13 Quản lý nhân sự tại Công ty Marketing Việt Nam

Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thế kỷ XXI Công nghệ thông tin trên toàn thế giới phát triển như vũ bão Điều này giúp cho nền kinh tế các n ước Đông Nam Á tăng trưởng mạnh Muốn đưa Việt Nam về cơ bản trở thành một n ước “Công nghiệp hoá, hiện đại hoá” và từng bước bắt kịp các nước phát triển trên thế giới thì một trong những điều cốt yếu

là nâng cao chất lượng và hiệu quả của nền kinh tế Do đó công cuộc hiện

Hiểu rõ vấn đề này hơn ai hết, nhà nước và chính phủ Việt Nam đã chỉ đạo thực hiện “Chương trình quốc gia về CNTT” Chương trình được tiến hành từ năm

1996 và đã thu được những kết quả cũng như những kinh nghiệm ban đầu khả quan trong quá trình tổ chức thực hiện Hiện tại với chỉ thị 58/CT-TW và quyết định 81/2001/QT-TT về CNTT, chương trình này đã được đẩy mạnh thực hiện hơn nữa Tuy nhiên để thực sự góp phần đẩy nhanh quá trình công nhiệp hoá của nền kinh tế đất nước, các cá thể trong nền kinh tế không nên có thái độ bàng quan, thụ động khi tiếp nhận xu thế này của đất nước mà cần chủ động xây dựng cơ sở hạ tầng

về công nghê thông tin và cung cách hoạt động hiệu quả của nền kinh tế hiện đại

Và ngày nay nhu cầu đáp ứng thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên

phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ Điều này là một khó khăn, trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp thủ công giấy bút thông thường Đặc biệt là một lĩnh vực quan trọng như quản lý kế toán - tài chính, quản lý cán bộ, nhân viên, quản lý nhân sự luôn luôn đòi hỏi chi tiết, chính xác và cập nhật thường xuyên, nhanh chóng Chính vì thế đối với các hoạt động này, giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu, đặc biệt vấn đề quản lý nhân

sự là vô cùng quan trọng Nó quyết định phần lớn sự thành công hay thất bại của công ty Nhận thức được điều đó nên em đã chọn đề tài “Quản lý

Trang 2

nhân sự” làm đồ án tốt nghiệp đồng thời với mong muốn lấy nó nhằm trợ giúp cho công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt hiệu quả cao hơn.

Do thời gian và trình độ còn hạn chế nên việc thực hiện cũng như kết quả của đề tài này còn nhiều thiếu sót như một số chức năng còn chưa đầy đủ (chưa thực hiện được hoặc chưa hoàn chỉnh) rất mong các thầy cô và các bạn tiếp tục đóng góp ý kiến cũng như các giải pháp thực hiện cho đề tài của em có thể hoàn thiện hơn nữa, thực sự tạo

ra một sản phẩm có chất lượng và có sức mạnh

Đề tài này là một thành công đầu tiên của em trong việc tổng hợp các kiến thức đã được các thầy cô truyền đạt với kiến thức tham khảo trên sách báo Qua đây

em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Ts Lê Chí Dũng, người đã tận tình hướng dẫn

em cùng các thầy cô giáo trong khoa đã truyền thụ cho em những kiến thức quý báu

để em có thể hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp này và cúng là hành trang cho em bước vào đời

Em xin chân thành cảm ơn!

Trang 3

1 MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI

Công nghệ thông tin từ rất lâu đã được đánh giá có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế và doanh nghiệp Việc cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác giúp mang lại nguồn lợi nhuận rất lớn cho mỗi cá nhân nói riêng và đặc biệt là đối với các doanh nghiệp Và ngày nay trong thời đại công nghệ thông tin thì nhận định rằng : “Ai nắm được thông tin người đó sẽ thắng” lại càng trở nên đúng đắn Chính từ việc tin học hoá thông tin với sự trợ giúp của máy tính và phần mềm đã đưa tới những khái niệm mới như kỷ nguyên kỹ thuật số, nền kinh tế tri thức…ra đời Công nghệ thông tin phát triển chính là một khía canh để đánh giá sự phảdt triển của một quốc gia trên thế giới Qua thống kê trong thập niên 90 cho thấy nền kinh tế nước Mỹ trở nên vượt trội so với các nước Châu Âu Một trong những nguyên nhân chủ yếu là do Mỹ đã kết hợp đồng thời giữa xây dựng hệ thống xa lộ thông tin và tiến hành tin học hoá quản lý kinh tế nhanh và toàn diện hơn nên đã đi trước Châu Âu và Nhật một bước

