QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC

Quản lý nhân sự (Quản lý nguồn nhân lực) là quy trình mà nhóm quản lý nhân sự của một tổ chức tiến hành triển khai hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược của đơn vị.

MỤC LỤC

1 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ 2

1.1 Khái niệm 2

1.2 Chức năng 2

1.3 Mục tiêu 2

1.4 Dữ liệu đầu vào (chứng từ gốc) 3

1.5 Dữ liệu đầu ra (báo cáo) 3

1.6 Tổ chức quản lý nhân sự 4

1.7 Khảo sát quy trình quản lý tiền lương 6

1.8 Mục tiêu kiểm soát của quy trình quản lý nhân sự 8

1.9 Rủi ro trong quy trình quản lý nhân sự 10

2 HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ NGUỒN NHÂN LỰC (HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM - HRIS) 11

3 CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC 12

3.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn nhân lực 12

3.2 Phương pháp quản lý nguồn nhân lực 12

3.3 Chiến lược phát triển nguồn nhân lực 13

4 KẾT LUẬN 16

QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ

VÀ CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC

1 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ

1.1 Khái niệm

 Nhân lực

Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp

 Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự (Quản lý nguồn nhân lực) là quy trình mà nhóm quản lý nhân sự của một tổ chức tiến hành triển khai hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược của đơn vị

1.2 Chức năng

Chức năng của quy trình quản lý nhân sự là xử lý dữ liệu về quá trình hoạt động của nhân viên từ đó cung cấp thông tin để ra quyết định về nhân sự

Các hoạt động quản lý nhân sự trong một đơn vị bao gồm:

 Quản lý nhân sự (hoạt động chính): theo dõi việc tuyển dụng nhân sự, theo dõi ghi nhận đánh giá nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo huấn luyện, đánh giá kết quả hoạt động trong đơn vị

 Quản lý tiền lương: theo dõi, ghi nhận các khoản phải trả và thanh toán cho người lao động

1.3 Mục tiêu

 Tuyển dụng, huấn luyện người lao động

 Theo dõi, đánh giá hoạt động của nhân viên

 Điều chỉnh báo cáo theo yêu cầu quản lý

 Báo cáo các khoản giảm trừ tiền lương

 Thanh toán lương đúng hạn cho người lao động

 Cung cấp thông tin bao quát về các hoạt động nhân sự và tiền lương cho nhà quản lý

1.4 Dữ liệu đầu vào (chứng từ gốc)

Các loại chứng từ:

 Mẫu chức danh nhân sự

 Bảng chấm công

 Các chứng từ ghi nhận giảm trừ tiền lương

 Chứng từ ghi nhận thuế thu nhập cá nhân

Các chứng từ gốc cần thiết được dùng trong quá trình tính lương là mẫu chức danh công việc, bảng chấm công, các chứng từ giảm tiền lương, và các chứng từ ghi nhận thuế thu nhập cá nhân Bộ phận nhân sự dựa vào mẫu chức năng làm căn cứ tính lương cho các nhân viên mới hay nhân viên vừa chuyền đổi vị trí làm việc (điều chỉnh tăng giảm bậc lương) Chứng từ này rất quan trọng trong mục đích kiểm soát Ví dụ: Kiểm toán viên có thể kiểm tra lại chi phí tiền lương tại sao tăng khi tra cứu trên hệ thống thông tin kế toán được vi tính hóa không tìm ra được bằng chứng cho thấy đã có sự xét duyệt

Bảng chấm công có tác dụng tính giờ lao động của nhân viên làm việc Một số công ty không

sử dụng bảng chấm công mà sử dụng hệ thống chấm công bằng thẻ từ khi nhân viên đến và rời văn phòng, thẻ từ sẽ ghi nhận giờ làm việc và chuyển dữ liệu vào máy vi tính Hệ thống thông tin

kế toán có thể hỗ trợ cho việc quản lý việc ghi nhận thời gian làm việc và giám sát công việc của nhân viên Nếu công ty sử dụng hệ thống tính giá thành theo công việc, hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp phân tích chi phí lao động gắn liền với từng mã số công việc cụ thể

