Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Câu nói “phi thương bất phú” của người xưa ngày càng thể hiện tínhđúng đắn khi mà nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đã vàđang đạt được những thành tích đáng kể trong lĩnh vực kinh doanh thươngmại Kinh tế Việt Nam đã chuyển hóa từ nền kinh tế tự cấp tự túc sang nềnkinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, mở ra những bước ngoặtquan trọng, những nấc thang cao hơn trên tiến trình hội nhập với sự phát triểnchung của thế giới Hoạt động kinh doanh thương mại đóng một vai trò vôcùng quan trọng, góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất trong nước cảvề số lượng và chất lượng hàng hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng caocủa mọi tầng lớp dân cư, góp phần mở rộng giao lưu hàng hóa, quan hệ kinhtế trong và ngoài nước.

C.Mác đã từng khẳng định: lưu thông vừa là tiền đề, vừa là điều kiện,vừa là kết quả của sản xuất và Ông đưa ra biểu thức về quá trình luân chuyểnhàng hóa: T-H-T' Khi T' > T, điều đó chứng tỏ doanh nghiệp đã tổ chức tốtkhâu tiêu thụ, từ đó góp phần tăng vòng quay vốn và mục tiêu tối đa hóa lợinhuận mau chóng trở thành hiện thực Nói như vậy để thấy được vai trò quantrọng của chiếc cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, để chiếc cầu này đượchoạt động liên tục nhịp nhàng thì cần phải có bộ máy hỗ trở đắc lực, trong đócó bộ máy kế toán của doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác địnhkết quả bán hàng Bộ phận này cung cấp thông tin về tình hình bán hàng vàxác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệpbiết rõ từng khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong quá trình mua, bán,dự trữ hàng hóa và kết quả thu được từ quá trình bán hàng Đồng thời tìm ranguyên nhân làm tăng, giảm các khoản thu nhập, chi phí để từ đó tìm ra cácbiện pháp làm tăng doanh thu, thu nhập Đặc biệt đối với các doanh nghiệp

thương mại, tổ chức tốt quá trình bán hàng là nhiệm vụ sống còn, quyết địnhđến sự tồn tại của doanh nghiệp nhất là trong môi trường cạnh tranh gay gắtnhư hiện nay.

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này và qua thời gian thực tậptại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội, với những kiến thức đã đượctrang bị trong nhà trường, dưới sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của cô giáo -Ths Nguyễn Thị Lan Anh và các anh, chị trong phòng kế toán của Công ty,

em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xácđịnh kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội”.

Hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nộibao gồm: mua, bán các sản phẩm đồ uống và cung cấp dịch vụ, trong đó hoạtđộng chủ yếu là mua, bán đồ uống Vì vậy giới hạn trong phạm vi Chuyên đềnày em xin trình bày về hoạt động chủ yếu của Công ty là mua bán các sảnphẩm đồ uống Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu Chuyên đề này của emgồm 3 chương:

Chương I: Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động tiêu thụ hàng hóa và xácđịnh kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại HàNội

Chương II: Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêuthụ hàng hóa tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội

Chương III: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quảtiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội.

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊUTHỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓATẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

1.1 Đặc điểm hàng hóa tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội

Hàng hóa được hiểu là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua vềvới mục đích để bán (bán buôn hoặc bán lẻ) Hàng hóa của Công ty TNHHDịch vụ Thương mại Hà Nội là các loại bia, rượu, nước khoáng, nước giảikhát.

Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội là một công ty thương mại,hoạt động kinh tế cơ bản của Công ty là giúp các nhà sản xuất phân phối sảnphẩm đồ uống ra thị trường tiêu thụ Tuy không là công ty trực tiếp sản xuấtra sản phẩm đồ uống nhưng công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nộiđóng một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình lưu thông các sản phẩmđồ uống trên thị trường Hoạt động của Công ty góp phần đẩy nhanh quá trìnhlưu thông hàng hóa Hiệu quả hoạt động của Công ty có ảnh hướng lớn đếndoanh thu, lợi nhuận của các công ty sản xuất đồ uống Từ đó ta có thể thấymối quan hệ khăng khít giữa các doanh nghiệp trong thời kì kinh tế thị trườngnhư ngày nay, các công ty ngày càng có mối quan hệ gắn bó chặt chẽ vớinhau

Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội đóng vai trò là nhà phânphối đồ uống trong quá trình sản xuất - lưu thông hàng hóa Hiện nay Công tyđang kinh doanh hơn 30 mặt hàng khác nhau song có thể chia làm 4 loại:

- Các loại Bia- Các loại Rượu

- Nước khoáng, nước ngọt- Một số loại hàng hóa khác

Hàng hóa trong doanh nghiệp có thể được phân loại theo nhiều tiêu thứckhác nhau, tùy theo mặt hàng hóa kinh doanh và trình độ quản lý của mìnhmà mỗi doanh nghiệp lựa chọn tiêu thức phân loại hàng hóa cho phù hợp.Qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán cũng như công tác quảnlý, xác định một cách chính xác kết quả kinh doanh từng mặt hàng cũng nhưkết quả kinh doanh của toàn doanh nghiệp.

Việt Nam là nước có tiềm năng về thị trường đồ uống, khí hậu nóng vềmùa hè với nhiệt độ cao là một điều kiện thuận lợi để ngành kinh doanh đồuống có điều kiện để phát triển Doanh thu của Công ty phụ thuộc rất nhiềuvào khí hậu, thói quen tiêu dùng của nhân dân, điển hình như: mùa Đông vàokhoảng tháng 1 tháng 2 là dịp tết Nguyên Đán, Nhân dân ta có câu “tháng 1 làtháng ăn chơi, tháng 2 hội họp, tháng 3 lễ chùa” vào khoảng thời gian nàynhân dân thường giành thời gian để đoàn tụ gia đình, gặp mặt bạn bè, đi lễhội, vì vậy thời gian này mức tiêu thụ các loại đồ uống thường cao hơn cáctháng khác Mùa Hè doanh thu thường cao hơn các mùa khác trong năm.

