Chương 1 Chứng từ kế toán (Môn kế toán tài chính 3)

1 CHƯƠNG 1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán MỤC TIÊU  Sau khi học xong chương này sinh viên có thể:  Giải thích và trình bày được một quy trình kế toán trong doanh nghiệp  Phân tích ý nghĩa, vai trò của chứng từ kế toán  Phân loại, xử lý và lập được một số chứng từ kế toán  Phân tích các quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán  Áp dụng các kiến thức đã học trên một số chứng từ kế toán 2 NỘI DUNG  Tổng quan về quy trình kế toán  Chứng từ kế toán  Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán. 3 TÀI LIỆU THAM KHẢO  Luật kế toán 03/2003/QH11  Nghị định 129/2004/NĐ-CP  Chế độ chứng từ kế toán: QĐ15/2006/QĐ-BTC  Thông tư 39/2014/TT-BTC  Thông tư 78/2014/TT-BTC  Thông tư 119/2014/TT-BTC 4 2 5 Tổng quan về quy trình kế toán Khái niệm Các nội dung của quy trình kế toán Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán KHÁI NIỆM  Quy trình kế toán là các bước của một quá trình xử lý dữ liệu để hình thành thông tin kế toán. 6 CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TOÁN  Quy trình kế toán bao gồm:  Ghi chép ban đầu trên chứng từ kế toán  Xử lý trên sổ sách kế toán  Lập và trình bày các báo cáo kế toán  Lồng ghép trong quy trình kế toán là việc kiểm soát các hoạt động. 7 QUI TRÌNH KẾ TOÁN Dữ liệu kinh tế Ghi chép ban đầu (Chứng từ) Phân loại, ghi chép, tổng hợp (Sổ sách) Cung cấp thông tin (Báo cáo) Thông tin 8 3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN  Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn vụ nói chung.  KSNB tăng cường độ tin cậy của báo cáo tài chính. 9 TÌNH HUỐNG 1  Công ty A là một đơn vị kinh doanh bất động sản (xây dựng các chung cư cao cấp sau đó bán lại). Trích một đoạn qui trình thanh toán cho nhà thầu như sau: “…. Với khoản thanh toán lần đầu: Ứng theo tỷ lệ % của hợp đồng, hồ sơ thanh toán gồm: Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu đã được duyệt, Hóa đơn GTGT trên số tiền tạm ứng. Kế toán sẽ căn cứ vào hồ sơ để lập UNC và trình Tổng giám đốc duyệt thanh toán”. Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về qui trình thanh toán trên 10 TÌNH HUỐNG 2  Công ty B là một đơn vị kinh doanh các sản phẩm cơ khí. Kế toán trưởng là bạn thân của Giám đốc, được sự tin tưởng tuyệt đối.  Phòng kế toán giữ con dấu của công ty  KTT có thể ký chữ ký của Giám đốc giống tuyệt đối so với chữ ký mà Giám đốc ký nên đôi khi Giám đốc đi vắng thì KTT ký chữ ký của Giám đốc chỉ cần điện thoại cho Giám đốc hoặc báo cáo qua mail. Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về tính kiểm soát của DN. 11 TÌNH HUỐNG 3  Công ty C là một công ty sản xuất kinh doanh thép. Vì hệ thống kế toán không mạnh nên Giám đốc giao việc theo dõi số liệu khách hàng phải thu và phải trả cho phòng kinh doanh. Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm đối chiếu với khách hàng và nhà cung cấp định kỳ hằng tháng.  Sự việc trên tồn tại từ nhiều năm, kế toán không kiểm tra cũng như không nhận biên bản đối chiếu trên. Khi kiểm toán làm việc với phòng kế toán, phát hiện 10 khoản tiền phải thu của khách hàng được phòng kinh doanh trừ nợ phải thu 02 lần. Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về cách tổ chức của Giám đốc công ty C. 12 4 13 Chứng từ kế toán Khái niệm, vai trò Phân loại Yêu cầu Các yếu tố cơ bản Lập, lưu chuyển, bảo quản và lưu trữ KHÁI NIỆM, VAI TRÒ  Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 14 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ (TIẾP)  Khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng thông tin kế toán.  Phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý.  Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế.  Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh chấp, kiện tụng. 15 BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 1  Ông A phải đi công Đà Nẵng – Chi nhánh của Công ty. Theo dự toán, ông A cần có khoản tiền chi phí 10.000.000đ. Theo các anh/chị, ông A cần phải làm gì để ứng được số tiền này từ công ty và công ty phải làm gì để chi số tiền này cho ông A.  Có rất nhiều khoản chi phí phát sinh: Chi phí đi máy bay, chi phí lưu trú ở khách sạn, chi phí taxi, chi phí ăn uống tiếp khách,… Ông A phải làm gì?  Để thanh toán với số tiền đã tạm ứng, ông A phải làm gì? 16 5 BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 2  Công ty X ký hợp đồng mua 20 tấn thép từ công ty Y. Trong hợp đồng qui định, thời gian nhận hết 20 tấn thép là 1 tháng kể từ ngày ký hợp đồng. Công ty X phải ứng trước 20% giá trị cửa hợp đồng cho công ty Y.  Công ty Y gặp khó khăn trong nguồn hàng nên công ty Y chỉ giao và xuất hóa đơn cho công ty X 16 tấn thép. Theo hợp đồng, Cty Y bị phạt 20 trđ trừ vào số tiền X nợ Y.  Công ty X đã chuyển khoản thanh toán toàn bộ tiền hàng cho công ty Y sau khi trừ đi 20 trđ tiền phạt. Yêu cầu: Hãy nêu những chứng từ cơ bản phát sinh tại công ty X và Y. PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ  Theo nội dung kinh tế  Theo công dụng  Theo nguồn gốc  Theo tính chất pháp lý 18 PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ (TIẾP) 19  Phân loại theo nội dung phản ảnh 19 • Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo CóChứng từ về tiền tệ • Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Chứng từ về hàng tồn kho • Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương Chứng từ về lao động và tiền lương • Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) Chứng từ về bán hàng • biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý Chứng từ về TSCĐ PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ (TIẾP) 20 20 Phân loại theo công dụng của chứng từ • Chứng từ mệnh lệnh • Chứng từ chấp hành • Chứng từ liên hợp Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ • Chứng từ bên trong • Chứng từ bên ngoài Phân loại theo tính chất pháp lý • Chứng từ bắt buộc • Chứng từ hướng dẫn 6 BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 3  Sử dụng dữ liệu của bài thực hành số 1 và số 2, hãy phân loại chứng từ theo các cách phân loại đã học. 21 CÁCH PHÂN LOẠI KHÁC 22 CHỨNG TỪ Chứng từ mệnh lệnh Chứng từ chấp hành Chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp CHỨNG TỪ GHI SỔ NGÀY .31 THÁNG 01 NĂM 20X0 Trích yếu TK đối ứng Số tiền Ghi chú NỢ CÓ Thu nợ khách hàng 111 131 47.000.000 PT01,03 Doanh thu bán hàng 111 511 20.000.000 PT02 Doanh thu bán hàng 111 333 2.000.000 PT02 Thu khác 111 138 2.000.000 PT04 TỔNG CỘNG X X 71.000.000 23 Số: 001/x0 YÊU CẦU ĐỐI VỚI CHỨNG TỪ  Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính chính xác của số liệu.  Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo qui định.  Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống, không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ. 24 7 CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ  Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán  Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán  Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ  Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ  Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh  Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ  Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng từ và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. 