Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng thuốc

Những năm gần đây các cuộc cách mạng khoa học công nghệ đang diễnra một cách sôi động chưa từng thấy trên toàn thế giới ,nó đã thúc đẩy loàingười nhanh chóng bước sang một kỷ nguyên mới .Đó là một kỷ nguyên cuảnền văn minh dựa trên cơ sở công nghiệp trí tuệ nhân tạo .Mở đầu cho cuộccách mạng khoa học và công nghệ thông tin hiện nay đã và đang xâm nhậpvào mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người nó mang lại nhiều lợi íchcao cũng như những lợi nhuận khổng lồ và cùng với nó là sự giải quyết vềcông việc ngày càng nhanh chóng , mang lại hiệu quả kinh tế cao.Trong đó , quản lý là một lĩnh vực không thể thiếu trong hầu hết các hoạtđộng kinh tế xã hội .Vì nó đóng một vai trò to lớn , mang lại hiệu quả kinh tếcao, giảm thiểu chi phí về thời gian , nhân lực .Chính vì vậy , khoa học côngnghệ là môt trong những giải pháp không thể bỏ qua để đạt được những nhucầu đó .Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó. Đi đôivới sự phát triển công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc sản phẩmphần mềm ứng dụng ra đời có ý nghĩa rất quan trọng và có tính chất quyếtđịnh trong công tác quản lý.Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thànhmột ngành công nghiệp mũi nhọn. Nó là một ngành khoa học kỹ thuật khôngthể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế,thông tin. Việc tin học hoá trong công tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệpđang rất phổ biến và trở nên cấp thiết.

LỜI NÓI ĐẦU

Những năm gần đây các cuộc cách mạng khoa học công nghệ đang diễn

ra một cách sôi động chưa từng thấy trên toàn thế giới ,nó đã thúc đẩy loàingười nhanh chóng bước sang một kỷ nguyên mới Đó là một kỷ nguyên cuảnền văn minh dựa trên cơ sở công nghiệp trí tuệ nhân tạo Mở đầu cho cuộccách mạng khoa học và công nghệ thông tin hiện nay đã và đang xâm nhậpvào mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người nó mang lại nhiều lợi íchcao cũng như những lợi nhuận khổng lồ và cùng với nó là sự giải quyết vềcông việc ngày càng nhanh chóng , mang lại hiệu quả kinh tế cao

Trong đó , quản lý là một lĩnh vực không thể thiếu trong hầu hết các hoạtđộng kinh tế xã hội Vì nó đóng một vai trò to lớn , mang lại hiệu quả kinh tếcao, giảm thiểu chi phí về thời gian , nhân lực Chính vì vậy , khoa học côngnghệ là môt trong những giải pháp không thể bỏ qua để đạt được những nhucầu đó Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó Đi đôivới sự phát triển công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc sản phẩmphần mềm ứng dụng ra đời có ý nghĩa rất quan trọng và có tính chất quyếtđịnh trong công tác quản lý

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thànhmột ngành công nghiệp mũi nhọn Nó là một ngành khoa học kỹ thuật khôngthể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế,thông tin Việc tin học hoá trong công tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệpđang rất phổ biến và trở nên cấp thiết

Nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin đã làm giảm được sự quản lý đầykhó khăn, phức tạp trên giấy tờ trong công tác quản lý Nó có yếu tố quantrọng, quyết định không nhỏ đến sự thành công của mỗi ngành nghề, mỗi xí

Xuất phát từ thực tiễn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cácbài toán quản lý, đồng thời dựa trên những kiến thức đã thu được ở trường, sự

giúp đỡ của Công ty giải pháp phần mềm VNLink cùng với sự hưỡng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Đặng minh Ất trong suốt thời gian thực tập, em đã chọn chuyên đề “Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng thuốc Kim

Anh ” cơ sở thực tập của em Công ty giải pháp phần mềm VNLink.