Bao bì đóng gói của một số mặt hàng đồ uống phải trả lại cho nhà sảnxuất để tái sử dụng, đặc biệt các loại vỏ chai bằng thủy tinh, các vỏ bình nướckhoáng vì vậy khi bán sản phẩm đồ uống cho khách hàng, Công ty phải theodõi số lượng hàng đã bán, số vỏ đã thu về để trả lại cho nhà sản xuất Vì vậyviệc quản lý của Công ty mang tính chất đặc thù như sau:

- Thủ kho có trách nhiệm quản lý số lượng nhập – xuất – tồn của hànghóa trong kho, ngoài ra thu kho còn quản lý cả số lượng vỏ chai, vỏ bình đãthu về và số vỏ phải trả cho nhà sản xuất Quản lý, giám sát, xử lý đối với cácvỏ bị hỏng

- Khi mua hàng hóa của nhà sản xuất, Công ty phải đặt cọc tiền cho số vỏchai, vỏ bình đã nhận, khi trả lại vỏ chai thì được nhà sản xuất trả lại tiền Kế

toán theo dõi giá trị của số vỏ chai trên tài khoản 1532 “giá trị bao bì tínhriêng”

- Thủ kho kiểm kê đối chiếu số lượng hàng hóa, vỏ chai, vỏ bình, bao bìthường xuyên liên tục để phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận

- Các sản phẩm đồ uống có thời hạn sử dụng khác nhau vì vậy yêu cầuvề quản lý cũng khác nhau, việc sắp xếp lưu kho cũng khác nhau Hàng hóanhập kho trước thì được xuất kho trước, các đồ uống có hạn sử dụng tươngđối dài nhưng vẫn cần được kiểm tra theo dõi một cách thường xuyên về hạnsử dụng trước khi xuất kho tiêu thụ để đảm bảo chất lượng cho sản phẩm.

1.2 Đặc điểm hoạt động tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Dịch vụThương mại Hà Nội

Với vai trò làm đại lý phân phối sản phẩm cho các công ty sản xuất đồuống, Công ty lấy hàng từ nhà sản xuất bán đúng giá hưởng hoa hồng Nhưngtrên thực tế Công ty lấy hàng từ nhà sản xuất theo phương thức “mua đứt bánđoạn”, do đó giá bán các mặt hàng phần lớn là do Công ty tự quyết định theogiá thị trường Do xuất phát từ đặc điểm kinh doanh là phân phối sản phẩm,đối tượng khách hàng của công ty khá đa dạng: cá nhân, hộ gia đình, tập thể,doanh nghiệp vì vậy phương thức bán hàng của Công ty rất đa dạng như:bán buôn qua kho, bán buôn không qua kho, bán lẻ, đại lý, ký gửi Mỗiphương thức bán hàng khác nhau, Công ty có các chính sách bán hàng khácnhau cũng như cách thức tổ chức quản lý hoạt động bán hàng cũng khác nhaunhằm tiết kiệm chi phí, tối đa hóa doanh thu Trong phạm vi Chuyên đề này,em xin trình bày các phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty.

1.2.1 Phương thức bán buôn trực tiếp qua kho

Phương thức bán buôn trực tiếp qua kho là phương thức bán hàng màCông ty xuất hàng hóa của mình và giao hàng trực tiếp cho người mua vớikhối lượng lớn Khi người mua kiểm nhận hàng hóa, lượng hàng kiểm nhận

chính thức tiêu thụ và người bán mất quyền sở hữu về số hàng này Ngườimua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán số hàng mà người bán đã giao.Thu nhập từ việc bán các hàng hóa này chính là doanh thu bán hàng của Côngty

Nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kếtvới khách hàng hoặc căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng để giaohàng cho khách hàng Hàng hóa sẽ được lấy từ kho của Công ty để giao chokhách hàng

1.2.2 Phương thức bán hàng đại lý, ký gửi

Theo phương thức bán hàng này, Công ty là bên chủ hàng (gọi là bêngiao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý (gọi là bên đại lý) để bán Bênđại lý bán đúng giá qui định của chủ hàng sẽ được hưởng thù lao đại lý dướihình thức hoa hồng (hoa hồng đại lý)

Khi xuất hàng hóa giao cho các cơ sở đại lý, kế toán lập phiếu xuất khohàng gửi đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ Số hàng gửi đại lý vẫn thuộcsở hữu của Công ty cho đến khi đại lý gửi cho Công ty bảng kê bán hàng vàhóa đơn hoa hồng của số hàng hóa bán ra thì số hàng đó mới được coi là tiêuthụ, sau đó kế toán sẽ ghi nhận doanh thu, giá vốn, và chi phí hoa hồng đại lý.

1.2.3 Phương thức bán lẻ

Đối với các khách hàng mua với số lượng ít, Công ty không giao hàng tậnnơi theo yêu cầu của khách hàng Vì vậy khách hàng phải đến quầy hàng, khohàng của Công ty để mua hàng và thanh toán.

Theo phương thức này, nhân viên bán hàng là người trực tiếp chịu tráchnhiệm vật chất về số hàng được giao ở quầy hàng Nhân viên bán hàng trựctiếp giao hàng cho khách hàng và thu tiền của khách hàng Thông thường cáchoạt động bán lẻ của doanh nghiệp không cần hóa đơn GTGT, tuy nhiên khikhách hàng yêu cầu hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ xuất hóa đơn bán hàng cho

khách hàng Không cần lập chứng từ cho từng nghiệp vụ bán hàng, nhưngnhân viên bán hàng có trách nhiệm kiểm kê lượng hàng hóa còn ở quầy vàocuối ngày và báo cáo cho phòng kế toán về tình hình bán hàng tại quầy trongngày hôm đó Nhân viên bán hàng sử dụng thẻ quầy hàng trong quá trình bánlẻ (mẫu số 02 – BH)

1.3 Tổ chức quản lý hoạt động tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Dịch vụThương mại Hà Nội

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung Theomô hình này thì ban Giám Đốc trực tiếp quản lý các phòng ban, mỗi phòngban có chức năng nhiệm vụ riêng song có mối quan hệ chặt chẽ với nhau vàphối hợp nhịp nhàng với nhau trong quá trình hoạt động nhằm nâng cao hiệuquả hoạt động kinh doanh.

