên chắc chắn trong bài viết còn không ít hạn chế và thiếu sót. Vì vậy em Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 rất mong nhận được sự giúp đỡ, đóng góp chỉ bảo của thầy cô giáo, các anh chị và các bạn để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình. Em xin gửi lời cảm ơn các bác, các cô chú, anh chị trong Công ty, đặc biệt là các cô chú, anh chị làm việc tại phòng kế toán đã giúp đỡ, chỉ bảo tận tình, em xin chân thành cảm ơn sự tận tâm nhiệt tình của cô giáo Thạc sĩ Nguyễn Thị Mai Anh đã giúp em hoàn thành báo cáo này! Em xin chân thành cảm ơn! Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY THÁNG 8 I. Quá trính hình thành và phát triển của công ty Tháng 8 1. Giới thiệu chung về công ty: - Tên gọi: Công ty Tháng 8 – Công an Thành phố Hà Nội - Địa chỉ văn phòng: 109 phố Huế - Hai Bà Trưng – Hà Nội - Xưởng sản xuất: Số 4 ngõ Ngô Văn Sở - Hà Nội - Điện thoại: 043 8211052 Fax: 043 9433955 Hiện nay công ty có khoảng hơn 100 công nhân viên làm việc trong các lĩnh vực. 2. Ngành nghề kinh doanh: - May quân trang, quân phục - Xây dựng, sửa chữa - In ấn biểu mẫu nghiệp vụ cho ngành 3. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty Tháng 8 là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 1715/QĐ-UB ngày 11/4/1990 về thành lập Xí nghiệp Tháng 8 với một xưởng may quân trang quân phục. Ngày 20/11/1992: Chuyển giao phân xưởng in và đội sửa chữa xe máy từ phòng Hậu cần sang xí nghiệp Tháng 8. Ngày 24/11/1992: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của phân xưởng in và đội sửa chữa xe máy. Ngày 20/7/1995: Giám đốc Công an Hà Nội ra quyết định số 555/QĐ – CAHN giải thể Đội sửa chữa xe máy thuộc Xí nghiệp Tháng 8. Ngày 04/7/2002: Bộ công an ra quyết đinh sô 640/2002 – BCA chuyển đổi Xí nghiệp Tháng 8 thuộc Công an thành phố Hà Nội thành doanh nghiệp Nhà nước. Ngày 15/8/2003: Chuyển giao Đội xây dựng về Xí nghiệp Tháng 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Ngày 10/12/2003: Đổi tên Xí nghiệp Tháng 8 thành Công ty Tháng 8 Xuất phát điểm từ một phòng của Công an Thành phố Hà Nội, Công ty Tháng 8 được thành lập với chức năng nhiệm vụ phục vụ yêu cầu của Công an Thành phố về các ngành nghề đã nêu. Trong suốt quá trình hoạt động Công ty Tháng 8 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của Công an Thành phố. Với những nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ, công nhân viên, công ty đã tồn tại và phát triển trong nhiều năm qua và cũng thu được những kết quả đáng khích lệ, góp phần vào sự phát triển vững mạnh của toàn ngành. Công ty Tháng 8 cũng đang cố gắng đi đúng định hướng bắt nhịp được với xu thế phát triển của ngành nói riêng và của toàn xã hội nói chung. Mục tiêu của Công ty đặt ra là phấn đấu không ngừng để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của Công an Thành phố Hà Nội giao cho. Với những kết quả đó Công ty Tháng 8 đã được công nhận là đơn vị giỏi của Công an Thành phố Hà Nội. 4. Kết quả sản xuất đạt được của Công ty trong 5 năm: (đ/v : triệu đồng) Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 Doanh thu 7.560 7.934 9.345 8.680 Lợi nhuận trước thuế 680 672 848 726 Nộp ngân sách Nhà nước 170 168 212 181.5 Nộp CATP 270 264 376 284 Thu nhập bình quân 2,3 2,3 2,5 2,5 Theo biểu trên ta thấy tình hình doanh thu của Công ty tương đối ổn định và có xu hướng tăng trong 2 năm gần đây. Điều đó cho thấy Công ty đã không ngừng sản xuất sản phẩm, đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm gia tăng lợi nhuận, nâng cao đời sống của người lao động. Có thể nói, dù gặp tình hình khủng hoảng kinh tế như hiện nay nhưng Công ty vẫn sẽ có nguồn doanh thu tương đối ổn định từ đơn đặt hàng của Công an Thành phố. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 II. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất của Công ty 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: Công ty Tháng 8 là đơn vị sản xuất nhỏ, hạch toán kinh doanh độc lập, tuy nhiên bộ máy quản lý của Công ty vẫn được sự chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới và cùng sự chỉ đạo giám sát của Giám đốc Công an Thành phố Hà Nội. Ban Giám đốc có 2 người: Giám đốc: Là người đại diện cho Nhà nước và cán bộ công nhân viên quản lý Công ty. Giám đốc có quyết định cao nhất với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nước. Phó giám đốc: Do đề nghị của Giám đốc và Đảng ủy Công ty, Phó giám đốc có nhiệm vụ giúp giám đốc thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất các kế hoạch, quản lý từng phòng ban, bộ phận mà mình điều hành. 2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: Để phù hợp với tổ chức quản lý, Công ty còn có các phòng ban với các chức năng:  Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức về mặt quân số, mặt tổ chức thực hiện công việc hành chính, văn bản giấy tờ hội họp chi bộ, hội nghị.  Phòng kế hoạch: Quản lý về mặt sản xuất như quản lý nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất, lên báo giá sản phẩm cho các đơn vị, phân tích tổng hợp đánh giá kết quả sản xuất.  Phòng tài chính kế toán: Quản lý toàn bộ tài chính của Công ty, tổ chức công tác kế toán theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước từ công việc sổ sách giấy tờ lên báo cáo tài chính hàng quý, ngoài ra còn có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc.  Bộ phận trực tiếp sản xuất: + Đội in: Thực hiện hoạt động in ấn, sản phẩm là sách báo, tài liệu, biểu ngữ…. + Đội may: Thực hiện hoạt động may, sản phẩm là quần áo, mũ…. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 + Đội xây dựng và sửa chữa: Thực hiện xây dựng, sản phẩm là trụ sở làm việc, công trình xây dựng… Thực hiện sửa chữa thiết bị trong các đội sản xuất và thiết bị quản lý Sơ đồ 1: TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT III. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 1. Cơ cấu tổ chức sản xuất: Công ty Tháng 8 là đơn vị hạch toán độc lập dưới sự quản lý của sở Công an Thành phố Hà Nội. Là một công ty với chức năng nhiệm vụ riêng. Bao gồm các bộ phận: Bộ phận may quân trang quân phục Bộ phận in ấn biểu mẫu nghiệp vụ Bộ phận xây dựng sửa chữa 2. Quy trình công nghệ sản phẩm: 2.1. Bộ phận may quân trang quân phục phục vụ trong ngành và phục vụ xã hội: Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Giám đốc Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc P. kế hoạch P. kế hoạch P. hành chính P. hành chính P. tài chính kế toán P. tài chính kế toán Bộ phận trực tiếp sản xuất Bộ phận trực tiếp sản xuất Đội xây dựng và sửa chữa Đội xây dựng và sửa chữa Đội may Đội may Đội in Đội in Từ những năm 1960 – 1965 Hậu cần Công an Thành phố đã tổ chức thành lập xưởng may đặt tại 115 Hàng Bông – Hà Nội. Xưởng may đã may quân trang cho cán bộ chiễn sỹ của Công an Thành phố Hà Nội và các trang phục cho phạm nhân thuộc các trại giam của Thành phố Hà Nội. Khi có chủ trương của Bộ Công an về thành lập các cơ sở sản xuất trong ngành Công an Hậu cần, Công an Thành phố đã chuyển cơ sở này cho Công ty Tháng 8 quản lý từ năm 1990 và đã tồn tại cho đến ngày nay. Hiện nay, Công ty đã trang bị máy móc đổi mới, công nhân được đào tạo lành nghề. Để đảm bảo cho đời sống ổn định cho công nhân viên Công ty phải cố gắng đảm bảo công việc làm ổn định thu nhập cho họ. Được cấp trên cho phép thực hiện nhiệm vụ này, Công ty đã nhận nhiệm vụ may quân trang quân phục cho riêng lực lượng các địa phương Thành phố Hà Nội. Về khối lượng thực hiện hàng năm khá lớn khoảng 35.000 đến 38.000 bộ quần áo các loại một năm, phục vụ cho các đối tượng trong ngành và ngoài xã hội. Với số lượng như vậy, khả năng thực hiện là có thể đảm bảo được vì Công ty có khoảng 60 lao động luôn sẵn sàng làm việc với tinh thần kỷ luật cao. Việc sản xuất cũng gặp nhiều thuận lợi, không mất công đi lại. Sản phẩm của Công ty đã và đang được các đơn