Ban biên dịch ˆ Interaction COMMUNICATION Ti + Report Writing e Rapid Reading » Letter Writing b Speaking ne Techniques
VIEN DAI HOC THUY SAN
Trang 2LG ha a, com THÈA tízg2, J/# 18 (TR) FOUR COMMUNICATION SKILLS IN ENGLISH 4 KY NANG GIAO TIEP
TRONG TIẾNG ANH
CN ict -P£C2;
v “pales
Ban bién dich: INTERACTION
TRAN CONG NHAN
Trang 3e Chịu trách nhiệm xuất bản : ˆ ĐOÀNXOA
e Chịu trách nhiệm bản thảo : — NGUYÊN ĐỨC HÙNG
e Biên tập : TRẢMMY
e Trinh bay : KHANH DUYEN
° Bia : ĐỖ DUY NGỌC
In 1.000 cuốn khổ 14,5x20,5cm, tại Xi nghiệp Dịch vụ - Tiếp thị- Quảng cáo Giấy trích ngang KHXB số 35/375 do CXB cấp ngày 12.71996 và QĐXB số
Trang 5CONTENTS NỘI DUNG
Foreword Lời nói đầu
1 Introduction Lời giới thiệu
The writing problem Khó khăn trong khi việt
The need for training Nhu cau rén luyện
2 Objectives Muc dich
The objective of this guide Mục đích của sách The objective of report writing
Mục đích của viết báo cáo
3 Whatisa report ?
Thế nào là một bẩn báo cáo ?
4 Planning the work
Lập kế hoạch cho công việc 5 Preparation Chuẩn bị
The writer Người viết
The reader Người đọc The material Tai liéu
6 Writing Viét báo cáo Structure Cấu trúc
Language Ngôn ngữ
Presentation Cách trình bày
7 Review Xem lại
Typing Danh may Revision Hiệu chỉnh
Trang 68 Making a summary - the
technique of precis Viết bắn tóm tắt
What is a summary ? Thế nào là một bắn tóm tắt ?
What is the purpose of a summary ?
Mục đích của bản tóm tắt ?
How do I make a good summary ?
Làm thế nào để viết một bắn tóm tắt hay ?
Appendix 1 Pro-formas: memos: letters
Phụ lục 1 Mẫu báo cáo theo quy định: `
biên bản, thư từ Appendix 2 Bibliography Phụ lục 2 Thư mục sách
Appendix 3 Checklist for report writing Phu lục 3 Bản liệt kê những bước thực hiện khi
Trang 7FOREWORD 107 NOI DAU
Những phương tiện liên lạc giữa các tô chức tử lâu đã là
một vẫn dễ được ưu tiên hàng đầu trong xã hội công
nghiệp
Sách được biên soạn nhằm trình bảy cho bạn đọc
phương pháp giao tiếp một cách có hiệu quả thơng qua
viết báo cáo Sách sẽ hướng dẫn cách tổ chức và sắp xếp
tải Hệu trong một bán báo cáo, cách trình bày bản báo
cáo như thế nào để thê hiện được những điểm nỗi bật, và để dễ dâng rút ra kết luận Thực hiện đúng đề nghị trong sách hướng dẫn này, người viết báo cáo sẽ thấy
công việc của mình trở nên đơn giản hơn và người đọc
báo cáo cũng dễ nắm bắt thông tin hơn Thê nên quyền
sách này có vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao các
Trang 81 INTRODUCTION LO7 GIOT THIEU
The writing problem Khó khăn trong khi viêt
Đối với hầu hết chúng ta, trnh bày tử ngứ ra giấy là mot
công việc hết sức khó khăn, và cũng khơng chắc chán khi
nói rằng sản phẩm cuối cùng sẽ biện hộ cho thot gian và những nỗ lực bỏ ra Một nhà quản lý bận rộn sẽ khơng
hải lịng với thời gian mà anh ta đã "lãng phí" bởi lẻ củng với thời gian như vậy anh ta đã có thê làm được một công
việc nảo đó `
Gần đây những tổ chức, công ty có quy mơ ra đới và
phát triển không ngừng cảng chú trọng đên những
phương tiện liên lạc nội bộ tu đó nảy sinh ra 'công việc
giấy tở Với nhu cầu ngày càng tăng này, một nhà quản ly dé dang quên đi rằng viết lách cúng quan trọng như mức độ sản xuất vậy Anh ta thờ ơ với công việc này và đó chính lả lý do tại sao một bài báo cáo về mặt chất lượng
ngày cảng tệ hơn
The need for training Nhu câu rèn luyện
Tại sao lại miễn cưỡng khi phải việt ra giấy ? Hầu hêt chúng ta đều nhận thầy viết có phương pháp rất khó Chúng ta đừng sợ viết, cứ xem như đó là thử thách chứ
không phải là một việc làm khó chịu Chúng ta phải táo
bạo giải quyết chứ đừng treo nó chờ đên lúc có đủ can
đảm mới thực hiện
Viết tốt đòi hỏi phải có kỹ năng ; có thê học hỏi những
kỹ năng này qua một phương pháp có hệ thơng, sử dụng
các loại sách hướng dẫn rõ ràng và thực tế Đó là mục
đích của cuồn sách nảy biển công việc viết lách thành
một phân của công việc, làm cho công việc trở nên đơn
Trang 9=
2 OBJECTIVES MUC DICH
The objective of this guide Mục đích của sách
Nhằm khẳng định viết tại nơi làm việc là một phần quan trọng trong giao tiếp - tiên trình quyết định va hanh dong Sách chú trọng đến cách trình bảy một bản báo cáo vì đây là công việc quan trọng nhất mà mọi người đều
phải thực hiện khi lãm việc Đồng thời nó cũng bao tràm những khía cạnh khác của việc viết lách tại nơi làm việc Các quy tắc cơ bản được áp dụng giống nhau cho mọi công việc việt lách, cho dẫu bạn đang việt một bản báo cáo tổng quát hay một biến bản ghi nhớ lên bộ Ngồi ra sách cịn đáp ứng những mục địch dưới đây :
e to save the writer's time
tiết kiệm thời gian cho người viết
© to make the reader's task easier
giúp người đọc dễ hiểu hơn
e to raise the quality of the report
nâng cao chất lượng của bài báo cáo
e toreduce its quantity
giam bớt số lượng
e torestore the writers confidence in their ability to write a good report
giúp người viết tin vào khả năng của mình để việt một
bài báo cáo thật tốt
The objective of report writing Mục đích của việt báo cáo
Chức năng của một bài báo cáo có thể rơi vào những chức
năng sau :
se communicator of ideas/information chuyên thông tin/ý tưởng
© influence on decision-making
Trang 10e initlator of action
khởi đầu cho mọi hành động © powerful persuacer ,
có sức thuyét phuc manh mé
Chính những chức năng nảy nên không thê xem bải
báo cáo là sự kết thúc của một q trình mà nó là sự mở đầu cho một quá trình mới Bài báo cáo là một mắc xích
quan trọng trong chuỗi hảnh động, rất cần thiết cho việc
Trang 1110
3 WHAT IS A REPORT ?
THE NAO LA MOT BAN BAO CAO ?
Tử "báo cáo" được sử dụng rất nhiều nhưng chúng ta không bao giờ xác định rõ ràng thế nào là một bản báo cáo Có rất nhiều quan điểm khác nhau nói về vấn đề
này
Từ điển tễng Anh Oxford giải thích như sau :
Report : a formal statement of the results of an in- vestigation or of any matter on which definite or body instructed or required to do so.'
Báo cáo : “bai phat biểu về kết quả của việc điều tra hoặc về van dé nao đó địi hỏi những thông
tin rõ ràng do cá nhân hay tổ chức được hướng dẫn hoặc yêu cầu thực hiện."