25 1 2 4 5 BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 4  Căn cứ vào mẫu Phiếu thu, hãy cho biết trình tự ký duyệt trên chứng từ. 27 BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 5  Hãy phân tích sự cần thiết của các yếu tố trên chứng từ 28 8 29 Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế Chuyển chứng từ qua các bộ phận Kiểm tra chứng từ Hồn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế tốn Lưu trữ và bảo quản chứng từ LẬP VÀ LN CHUYỂN CHỨNG TỪ LẬP VÀ PHẢN ẢNH NGHIỆP VỤ KINH TẾ  Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ  Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó thường có 1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập  Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được lập trong máy tính và in ra. 30 NGUN TẮC LẬP CHỨNG TỪ  Chứng từ kế tốn chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.  Nội dung chứng từ kế tốn phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực.  Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt.  Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số.  Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. 31 CÁCH GHI HĨA ĐƠN ĐỐI VỚI HÀNG HĨA KHƠNG CHỊU THUẾ GTGT 1 2BIS LÊ LI , F2,Q1, TP.HCM CÔNG TY TNHH HOÀNG HÔN MUỐI Kg 030 106 9871 1.000 1.000 1.000.000 1.000.000 Đồng 1.000.000 Đồng (Một triệu đồng chẳn ) (Hàng hóa dòch vụ không chòu thuế GTGT ) 9 CƠNG TY BÁN 55.000 ĐỒNG/BAO XI MĂNG (CHƯA CĨ THUẾ GTGT). CƠNG TY CĨ CHÍNH SÁCH BÁN GIẢM 5.000 ĐỒNG/BAO. 2BIS LÊ LI , F2,Q1, TP.HCM CÔNG TY TNHH HOÀNG HÔN XI MĂNG 1 Bao 030 106 9871 1000 50.000 50.000.000 10 50.000.000 Đồng 5.000.000 Đồng 55.000.000 Đồng Năm mươi năm triệu đồng chẵn 1 2BIS LÊ LI , F2,Q1, TP.HCM CÔNG TY TNHH HOÀNG HÔN XI MĂNG Bao 030 106 9871 10 55.000 550.00 0 10 350.000 Đồng 35.000 Đồng 385.000 Đồng (Ba trăm tám mươi năm ngàn đồng chẵn (Giảm gía hàng hóa bán cho các hóa đơn số .ký hiệu .ngày tháng năm ) 200.000 CÁCH GHI HĨA ĐƠN GIẢM GIÁ CHO CÁC LẦN MUA TRƯỚC CHƯA ĐƯỢC GIẢM GIÁ HOÀNG HÔN SỐ 1 NGÔ QUYỀN HÀ NỘI Xăng A92 1 Lít 0100000000 30 9.090,9 0 272.727 272.727 Đồng 27.273 Đồng 330.000 Đồng Ba trăm ba chục ngàn đồng chẵn (Hàng hóa trả lại do không đúng quy cách phẩm chất) CÔNG TY TNHH HOÀNG HÔN 2 BIS LÊ LI ,F2, Q1, TP.HCM MST: 030 106 9871 CTY TNHH RẠNG ĐÔNG 10 Lệ phí xăng dầu 1.000 30.00 0 Cơng ty bán 100 lít xăng cho khách hàng và đã xuất hóa đơn, nhưng hàng khơng quy cách, phẩm chất, khách hàng lập hóa đơn trả lại hàng (30 lít xăng). Cách ghi hóa đơn như sau: CƠNG TY LẬP HĨA ĐƠN BÁN HÀNG CHO KHÁCH HÀNG LÀ NGƯỜI TIÊU DÙNG 01 01 12BIS LÊ LI , F2,Q10, TP.HCM ÔNG NGUYỄN VĂN A 1 TIVI SONY 21 CÁI 4.000.000 4.000.000 10 7.500.000 Đồng 750.000 Đồng 8.250.000 Đồng (Tám triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng chẳn ) 2 ĐẦU MÁY DVD SHARP CÁI 3.500.000 3.500.000 10 BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 6  Ngày 1/3/2014, Công ty TNHH Sunrise bán hạt nhựa PP cho Cơ sở Tân Hưng, số lượng là 500kg, đơn giá là 34.200đ/kg, giá chưa có thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền mặt. Giá xuất kho của lô hàng trên là 27.600đ/kg, mã lô hàng là 034.  Thông tin về người mua và bán: • Công ty TNHH Sunrise- Lô 8, Đường số 7, KCN Sóng Thần, Bình Dương- MST: 3700151088 • Cơ sở Tân Hưng- 3 Minh Phụng, Q11- MST 0309729158 Yêu cầu: a. Nêu tên các chứng từ có liên quan đến giao dịch trên b. Lập hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho 37 [...]