vị tín nhiệm và được chấp nhận. Ngoài ra Công ty còn sản xuất theo các hợp đồng đặt hàng của các đơn vị như may quần áo y tế, quần áo cho các lực lượng bảo vệ các cơ quan, quần áo bảo hộ lao động, các mặt hàng khác như áo thun, áo sơ mi cho khách hàng có nhu cầu. Đội may gồm: 1. Tổ cắt: Sau khi có quyết định của Công an Thành phố, đội trưởng xưởng may đi đo từng đơn vị cụ thể sau đó chuyển cho người chịu trách nhiệm cắt. Vải (nguyên vật liệu chính) được nhận về từ kho nguyên vật liệu theo từng chủng loại như đã yêu cầu và đưa vào tổ cắt, tại đây vải được may trên mặt bàn và cắt thành bán thành phẩm theo đúng yêu cầu rồi chuyển sang tổ may. 2. Tổ may: Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Tại tổ may, được chia thành nhiệu công đoạn, may cổ, may tay, ghép thân, tổ chức thành dây chuyền. Bước cuối cùng của dây chuyền là may hoàn thành sản phẩm. Trong tất cả các quy trình may phải sử dụng những nguyên liệu phụ như chỉ, cúc, mếch, vải lót… 3. Tổ hoàn thiện: Tổ này thực hiện công việc hoàn tất để ra sản phẩm cuối cùng. Sau đó đóng gói nhập kho. 4. Tổ KCS: Có trách nhiệm kiểm tra sản phẩm từ số lượng đến chất lượng của sản phẩm đảm bảo kỹ mỹ thuật (đường chỉ, cúc…) 5. Tổ bảo quản: Có trách nhiệm bảo quản sản phẩm, không được để ướt, nhàu nát sản phẩm cho đến khi giao hàng cho các đơn vị. Sơ đồ 2: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ MAY Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Thêm các phần phụ Nguyên liệu Tổ cắt Xếp vải Vắt sổ Tổ may Kiểm tra qua May các bộ phận Cắt Ghép toàn bộ Tổ hoàn thiện May thân Là, gấp, đóng gói Tổ KCS Kiểm tra cuối cùng Tổ bảo quản 2.2. Bộ phận in ấn tài liệu nghiệp vụ trong ngành: Từ lâu Công an Thành phố Hà Nội đã có xưởng in nhằm in ấn phục vụ cho công tác nghiệp vụ. Từ một cơ sở thuộc phòng hành chính quản trị đã được chuyển giao cho Công ty. Nay xưởng in có hai máy in ốp xếp phục vụ cho các nhu cầu của Công an Thành phố Hà Nội. Kinh phí thực hiện hàng năm có khoảng 1,5 tỷ đồng. Số kinh phí cho việc in ấn được cấp bởi Công an Thành phố Hà Nội đều phân bổ cho các phòng nghiệp vụ để thực hiện in ấn ở Công ty. Tuy vậy, với khả năng hiện có Công ty mới chỉ đáp ứng được nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất nhằm phục vụ công tác nghiệp vụ cho nội bộ trong ngành. Trong các phòng đội là các tổ nhân viên với chức danh cụ thể theo nhiệm vụ. Sơ đồ 3: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ IN 2.3. Bộ phận xây dựng, sửa chữa: Nhiệm vụ này cũng đang nằm trong bộ máy của Công ty nhưng cũng còn đòi hỏi nhiều cố gắng vì thực chất xây dựng và sửa chữa các phương tiện nghiệp vụ đều mới được chuyển giao cho Công ty từ các đội độc lập. Từ các công trình xây dựng, sửa chữa các quận huyện, trụ sở trại giam, khi có quyết định của Giám đốc Công an Thành phố Hà Nội chuyển xuống Công ty. Lúc đó, các chủ Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Chế bản In can (film) Bình bản Phơi bảnLên khuôn In KCSĐóng gói Cắt, xén công trình bắt đầu triển khai thực hiện. Trong khi thực hiện, nguồn vốn ngân sách tạm ứng cho Công ty là 65% giá trị công trình được phê duyệt. Đội xây dựng được chia thành các tổ: Tổ xây: thực hiện xây, đổ bê tông… Tổ máy: sử dụng các loại máy thi công Tổ hoàn thiện: hoàn thiện công trình như trát, sơn, lát gạch…. Khi công trình hoàn thành, các chủ công trình hoản thiện hồ sơ để thanh quyết toán với Công ty và Công an Thành phố Hà Nội. Vì vậy, Công ty cũng đã đang cố gắng nhằm phục vụ kịp thời yêu cầu nhiệm vụ mà lãnh đạo Công an Thành phố Hà Nội giao phó. Sơ đồ 4: MÔ HÌNH TỔ CHỨC SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Bộ phận sản xuất Bộ phận sản xuất Bộ phận may Bộ phận may Bộ phận in Bộ phận xây dựng, sửa chữa Tổ cắt Tổ máy Tổ xây Tổ may Tổ KCS Tổ hoàn thiện Tổ hoàn thiện [...]