giáo trình bài giảng về excel

TRUNG TÂM TIN HỌC & NGOẠI NGỮ NGÔ QUYỀN Bài 1: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL 1. Giới thiệu: ♦ Excel là một phần mềm bảng tính thuộc bộ phần mềm Microsoft Office, được dùng trong các ứng dụng tính toán, bảng lương, biểu bảng thống kê, có khả năng biểu diễn số liệu bằng đồ thò. 2. Khởi động Excel: ♦ Cách 1: Chọn menu Start / Program / Microsoft Excel ♦ Cách 2: Click chuột trái vào nút Excel trên thanh công cụ Toolbars Office 3. Thoát khỏi Excel: ♦ Cách 1: Click chuột trái vào nút Close trên cửa sổ màn hình chương trình Excel ♦ Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Khi thoát khỏi Excel, có thể chương trình sẽ hỏi: ta cần xác đònh có cần lưu lại tập tin bảng tính hay là không ? (yes / no) Tài Liệu Excel 2000 Trang 1 / 37 Prepared by ddd THPT Ngụ Quyn Maứn hỡnh cửỷa soồ chửụng trỡnh Excel: Printed by: ẹoó ẹỡnh ẹoaứn Trang 2 / 37 Taứi lieọu Excel 2000 & XP New Open Save Print Cut Copy Paste Close TT Close CT THPT Ngơ Quyền 4. Mô tả màn hình Excel: Màn hình Excel gồm có ♦ 65536 dòng, ký hiệu từ 1, 2, 3 … – 65536 ♦ 256 cột, ký hiệu từ A, B, C, … - IV ♦ Giao điểm giữa cột và dòng được gọi là ô, mỗi ô được gán cho đòa chỉ là đòa chỉ của cột và dòng. Ví dụ: B12; AB27;… ♦ Vùng (khối): là tập hợp các ô liền kề nhau thành hình chữ nhật, mỗi khối được gán cho đòa chỉ là đòa chỉ của góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. Ví dụ: khối B12:D20 ♦ Mỗi tập bảng tính gọi là một Book, mỗi Book có nhiều tờ bảng tính gọi là Sheet Ngoài ra thì cửa sổ Excel cũng như bất kỳ một cửa sổ chương trình nào khác trong Windows, cũng có nút Maximize, Minnimize, Restore, Close, có thanh công cũ, thanh thực đơn (menu). ♦ Trên thanh thực đơn có các menu lệnh như: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Option, Data, Window, Help Tài Liệu Excel 2000 & XP Trang 3 / 37 Prepared by Đỗ Đình Đoàn THPT Ngơ Quyền 5. Các phím di chuyển con trỏ ô trong Excel: Các phím di chuyển con trỏ ô Phím Tác dụng     Di chuyển con trỏ ô lên xuống một dòng hoặc một cột Home Di chuyển con trỏ ô về cột A Page Up Di chuyển con trỏ ô về trang trên Page Down Di chuyển con trỏ ô về trang dưới Alt + Page Up Di chuyển con trỏ ô về trái một trang Alt + Page Down Di chuyển con trỏ ô về phải một trang Ctrl + Page Up Di chuyển con trỏ ô về Sheet trước đó Ctrl + Page Down Di chuyển con trỏ ô về Sheet kết tiếp Ctrl + End Di chuyển con trỏ ô về cuối bảng tính (nơi kết thức dữ liệu) Ctrl + Home Di chuyển con trỏ ô về ô A1 6. Thao tác nhập dữ liệu vào bảng tính Excel: - Di chuyển con trỏ ô đến ô muốn nhập dữ liệu - G õ vào dữ liệu muốn nhập, kết thúc bằng phím Enter hoặc phím mũi tên  Muốn sửa dữ liệu trong ô: - Di chuyển con trỏ ô đến ô muốn sửa dữ liệu: - Nhấn phím F2 hoặc nhắp đúp chuột trái vào ô đó - Sửa đổi dữ liệu, kết thúc bằng phím Enter .  