Còn ở khu vực Đông Nam Á của chúng ta thì sao? Singapore là một quốc gia phát triển và có khả năng cạnh tranh mạnh hơn hẳn so với các nước khác và một trong những yếu tố quan trọng giúp Singapore phát triển chính là đã mạnh dạn ứng dụng tin học vào quản lý điều hành, định hướng phát triển sắp tới của Singapore có tính quyết định, để đưa đất nước vượt lên hàng đầu thế giới là sẽ biến đất nước thành hòn đảo số hoá, có nghĩa là mọi hoạt động quản lý điều hành về sản xuất, kinh doanh, giáo dục y tế đều được tin học hoá

Chính vì những điều đó mà đề tài “Quản lý nhân sự” được đưa ra với mong muốn góp một phần rất nhỏ bé cùng cả nước Việt Nam hoà mình tiến vào thời kỳ tin học, từng bước đuổi kịp các nước phát triển trên thế giới

Trang 4

2 SỰ KHÁC BIỆT CƠ BẢN TRONG CƠ CẤU ĐẦU TƯ VÀ KỸ THUẬT QUẢN LÝ GIỮA MỘT CÔNG TY TẦM CỠ QUẢN LÝ HIỆU QUẢ CỦA NƯỚC NGOÀI SO VỚI NHIỀU CÔNG TY CỦA VIỆT NAM

Khi xây dựng một dự án đầu tư các công ty Việt Nam thường không có khoản đầu tư về hệ thống thông tin và chương trình quản lý, trong khi đối với công ty nước ngoài khoản mục đầu tư về IT (Information Technology – Công nghệ thông tin) là đương nhiên và rất cần thiết có khi chiếm tới 10% tổng mức đầu tư

Trong khi kỹ thuật quản lý của các công ty nước ngoài ngày càng áp dụng toàn diện hệ thông mạng máy tính và chương trình thì các công ty Việt Nam rất rụt rè

và chậm chạp trong việc áp dụng công nghệ mới này, vẫn còn dùng quá nhiều phương tiện truyền thống như các văn bản, báo cáo bằng miệng

Như vậy có thể khẳng định khả năng và hiệu quả của một đất nước, một đơn

vị trongviệc tin học hoá không phải là có bao nhiêu chuyên gia tin học giỏi, có bao nhiêu máy tính, mà là sử dụng tin học như thế nào trong việc nhận, lưu trữ, phân tích,

và trao đổi thông tin, từ đó giúp cho các quyết định quản lý được dựa trên những nền tảng thông tin đúng đắn đầy đủ và nhanh chóng kịp thời

3 GIỚI THIỆU VỀ CHƯƠNG TRÌNH

Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc quản lý dựa vào máy tính là một nhu cầu thiết yếu của hầu hết mọi doanh nghiệp, trong đó nhu cầu về quản lý nhân sự là một đề tài mà hầu hết mọi doanh nghiệp đều quan tâm Em xin đưa ra chương trình “Quản lý nhân sự” đơn giản này nhằm góp một phần nhỏ bé vào ngành công nghệ thông tin nói chung và ngành quản lý nói riêng

Chương trình quản lý nhân sự mà em xin đưa ra ở đây là để thực hiện việc quản lý hồ sơ nhân viên trong công ty Người dùng có thể cập nhật danh sách phòng ban, nhân viên, lý lịch của từng nhân viên Bất cứ lúc nào người dùng cũng có thể thực hiện những yêu cầu tra cứu sau:

- In danh sách các phòng ban trong công ty

- In danh sách các nhân viên theo từng phòng ban

- Tra cứu danh sách các trưởng phòng trong công ty

Trang 5

- Tra cứu nhân viên theo họ tên, quê quán, chức vụ.

- Tra cứu nhân viên theo địa chỉ dựa vào tên đường, khu vực cư trú

- Tra cứu nhân viên theo giới tính, trình độ văn hoá, trình độ ngoại ngữ, tôn giáo

- Tra cứu nhân viên theo ngày sinh

- Tra cứu danh sách nhân viên được khen thưởng hay kỷ luật

- In danh bạ điện thoại của các nhân viên có số điện thoại

Trang 6

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY MARKETING VIỆT NAM VÀ ỨNG DỤNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ.

