Quản lý nhân sự...Công tác quản lý nhân sựCông nghệ thông tin hiện nay đã trở thành xu thế tất yếu trong phát triển đời sống xã hội. Sự bùng nổ công nghệ thông tin đã dẫn theo sự phát triển ngày càng cao của việc trao đổi thông tin và liên lạc. Các ứng dụng thông tin do đó đã dần phổ cập tới nhiều khu vực, nhiều quốc gia và nhiều ngành kinh tế trên thế giới. Một trong những ứng dụng quan trọng đó là thiết kế hệ thống thông tin trong quản trị kinh doanh, mà quản lý con người là một chức năng nổi bật.
Lời nói đầu Công nghệ thông tin hiện nay đã trở thành xu thế tất yếu trong phát triển đời sống xã hội. Sự bùng nổ công nghệ thông tin đã dẫn theo sự phát triển ngày càng cao của việc trao đổi thông tin và liên lạc. Các ứng dụng thông tin do đó đã dần phổ cập tới nhiều khu vực, nhiều quốc gia và nhiều ngành kinh tế trên thế giới. Một trong những ứng dụng quan trọng đó là thiết kế hệ thống thông tin trong quản trị kinh doanh, mà quản lý con người là một chức năng nổi bật. Quản trị nhân sự dưới sức ép phát triển con người ngày càng mạnh như hiện nay đã gặp nhiều rắc rối trong các khâu sắp xếp, tổ chức, bố trí nhân sự… Một trong những nguyên nhân căn bản gây nên những khó khăn này là đầu mối liên kết thông tin trong nội bộ doanh nghiệp không gắn kết, sự tác động tương tác của hệ thống với các nhân tố bên ngoài chưa đạt hiệu quả cao. Để khắc phục được những tình trạng đó, các hệ thống quản lý nhân sự hiện nay đa bắt tay vào nghiên cứu và định hướng vào quy trình hoạt động của mình thông qua các luồng hệ thống thông tin được thiết kế, sắp xếp, luân chuyển trong nội bộ và lưu trữ trong các kho hệ dữ liệu. Với mục đích tìm hiểu hoạt động của hệ thống quản trị nhân sự dưới góc độ các luồng thông tin dữ liệu, chúng em sẽ tiến hành nghiên cứu, khảo sát Công Ty TNHH BÌNH MINH – một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, chuyên gia công phần mềm máy tính. Đềtài: QUẢN LÝ NHÂN SỰ Công ty TNHH BÌNH MINH 1. Mô tả bài toán BÌNH MINH là một công ty kinh doanh các thiết bị tin học, viễn thông, chuyển giao công nghệ thiết bị điện tử, thiết bị văn phòng. Các mặt hàng kinh doanh của công ty có hàm lượng công nghệ cao, luôn luôn thay đổi nên công ty thường xuyên nghiên cứu thị trường. Nâng cao chất lương kinh doanh nhằm chiếm lĩnh thị trường .Đồng thời quản lý công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh, công tác tài chính, lưu chuyển hàng hóa, liên doanh liên kết và các hoạt động khác. Công ty bao gồm nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban lại có các nhân viên khác nhau, mỗi nhân viên lại có những vị trí, nhiệm vụ, hoạt động và thông tin cá nhân khác nhau. Để dễ dàng theo dõi và quản lý nhân viên trong công ty và để công ty hoạt động tốt có hiệu quả thì cần phải có một hệ thống quản lý nhân sự phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Công ty TNHH BÌNH MINH có môi trường hoạt động của công ty gồm 7 phòng ban: - Phòng giám đốc - Phòng nhân sự - Phòng kế toán - Phòng phát triển - Phòng quản lý chất lượng - Phòng kinh doanh - Phòng hỗ trợ/ triển khai Các hoạt động quản lý nhân sự tại công ty do phòng nhân sự đảm nhận thực hiện chính, phòng kế toán cùng