khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin
Phần 1. Những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin 1.1. Hệ thống thông tin • Information system : là một hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềmvà các hệ mạng truyền thông được xăy dựng và sử dụng để tái tạo, thu thập, tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. • Là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức. • Có thể hiểu HTTT là hệ thống mà mối lien hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thốg khác là sự trao đổi thông tin. 1.2. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) • Khái niệm: là công cụ để mô tả hệ thống qua phân rã có thứ bậc chức năng. Cho phép phân rã dần các chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng thu được một cây chức năng. Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra (làm gì chứ không phải làm như thế nào) trong hệ thống. • Thành phần: Các chức năng: được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gắn tên nhãn Kết nối: kết nối giữa những chức năng mang tính phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng “cha” tới chức năng “con”. 1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) • Khái niệm: là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau và giưã các chức năng với môi trường bên ngoài. Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau. Biểu đồ mô tả động Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp 4 hoạt động chính của viên phân tích hệ thống : phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu • Các thành phần : Chức năng xử lý Luồng dữ liệu Kho dữ liệu Tác nhân ngoài Tác nhân trong 1 Phần 2. Mô hình quản lý lương trong doanh nghiệp 2.1. Vai trò của hệ thống quản lý lươn trong doanh nghiệp - Hỗ trợ mềm dẻo trong việc xác lập các công thức tính lương cho người lao động với nhiều cách tính lương khác nhau: Lương gián tiếp, lương khoán sản phẩm, lương khoán theo doanh thu, lương công nhật, lương công nhân trực tiếp sản xuất . - Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảohiểm y tế. Theo dõi chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản. - Các thông số đầu vào cho các công thức tính lương như: mức lương tối thiểu theo thang bảng lương của nhà nước, tiền ăn trưa, ăn ca, lương hưởng khi tham gia học tập, đào tạo dài ngày, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, các hệ số điều chỉnh lương căn cứ vào kết quả kinh doanh của tháng tính lương .sẽ được quản lý tập trung thống nhất cho các khối trả lương. Dễ dàng thay đổi, điều chỉnh phù hợp với chính sách quản lý lao động và trả lương của doanh nghiệp theo từng thời kỳ. 2.2. Mô tả chung hệ thống quản lý tiền lương cụ thể Việc quản lý lương của nhân viên trong công ty được tiến hành thông qua bảng chấm công của ban quản lý lương đối với nhân viên. Các nhân viên sẽ thuộc hai loại: Nhân viên hành chính và công nhân, mỗi nhân viên sẽ thuộc một đơn vị quản lý nào đó đồng thời mỗi nhân viên sẽ có một mã số, họ tên,giới tính, ngày sinh và ngày bắt đầu tham gia công tác. Đối với công nhân thì hàng ngày bộ phận quản lý sẽ ghi nhận kết quả làm việc ngày hôm trước do đơn vị sản xuất báo cáo lên. Đối với nhân viên thì việc tính lương phải căn cứ vào số ngày làm việc trong tháng đó và hệ số lương của nhân viên đó. Dựa vào các quy định của nhà nước và của lãnh đạo công ty mà hệ thống tiến hành tính lương cho nhân viên hành chính và lương cho công nhân. Đối với nhân viên hành chính thì bảng lương gồm: - Lương căn bản - Tiền bảo hiểm xã hội - Tiền phụ cấp - Tiền lương làm ngoài giờ Đối với công nhân bảng lương gồm: - Tiền lương 2 - Tiền làm thêm giờ 2.3. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của một hệ thống quản lý tiền lương cụ thể 2.3.1. Liệt kê các chức năng chính của hệ thống quản lý tiền lương Chức năng quản lý tiền lương của một công ty sản xuất được liệt kê như sau: - Nhận các hợp đồng làm sản phẩm. - Xác định lương cho công nhân theo hợp đồng (số lượng lao động cần thiết; số sản phẩm cần sản xuất; số ngày, giờ lao động .) - Ghi nhận kết quả lao động của mỗi công nhân. - Quản lý lương của nhân viên hành chính: - Xác định hệ số lương và phụ cấp cho mỗi một nhân viên. - Xác định số ngày công lao động của mỗi nhân viên. - Thu thập thông tin từ các bộ phận quản lý. - Truyền thông tin cho các bộ phận có liên quan, bộ phận cần thông tin. - Lưu trữ các thông tin. Trong đó, phân cấp chức năng ở các mức được thể hiện như sau: Cấp cao nhất là: quản lý tiền lương (đối tượng cần nghiên cứu), chức năng quản lý tiền lương cho công ty. Cấp tiếp theo (sau cấp quản lý tiền lương) bao gồm 3 chức năng khác nhau: Quản lý lương của công nhân. Quản lý lương của nhân viên hành chính. Quản lý thông tin. Trong mỗi một cấp lại có nhiều chức năng khác nhau: Quản lý tiền lương: Nhận các hợp đồng làm sản phẩm. Xác định lương cho công nhân theo hợp đồng: số lượng lao động cần thiết; số sản phẩm cần sản xuất; số ngày, giờ lao động . Ghi nhận kết quả lao động của mỗi công nhân. Quản lý lương của nhân viên hành chính: Xác định hệ số lương và phụ cấp cho mỗi một nhân viên. Xác định số ngày công lao động của mỗi nhân viên. Quản