1.1 KHÁI QUẢT VỀ CÔNG TY MARKETING VIỆT NAM

Năm 1998 công ty được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 3184 GD/TLDN của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội với tên gọi “Công ty phát triển phần mềm” Trụ sở: số 360 - đường Giải Phóng – Hà Nội

1.1.1 Bộ máy quản lý kinh doanh của công ty:

Chúng ta có thể hình dung về công tác tổ chức nhân sự của công ty thông qua sơ

Trang 7

+ Là một hệ thống phần mềm có vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trườn thuận tiện và hiệu quả trong việc lưu trữ và tra cứu thông tin của một CSDL + Một hệ quản trị CSDL thường có giao diện với người sử dụng và một ngôn ngữ lập trình VD: Assecc, foxpro, foxbase…

- Hệ quản trị Microsoft Assecc: Là hệ quả trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán Với Assecc ta không cần phải lập trình mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết

Trang 8

CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

HỆ THỐNG

1.1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1.1.1 Tìm hiểu tình hình thực tế và yêu cầu quản lý tại công ty.

Công ty Marketing Việt Nam mới được thành lập năm 1998, do vậy việc quản

lý nhân sự, tìm hiểu hồ sơ, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm ….là một điều hết sức quan trọng và cần thiết cho công ty Do vậy khâu quản lý nhân sự hết sức phức tạp và phải qua nhiều bước như sau:

- Khi một nhân viên mới vào công ty thì ta phải cập nhật hồ sơ của nhân viên đó Sau đó, từ kho dữ liệu ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin về nhân viên đó, nếu

có sai sót hay có thay đổi thì đưa ra sửa chữa

- Trong quá trình công tác nếu có sự biến động thông tin của nhân viên như: chuyển phòng ban, thêm dữ liệu… thì phải cập nhật kịp thời, chính xác

-Thông tin nhân viên nghỉ hưu, chuyển đổi công tác khác hay bị sa thải phải được theo dõi trong kho lưu hồ sơ

-Định kỳ (tháng, quý, năm) phải báo cáo phục vụ cho công tác của ban diều hành của ban lãnh đạo

-In ấn báo cáo dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào, về bất kỳ nhân viên nào theo yêu cầu của lãnh đạo

1.2 PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG

1.2.1 Khái quát về công ty Marketing Việt nam

Năm 1998 công ty được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 3184 GD/TLDN của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội với tên gọi “Công ty phát triển phần mềm” Trụ sở: số 360 - đường Giải Phóng - Quận: Thanh Xuân – Hà Nội

1.2.2 Bộ máy quản lý kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty:

Công ty MarketingViệt Nam là một công ty mới thành lập năm 1998

Công ty MarketingViệt Nam là một công ty chuyên giới thiệu, quảng cáo và kinh doanh dựa trên lợi nhuận quảng cáo Công ty gồm có 9 phòng ban chính:

Trang 9

- Có thể sử dụng chương trình để xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban.

- Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và của toàn công ty

- Xem báo cáo về quản lý nhân sự, những thay đổi về nhân sự Các báo cáo về thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

- Cập nhậthồ sơ nhân viên

1.2.2.2 Phòng nhân sự:

Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi và tuyển dụng nhân viên khi công ty có nhu cầu, thuyên chuyển công tác của các nhân viên

- Có thể sử dụng chương trình để tiến hành cập nhật hồ sơ nhân viên mới

- Xem danh các nhân viên theo từng phòng ban, thông tin chi tiết của từng nhân viên

- Thêm, cập nhật khi có tuyển dụng thêm nhân viên mới

- Xoá các nhân viên đã thôi việc trong công ty

- Lưu hồ sơ, lý lịch của từng nhân viên

- Tìm kiếm nhân viên theo các tiêu chuẩn

- Báo cáo hồ sơ nhân viên theo từng phòng ban

* Giám đốc công ty:

Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công

ty Giám đốc là đại diện của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước toàn

Trang 10

thể cán bộ công nhân viên và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Chịu trách nhiệm về tổ chức hoạt động đúng pháp luật và thực hiện đầy đủ các chính sách đã quy định của Nhà nước Giám đốc có quyền quyết định các phương án kinh doanh của Công ty cũng như tham gia vào sắp xếp tuyển chọn nhân lực theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.