(1661)
Trong thời kỳ hoân kim của Samuel Pepys khơng hè -
có một định nghĩa mới nảo, nhưng vẫn có một cơ sở để
bản luận
Từ đó chúng ta nhận thấy rằng bất kỳ một ban báo cáo nảo cúng bao gồm những yếu tổ sau :
*® Asubject - the matter' Chủ đề - "vần đề"
¢ A writer - the person or body'
Người việt - "người hay tổ chức"
¢ A reader - interpreted here to be ‘the instructed body’ Người đọc - được nói ở đây như là "một tổ chức được
hướng dẫn"
¢ A sữructure - the formal statement'
Cau tnic - "lời nói nghi thức"
* A purpose - the communication of ‘results’ or ‘definite
information’,
Muc dich - chuyén giao "két quả" hoặc "thông tin rõ
rảng”
Người việt báo cáo cần nắm vững tất cả các giai đoạn của công việc Đây là điều cơ bản và chính yêu để đạt
Trang 12Nếu người viết muốn xác định mục đích chính xác
hơn, nên đặt ra câu hỏi : "Điều gì sẽ lảm cho bải báo cáo
hay?" Khi đó danh sách liệt kê sẽ được mở rộng thêm
Thật ra một bài báo cáo thu hút người đọc không những
truyền đạt hay mà còn phải đáp ứng những tiêu chuẩn
sau : e persuasive _ có tỉnh thuyết phục @ decisive có tính quyết định e action-centred chú trọng đên hành động
Nếu nghiên cứu kỹ năm yếu tơ đâu tiên thì người việt sé dé dang dat được ba yêu tổ còn lại
Nêu gặp trở ngại khi xác định chú thể và những điều
khoản có liên quan, điều đó có nghĩa người viết đã xác
định được mục đích, cả hai ln có liên quan với nhau
Trang 1312
4 PLANNING THE WORK
LAP KE HOACH CHO CONG VIEC
Bạn bắt tay vào một bài báo cáo như thể nào ? Cũng giống như bất kỳ công việc nảo khác, bạn phải bắt đầu bằng
cách lập kế hoạch - đây là sự tô chức kết hợp giữa thời
gian và công việc Lập kê hoạch áp dung khong chi cho
việc tổ chức thời gian việt độc lập có liền quan đến toàn
bộ cơng việc, mả nó cịn ch› biết khi nảo và thời gian lâm
việc trong bao lâu Quan trọng hơn nữa đó chính là việc
tổ chức thời gian khi bạn viết bài báo cáo Như thể sẽ khơng bao giờ có đủ thời gian, vậy làm thé nao dé tiện lợi nhất ?
Câu trả lời là phải phân bỗ thời gian bằng cách phân
tích cơng việc Viết một bài báo cáo bao gỗm một sẽ hoạt động hoàn toàn riêng biệt Bằng cách nhận thấy rõ những
gì phải làm từng bước, lúc đó chúng ta sẽ đưa ra khoảng thời gian cần thiết Như thê công việc được phân chia một
cách hợp lý, và tiết kiệm được thời gian mả nêu không
chuẩn bị kỹ như thê sẽ lãng phí khá nhiều,
Phương pháp là ứng dụng thực tê kề hoạch vào những tình huống cụ thể Một khi đã áp dụng phương pháp thì người việt sẽ quen và áp dụng nó thường xuyên Phương pháp được trình bảy trong sách này là chia công việc việt báo cáo ra làm ba phần chính Mỗi phần lại được chia
thành ba "hoạt động" riêng rẽ khác Ở những chỗ nào
phức tạp hơn thì lại được chia thành những phần nhỏ
Trang 14Việc phân chia như sau :
e Before
e Writing
e After
e Trước khi viết
e Trong khi viết
e Sau khi viết
A Writer B Reader C Material A Structure B Language C Presentation A Typing B Revision C Final Check A Người việt B Người đọc Tài liệu Cầu trúc Ngơn ngữ Cách trình bảy Đánh máy
oOranpa Xem lai
C Kiểm tra lần cuốt
Phương pháp mà người viết phải theo sát tủy thuộc
vào việc đặt ra những câu hỏi thích đáng trong từng giai đoạn của tiên trình viết Những câu hỏi thích hợp sẽ là chìa khóa đề mở những thơng tín cần thiết Các câu hỏi nây giúp người viết đi thẳng vào vẫn đề chính ở từng giai đoạn Những câu hỏi nảy có vai trị như kim chi nam hướng người viết đi theo đúng với những mục dich bax
Trang 15
14
5 PREPRRRTIDN CHUẨN BỊ
Đối với người viết việc bỏ thời gian cho giai đoạn này
đường như là sự lãng phi Trái lại, giai đoạn này là giai
đoạn hữu ích nhất mả người việt cân thực hiện Mục đích
chính của giai đoạn này là buộc người viết phải xác định ho dang việt về "cái gì" và " tại sao", trước khi quyết định phải viết "như thể nào" Viết báo cáo là một quá trình dua ra quyết định khơng ngừng
Có ba yếu tô cần được xem xét kỹ trong giai đoạn đầu này Mỗi yêu tố trình bảy một điểm quan trọng của bài
báo cáo
The writer Người viết
Hãy bắt đâu bằng cách đặt câu hỏi: Why me ? Tai sao lại là tôi ?
Bởi vì bạn là người thích hợp đổi với công việc này Hoặc
bạn là một chuyên gia có trong tay những sự kiện cần thiết, hoặc bạn là người có khả năng khám phá vấn đề Kết thúc bài báo cáo bạn sẽ trở thành một chuyên gia ;
bạn là câu nỗi giữa người đọc và tài liệu được trình bày
trong bản báo cáo của bạn ; người đọc và tải liệu gao tiếp nhau thông qua bạn Bạn hãy có trách nhiệm với bản báo
cáo của mình
What is my subject ? Chủ đề của tôi là gì ?
Cơng việc của người việt là phải khám phá trình bay that chính xác những gì mà bài báo cáo muốn nêu ra
define your terms of reference by discussion with whoever is requiring the report
xác định các mục có liên quan bang cách bàn luận với người yêu câu viết bài báo cáo
make sure that you are both in agreement on these phai bảo đảm là cả hai cùng nhất trí với những điều đã thỏa thuận
Trang 16e write down the agreed terms with a copy for both
parties
việt ra những điều đã được hai bên đồng ý và đưa cho
` cả hai bên củng xem
What is my purpose ? Mục đích của tơi là gì ?
