1. Trang chủ
  2. » Luận Văn - Báo Cáo

Bài giảng Microsoft Excel

62 577 1
Tài liệu đã được kiểm tra trùng lặp

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 62
Dung lượng 1,27 MB

Nội dung

Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)

Trang 1

Bài giảng Microsoft Excel

Trang 2

 C3: Menu Start/Programs/Microsoft Excel

Trang 3

Cửa sổ làm việc của Excel

Trang 5

Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar

Trang 6

Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)

 C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar

 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S

C3: Vào menu File/Save.

 Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện

tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước ( có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì ).

 Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên

Trang 7

Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)

 Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ

Vào menu File/Save As

1 Chọn nơi ghi tệp

2 Gõ tên mới cho tệp

3 Bấm nút Save để ghi tệp Bấm nút

Cancel để hủy lệnh ghi tệp

Trang 8

Thoát khỏi Excel (Exit)

 C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4

 C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.

C3: Vào menu File/Exit

 Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:

 Yes: ghi tệp trước khi thoát,

 No: thoát không ghi tệp,

Trang 9

Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc

tên hàng nếu muốn cố định phần đó Ví dụ: $A3, B$4, $C$5

Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không

Trang 10

Địa chỉ ô và miền (tiếp)

 Miền là một nhóm ô liền kề nhau.

 Địa chỉ miền được khai báo theo cách:

Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải

$C$5:$D$8

Trang 11

Dịch chuyển con trỏ ô

 Dùng chuột kích vào ô.

 Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, bấm nút OK.

 Dùng các phím sau đây:

Gõ địa chỉ ô muốn đến

Trang 12

Các phím dịch chuyển con trỏ ô:

+ , , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên

+ Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.

+ Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.

+ Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại

+ Ctrl +  tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.

+ Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.

+ Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại + Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.

+ Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1).

+ Ctrl +  +  tới ô phải trên cùng (ô IV1).

+ Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536).

Trang 13

 Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ

thì nhập dấu trước dữ liệu đó.

Ví dụ: ’04.8766318

VD: 11/25/1980

Trang 14

Chọn miền, cột, hàng, bảng

phải, nhả chuột.

và tên cột.

chọn các miền đó.

không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn.

Trang 15

Công thức

 Công thức:

bắt đầu bởi dấu =

 sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán

Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)

= B3*B4 + B5/5

= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4)

= SIN(A2)

Trang 16

Hàm số

 Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …

 Hàm số được dùng trong công thức

 Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký

tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ”

Trang 18

Một số hàm số quan trọng (2)

SUM (đối 1, đối 2, …, đối n):

cho tổng của các đối số

Các đối số là các hằng, địa chỉ

ô, miền.

AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n):

Trang 19

Một số hàm số quan trọng (3)

MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn nhất.

MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ nhất.

Trang 20

Một số hàm số quan trọng (4)

IF (bt logic, trị đúng, trị sai):

 Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True

 Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False

VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”)

 - Hàm IF có thể viết lồng nhau.

VD: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2))

- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:

nếu [dữ liệu trong ô C6]  300

nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6]  400

 2 1

Trang 21

Một số hàm số quan trọng (5)

SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện

Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng

tương ứng 100, 200, 300, 400 Miền C2:C5 chứa tiền lãi

SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28)

Trang 23

Một số hàm số quan trọng (7)

COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện.

Ví dụ 1 Ví dụ 2

Trang 24

VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True)

- Nếu g/t tra cứu nhỏ hơn g/t nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng thì trả về lỗi #N/A.

+ Các g/t trong cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp tăng

dần.

+ Nếu g/t tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì hàm

Trang 25

Ví dụ hàm VLOOKUP

Trang 26

- đối số 1: là giá trị cần xếp thứ (VD: điểm 1 HS)

- đối số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm)

- đối số 3: = 0 thì g/t nhỏ nhất xếp cuối cùng (VD khi xếp

thứ hạng các HS trong lớp theo điểm)

= 1 thì g/t nhỏ nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ hạng cho

các VĐV đua xe theo thời gian)

Trang 27

Ví dụ hàm RANK

Khi thứ thự xếp bằng 1

RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)

Khi thứ thự xếp bằng 0

Trang 28

Một số hàm số quan trọng (10)

LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi.

cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”

RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi.

cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”

MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ

m của chuỗi.

Trang 29

Một số hàm số quan trọng (11)

NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.

TODAY(): Cho ngày hiện tại.

DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.

Trang 31

Các thao tác soạn thảo

1. Sao chép (Copy):

 Chọn miền

Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)

 Dịch tới ô trái trên của miền định dán

Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)

Nếu sao chép công thức sang các ô lân cận:

 Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm

giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột (Drag & Drop) Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng.

Trang 32

Các thao tác soạn thảo (2)

2. Dịch chuyển (Move):

 Chọn miền

Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)

 Dịch tới ô trái trên của miền định dán

Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)

 C2: di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình

mũi tên, Drag rời dữ liệu tới vị trí mới, thay thế

dữ liệu cũ Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thì giữ phím Shift trong khi Drag.

Trang 33

Các thao tác soạn thảo (3)

3. Sửa:

Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường

4. Xoá: Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete

5. Undo và Redo:

Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót

Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm

lại việc vừa bỏ / việc vừa làm.