Phòng giám đốc có thể:

- Sử dụng chương trình để xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban

- Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và của toàn công ty

- Xem báo cáo về quản lý nhân sự, những thay đổi về nhân sự Các báo cáo về thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

+ Kế toán mua bán: Phản ánh tình hình xuất nhập các loại hàng hoá của Công

ty theo hoá đơn, chứng từ, đối tượng mua bán Cùng với kế toán thanh toán kho hàng, chi nhánh theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán công nợ đồng thời phát hiện những lãng phí nhằm đề xuất các phương án giúp cho Công ty hoạt động có hiệu quả hơn

+ Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt theo phiếu thu chi đã ký duyệt, nhận tiền khách trả, nhận tiền ở ngân hàng, làm báo cáo thống kê hàng tháng đối với cấp trên

* Phòng kinh doanh: Quản lý và phân tích dự án, tìm ra những phương án tối

Trang 11

1.2.3 Cơ cấu lao động trong công ty:

+ Theo cơ cấu lao động trực tiếp, lao động gián tiếp,: Hiện tại doanh nghiệp có 90% là lao động trực tiếp và 10% là lao động gián tiếp

+ Theo giới tính( nam, nữ ): Trong tổng số lao động của công ty có 10% người

là nữ, 90 người là nam

+ Theo trình độ: Hiện nay trong tổng số cán bộ, nhân viên của Công

ty sau một thời gian phát triển thì hiện tại công ty có 90% là tốt nghiệp đại học

Trang 12

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học, đầu vào (Input) của hệ thống thông tin được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu được lưu dữ từ trước Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

3.1.1 Sơ đồ hệ thống thông tin

Hình 2:Mô hình hệ thống thông tin.

Như hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa

dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra

Nguồn

Thu nhập

Kho dữ liệu

Xử lý và lưu trữ Phân phát

Đích

Trang 13

Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý chung.

3.1.2 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Thông tin Thông tin đã Thông tin

ngoài vào được xử lý ra

Hinh 2.1: Sơ đồ quản lý hệ thống

- Hệ thống lãnh đạo là nơi ban hành các quyết định quản lý

- Hệ thống thừa hành là kết quả thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệ thống thành các yếu tố đầu ra

- Hệ thống thông tin là trung gian của hai hệ thống trên có chức năng thu thập, lưu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đưa thông tin vào quá trình xử lý và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời

Hệ thống thông tin gồm tập hợp các thông tin hữu ích, vô ích có cấu trúc hoặc không hình thức luân chuyển trong hệ thống kinh tế, các quy tắc quản lý Tập hợp các phương tiện giúp xử lý thông tin, thông qua thông tin thì các thành viên trong hệ thống kinh tế có quan hệ với nhau, liên hệ họ với các phương tiện cho phép xử lý

Hệ thống lãnh đạo

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Đầu vào Hệ thống thừa hành Đầu vào

Trang 14

những thông tin này Hoạt động của tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin.

Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng ngay nó vào công ty và có

sơ đồ hệ thống quản lý nhân sự của công ty

3.1.3 Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hinh 2.3: Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý nhân sự

3.1.4 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Phân hệ quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân

sự

Bộ phận quản lý nhân sự

Văn bản quyết định QLNS

Thông báo của phòng nhân sự Dữ liệu quản lý

Thông tin xử lý

dạng báo cáo

Hồ sơ nhân viên

Kiểm tra hồ sơ nhận

Hồ sơ được chấp nhận

Báo cáo tổng hợp nhân viên

Hồ sơ nhân viên

Thông tin nhân sự

Lương của nhân viên

Tra cứu nhân sự

Trang 15

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm

của người mô tả Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì Mô hình này trả lời câu hỏi “ Cái gì” và

“Để làm gì” Nó không quan tâm tới phương tịên được sử dụng cũng như địa điểm

mà dữ liệu được xử lý

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống,

mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hê thống, nghĩa là những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu?

Và khi nào?

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải cái nhìn của người sử dụng mà là cái nhìn của nhân viên kỹ thuật

Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào?

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong

là góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổ định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin sẽ được trình bày ở phần sau

3.1.5 Các giai đoạn của việc phát triển một hệ thống thông tin.

Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp Do đó phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nghuyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đó là:

- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Trang 16

Trong phần trên đã định nghĩa ba mô hình của hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngài và mô hình vật lý trong Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức.