Trong đề tài này em sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản trị

cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003

Nội dung của Chuyên đề thực tập bao gồm gồm:

 Chương 1 Khảo sát cửa hàng bán thuốc Tây

 Chương 2 Phân tích Thiết kế hệ thống

 Chương 3 Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu

 Chương 4 Các công cụ sử dụng và thiết kế giao diện

Cho dù có cố gắng nhưng do thời gian và kinh nghiệm có hạn nên

chương trình chắc chắn còn nhiều thiếu xót Em rất mong nhận được sự góp ýchân thành của thầy, cô giáo và các bạn để chương trình ngày càng hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn thầy giao PGS.TS Đặng minh Ất và đơn vị

nơi em thực tập đã nhiệt tình giúp đỡ để chương trình của em đạt kết quả tốthơn cũng như giúp em có được những kinh nghiệm quý báu trong công việc

Hà Nội, tháng 3 năm 2008

Sinh viên thực hiện:

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT SƠ BỘ VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN

1.1.Khảo sát sơ bộ cửa hàng thuốc Kim Anh

1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của cửa hàng thuốc Kim Anh

Cửa hàng thuốc Kim Anh là cửa hàng bán thuốc tư nhân , chuyên bánbuôn , bán lẻ các loại thuốc Tây , là một cửa hàng bán thuốc uy tín hàng đầuđược thành lập vào năm 1994 cho tới nay đã hoạt động được 15 năm Hiệnnay nay theo thông kê của các nhà cung cấp thuốc thì cửa hàng thuốc KimAnh là một trong những cửa hàng bán thuốc hàng đầu ở Thành phố Hà Nội.Hiện nay cửa hàng có hai địa điểm bán thuốc Cơ sở bán thuốc chính củacửa hàng nằm tại số nhà 29 phường thanh lương quận Hai Bà Trưng , Thànhphố Hà nội ,cơ sở thứ hai mới mở nằm ở 6 ngach 6 phường Quỳnh Mai –Hai

Bà Trưng-Thành phố Hà Nội

1.1.2.Hướng phát triển của cửa hàng

Để thực hiện mở rộng hoạt động kinh doanh , đáp ứng số luợng kháchhàng đến mua thuốc ngày càng đông , cửa hàng có nhu cầu xây dựng một hệthống phần mềm quản lý bán hàng thuốc ,nhằm tin học hoá quá trình quản

lý kinh doanh của cửa hàng

1.2.Quá trình hoạt động của cửa hàng thuốc Kim Anh(khảo sát chi tiết) 1.2.1.Hoạt động bán hàng

- Hiện nay bộ phận bán hàng của một cửa hàng gồm có 8 người chialàm hai ca , mỗi ca làm việc gồm 4 người cửa hàng mở cửa vào lúc 6h và kếtthúc vào lúc 11h

+ Nếu khách hàng đến mua thuốc lẻ thì nhân viên bán hàng sau khinăm bắt được tình hình bênh lý của khách hàng với sử hiểu biết của mìnhnhân viên bán thuốc sẽ chuẩn đoán bệnh và tư vấn cho khách hàng nên dùngloại thuốc gì (công dụng , thành phần ,nước sản xuất , giá thành ) nếu kháchhàng đồng ý thí nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng và hưỡng dẫncách sử dụng thuốc cho khách hàng

+ Nếu khách khách hàng mua thuốc theo đơn thì nhân viên bán hàng sẽkiểm tra trong kệ thuốc nếu đáp ứng được loại thuốc nào thì nhân viên bánthuốc sé viết hoá đơn bán hàng chuyển cho khách hàng ,còn các loại thuốc

mà không đáp ứng được thì nhân viên bán hàng sẽ hẹn khách hàng đến muathuốc trong thời gian sớm nhất có thể hoặc giới thiệu cho khách hàng đếnmua ở những cửa hàng có uy tín khác

Các thông tin trên hoá đơn bán hàng bao gồm :số hoá đơn , tên khách ,địa chỉ khách,ngay lập, tổng số tiền , số tiền đã thanh toán , còn nợ , hạn trả

nợ các thông tin chi tiết về thuốc bán bao gồm :Tên thuốc, đơn vị tính,sốluợng , đơn giá ,thành tiền khi thanh toán cửa hàng sẽ lập một phiếu thutương ứng với hoá đơn mua thuốc trên phiếu thu có ghi rõ :số phiếu thu , sốhoá đơn , ngày lập , người lập , số tiền , ghi chú Một bản sao của Hoá đơnbán hàng (phiếu xuất ) sẽ được lưu lại để tiện cho quá trình quản lý ,còn mộtbản giao cho khách hàng để tiện cho việc bảo hành trả nợ nếu có của kháchhàng sau này cửa hàng quản lý khách hàng bằng cách cập nhật thông tin vềkhách hàng Các thông tin về khách hàng bao gồm :mã khách , họ tên khách ,địa chỉ , số điện thoại , email

Sau khi kết thúc ca làm việc thì nhân viên bán hàng sẽ tổng hợp số tiềnbán hàng và bàn giao cho người quản lý

