Phần 2-xây dựng hệ thống thông tin quản lý

18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 1 Phần 2 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH HTTT CHƢƠNG 3: THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ CHƢƠNG 4: CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HTTT QUẢN LÝ 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 2 Chƣơng 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Phân tích HTTT là công đoạn đầu tiên của quy trình xây dựng, thiết kế một HTTT quản lý. Chƣơng này sẽ trình bày các nguyên tắc và quy trình phân tích hệ thống từ khi đặt kế hoạch cho đến khi lập báo cáo tổng kết về phân tích HTTT. Cơ sở khoa học đƣợc sử dụng ở đây là các công cụ mô hình hóa HTTT tiêu biểu. 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 3 Chƣơng 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Các nội dung chính: I. Khái niệm và mục tiêu phân tích HTTT II. Phƣơng pháp luận trong phân tích HTTT III. Quy trình phân tích HTTT 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 4 I. KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HTTT Phân tích HTTT là một chuỗi tiến trình có tổ chức đƣợc dùng để xác định một HTTT hợp lý nhất cho tổ chức. Mục tiêu: tìm ra đƣợc ƣu khuyết điểm của HTTT hiện có, từ đó: - đƣa ra các yêu cầu cần thiết cho HTTT mới - loại bỏ hoặc thay thế các xử lý không còn phù hợp. Ngƣời thực hiện: nhóm phân tích viên hội đủ kiến thức trong các lĩnh vực chuyên môn và có người am hiểu về tổ chức hiện tại. 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 5 II. PHƢƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HTTT Một số phƣơng pháp luận cơ bản: 1. Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống 2. Phƣơng pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa 3. Phƣơng pháp phân tích hệ thống có cấu trúc 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 6 1. Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống Yêu cầu: xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài. Khi phân tích HTTT: xem xét tổ chức, doanh nghiệp là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức → phân chia thành các phân hệ hoặc lĩnh vực → từng phân hệ/ lĩnh vực tiếp tục chia thành các vấn đề cụ thể Đây là phƣơng hƣớng tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể - Top Down - theo sơ đồ cấu trúc hình cây. 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 7 1. Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống Ví dụ về mối liên hệ giữa Công ty VNP với các tổ chức bên ngoài trong tổ chức kinh doanh dịch vụ TTDĐ VNP VNPT Công ty VinaPhone Các VT, BĐ TT chủ quản dịch vụ thông tin DĐ VinaPhone tham gia quản lý, tổ chức kinh doanh dịch vụ tại địa phương Hợp đồng trách nhiệm 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 8 1. Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống Sau khi nghiên cứu tổng thể → nghiên cứu các phân hệ của môi trƣờng vi mô Mô hình tổ chức Cơ chế hoạt động Các nguồn lực Sản phẩm/dịch vụ Môi trường vi mô 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 9 1. Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống Với từng phân hệ, tiếp tục nghiên cứu chi tiết hơn… Ban Giám đốc Văn phòng Các Viện tại Hà Nội Các Viện tại t.p HCM Các đơn vị ĐTTX VP đại diện Các Phòng chức năng Các trường Đại học Các Công ty Trung tâm Thông tin 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 10 2. Phƣơng pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự: phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông tin → mô hình hóa HTTT bằng các mô hình nhƣ DFD, mô hình thông tin ma trận. Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và có ý nghĩa, liên kết nhau tạo thành lƣợc đồ diễn tả các đặc trƣng quan trọng nhất của đối tƣợng đƣợc mô hình hóa theo một quan điểm nào đó và bỏ qua các chi tiết không quan trọng. [...]