tham gia thực hiện. 2 Hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty TNHH BÌNH MINH được tiến hành với 3 công đoạn chính là: Quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công và quản lý lương thưởng. Các hoạt động nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty được tiến hành như sau: 1.1 Hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên - Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện chức năng thông qua việc lập và điều chỉnh hồ sơ nhân viên. - Khi công ty có nhu cầu và đã thực hiện tuyển dụng để đưa ra quyết định tuyển dụng một nhân viên mới từ Ban Giám Đốc, phòng nhân sự sẽ lập danh sách và cập nhật hồ sơ cá nhân của nhân viên mới này. - Trong quá trình hoạt động, phòng nhân sự sẽ xem thông tin của nhân viên trong công ty để có thể cập nhât các thông tin mới về nhân viên, đồng thời để phát hiện sai sót nhằm tiến hành thay thế, sửa đổi thông tin nhân viên. - Với nhiệm vụ theo dõi hồ sơ nên khi giám đốc có quyết định cho một nhân viên trong công ty thay đổi mức lương, phòng nhân sự sẽ tiến hành điều chỉnh mức lương của nhân viên đó, các thông tin về điều chỉnh này được ghi vào hồ sơ nhân viên để làm cơ sở cho việc tính lương của phòng kế toán. - Một nhân viên trong công ty thôi không làm việc, sau khi đã có quyết định thôi việc từ Ban giám đốc, phòng nhân sự sẽ tiến hành hủy bỏ thông tin về nhân viên đó. 1.2 Hoạt động quản lý chấm công Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này với chức năng cơ bản là cập nhật và điều chỉnh chấm công. - Hàng ngày, phòng nhân sự cập nhật thông tin ngày công làm việc của nhân viên để ghi vào bảng theo dõi chấm công. Bảng chấm công này được nhân viên kiểm tra với thực tế ngày làm việc của mình. - Khi công ty có nhu cầu tăng cường nhân lực làm thêm cho công việc nào đó, Ban giám đốc sẽ ra quyết định cho phòng nhân sự điều động nhân viên làm thêm giờ. Việc điều động của phòng nhân sự phải dựa trên cơ sở cập nhật thông tin về ngày làm thực tế của nhân viên trong tháng để bố trí, sắp xếp phù hợp. - Khi nhân viên đã làm thêm giờ, phòng nhân sự sẽ cập nhật tiếp ngày công làm thêm vào bảng chấm công, thông tin này vẫn được lấy từ phía nhân viên. - Bảng theo dõi công sẽ có được sự đối chiếu với nhân viên. - Cuối tháng phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng theo dõi công đã kiểm tra để lập ra báo cáo chấm công để trình lên Ban Giám Đốc ký duyệt. 1.3. Hoạt động quản lý lương, thưởng Trách nhiệm thực hiện chính của hoạt động này là phòng kế toán với chức năng cơ bản là tính và lập các báo cáo lương, thưởng. - Cuối tháng, phòng kế toán sẽ nhận báo cáo chấm công đã được Ban Giám Đốc ký duyệt của phòng nhân sự, đồng thời cập nhật thông tin về mức thưởng và các khoản phụ cấp và các khoản BHYT, BHXH… để làm cơ sở tính lương. - Dựa vào các thông tin, phòng kế toán sẽ lập phiếu lương cho từng nhân viên với đầy đủ mức lương, thưởng và khấu trừ các khoản phải nộp. - Sau khi lập phiếu lương, kế toán sẽ thống kê để lên bảng lương – là mức lương thực hưởng của mỗi nhân viên để trình lên ban giám đốc ký duyệt. - Sau khi giám đốc ký duyệt, nhân viên sẽ được nhận lương, kế toán sẽ phải lập các báo cáo về lương, thưởng, báo cáo về thuế thu nhập, BHYT, BHXH phải nộp hàng tháng. 4 - Các báo cáo này sẽ được trình cho Ban giám đốc xem để nắm bắt tình hình lương, thưởng… của công ty, đồng thời phải trình cho các cơ quan chức năng kiểm tra. 1. Hồ sơ nhân viên Mã hồ sơ:……………… ……Ngành công tác:…………………………………… Bảng tóm tắt hồ sơ lý lịch Họ và Tên:…………………………………………. Ngày sinh:…………………… Nam/Nữ:……… Nguyên quán:…………………………………………………………… Trú quán:……………………………………………………………… Hộ khẩu thường trú:…………………………………………………… Nơi ở hiện tại:………………………………………………………… Điện thoại di động:…………………………………………………… Email:………………………………………………………………… Số CMTND:…………………Ngày cấp:………………….Nơi cấp:……………… Dân tộc:………………… Tôn giáo:………………… Số hợp đồng:………… Ngày kí hợp đồng:………………Loại hợp đồng:……… Hiệu lực hợp đồng……………………………………………………………… Chức vụ:…………………………………………. Lương cơ bản:………… Hệ số lương:……….Thỏa thuận (nếu có):…………… 6 2.Danh sách phòng ban Mã phòng ban Tên phòng ban Chức năng Vị trí Trưởng phòng MPB0001 Phòng kinh doanh Kinh doanh Số lượng :20 người.Cần tuyển dụng thêm. Nguyễn Văn A MPB0002 Phòng kỹ thuật Kỹ thuật Số lượng :50 người.Cần tuyển dụng thêm. Nguyễn Văn B MPB0003 Phòng tài chính kế toán Tài chính - kế toán Số lượng :10 người. Nguyễn Văn C MPB0004 Kho Quản lý tài sản Số lượng :8 người Nguyễn Văn D MPB0005 Phòng hành chính tổng hợp Hành chính tổng hợp Số lượng :5 người Nguyễn Văn E MBP0006 Phòng nhân sự Quản lý nhân sự Số lượng :3 người. Nguyễn Văn F 8 3.Danh sách khen thưởng Mã khen thưởng Mã nhân viên Mã phòng ban Mức thưởng Lý do khen thưởng 4.Danh sách kỷ luật Mã kỷ luật Mã nhân viên Mã phòng ban Hình thức kỷ luật Lý do 5.Danh sách bảng công Mã bảng công Mã nhân viên Mã phòng ban Số ngày công (/ngày) Số ngày nghỉ (/ngày) Số giờ tăng ca (/giờ) Công tháng (/ngày) Công năm (/ngày) 6.Danh sách lương Mã lương Mã nhân viên Lương cơ bản (/VND) Hệ số lương Hình thức trả Lương thoả thuận (/VND) 7.Quản lý chế độ Mã chế độ Mã nhân viên Loại chế độ Tiền chế độ (/VND) Ngày nhận 8.Danh sách lương Mã lương Mã nhân viên Lương cơ bản (/VND) Hệ số lương Hình thức trả Lương thoả thuận (/VND) 10 [...]... năng chi tiết nhân viên Quản lý hồ sơ nhân viên Quản lý hồ sơ nhân viên 2 .Quản lý chấm công 3 .Quản lý lương, thưởng 1.1 Cập nhật hồ sơ nhân viên 1.2 Xem thông tin nhân viên 1.3 Điều chỉnh thông tin 1.4 Hủy bỏ thông tin Hình 2 Mô hình phân rã chức năng quản lý hồ sơ nhân viênd, Mô tả chi tiết chức năng: 1.1 1.2 1.3 1.4 Cập nhật hồ sơ nhân viên Khi công ty tuyển dụng nhân viên mới, phòng nhân sự có trách... các thông tin cá nhân của nhân viên đó Bên cạnh đó, phòng nhân sự phải thường xuyên cập nhật các thông tin mới của nhân viên trong công ty Xem thông tin nhân viên Sau khi cập nhật thông tin nhân viên, phòng nhân sự có trách nhiệm thường xuyên xem thông tin của nhân viên trong công ty tại các hồ sơ cá nhân để phát hiện thiếu sót và báo cáo cho cấp trên nếu có yêu cầu Điều chỉnh thông tin Phòng nhân sự. .. hoạt động của công ty 2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng a, Liệt kê các chức năng quản lý nhân sự của công ty - Cập nhật hồ sơ cá nhân của nhân viên mới Sửa đổi thông tin hồ sơ cá nhân của nhân viên trong công ty Hủy bỏ thông tin của nhân viên thôi không làm việc Xem thông tin của các nhân viên trong công ty Điều chỉnh mức lương của nhân viên khi có thay đổi Chấm công ngày làm việc cho từng nhân viên Lập... điều chỉnh thông tin nhân viên nếu có sai sót hoặc thay đổi như tăng lương, điều động thuyên chuyển… do lãnh đạo yêu cầu Hủy bỏ thông tin nhân viên Khi một nhân viên thôi không làm việc, phòng nhân sự sẽ tiến hành hủy bỏ hồ sơ thông tin về cá nhân đó trong hệ thống Quản lý chấm công 16 2 Quản lý chấm công 2.1 Cập nhật ngày công 2.2 Điều chỉnh chấm công 2.3 Điều động nhân sự 2.4 Lập bảng chấm công 2.5... chấm công Mô tả chi tiết chức năng quản lý chấm công 2.1 Cập nhật ngày công Phòng nhân sự phải cập nhật thông tin về ngày công làm việc của nhân viên trong công ty kể cả làm trong giờ và làm ngoài giờ theo từng ngày 2.2 Điều chỉnh chấm công Phòng nhân sự lấy thông tin từ bảng theo dõi chấm công để điều chỉnh chấm công theo đúng yêu cầu lãnh đạo, việc điều chỉnh sẽ được lưu lại tại bảng theo dõi chấm công. .. động nhân sự Dựa theo tình công việc và ngày làm việc thực tế của nhân viên trong công ty , khi có yêu cầu từ lãnh đạo, phòng nhân sự sẽ thực hiện điều động nhân viên làm thêm vào chiều ngày thứ 7 hoặc chủ nhật 2.4 Lập bảng chấm công Phòng nhân sự lập bảng theo dõi chấm công để chấm công cho từng nhân viên trong công ty 2.5 Lập báo cáo chấm công Cuối tháng phòng nhân sự đưa ra bảng theo dõi chấm công. .. Hình 1: Sơ đồ ngữ cảnh c Mô tả tương tác Nhân viên: Là người thực hiện cung cấp thông tin để hệ thống quản lý nhân sự hoạt động, đồng thời cũng là nhân tố nhận phản hồi và chịu sự điều chỉnh của hệ thống Ban giám đốc: là người quyết định cho các hoạt động của nhân sự trong công ty, Ban giám đốc thực hiện theo dõi hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự thông qua các văn bản yêu cầu và báo cáo tổng... chấm công và báo cáo chấm công trong tháng Lập phiếu lương cho từng nhân viên trong công ty Cập nhật mức thưởng và các khoản phụ cấp khác của nhân viên Khấu trừ các khoản BHYT, BHXH… Thống kê lương của toàn bộ nhân viên trong công ty Lập các báo cáo thuế thu nhập, BHYT, BHXH… cho giám đốc và cơ quan chức - năng Điều động nhân sự làm thêm giờ b, Sơ đồ phân cấp chức năng gộp 14 Quản lý nhân sự 1 .Quản lý. .. tại:……………………………………………………………… Điện thoại di động:………………………………………………………… 12 2.1 Sơ đồ ngữ cảnh a, Liệt kê các tác nhân ngoài - Nhân viên Ban Giám Đốc Cơ quan chức năng b, Sơ đồ Các yêu cầu kiểm tra và cung cấp thông tin NHÂN VIÊN Thông tin ngày công Thông tin cá nhân Các quyết định điều động, điều chỉnh lương Phiếu lương HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Văn bản trình duyệt báo cáo Ý kiến, Xác nhận, Văn bản báo cáo Ý kiến Xác nhận Kiểm... phải nộp Chức năng a b c Quản lý hồ sơ nhân viên R R R Quản lý chấm công R R U C Quản lý tiền lương R R R Báo cáo quản lý R d e f g U C C R R KẾT LUẬN Báo cáo chúng em thực hiện ở trên cơ bản đã mô tả được các nghiệp vụ hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty TNHH BÌNH MINH với các khâu trong quá trình cập nhật, điều chỉnh hồ sơ nhân viên, cập nhật điều chỉnh chấm công hàng tháng, tính và lập báo cáo lương