- Nguyên tắc thứ 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

-Nguyên tắc thứ 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và

từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

*Các giai đoạn phát triển của hệ thống

Phương pháp được đưa ra ở đây có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn Phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Bao gồm các giai đoạn sau

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phưong án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

+) Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực để ra quyế định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển

hệ thống Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

+) Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Trang 17

Phân tích chi tiết được thực hiện sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chuẩn đoán chính xác và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Trong báo cáo phải đưa ra sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống hiện tại

Một số khái niệm:

- Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

- Sơ đồ luồng dữ liêu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống làm gì và để làm gì

- Ký pháp dùng trong sơ đồ luồng dữ liêu:

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liêu sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho

dữ liệu và dòng dữ liệu

Nguồn hoặc đích

Tên người/bộ phận phát/nhận tin

Trang 18

Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Tệp dữ liệu Kho dữ liệu

- Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa,

dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ ở mức 0

+Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ

đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phân ra thành sơ đồ mức 1, tiếp sau mức 1

là mức 2…

+) Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

Tên tiến trình xử lý

Trang 19

- Thiết kế xử lý.

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hóa mô hình logic

Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ thông tin ra

- Thiết kế cơ sở dữ liệu logic bằng phương pháp mô hình hóa

Trong đề tài này lựa chọn thiết kế bằng phương pháp mô hình hóa

Khái niệm cơ bản

- Thực thể quản lý (Entity)

Là tập hợp các đối tượng có cùng bản chất được nhà quản lý quan tâm tới

Một thực thể nhân sự ( cán bộ nhân viên, sinh viên, ngườI làm dịch vụ); tổ chức ( ngân hàng, kho bạc); nguồn lực hữu hình (tiền, đồ dùng văn phòng phẩm).Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong

- Quan hệ

Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Khái niệm quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

Giữa thực thể Nhân viên và Phòng ban tồn tại mối quan hệ: một nhân viên thường chỉ thuộc về một phòng ban

Có

Trang 20

1 n

+Quan hệ n- n

Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A

n n

Một nhân viên có thể có nhiếu chứng chỉ, ngược lại một chứng chỉ có thể có nhiều nhân viên theo học

- Khả năng tuỳ chọn của quan hệ

Trong thực tế có những lần xuất hiện của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B Trong trường hợp như vậy ta gọi là quan hệ tuỳ chọn

1 n

- Chiều của một quan hệ

Trang 21

Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó Người ta chia các quan hệ làm 3 loại: một chiều, hai chiều, ba chiều.

+ Quan hệ một chiều là quan hệ mà một lần xuất hiện của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của thực thể đó

+ Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau.+ Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia.Các máy tính hiện nay không biểu diễn được mối quan hệ ba chiều ( nhiều chiều) nên chúng ta phải phân rã quan hệ này thành các quan hệ hai chiều

- Thuộc tính

Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc mối quan hệ

Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính quan hệ

+ Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất hiện của thực thể

Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể

Ví dụ: “Mã nhân viên” là duy nhất cho mỗi nhân viên

+ Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể Ví dụ: Tên phòng ban, chức vụ…

+ Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ một lần xuất hiện nào đó trong thực thể quan hệ Ví dụ: Thuộc tính “Mã nhân viên” là để trỏ tới thực thể “Nhân viên”

Một quan hệ được định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia vào quan hệ

Thuộc tính được đặt ở bên cạnh thực thể và quan hệ, gạch chân các thuộc tính định danh trong các biểu diễn và thực thể quan hệ

1

Nhân viên

Trang 22

- Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu thì cần chuyển nó thành tập hợp các tập các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu Sau đây là một số quy tắc chuyển đổi từ mô hình quan hệ thực thể sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

+ Quan hệ hai chiều( 1 –1)

Đối với quan hệ này cần phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể, thuộc tính định danh của một trong hai thực thể sẽ là thuộc tính phía khoá của thực thể kia Trong trường hợp sự tham gia của một thực thể vào quan hệ tuỳ chọn thì tốt nhất là đặt khoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộc tính nhận giá trị rỗng

+ Quan hệ hai chiều loại ( 1- n)

Trong trường hợp này ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể

Khoá của tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khoá quan hệ trong tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ có thể nhận mỗi giá trị rỗng nếu thực thể có số mức n là tuỳ chọn trong quan hệ

+ Quan hệ nhiều chiều loại (n – n)

Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ

+) Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Sau khi mô hình logic được người sử dụng lựa chọn thì cần xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Những người sử dụng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Giai đoạn này gồm các công đoạn:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

Bậc lương

Trang 23

- Đánh giá các phương án của giải pháp.