... trƣờng vật lý - Môi trƣờng kỹ thuật ♦ Các thành phần của hệ thống: - Hoạt động của hệ thống - Thông tin vào, thông tin ra - Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin - Quan hệ giữa các phòng ban - Khối lƣợng công việc của từng phòng ban 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 20 1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Đề án: ………………………………………………………………………… BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG... động của hệ thống: ……………………………………………… -Thông tin vào của hệ thống: …………………………………………… -Thông tin ra của hệ thống: ……………………………………………… -Quá trình xử lý thông tin: ……………………………………………… -Cơ sở dữ liệu của hệ thống: …………………………………………… -… Tóm tắt chung: ………………………………………………………………… Đánh giá tổng quát: …………………………………………………………… Ngày … tháng … năm … 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 21 1 Thu thập thông tin cho... Loại thông tin này có thể chia thành 3 nhóm: - Các thông tin chung về ngành mà tổ chức đang hoạt động - Các thông tin về bản thân tổ chức đó - Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 17 1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Một số phƣơng pháp thu thập, khảo sát thông tin: - Nghiên cứu tài liệu về hệ thống - Quan sát hệ thống (Observational... thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT 2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 4 Lập báo cáo phân tích HTTT 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 16 1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống nhằm có đƣợc các thông tin liên quan tới mục tiêu đã đƣợc đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất Loại thông. .. thập thông tin cho quá trình phân tích a/ Nghiên cứu tài liệu về hệ thống - Thƣờng đƣợc áp dụng đầu tiên - Nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống - Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tƣợng nghiên cứu 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 19 1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Các thông tin cần... chức, các mối quan hệ bên trong và quan hệ bên ngoài của các chức năng đó Sơ đồ BFD - xác định hệ thống làm gì - không quan tâm hệ thống làm nhƣ thế nào Ý nghĩa của sơ đồ BFD: - Cho phép xác định các chức năng của một tổ chức - Cho biết đƣợc vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống - Là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chƣơng trình quản lý của hệ thống 18/8/20009... hình: “Sơ đồ chức năng quản lý tài chính của một tổ chức” Quản lý tài chính Quản lý vốn đầu tư Quản lý ngân sách Phân bổ vốn đầu tư Kế hoạch dài hạn Phân bổ ngân sách Quản lý các dự án 18/8/20009 Lập kế hoạch Kế hoạch ngắn hạn Sử dụng ngân sách Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 11 2 Phƣơng pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Mô hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản: - Nội dung thông tin mà mô hình cần diễn... phiếu điều tra Điều tra là phƣơng pháp thông dụng của thống kê học Có thể điều tra toàn bộ hoặc điều tra chọn mẫu Để phân tích HTTT - phƣơng pháp điều tra chọn mẫu với mẫu thuộc nhiều đối tƣợng nhƣ: + cán bộ lãnh đạo trong hệ thống, + cán bộ, nhân viên trong bộ máy quản lý, + cán bộ tin học trong hệ thống 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 28 1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Việc thiết... thập đƣợc đầy đủ các thông tin cần thiết + Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời (để dễ thống kê, câu hỏi thƣờng ở dạng đóng) 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 29 1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Phiếu điều tra thƣờng có các phần sau: - Phần tiêu đề: mô tả mục đích và nguyện vọng đƣợc các đối tƣợng điều tra cộng tác trong việc trả lời các câu hỏi - Phần định danh đối tượng... chọn giải pháp, kết luận + Vai trò trong hội nghị: ngƣời chủ trì, ngƣời gợi ý, thƣ ký + Tham gia: ngƣời sử dụng hệ thống (đặt yêu cầu), ngƣời phát triển hệ thống (đƣa phƣơng án giải quyết), ngƣời quản lý (đánh giá khả thi và hiệu quả) 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 31 1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích e/ Phƣơng pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design) Mục đích: gia tăng . viên: Lê Thị Ngọc Diệp 1 Phần 2 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH HTTT CHƢƠNG 3: THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ CHƢƠNG 4: CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HTTT QUẢN LÝ 18/8/20009 Giảng viên:. mô hình: “Sơ đồ chức năng quản lý tài chính của một tổ chức” Quản lý tài chính Quản lý vốn đầu tư Phân bổ vốn đầu tư Quản lý các dự án Lập kế hoạch Quản lý ngân sách Kế hoạch dài. thành phần của hệ thống: - Hoạt động của hệ thống - Thông tin vào, thông tin ra - Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin - Quan hệ giữa các phòng ban - Khối lƣợng công việc