1.2.1.Quá trình nhập hàng

- Đối với nhân viên bán hàng trong quá trình bán thuốc nhân viên bán

hàng có trách nhiệm ghi lại những mặt hàng thuốc đã bán hết , hoặc sắp hếttrong kệ , kho thuốc sau đó sẽ báo cho nhân viên quản lý cửa hàng

- Nhân viên quản lý cửa hàng thuốc có trách nhiệm kiểm tra số lượng

thuốc tồn trong tủ thuốc ,nếu mặt hàng thuốc nào hết hoặc sắp hết nhân viênquản lý sẽ gọi điện cho nhà cung cấp kèm theo đó là Tên thuốc và số luợngthuốc đặt

- Nhà cung cấp sẽ mang thuốc đến kèm theo bảng báo gía.Trước khi

nhập thuốc nhân viên quản lý kiểm tra chất lượng thuốc và thời gian sử

dụng của thuốc Nếu chất lượng đảm bảo thì nhân viên quản lý sẽ lập môtphiếu nhập, trên phiếu nhập có ghi : Số phiếu nhập , tên nhà cung cấp, ngườilập phiếu , ngày lập phiếu ,số tiền đã thanh toán , số tiền còn nợ

-Cửa hàng quản lý nhà cung cấp bằng cách cập nhật thông tin nhà cung

cấp sau khi nhập hàng Các thông tin về nhà cung cấp bao gồm :Mã nhà cungcấp,tên nhà cung cấp, địa chỉ , điện thoại , email, fax

Cửa hàng quản lý Thuốc bằng cách cập nhật thông tin về các loạithuốc Các thông tin này bao gồm:Mã thuốc,tên thuốc , đơn vị tính , côngdụng , hạn sử dụng, nước sản xuất , đơn giá nhập , đơn giá bán Quản lý nhómthuốc bao gồm :mã nhóm tên nhóm

- Hàng tháng cửa hàng sẽ kiểm tra kho hàng những mặt hàng tồn trong tủ

thuốc bán chậm và sắp hết hạn sử dụng , để từ đó trả lại hoặc trao đổi vớinhà cung cấp

Cuối mỗi tháng cửa hàng tiến hành kiểm tra khách nợ đến hạn và lậpmột phiếu nhắc nhở trả nợ gửi khách hàng

- Đối với nhà cung cấp :Khi thanh toán tiền nợ hàng cho nhà cung cấp ,thì nhân viên quản lý sẽ lập một phiếu chi và chuyển tiền cho nhà cung cấp.trên phiếu chi co ghi các thông tin :Số phiếu chi , số phiếu nhập , ngày lậpphiếu, ngày lập, số tiền ghi chú

1.2.4.Thống kê

Hàng ngày , hàng tháng thì cửa hàng cũng thống kê một cách tổng quátnhất doanh thu về số tiền bán được , Doanh số nhân viên , số tiền chi,số tiềnkhách nơ ,số tiền nợ nhà cung cấp

1.3 Đánh giá hiện trạng của cửa hàng thuốc Kim Anh

Qua việc khảo sát tại cửa hàng thuốc tân dược Kim Anh em rút ra đượcnhững ưu điểm và nhược điểm như sau:

1.3.1.Ưu điểm

Hệ thống quản lý bán hàng cửa hàng thuốc Kim Anh đã tuy là một cửahàng với số lượng nhân viên ít chủng loại thuốc thì phong phú , đa dạngnhưng đã có được sự tổ chức chặt chẽ ,có khoa học Khối lượng công việc

được hoạch đình một cách rõ ràng và việc quản lý nhanh chóng Định hướngphát triển cao, đem lại hiệu quả kinh tế cao.

Đội ngũ nhân viên làm việc lâu năm , giàu kinh nghiệm bán hàng

- Khả năng cập nhật thông tin chậm chễ

- Tốn rất nhiều thời gian và nhân lực

- Dễ gây ra thiếu sót , không chính xác trong quá trình thực hiện côngviệc

- Không có khẳ năng lưu trữ thông tin trong một thời gian dài

- Khó kiểm soát thông tin về khách hàng , nhà cung cấp và thông tin vềhàng hoá của cửa hàng

- Khó nắm bắt được tình hình bán hàng của cửa hàng để kịp thời đưa ranhững giải pháp , phương hướng phát triển mới để không ngừng nâng caohiệu quả kinh doanh