Xoá dữ liệu trong ô: - Di chuyển con trỏ ô đến ô có dữ liệu muốn xóa - Nhấn phím Delete, (hoặc chon menu Edit / Clear / All ) 7. Thao tác chọn vùng (khối) trong bảng tính Excel: - Cách 1 : Dùng con chuột để rê kéo đánh dấu khối vùng muốn chọn . - Cách 2 : Đưa con trỏ ô đến ô đầu của khối, nhấn giữ phím Shift, dùng phím mũi tên để chọn khối . 8. Thao tác sao chép khối dữ liệu: - Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép - Chọn menu Edit / Copy hoặc nhấ n Ctrl + C hoặc Click chuột vào nút công cụ Copy - Chọn vò trí muốn sao chép đến - Chọn menu Edit / Paste hoặc nhấn Ctrl + V hoặc Click chuột vào nút công cụ Paste Printed by: Đỗ Đình Đoàn Trang 4 / 37 Tài liệu Excel 2000 & XP THPT Ngơ Quyền 9. Thao tác di chuyển khối dữ liệu: - Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển - Chọn menu Edit / C ut hoặc nhấn Ctrl + X hoặc Click chuột vào nút công cụ C ut - Chọn vò trí muốn sao chép đến - Chọn menu Edit / Paste hoặc nhấn Ctrl + V hoặc Click chuột vào nút công cụ Paste 10. Các h sử dụng hộp thoại : Khi chọn bất kỳ lệnh nào ta thường thấy xuất hiện hộp thoại, khi đó ta sẽ phải ấn đònh các thông số cho hộp thoại. Ta có thể thực hiện điều này bằng chuột hoặc bằng bàn phím.  Bằng chuột: Click chuột vào các ô muốn chọn tương ứng.  Bằng bàn phím: - Ctrl: để chọn TAB trong hộp thoại - Ctrl + TAB: chọn các TAB trong hộp thoại - Tab: để di chuyển qua lại giữa các mục muốn chọn - Phím mũi tên: di chuyển qua lại trong một mục chọn - Space bar: để đánh dấu chọn vào hộp kiểm tra - Enter: để kết thúc các bước chọn trong hộp thoại - Esc: Huỷ bỏ những lệnh đang chọn. Tài Liệu Excel 2000 & XP Trang 5 / 37 Prepared by Đỗ Đình Đoàn THPT Ngơ Quyền Bài 2: CÁC THAO TÁC VỚI TẬP TIN BẢNG TÍNH 1. Thao tác lưu tập tin bảng tính: ♦ Chọn menu File / Save hoặc nhấn Ctrl + S hoặc họn công cụ Save (Alt + F + S ) ♦ Chọn thự mục muốn chứa tập tin trong ô Save In ♦ Gõ tên tập tin bảng tính trong ô File Name ♦ Chọn Save  Sự khác nhau giữa Save và Save As: - K hi tập tin bảng tính đã có tên sẵn, ta thực hiện Save thì máy tính sẽ tự động lưu lại nội dung của tập tin với tên có sẵn - Nếu muốn lưu lại nội dung tập tin đó với một t ê n mới thì chọn File / Save As (Alt + F + A) và thực hiện các bước để lưu như đối với một tập tin mới. Hình minh họa cho thao tác lưu tập tin 2. Thao tác mở tập tin bảng tính mới: (tạo ra một tập tin tin mới) - Chọn menu File / New hoặc nhấn Ctrl + N hoặc chọn công cụ New - Khi đ ó màn hình sẽ hiện ra một bảng tính mới . Printed by: Đỗ Đình Đoàn Trang 6 / 37 Tài liệu Excel 2000 & XP THPT Ngơ Quyền 3. Thao tác đóng tập tin bảng tính đang làm việc: - Chọn menu File / Close hoặc nhấn Ctrl + F4 hoặc Click chuột trái vào nút đóng cửa sổ tập tin 4. Thao tác mở tập tin có sẵn trong đóa: - Chọn menu File / Open hoặc nhấn Ctrl + O hoặc chọn công cụ Open - Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở trong ô Look i n - Chọn tên tập tin muốn mở trong ô File Name Hình minh họa cho thao tác mở một tập tin có sẵng trong đóa 5. Thao tác chọn Sheet làm việc: Trong một tập tin bảng tính thường có nhiều Sheet khác nhau. Muốn chọn Sheet làm việc ta có hai cách: - Cách 1 : Nhắp chuột trái vào tên Sheet muốn chọn - Cách 2 : Nhấn Ctrl + Page Up hoặc Ctrl + Page Down đến khi chọn được Sheet làm việc. 6. Thao tác chọn tập tin bảng tính đã mở sẵn: - Cùng lúc, ta có thể mở nhiều tập tin bảng tính , để có thể chọn lại một trong những tập tin đã mở : ta chọn menu Window / chọn tên tập tin trong danh sách hiện ra. Tài Liệu Excel 2000 & XP Trang 7 / 37 Prepared by Đỗ Đình Đoàn THPT Ngơ Quyền 7. Thao tác in tập tin bảng tính: . Xem trang in trước khi in ra giấy: Chọn File / Print Preview . Thao tác in - Mở bảng tính cần in. - Chọn menu File / Print (hoặc nhấn Ctrl + P) Xuất hiện hộp thoại như sau:  Pages: Xác đònh trang in vào ô From  và To , (Nếu bảng tính có nhiều trang)  Selection: Chỉ in phần bảng tính đã chọn trước đó  Active sheet: In bảng tính đang thao tác Preview: Xem trang in trước khi in Number of copies: Xác đònh số bản in Print to File: In bảng tin thành tập tin .PRN Name: Chọn máy in (nếu máy tính có cài nhiều máy in. Chọn OK: thực hiện in Printed by: Đỗ Đình Đoàn Trang 8 / 37 Tài liệu Excel 2000 & XP THPT Ngơ Quyền Bài 3: KHÁI NIỆM ĐỊA CHỈ VÀ DỮ LIỆU TRONG EXCEL 1. Đòa chỉ tương đối và đòa chỉ tuyệt đối a. Đòa chỉ tương đối: Là đòa chỉ trong công thức sẽ bò thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác. b. Đòa chỉ tuyệt đối: Là đòa chỉ trong công thức không bò thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác. Có ba loại đòa chỉ tuyệt đối: - Đòa chỉ tuyệt đối theo cột: S ẽ không thay đổi khi sao chép theo cột - Đòa chỉ tuyệt đối theo dòng: Sẽ không thay đổi khi sao chép theo dòng - Đòa chỉ tuyệt đối cột và dòng: hoàn toàn không thay đổi khi thực hiện sao chép. ♦ Ta có thể thay đổi đòa chỉ từ tuyệt đối sang tương đối bằng cách nhấn phím F4 khi lập công thức. 2. Thao tác nhập một dãy số liên tục ( tăng dần hay giảm dần) Cách 1: Nhập dữ liệu đầu vào ô đầu tiên (số 1) Nhập dữ liệu kế tiếp vào ô thứ hai (số 2) Trỏ chuột vào Fill Hanlde rê chuột theo hướng cần tăng hay giảm của chuỗi giá trò. Cách 2: Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên Chọn menu Edit / Fill / Series  sẽ xuất hiện hộp thoại : Chọn Series in Rows: nhập theo dòng Chọn Series in Column: nhập theo cột Step value: Giá trò bùc nhảy Stop value: giá trò dừng Khi chọn Trend: tự động đổ đầy khối chọn trước. Chọn OK. 3. Thao tác đặt tên khối : Cách 1: - Chọn khối muốn đặt tên - Nhắp chuột trái vào ô đặt tên và gõ tên khối, nhấn phím Enter Cách 2: - Chọn khối muốn đặt tên - Chọn menu Insert / Name / Define, sẽ xuất hiện hộp thoại: - Gõ tên khối, chọn OK Tài Liệu Excel 