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các giải pháp

+) Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn sẽ tiến hành thiết kế vật lý ngoài Những công đoạn chính của giai đoạn này là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện( vào/ra)

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

Chuẩn bị và trình bày bào cáo về thiết kế vật lý ngoài

+ Thiết kế giao diện người – máy

Là một giai đoạn quan trong, bởi thiết lập giao diện người – máy làm sao cho phù hợp với nhiệm vụ được giao và phù hợp với người sử dụng, người sẽ tham gia vào đối thoại với máy Một số chỉ tiêu quan trọng có thể đánh giá khi thiết lập giao diện người – máy là:

- Dễ sử dụng: giao diện phải dễ sử dụng ngay cả với người sử dụng thiếu kinh nghiệm

- Dễ học: Các chức năng thao tác của giao diện phải đảm bảo dễ học

- Tốc độ thao tác: Giao diện phải có hiệu quả trong hạn định các bước thao tác

- Kiểm soát: Người sử dụng phải kiểm soát đươc giao diện

- Dễ phát triển: Phải đảm bảo cho ứng dụng có khả năng phát triển

- Hỏi đáp: Thứ tự các câu hỏi( hoặc các dấu nhắc trên màn hình) máy tính lần lượt được người sử dụng trả lời Những câu trả lời của người thường bị giới hạn bởi một số ít câu trả lời đúng Vì vậy độ tính của đối thoại cũng bị giới hạn Do

đó kiểu giao diện này thích hợp với những người mới sử dụng và ít kinh nghiệm thông qua hội thoại đơn giản

- Bảng menu: Là một kiểu đối thoại đơn giản cho những người sử dụng ít kinh nghiệm, tất cả các tuỳ chọn sẽ được hiện lên màn hình như những lời gợi ý, bảng menu bị giới hạn bởi một số các tuỳ chọn mà nó có thể hiện lên màn hình

- Các biểu tượng: Được sử dụng để giới thiệu các chức năng trên màn hình, dễ đọc và thao tác nhanh Kiểu thiết kế máy phù hợp với người sử dụng tập sự trong

Trang 24

truy nhập hệ thống và các lệnh giao diện bắt đầu làm quen với đối thoại trên máy tính.

- Điền mẫu: Là một dạng đối thoại được dùng phổ biến nhất với dữ liệu và nó cũng được sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu Mẫu được thực hiện lên màn hình tương tự như bảng báo cáo mẫu, các mẫu có ưu điểm là gần gũi với người sử dụng và sự thao tác chúng là tự giải nghĩa cho đến khi mẫu được thiết kế xong Kiểu thiết kế giao diện này phù hợp với tất cả người sử dụng

+Thiết kế màn hình Mục tiêu của thiết kế: Trong thiết kế có thể tồn tại nhiều trạng thái mâu thuẫn với nhau Do đó phải săp xếp theo thứ tự mức độ quan trọng trong trường hợp riêng biệt

- Màn hình sáng sủa không lộn xộn

- Chỉ thị rõ cái gì cần được chỉ ra

- Diễn đạt rõ cái gì cần phải thực hiện

- Định vị thông tin vào nơi cần thiết

- Kỹ thuật thiết kế: Đưa ra chỉ thị rõ ràng, khi nào dữ liệu thường trú trong hệ thống được thay đổi hoặc khi nào thao tác hệ thống được thay đổi

- Công việc “thoát ra” dễ dàng khi cần thiết

- Cung cấp sự trợ giúp dễ dàng

- Đưa ra hai mức thao tác cho mọi người sử dụng và những người sử dụng có kinh nghiệm

+ Thiết kế báo cáo

Đây là công việc cần thiết phục vụ cho quá trình kết xuất thông tin Phục vụ các yêu cầu thực tế của công tác quản lý và phải đưa ra các kiểu báo cáo thường xuyên phục vụ công tác quản lý Một số báo cáo tồi có thể gây nên sự hiểu lầm trong việc xây dựng và trong quá trình hoàn thiện hệ thống

+Thiết kế cơ sở dữ liệu Trong việc triển khai một ứng dụng, thiết kế tốt một cơ sở dữ liệu ngay từ ban đầu

là một điều quan trọng, làm thế nào để hệ thống không bị cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách dễ dàng, uyển chuyển đồng thời phải làm thế nào để việc duy trì, bảo dưỡng chương trình không gây tốn kém, phiền hà cho người sử dụng Dưới đây trình bày khái quát các bước thiết kế cơ sở dữ liệu

Trang 25

Bước 1: Phân tích toàn bộ yêu cầu.