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ vai trò của các phòng, ban trong hoạt động tiêu thụ

Phòng kinh doanh sau khi nhận được các đơn đặt hàng của khách hàng sẽtrình ban Giám đốc phê duyệt Các đơn đặt hàng đã được phê duyệt sẽ đượcchuyển cho phòng kế toán để ghi chép sổ sách, cập nhật số liệu, in hóa đơnGTGT, phiếu lên hàng Phiếu lên hàng nội bộ để chuyển cho thu kho, Hóa đơnGTGT được phòng kế toán chuyển cho ban Giám đốc ký duyệt, sau đó sẽđược chuyển cho phòng kinh doanh Phòng kinh doanh đưa hóa đơn GTGTcho thủ kho, thủ kho sẽ giao hàng cho NVKD và kí xác nhận vào phiếu xuấtkho Khi NVKD thu được tiền hàng thì sẽ nộp tiền về cho thủ quỹ.

Tiêu thụ hàng hóa là giai đoạn cuối cùng trong quá trình lưu chuyển hànghóa của kinh doanh thương mại, nó có ý nghĩa quan trọng đối với các doanhnghiệp, bởi vì quá trình này chuyển hóa vốn từ hình thái “hiện vật” sang hình

Phòng Kinh Doanh(ĐĐH, Hợp đồng

HĐ GTGT)

Ban Giám Đốc (Phê duyệt)Bộ Phận Kho

(Phiếu lên hàng)

Phòng Kế ToánThủ Quỹ

(Tiền)

thái “tiền tệ”, giúp cho các doanh nghiệp thu hồi vốn để tiếp tục quá trình sảnxuất kinh doanh tiếp theo.

Tại công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội, ban Giám đốc trực tiếpchỉ đạo phòng kinh doanh để thực hiện công việc về tiêu thụ hàng hóa Phòngkinh doanh là bộ phận trực tiếp tổ chức hoạt động tiêu thụ hàng hóa trongCông ty.

Cơ cấu phòng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại HàNội được thể hiện bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ cơ cấu phòng kinh doanh của Công ty

- Trưởng phòng kinh doanh là người trực tiếp quản lý các trưởng nhómkinh doanh và chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về hoạt động bán hàngcủa Công ty Trưởng phòng kinh doanh sẽ đưa ra các chính sách bán hàng,marketing, tiếp thị, phân phối sản phẩm để ban Giám đốc phê duyệt, sau đó sẽchỉ đạo để NVKD thực hiện.

- Trưởng nhóm kinh doanh sẽ kiểm tra, giám sát hoạt động bán hàng,thanh toán, chiết khấu Trưởng nhóm là người trực tiếp tham gia chỉ đạo cácnhân viên kinh doanh, mỗi trưởng nhóm kinh doanh sẽ quản lý một số NVKD.

Trưởngphòng KD

KD

Trưởng phòng kinh doanh sẽ phân công công việc cho các trưởng nhóm đểphụ trách hoạt động tiêu thụ hàng hóa tại một số địa bàn nhằm thuận tiện choviệc quản lý và hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn.

- Các NVKD là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, Công ty có 13NVKD (trong đó có 5 nhân viên bán hàng kiêm lái xe ôtô, chịu trách nhiệmgiao hàng ở những địa điểm xa) có nhiệm vụ tiếp thị sản phẩm, thăm dò thịtrường đồng thời trực tiếp vận chuyển hàng hóa từ kho của Công ty đến kháchhàng Ngoài ra phòng kinh doanh sẽ trực tiếp kí kết hợp đồng với khách hàngvà giải quyết những thắc mắc của khách hàng.

Sơ đồ 1.3: Trình kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn qua kho

(2) Nhập đơn hàng: NVKD sẽ đưa các đơn hàng cho nhân viên Nhập(chính là kế toán bán hàng) Trước khi tạo đơn bán hàng trong hệ thống, kếtoán bán hàng phải kiểm tra tính hợp lệ, tính hiệu lực của các đơn hàng Hệ

Thu các đơn hàng

Nhập các đơn hàng

In phiếu lên hàng

Chuẩn bị để giaohàng

Chất hàng lên xe và xác nhậnvào phiếu lên hàngIn hóa đơn GTGT, hệ thống tự

động trừ kho và cập nhật kếtoán

Thực hiện việc giao hàng và thutiền

Kết thúc quy trình

thống sẽ cho nhân viên nhập biết số lượng thực của các mặt hàng đang nhậphiện còn bao nhiêu, nhằm giúp cho nhân viên nhập lưu ý và phân bổ chonhững đơn hàng còn lại Giá, chiết khấu, thuế và hàng khuyến mại sẽ đượccập nhật tự động Nhân viên nhập chỉ cần nhập mã hàng và số lượng hàng.

(3) In phiếu lên hàng nội bộ: Kế toán bán hàng in phiếu lên hàng nội bộvà đưa cho nhân viên kho (thủ kho) để chuẩn bị hàng

(4) Thủ kho khi nhận được phiếu lên hàng nội bộ thì sẽ chuẩn bị hànghóa để giao hàng.