... chứng từ kế toán bị mất Trên chứng từ kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc của đơn vị kế toán khác  Xem thêm Điều 41, Luật kế toán 03/2003  500 1 3 67 2 014 THỦ TỤC TIÊU HUỶ TÀI LIỆU KẾ TOÁN   15 21 111 1  34.200 17 .10 0.000 17 .10 0.000 Mười bảy triệu một trăm ngàn đồng Hóa đơn GTGT 014 00 51  1 3 2 014 66 Điều 40 của Luật Kế. .. CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN  Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng   Yêu cầu Quản lý, thiết kế, và sử dụng biểu mẫu chứng từ Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng chế độ Công tác tổ chức chừng từ chứng từ kế toán  Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển chứng từ  Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán  Danh mục chứng từ Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ. .. đồng  1 3 Công ty TNHH Sunrise 370 015 1088 Lô 8, Đường số 7, KCN Sóng Thần, Bình Dương Lập hóa đơn GTGT cho khách hàng 14 Cơ sở Tân Hưng 030972 915 8 3 Minh Phụng, Q 11 1 Hạt nhựa PP kg 34.200 500 17 .10 0.000 17 .10 0.000 1. 710 .000 18 . 810 .000 10 Mười tám triệu tám trăm mười ngàn đồng Công ty TNHH Sunrise Kho Sóng Thần 1 Kết thúc chương 1 3 07 14 /07/00 01 2 014 Nguyễn Ngọc Thịnh Cơ sở Tân Hưng Thanh toán tiền... CHỨNG TỪ 5 năm đối với chứng từ không dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC  10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán , tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, tài liệu kế toán liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập , hồ sơ kiểm toán  Vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu... kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc khác có liên quan; (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp,  yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài  sản Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm... sau khi kế toán trưởng ký là có thể chi; cuối ngày trình Giám đốc ký sau Theo bạn có được không? 4 Nếu chứng từ được nhập và in ra từ máy tính, kế toán thanh toán có thể ghi Sổ kế toán ngay khi nhập liệu xong 46 không? 47 KIỂM TRA CHỨNG TỪ (TIẾP)  Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối... trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng  Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng  44 Nguồn: trang web công ty Misa NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ (TIẾP)  KIỂM TRA CHỨNG TỪ Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ,  không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi  đủ nội dung chứng từ theo... Điều 40 của Luật Kế toán, 1 Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” Thành phần Hội đồng gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ 2 Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” và... chứng từ;  nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá; Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên chứng từ 49 BÀI TẬP THỰC HÀNH 8  51 BÀI TẬP THỰC HÀNH 9 Hãy nêu nội dung cần kiểm tra liên quan đến chứng từ sau:  Dưới đây là phiếu nhập kho do Thủ kho chuyển đến cho kế toán, bạn hãy hoàn chỉnh chứng từ này 50 52 THỜI HẠN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ... từ kế toán; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại chứng từ kế toán 45 BÀI TẬP THỰC HÀNH 7  Dựa vào lưu đồ chi tiền ở trên để giải thích: 1 Nếu kế toán thanh toán đi vắng, việc lập Phiếu chi có thể giao cho ai thực hiện? 2 Kế toán thanh toán sẽ làm những công việc . 034 500 kg 500 500 500 1 3 2 014 00 017 8 1 3 2 014 66 15 21 111 1 34.200 17 .10 0.000 17 .10 0.000 Mười bảy triệu một trăm ngàn đồng Hóa đơn GTGT 014 00 51 1 3 2 014 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BỊ MẤT HOẶC BỊ HUỶ. một số chứng từ kế toán 2 NỘI DUNG  Tổng quan về quy trình kế toán  Chứng từ kế toán  Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán. 3 TÀI LIỆU THAM KHẢO  Luật kế toán 03/2003/QH 11  Nghị định 12 9/2004/NĐ-CP . hàng 11 1 13 1 47.000.000 PT 01, 03 Doanh thu bán hàng 11 1 511 20.000.000 PT02 Doanh thu bán hàng 11 1 333 2.000.000 PT02 Thu khác 11 1 13 8 2.000.000 PT04 TỔNG CỘNG X X 71. 000.000 23 Số: 0 01/ x0 YÊU