Đây là bước đầu tiên, ở bước này khó khăn nhất là bước phân tích trọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị Trong giai đoạn này, người thiết kế phải tìm hiểu kỹ xem việc xử lý dữ liệu ở đơn vị ra sao, kể từ đó

có cái nhìn tổng quát trước khi bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu

Bước 2: Nhận diện thực thể

Sau khi tìm hiểu kỹ tiến trình xử lý, nhà thiết kế phải nhận diện được những thực thể sẽ làm việc Mỗi thực thể được xem như đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt Những thực thể này có thể được biểu diễn bởi những bảng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Khi cần thiết có thể thêm vào những bảng dữ liệu hoặc tách thực thể ra làm nhiều bảng khác nhau

Bước 3: Nhận diện các mối tương quan giữa các thực thể

Sau khi nhận diện xong các thực thể, công việc tiếp theo là phải nhận diện tiếp các mối tương quan giữa các thực thể này Xác định xem giữa các thực thể đó quan hệ với nhau như thế nào? Giữa các thực thể có thể có các mối quan hệ 1 –1, 1- n , n – n

Bước 4: Xác định mục khoá chính

Trên mỗi bảng dữ liệu cần phải nhận diện một trường hay thuộc tính cho phép nhận diện duy nhất các bản ghi trong đó Trong nhiều trường hợp, nếu có nhiều chọn lựa thì phải chọn một con đường nào có nhiều ý nghĩa nhất đối với ứng dụng để làm mục khoá chính Ngoài ra có thể phối hợp nhiều trường khác nhau để hình thành mục khoá chính gọi là khoá tổng hợp

Bước 5: Thêm các trường không phải là mục khoá vào bảng

Sau khi đã khai báo định nghĩa các thực thể, các mục khoá chính và khoá ngoại lai, công việc tiếp theo là phải xác định các trường còn lại trên bảng dữ liệu thuộc cơ sở dữ liệu Đây là bước khá quan trọng trong việc hình thành cấu trúc của bảng dữ liệu Trong bước này phải quyết định việc đặt tên các trường sao cho thuận tiện khi xử lý dữ liệu trên bảng

Bước 6: Chuẩn hóa các bảng dữ liệu

Trang 26

Bước này rất cần thiết trong thiết kế cơ sở dữ liệu Chuẩn hoá lại các bảng sẽ đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu Ta tránh được dư thừa dữ liệu và tăng tốc đọ các phép toán xử lý.

Bước 7: Khai báo phạm vi của môi trường

Đây là bước cuốI cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, trong bước này phải xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho môi trường ( kiểu số, kiểu ký tự, kiểu logic…) và phạm vi giao động của các giá trị nhằm xác định độ rộng của mỗi trường.+ Hoàn thiện chương trình

Đây là khâu cuối cùng của phương án luận Công việc phải làm trong giai đoạn này là viết modul chương trình nhằm giải quyết những vấn đề của bài toán

Giai đoạn này sẽ dùng đến một ngôn ngữ cụ thể để thực hiện thuật toán Tùy theo yêu cầu của bài toán và khả năng của lập trình viên mà lựa chọn ngôn ngữ thích hợp Chương trình khi viết xong phải được kiểm tra kỹ sao cho không để xảy ra những sai sót về mặt thuật toán

Ngoài ra về phương pháp thiết kế giải thuật, có một số phương pháp thiết kế chủ yếu sử dụng trong thực tế sau:

- Phương pháp phân rã: Tư tưởng chủ đạo của phương pháp này là phân chia các vấn đề từ tổng quát đến tổng thể, từ vấn đề bao quát toàn bộ bài toán cần giải quyết đến những vấn để thuộc từng khía cạnh cụ thể và cuối cùng là đi đến giải quyết từng khía cạnh của bài toán đặt ra

- Phương pháp thiết kế “từ đỉnh xuống” (top down): Đây là phương pháp thiết

kế giải thuật dựa trên tư tưởng của lập trình cấu trúc và phương pháp modul hoá Nói chung các phần mềm trong lĩnh vực kinh tế thường được sử dụng một trong hai phương pháp thiết kế cơ bản nhất, trong đó có phương pháp thiết kế top down Tư tưởng của phương pháp này là đi từ đỉnh xuống đáy, tức là mô hình hoá bài toán theo mức độ cụ thể dần dần từng bước