Điều quan trọng lả người việt báo cáo phải biệt taf sao rnình viết cũng như mình viết điều gì Ví dụ như : Chủ
đẻ của một báo cáo tai nạn phải có các chỉ tiết chính xác liên quan đến những gì thật sự đã xảy ra Mục đích của
bài báo cáo có thê là một trong số những mục đích sau -
Tránh các tai nạn tương tự sẽ xảy ra trong tương lai ; thiết
lập trách nhiệm pháp lý ; xem xét và bồi thưởng
Các sự kiện đều giống nhau : cách bạn xây dựng va sử dụng những sự kiện nay sẽ được quyết định theo quan điểm của bạn, đó chính là mục đích
Trong khi xác định mục đích bạn hãy tìm ra lý do tại
sao cần phải có bài báo cáo khi bản bạc những điều mục có liên quan Tình huỗng hay sự kiện nảo quan trọng ? Van đề là gì ? Cách giải quyết nào thích hợp ? (Bản chất
chính xác của lời giới thiệu sẽ xuất hiện khi bạn xem xét các sự kiện)
Nêu bạn biết được mục đích mả bài báo cáo của bạn sẽ trình bảy thì thơng tin trong bài báo cáo sẽ rõ ràng, cụ
thể hơn Những sự kiện quan trọng trong tồn bộ thơng tin tong quat sé nỗi bật lên Người đọc sẽ nhận ra ngay
thông tin này Họ sẽ biết tại sao họ phải làm theo những gi ban đưa ra Bài báo cáo khơng chỉ ghì lại những quyêt
định của bạn, mả nó còn lã cơ sở để giúp người đọc quyết định ; đây chính là lý do tại sao trong mục tiếp theo chúng
ta phải nghiên cứu kỹ về người đọc
The reader Người đọc
Người đọc của tôi là ai ? Họ giữ vai trị gì trong bài báo
Trang 17
16
trong đâu mình thi khó có thể thu hút sự chú ý của người
doc Nhu thé sé mất phương hướng và thiêu tính thuyết
phục
Ngươi việt cần phải :
© - fdentlfy the reader(s) Ifin doubt, concertrate on the one responsible for deciding and acting on the report
nhận biết người đọc Nếu chưa rõ hãy tập trung vào
người chịu trách nhiệm quyết định và thực hiện bai báo cáo
consider the reader at all stages, particularly when arranging material and choosing words
xem xét kỳ người đọc trong mọi giai đoạn, đặc biệt là
khi sắp xếp tài liệu và chọn lựa tử ngữ
® focus the attention of readers on the report by direct-
ing it to their particular needs, interest, and require-
ments
thu hút sự chú ý của người đọc vào bài báo cáo bằng cách hướng thẳng vào những điều cần thiết những cái người đọc quan tâm và những gì mà họ yêu cầu
Biết được người đọc sẽ cung cấp phương tiện để bạn sử dụng tải liệu giếng nhau theo những cách thức khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu bạn đọc và thuyết phục họ
chấp nhận quan điểm của bạn Điều nảy có nghĩa có thể sử dụng và trình bảy nội dung trong bản báo cáo của công
ty để đáp ứng những yêu cầu khác nhau và trả lời câu hồi của các cỗ đông, giám đốc, nhân viên hay khách hàng Bản báo cáo dành cho từng người sẽ đọc khác nhau
Hiểu được độc giá cũng góp phần không nhỏ trong việc
chọn lựa ngôn ngữ của bạn Có phải bản báo cáo của bạn chỉ do giới chuyên gia với nhau xem khơng ? Bán báo cáo
có đảnh cho người đọc không phải là giới kỹ thuật không? Hãy điều chỉnh ngôn ngữ thuộc lĩnh vực kỹ thuật cho phủ
hợp với khả năng của người đọc Nhiệm vụ của người viết lả thể hiện chủ đề trong vòng hiểu biệt của người đọc Đé chính là những gì mà giao tiệp muốn nói đến Không cé một chủ đề nảo quá phức tạp hay thuộc lĩnh vực kỹ thuậ mà người đọc không hiểu nổi Nêu người viết gặp khi khăn thì hãy xem xét nhu câu của người đọc, và trướ
hét nam vung tai liéu
Trang 18
The material Tài liệu
Đây chính là lúc người việt phải đỏi diện với một số vẫn đề Tải liệu của tơi la gì ? Tơi có thẻ tìm tải liệu ở dau ?
Tôi cần bao nhiêu ? Töi phải thu thập tải liệu như thế
nào? Töi sắp xếp tài liệu ra sao ? phải xếp nó theo trật tự
nào ? khơng có kê hoạch khi giải quyết tất cả những câu hỏi này sé dé dan dén tinh trang lon x6n va ton công võ
‘ich
Điều quan trọng đôi với công việc chuẩn bị lâ phải ghi
nhớ rõ ràng mục đích cua bai báo cáo
Ghi nhớ mục đích nảy trong đâu, bước đầu tiền là ghi
hết ra giấy những ý tưởng mả bạn sẽ viết trong bài báo
cáo Đề làm tốt việc này bạn có thể dùng phương pháp
mà người ta gọi là "ghi chú theo mô hình" :
e take a plain sheet of paper and write the main theme in the centre
lay ra mét to giav trang va viét chu dé chinh vao gttta
trang
* write down all the ideas and thoughts you have on the
subject, starting from the circle and branching out
along the lines of connecting tdeas
ghi tất cả ý kiên vả suy nghĩ về chủ đê bạn viết, bắt
đầu từ một vòng tròn và mở rộng theo hàng nhưng ý tưởng có liên quan với nhau
e let your mind be as free as possible Do not restrict your thoughts by deciding where each point should ge
in a list Your ideas should flow easily
hay dé dau 6c cua ban thanh thoi Dime han ché suy nghĩ bằng cách quyết định diêm nào sẻ được đưa vào danh sách Các ý tưởng của ban sẽ thê hiện dé dang
¢ when finished, circle any related ideas and sections and establish your order of priorities and organisation
khi xong réi, hay khoanh tron các ý và các phần có liên quan với nhau lại và bát đầu sắp xếp theo thứ tự
ưu tiền
Một bản ghi chú theo mỏ hình về những toa nha cao “tâng sẽ tương ứng với mó hình số 1,
Hoan tất công việc nảy bạn không chi viét het ra giấy
những ý tướng cú 3 mình, raa cón việt ra cá miột mơ hình
Bạn có thê bắt đầu phân loại các ý tưởng thành tửng chủ đề Bạn sẽ thấy rằng mỏt số ý sẽ có cùng tiêu đề chính, có chung điểm phải hợp với các điểm khác
Trang 19Mơ hình 1
LONELINESS ATTITUDES OF TENANTS ISOLATION
INSUFFICIENT SPACE PLAY AREAS
PUBLIC V3 PRIVATE (COMPARISON)
CARRYING GROCER.ES, ETC
UP ENOLESS mA FAMILIES INCOMPATIBLE WITH LOCAL ARCHITECTURE MAINTENANCE STANDARDS
OWNERS HIP——= PRIVATE PROBLEMS SHOPS STAUCTURE RESALE ' PLAY AREAS AMENITIES + VALUE CRECHES HIGH RISE BUILDINGS SOCIAL ACTIVITIES COMMUNITY GROUPS STRESS DAMAGED LIFTS VANDA FUTURE PALiệw INFORMAL FORMAL BUILDINGS VIOLENCE
SMASHED WINDOWS AND LIGHTS REASONS
‘ TOWER BLOCKS OA
HOUSES INTIMIDATION
RAFFir
FAMLv frours 6 1, RUBBISH, SMELL EVALUATION OF PROBLEMS
MUGGINGS
1960.8 60) TENANT COMMITTEES
WIFE ANO BABY BATTERING LACK OF SPACE 1N TOWNS
` q
x \ mee
BUILDING UPWAADS
LOWER COSTS
NERVOLR —
HOPEO FOR COMMUNITY SPIRIT SUICIDES
Trang 20
GHI CHÚ:
Loneliness : canh cé don
Isolation : sur cé lap
Altitudes of tenant: thal dé cua ngudi thué nha
Unsufficient space ⁄ play areas : thiêu khống kKhơng/khu vui chơi
Public vs private (comparison) : céng céng/tu nhân (so sánh)
Council : hội đồng
Carrying groceries, etc up endless stairs : chuyên chở hảng tạp hóa lên lầu
Families : gia đình
Maintenance standards : tiêu chuẩn bảo hành Incompatible units local architecture :
khơng hịa hợp với kiên trúc địa phương
Ownership - private - problems : cac van đề sở hữu - tư nhân Resale : ban lai
Value : giá trị
Structure : cau tric
Shops : các cửa hiệu Play areas : khu vui chơi Amenities : tién nghi Creches : nhà giữ trẻ
Social activiHes : các hoạt động xã hội
Community groups : cac nhoim cong déng
Informal: than thién Formal : nghi thức Future : tuong lai Tower : khỗi nhà tháp Tenanl commnitiees : hội đồng những người thuê nha
Evaluation of problems : danh gia cac vẫn dé
Reasons : các lý do
1950's & 60's : những năm 50 và 60
Lack of space in towns : thiéu khoảng không ở thành phố Building upwards : toa nha o trén
Hoped for community spirti : hy vong véi tinh than công đông
Sfress : nỗi đau buồn
Violence : nỗi loạn
Intimidation : su than thién
Muggings : những vụ trần lột
anmly fighis : xang đột trong gia đình
Wife and baby battering : ngược đãi vợ con
Divorces : ly di
Trang 21M6 hinh 2 Các mục điểu tra : Những chủ đề cần đề cập Cật trả lời Câu hỏi : Những gì tơi cần phải biệt?