- Hiện nay cửa hàng vẫn đáng dựa vào đội ngũ nhân viên lâu năm,

thường là người nhà, nêu mở rộng hoạt động kinh doanh việc tuyển thêm

1.4 Sự cấp thiết xây dựng bài toán quản lý:

Trong những năm gần đây, do nhu cầu tiêu dùng của người dân tăng cao,với sự phát triển mạnh mẽ của công nghiệp hóa, hiện đại hóa và tốc độ pháttriển ngày càng nhanh về kinh tế, xã hội, văn hóa, làm cho cách thức quản lýbán hàng cũng có nhiều thay đổi theo, đòi hỏi cao hơn trong công tác quản lýkinh doanh và trong nghiệp vụ bán hàng Do vậy, để phù hợp với hoàn cảnhmới, việc hiện đại hóa cùng với tin học hóa trong công tác quản lý bán hàng

là điều rất quan trọng và cần thiết

Trong lĩnh vực công nghệ thông tin việc tổ chức và lưu trữ một khốilượng thông tin là vấn đề rất khó khăn vì phải giải quyết được việc cập nhậtthông tin một cách nhanh và chính xác, truy xuất dữ liệu nhanh Do đó chúng

ta cần phải tổ chức thông tin lại thành một cơ sở dữ liệu, đáp ứng nhiều người

sử dụng, nhiều chương trình ứng dụng khai thác, đảm bảo dữ liệu quản lý tậptrung và tăng hiệu quả khai thác

Việc tin học hóa vào hoạt động quản lý kinh doanh bán hàng sẽ đảm bảocho hệ thống lưu trữ và tổ chức thông tin với một khối lượng lớn một cáchkhoa học, giúp cho nhân viên quản lý được tốt hơn, truy cập, tìm kiếm, tracứu thông tin, quản lý khách hàng và thống kê dữ liệu nhanh chóng, chínhxác, giúp cho chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh củacưa hàng nhanh chóng đưa ra các định hướng lập kế hoạch kinh doanh đểmang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn Sớm hội nhập với thị trường trongnước và thế giới

Tóm lại việc quản lý theo phương thức thủ công rất tốn kém về thờigian, nhân lực, hơn nữa độ chính xác lại không cao, tốc độ xử lý chậm do vậykhông đáp ứng kịp thời các yêu cầu của lãnh đạo Vì vậy cần phải có một hệ

thống quản lý bằng máy tính là rất cần thiết để đáp ứng tốt nhất các yêu cầunói trên.

Yêu cầu cho một hệ thống mới ứng dụng tin học trong công tác quản lýbán hàng ở cửa hàng bán thuốc là :

- Tự động hóa các thao tác, các phép tính mà từ trước đến nay phải làmbằng tay

- Thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng, chính xác

- Có khả năng kiểm soát, tổng hợp đầy đủ chính xác, kịp thời phản ánhcác thông tin về khách hàng, thông tin về nhà cung cấp thông tin về mặt hànghiện có của cửa hàng

- Đưa ra nhanh chóng danh sách thông tin khách hàng, danh sách nhàcung cấp, danh sách chủng loại thuốc, danh sách nhân viên nhập hàng và bánhàng khi cần tìm kiếm theo yêu cầu

- Có khả năng lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài

- Có khả năng bổ sung thêm, xóa bỏ, sửa chữa kịp thời thông tin về mộtkhách hàng, một nhà cung cấp, một nhân viên, một mặt hàng

- Giải quyết vấn đê nhập thuốc vào kho (tránh nhầm lẫn)

- Giải quyết tài chính và nguồn hàng với các nhà cung cấp

- Giải quyết số thuốc quá hạn hoặc không đủ chất lượng

- Giải quyết việc bán hàng

- Giúp người bán hàng không bị nhầm lẫn trong việc chuẩn đoán một sốbệnh thông thường với đơn thuốc có sẵn

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1.Phân tích về chức năng

2.1.1 Phuơng pháp phân tích

Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện, phân

định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa

chúng Theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn hai, đi sau khảo sát sơ

bộ, là giai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thànhphần hệ thống

Từ kết quả của giai đoạn này ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic

chức năng xử lý của hệ thống Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic

chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý Yêu cầu đòi hỏi thiết kế logic một cáchhoàn chỉnh trước khi thiết kế vật lý

Đường lối thực hiện:

 Phân tích trên xuống (top-down): Phân tích từ đại thể đến chi tiết,thể hiện phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và ởcách phân mức ở biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

 Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

 Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic

Phân tích thiết kế hệ thống là sự nhận thức và mô tả một hệ thống, bởi

vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hóa và làcông cụ giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống.Mỗi mô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thứcchủ quan

Mục tiêu của phân tích mô hình xử lý là đưa ra một cách xác định cácyêu cầu của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu

2.1.2.Biểu đồ phân cấp chức năng(BPC)

Biểu đồ phân rã chức năng BPC (Tiếng Anh là Business Functional

Diagram-BFD) là một loại công cụ cho phép phân rã dần dần các chức năng

từ mức cao nhất, tổng thể nhất thành các chức năng chi tiết hơn, cụ thể hơn vàcuối cùng ta thu được một cây chức năng Cây chức năng xác định một cách

rõ ràng, dể hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống

Sau khi tìm hiểu và phân tích “Hệ thống quản lý cửa hàng Thuốc Kim

Anh “ em đã đưa ra được biểu đồ phân cấp chức năng như sau:

tin ” , chức năng “Quản lý kho hàng”, chức năng “Quản lý bán Thuốc ”, chứcnăng “Quản lý thu chi ”, chức năng “quản lý báo cáo”.Đến lượt mình , mộttrong năm chức năng trên lại được phân cấp thành các chức năng chi tiết hơn

Cụ thể , chức năng “Cập nhật thông tin ” được phân chia thành 5 chứcnăng đó là “Thông tin Thuốc”, “Thông tin Nhà cung cấp”,”Thông tin Kháchhàng ”,”Thông tin Nhóm thuốc ,”Thông tin Nước sản xuất “.Chức năng

Quản lý kho hàng được phân thành 4 chức năng con là :Kiểm tra kho

Thuốc ,”lập Phiếu nhập thuốc ” “Danh sách thuốc hết hạn ”,”Tìm kiếm

”“Quản lý thuốc quá hạn sử dụng” Chức năng bán hàng được phân thành 4chức năng con đó là :”quản lý Khách hàng ” , “quản lý bán thuốc ”, “tư vấnkhách hàng”,Tìm kiếm Chức năng “Quản lý thu chi ” được phân thành 4chức năng con “Lập phiếu thu”, “Danh sách khách nợ ”,”Lập phiếu chi

”,”xem công nợ ” Chức năng “Báo cáo” được phân thành 4 chức năngcon :”Báo cáo doanh thu”, “Báo cáo nhập xuất”,”Báo cáo doanh số bán hàngnhân viên báo cáo hàng tồn ”

Cập nhật thông tin Nhà cung cấp như : thêm mới nhà cung cấp , sửa, xoá thông tin Nhà cung cấp hàng khi cần thiết

Cập nhật thông tin khách hàng như: thêm mới khách hàng, sửa, xoá thông tin khách hàng khi cần thiết

Cập nhật thông tin về nhóm Thuốc như: thêm mới, sửa, xoá thông tin nhóm Thuốc

1.5 Cập nhật Nuớc sản Cập nhật thông tin về Nước sản xuất Thuốc

xuất như:Thêm mới , sửa , xoá thông tin nước sản xuất

Kiểm tra kho

Tìm kiếm theo yêu cầu thông tin người sử dụng

Nhân viên sẽ kiểm tra danh mục Thuốc tồn hiện có trong kho trước khi mua, bán hay huỷ hàng.

Khi nhận được hàng từ nhà cung cấp thì nhân viên sẽ lập một phiếu nhập hàng.

Chương trình sẽ tự động cập nhật danh sách thuốc hết hạn Từ danh sách này người sử dụng lập một phiếu huỷ

Tìm kiếm theo yêu cầu thông tin người sử dụng Khi khách hàng co nhu cầu mua thuốc thì nhân viên

Báo cáo doanh thu

Báo cáo nhập xuất

Báo cáo doanh số

Tìm kiếm thông tin về hoá đơn bán hàng

Nhân viên sẽ lập phiếu thu khi khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc muốn trả nợ.

Hàng tháng nhân viên kiểm tra danh sách khách hàng còn nợ.nếu khách hàng nợ quá hạn thì nhân viên sé lập một phiếu nhắc trả nợ gửi cho khách hàng Nhân viên sẽ lập phiếu chi khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp hoặc khi trả nợ cho nhà cung cấp Hàng tháng Cửa hàng sẽ xem công nợ.