(5) Chất hàng lên xe và xác nhận vào phiếu lên hàng nội bộ: Nhân viênkho xuất hàng để nhân viên bốc vác chất hàng lên xe, thủ kho xác nhận và kýtên vào phiếu lên hàng nội bộ

(6) Cập nhật kho: Nhân viên nhập (kế toán bán hàng) sẽ xuất Hóa đơnGTGT (mẫu số 01 GTKT – 3LL) theo số lượng thực được giao và cập nhật sốliệu vào phần mềm kế toán máy Hệ thống sẽ tự động trừ kho và tăng mức nợcủa khách hàng trong phần mềm kế toán Hóa đơn này cần chuyển cho Kếtoán trưởng hoặc ban Giám đốc kí duyệt trước khi giao cho NVKD.

(7) Thực hiện việc giao hàng: NVKD sẽ giao hàng cho khách hàng,NVKD là người trực tiếp thực hiện việc thanh toán với khách hàng, số tiềnhàng thu được sẽ nộp cho thủ quỹ ngay trong ngày.

Trong phương thức bán hàng đại lý, ký gửi: khi Công ty giao hàng chocác đại lý bán đúng giá và hưởng hoa hồng, thì hàng hóa gửi đại lý vẫn thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp, khi đại lý thông báo về số hàng đã tiêu thụvà Công ty nhận được bảng kê bán hàng và hóa đơn hoa hồng của số hànghóa đã được tiêu thụ thì kế toán mới ghi nhận doanh thu bán hàng Hoa hồngphải trả đại lý được tính vào chi phí bán hàng của Công ty Trình tự luânchuyển chứng từ trong quá trình tiêu thụ hàng hóa đối với các hoạt động bánbuôn theo hình thức gửi đại lý được thể hiện bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4: Trình tự kế toán bán hàng theo hình thức đại lý, ký gửi

Diễn giải quy trình:

(1) Thu các hợp đồng: NVKD gặp trực tiếp khách hàng để thực hiện việcký hợp đồng và mang các hợp đồng về văn phòng

(2) Nhập các hợp đồng: NVKD sẽ đưa các hợp đồng cho nhân viên Nhập(chính là kế toán bán hàng) Trước khi tạo hợp đồng trong hệ thống, kế toánbán hàng phải kiểm tra tính hợp lệ, tính hiệu lực của các đơn hàng Hệ thốngsẽ cho nhân viên nhập biết số lượng thực của các mặt hàng đang nhập hiệncòn bao nhiêu Giá, chiết khấu, thuế và hàng khuyến mại sẽ được cập nhật tựđộng Nhân viên nhập chỉ cần nhập mã hàng và số lượng hàng

(3) In phiếu lên hàng nội bộ: Kế toán bán hàng in phiếu lên hàng nội bộvà đưa cho nhân viên kho (thủ kho) để chuẩn bị hàng

(4) Thủ kho khi nhận được phiếu lên hàng nội bộ thì sẽ chuẩn bị hànghóa để giao hàng

Thu các hợp đồng

Nhập các hợp đồng

In phiếu lên hàng

Chuẩn bị để giaohàng

Chất hàng lên xe và xác nhậnvào phiếu lên hàng

In phiếu xuất kho hàng gửi đạilý, hệ thống tự động trừ kho và

cập nhật kế toán

Thực hiện việc giao hàng

Thực hiện việc thanh toán vớiđại lý, In hóa đơn GTGT và thu

tiền

(5) Chất hàng lên xe và xác nhận vào phiếu lên hàng nội bộ: Nhân viênkho xuất hàng để nhân viên bốc vác chất hàng lên xe, thủ kho xác nhận và kýtên vào phiếu lên hàng nội bộ

(6) Cập nhật kho: Nhân viên nhập (kế toán bán hàng) xuất Phiếu xuấtkho hàng gửi đại lý (mẫu số 04 HDL – 3LL) theo số lượng thực được giao vàcập nhật số liệu vào phần mềm kế toán máy, sau đó sẽ chuyển cho Kế toántrưởng hoặc ban Giám đốc kí duyệt và chuyển cho phòng kinh doanh Hệthống phần mềm kế toán máy sẽ tự động trừ kho và tăng mức nợ của kháchhàng trong phần kế toán

(7) Thực hiện việc giao hàng: NVKD sẽ giao hàng cho khách hàng

(8) Thực hiện việc thanh toán với các đại lý theo hợp đồng đã kí kết: khinhận được bảng kê lượng hàng hóa bán ra của số hàng gửi đại lý, Kế toán sẽin hóa đơn GTGT cho lượng hàng đã tiêu thụ Trưởng phòng kinh doanh làngười sẽ phụ trách việc thanh toán với các đại lý, số tiền hàng thu được sẽđược nộp cho thủ quỹ.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

2.1 Kế toán tiêu thụ hàng hóa

2.1.1 Kế toán doanh thu

2.1.1.1 Điều kiện ghi nhận doanh thu

Khi quá trình bán hàng hoàn thành, bao giờ doanh nghiệp cũng thu vềmột kết quả nhất định, đó chính là kết quả bán hàng Kết quả bán hàng đượchình thành trên cơ sở so sánh giữa doanh thu bán hàng thuần và các chi phíphát sinh trong quá trình bán hàng, đó là các chi phí về giá vốn hàng bán, chiphí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Kết quả bánhàng có thể là lãi, có thể là lỗ Nếu lỗ thì được xử lý bù đắp theo quy định củacơ chế tài chính và quyết định của cấp có thẩm quyền Nếu lãi sẽ được phânphối hoặc được bổ sung vào vốn kinh doanh, tùy theo thỏa thuận hoặc chínhsách của Công ty trong từng thời kỳ.

Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu vềhàng hóa từ người bán sang người mua Nói cách khác, thời điểm ghi nhậndoanh thu là thời điểm người mua trả tiền hay chấp nhận nợ về lượng hànghóa đã được người bán chuyển giao

Đối với các phương thức bán hàng khác nhau của Công ty thì thời điểmghi nhận doanh thu cũng khác nhau, cụ thể:

- Trong phương thức bán buôn trực tiếp qua kho thì căn cứ vào hợp đồngđã ký kết với khách hàng, điều khoản quy định về nơi giao hàng: tại kho củaCông ty, tại kho của khách hàng hay tại một nơi nào đó đã thỏa thuận Để kếtoán xác định thời điểm hoàn thành việc giao hàng, là thời điểm chuyển giaoquyền sở hữu về hàng hóa, lợi ích và rủi ro gắn liền với hàng hóa, đây cũngchính là thời điểm ghi nhận doanh thu.

- Trong phương thức bán hàng đại lý, ký gửi: khi Công ty giao hàng chocác đại lý thì hàng hóa gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệpvà hàng hóa vẫn chưa được coi là tiêu thụ, kế toán chưa được ghi nhận doanhthu Khi đại lý thông báo về số hàng đã tiêu thụ và Công ty nhận được bảngkê bán hàng và hóa đơn hoa hồng của số hàng hóa đã được tiêu thụ thì kế toánmới ghi nhận doanh thu bán hàng.

- Đối với các hoạt động bán lẻ thì cuối tháng, kế toán căn cứ vào lượnghàng được tiêu thụ ghi trên thẻ quầy hàng của nhân viên bán hàng để ghi nhậndoanh thu.

2.1.1.2 Tài khoản sử dụng

Hiện tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội sử dụng hệ thốngtài khoản kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 do BộTài Chính ban hành Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ,hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Để ghi nhận doanh thu tiêu thụ trong kỳ, Công ty sử dụng các tài khoản:TK 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để phản ánh tổng số doanhthu bán hàng và cung cấp dịch vụ mà Công ty đã thực hiện và các tài khoảngiảm doanh thu: TK 521 “chiết khấu thương mại”, TK 532 “giảm giá hàngbán”, TK 531 “hàng bán bị trả lại” Từ đó, tính ra doanh thu thuần về tiêu thụtrong kỳ

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng vàcung cấp dịch vụ"

- Bên Có TK 511:

+ Tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinhtrong kỳ.

Tài khoản 511 không có số dư.

Công ty sử dụng tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh doanh thu như sau:- Tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”: phản ánh doanh thu đãnhận được hoặc được người mua chấp thuận cam kết sẽ trả về khối lượnghàng hóa đã giao.

+ Tài khoản 51111: phản ánh doanh thu tiêu thụ bia+ Tài khoản 51112: phản ánh doanh thu tiêu thụ rượu

+ Tài khoản 51113: phản ánh doanh thu tiêu thụ nước ngọt, nước khoáng+ Tài khoản 51114: phản ánh doanh thu tiêu thụ các loại hàng hóa khác

- Tài khoản 5112 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”: phản ánh về số doanhthu đã nhận hoặc được khách hàng chấp nhận thanh toán những dịch vụ màCông ty đã cung cấp.

Trong các phương thức tiêu thụ khác nhau, Công ty sử dụng các chứngtừ khác nhau: cụ thể trong phương thức bán buôn trực tiếp qua kho, căn cứvào các hóa đơn GTGT để kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng.

Biểu số 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3: (dùng thanh toán)

Ngày 4 tháng 8 năm 2010

Mẫu số: 01 GTKT-3LLKý hiệu: AA/2010T

Số: 001041Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội

Địa chỉ: 63 Mã Mây-Hoàn Kiếm-Hà Nội Số tài khoản: 710A-00253

Điện thoại: 8.259412 MS: 0 1 0 0 2 3 5 6 7 9 Họ tên người mua hàng: Đỗ Văn Trường

Đơn vị: Công ty TNHH Dịch vụ Và Thương mại Hà Trường Giang

Địa chỉ: 24 Hàng cót-Hoàn Kiếm-Hà Nội Số tài khoản: 059.100.1800.581Hình thức thanh toán: Tiền mặt.MS 0 1 0 1 4 8 3 5 6 1

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiềnA B C 1 2 3=1*2

Người mua hàng(ký, họ tên)

Người bán hàng(ký, họ tên)

Kế toán trưởng(ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị(ký, họ tên)

Đối với phương thức đại lý, ký gửi: kế toán căn cứ vào bảng kê bán hàngvà hóa đơn hoa hồng do đại lý lập về số hàng đã được cơ sở đại lý tiêu thụ gửivề Công ty để kế toán ghi nhận doanh thu.

Đối với phương thức bán lẻ, cuối tháng, kế toán căn cứ vào các thẻ quầyhàng do các nhân viên bán hàng tại quầy lập ra để ghi nhận doanh thu bánhàng Mỗi tháng Công ty mở một quyển sổ Thẻ quầy hàng để ghi lượng hàngbán lẻ trong một tháng của tất cả các mặt hàng bán lẻ của Công ty Mỗi mộtmặt hàng được theo dõi trên một số trang của sổ thẻ quầy hàng.

Biểu số 2.2: Thẻ quầy hàng

Đơn vị: Cty Dịch vụ Thương mại HN Mẫu số 02 – BH

Địa chỉ: 63 Mã Mây-Hoàn Kiếm-HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)

THẺ QUẦY HÀNG

Ngày lập thẻ: 8/2010 Tờ số:8.1Tên hàng: Bia Halida

Đơn vị tính: Thùng Đơn giá: 160.000

NT NVquầyhàng

Nhập từkho trong

Nhậpkhác trong

Cộng tồn đầungày và nhậptrong ngày

Xuất bánTồncuốingày

160.000320.000160.000160.000320.000320.000480.000

Đối với các phương thức thanh toán khác nhau thì Công ty cũng sử dụngcác chứng từ khác nhau để ghi nhận Số tiền bán hàng và công nợ phải thu.Hiện nay Công ty đang áp dụng hai hình thức thanh toán:

- Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức thanh toán được sử dụngchủ yếu trong Công ty Thông thường NVKD sẽ trực tiếp thu tiền mặt ngaysau khi giao hàng cho khách hàng (thường là khách hàng mua với khối lượngít), số tiền chưa thu được sẽ được ghi vào công nợ của từng khách hàng Kếtoán bán hàng cập nhật số liệu vào máy vi tính, máy sẽ tự động tính ra từng sốtiền còn nợ của từng khách hàng.