Thu thập những tài liệu có liền
quan đến các mực
bạn tham khảo
Phải được người đọc chính hướng
dẫn Liệt kẽ những
lãnh vực / mục
ma ban cân
Nghia la :
(a) Cac tiêu đề để
thu thập dữ liệu
(b) Các phần tiêu đề mà dữ liện được
phân loại để viết
thành báo cáo
(c] Chỉ để cập đến
những phần có
liên quan đến bản
bdo cdo ma ban
lam ở giai đoạn
dau trong lúc lựa
chọn tải liệu
Nguồn gốc :
Câu hỏi : Tưi tìm thơng tin ở đâu ?
Liệt kê nguồn tin dọc theo mỗi mục
Các nguồn tin nảy
sẽ thay đổi tủy vào chủ đề của bài báo
cáo
Đừng quén : (a) Con ngưởi là
nguồn tin quan trọng Ÿ kiến của
mọi người có ảnh
hưởng rát lớn đến
bai báo cáo
(b) Một cuộc viếng
thăm cơng trình /
cơ quan quan trọng hơn nhiều so
với các thơng tín củ được kế lại
(c) Tìm kiếm nguồn tin ban dau có liên
quan đến chủ đề hoặc những lĩnh vực tương tự Các tài liệu có thể tìm thấy Câu hỏi : Những tải liệu nảo mả tơi
có thể tìm thấy ?
Đó lâ những tải liệu giúp người đọc hiểu được bài báo cáo
Luôn luôn Hên hệ với nội dung đang được bản đến Xem xét tải Hệu có
thể nhìn thấy được đọc theo rnỗi mục Ở cột ] Tải liệu có thể nhìn thấy được thưởng thay thể các tử ngữ bằng cách đóng một vai trỏ đặc biệt của công việc Quyết định xem giờ đây cần những
tải liệu nảo,
Sắp xếp tài liệu
Câu hỏi : Tơi nên
trình bảy tải liệu theo trật tự như
thể nảo ?
Xem xét : (a) Muc dich va
người đọc Mục đích và người đọc sẽ toát lên những yếu tố quan trọng nhất trong việc trình bày một
bài báo cáo mang
tỉnh thuyết phục (b) Tải liệu : Bản chất của chủ đề sẽ quyết định trật tự nảo la hep lý nhất Những điểm cân tập trung là phan mở đầu và kếtthúc
của bãi báo cáo Đừng đặt những
yêu tố quan trọng
ở giữa bài báo cáo
Hãy đánh số ở cột
4 những rnục trội
hơn ở cột số 1
20
Két luận - những ý kiên đã được xem xét - quyết định của
người việt - trên cơ sở đánh giá những bằng chứng
Sự giới thiệu - hành động được kiên nghị để giải quyêt van dé va hồn thánh mục đích của bài báo cáo
Bằng một bản báo cáo đơn giản trong đó các thơng tin
được xử lý nhanh chóng, bạn có thể dùng bản ghi chú
theo mơ hình để làm kế hoạch thu thập chứng tử cân thiết cho mỗi tiếu đề Chọn các tiêu đề cốt yêu và sắp xếp
Trang 22phức tạp, hoặc những bài báo cáo phải chuẩn bị một thời
gian dài thưởng rất có ích trong việc giúp bạn phác họa
một kê hoạch tỉ mi hơn Chẳng hạn như kế hoạch theo
mơ hình cội, được thực hiện tử các ý chính do bản ghi
chú theo mơ hình cung cấp
Hãy phác họa trên một trang giấy như đã được thể hiện trong mơ hình số 2 Hãy làm theo tiễn trình ghi ở mỗi cột tử trái sang phải của trang giấy Ở cột tay trái "những chủ đề cân để cập" hãy liệt kê các tiêu đề chính Những tiêu đề này sẽ trở nên rõ ràng ở những ghi chú trong mơ
hình
Bây giờ bạn có thê sưu tập tài liệu dựa vào các chủ đề đã
được chọn ở cột 1
Bạn sẽ thiết lập nên một bức tranh hoàn hảo về mỗi lĩnh vực khi bạn xúc tiên tốt hơn là qua các ghi chú rời
rac ma ban cần phải phân loại và sắp xếp lại bên dưới các tiêu để sau này Ngay bây giờ hãy tiết kiệm thời gian bằng cách làm cho nhiệm vụ này trở nên không cẩn thiết
nữa
Cho dầu bạn đang sử dụng mẫu ghi chú theo mơ hình hay kể hoạch cột đi chăng nửa thì bạn cũng đang ở trong tình huỗng là phải đưa ra quyết định quan trọng có ảnh hưởng đên bài báo cáo của bạn Viết kết luận bây giờ là
được rồi đấy Ghi chú vào dưới kê hoạch của bạn không
nên việt nêu chưa biết phải viết gì, và bạn sẽ khơng bao giờ có được đây đủ các sự kiện Tốt hơn bây giờ bạn nên: Select Lựa chọn những tải liệu hữu ích nhất trong những
gì bạn đã tìm được để có thê hỗ trợ cho lý lẻ dẫn đến kết
luận hay giới thiệu Nhiều quá cũng sẽ làm tôi nghĩa điều
bạn muốn nói và làm dịng lý luận của bạn bê tắc Ít quá sẽ không làm sáng tỏ những suy nghĩ mà bạn chưa phát hiện được và những lời giới thiệu không rõ ràng Bạn phải
cỗ gắng tìm ra sự cân bằng thích đáng trong mỗi trưởng hợp Cách dễ nhất đề có được sự cân bằng này là hãy lựa
chọn dựa vào mục đích của bài báo cáo và người đọc mà
bài báo cáo đề cập
Arrange Sap xép trat tự trình bày của mỗi phần trong bán báo cáo có thẻ bắt đầu tử bản ghi chú theo mô hình hoặc
sử dụng cột 4 trong sơ đỗ của bạn Hai mau nay sẽ hướng dẫn bạn trật tự trình bay khi bạn viết văn bản Sự sắp
Trang 2322
xếp tải liệu trong mỗi mục riêng lẻ sẽ do bản chất chủ dé của bạn quyết định Trật tự bợp lý nhát trong mỗi trường
hợp thưởng là trật tự mà người đọc để theo dõi nhảit,
Hãy nhớ rằng chính các tiêu 344 là đấu hiệu chị đường
đổi với người đọc Bạn hãy chân bị các bước thật hợp lý, rõ ràng trước khi bất đâu viết Ở giai đoạn nay ban nên co những tiêu đề chính và phụ cho bản báo cáo Bạn
nên biết các phẩn: chính trong tai Hiệu của bạn phải được
Trang 246 WRITING WET BAO CAO
Trong giai đoạn viết nảy cé ba phan chinh :
structure cấu trúc language ngộn ngử presentatlon cách trình bảy
Ba phần này lảm cho bài báo cáo có hệ thơng rõ ràng,
hap dan, va thu hut người đọc Ba phan nay cịn giúp cho cơng việc việt lách được đễ dâng và để hiểu hơn
Structure Câu trúc
Người viết cân phải định hình, định dạng cho bài báo cáo của mình ; Một cấu trúc cơ bản sẽ giúp người đọc nắm vững vả giúp người viết tổ chức trình bảy tải liệu mọt cách
hợp lý Dưới đây là một mẫu cầu trúc đơn giản title page trang tya dé
contents nội dung
sumumary tom tat
introduction 161 gioi thiệu findings tat Héu phat hién
conclusions két juan
recommendations ké hoach hanh dong appendices phu luc
acknowledgements/references/biblography
lời cảm tạ/sách tham khao/thu muc
index bang chú dẫn
Hãy tập trung vào viết sườn báo cáo - lời giới thiệu, kết luận, kế hoạch hành động - trước khi giải quyết các phần khác
Trang 25
Title page Trang tựa để
Trang tựa đề gồm có :
s title - central theme of report highlighted
tựa đề - chủ đề chính của bản báo cáo cần phai lam nồi bật e author's name tén tac gia â reciptent(s) ngi nhn ô date ngay thang
se reference number (where appropriate}
số tham chiêu (ở nơi thích hợp)
Contents Nội dung
Phải Hệt kê tất cả các phần trong bản báo cáo Dưới phẫn "tải liệu phát hiện" phải liệt kê tiêu đề (có số trang)
Summary Tóm tắt
Mệt lời phát biểu ngắn gọn bao gồm đây đủ nội dung trong
bãi báo cáo kế cả kê hoạch hành động Tóm tat nay giúp
người đọc có được khái quát ban đầu về toàn bộ bản báo cáo
Ngày nay trong thời đại công việc giấy tờ bài tóm tất cọng với kê hoạch bảnh động là những phân duy nhất trong bán báo cáo mả người ta muốn đọc Chính vi thé
ma tom tat là phan quan trong nhat trong bai bdo cao Người việt không nên để sau khi hoàn tất sườn báo cáo