Tìm kiếm theo yêu cầu thông tin người sử dụng

Báo cáo doanh thu theo doanh thu theo ngày , tháng, năm

Báo cáo về tình hình bán hàng và nhập hàng của cửa hàng

Báo cáo doanh số bán hàng của từng nhân viên trong tháng

2.2.Biểu đồ luồng dữ liễu- BLD (Data Flow Diagram=DFD)

BLD là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình XLTT vớicác yêu cầu sau:

+ Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi: “Làm gì?” mà

bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”

+ Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lýcần mô tả

+ Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua

đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD hay DFD) là một công cụ dùng để trợ giúpcho bốn hoạt động chính sau đây của các phân tích viên hệ thống trong quátrình phân tích thông tin

+ Phân tích BLD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng.+ Thiết kế BLD dùng để vạch kế hoạch và minh họa các phương án chophân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới

+ Biểu đồ BLD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệthống và người dùng

+ Tài liệu BLD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cáchđầy đủ, súc tích và ngắn gọn BLD cung cấp cho người sử dụng một cái nhìntổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó

Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:

- Quá trình (chức năng –Processes) được ký hiệu bởi vòng tròn tượngtrưng cho các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện Chức năng

thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổsung hoặc tạo ra thông tin mới.

- Luồng dữ liệu (Flow) được ký hiệu bằng đường kẻ có mũi tên Mũi tênchỉ hướng ra của luồng thông tin Luồng dữ liệu liên kết các Processes vớinhau, tượng trưng cho thông tin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thôngtin mà chúng biến đổi thành đầu ra

- Kho dữ liệu (Data Store) được ký hiệu bởi 2 đường thẳng song song,biểu diễn hay chứa đựng thông tin mà hệ thống cần phải lưu giữ trong mộtkhoảng thời gian dài để một hay nhiều quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào.Một khi công việc xây dựng HTTT kết thúc thì những thông tin này được tồntại dưới dạng các File hay CSDL

- Tác nhân ngoài là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức bênngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp xúcvới hệ thống Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và

là phần sống còn của hệ thống

- Tác nhân trong là một chức năng hay một quá trình bên trong hệ

thống

DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dể hiểu về các chức năng và các

dữ liệu chính của hệ thống Tuy nhiên, nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFDlại chưa được đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu Hai công cụ được sửdụng để bổ khuyết cho DFD là: Từ điển dữ liệu (Data Dictionary) và Đặc tảchức năng (Process specification)

Thông qua tìm hiểu hệ thống quản lý Cửa hàng thuốc Kim Anh em xây

- Các chức năng: Cập nhật thông tin , Quản lý kho hàng , Quản lý bánThuốc Quản lý Thu chi , Quản lý báo cáo cùng các chức năng con đã trìnhbầy ở trên.

- Các luồng dữ liệu: thông tin mua thuốc, thông tin Nhập thuốc, Thanhtoán

- Các kho dữ liệu:Thuốc nhập ,hoá đơn bán ,Khách hàng , Nhà cung cấp,

- Các tác nhân trong và các tác nhân ngoài: Tùy theo từng chức năngquản lý cụ thể mà biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức có sử dụng thêm các tácnhân trong và ngoài cho phù hợp

2.2.1.BLD mức ngữ cảnh (mức 0)

Là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống như mộtchức năng Tại mức này hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng Các tácnhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệthống được xác định

Từ định nghĩa trên, ta có sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh như sau:

2.2 BLD mức đỉnh (mức 1)

Gồm nhiều chức năng được phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các chứcnăng phân rã tương ứng mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng BPC (hoặcBFD) Các nguyên tắc phân rã:

- Các luồng dữ liệu được bảo toàn

- Các tác nhân ngoài bảo toàn

- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

2.2.3.BLD mức dưới đỉnh (mức 2)

Phân rã từ BLD mức đỉnh, các chức năng được định nghĩa riêng từngbiểu đồ hoặc ghép lại thành một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản.Các thành phần của biểu đồ được phát biểu như sau:

+ Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dướithấp hơn.

+ Luồng dữ liệu: vào/ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn), ở mức dưới thìphân rã, bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ do phân rã các chức năng vàthêm vào kho dữ liệu

+ Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ

+ Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dướikhông thêm gì cả

Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống quản lý:

2.2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng cập nhật thông tin

2.2.3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý kho hàng

2.2.3.3.Sơ đồ chức năng quản lý Bán Thuốc

2.2.3.4.Sơ đồ chức năng quản lý Thu chi

2.2.3.5.Sơ đồ chức năng quản lý báo cáo

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Một hệ thống trong trạng thái vận động bao gồm hai yếu tố là các chứcnăng xử lý và dữ liệu Giữa xử lý và dữ liệu có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ

và bản thân dữ liệu có mối liên kết nội bộ không liên quan đến xử lý đó làtính độc lập dữ liệu Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, kiểu(dạng) dữ liệu và tính chất của dữ liệu Dữ liệu không phụ thuộc vào người sửdụng đồng thời không phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin.Trong XLTT có nhiều công cụ để mô tả dữ liệu Các công cụ này là cáccách trừu tượng hóa dữ liệu, đặc biệt là mối quan hệ của dữ liệu nhằm phổbiến những cái chung nhất mà con người có thể trao đổi lẫn nhau Trong phầnnày chúng ta đề cập tới 4 công cụ chủ yếu:

1 Mã hóa dữ liệu (Coding)

2 Từ điển dữ liệu (Data Dictionary)

3 Mô hình thực thể liên kết ER (Entity Relationship)

4 Mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling)

Như ta đã biết phân tích hệ thống bao gồm hai công việc: Phân tích vềchức năng xử lý và phân tích về dữ liệu Trong phần này chúng ta xem xétphần phân tích dữ liệu Dữ liệu có tính độc lập tương đối và là đối tượng của

xử lý

Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là: Lập lược đồ dữliệu hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD) Hệ thống dữ liệu được lưu trữlâu dài:

Kết quả của giai đoạn phân tích hệ thống về mặt dữ liệu là cho chúng tamột khuôn dạng hỗ trợ các phân tích viên hệ thống trong quá trình nhận thức

và biểu diễn các dữ liệu sử dụng trong HTTT, đồng thời chỉ rõ được cấu trúccủa dữ liệu

Phương pháp thực hiện: Thể hiện theo hai cách tiếp cận:

+ Mô hình thực thể liên kết: phương pháp này trực quan đi từ trên xuốngdưới, bằng cách xác định các thực thể, mối liên kết giữa chúng rồi đến cácthuộc tính Phương pháp này bao trùm được nhiều thông tin, tuy nhiên kết quảhay thừa

+ Mô hình quan hệ: Xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi đến cáclược đồ quan hệ Phương pháp này đi từ dưới lên, kết quả là vừa đủ cho

những kết xuất xử lý

3.1 Lý thuyết thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ

Các thực thể: Là vật thể tồn tại thực sự khá ổn định trong thế giới thực

muốn phản ánh Tập các thực thể cùng loại hình thành lên kiểu thực thể

Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng đặc trưng bản chất

Cách biểu diễn kiểu thực thể: Người sử dụng các hình chữ nhật bêntrong ghi tên thực thể

Tên thực thể

Các thuộc tính: thuộc tính là giá trị mô tả khía cạnh nào đó của thực thể.

Thuộc tính bao gồm thuộc tính khóa và thuộc tính mô tả

- Thuộc tính khóa gọi là các kiểu thuộc tính cho phép phân biệt các kiểu

- Các thuộc tính còn lại khác khóa là thuộc tính mô tả.

- Yêu cầu với kiểu thuộc tính: Đảm bảo giá trị là duy nhất và là sơ đẳng.Cách biểu diễn:

Tên kiểu thực thể Các Thuộc tính

- Liên kết 1 – n: liên kết giữa hai thực thể A và B là 1 – n nếu mỗi kiểuthực thể A tương ứng với nhiều kiểu thực thể thuộc B Nhưng mỗi thực thểthuộc B chỉ tương ứng với một kiểu thực thể A.

1 1 1

n

n

n

Danh mục Thuốc Danh mục Thuốc Hóa đơn

Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nước sản xuất

Tủ thuốc Danh mục Thuốc

1 1 1 1 1

1

1 n

n n n n n

n

n n

Phiếu hủy Phiếu nhập Phiếu chi Hóa đơn bán Phiếu thu Danh Mục Thuốc Danh Mục Thuốc Hóa đơn bán

→ Thực thể trung gian là Chi tiết hoá đơn để phá vỡ liên kết nhiều nhiều

→ Thực thể trung gian là Chi tiết phiếu nhập để phá vỡ liên kết nhiều nhiều

→ Thực thể trung gian là Thuốc Hủy để phá vỡ liên kết nhiều - nhiều

3.2.3 Phát hiện thuộc tính

1.DM_NhomThuoc(Manhom, Tennhom,MoTa)

12.DM_NhaCC(NCC_Ma,NCC_Ten,NCC_DaiDien,NCC_DiaChi,NCC_DienThoai,NCC_Website,NCC_MaSoThue,NCC_SoDKKD,NCC_TaiKhoan,NC _NGayBD)

13 PhieuHuy(Sophieuhuy, NV_Ma, Ngayhuy, Tongtien)

15 NSD(Manv, TenDN, Matkhau, Quyenhan)

16 TuThuoc(MaTu,TenTu)

17 DonViTinh(Madvitinh, Dvtinh,MoTa)

3.2.4 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu

Dựa trên sự liên kết giữa các thực thể liên kết và mô hình phân rã chứcnăng của hệ thống, chúng ta tiến hành thiết kế cụ thể là xác định các Table( bảng CSDL) của chương trình