- Phương pháp thiết kế từ đáy lên (bottom up): Tư tưởng của phương pháp này ngược lại với phương pháp top down Tức là đi từ cái cụ thể hay mức thấp nhất lên mức trên cùng Để ứng dụng phương pháp thiết kế này, trên cơ sở phân tích mức độ tương tự của các tiến trình trong việc giải quyết các chức năng quản lý, người ta

Trang 27

thường cho các vấn đề quản lý ngày càng phong phú hơn và cuốI cùng kết hợp thành từng nhóm giải quyết các vấn đề riêng lẻ thành một hệ thống quản lý thống nhất.

Kết thúc giai đoạn này cần có hai tài liệu kết quả:

+ Tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật

+ Tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá

- Mục đích của thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết hình thức bên ngoài cho hệ thống thông tin

Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm:

+ Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra: Xác định hệ thống thông tin trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra

+Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá: Xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với hệ thống thông tin

+Thiết kế các thủ tục thủ công

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

+ Phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra

+ Xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống

+Cung cấp thông tin về tư liệu đang sử dụng trên màn hình

+Làm sao để giảm tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng cần phải nhớ.+Sử dụng các quy tắc cơ bản về mầu sắc và ký hiệu

+) Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần mềm, các công đoạn chính gồm:

Trang 28

+Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.

+Thiết kế vật lý trong

+Lập trình

+Thử nghiệm hệ thống

+Chuẩn bị tài liệu

Kết thúc giai đoạn này cần có tài liệu hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống

+) Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này gồm các công đoạn:

4.1 HÊ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Đối với hệ thống quản lý nhân sự bao gồm các nội dung sau:

4.1.1 Cập nhật dữ liệu

Trong phần này cần phải cập nhật toàn bộ dữ liệu có liên quan đến nhân viên,

để làm cơ sở cho quản lý sau này Các dữ liệu cần cập nhật là:

- Hồ sơ nhân viên

- Chức vụ

- Chứng chỉ

- Phòng ban

Trang 29

4.1.3 Sao lưu dữ liệu

Dữ liệu phục vụ quản lý nhân sự phải được lưu dữ lâu dài, bởi vì khi cần thiết

dữ liệu phải cung cấp ngay cho người sử dụng Chương trình sau khi sử dụng phải sao lưu ra đĩa mềm hoặc thư mục khác để lưu trữ

4.1.4 Các loại báo cáo

Báo cáo là phần quan trọng nhất cung cấp cho người sử dụng Dựa vào báo cáo người sử dụng có thể dựa vào đó được các công việc cần thiết

Các loại báo cáo gồm:

- Báo cáo danh sách nhân viên

- Danh sách phòng ban

- Tra cứu nhân viên

Trong quá trình phân tích thì sơ đồ dòng dữ liệu giúp cho ta dễ dàng, xác định được yêu cầu của người sử dụng Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ thống thông tin chuyển từ quá trình này sang quá trình khác Điều quan trọng là phải xác định được thông tin vào ra

4.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

4.2.1 Yêu cầu của hệ thống

Yêu cầu đặt ra là thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự cho công ty Hệ thống

đó phải có tính ứng dụng thực tế cao và có tính khả thi, đáp ứng được nhu cầu đặt ra trong thời kỳ mới, phải thuận tiện, an toàn, bảo mật và đạt hiệu quả cao

Trang 30

Để thực hiện được điều đó thì hệ thống phải làm được những việc sau:

+ Cập nhật thông tin về hồ sơ phải nhanh chóng, thuận tiện và chính xác + Xem, sửa, xoá một cách dễ dàng mà vẫn đảm bảo đẹp và rõ ràng

+ Tim kiếm các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác

+ Chương trình ứng dụng đơn giản, người sử dụng không cần có trình độ đào tạo sâu về máy tính vẫn có thể sử dụng được

4.2.2 Các thông tin đầu vào

Thông tin phục vụ cập nhật hồ sơ nhân sự ban đầu bao gồm những thông tin

cơ bản về nhân viên như:

- Bảng tra cứu nhân viên

- Bảng danh bạ điện thoại của nhân viên

- Bảng danh sách các trưởng phòng

- …