mới bắt đầu viết lời tóm tắt, Tóm tat phải là một mục hồn hảo, chính xác, dé hiểu và độc lập với bản báo cáo
chính
Introduction Lời giới thiệu
Lời giới thiệu là phân bạn "cho người đọc biết la bạn sẻ
việt những gì" Nói theo nghĩa bóng có nghĩa là bạn "dẫn đất người đọc vào" bản báo cáo Mặc dù bị các tiêu đề
tách ra làm hai phần, nhưng cả 3 phần nảy đều phải xem như một thể ‘thong nhất, vả phải liên quan với nhau chặt
Trang 26Một số người viết lại thích trình bảy các mục tham
khảo của họ một cách riêng lẽ trước khi giới thiệu Nêu
bạn không làm như thói quen ấy, thì bạn có thể làm như
sau :
e state your terms of reference in full
trình bảy đầy đủ các mục tham khảo
e name the authorising person/body requesting the re- port
ghi tên của người ủy nhiệm yêu câu làm báo cáo
e name the author and/or group responsible for the
investigation
kể tên ngưởi/tập thể chịu trách nhiệm điều tra,
nghiên cứu
¢ indicate the purpose or reason for the report nêu mục đích và lý do của bài báo cáo
¢ outline briefly the method of enquiry - sources; form of enquiry
phác họa văn tất phương pháp điều tra - nguồn gốc: hình thức điều tra
se refer to your arrangement and grouping of data that follows |
cho biét cach sap xép va nhom de liéu
¢ give brief, general background to the subject of the
report There should be only sufficient background to enable the reader to understand and follow the report It may, for example, only be necessary to indicate the circumstances which have given rise to it
trình bảy một cách tổng quát, ngắn gọn về chủ đè của
bản báo cáo Cân có lời giới thiệu sơ bộ để người đọc có thể hiểu và theo dõi bản báo cáo Chẳng hạn như
chỉ cần nêu lên tình huỗng phát sinh ra sự việc
Lời giới thiệu không cân phải nêu chi tiết Các dữ liệu
cụ thể sẽ được trình bày trong phần tài liệu phát hiện
Findings Tải liệu phát hiện
Đây là phần bạn sẽ trình bảy tài liệu của mình Phan này
có thê gọi dưới nhiều tên khác nhau - "sườn", "văn bản",
"phan thao luận” Phần này vừa là đữ liệu bạn tìm thấy
vừa là những cái từ dữ liệu nảy bạn phát hiện ra Phần
Trang 2726
tải liệu nảy cúng là nền tảng giúp bạn viết kết luận vả kế
hoạch hành động
Tất cả tải Hệu đã được phân loại, chọn lựa và sắp xếp sẵn sảng Bạn chỉ cân viết sao cho thuyết phục Chúng ta sẽ đề cập dén van dé nay khi nói về ngơn ngữ
Nêu tải liệu rườm rà hay phức tạp, thì việc kết thúc mỗi phần bằng từng kết luận riêng sẽ rất có ích cho cả người việt lẫn người đọc Trong trường hợp này phân tiếp theo sẽ trở nên đơn gian va dé theo đối hơn
Conclusions Phần kết luận
Phân kết luận là nơi bạn "cho người đọc biết bạn đã nói
những gì với họ" Trong một bản báo cáo dải, phần kết
luận có thể là phân tóm tắt tất cả những kết luận nhỏ
trong suốt bài báo cáo Thông thường đây là lần đầu tiên người viết tông hợp lại toàn bộ bài báo cáo Trong phân nay không được nêu lên điều gì mới khác Phan kết luận
có liên quan đên những chứng cứ được trình bảy trong
phần báo cáo và đưa ra kết luận dựa trên những chứng
cứ nảy
Xem lại sơ đồ của bạn Các kết luận có ghi trong bảng
ghi chú Hãy sử dụng các kết luận này để viết cho phần
kết luận Đây là quan điểm của bạn dựa trên khả năng phân tích tải liệu Nêu bạn lảm tốt thì bạn sẽ không sợ
phải chịu trách nhiệm với công việc của mình
Recommendations Kế hoạch hành động
Đây là "trung tâm hành động" trong bài báo cáo của bạn
Nó phải nỗi liền một cách tự nhiên với những gì bạn kết
luận
Những kế hoạch hảnh động như vậy nên đưa ra biện pháp giải quyết một vấn đề não đó hoặc thực hiện một
yêu câu não đó được ghi ở các mục tharn khảo Kê hoạch hành động phải đáp ứng mục đích đã được xác định của
chỉnh bạn trong khi viết báo cáo Nó phải thuyết phục người đọc rằng hành động được giới thiệu rat quan trong Kê hoạch hành động nên thuyết phục người đọc rằng hoạt
động như thể lả thực tễ và có thê thực thi Hãy xem lại sơ đồ của bạn, kế hoạch hành động đã được ghi ở đó
Trang 28Nêu có nhiều kế hoạch hảnh động, bạn hãy liệt kê những kể hoạch hành động nảy một cách riêng lẽ : Mỗi
kế hoạch hảnh động đòi hỏi phải có quyết định /hành
động tử những người khác nhau Giọng văn bạn trình bảy kế hoạch hành động có thê rất quan trọng Không nén có
giọng điệu xa lạ với người đọc Bạn hãy khuyên, đề nghị, thúc giục, giới thiệu, như thẻ sẽ có hiệu quả hơn lả bạn ra lệnh hay đe dọa
Appendices Phụ lục
Phần phụ lục nảy có hai chức năng chỉnh :
e as the place for supplementary data not essential to the main findings, but providing useful back-up sup- port to your arguments Readers can consult these if
they wish but the report {s complete without them dử liệu phụ không quan trọng đổi với tài liệu chính nhưng cũng hỗ trợ cho quan điểm của bạn Người đọc
có thể cổ vấn thêm phần này nêu họ muốn nhưng bản báo cáo hoàn chỉnh không nhất thiết phải có phan
phụ lục này
® asa meais of up-daling the report by the addition of later information without re- writing
phương tiện cập nhật bản báo cáo bằng những thông
tin tiếp theo mà không cần phải viết lại
Ngoải ra phụ lực cịn có những chức năng sau : e a glossary of technical terms when necessary that is
to help the reader (see below)
từ điển thuật ngữ dối với những tử kỹ thuật khi câu thiết, nhằm giúp người đọc đễ hiểu (xem phản dưới)
© alist (alphabetical) of abbreviations If relevant, for the
same reason
bảng liệt kê các từ viết tắt có liên quan (theo thứ tự
bảng chữ cái)
Phan phụ lục có thể viêt chứ hay đánh số theo trình
tự để dé tham khảo
Phụ lục không phải là nơi để che dấu những tải liệu
có thể nhìn thầy được - đô thị sơ đỗ biểu đơ hình ảnh Phần phụ lục nảy sẽ có hiệu quả hơn nêu được phối hợp
với bài báo cáo, bên cạnh các tài liệu mả chúng có liên
quan
Trang 2928
Acknowledgements; references; bibliography
Loi cảm tạ, sách tham khảo, thư mục
Khơng có một ngun tắc nào được coi là chính xác để định nghĩa ba tử nảy nhưng có thê nói như sau :
Acinowledgemenis Lời cảm tạ : là lời cám ơn những người
đã giúp chuẩn bị và việt bản báo các Ban nên viết lời cam ta nay ớ đầu bài báo cáo, sau trang ghi nội dung
References Phần tham khảo : liệt kê tài liệu, các bản
nghiên cứu và các báo cáo khá
Bibliography Thư mục : báo gỗi: sắch và những tài liệu
ma ban sur dung nghiên cứu Bạn rên viết các sách này
ra để người đọc có thê sử dung Ui ineo doi bao cao cua
ban
Index Bảng chú dẫn
Bảng chú dẫn chỉ cần thiết nêu bao cáo quá đài và tốt
hơn nên để cho chuyên gia bién scan lal
Glossary Bang chu giải thuật ngữ