3.2.4.1.Bảng DM_KhachHang lưu trữ thông tin về các khách hàng giao dịch với cửa hàng

Độ rộng

4 30 50 50

Mô tả

Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ khách Điện thoại khách hàng Email của khách hàng

3.2.4.2.Bảng DM_NCC lưu trữ thông tin chi tiết về nhà cung cấp, chuyên cung cấp các mặt hàng cho cửa hàng

Độ rộng

4 30 50

50 12

Mô tả

Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ của nhà cung cấp

Số điện thoai nhà cung cấp

Số Fax của nhà cung cấp Email của nhà cung cấp

Mã số thuế nhà cung cấp

3.2.4.3.Bảng NhanVien lưu trữ mọi thông tin chi tiết về các nhân viên của cửa hàng

Độ rộng

10 30

100 100 1 25

Mô tả

Mã nhân viên Tên nhân viên Ngày sinh nhân viên Quê quán nhân viên Địa chỉ của nhân viên Điện thoại của nhân viên Hòm thư của nhân viên

3.2.4.4 Bảng DM_NhomThuoc lưu trữ thông tin về các nhóm Thuốc

Độ rộng

5 30 50

Mô tả

Mã nhóm Thuốc Tên nhóm thuốc

Độ rộng

5 10

Mô tả

Mã đơn vị tính Tên đơn vị tính

3.2.4.6.Bảng.DM_Thuoc lưu trữ chi tiết các thông tin về các loại Thuốc hiện có của cửa hàng

Độ rộng

5 5 30 100 100 100 100

5 5 5 5 100

Mô tả

Mã Thuốc

Mã nhóm Thuốc Tên Thuốc Thành phần Thuốc Chỉ định Thuốc Chống chỉ định Cách dùng và liều dùng Hạn dùng trong bao lâu Chỗ để thuốc

Đơn vị TÍnh Nước sản xuất Nhà cung cấp Ghi chú

Số đăng ký của Thuốc

3.2.4.7.Bảng HD_BanThuoc lưu trữ thông tin chi tiết về các hoá đơn bán Thuốc Tên trường

Độ rộng

5 5

Mô tả

Số hoá đơn bán Thuốc

Mã khách hàng Ngày lập hoá đơn

Mã nhân viên lập hoá đơn Hạn trả nợ tiền

Tổng tiền Thuốc

3.2.4.9.Bảng PhieuThu lưu trữ thông tin về các khoản phải thu của cửa hàng

Độ rộng

5 5

100

Mô tả

Số phiếu thu

Số hoá đơn bán Thuốc

Mã nhân viên thu tiền Khách khách hàng

Số tiền thu Ngày Thu Ghi chú về phiếu thu

3.2.4.10 Bảng PhieuNhapThuoc lưu trữ thông tin về

Text Text Datetime Datetime Number Number

Giờ nhập Tổng tiền nhập

SỐ tiền thanh toán

3.2.5.11.ChiTiet_PhieuNhap lưu trữ chi tiết thông tin về các Thuốc nhập

Độ rộng

5 100

Mô tả

Số phiếu chi

Số phiếu nhập Thuốc Ngày chi tiền

Mã nhân viên

Số tiền đã chi Ghi chú

3.2.5.12.Bảng PhieuChi lưu trữ thông tin về các khoản phải chi của cửa hàng

Độ rộng

5 100

Mô tả

Số phiếu chi

Số phiếu nhập Thuốc Ngày chi tiền

Mã nhân viên

Số tiền đã chi Ghi chú

3.2.5.13.Bảng PhieuHuy lưu trữ thông tin về phiếu huỷ hàng

Độ rộng

4 5

Mô tả

Số phiếu huỷ

Mã nhân viên lập phiếu Ngày lập phiếu huỷ Tổng số tiền Thuốc huỷ

Sophieuhuy Number Số phiếu huỷ Thuốc

DMT_Ma

Soluonghuy

Text Number

Số lượng Thuốc cần huỷ

3.2.5.15.Bảng TuThuoc lưu trữ thông tìn về chỗ để thuốc

Độ rộng

5 30 100

Mô tả

Mã tủ thuốc Tên tủ thuốc

Độ rộng

5 30 10 50

Mô tả

Mã nhân viên Tên đăng nhập của nv Mật khẩu truy cập Quyền hạn

Mô Tả