TẠO MỘT CUỘC HỌP THÀNH CÔNG

TẠO Một Cuộc HỌP 3 THÀNH CÔNG 3 I. Tầm quan trọng và những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức cuộc họp: 3 II. Phân loại cuộc họp: 4 1. Họp giao ban: 4 2. Họp của quản lý cấp trên và các quản lý hoặc nhân viên cấp dưới: 4 3. Họp của giám đốc với toàn thể nhân viên: 4 4. Họp tham mưu, tư vấn: 4 5. Họp chuyên môn: 4 6. Họp triền khai của các quản lý với nhân viên: 4 7. Họp tổng kết: 5 III. Nguyên tắc quản trị cuộc họp: 6 IV. Kỹ năng quản trị cuộc họp: 8 1. Quản trị trước cuộc họp: 8 a. Lên chương trình họp: 8 b. Thông báo mời họp: 8 c. Chuẩn bị những thứ cần thiết: 8 2. Quản trị trong quá trình họp: 9 a. Điều hành cuộc họp: 9 b. Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả: 9 3. Quản trị sau cuộc họp: 10 a. Tổng kết cuộc họp: 10 b. Tổng hợp cuộc họp: 10 c. Gửi biên bản cuộc họp cho các thành viên tham dự: 10

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG TP. HỒ CHÍ MINH  BÀI TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: TẠO MỘT CUỘC HỌP THÀNH CÔNG Nhóm 3: 789 GV: Phạm Thị Ngọc Thư DANH SÁCH NHÓM 1. Trần Thị Bích Dung 2. Nguyễn Hiếu Bảo 3. Trần Thị Cúc 4. Đặng Minh Tiến 5. Nguyễn Văn Linh 6. Xiu Lìn Phúc 7. Nguyễn Hồng Quân 7 8 9 Mục lục Trang 3/14 TẠO MỘT CUỘC HỌP THÀNH CÔNG I. Tầm quan trọng và những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức cuộc họp: Họp là hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay nhóm dự án. Cuộc họp rất quan trọng, vì đó là nơi đưa ra các giải pháp cho các vướng mắc trong công việc. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là qua điện thoại, máy fax, hội nghị bằng video hoặc các sản phẩm khác của công nghệ thông tin. Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp có thể tổng hợp được kiến thức và sự đóng góp của tất cả mọi người cho mục đích của cuộc họp. Nếu không nó sẽ gây lãng phí rất lớn. Ngoài lãng phí thời gian cho những người tham dự, cuộc họp không hiệu quả còn gây lãng phí về phòng ốc và các khoản chi phí phục vụ cho cuộc họp. Vì vậy, không nên triệu tập cuộc họp nếu không có mục đích rõ ràng và không cần lấy ý kiến tập thể. Trang 4/14 II. Phân loại cuộc họp: 1 Họp giao ban: Là cuộc họp của ban Giám đốc đối với các quản lý và nhân viên trực thuộc hàng tuần hoặc hàng tháng. Cuộc họ chỉ để giải quyết các vấn đề : thông tin mới từ Ban Giám đốc, giải quyết các vấn đề liên bộ phận, nội dung trọng tâm công việc cho tuần sau, các công việc chung còn tồn đọng trong tuần. Tất cả thành viên tham gia cuộc họp có trách nhiệm ghi nhận vào sổ họp nội bộ, sau đó triển khai ngay cho nhân viên do mình quản lý. 2 Họp của quản lý cấp trên và các quản lý hoặc nhân viên cấp dưới: Là cuộc họp giữa cấp trên với cấp dưới để giải quyết công việc hang tuần hoặc đột xuất để giải quyết công việc. 3 Họp của giám đốc với toàn thể nhân viên: Nội dung của cuộc họp này thường thông báo các chiến lược, kế hoạch, tương lai của công ty, không ghi nhận các phản ánh tâm tư, nguyện vọng của nhân viên. 4 Họp tham mưu, tư vấn: Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để quản lý các cấp nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của các quản lý và nhân viên cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. 