Nếu bài báo cáo của bạn phải sứ dụng từ ngữ ký thuật,
tử ngữ chuyên dùng và khơng có cách nảo để tránh không
sử dụng những tử ngữ nảy thì việc sử dụng bảng chú giải
thuật ngữ rất là hữu ích Bảng chú giải này liệt kê các tử
ngữ đặc biệt theo thứ tự bảng chữ cái và giải thích rõ
rang Di nhién không cần thiết đúng tử điển thuật ngữ
nêu bản báo cáo được sứ dụng trong giới chuyên gia với
nhau
Abbreviation Tử viết tắt
Đừng bao giờ sử dụng từ viết tắt hay những chữ đầu tiên mả không viết trước một cách đây đủ những từ hay tựa
đề nay, vi du Water and Power Development Authority
(WAPDA) Nêu đã có việt đầy đủ cả từ hay tựa đề rồi thì
trong phần cịn lại của bản báo cáo bạn có thê sứ dụng
tử việt tắt Nêu có quá nhiều từ viết tắt thì bạn nên liệt
kê theo thứ tự bảng chữ cái để tham khảo, như thế sẽ
Trang 30Language Ngôn ngữ
Mỗi tác giả đều phải chịu trách nhiệm với những gì mình việt ra và chịu trách nhiệm với ngôn ngử mà mình dùng đề diễn đạt suy nghĩ Điều nảy hoàn toàn đúng đối với người viết báo cáo cũng như với các tiêu thuyết gia nỗi tiếng Tử ngữ nên được chọn lựa thật kỹ từng chút một Đây lả bài báo cáo của bạn, hãy viết bằng từ ngữ của chính bạn Khơng dùng đến những từ ngữ cô
Chỉ có một tiếng Anh duy nhất Chúng ta đều có nhiều tử giống nhau có thể sử dụng theo ý muốn Khơng có cái gọi là tiếng Anh dùng trong "báo cáo", tiếng Anh dùng trong "thương mại”, tiếng Anh trong "kinh doanh" mã chỉ có tiếng Anh "chuẩn xác" Làm sao chúng ta biết được cái
nảo là chuẩn xác ? Chúng ta biết được nhở vào sự thành
công của tử ngữ khi nó thực hiện chức năng đặc biệt của
nó Đối với người viết báo cáo thì chức năng này là để giao tiếp Hãy gọi là "fucHonal" nêu bạn muốn, nhưng
tiêu chuẩn duy nhất để đánh giá chức năng nảy là nó
ảnh hưởng đến công việc như thế nào
Việt lả một kỹ năng Đây không phải là nghệ thuật gì
cao siêu mà người thường không thẻ với tới được Cũng
Trang 3130
không biết là bạn đang nói cái gì trử khi bạn điển đạt
bằng tử ngữ mà người khác có thể hiệu được
Remember Nhớ
Bạn đang viết để giao tiếp chứ không phải việt để làm cho người khác hoang mang hay đẻ gây ấn tượng
* you have a specific purpose in mind Focus on this; it will help to keep to the point
nễu bạn đã có một mực đích cụ thê trong đầu thì hay tập trung vào mục đích này Như thể sẻ giúp bạn giữ
được mục tiêu
e you have a definite reader Keep them in mind; direct what you have to say to the reader It establishes the right tone, and holds your choice of words nearer to the spoken word ‘Speak’ to this person rather than write for the great unknown
bạn đã xác định đỗi tượng độc giả rồi Hãy luôn ghi
nhớ : nói thẳng với người đọc những gì bạn muốn nói
Như vậy sẽ tạo ra giọng văn thích hợp vả giúp bạn chon tử ngữ quen thuộc với ngôn ngữ nói "Hãy nói”
với người này hơn là việt cho một người vô danh nào
đó
Có một châm ngơn rất hay là : "Nêu thấy khó khăn khi viết thì cứ thử nói nó ra"
Be accurate Chính xác
Hãy kiểm tra xem bạn sử dụng đúng tử cho công việc
chưa Phải nắm chắc tử ngữ này sẽ diễn tả được điều bạn muốn nói Nhiều người sử dụng tử ngữ của người khác
và sau này phát hiện ra mình lại rơi vào những lỗi sai của người khác
Be brief Vắn tắt, ngắn gọn
Hãy sử dụng cách ngắn nhất để diễn đạt những gì bạn
mn nói, ví dụ như :
for the reason that because according as to whether if in the event that if
Trang 32Cầu trúc 7£ rất nguy hiểm, chẳng hạn như :
It was noted that if/when If/When It was remarked by Mr X that Mr X said
Viết những cụm từ như thé nay sé khéng ro rang Va chi lam cho bài báo cáo đây đủ thêm nang né va dai dong
mã thôi
Be clear Ro rang
Bài viết rõ rang Ia bai viét chính xác Bài việt không nên tạo sự mơ hỗ hay hiểu sai Có nghĩa lả bạn phải biết thật
chính xác những gì mình muốn nói, phải biết các sự kiện,
vả đứng che dấu sự thiêu hiểu biết của mình bằng cách dung những tử ngữ mơ hồ Những cụm từ : “in the region of "in the area of’, "around about" rất nguy hiểm Và
những câu tổng quát nhw ‘a certain amount of" (how
much ?), ’some” (how many?) cang nhu thé Bài việt rõ
rang tuy thuộc vào tử ngứ chính xác để chuyên giao thông
tin
Be simple Đơn giản
Nên dùng tử ngắn hơn lả dùng tử ngữ dải dịng Khơng nén viét "endeavour to ascertain" ma hãy cỗ tìm kiểm
xem Bạn có nên dùng nhứng tử như “utilise”, “facilitate”,
"necessitate" không ? Nêu không hãy nghĩ đi nghĩ lại trước khi viết
Be active Chủ động
Thể bị động rất mơ hơ, khơng chính xác và dẫn đên sự nhâm lẫn Sử dụng dạng bị động người viết có thể tránh được trách nhiệm về một lời nói cụ thể la ai làm gi và làm cho ai Thật ra thể bị động được sử dụng nhằm mục địch này Như thê sẽ đài động và nghe nặng nề Vĩ dụ như :
"We refer to your communication of recent date in which you request us to endeavour to ascertain the
causes of the accident you refer to In our humble opinion the hitting of your car was undoubtedly ef- fected by the lorry apertaining to S S and Co Ltd ˆ
and so on, and on
"Chúng tôi có tham khảo bài việt gần đây của anh : trong đó anh có yêu cầu chúng tơi tìm ra ngun nhân
của vụ tai nạn Theo ý của chúng tôi việc đụng xe
Trang 33đi 32
anh là do một chiéc xe tải của cong ty Trách nhiệm
hữu hạn S S".v.v.,
Be personal Mang tinh ca nhan
Ở đây không muén noi nguoi viét phai str dung tinh ca nhan vao trong bai bao cáo của mình bằng cách lập đi lập lại tử "Tôi Cũng như không muốn nói là ý kiên "cá
nhân" không được minh chứng bảng các sự kiện cũng
được viết trong bài báo cáo Nhưng người việt phải có vai
trỏ "riêng" trong khi lâm báo cáo 'của mình" và không
nên sợ sệt khi nhận trách nhiệm nảy
Be concrete Cụ thể
Hãy nói bằng những từ ngữ thực té dung thi du minh họa không nên dùng lý thuyết trừu tượng Trong khi việt
chúng ta không nên sử dụng nhứng khái niệm hay ý
tưởng thuộc về trí tuệ mà hãy dùng tranh ảnh "cụ thẻ, rõ ràng" Tranh ảnh giúp người đọc nấm được một điều gì
đó, nó giúp người đọc hiểu rõ hơn
Điều này có thể minh họa bằng một ví dụ về "sự trừu
tượng" và có kèm theo "bức tranh" Bạn hãy tự hỏi cách
nao dé theo déi hơn khi đọc qua một lần :
"If a mass "m" is moving uniformly in a straight line with respect to a co-ordinate system "K", then it will
also be moving uniformly and ina straight line relative
to a second co-ordinate system "K", provided that the
latter fs executing a uniform translatory motion with respect to 'K"
"Nêu "m" viết thẳng hãng với "K", thì nó cũng sẽ thẳng hàng với "K" thứ hai miễn là chữ "K" sau phải thẳng
hang voi chữ "K" đầu."
HOẶC :
"Let us lrinagine a raven flyIng though the alr 1n such
a manner that Its motion, as observed from the em
bankment, {s untform and ina straight line If we were to observe the flying raven from the moving railway
carriage, we should find that the motion of the raven
would be one of different velocity and direction, but that it would stil! be untform and in a straight line
Trang 34"Chúng ta hãy tưởng tượng đang ngồi trên một con đường đắp cao quan sát bay qua bay trén bầu trời thì ta sẽ thay bay qua rat giéng nhau va bay theo một
đường thẳng Còn nêu quan sát khi ngồi trên xe lửa đang chạy trên đường ray thì chúng ta sẻ thấy bây qua bay với vận tốc và hướng khác nhau, nhưng thật ra
thi bay qua dang bay theo một đường thang.”
Thuyét tuong déi cua Albert Einstein Có thể bạn hơi nghị ngỡ câu trả lời của mình Những
đoạn văn khó thưởng trình bày các ý tưởng trừu tượng
nhưng có thể giúp người đọc hiệu bằng cách đưa ra một
hình ảnh cụ thể để minh hoa
Vi dụ như chỉ nói là "exfruder" (máy đúc ép) và bỏ qua thì khơng nên Nêu bạn nghĩ rằng người đọc có thé dé
hiểu hơn khi biết đó là loại máy giống như máy lãm xúc xích hay máy thái thịt dùng trong nhà thi ban hay dung tử ngữ để diễn đạt cho người đọc hiểu Cũng giống như
vay ban hay can than với những câu tổng quát Bạn nên minh họa bảng những ví dụ cụ thể ở nơi còn mơ hồ hay còn quá tống quát
Avoid jargon Tránh dùng biệt ngữ
Chắc hẳn bạn bối rỗi vi muốn biết chính xác "biệt ngữ”
là gì Sự hoang mang này xuất phát từ hai ngữ cảnh hoàn
toàn riêng biệt với nhau Chúng ta có thé phan biét cach dùng hợp lý với cách dùng không hợp lý nêu chúng ta
xem kỹ trình tự từng cái một
Trong nhiều lĩnh cực, đặc biệt là lĩnh vực chuyên môn
chúng ta không thê diễn đạt được các ý tưởng và những
kỹ thuật néu không dùng thuật ngữ Trong trường hợp
này, sử dụng biệt ngữ là việc làm chính đáng và cần thiết
Điều quan trọng ở đây lả người việt báo cáo phải quan
tâm đến người đọc Nêu bài báo cáo chỉ dùng trong giới chuyên món với nhau thì khơng có vấn đề gì xảy ra cả Nhưng nêu được dùng rộng rãi cho cả những người không chun mơn thì phải han ché dung ngôn ngữ kỹ thuật đến mức tôi thiểu
Nhiều người trong giới lảm ăn thường dùng "từ lóng”
hay sử dụng tộc ký chuyên nghiệp : ngôn ngữ dùng trong
giới với nhau Giữa các đồng nghiệp trong nhóm, tử ngữ vả cụm: tủ đặc biệt được nhứng người nây chấp nhận và
Trang 35
khác với nghĩa thông thưởng mà mọi người không thuộc
trong nhóm này thường dùng Nhờ thê cách diễn đạt trở
nên rõ rảng vả chính xác khi được những người trong củng một nhóm với nhau sử dụng Đôi với những người
khơng cùng nhóm, biệt ngữ rất khó hiểu và thường gây
hiểu lầm Không nên dùng "biệt ngữ" trong bản báo cáo,
hay trong bất kỳ chứng tử nảo khác Nêu bạn sử dụng
biệt ngữ thì bài việt của bạn sẽ rất mơ hồ và xa lạ đối với người đọc Nêu bạn chịu khó tìm kiểm sẽ có rất nhiều tử
ngữ thưởng dùng và lúc đó nó sẽ thay thê cho biệt ngữ
và làm rõ mục dích của bải báo cáo hơn
Avoid cliches Tránh dùng văn phong sáo rỗng Đó là những khẩu hiệu thức thời, những từ ngữ chạy
theo mốt ; hay những câu nói mắt đi nghĩa ban đầu do
sự lạm dụng Người viết cần chọn lựa ngôn ngữ để diễn đạt ý tưởng của mình
Sentences Cau cis
Việt câu ngắn và đơn giản Câu ngắn rất dễ theo đõi Câu dải và phức tạp thưởng làm chậm tốc độ người đọc Câu dai khiên người đọc khó hiểu và khó nhớ Tóm lai nêu
câu của bạn trung bình tử 20 tử trở lên, có nghĩa là bạn
dang lám mưa làm gió với người đọc Và riễu bạn còn việt thêm bằng một cầu trúc phức tạp thì chính bạn đang làm cho tình hình xấu thêm đi đây Những câu ngắn gọn và đơn giản sẽ tránh được sự tối nghĩa và hiểm lắm Paragraphs Đoạn văn
Cũng áp dụng nguyên tắc như đã đề cập trên vào đoạn vàn Nghĩa là phải ngắn gọn Những đoạn văn ngắn gon
không chỉ lảm cho bài báo cáo dễ đọc hơn so với những
đoạn văn dải, má nó cịn là qui tắc đối với người viết Một
ý tưởng mới, một sự thay đi hướng suy nghĩ, một lời giới
thiệu cho một chủ đề Tảt cả đều phải bắt đâu bằng tốt
đoạn văn mới Chỉ có những tài liệu có liên quan mới viết
trong cùng một đoạn văn
Punctuation Dấu chấm câu
"The use of commas cannot be learned by rule Usage
of the hyphen is so variable as to be named ca-
Trang 36agreement among the authorities tin about the other stops The correct use ¢/ the comnma -tf there i= such a thing as correct ` ese can onk be ueqiutred by
commonsense observation and laste Present prac- tice s markedIv differer:t from that of the past tm using
commas much less freely
The Complete Plain Words Stv & Gowers ‘Khong thé hoc cách dùng đầu phây dựa và: quy tắc Cách sử dụng dấu gạch nồi cũng hay thay đái đến
thất thưởng Còn về dâu hai chấm: cũng không thông
nhất được cách dùng so với những đâu chảm «au khác Nêu có cách dũng đúng cho dẫu phảy thị cách
dùng đúng phải là dễ nghe hợp lý Ngảy nay :ha)
quen sử dụng dẫu phầy khác với ngày trước
Một nhà chuyên món đề cập đến vẫn dễ này như vậy
day
Có những quy tắc cơ bán cần phải xem xet Bot lé kht
Thưa fheuld 6m“ tách cầu dài ra thành từng câu ngắn sẽ làm mất thời gian ~ the problee, ; Vì phải quyêt định nên sư dụng dâu hai châm hay dầu
cham phây Cơn lại, chứng ta có thể tin vào sự nhạy bên trong cuộc sống hàng ngày" Hay đúng dén van noi Cac
dau cham câu trong văn việt cúng có chức nàng như trong văn nói Nêu cịn gặp khó khan thì bạn cứ đọc to lén
Spelling Chinh ta
Đó lá nỗi lo âu thầm kín của người khơng giỏi chính ta, Nó đang được báo động Nhưng nêu nói rằng những người
khơng giỏi chính tả kém thơng mính thì chẳng đúng tí
nào Xin nhắc lại lẫn nứa lả việc sửa sai rất đơn giản Chỉ cần một quyên tử điển nhỏ để trên bản, trong cặp hay trên bản người đánh máy lả có thê khắc phục được khó