Bảng giảm trừ các khoản là bảng thể hiện các khoản trừ lương người lao động như bảo hiểm người lao động phải chịu, kinh phí công đoàn (nếu có), các khoản thuế thu nhập phải chịu… dựa vào đây để tính các khoản lương còn thực nhận của người lao động

1.5 Dữ liệu đầu ra (báo cáo)

Các loại báo cáo:

 Thông tin trên báo cáo tài chính

 Danh sách nhân viên

 Phiếu thanh toán (bảng thanh toán tiền lương)

 Báo cáo giảm trừ các khoản tiền lương

 Báo cáo về tình hình nộp thuế

 Tóm tắt bảng lương

Dữ liệu đầu ra của quá trình quản lý nguồn nhân sự bao gồm danh sách nhân viên, sổ đăng

ký séc, báo cáo các khoản giảm trừ lương, bảng tổng hợp tiền lương… Quá trình tính lương sẽ

thanh toán tiền lương cho biết những thông tin tổng tiền lương các khoản giảm trừ, và lương thực lĩnh Kế toán sẽ nhìn vào bảng lương để tiến hành hạch toán vào sổ nhật ký về chi phí tiền lương

và khoản phải trả Báo cáo các khoản giảm trừ cung cấp thông tin những khoản giảm trừ lương của người lao động

Các thông tin về các khoản thuế phải nộp cho nhà nước sẽ bao gồm các khoản thuế thu nhập

cá nhân tại công ty Bên cạnh đó, các báo cáo về các khoản phải nộp trích theo lương đôi khi cũng được in chi tiết phục vụ cho quá trình quản lý Các nhà quản lý muốn biết chi tiết phần trích theo lương do doanh nghiệp chịu là bao nhiêu và người lao động sẽ chịu với giá trị như thế nào Bên cạnh các báo cáo trên thì bảng tổng hợp tiền lương cũng là một báo cáo rất quan trọng Dựa vào báo cáo này, nhà quản lý có thể thấy được chi phí tiền lương của từng phòng ban, từng công việc, chi phí tiền lương chính và các khoản thanh toán phụ cấp, tiền lương ngoài giờ… được tính vào chi phí tiền lương như thế nào

1.6 Tổ chức quản lý nhân sự

 Bảng diễn giải

Khen thưởng

Phúc lợi

 Đảm bảo điều kiện an toàn lao động

 Gia tăng chất lượng của môi trường lao động và đời sống nhân viên

 Giám sát, quản lý những kế hoạch khen thưởng, phúc lợi

 Ấn định mức độ phúc lợi thỏa đáng

 Ước định những vấn

đề trong gia tăng chi phí bảo hiểm

 Quyết định những phương thức phù hợp để cải thiện môi trường làm việc

 Thông tin về môi trường làm việc hiện tại

 Thái độ và quan điểm của nhân viên

 Quy định của nhà nước

về đảm bảo điều kiện

an toàn lao động

 Sự đổi mới về môi trường lao động của các tổ chức khác Quan hệ

nhân sự

 Xử lý các vấn đề tranh chấp trong quan

 Xác định bản chất và phạm vi ảnh hưởng

 Các thống kê về tranh chấp nhân sự

hệ nhân sự

 Đàm phán vấn đề nhân sự với ban giám đốc

của quá trình quyết định các vấn đề về nhân sự

 Giải quyết tranh chấp, bất hòa trong nhân sự

 Kết quả của những lần giải quyết tranh chấp trước đây

 Quy định và luật pháp của nhà nước về giải quyết tranh chấp Quản lý

nguồn nhân

sự

 Đảm bảo thông tin về quản lý nhân sự

 Đáp ứng nhu cầu liên lạc giữa bộ phận nhân

sự và bộ phận công nghệ thông tin

 Quyết định phương thức hỗ trợ của bộ phận công nghệ thông tin đối với bộ phận nhân sự trong các hoạt động hàng ngày

