tài liệu hướng dẫn kỹ thuật định dạng luận văn với microsoft word

35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN KỸ THUẬT ĐỊNH DẠNG LUẬN VĂN VỚI MICROSOFT WORD Cấu trúc kỹ thuật tiểu luận, đồ án, luận văn Với văn ngắn tờ đơn, thư, diễn văn, quảng cáo vv, người dùng cần sử dụng nhanh công cụ định dạng word để tạo văn Tuy nhiên, làm việc văn dài sách, tiểu luận, đồ án, luận văn người thực nên phát thảo cấu trúc văn để:  Không gặp rắc rối định dạng đề mục nhảy số không theo thứ tự, lùi đầu dịng khơng đúng, tự động đổi font chữ  Dễ dàng thay đổi định dạng cho đề mục cấp: ví dụ thay đổi font chữ cho tất tiêu đề chương  Chèn tự động mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục hình ảnh Tùy trường, có quy định khác kích thước font chữ, định dạng Tuy nhiên, cấu trúc chung văn dài thường Hình Thực gán Styles cho đề mục, khơng nên định dạng riêng lẻ Hình 1: Khung chọn Style Tên luận văn đề mục cao ta gán style Heading (hoặc Style Book Title) Các đề mục chương 1, chương 2, mục lục, danh mục bảng biểu, phụ lục ta gán style Heading Tương tự, đề mục nhỏ gán heading 3, 4, Thông thường cần dùng tối đa 5-6 heading Cách đánh số đề mục thường gặp luận văn Hình 2:  Chương đánh số thập phân 1, 2, vv  Đề mục cấp chương đánh số thập phân kèm theo số thứ tự chương Ví dụ 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, số trước dấu chấm số thứ tự chương Biên soạn: onceclick@yahoo.com 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org  Đề mục cấp (nếu có) chương đánh số thập phân kèm theo đề mục cấp Ví dụ 1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, 2.2.1,  Đề mục cấp (nếu có) chương đánh theo alphabet Hình 2: Cấu trúc văn dài Hình ảnh bảng biểu đánh số thập phân kèm theo số thứ tự chương Hình định dạng đề mục soạn văn Biên soạn: onceclick@yahoo.com 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org Hình 3: Ví dụ định dạng Heading Biên soạn: onceclick@yahoo.com 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org Xây dựng cách đánh số cho đề mục (multilevel list) Phần hướng dẫn xây dựng cách đánh số cho đề mục theo cấu trúc Hình Hình 4: Định nghĩa Multilevel List Chọn Define New Multilevel List Hình Thông thường dùng từ đến level Lần lượt chỉnh cách đánh số cho level hình bên (chú ý phần tơ vàng) Lưu ý điểm sau:  Chọn style tương ứng với level mục Link level to style,  Chọn cách đánh số (thập phân, alphabet) mục Number style for this level,  Có thể chèn thêm level cấp mục Include level number from, Biên soạn: onceclick@yahoo.com 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org Hình 5: Level liên kết với heading 1, không đánh số, dùng cho tên luận văn Hình 6: Level liên kết với Heading 2, đánh số theo dạng CHƯƠNG X, dùng cho tiêu đề chương Biên soạn: onceclick@yahoo.com 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org Hình 7: Level liên kết với heading 3, đánh số bao gồm số chương, dùng cho đề mục cấp chương Hình 8: Level liên kết với heading 4, đánh số bao gồm level 3, dùng cho đề mục cấp chương Biên soạn: onceclick@yahoo.com 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org Hình 9: Level 5, liên kết với heading 5, đánh thứ tự theo alphabet, dùng cho đề mục cấp chương Định dạng cho style Sau tạo multilevel list Hãy nhập thử vài dòng gán style Hình 10 để kiểm tra xem kết có mong muốn khơng Hình 10: Thử kết multilevel list Biên soạn: onceclick@yahoo.com 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org Trước tiên thực định dạng cho text mặc định (Normal Style) Ví dụ yêu cầu text mặc định: Phông chữ: Times New Roman; Cỡ chữ: 13 14; Kiểu chữ: thường; Dãn dòng: 1,5 lines; Đầu dòng thứ nhất: lùi vào 12.7mm; Căn lề: hai bên Ta thực định dạng Hình 11 Hình 11: Định dạng văn mặc định Biên soạn: onceclick@yahoo.com 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org Lần lượt định dạng cho đề mục sau:  Chọn đoạn văn đề mục  Thực định dạng: font chữ (kích thước, màu), canh lề (trái, phải, giữa), khoảng cách dòng, khoảng cách hai đoạn văn, lùi đầu dòng vv  Sau hài lòng với định dạng, click phải vào đoạn văn bản, chọn Styles/Update Heading x to Match Selection Hình 12: Gán định dạng vào Heading tương ứng Kết sau định dạng lại Style: Hình 13: Định dạng Style Biên soạn: onceclick@yahoo.com 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org Lưu ý: bạn định dạng cho style cách click phải vào style chọn Modify Hình 14 Tuy nhiên, định dạng cho text trước, sau cập nhật vào style bước trực quan Hình 14: Chỉnh sửa định dạng style Sau định dạng cho Style, trình soạn luận văn, đến đề mục cần gán style heading tương ứng Biên soạn: onceclick@yahoo.com 10 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org Chèn mục lục tự động Nếu soạn văn định dạng style chèn mục lục tự động Di chuyển trỏ chuột đến vị trí muốn chèn mục lục, sau thực bước Hình 15 Hình 15: Chèn mục lục tự động Trong đó, bước chọn số heading muốn mục lục Chèn danh mục bảng biểu/hình ảnh tự động Để chèn danh mục bảng biểu/hình ảnh tự động, soạn văn phải tạo caption cho hình ảnh bảng biểu Cách tạo caption Hình 16  Trong số bước tạo nhãn chưa có Ví dụ nhãn Hình, Bảng, Biểu đồ vv Hai bước làm nhãn chưa tạo  Số bước chọn cách đánh số cho nhãn Tất hình ảnh, bảng biểu có caption xuất chèn danh mục tự động Biên soạn: onceclick@yahoo.com 11 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org Hình 16: Cách tạo caption cho hình bảng Sau chèn caption cho ảnh, chèn danh mục tự động theo Hình 17 Hình 17: Chèn danh mục hình ảnh/bảng biểu Biên soạn: onceclick@yahoo.com 12 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org Trong đó, số bước chọn nhãn muốn chèn danh mục Đánh số trang theo ý muốn, header/footer khác cho chương Để đánh số trang tự do, cần hiểu khái niệm section Người dùng chia văn thành nhiều section Mỗi section gồm nhiều trang Ở section thiết lập cách đánh số trang riêng, header footer riêng, định dạng trang ngang dọc mà không ảnh hưởng đến section khác Để chia section, đặt trỏ chuột vào vị trí muốn ngắt sang section mới, thực Hình 18 Hình 18: Chia section Mặc định, header & footer section liên kết với Để đánh số trang riêng cho section phải tắt mối liên kết cách bỏ Link to Previous Hình 19 Sau tắt mối liên kết này, việc chỉnh sửa header/footer section không ảnh hướng đến section phía ngược lại Lúc này, người dùng đánh số trang chèn header/footer riêng cho section Biên soạn: onceclick@yahoo.com 13 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174 Fax: (84-8) 3823-2175 Email: contact@vnseameo.org Website: http://www.vnseameo.org Hình 19: Tắt mối liên kết section Trong văn có trang dọc, trang ngang Biên soạn: onceclick@yahoo.com 14 ... lòng với định dạng, click phải vào đoạn văn bản, chọn Styles/Update Heading x to Match Selection Hình 12: Gán định dạng vào Heading tương ứng Kết sau định dạng lại Style: Hình 13: Định dạng Style... bạn định dạng cho style cách click phải vào style chọn Modify Hình 14 Tuy nhiên, định dạng cho text trước, sau cập nhật vào style bước trực quan Hình 14: Chỉnh sửa định dạng style Sau định dạng. .. dòng: 1,5 lines; Đầu dòng thứ nhất: lùi vào 12.7mm; Căn lề: hai bên Ta thực định dạng Hình 11 Hình 11: Định dạng văn mặc định Biên soạn: onceclick@yahoo.com 35 Le Thanh Ton St., District Ho Chi