khăn Ngồi ra nêu bạn yêu cầu người đánh máy kiếm tra lỗi chính tả thì bạn sẽ đỡ phải lo hơn Một cuốn tử điển nhỏ nhất cũng chứa nhiều tử hơn những từ mà
chúng ta từng sử dụng Tuy nhiên bạn nên sử dụng
những từ đơn giản
Styie Văn phong
Mỗi người đều có một điều gì đó để người khác học hỏi
cũng như người học việc học một kỹ năng bằng cách bắt chước thầy dạy mình Bạn đừng cô Lái tạo văn phong của
Trang 3736
Những hướng dẫn nảy không phải ban cho người làm báo
cáo "một văn phong" Tuy nhiên bằng cách đánh thức sự
nhận thức về ngôn ngữ nhứng hướng dẫn nây có thể
giúp họ tạo ra một văn phong cho riêng mình
Presentation Cach trinh bay
Chúng ta thường nói "Tơi khơng có thời gian để trình bảy"
"Trình bây ư ?" Thật ra đây chỉ là một hình thức gây ấn tượng Nhưng bạn nên nhớ nghệ thuật sắp xếp hàng hóa
làm đẹp một cửa hiệu trên đường phố Oxforcl như thé nao thì cách trình bảy một bài báo cáo sẽ giúp bài báo cáo
của bạn hấp dẫn như thể ấy Ân tượng đâu tiên người
đọc dành cho bài báo cáo của bạn đó là hình thức trình bày Nêu bạn làm mất cảm tình người đọc ở giai đoạn nay
thì thật là đáng tiếc Việc trình bảy hảo nhống bên ngoải
không che đậy được nội dung nghèo nản của bản báo cáo
Tuy nhiên trình bày lôi thôi sẽ làm nhụt chỉ người đọc
ngay từ đầu Cách trình bảy của bạn có đẹp, có dễ coi thì người đọc mới thích nhìn vào Những tiêu đề và việc đánh số rõ ràng sẽ giúp cho người đọc dễ theo dõi Việc trình
bảy địi hỏi phải được quan tâm cũng như người ta quan
tâm đến phần nội dung bên trong
Be generous with space and signposts for the reader
Bạn hãy hào phóng dành cho người đọc những khoảng
trống và những biển chỉ đường,
Layout Cách bố trí
Điều quan trọng trong việc bỗ trí là mỗi tương quan giữa chứ in và khoảng cách trên trang giấy Một trang giấy đầy những chứ lại có khoảng cách rất hẹp khơng chỉ nhìn khơng đẹp mắt mà còn giảm hiệu quả nội dung Bạn phái luôn luôn bảo đảm những tiêu chuẩn sau :
e wide margins lề rộng
e double spaced type khoảng cách rộng
e headings which stand out clearly from the space
around tiêu đề phải rõ râng và nỗi bật
Trang 38Headings Các tiêu để
Tiêu đề chính, tiêu đề phụ, tiêu đề của các đoạn văn
phải khác nhau, có thể khác nhau ở chữ in hay che
thường và ở vị trí trên trang giấy Khi bạn đã quyêt định
hình thức trình bày cho từng tiêu đề thì phải trình bày như thê từ đầu đến cuối Khoảng cách giữa tiêu đề chính và tiêu đề phụ cách nhau năm khoảng, và cách nhau năm khoảng nữa đổi với những tiêu đề phụ khác Nhưng điều
quan trọng là bạn phải chấp nhận và tơn trọng cách trình
bày bạn đã định ra
Numbering Danh sé
Dù bạn đánh số như thế nào đi nữa thì việc đánh số của bạn phải phủ hợp với các quy tắc chung đó là : phong phú, rõ ràng và tương thích Cách đánh số theo hệ thống
thập phân được dùng rộng rãi hơn với những bài báo cáo dài và phức tạp Cái lợi chính trong việc đánh số thập phân lả ít làm cho người đọc rơi vào tình trạng khơng nhất qn và lúng túng
Những cách đánh số ít dùng khác cũng có thế chấp nhận nêu được áp dụng thích hợp
Có một số báo cáo chỉ được đánh số bằng đoạn văn
mà thôi, đánh liên tục từ đầu đến cuối Khơng có một
ngun tắc nào chặt ché hon ngoài nguyên tắc là trước
sau như một Cho dù bạn sử dựng cách đánh số nảo đi chăng nữa miễn sao nó thích hợp với mục đích của bạn và có ích đổi với người đọc khi họ theo đõi bài báo cáo
Trang 3938
7 REVIEW XEM LAI
Sau khi hoan tất xong phản chính, bạn hãy nghỉ ngơi trước khi tiếp Lục Đề bảo đảm khoảng cách giữa lúc hoàn tất phần sơ thảo với lúc bái đầu hiệu chỉnh bạn nên gởi đi đánh máy
Typing Đánh máy
Mọi người cho rằng gởi bạn tháo đi đanh máy luc nảy sé
là lúc thích hợp nhất Những thuận lợi trong việc gởi di
đánh máy trước khi hiệu chính lại rất đang kể si enforces the necessary brcak toi the writer
người việt có thời gian nghí ngơi
e = the drafi comes back looking like a different animal it
has an air of confidence and authority never present
in the original form
bản thảo khi gởi trở lại sẽ là một bản thảo khác, có vẻ đáng tìn hơn
® {tis much easter to work from typescript than from ihe
hand-written article
làm việc trên một tải liệu được đánh máy dé hon lam việc trên một tài liệu viêt tay
« it gives the writer greater confidence tn his work
tạo cho người viết có cảm giác tự tln vào tác phẩm của
minh hon
© it can be criticised and appraised more objectively
có thể phê bình và đánh giá một cách khách quan hơn
Bất luận thể nào củng phải đánh máy trước khi hiệu
chỉnh
Hãy nói vấn tất và rõ ràng với người đánh may C gắng thu hút và vận động người đánh máy tập trong váo
công việc Nêu bạn tự đên vả đề cập vần đề với người đánh
máy thì có thê bạn sẽ nhận được kết quả tốt hơn là bạn
chỉ ném tác phẩm của mình mặc cho al đánh máy thi
Trang 40
Revision Hiéu chinh
Đọc lướt tử đầu đến cuỗi bản thảo đã được đánh máy trước khi hiệu chỉnh rất quan trọng vả cần thiết Đây là cách duy nhất bạn có thể nắm tơng qt bải báo cáo Khi
đọc bạn hãy đánh dẫu những đoạn nào cần chỉnh lại sau này Hãy tập trung trả lởi những câu hỏi sau :
does it look pleasant ? nghe có hay khơng 2
is the report readable' - language, style, vocabulary?
bản báo cáo có dễ đọc khơng ? - Ngôn ngữ - văn phong
- tử vựng ?
is the material presented in the most logical and orderly sequence ?
nội dung có được trình bày hợp lý và theo trình tự
khơng? `
are the arguments easy to follow ?
các chỉ tiết có đễ theo đối không ?
do they build persuasively to your conclusions and recommendations ?
phân kết luận và phan ké hoach hanh động có thuyết
phục khơng ?
is it a convincing document ?
tải liệu có đáng tin cậy không ?