- Thanh toán qua ngân hàng: Công ty sử dụng hình thức thanh toán bằngséc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi Ngân hàng đóng vai trò là trung gian đứng rathu hộ, chi hộ các khoản tiền từ khách hàng về cho Công ty và từ Công ty đếnnhà cung cấp.

Ví dụ: Ngày 10 tháng 8 năm 2010, khách sạn Melia mua một lô hàng củaCông ty trị giá 12.509.000, thời hạn thanh toán trong vòng 2 ngày, hai bênthanh toán bằng hình thức ủy nhiệm thu.

Biểu số 2.3: Ủy nhiệm thu

UỶ NHIỆM THU Số: 525 Liên 3 Ngày 11 tháng 8 năm 2010

Tên đơn vị mua hàng: Khách sạn MeliaSố tài khoản: 710A-00032

PHẦN NH GHI

TÀI KHOẢNNỢ

Tại Ngân hàng: Công thương Việt Nam.Tỉnh, Tp: Hà NộiTên đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội

Số tài khoản: 710A-00253

Tại Ngân hàng: SGD I – CT Việt Nam Tỉnh, Tp: Hà NộiTÀIKHOẢN CÓ

Hợp đồng số (hay đơn đặt hàng): 54 Ngày 10 tháng 8 năm 2010

Số lượng các loại chứng từ kèm theo: 4

Số tiền chuyển (bằng chữ): mười hai triệu năm trăm linh chínnghìn đồng Bằng số: 12.509.000

Số ngày chậm trả: 2 ngày

Số tiền phạt chậm trả (bằng chữ): một triệu đồng chẵn Bằng số:1.000.000

Tổng số tiền chuyển (bằng chữ): mười hai triệu năm trăm linh chín nghìn đồng Bằng số: 12.509.000

ĐƠN VỊ BÁN

(Ký tên, đóng dấu)

NGÂN HÀNG BÊN BÁN

Nhận chứng từ ngày 11/8/2010

Đã kiểm soát và gửi đi ngày 12/8/2010

NGÂN HÀNG BÊN MUA

Nhận chứng từ ngày 11/8/2010Thanh toán ngày 11/8/2010

Kế toánTrưởng phòng Kế toán

( Nguồn: Bộ chứng từ do phòng kế toán cung cấp)

2.1.1.4 Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết

Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà Nội sử dụng các loại sổ chi tiếtđể ghi nhận doanh thu như: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán vớikhách hàng, sổ chi tiết tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịchvụ”, bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng, sổ Nhật ký bán hàng.

Sơ đồ 2.1: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Trong các phương thức bán buôn qua kho, hàng ngày, kế toán căn cứvào các chứng từ gốc như: hóa đơn GTGT, Thẻ quầy hàng, phiếu xuất kho,hợp đồng hoặc đơn đặt hàng (đối với các khách hàng lớn, hoặc thường xuyênthì Công ty sử dụng hợp đồng, đối với khách hàng mua với khối lượng tươngđối nhỏ thì Công ty thường sử dụng đơn đặt hàng), để ghi vào sổ chi tiết cáctài khoản doanh thu: 5111, 5112, 5113, 5114, sổ chi tiết thanh toán với kháchhàng, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Cuối tháng, căn cứ vào các sổchi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng trong tháng Đối vớiphương thức bán hàng đại lý, ký gửi, khi Công ty nhận được bảng kê bán

Chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT,Bảng kê bán hàng, HĐ GTGT của

hàng và hóa đơn hoa hồng về số hàng hóa bán ra do đại lý lập gửi về choCông ty thì Công ty ghi nhận doanh thu bán hàng của số hàng đó vào các sổchi tiết doanh thu Đối với phương thức bán lẻ, cuối tháng, kế toán tổng hợpsố tiền bán hàng trên thẻ quầy hàng trong tháng đó rồi ghi vào các sổ chi tiếtcó liên quan.

Hiện tại Công ty sử dụng 2 phương thức thanh toán là thanh toán bằngtiền mặt và thanh toán qua ngân hàng Thông thường, khi NVKD giao hàngcho khách hàng sẽ thu ngay bằng tiền mặt, hoặc cho khách hàng nợ trongvòng từ 2-6 ngày Vì vậy khi bán hàng cho khách hàng xong, kế toán thườngghi nhận doanh thu vào sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiếtthanh toán với khách hàng Khi khách hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty,kế toán căn cứ vào phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng để ghi vào sổ chitiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và ghi giảm số nợ phải thu của khách hàngvào sổ chi tiết thanh toán với người bán.

Ví dụ 1: tình hình tiêu thụ mặt hàng Bia của Công ty trong ngày 1/8/2010như sau:

Bia Halida lonBia Heineken

Bia Hà NộiBia 333

3.200.0008.960.0002.618.0001.040.000Trong ngày, chiết khấu cho khách hàng mua với số lượng lớn 1%:Số tiền chiết khấu = 8.960.000 x 1% = 89.600

Căn cứ vào các Hóa đơn GTGT, kế toán ghi nhận doanh thu tiêu thụ vàcác khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ mặt hàng Bia vào sổ chi tiết Doanh thu5111 trong tháng 8 năm 2010 như sau:

Biểu số 2.4: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

SỔ CHI TIẾT

Tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

Tháng 8 Năm 2010Loại sản phẩm hàng hóa: Bia

Halida lonHeinekenBia Hà Nội Bia 333Bia Hà NộiHeinekenBia TigerHalida lonBia 333Bia Hà NộiHeinekenHeinekenBia 333Bia Hà NộiHeinekenHeinekenHalida lonHalida lonHeineken

