1.1.Hướng phát triển của cửa hàng: Để thực hiện mở rộng hoạt động kinh doanh, đáp ứng số lượng khách hang đến mua thuốc ngày càng đông, cửa hàng có nhu cầu xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý bán hàng thuốc, nhằm tin học hóa quá trình quản lý kinh doanh cửa hàng. 1.2.Mô tả hiện trạng: Hiện nay nhà thuốc Tâm Đức là nhà thuốc tây chuyên bán sĩ và lẻ các loại thuốc theo toa của bác sĩ và không theo toa. Những người liên quan đến nhà thuốc gồm: chủ nhà thuốc, nhân viên nhà thuốc và khách hàng. • Chủ nhà thuốc: Quản lý việc nhập – xuất thuốc của nhà thuốc. Thường xuyên kiểm tra số lượng thuốc của nhà thuốc để biết được thuốc nào còn và thuốc nào đã hết để nhập vào. • Nhân viên: Nhân viên bán thuốc cho khách theo yêu cầu hoặc theo đơn thuốc của bác sĩ(nếu có). Nhân viên kiểm tra tên thuốc và giá để cung cấp cho khách hàng. • Khách hàng: Khi đến mua thuốc ở cửa hàng thuốc khách hàng đưa toa thuốc (nếu có) cho nhân viên hoặc nói triệu chứng để nhân viên lấy thuốc. Thanh toán tiền cho nhân viên khi nhận thuốc. • Việc bán hàng:
BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TIỂU LUẬN MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đề Tài: Phân Tích Thiết Kế Cửa Hàng Thuốc Tây Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Văn Lễ Sinh Viên Thực Hiện Tạ Ngọc Khánh Cường 2001110116 Nguyễn Hoàng Đức 2001110086 Trần Thị Phương Dung 2001110162 TP. HỒ CHÍ MINH – 2014 PHẦN I: PHÂN TÍCH VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG CỬA HÀNG 1 Trước đây, việc đưa tin học vào đời sống của người dân Việt còn rất hạn chế, làm việc mang tính thủ công. Nhưng hiện nay, thời đại khoa học kỹ thuật phát triển, việc đưa tin học vào đời sống con người trở nên dễ dàng hơn. Việc áp dụng các phần mềm ứng dụng cho các công ty, cửa hàng đã phát triển hơn, các ứng dụng phần mềm này giúp cho những người quản lý tiết kiệm thời gian và công việc đạt hiệu quả cao hơn. Vì thế, hầu hết các công ty, nhà hàng, thư viện, nhà thuốc…. đều sử dụng phần mềm ứng dụng để quản lý. Nhằm giúp các các cửa hàng thuốc có thể quản lý việc nhập – xuất, tồn kho… 1. MÔ TẢ VÀ YÊU CẦU 1.1. Hướng phát triển của cửa hàng: Để thực hiện mở rộng hoạt động kinh doanh, đáp ứng số lượng khách hang đến mua thuốc ngày càng đông, cửa hàng có nhu cầu xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý bán hàng thuốc, nhằm tin học hóa quá trình quản lý kinh doanh cửa hàng. 1.2. Mô tả hiện trạng: Hiện nay nhà thuốc Tâm Đức là nhà thuốc tây chuyên bán sĩ và lẻ các loại thuốc theo toa của bác sĩ và không theo toa. Những người liên quan đến nhà thuốc gồm: chủ nhà thuốc, nhân viên nhà thuốc và khách hàng. • Chủ nhà thuốc: - Quản lý việc nhập – xuất thuốc của nhà thuốc. - Thường xuyên kiểm tra số lượng thuốc của nhà thuốc để biết được thuốc nào còn và thuốc nào đã hết để nhập vào. • Nhân viên: - Nhân viên bán thuốc cho khách theo yêu cầu hoặc theo đơn thuốc của bác sĩ (nếu có). - Nhân viên kiểm tra tên thuốc và giá để cung cấp cho khách hàng. • Khách hàng: 2 - Khi đến mua thuốc ở cửa hàng thuốc khách hàng đưa toa thuốc (nếu có) cho nhân viên hoặc nói triệu chứng để nhân viên lấy thuốc. Thanh toán tiền cho nhân viên khi nhận thuốc. • Việc bán hàng: - Khi có khách đến nhân viên cần phải niềm nở, thân thiện, tận tình với khách hàng. - Bán theo đúng đơn thuốc theo yêu cầu của khách hàng. - Bán đúng giá theo quy định của nhà nước và theo giá trị trường. 1.3 Quá trình hoạt động của cửa hàng: Hoạt động bán hàng: Hiện nay bộ phận bán hàng của cửa hàng gồm có 8 người chia làm hai ca, mỗi ca làm việc gồm 4 người cửa hàng mở cửa vào lúc 6h sáng và kết thúc vào lúc 23h. Khi khách hàng có yêu cầu mua thuốc: Nếu khách hàng đến mua thuốc lẻ thì nhân viên bán hàng sau khi nắm bắt được tình hình bệnh lý của khách hàng với sự hiểu biết của mình nhân viên bán thuốc sẽ chuẩn đoán bệnh và tư vấn cho khách hàng nên dùng loại thuốc gì (công dụng, thành phần, nước sản xuất, giá thành) nếu khách hàng đồng ý thì nhân viên bán hàng sẽ viết hóa đơn bán hàng và hướng dẫn cách sử dụng thuốc cho khách hàng. Nếu khách hàng mua thuốc theo đơn thì nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra trong kệ thuốc nếu đáp ứng được loại thuốc nào thì nhân viên bán thuốc sẽ viết hóa đơn bán hàng chuyển cho khách hàng, còn các loại thuốc mà không đáp ứng được thì nhân viên bán hàng sẽ hẹn khách hàng đến mua thuốc trong thời gian sớm nhất có thể hoặc giới thiệu cho khách hàng đến mua ở những cửa hàng có uy tín khác. Sau khi kết thúc ca làm việc thì nhân viên bán hàng sẽ tổng hợp laị số tiền bán hàng và bàn giao cho người quản lý. 2. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG: 2.1. Quản lý thuốc: Chức năng này có nhiệm vụ quản lý chặt chẽ thông tin nhà cung cấp và khách hàng, thông tin về thuốc như mã số thuốc, số lượng, tên thuốc, loại thuốc, công dụng,… Quản lý về quá trình bán thuốc của cửa hàng, nhận đơn hàng từ phía khách hàng, lập danh sách đơn hàng và phân loại khách hàng với các loại thuốc, số lượng, giá cả,… 2.2. Quản lý hóa đơn: 3 Chức năng quản lý hóa đơn có tác dụng cho biết thông tin về mã hóa đơn, mã thuốc, mã nhà cung cấp, số lượng, ngày xuất nhập, đơn giá, thành tiền, số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại ,mà từ đó người quản lý truy cập được các thông tin cần thiết như số tiền còn nợ của nhà cung cấp, khách hàng,… 2.3. Quản lý nhà cung cấp: Quản lý mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, số tiền mà cửa hàng còn nợ lại nhà cung cấp, các đơn hàng và cung cấp các thông tin về thuốc. 2.4. Quản lý khách hàng: Quản lý mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, các đơn hảng và cung cấp các thông tin về thuốc khi người ta truy cập đến khóa mã khách hàng. 2.5. Tra cứu và tìm kiếm: Làm nhiệm vụ tra cứu và tìm kiếm những yêu cầu của người quản lý đưa ra như các thông tin về thuốc, khách hàng, loại thuốc,… 3. ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG CỦA CỬA HÀNG: 3.1 Ưu điểm: Hệ thống quản lý bán hàng của cửa hàng thuốc Tâm Đức tuy là một cửa hàng với số lượng nhân viên ít chủng loại thuốc thì phong phú, đa dạng nhưng đã có được sự tổ chức chặt chẽ, có khoa học. Khối lượng công việc được hoạch định một cách rõ rang và việc quản lý nhanh chóng. Định hướng phát triển cao, đem lại hiệu quả kinh tế cao. 3.2 Nhược điểm: Khả năng cập nhật thông tin chậm trễ, tốn nhiều thời gian và nhân lực. Khó khăn cho nhân viên bán hàng trong việc thống kê, lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm và sửa đỗi dữ liệu, mỗi khi cần thiết. Khó nắm bắt được tình hình bán hàng của cửa hàng để kịp thời đưa ra nhữn giải pháp, phương hướng phát triển mới đề không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh. 4 Hiện nay cửa hàng vẫn đang dựa vào đội ngũ nhân viên lâu năm, thường là người nhà, nếu mở rộng hoạt động kinh doanh việc tuyển thêm nhân viên khác vào thì sẽ gây ra khó khăn cho việc quản lý. 4. Mô hình thực thể liên kết (E-R) 4.1. Mục đích Mục đích của việc xây dựng việc xây dựng mô hình thực thể liên kết là thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý việc bán thuốc cho cửa hàng thuốc tân dược. Hệ thống xây dựng sẽ lưu trữ thông tin, xử lý và sử dụng dữ liệu trong hệ cơ sở dữ liệu được thiết kế. Quá trình thiết kế sẽ tối ưu trong việc phân tách các file dữ liệu sao cho việc lưu trữ là ít nhất nhưng lại có thể truy cập dễ dàng nhất. Cách bố trí dữ liệu logic sẽ trả lời câu hỏi đề ra của hệ thống như yêu cầu thông tin của một đôí tượng, tiến hành thu thập, thống kê dữ liệu theo một tiêu chỉ nào đó trong hệ thống Quá trình thiết kế dựa rất nhiều vào những khái niệm và những kiến thức cơ bản về mô hình dữ liệu, khái niệm về phụ thuộc hàm, khóa hoặc các kết nối logic 4.2. Phân tách các thực thể chính trong hệ thống Dựa vào các hoạt động cự thể của hệ thống quản lý việc bán thuốc cho cửa hàng thuốc tân dược, vào các hoá đơn, chứng từ giao dịch hàng ngày và đặc thù việc bán thuốc ở các cửa hàng thuốc tân dược, dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu đã được phân tích ở trên ta thấy rõ ràng việc cần quan tâm của hệ thống là “Quản lý NCC” và“Thuốc” Trong đó có thể gọi cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý việc bán thuốc ở hàng thuốc tân dược “Quản lý NCC” và “thuốc” là hai thực thể chính, các thuộc tính của hai thực thể là. “Quản lý NCC”: mã NCC, tên NCC, địa chỉ NCC, điện thoại NCC. 5 “Thuốc”: mã số thuốc, tên thuốc, mã NCC, mã các loại thuốc, số lượng thuốc, hàm lượng, đơn giá, hạn sử dụng, nước sản xuất, công dụng. Đối với nhà cung cấp và khách hàng tên cũng như địa chỉ của nhà cung cấp và khách hàng không thể dùng để biết được thông tin về nhà cung cấp hay khách hàng trong hệ thống quản lý của cửa hàng mà chỉnh là mã NCC và khách hàng phụ thuộc hàm như sau. [Mã NCC] ->[Tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại] [Mã KH]-> [Tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại] Khóa chính của hai thực thể trên là mã NCC và mã khách hàng, đó cũng chính là mã cửa hàng dùng để quản lý NCC và các khách hàng của mình. Đối với thuốc mã thuốc được xác định là khoá chính cho thực thể “thuốc”. Từ mã thuốc mà người quản lý cửa hàng xác định