lý thông tin: Thu thập thông tin từ các bộ phận quản lý. Truyền thông tin cho các bộ phận có liên quan, bộ phận cần thông tin. Lưu trữ các thông tin. 3 Từ việc phân tích trên, chúng em rút ra được biểu đồ phân cấp các chức năng quản lý tiền lương như sau: BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG 2.3.2. Mô tả biểu đồ phân cấp chức năng * Chức năng quản lý lương công nhân 4 QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG Quản lý lương công nhân Nhận hợp đồng Xác định lương theo hợp đồng Ghi nhận kết quả làm việc Xác định hệ số lương, phụ cấp . Xác định số ngày làm việc Thu thập thông tin Truyền thông tin Lưu trữ thông tin Quản lý lương nhân viên hành chính Quản lý thông tin - Nhận hợp đồng: hợp đồng sản xuất sau khi được Ban giám đốc ký duyệt sẽ được chuyển xuống bộ phận quản lý trực tiếp điều hành công nhân thực hiện theo các công đoạn khác nhau. - Xác định lương theo hợp đồng: Dựa vào số lượng các hợp đồng được giao cho công nhân tiến hành làm việc trực tiếp, xác định cụ thể về mã số hợp đồng, tên hợp đồng, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hợp đồng, đơn giá của hợp đồng, các công đoạn trong hợp đồng ứng với mỗi công nhân. - Ghi nhận kết quả làm việc: khi nhận kết quả làm việc ở đây được hiểu là ngày làm việc trước do đơn vị sản xuất báo cáo lên. Ghi nhận kết quả làm việc bao gồm số ca làm việc trong ngày. Nếu công nhân làm ca 3 hoặc các ca của ngày chủ nhật thì được hưởng thêm 1 hệ số thu nhập cao hơn so với các ca khác trong ngày làm việc bình thường. * Chức năng quản lý lương nhân viên hành chính - Xác định hệ số lương, phụ cấp, bảo hiểm .: dựa vào thông tin của từng nhân viên hành chính, xác định được hệ số lương của nhân viên hành chính thông qua trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, thâm niên công tác do lãnh đạo công ty xem xét và quyết định. Phụ cấp được tính cho những người có đảm trách chức vụ. Bảo hiểm được tính theo số ngày nghỉ có lý do trong tháng vì có lý do (bệnh đột xuất, thai sản .). - Xác định số ngày làm việc: chức năng này đảm nhận nhiệm vụ theo dõi các ngày đi làm của nhân viên, tổng kết số buổi làm thêm ngoài giờ của từng nhân viên trong tháng, số ngày nghỉ trong tháng nếu không có lý do sẽ không được tính lương. * Chức năng quản lý thông tin 5 - Thu thập thông tin: chức năng này có nhiệm vụ thu thập các dữ liệu về thông tin của nhân viên hành chính và công nhân (mã số, tên, giới, ngày sinh, ngày bắt đầu tham gia công tác), thông tin về hệ số lương (trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, thâm niên công tác), thông tin về hợp đồng sản phẩm (gồm nhiều công đoạn tuỳ theo từng sản phẩm, đơn giá ứng với từng công đoạn phụ thuộc vào kỹ thuật, thẩm mỹ và môi trường làm việc, tên gọi và số thứ tự tùng công đoạn, số thứ tự, tên hợp đồng, ngày bắt đầu và kêt thúc hợp đồng), thông tin về các quy định của Nhà nước và công ty về việc quản lý tiền lương. - Truyền tải thông tin: Từ chức năng này mà các tác nhân ngoài có thể trao đổi các luồng dữ liệu với nhau một cách linh hoạt. Ví dụ như đưa các bảng lương từ phòng kế toán tài chính lên ban giám đốc xem xét và ký duyệt và đưa về lại phòng kế toán tài chính để giao cho công nhân và nhân viên hành chính theo dõi - Lưu trữ thông tin: các thông tin sau khi được truyền tải và xử lý tại đây thì hệ thống sẽ lưu các thông tin này vào kho dữ liệu. 2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 2.4.1. Liệt kê các tác nhân ngoài và kho dữ liệu - Tác nhân ngoài: Công nhân và nhân viên hành chính; Các phòng ban có liên quan. - Kho dữ liệu: hồ sơ nhân viên, bảng lương, bảng hệ số lương, hợp đồng . 2.4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 6 Quản lý tiền lương Công nhân Nhân viên hành chính Phòng ban có liên quan Dữ liệu Hợp đồng Thông báo, quyết định Bảng lương 2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 2.6. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức dưới đỉnh 2.6.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức chức năng quản lý lương công nhân 7 2.6.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức chức năng quản lý lương nhân viên hành chính 8 Ban Giám đốc Công nhân Phòng kể toán tài chính Nhận hợp đồng Xác định lương theo hợp đồng Ghi nhận kết quả làm việc Hợp đồng Bảng chấm công G h i n h ậ n q u á t r ì n h l a o đ ộ n g Giao hợp đồng Bảng chấm công 2.6.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức chức năng quản lý thông tin 9 Ban Giám Đốc Xác định hệ số lương P.Kế toán tài chính HSNV Quyết định Nhân viên HC Số ngày làm việc QT làm việc Báo cáo Báo cáo Ghi nhận Thông tin NV Mục lục 10 Công nhân Nhân viên hành chính Bảng lương Bảng lương đã duyệt Thông tin NVHC xử lý TT Hồ sơ NVHC Truyền tải TT Lưu trữ TT Phòng kể toán tài chính Ban Giám đốc Dữ liệu Bảng lương Dữ liệu Thu thập TT . Những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin 1.1. Hệ thống thông tin • Information system : là một hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềmvà các hệ mạng. hành chính theo dõi - Lưu trữ thông tin: các thông tin sau khi được truyền tải và xử lý tại đây thì hệ thống sẽ lưu các thông tin này vào kho dữ liệu. 2.4.