... của số liệu Sơ đồ 5: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY THÁNG 8 Phòng kế toán Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán vật tư Kế toán lương Thủ quỹ Nhân viên thống kê Thủ kho Kế toán tổng hợp 3 Đặc điểm về quy trình hạch toán kế toán: 3.1 Chế độ, hình thức và niên độ kế toán: • Từ khi thành lập đến năm 2006, Công ty hạch toán theo chế độ doanh nghiệp vừa và nhỏ Từ năm 2006 đến nay, công ty hạch toán. .. 8. 000 8. 000 200 8. 100 II Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Thủ tục nhập kho nguyên liệu nhận gia công: Sau khi hợp đồng gia công sản xuất được ký kết giữa Công ty và Công an Thành phố Hà Nội, toàn bộ vật liệu do Công an Thành phố chuyển sang cho Công ty Các nhân viên hoàn tất thủ tục giao nhận và vận chuyển vật tư về kho của Công ty Tại đây, khi tiến... pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Như đã biết, chi phí nguyên vật liệu của Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy, công tác kế toán phải luôn đặt ra những yêu cầu chặt chẽ nhằm phản ánh đúng tình hình nhập – xuất – tồn kho từng loại vật liệu, về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị Để đáp ứng được yêu cầu này, Công ty đã tổ chức công tác hạch toán kế toán chi tiết vật liệu. .. xuất nguyên vật liệu, đối chiếu số liệu trên thẻ kho xem có đúng khớp số liệu ghi trên sổ chi tiết của kế toán Nếu đúng kế toán dựa vào số liệu lấy từ dòng tổng cộng của sổ chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu của Công an thành phố cấp để may gia công theo yêu cầu Biểu số 12: BẢNG TỔNG HỢP XUẤT – NHẬP – TỒN KHO VẬT LIỆU May quần áo cảnh trang tháng 3/2009 Stt Nguyên 1 vật liệu. .. gia công theo đơn đặt hàng nên vật liệu chính sản xuất sản phẩm đa số là được cung cấp từ Công an Thành phố Nguyên liệu và phụ liệu đơn đặt hàng cung cấp, kế toán nguyên vật liệu không đánh giá giá trị nguyên vật liệu, không hạch toán mà chỉ theo dõi về mặt số lượng, quá trình xuất dùng Phần nguyên vật liệu này không hạch toán vào giá thành sản phẩm Ngoài việc nhận đơn đặt hàng gia công, công ty cũng... 09 18. 775.3 68 vật liệu có tính năng, vai trò khác nhau với những biện pháp quản lý và hạch toán khác nhau Căn cứ vào nguồn thu nhập, vật liệu được chia thành:  Vật liệu do bên gia công chuyển sang  Vật liệu do mua ngoài  Vật liệu do tiết kiệm sản xuất nhập kho  Phế liệu thu hồi Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu của Công ty được phân loại như sau:  Nguyên. .. Chứng từ Số Ngày 1 2 3 05 8/ 3 10 10/3 15 15/3 Trích yếu Tồn đầu kỳ Nhập NVL Xuất NVL PX1 Xuất NVL PX2 Tổng cộng Tồn cuối tháng Ngày 8/ 3 10/3 15/3 Số lượng Nhập Xuất Chữ ký Tồn 250 8. 100 8. 100 5.400 2.700 8. 100 250 Tại phòng kế toán: Định kỳ 3 đến 5 ngày, thủ kho gửi chứng từ nhập xuất nguyên liệu của từng kho lên phòng kế toán Kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư... hạch toán và có nhiệm vụ chi trả lương và các khoản trính theo lương cho cán bộ, công nhân viên của Công ty  Kế toán vật tư: Làm nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu, sau đó cuối tháng tổng hợp số liệu, lập báo cáo liên quan Khi có yêu cầu của bộ phận kế toán nguyên vật liệu và các bộ phận chức năng khác thì tiến hành kiểm kê lại kho vật tư,... phẩm cấp để quản quản lý và sử dụng Vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì, phế liệu thu hồi 2 Phân loại vật liệu: Vật liệu sử dụng trong Công ty gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng, phẩm cấp, chất lượng Bên cạnh đó, vật liệu thường xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch toán được vật liệu vần phải tiến hành phân loại Website:... hạch toán ở Công ty theo dõi được số lượng của các loại vật liệu đó Cuối tháng, các nhân viên này gửi bản báo cáo lên phòng kế toán vật liệu theo dõi Thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi được tiến hành nhập kho giống như đối với vật liệu mua ngoài, phiếu nhập kho lập thành 3 liên: Một liên gửi thủ kho giữ Một liên gửi lên phòng kế toán Một liên phân xưởng giữ 2 Thủ tục xuất kho vật liệu: