Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý xuất nhập kho

Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đem lại những lợi ích vô cùng to lớn. Có thể nói rằng kỷ nguyên của chúng ta là kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Bài báo cáo phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý dữ liệu kho thuốc của một công ty chuyên mua bán và phần phối cho các công ty con gồm các thực thể và mối quan hệ ràng buộc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP LỚN MÔN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Đề tài:

“Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý xuất nhập kho”

Giảng viên hướng dẫn: Ths.Trần Thị Thu Huyền

Nhóm sinh viên thực hiện: 15

Nguyễn Thị Thu Hà 566554 K56- QLTTNguyễn Thị Thúy Hằng 566555 K56- QLTTBùi Thị Diệu Linh 566565 K56- QLTT

4. Biểu mẫu, báo cáo

5. Đề xuất kho dữ liệu

II. Biểu đồ phân cấp chức năng

III. Biểu đồ luồng dữ liệu

IV. Mô hình thực thể liên kết

Phần B: Thiết kế hệ thống

I. Giao diện

II. Luồng chương trình

Phần C: Đánh giá hệ thống

QUẢN LÝ HỆ THỐNG XUẤT NHẬP KHO CỦA CÔNG TY THƯƠNG

MẠI THUỐC LIÊN NINH

Lời nói đầu

Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đem lại những lợi ích vô cùng to lớn

Có thể nói rằng kỷ nguyên của chúng ta là kỷ nguyên của công nghệ thông tin

Công ty thuốc tây Liên Ninh là một công ty thương mại về lĩnh vực thuốc tây y,

mới thành lập muốn sử dụng một hệ thống thông tin quản lý xuất nhập kho để

tiện quản lý các loại thuốc và giảm tải chi phí thuê nhân công làm việc

Do giới hạn của môn học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin nên chúng em chỉ

đi vào 2 phần chính là Phân tích và thiết kế hệ thống Chúng em xin cảm ơn cô

Trần Thị Thu Huyền đã giúp đỡ chúng em thực hiện đề tài này

PHẦN A: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I. Khảo sát và tập hợp thông tin

1. Tập hợp thông tin

a. Giới thiệu về công ty.

Công ty thuốc tây Liên Ninh – là một công ty thương mại về lĩnh vực thuốc tây,nằm ở xã Liên Ninh, Thanh Trì, Hà Nội Công ty chuyên cung cấp các loại mặthàng thuốc tây cho các cửa hàng khác Nhập hàng từ các công ty sản xuấtthuốc khác với số lượng lớn và xuất hàng cho các hiệu thuốc ở khu vực lân cận

Vì vậy việc xây dựng hệ thống quản lý xuất nhập kho là vô cùng cấp thiết và rấtquan trọng

Xin phép được ghi âm

Chủ đề 1:Câu hỏi và câu trả lời

Chủ đề 2:Câu hỏi và câu trả lời

Tổng hợp các nội dung chính ý kiến

của người được hỏi

Dự án:

Quản lý kinh doanh Quản lý xuất nhập kho của công ty thuốcTiểu dự án:

Người được hỏi:

Chị: Trần Thị Vân Anh Ngày: 10/4/2014Người hỏi: Thành viên trong nhóm

Câu 1: Chị có kiểm tra lại hàng

trong kho theo định kì không? Có.Tôi kiểm tra lại hàng trong kho từng tháng một

Câu 2: Công ty của chị có nhiều

chủng loại thuốc không?

Công ty chúng tôi có đủ đầu thuốc để cung ứng cho các cửa hàng nhỏ ở khu vựclân cận

Câu 3: Công ty của chị khi nhập

hàng về thường làm những thủ

tục gì?

Chúng tôi phải xem xét chất lượng hàng nếu hàng ấy đã quá hạn thì không nhập Sau đó viết phiếu nhập kho và lưu vào

sổ xuất nhập

Câu 4: Những loại thuốc trong

kho đã quá hạn dùng được xử lý

như thế nào?

Chúng tôi lập bản báo cáo các loại hàng sau đó thông qua nguời lãnh đạo của công ty và trực tiếp huỷ số thuốc ấy

Đánh giá chung:

- Người được hỏi có vẻ rất bận,công việc của họ có lẽ là nhiều vì thế chúng ta cần hỏi vào những vấn đề chính để không gây ảnh hưởng tơi công việc của họ.Câu hỏi đưa ra cần ngắn gọn xúc tích

- Cần phải thu thập thêm tài liệu để hiểu rõ hơn

 Mô tả chi tiết công việc

Công việc: Nhập xuất hàng

Điều kiện ban đầu( kích hoạt):

- Một số loại thuốc trong kho đã hết

- Đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp

- Đề nghị cung ứng của khách hàng

Thông tin đầu vào: đơn chào hàng, đơn mua hàng, danh sách nhà cung cấp, sổghi hàng

Kết quả đầu ra: Phiếu nhập kho, bản dự trù mua hàng, bảng giá

Đôi khi có xảy ra một số sự cố hư hỏng hàng khi di chuyển

 Tổng hợp hồ sơ tài liệu

STT Tên-Vai trò Công việc liên

quanD1 Bản kiểm kê hàng: ghi lại các mặt hàng trong kho T1

D2 Bản dự trù mua hàng: ghi những loại hàng cần T1,T3

D3 Bảng giá: niêm yết giá các loại thuốc có trong cửa hàng

cho người mua biết

T2

D4 Phiếu nhập kho: Ghi tên hàng, chủng loại số lượng, đơn

giá,thành tiền,thanh toán

Bảng công việc liên quan

STT Mô tả công việc Vị trí làm Tần Hồ sơ Hồ sơ

việc suất ra vàoT1 Nhập hàng vào kho: Mỗi tháng hoặc

mỗi quý cửa hang sẽ tiến hành kiểm

kê hàng trong kho.Sau đó lập bản dự

trù mua hàng nộp lên công ty để mua

hàng

Nhân viên kho

Mỗi tháng hoặc mỗi quýT2 Xuất hàng: khi các cửa hàng nhỏ có

nhu cầu mua thuốc thì làm việc với

bộ phận kế toán rồi đến kho tiến

hành làm thủ tục xuất hàng

Nhân viên kho

Mỗi khi

có yêu cầu mua hàngT3 Báo cáo: sau mỗi tuần làm việc nhân

viên kho có trách nhiệm phải lập bản

báo cáo về việc nhập xuất hàng trong

tuần đó nộp cho lãnh đạo công ty

Nhân viên kho

Cuối tuần

2. Các quy trình hoạt động

a. Quy trình quản lý nhập hàng.

- Khi hàng về thủ kho và người quản lý kiểm tra lại hàng như kiểm trađúng tên thuốc ghi trong phiếu không, còn hạn sử dụng không, cònnguyên tem nguyên kiện không, sau đó nhận hàng và nhập hàng vàokho

- Thủ kho phân loại thuốc theo nhóm thuốc, thể loại Sau đó nhập chi tiết

về số lô, số seri, nhà cung cấp, ngày sản xuất, hạn sử dụng, dạng thuốc,đơn vị tính, đơn giá

b. Quy trình quản lý xuất hàng.

- Thủ kho căn cứ vào hóa đơn mua hàng được chuyển từ bộ phận kế toán

ký duyệt và tiến hành xuất kho Mỗi lần xuất hàng đều phải làm mộtphiếu xuất theo mẫu in sẵn bao gồm: thông tin đầy đủ về khách hàng,danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá Chữ kýcủa các bộ phận có liên quan

- Tổ đóng hàng đóng gói trong khi đó thủ kho lập phiếu xuất gửi cho ngườiquản lý.

- Nếu khách đến mua hàng mà hàng đó trong kho đã hết hoặc không đủ

số lượng thì thủ kho lập phiếu hẹn cho khách hàng để ta đi nhập thêm

số hàng đó, khách hàng có thể tới lấy hàng vào đúng ngày đã hẹn trongphiếu hẹn

c. Thống kê.

- Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hóa trong thángtheo mẫu đã định

- Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất

- Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thìphải báo cáo tình trạng hàng hóa của từng loại, từng kho

3. Đề xuất chức năng

- Quyền của thủ kho: Làm những công việc thủ công liên quan tới vấn đềXuất nhập thuốc Rồi kiểm tra hàng hóa trong kho

- Quyền của kế toán kho:

+ Viết phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu hẹn cho khách hàng, nhà cung cấp + Thống kê báo cáo hàng xuất, nhập, tồn trong kho

a Xuất kho

- Khi khách hàng gửi yêu cầu tới bộ phận bán hàng trong công ty, bộ phậnbán hàng tiến hành làm thủ tục (ký hợp đồng) với khách hàng Xong bộphận bán hàng gửi thông tin về xuất hàng tới bộ phận kho để tiến hànhxuất hàng cho khách hàng

- Nếu trong kho còn đủ số lượng hàng mà khách hàng đã đặt thì bộ phậnkho tiến hành xuất kho cho khách

- Nếu trong kho không đủ lượng hàng khách đặt hay hàng đó đã hết thì sẽlập phiếu hẹn để giao cho khách hàng

- Tới ngày hẹn trong phiếu hẹn thì khách hàng tới lấy hàng (cầm theo phiếuhẹn và hợp đồng mua hàng)

- Sau khi khách hàng đã nhận hàng thì kế toán kho tiến hành viết phiếu xuất

và đưa cho khách hàng, đồng thới cập nhật vào kho Phiếu xuất và khoThuốc

b Nhập kho

- Khi lượng hàng trong kho đã hết hoặc còn không nhiều (thông qua bảnthống kê báo cáo hàng tồn hay có yêu cầu từ phía kho) thì công ty gửi yêucầu nhập hàng tới nhà cung cấp

- Khi nhà cung cấp đồng ý xuất hàng cho công ty thì phía công ty đưa yêucầu xuống kho để nhập hàng vào trong kho

- Khi nhà cung cấp mang hàng tới thì thủ kho tiến hành kiểm tra tình trạng

số thuốc đó (tên thuốc, số lượng, hạn dùng, …) xem có đúng như tronghợp đồng không Rồi tiến hành nhập hàng Kế toán kho viết phiếu nhậphàng và đưa cho người giao hàng Đồng thời cập nhật vào trong thuốc vàkho phiếu nhập

c Thống kê – Báo cáo

- Hàng tháng thống kê số lượng hàng xuất, hàng nhập hàng tồn trong kho

để gửi lên trên công ty

- Hay khi có yêu cầu từ trên xuống kho thì tiến hành lập Thống kê – Báocáo

- Khi có phiếu hẹn thì lập báo cáo gửi lên công ty để yêu cầu nhập hàng

4. Biểu mẫu báo cáo

PHIẾU NHẬP KHO

PHIẾU XUẤT KHO

PHIẾU HẸN

5. Đề xuất kho dữ liệu

III. Biểu đồ luồng dữ liệu

1. Biểu đồ mức ngữ cảnh

Ở đây: phiếu nhập = phiếu nhận

phiếu xuất = phiếu giao

2. Biểu đồ mức đỉnh

3. Biểu đồ mức 1

XUẤT KHO

NHẬP KHO

THỐNG KÊ – BÁO CÁO

IV. Mô hình thực thể liên kết

1 Các thực thể

Gồm: NHA_CUNG_CAP (Nhà cung cấp)

KHACH_HANG (Khách hàng)THUOC (Thuốc)

PHIEU_NHAP (Phiếu nhập)PHIEU_XUAT (Phiếu xuất)

• Khách hàng

• Thuốc

• Phiếu nhập

• Phiếu xuất

• Phiếu hẹn

II. Thiết kế giao diện

Kiểm tra thuốc:

Kiểm tra Phiếu hẹn

Tạo phiếu nhập

Tạo phiếu xuất

Tạo phiếu hẹn

III. Biểu đồ luồng chương trình

- Tiết kiệm thời gian.

- Đáp ứng được yêu cầu cập nhật, tìm kiếm, báo cáo xuất nhập và tồnhàng

- Giảm dư thừa và tính toàn vẹn của dữ liệu do các thực thể lien kết vớinhau

• Nhược điểm

- Giao diện chưa đẹp

- Hệ thống còn nhiều giai đoạn thủ công

- Chưa có ràng buộc rõ ràng