 Quá trình đổi mới và phát triển ứng dụng của công nghệ thông tin

 Thông tin về quản lý nhân sự

 Thông tin phản hồi của nhân viên

Kế hoạch

nhân sự,

tuyển dụng

 Dự báo về nhu cầu nhân sự

 Phân tích các kỹ năng cần thiết của nhân viên

 Hỗ trợ hoạt động tuyển dụng và giúp

đỡ nhân sự hòa nhập môi trường làm việc

 Đặt kế hoạch về nhu cầu nhân sự

 Quyết định phương thức bổ sung, luân chuyển nhân sự

 Chọn lựa điều kiện, tiêu chuẩn nhân sự

 Dữ liệu về số lượng và chất lượng nhân sự

 Bảng mô tả công việc

 Kỹ năng của nhân sự hiện tại

 Nguồn nhân sự

 Luật lao động

Đánh giá,

phát triển

nhân sự

 Đánh giá chất lượng nhân sự

 Lựa chọn nhân sự

 Hỗ trợ huấn luyện và

áp dụng kỷ luật đối với những nhân viên không đạt tiêu chuẩn

 Giảm bớt quá trình đào thải nhân sự bằng cách giúp đỡ nhân viên đạt được mục tiêu của quá trình làm việc

 Đưa ra những điều kiện, tiêu chuẩn về nhân sự

 Quyết định áp dụng các phương pháp làm việc nhẳm nâng cao giá trị của quá trình làm việc

 Dữ liệu về quá trình làm việc của nhân viên

 Báo cáo về ảnh hưởng của các yếu tố tác động bên ngoài đến quá trình làm việc của nhân viên

1.7 Khảo sát quy trình quản lý tiền lương

 Sơ đồ ngữ cảnh

 Quy trình quản lý tiền lương

 Các hoạt động chính trong quy trình quản lý nhân sự ( quản lý tiền lương)

a Cập nhật thông tin về biên chế, trả lương

Cập nhật các tập tin tổng hợp về quản lý lương như: nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, thay đổi trong tỷ giá thanh toán hoặc các khoản khấu trừ Yếu tố quan trọng của hoạt động này là sự kịp thời, chính xác để từ đó làm căn cứ tính lương cho các kỳ tiếp theo

b Cập nhật thông tin về thuế thu nhập và các khoản khấu trừ thuế thu nhập

Cập nhật thông tin về thuế suất và các khoản khấu trừ khác liên quan đến bên thứ ba Những thay đổi này xảy ra bất cứ khi nào có sự thay đổi trong thuế suất, tỷ lệ khấu trừ thuế hay các khoản phải thanh toán cho cơ quan thuế hay công ty bảo hiểm,…

c Xác nhận thời gian và dữ liệu về quá trình làm việc của nhân viên

Xác nhận, đối chiếu dữ liệu về thời gian và quá trình làm việc của nhân viên từ các chứng từ chứng nhận quá trình làm việc (bảng chấm công, đơn xin nghỉ phép, quyết định cho nghỉ việc…) Quy trình:

 Bộ phận nhân sự có trách nhiệm xác nhận quá trình làm việc của nhân viên, so sánh tổng thời gian làm việc với mức thời gian cho mỗi công việc hoặc khoảng thời gian đã được quy định sẵn sau đó sẽ tổng hợp và ghi nhận toàn bộ lô dữ liệu theo thời gian

 Tổng số lô sẽ được tính toán lại trên máy tính và chuyển sang các bước xử lý tiếp theo

 Dữ liệu về lương sẽ được lưu trữ lại

 Việc kiểm tra, chỉnh sửa sẽ được thực hiện theo từng hồ sơ hay khoảng thời gian

d Chuẩn bị trả lương

Dữ liệu về quá trình làm việc được cung cấp bởi chính bộ phận mà mỗi nhân viên làm việc Thông tin về chi trả lương chủ yếu lấy từ tập tin trả lương chủ quản của hệ thống và người chịu trách nhiệm chuẩn bị trả lương không thể thêm dữ liệu vào trong tập tin này

Quy trình:

 Dữ liệu được xử lý thông qua hệ thống máy vi tính

 Các tập tin được sắp xếp theo thứ tự của nhân viên

 Các tập tin sau khi được sắp xếp sẽ phục vụ cho quá trình thanh toán tiền lương

 Các khoản giảm trừ cũng được tổng hợp để khấu trừ vào tiền lương

 Kết xuất các báo cáo phục vụ cho việc thanh toán lương như: bảng lương, sổ thanh toán lương, phiếu báo lương, phiếu thanh toán hoặc séc ngân hàng, …

e Giải ngân

Đây là bước xem xét chứng từ để thanh toán lương cho nhân viên Nhân viên có thể nhận lương bằng tiền mặt, séc ngân hàng hoặc tiền được chuyển thẳng vào tài khoản ngân hàng của mỗi nhân viên