31131.2481.1221.4153.1136401.6002.830

Biểu 2.6: Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng

Đơn vị: Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà NộiĐịa chỉ: 63 Mã Mây – Hoàn Kiếm – Hà Nội

SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG

Tháng 8 năm 2010 (ĐVT: đồng)

1 5111 Doanh thu bán Bia 4.011.000 1.490.803.000

3 5113 Doanh thu bán nước khoáng 0 981.162.680

(Nguồn: sổ tổng hợp chi tiết, do phòng kế toán cung cấp)

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, ngoài phải theo dõi doanh thu trên sổchi tiết, kế toán còn phải theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng trên sổchi tiết thanh toán với khách hàng và sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Ví dụ: Trong tháng 8 năm 2010, khách sạn Melia có nghiệp vụ mua bánhàng hóa với Công ty Vào ngày 1/8/2010 khách sạn còn Nợ 4.890.000 đồng,trong tháng 8/2010 có tình hình mua bán và thanh toán với Công ty được theodõi trên sổ chi tiết tình hình thanh toán với khách hàng như sau:

Biểu 2.7: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG

Tháng 8 NămTài khoản 131

Đối tượng: Khách sạn Melia Loại tiền: VNĐ

(ĐVT: 1.000đ)NT

ghi sổ

9.04110/8HĐ106310/8Bán hàng

chưa thu tiền

(Nguồn: sổ chi tiết, do phòng kế toán cung cấp)

Biểu 2.8: Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng

Đơn vị: Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà NộiĐịa chỉ: 63 Mã Mây – Hoàn Kiếm – Hà Nội

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNGTài khoản: 131

Tháng 8 Năm 2010

(ĐVT:1.000)STTTên Khách hàngSố dư đầu kỳPS trong kỳSố dư cuối kỳ

5Ngân hàng ĐôngÁ

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán kế toán doanh thu tại công ty TNHH Dịch vụThương mại Hà Nội

TK 3332 TK 511 TK 111, 112, 131

(4) (1a) TK 521, 531, 532 TK 3331

(3)

(1b) TK 911

(5)

(2)Diễn giải:

(1a) Doanh thu bán hàng

(1b) Thuế GTGT đầu ra phải nộp

(2) Các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại,giảm giá hàng bán)

(3) Cuối kỳ, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thuthuần tiêu thụ trong kỳ

(4) Xác định số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp của hàng bán trong kỳ

(5) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 để xác định kết quảkinh doanh trong tháng.

2.1.1.5 Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp

Các loại sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để phản ánh doanh thu bánhàng của Công ty là các Chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ CáiTK 511.

Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng

Ghi chú:

Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc: Hóa đơnGTGT, Bảng kê, HĐGTGT của đại lý, Thẻ

quầy hàng

Chứng từ ghi sổSổ đăng ký chứng từ

ghi sổ

Sổ Cái TK 511

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Hàng ngày, trên cơ sở các chứng từ gốc đã được kiểm tra: Hóa đơnGTGT, Bảng kê bán hàng, Hóa đơn hoa hồng của đại lý, Thẻ quầy hàng, kếtoán lập các Chứng từ ghi sổ Các Chứng từ ghi sổ này là căn cứ để ghi sổ kếtoán tổng hợp: sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái tài khoản 511 “Doanh thubán hàng và cung cấp dịch vụ”.

Cuối tháng, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh, đối chiếu số liệu giữaBảng cân đối số phát sinh với số liệu trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Nếu sốliệu giữa hai sổ đã khớp đúng thì kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính dựavào bảng cân đối số phát sinh.

Vẫn số liệu doanh thu tiêu thụ trong ngày 1/8/2010 (phần 2.1.1.4) kếtoán lập chứng từ ghi sổ về doanh thu, giảm trừ doanh thu của mặt hàng Bianhư sau:

Đơn vị: Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hà NộiĐịa chỉ: 63 Mã Mây – Hoàn Kiếm – Hà Nội

CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01-SKT

Ngày 1 tháng 8 năm 2010 Số: 8.2Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú

Doanh thu bán Bia 131 5111 3.200.000 Thuế 10%Doanh thu bán Bia 131 5111 8.960.000 Thuế 10%Doanh thu bán Bia 131 5111 2.618.000 Thuế 10%Doanh thu bán Bia 131 5111 1.040.000 Thuế 10%

(Nguồn: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ do phòng kế toán cung cấp)

Biểu số 2.10: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số S02B-H

Tháng 8 năm 2010

Ngày 31 tháng 8 năm 2010Người ghi sổ

Tên tài khoản: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

Số hiệu tài khoản: 511 (ĐVT:đ)

Chứng từ Diễn giải TKĐƯ

Chiết khấu TMDT bán BiaDT bán BiaDT bán Biakhoáng Lavie Nước NgọtDT bán Bia

Trong doanh nghiệp thương mại, giá vốn của hàng hóa chính là trị giámua thực tế của hàng hóa, gồm: bộ phận trị giá mua của hàng hóa và bộ phậnchi phí thu mua hàng hóa.

- Bộ phận trị giá mua của hàng hóa: trị giá mua của hàng hóa gồm giámua ghi trên hóa đơn của người bán trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại

và giảm giá hàng mua được hưởng, cộng (+) các loại thuế không được hoànlại (thuế tiêu thụ đặc biệt), cộng (+) chi phí sơ chế, hoàn thiện (nếu có).