được các thông tin như mã thuốc, tên thuốc, mã NCC và mã khách hàng, mã loại thuốc, số lượng thuốc, hàm lượng thuốc, hạn sử dụng, đơn giá, nước sản xuất, công dụng. Phụ thuộc hàm của thực thể là. [Mã thuốc]->[Tên thuốc, mã loại thuốc, mã khách hàng ] Về cơ bản hai thực thể trên là đủ cho việc quản lý của cửa hàng. Nhưng đối với cửa hàng, thực thể hoá đơn là thực thể giao dịch chính của cửa hàng “hoá đơn” hay còn gọi là thực thể cơ bản. Thông thường các thông tin về nhà cung cấp thuốc thường được ghi ngay trên hộp thuốc, vỉ thuốc và được mô tả trong các thuộc tính. Các thực thể sau khi đã được nhận dạng sẽ đưa về các dạng chuẩn sao cho phù hợp với thực thể, tối ưu trong việc tra cứu và lưu giữ. Đối với loại thuốc, mỗi loại thuốc có thể có rất nhiều loại thuốc khác nhau và thông thường quản lý cửa hàng phải cất giữ và kiểm tra theo từng mã loại thuốc. Nếu mỗi loại thuốc mã ta cứ lặp đi lặp lại các thuộc tính mô tả thì sẽ rất tốn bộ nhớ, làm cho các file dữ liệu cồng kềnh. Chính vì thế thay vì lưu trữ thông tin các loại thuốc, ta đánh mã cho mỗi loại thuốc rồi sẽ được lưu trữ trong 6 thông tin về thuốc các thông tin cụ thể về loại thuốc như tên thuốc sẽ được lưu trữ vào một file “loại thuốc” và file này có mã chính là mã thuốc. 4.3. Mối quan hệ giữa các thực thể. Quan hệ giữa hai thực thể “loại thuốc” và thực thể “thuốc” là quan hệ 1 – N; mỗi loại thông thường chỉ phụ thuộc vào một loại thuốc và ngược lại mỗi loại thuốc có rất nhiều thuốc liên quan. Quan hệ thực thể “Thuốc” và “NCC” là mối quan hệ N – N. Mỗi loại thuốc có thể có nhiều nhà cung cấp và ngược lại một nhà cung cấp có thể nhiều loại thuốc khác nhau cùng một lúc. Có thể tách mối quan hệ này thành hai các mối quan hệ 1 – N thông qua một thực thể trung gian là “Hoá đơn”. Thực thể này được mô tả như một quá trình giao dịch giữa cửa hàng với nhà cung cấp được miêu tả như sau: Quan hệ giữa thực thể “Loại thuốc” và thực thể “Hoá Đơn” là mối quan hệ 1 – N. Một nhà sản xuất có thể có nhiều loại thuốc nhưng thuốc đó chỉ nhà sản xuất đó sản xuất ra. Mối quan hệ đó được miêu tả như sau: Quan hệ giữa hai thực thể “thuốc” và “Khách hàng” là mối quan hệ N-N. Mỗi loại thuốc có thể có nhiều khách hàng và mỗi khách hàng có thể mua nhiều loại thuốc khác nhau. 7 Thuốc ThuốcLoại thuốc Nhà cung cấp Nhà cung cấp ThuốcThuốc Hoá đơnThuốc Khách hàng Thuốc Có thể tách mối quan hệ này thành các mối quan hệ 1 – N thông qua một thực thể trung gian là “Hoá Đơn”. Thực thể được mô tả như một quá trình giao dịch giữa cửa hàng và NCC. Quan hệ giữa hai thực thể “Loại thuốc” và “Dạng thuốc” là mối quan hệ 1 – N. Một loại thuốc có thể có nhiều dạng thuốc nhưng một dạng thuốc chỉ có thể có một loại thuốc. 4.4. Mô hình tổng thể của liên kết E – R. Các thuộc tính của thực thể được liên kết qua mô hình thực thể liên kết, trong đó các thuộc tính được gạch chân là thuộc tính khoá của thực thể tương ứng chứa nó. 8 Hoá đơn Khách hàng Thuốc Nhà cung cấp Thuốc Mã NCC Tên NCC Địa chỉ Điện thoại Khách hàng Mã KH Tên KH Địa chỉ Điện thoại Loại thuốc Mã loại Mã dạng thuốc Tên dạng thuốc Hàm lượng Hoá đơn Thành %ền Đơn giá Mã hoá đơn Mã số lượng Số lượng Ngày viết Mã số thuốc Tên thuốc Mã NCC và khách hàng Dạng thuốc Mã dạng thuốc Tên Hình dáng PHẦN II: THIẾT KẾ CHI TIẾT CỤ THỂ 9 Ngày nhập Ngày xuất Công dụng Nước sản xuất Hạn sử dụng Số lượng Mã loại thuốc Thiết kế dữ liệu vào ra: Dữ liệu thông tin vào của hệ thống bao gồm những thông tin lấy từ hoá đơn, những thông tin về thuốc khách hàng nhà cung cấp, loại thuốc và những thủ tục cần thiết cho cửa hàng cụ thể các thông tin như sau: • Thông tin đầu vào cho việc quản lý thuốc. + Mã số thuốc + Tên thuốc + Mã NCC và khách hàng + Mã loại thuốc + Số lượng + Hàm lượng + Nước sản xuất + Hạn sử dụng + Công dụng • Thông tin đầu vào cho việc quản lý NCC + Mã NCC + Tên NCC + Địa chỉ + Điện thoại • Thông tin cho việc quản lý hoá đơn nhập. + Mã hoá đơn + Mã số thuốc + Mã NCC + Thành tiền + Số lượng nhập + Giá nhập + Đơn vị tính + Giá xuất 10 [...]... Ngày xuất + Thành tiền • Thông tin đầu vào cho việc quản lý khách hàng + Mã KH + Tên KH + Địa chỉ + Điện thoại • Thông tin đầu vào cho việc quản lý loại thuốc + Mã loại thuốc + Tên loại thuốc + Loại thuốc • Thông tin đầu vào cho việc quản lý dạng thuốc + Mã dạng thuốc + Tên dạng thuốc + Dạng thuốc Hệ thống các dữ liệu ra + Các đơn đặt hàng, các hoá đơn thanh toán, các biểu báo cáo thống kê tổng hợp về... hợp kết theo số lượng và chủng loại thuốc hiện có trong cửa hàng + Tổng hợp thống kê số lượng hàng đã hỏng hàng hết sử dụng trong cửa hàng Lên danh sách khách nợ, lập những hoá đơn mới, báo cáo quá trình hoạt động của cửa hàng + In hoá đơn bán hàng và phiếu thu + Đưa kết quả việc tra cứu và tìm kiếm 11 Thiết kế dữ liệu phần này nói rõ cụ thể các file lưu giữ đầy đủ các thông tin về cơ sở dữ liệu cuả hệ. .. Giaxuat Soluong Masothuoc Donvitinh Text Text Date Number Interger Interger Text Text 10 10 10 30 Tên trường Kiểu Độ rộng Maloaithuoc Tenloaithuoc Madangthuoc Text Text Text 10 25 10 Tên trường Kiểu Độ rộng Madangthuoc Tendangthuoc dangthuoc Text Text Text 10 25 10 10 10 G/ Bảng loại thuốc ST T 1 2 3 H/Bảng dạng thuốc ST T 1 2 3 13 KẾT LUẬN Viêc xây dựng hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính phục vụ... áp dụng trong phạm vi rộng rãi Đề tài này chỉ mang tính cục bố tuy nhiên hệ thống đã xây dựng và giải quyết được vấn đề của bài toán quản lý việc bán thuốc cho cửa hàng thuốc tân dược Từ hệ thống căn bán này nếu được đầu tư về măt thời gian, công sức thì có thể phát triển thành chương trình tốt hơn so với yêu cầu thực tế và hệ thống mới chắc chắn sẽ giải quyết được vấn đề vướng mắc của công việc quản... hoạt động của cửa hàng + In hoá đơn bán hàng và phiếu thu + Đưa kết quả việc tra cứu và tìm kiếm 11 Thiết kế dữ liệu phần này nói rõ cụ thể các file lưu giữ đầy đủ các thông tin về cơ sở dữ liệu cuả hệ thống Bảng dữ liệu trường hợp dữ liệu, phạm vi của các trường hợp dữ liệu, phạm vi của các trường hợp lưu giữ cụ thể A/Bảng “thuốc” ST Tên trường 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Masothuoc Tenthuoc Maloaithuoc