2000 & XP Trang 9 / 37 Prepared by Đỗ Đình Đoàn THPT Ngơ Quyền  Xóa tên khối có sẵn: Muốn xóa tên khối đã đặt trước đó, ta chọn Insert / Name / Define Chọn tên khối đã có sẵn, chọn nút Delete 4. Thao tác tìm kiếm và thay thế dữ liệu: a. Thao tác tìm kiếm: Chọn menu Edit / Find hoặc nhấn Ctrl + F (Alt + E + F) Sẽ xuất hiện hộp thoại Gõ vào chuỗi cần tìm trong ô Find what, chọn Find Next b. Thao tác tìm và thay thế: Chọn menu Edit / Replace hoặc nhấn Ctrl + H (Alt + E + E ) sẽ xuất hiện hộp thoại Gõ chuỗii cần tìm vào ô Find what Gõ chuỗi cần thay thế vào ô Replace with Chọn Replace để tìm và thay thế từng vò trí Chọn Replace All để thay thế trên toàn bộ văn bản. 5. C ác kiểu dữ liệu trong Excel: a. Kiểu dữ liệu chuỗi: Trong thành phần có xuất hiện ký tự chữ cái ( A, Z). Nếu chiều dài của chuỗi dài hơn độ rộng của ô thì dữ liệu sẽ lấn ô, hoặc bò che bớt một phần (khi ô kế bên có dữ liệu) Printed by: Đỗ Đình Đoàn Trang 10 / 37 Tài liệu Excel 2000 & XP [...]... =DATE (Year, Month, Date): Trả về kết quả ứng với ngày, tháng năm Ví dụ: =Date (95,08,25)  08/25/95 2 Hàm =NOW( ) Trả về kết quả là ngày, giờ hiện hành Ví dụ: =Now( )  3/26/2002 5:12 PM 3 Hàm =TODAY ( ) Trả về kết quả là ngày hiện hành Ví dụ: =Today( )  3/26/2002 4 Hàm = DAY(n) Trả về kết quả là một ngày, ứng với giá trò số n Ví dụ: =Day( 32156)  14 5 Hàm MONTH( n) Trả về kết quả là một tháng, ứng... Excel 2000 & XP THPT Ngơ Quyền VI NHÓM HÀM LUẬN LÝ: 1 Hàm =IF (điều kiện, biểu thức 1, biểu thức 2) Nếu điều kiện thỏa, hàm sẽ trả về kết quả là biểu thức 1, ngược lại nếu điều kiện không thỏa hàm sẽ trả về kết quả là biểu thức 2 Ví dụ: =If(A7>=2, “Tot”, “Xau”) 2 Hàm =OR (Biểu thức 1, biểu thứ 2, biểu thức 3,…) Trả về kết quả là True, khi một trong những biểu thức có giá trò là True Ngược lại trả về. .. Đình Đoàn Trang 22 / 37 Tài liệu Excel 2000 & XP THPT Ngơ Quyền 4 Chọn Font chữ mặc nhiên cho Excel: - Chọn menu Tools / Options / General - Trong ô Standard Font: Chọn kiểu chữ mặc đònh thường xuyên sử dụng trong Excel - Trong ô Default File Location: chọn thư mục thường xuyên làm việc - Chọn OK Những lựa chọn này chỉ có tác dụng ở lần khởi động Excel kế tiếp Tài Liệu Excel 2000 & XP Trang 23 / 37 Prepared... trò trong vùng b2:b50 III NHÓM HÀM VỀ CHUỖI: 1 Hàm =LEFT (Text, n): Trả về kết quả là n ký tự bên trái của chuỗi TEXT Ví dụ: =Left(“Trung tam tin hoc ngoai ngu Ngo Quyen”, 9)  “Trung tam” 2 Hàm =RIGHT (Text, n): Trả về kết quả là n ký tự bên phải của chuỗi TEXT Ví dụ: =Right(“Trung tam tin hoc ngoai ngu Ngo Quyen”, 8)  “Ngo Quyen” 3 Hàm =MID ( Text, S, n): Trả về kết quả là n ký tự kế từ vò trí S... Hàm =LEN (Text): Trả về kết quả là chiều dài của chuỗi TEXT Ví dụ: =Len(“Trung tam tin hoc ngoai ngu Ngo Quyen”)  37 5 Hàm =UPPER (Text): Trả về kết quả là chuỗi Text được viết Hoa Ví dụ: =Upper(“Trung tam tin hoc”)  “TRUNG TAM