- Bộ phận chi phí thu mua hàng hóa: chi phí thương mại hàng hóa baogồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì, chi phí thuê kho bãi, tiền phạtlưu kho, lưu bãi, lưu hàng,

Khi xuất kho, để tính giá thực tế của hàng hóa, kế toán phải tách riêng 2bộ phận giá thực tế hàng hóa Đối với chi phí thu mua, do liên quan đến lượnghàng tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ nên chi phí thu mua cần được phânbổ cho lượng hàng đã tiêu thụ trong kỳ và lượng hàng tồn kho dựa trên tiêuthức về trị giá mua Công thức phân bổ như sau:

Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ

Giá trị hàng mua đã tiêuthụ và hàng còn lại cuốikỳ

Hàng còn lại cuối kỳ gồm hàng còn tồn quầy, tồn kho, hàng đang gửibán, gửi đại lý, ký gửi,

Ví dụ: Tình hình chi phí thu mua và giá trị hàng mua hàng hóa tại Côngty trong tháng 8 năm 2010 như sau:

Chỉ tiêu Chi phí thu mua Trị giá hàng mua

Tồn đầu tháng 6.502.000 510.951.600

Xuất trong tháng 41.275.301,34 3.101.090.221Tồn cuối tháng 18.946.598,66 1.423.643.489

Chi phí thu mua phân bổ cho số hàng tiêu thụ trong kỳ được tính như sauPhí thu

mua phânbổ cho hàng tiêu thụ

x (6.502.000+53.721.900)3.101.090.221+1.423.643.489

= 41.275.301,34

Chi phí thu mua tính cho số hàng tồn kho cuối tháng:Phí thu mua cho số

hàng tồn kho cuối tháng = (6.502.000 + 53.721.900) - 41.275.301,34Đối với bộ phận trị giá mua, kế toán tính giá xuất kho theo phương phápnhập trước – xuất trước: phương pháp này giả định là hàng tồn kho được muatrước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kì là hàng tồn kho đượcmua tại thời điểm cuối kì Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất khođược tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kì hoặc gần đầu kì,giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểmcuối kì hoặc gần cuối kì còn tồn kho Việc áp dụng phương pháp Nhập trước– Xuất trước là xuất phát từ tình hình thực tế của Công ty nhằm tiết kiệm chiphí trong công tác bảo quản, lưu giữ hàng hóa Đồng thời tránh được tìnhtrạng hàng hóa tồn kho quá lâu dẫn tới việc hàng bị kém chất lượng hoặc hàng

hóa hết hạn sử dụng, không thể tiêu thụ được từ đó ảnh hưởng đến kết quảkinh doanh của Công ty.

Việc tính giá xuất vật tư theo phương pháp nhập trước – xuất trước đượcthể hiện trong sổ chi tiết vật tư tháng 8 năm 2010 của Công ty:

Biểu 2.12: Sổ chi tiết vật tư

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ

Tháng 8 Năm 2010Tài khoản 1561Tên kho: kho Mã Mây

Tên vật liệu: Bia Hà Nội (ĐVT: 1000 đ)

Khi mua hàng hóa, giá trị của hàng mua và chi phí thu mua được phảnánh trên tài khoản 1561 “giá mua hàng hóa” và 1562 “chi phí thu mua hànghóa”

2.1.2.3 Chứng từ sử dụng

Để ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng các chứng từ: Hóa đơn

GTGT (mẫu số:01 GTKT-3LL), phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê

mua hàng,

Biểu 2.14: Bảng kê mua hàng

Đơn vị: Cty Dịch vụ Thương mại HNBộ phận: Phòng kinh doanh

Bia Hà Nội LonKhoáng Lavie 1.5LKhoáng Lavie 0.5LKhoáng Lavie 0.35L

Cty HabecoCty LavieCty LavieCty Lavie

9.2044.2243.3003.770

Biểu 2.13: Phiếu nhập kho

Đơn vị: Cty Dịch vụ Thương mại HNBộ phận: Kho

Mẫu số: 01-VT

(Ban hành kèm theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 1 tháng 8 năm 2010 Nợ:1561 Số: 8.01 Có: 131

Họ và tên người giao: Trần thị Nguyệt

Theo HĐGTGT số 110918 ngày 1 tháng 8 năm 2010 của: Công ty HabecoTheo HĐGTGT số 10131 ngày 1 tháng 8 năm 2010 của: Công ty LavieNhập tại kho: Mã Mây Địa điểm: 63 – Mã Mây – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Đơn vị tính: 1000 đồngSTT Tên, nhãn hiệu, quy

cách, phẩm chất vậttư, hàng hóa

Số lượng Đơngiá

chứng từ

Bia Hà Nội LonKhoáng Lavie 1.5LKhoáng Lavie 0.5LKhoáng Lavie 0.35L

(Nguồn: Chứng từ do bộ phận kho của Công ty cung cấp)

2.1.2.4 Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết

Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Khi mua hàng của nhà sản xuất, Công ty nhận được hóa đơn GTGT củanhà cung cấp Sản phẩm đưa về được nhập kho hoặc đem đi tiêu thụ:

- Nếu hàng hóa được đưa về nhập kho, kế toán căn cứ HĐ GTGT, phiếunhập kho để ghi vào sổ chi tiết TK 1561 Trường hợp Công ty chưa thanhtoán cho nhà cung cấp thì ghi nhận đồng thời vào sổ chi tiết tình hình thanhtoán với nhà cung cấp, khi Công ty trả tiền nhà cung cấp thì ghi vào sổ chi tiếttiền mặt, tiền gửi ngân hàng Khi hàng hóa được xuất kho đem đi tiêu thụ, kếtoán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 6321, 6322, 6323, 6324 “ giá vốn hàng bán”

- Nếu hàng hóa mua về không nhập kho mà đem đi tiêu thụ ngay thì kếtoán ghi vào sổ chi tiết 6321, 6322, 6323, 6324 “giá vốn hàng bán”, sổ chi tiết331 “tình hình thanh toán với nhà cung cấp”, sổ chi tiết 131 “ tình hình thanhtoán với khách hàng”, sổ chi tiết 111 “tiền mặt”, sổ chi tiết 112 “tiền gửi ngânhàng”

Thẻ, sổ kế toán chi tiết các tàikhoản: 6321, 6322, 6323, 6324,