Quy trình:

 Khi tiền lương đã được chuẩn bị, bảng lương sẽ được để xét duyệt

 Chứng từ giải ngân sẽ được chuẩn bị và gửi cho thủ quỹ

 Nhân viên sẽ nhận lương theo các hình thức thanh toán mà đơn vị đã cung cấp

f Tính toán các khoản trợ cấp và thuế

Một số khoản thuế và trợ cấp của nhân viên được trả trực tiếp bởi người sử dụng lao động Một phần của tiền lương được trích ra để đóng góp vào bảo hiểm và quỹ thất nghiệp Người

sử dụng lao động cũng đóng góp vào bảo hiểm và quỹ thất nghiệp cho nhân viên

Nhiều tổ chức cung cấp cho nhân viên các chương trình, kế hoạch linh động về các khoản phụ cấp, trợ cấp và hướng tới chế độ tiết kiệm hưu trí, phúc lợi

g Giải ngân các khoản thuế và các khoản khấu trừ khác

Hoạt động cuối cùng trong quy trình quản lý lương liên quan đến việc thanh toán các nghĩa

vụ về thuế và các khoản khấu trừ lương tự nguyện khác của mỗi nhân viên

Một tổ chức định kỳ phải chuẩn bị séc thanh toán hoặc sử dụng chuyển khoản để thanh toán các nghĩa vụ thuế phát sinh trong kỳ

Thời gian của các khoản thanh toán được quy định bởi các cơ quan nhà nước

Các quỹ tự nguyện trích từ tiền lương của mỗi nhân viên cho các lợi ích khác nhau phải được giải ngân cho các tổ chức thích hợp

1.8 Mục tiêu kiểm soát của quy trình quản lý nhân sự

 Các mục tiêu của quy trình kiểm soát đều được thực hiện bởi quy trình quản lý nhân sự, bao gồm:

- Sự hiệu quả của quá trình làm việc trong tổ chức:

 Trả lương cho nhân viên đúng thời hạn,

 Cung cấp bản báo cáo thuế và các báo cáo khác cho cơ quan chính phủ đầy đủ và đúng hạn,

 Tuân thủ luật liên quan về thuế và các luật khác trong quy trình

- Quản lý nhân viên hiệu quả với phần mềm, chương trình trợ giúp

- Bảo mật hệ thống phần mềm quản lý: các phương pháp quản lý nhằm giúp tránh trường hợp có sự truy cập của người không phận sự hoặc là có sự thay đổi, sao chép, bán, phá hủy những dữ liệu của hệ thống máy chủ quản lý nhân viên và quy trình nhân sự

 Những mục tiêu kiểm soát quy trình thông tin, như là đã trình bày trong quy trình nhân sự ở trên, bao gồm:

- Nhập bảng dữ liệu thời gian đúng với nguồn dữ liệu

Bằng việc có được các thông tin về thời gian một cách tự động, sự chuẩn bị cho việc trả lương được củng cố và tiến hàng đúng thời gian hơn Nhập dữ liệu thời gian thẳng vào chương trình máy tính ngay tại thời điểm đó sẽ giúp loại bỏ một vài bước trong quy trình chấm công và phân

bổ chi phí Đồng thời, bởi vì những dữ liệu về thời gian có thể được chỉnh sửa ngay lập tức nên

độ chính xác sẽ được cải thiện và cũng sẽ làm giảm những sai lầm do nhập dữ liệu khi tiến hành thực hiện các quy trình

- Ký hợp đồng với nhóm lập trình:

Những dữ liệu về khoảng thời gian công tác và những lập trình đều được quản lý bởi chương trình quản lý thời gian tự động

- Kiểm tra các bảng báo cáo thời gian có mặt và thời gian làm việc của nhân viên:

Trước khi bảng báo cáo trên được chuyển tới bộ phận chấm công thì sẽ được kiểm tra bởi quản

lý của bộ phận để chắc chắn rằng những nhân viên của công ty được trả lương cho khoảng thời gian làm việc thực sự của họ

- Đối chiếu bảng báo cáo thời gian có mặt và thời gian làm việc của nhân viên:

Việc đối chiếu các bảng số liệu này đã giúp chuẩn bị trước cho việc thực hiện các quy trình chấm công và trả lương, giảm các sai sót khi bắt đầu tiến hành quy trình Nếu số giờ làm việc tính được từ bảng dữ liệu về thời gian có mặt của nhân viên không khớp với dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên và trong trường hợp bước đối chiếu số liệu này không được thực hiện thì công ty sẽ phải trả lương cho thời gian không làm việc của nhân viên đó

- Phân bổ chi phí nhân công:

Khi những bút toán phân bổ này được hoàn thành và cân bằng, chúng ta sẽ tìm ra và chỉnh sửa những khác biệt giữa thời gian có mặt và khoảng thời gian làm việc Bước này đảm bảo rằng chỉ

có những dữ liệu thời gian hiện hữu, đầy đủ và chính xác là được nhập vào trong quy trình

- Hệ thống trả lương độc lập:

Việc này để chắc chắn rằng tiền chỉ được nhận bởi chính người lao động làm việc cho công ty,

đề phòng những khoản chi khống hoặc lừa đảo

- Phê duyệt chứng từ thanh toán lương:

Đầu tiên, những giấy tờ chấm công được đưa đến cho kế toán phải trả Sau đó, chứng từ giải ngân được lập ra, ký duyệt bởi kế toán phải trả và thủ quỹ rồi được gửi đến ngân hàng Việc thực hiện phê duyệt chứng từ thanh toán này giúp chắc chắn rằng các khoản chi được gửi đến chỉ cho đúng người nhận

- Cập nhật dữ liệu bảng lương để đối chiếu với những tài khoản lương trống:

Bước này giúp thu thập những dữ liệu được cập nhật vào hệ thống và đối chiếu chúng với nhau Việc này nhằm thu nhận thông tin hoàn chỉnh và chính xác cho hệ thống

- Sử dụng tài khoản chuyển lương :

Như đã nói ở trên, các khoản tiền sẽ được chuẩn bị và chuyển khỏi tài khoản để hoàn thành việc trả lương qua ngân hàng Tài khoản chuyển lương và tài khoản lương nên bằng 0 vào cùng một ngày ở mỗi kỳ trả lương Bước này giúp đối chiếu khoản tiền từ 2 nguồn (2 tài khoản) khác nhau

để đạt mục tiêu là chính xác, đầy đủ và đúng luật

- Chuẩn bị các bản báo cáo:

Những bản báo cáo này nên được chuẩn bị trên máy hoặc bằng giấy tờ để nộp đúng thời hạn

- Tự động đối chiếu với tài khoản của ngân hàng liên quan đến việc trả lương cho nhân viên của công ty:

Việc này giúp đảm bảo an toàn đối với tiền của công ty bằng việc xác định những điều bất thường hoặc thiếu sót trong tài khoản

1.9. R i ro trong quy trình qu n lý nhân s ủi ro trong quy trình quản lý nhân sự ản lý nhân sự ự

-Rủi ro do công ty không thực hiện đúng theo các

chế độ dành cho người lao động (ví dụ như chế độ

bảo hiểm,….)

- Nên mở các lớp phổ biến luật lao động cho công nhân viên để tránh tình trạng một số nhân viên có chức quyền lợi dụng người lao động không nắm rõ luật để gian lận, trục lợi

-Máy chấm công bị hư - Kiểm tra máy hằng ngày, trước hoặc sau

khi kết thúc ngày

- Nhân viên chấm công nhiều hơn thời gian thực

làm

- Trường hợp quẹt thẻ giùm cho người khác (chấm

công giúp nhân viên khác)

- Sử dụng phương thức chấm công trực tiếp, kết hợp với các phương pháp chấm công phổ thông trên giấy tờ sẽ loại bỏ được những rủi ro do mất bảng chấm công, sửa đổi bảng chấm công,… và những rủi ro gây nên khi sử dụng phương