5 Họp chuyên môn: Là cuộc họp trao dổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án. Trang 5/14 6 Họp triền khai của các quản lý với nhân viên: Quản lý các bộ phận hoặc người được ủy quyền tổ chức cuộc họp triền khai các cuộc họp, quyết định của cấp trên. Nội dung cuộc họp phải được ghi nhận trong sổ họp nội bộ. Quản lý phải đám bảo tất cả các nhân viên liên quan phải được triển khai nội dung đầy đủ, người vắng mặt phải được triển khai bổ sung. 7 Họp tổng kết: Là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hang năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của các đơn vị trực thuộc công ty. III. Nguyên tắc quản trị cuộc họp: - Nguyên tắc 1: Đảm bảo đúng tính chất về chủ đề cuộc họp + Họp triển khai thì không thảo luận + Họp chuyên đề thì thảo luận - Nguyên tắc 2: Chuẩn bị cuộc họp chu đáo + Tổ chức cuộc họp thành công là một trong các nghiệp vụ của người thư ký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi cuộc họp diễn ra; nhanh nhạy trong cuộc họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc. + Chuẩn bị giấy viết đầy đủ, vì trong cuộc họp, các thành viên tham dự cần có giấy và viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham dự cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên tham dự không chuẩn bị giấy viết nên việc chuẩn bị của bạn sẽ giúp họ không lúng túng, và họ sẽ cảm ơn sự chu đáo của bạn. + Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính, máy chiếu slide, đường truyền internet v.v… bạn phải chuẩn bị trước, chạy thử các thiết bị hoặc xúc tiến việc thuê mướn càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy hư hỏng. Mặt khác, đối với các Trang 6/14 cuộc họp quan trọng, bạn cần lập phương án backup, đối với các thiết bị dự phòng, sẵn sàng thay thế ngay thiết bị hỏng mà không tốn thời gian. + Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu bạn là người điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp. - Nguyên tắc 3: Lập biên bản cuộc họp: + Biên bản cuộc họp phải được ghi cẩn thận. Ghi biên bản cuộc họp là rất quan trọng nếu không có người ghi chép biên bản họp thì thư ký kiêm luôn việc ghi biên bản. + Sau buổi họp, biên bản được in ra thành nhiều bản cho các bên tham gia buổi họp. - Nguyên tắc 4: Giải quyết đúng đắn các xung đột: Không nói xấu trong buổi họp. Không nên nói xấu, chê bai người khác nhất là những người không tham dự cuộc họp, cần phân biệt nói xấu và đóng góp ý kiến. IV. Kỹ năng quản trị cuộc họp: 8 Quản trị trước cuộc họp: Trang 7/14 Cuộc họp là nơi trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Do vây, người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tôt chức một cuộc họp thành công. a. Lên chương trình họp: Chương trình cuộc họp cần tập hợp đầy đủ những nội dung sẽ có trong cuộc họp và ước lượng thời gian dành cho mỗi phần. Lưu ý rằng bạn đừng quá tham lam mà đặt ra quá nhiều nội dung trong một cuộc họp hay bố trí thời gian không cân đối và hợp lý giữa các phần. b. Thông báo mời họp: Sau khi lên chương trình cuộc họp, bước tiếp theo là bạn phải gửi thông báo mời họp đến các thành viên tham dự. Trong thông báo mời họp bạn cũng nên hỏi xem các thành viên tham dự cuộc họp có muốn biết trước chương trình họp không? Nếu có yêu cầu thì lịch trình cuộc họp phải được gửi ít nhất một ngày trước ngày chính thức tổ chức cuộc họp. Bằng cách này bạn có thể thu thập được các ý kiến đóng góp của những thành viên sẽ tham dự cuộc họp trước khi cuộc họp bắt đầu. c. Chuẩn bị những thứ cần thiết: Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương có bản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: đặt ra mục đích rõ rang, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể. Khi một cuộc họp được tiến hành bạn cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thê được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có cho một Trang 8/14 cuộc họp. Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin. 9 Quản trị trong quá trình họp: d. Điều hành cuộc họp: Điều đầu tiên cần phải nhớ là bạn nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Ngay khi bắt đầu cuộc họp bạn cần tuyên bố mục đích của cuộc họp và giới thiệu tổng quan về chương trình cuộc họp Là một nhà điều hành, bạn cũng cần có trách nhiệm theo sát tiến trình cuộc họp để có những điều chỉnh thích hợp cũng như ghi lại những quyết định chính mà cuộc họp đã thống nhất. Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể. e. Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả: Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để nảy sinh mâu thuẫn và cãi nhau. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp bạn hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gỗ trong cuộc họp căng thẳng. 10 Quản trị sau cuộc họp: f. Tổng kết cuộc họp: Trang 9/14 Kết thúc cuộc họp bạn nên tổng kết lại các nội dung chính để người họp có cái nhìn tổng quát và xuyên suốt cuộc họp; đồng thời ghi nhớ những điểm đã thống nhất. Trong phần cuối cuộc họp, bạn cũng nên dành một khoảng thời gian nhất định cho phần thảo luận nhóm. g. Tổng hợp cuộc họp: Tổng hợp cuộc hợp là bước rất quan trọng. Trước khi kết thúc cuộc họp bạ hãy tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn động và giao việc cụ thể cho từng thành viên. Nhắc nhở những thành viên về những nhiệm vụ mà họ đã được giao sau cuộc họp. Nếu có thể hãy xin nhận xét của các thành viên tham gia về cuộc họp bạn đã tổ chức. Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm và làm tốt hơn những lần sau. Hãy cố gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết thúc. h. Gửi biên bản cuộc họp cho các thành viên tham dự: Cuối cùng để có một cuộc họp thành công là gửi biên bản cuộc họp cho tất cả thành viên tham dự. Biên bản này sẽ góp phần nhắc nhở các thành viên về trách nhiệm thực hiện các công việc mà họ được giao cũng như thời gian hoàn thành những công việc đó. V. Giới thiệu kinh nghiệm quản trị cuộc họp: 11 Kinh nghiệm chọn và bố trí chỗ ngồi trong cuộc họp: - Cả hai địa điểm ở trung tâm thành phố hoặc ngoài trung tâm thành phố đều có cái thuận tiện và bất tiện của nó. - Hãy xem xét kỹ cả hai địa điểm xem cái nào phục vụ tốt, nhu cầu của buổi hội thảo. - Hãy xem xét kích thước phòng họp cùng với số lượng người tham dự. + Một số ít người ngồi trong một căn phòng rộng có thể gây cho nhóm người cảm giác thấy lạc lõng và bất tiện. + Nhiều người ngồi trong một căn phòng nhỏ sẽ gây ngột ngạt, cảm giác khổ sở. Căn phòng chứa đầy người thì rất ồn ào. Trang 10/14 [...]... chủ đề chung - Vạch ra một chủ đề họp chung, thống nhất và có một kế hoạch tỉ mỉ Phải có một người chịu trách nhiệm duy trì cuộc họp sao cho ý kiến phát biểu công khai và cân bằng Bảo vệ những người tham gia ý kiến, ngăn chặn sự tấn công cá nhân Mỗi người tham gia cuộc họp cần phải hiểu rõ mục đích của cuộc họp và trách nhiệm cuộc họp trong cuộc họp • Chủ tọa: - Chủ tọa cuộc họp không nên là thủ trưởng... thành viên trong cuộc họp Bình tĩnh trước các ý kiến trái ngược với quan điểm của bản thân Không bao giờ được can thiệp trực tiếp, công khai vào sự điều khiển trước những khả năng có thể xảy ra trong cuộc họp • Những người tham gia: trong cuộc họp phải tham gia đóng góp ý