Trang 34

Thêm một bảng tính (sheet): menu Insert/Worksheet

Xoá hàng hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Row

Xoá cột hiện tại: menu Edit/Delete…Entire Column

Xoá bảng tính: menu Edit/Delete Sheet

Trang 35

Một số thao tác hữu dụng (2)

2. Các thao thác giúp nhập dữ liệu:

 Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công

Trang 36

Một số thao tác hữu dụng (tiếp)

 Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề

nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm…:

Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứng

 Bôi đen 2 ô vừa nhập

 Thực hiện Drag như khi sao chép công thức

3. Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc

trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter

Trang 37

Định dạng

1) Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính:

C1: Di chuột vào mép hàng/cột, con trỏ thành

hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột

C2: Di chuột vào mép hàng/cột, kích đúp để

được kích thước vừa khít

Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào

menu Format/Row/Height… và Format/Column/Width…

Trang 38

Định dạng (2)

2) Định dạng ô (Menu Format/Cells…)

- Chọn miền, vào menu Formar/Cells…

+ Tab Number: định cách hiển thị số

+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu

+ Tab Font: định font chữ

+ Tab Border: định đường kẻ viền các ô

Trang 39

Kiểu hiển

thị số

Khung xem trước

Số chữ số thập phân

Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn

Cách hiển thị số âm Chú giải

Menu Format/Cells… Tab Number

Trang 41

Chọn phông

chữ

Chọn kích thước chữ

Chọn màu chữ

Trang 42

Không kẻ

khung

Màu đường kẻ

Khung

bao ngoài

Menu Format/Cells… Tab Border

Chọn kiểu đường kẻ

Trang 43

Cơ sở dữ liệu (CSDL)

1) Khái niệm

 CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record).

 Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.

 Bản ghi là một hàng dữ liệu.

 Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi.

Trang 44

2) Sắp xếp - Menu Data/Sort

cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu.

tối đa 3 khoá Các bản ghi cùng g/t ở khoá thứ nhất được

xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được

xếp thứ tự theo khoá thứ 3.

Cách làm: Chọn miền Chọn Menu Data/Sort…

Trang 45

Sắp xếp giảm dần

Dòng đầu là

tên trường

(ko sắp xếp)

Ko có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu)

Xếp từ trên xuống dưới Xếp từ trái sang phải

Trang 46

 AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc

 Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều kiện lọc

Trang 47

a) Lọc dữ liệu dùng AutoFilter

 Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường

Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu

mũi tên thả xuống của hộp danh sách

 Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:

 All: để hiện lại mọi bản ghi

 Top 10…: các giá trị lớn nhất

 Custom…: tự định điều kiện lọc

 Các giá trị của cột

Trang 48

Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)

để người sử dụng tự định điều kiện lọc:

Trang 49

b) Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter

1. B1: Định miền điều kiện:

 Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý

phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL

 Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện

cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR

Trang 50

Miền đ/k để lọc các bản

ghi có số SP bán ra trong

tháng 1 =400

Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong

Trang 51

Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp)

2. B2: Thực hiện lọc

Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện KQ lọc ra nơi khác

Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện

Chọn miền hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong

số những KQ trùng lặp

Trang 52

Đồ thị

hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie.

Insert/Chart…  Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:

Chọn nơi hiện đồ thị

Trang 55

Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles

Trang 56

Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend

Trang 57

Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels

Trang 58

Bước 4: Định nơi đặt đồ thị

Đồ thị hiện trên 1 sheet mới

Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại

Trang 59

Khi đồ thị đã được tạo, có thể:

1 Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag &

Drop.

2 Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào

vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột.

3 Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, …)

bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và

chọn Chart Options… Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên.

4 Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font

chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,…) bằng cách nháy

chuột phải vào thành phần đó và chọn Format …

Trang 60

Thay đổi thuộc tính trục đồ thị

* Thay đổi tỷ lệ trên trục

Axis

Trang 61

Khối lượng của lợn qua các ngày tuổi

0 4 8 12 16 20

Thay đổi thuộc tính trục đồ thị

* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu

Đối với đồ thị dạng Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên nhưng vẫn chưa chính xác vì các mốc thời gian không nằm đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel.

Trang 62

Khối lượng của lợn qua các ngày tuổi

0 4 8 12 16 20

Thay đổi thuộc tính trục đồ thị

* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu

Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình trên là được Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100%

Ngày đăng: 12/04/2013, 21:50

HÌNH ẢNH LIÊN QUAN

Bảng và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng tra cứu nằm trên  cột ở đối số 3. - Bài giảng Microsoft Excel
Bảng v à hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng tra cứu nằm trên cột ở đối số 3 (Trang 24)
 HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP - Bài giảng Microsoft Excel
g t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP (Trang 26)
- đối số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm) - Bài giảng Microsoft Excel
i số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm) (Trang 26)
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp) - Bài giảng Microsoft Excel
g t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp) (Trang 27)
 C2: di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình - Bài giảng Microsoft Excel
2 di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình (Trang 32)
dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter. - Bài giảng Microsoft Excel
d ưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter (Trang 36)
Hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị  trí mới rồi nhả chuột. - Bài giảng Microsoft Excel
Hình m ũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột (Trang 37)
Đồ thị hiện trên 1 sheet mới - Bài giảng Microsoft Excel
th ị hiện trên 1 sheet mới (Trang 58)
Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình - Bài giảng Microsoft Excel
s ửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình (Trang 62)

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

w