TIN HOC” 6 Hàm = LOWER (Text): Trả về kết quả là chuỗi Text viết thường Ví dụ: =Lower(“ Trung Tam Tin hoc”)  “trung tam tin hoc” 7 Hàm =PROPER (Text): Trả về kết quả là chuỗi... Hoc” Tài Liệu Excel 2000 & XP Trang 17 / 37 Prepared by Đỗ Đình Đoàn THPT Ngơ Quyền 8 Hàm =TRIM (Text): Trả về kết quả là chuỗi Text đã được cắt xén hết khoảng trắng ở hai đầu của chuỗi Ví dụ: =Trim(“ Nha Be ”)  “Nha Be” 9 Hàm CONCATENATE (Text1, Text2, Text3,…) Trả về kết quả là một chuỗi kết nối các Text trong biểu thức hàm Ví dụ: =Concatenate (“dem”, “dong”)  “dem dong” IV NHÓM HÀM VỀ THỜI GIAN:... “Trung Tâm” & “Tin Học”  “Trung TâmTin Học” ♦ Phép tính trên dữ liệu ngày tháng: Ngày ± Ngày  Số Ngày ± Số  Ngày ♦ Printed by: Đỗ Đình Đoàn Trang 12 / 37 Tài liệu Excel 2000 & XP THPT Ngơ Quyền Bài 4: CÁC THAO TÁC TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH EXCEL I THAO TÁC VỚI CỘT: 1 Thay đổi độ rộng cột: Cách 1: - Đưa con trỏ chuột đến biên dọc của tiêu đề cột - Nhấn giữ con trỏ chuột, kéo đến độ rộng thích hợp Cách 2:... 1,204 ký tự Prepared by Đỗ Đình Đoàn THPT Ngơ Quyền Bài 5: MỘT SỐ HÀM TÍNH TOÁN THÔNG DỤNG TRONG EXCEL Lưu ý: - Hàm là một biểu thức đã được đònh nghóa trước - Các đối số trong hàm có thể là số hoặc là đòa chỉ ô có chứa các giá trò cần tính toán I HÀM SỐ HỌC: 1 Hàm ABS (n) Trả về kết quả là giá trò tuyệt đối của số n Ví dụ: =Abs (-5)  5 2 Hàm =INT (n) Trả về kết quả là phần nguyên của số thập phân n Ví... True 3 Hàm = AND (biểu thức 1, biểu thức 2, biểu thức 3, …) Trả về kết quả là True, khi tất cả các biểu thức đều có giá trò là True Ngược lại trả về kết quả là False, khi một trong các biểu thức có giá trò là False Ví dụ: =And(3>2, 5=6)  False 4 Hàm =NOT (biểu thức): Trả về kết quả là True, khi biểu thức có giá trò là False Và ngược lại, trả về kết quả là False khi biểu thức có giá trò là True VII NHÓM... …) Trả về kết quả là trung bình cộng của các giá trò đã liệt kê (n1, n2, n3, …) Ví dụ: = Average (5,8)  6.5 2 Hàm COUNT (v1, v2, v3, …) Trả về kết quả là số các giá trò có kiểu số Ví dụ: = Count (5, ab, 6, c, 2, 3, f)  4 3 Hàm MAX (n1, n2, n3, …) Trả về kết quả là giá trò lớn nhất trong các giá trò số đã liệt kê Ví dụ: = Max (6, 1, 8, 7)  8 Printed by: Đỗ Đình Đoàn Trang 16 / 37 Tài liệu Excel 2000 . trỏ ô về cột A Page Up Di chuyển con trỏ ô về trang trên Page Down Di chuyển con trỏ ô về trang dưới Alt + Page Up Di chuyển con trỏ ô về trái một trang Alt + Page Down Di chuyển con trỏ ô về phải. trỡnh Excel: Printed by: ẹoó ẹỡnh ẹoaứn Trang 2 / 37 Taứi lieọu Excel 2000 & XP New Open Save Print Cut Copy Paste Close TT Close CT THPT Ngơ Quyền 4. Mô tả màn hình Excel: Màn hình Excel. đồ thò. 2. Khởi động Excel: ♦ Cách 1: Chọn menu Start / Program / Microsoft Excel ♦ Cách 2: Click chuột trái vào nút Excel trên thanh công cụ Toolbars Office 3. Thoát khỏi Excel: ♦ Cách 1: Click