kiến vào việc ra quyết định Sau cuộc họp, họ là những người có nhiệm vụ thực thi những quyết định đã được thông qua trong cuộc họp. .. trước đồng nghiệp về nội dung cuộc họp + Nên dành 15 phút trước buổi họp để trao đổi sơ về nội dung cuộc họp Điều này giúp cuộc họp có hiệu quả hơn, tránh có nhiều ý kiến đối lập trái ngược nhau dễ dẫn đến thất bại + Chỉ thảo luận không vận đông trước cuộc họp + Nên để các bộ phận phát triển ý kiến theo hướng của mình,tránh gợi ý Trang 11/14 b Đúng giờ: + Người điều hành cuộc họp luôn phải đến trước nữa... lại, đến kỳ họp sau khi có đủ thông tin sẽ giải quyết riêng trong lần họp khác Trang 12/14 + Phải chú ý nhấn mạnh vấn đề đang tồn đọng chưa giải quyết trong biên bản cuộc họp và gửi đến tất cả các thành viên cuộc họp thiếu sót vấn đề này trong biên bản sẽ khiến các thành viên ấm ức về vấn đề chưa giải quyết nổi giận vì cho rằng họ bị phủ nhận hoặc bỏ qua Khéo léo điều khiển cuộc họp với một chủ đề chung... thành hệ thống + Kết hợp nghe và quan sát phản ứng qua nét mặt của các thành viên trong cuộc họp, ngăn chặn kịp thời những ý kiến có tính chất công kích, phê phán cá nhân để tránh gây ra không khí căng thẳng mất đoàn kết Thư kí: Thư kí là người được giao trọng trách ghi chép toàn bộ diễn biến cuộc họp Thư kí cần phải ghi hết các ý kiến một cách trung thành, không sai sót, không lệch lạc Cuối buổi họp. .. xây dựng cho cuộc họp thì nen gặp riêng người cần hỏi để tránh làm mất thời gian e Dân chủ: phát biểu với mọi người Phát biểu là nói với tất cả chứ không phải riêng : ngay cả khi bạn đặt câu hỏi cho một ai đó bạn cũng nên nhìn thẳng vào tất cả mọi người trong cuộc họp Không để cuộc họp kéo dài quá thời gian cần hiết: + Bạn không nên đẻ cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết Vì khi nói nhiều về một vấn đề... việc khác + Khi thấy buổi họp kéo dài hơn 2 giờ đòng hồ, bạn hãy đề nghị giải lao Qua hai giờ căng thẳng sẽ làm mọi người thấy uể oải, không còn tập trung theo dõi cuộc họp Khi giải lao hãy để các thành viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái + Khi thấy có vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp chưa thông, còn phải bàn tiếp, bạn nên đề nghị với chủ tọa để có một quyết định cuối cùng... tiện: + Tạo được vị trí của người chủ tọa + Cho phép ngồi được nhiều người hơn bàn chữ nhật o Bất tiện: + Tạo khoảng cách giữa người chủ tọa và nhóm người tham dự 4 Bàn kiểu ghép hình chữ nhật: o Thuận tiện: + Cân bằng trạng thái của các thành viên + Dễ dàng thấy mọi người o Bất tiện: + Giới hạn số lượng người đối với loại bàn này 1 12 Kinh nghiệm tổ chức cuộc họp đạt hiệu quả: a Dự thảo cuộc họp: tháo... với người chủ tịch Các nhân viên của cơ quan và các thành viên tham dự sẽ được xếp thành một nhóm và sẽ ngồi phía bên phải và bên trái của chủ tịch Cơ cấu loại bàn: Bàn hình tròn: o Thuận tiện: + Thân mật,nhiệt tình với mọi người + khuyến khích mở cuộc thảo luận o Bất tiện: + Khó chọn vị trí cho chủ tọa 2 Bàn hình chữ nhât: o Thuận tiện: + tốt cho buổi họp hội thảo có tính cách đội ngũ + Chủ tọa có thể... góp ý kiến vào việc ra quyết định Sau cuộc họp, họ là những người có nhiệm vụ thực thi những quyết định đã được thông qua trong cuộc họp đó Muốn vậy, người dự họp cần phải thực hiện nhữn yêu cầu sau: • Trang 13/14 + Đi họp đúng giờ, theo dõi cuộc họp từ đầu đến cuối, theo dõi cả việc ghi chép của thư kí + Trước khi phát biểu phải có suy nghĩ kĩ càng, nên có sự chuẩn bị, ghi tóm tắt, gạch đầu dòng những