TÀI LIỆU SỬ DỤNG HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI IP ELASTIXPhiên bản: v1.0 Tháng 5 năm 2014CẤU HÌNH VÀ QUẢN TRỊ TỔNG ĐÀIQuản lý nội dung voicemail và ghi âm cuộc gọiTạo quyền người dùngSao lưu và phục hồi hệ thống
TÀI LIỆU SỬ DỤNG HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI IP ELASTIX Phiên bản: v1.0 * Tháng 5 năm 2014 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix NỘI DUNG Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 2 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix I.CẤU HÌNH VÀ QUẢN TRỊ TỔNG ĐÀI 1. Cấu hình extensions (máy nhánh) Vào trình duyệt web gõ địa chỉ IP 10.127.50.9 sẽ xuất hiện màn hình đăng nhập sau: Gõ tên đăng nhập: admin và password: (được admin cung cấp) Chọn menu PBX PBX configuration Extensions (Bảng phía bên trái) Trong mục device: - Chọn “Generic SIP device” - Nhấn “submit” Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 3 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix Màn hình hiện lên bảng thông tin cấu hình cho một máy nhánh: - Điền thông tin “User Extension” – số máy nhánh - Điền thông tin “Display name” – Tên người sử dụng số máy nhánh - Điền “secret” – Mật khẩu số máy nhánh - Tùy chọn voicemail hoặc không, nếu để chế độ voicemail, trong phần “voicemail&Directory”, mục “status” chọn “enable”, điền mật khẩu voicemail vào “voicemail password”, điền vào “email address” địa chỉ mail nếu muốn nhận thư thoại trong hộp mail, nếu không để trống phần này. - Nhấn “submit” ở cuối trang và nhấn “Apply Configuration Changes Here” ở đầu trang để đồng ý sự thay đổi này. Tùy chỉnh: Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 4 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix Sau khi tạo xong một máy nhánh (extension), để thay đổi lại thông tin người dùng, mật khẩu, voicemail … ta chọn PBX PBX configuration Extensions (Bảng phía bên trái), rồi nhấn chọn tên máy nhánh cần chỉnh sửa ở bảng phía bên phải. Trong phần Extension Options, có thể gán số điện thoại gọi ra ngoài cho số máy nhánh đó trong mục “Outbound CID”, chỉnh sửa thời gian đổ chuông trong mục “Ring Time”, bật cuộc gọi chờ “Call Waiting”. Trong phần Device Option, điền tên “callgroup” và “pickupgroup” để có thể bắt cuộc gọi từ điện thoại đang đổ chuông của một số khác trong nhóm. Tùy chỉnh ghi âm cuộc gọi Record Incoming: Ghi âm cuộc gọi vào Record Outgoing: Ghi âm cuộc gọi ra Lưu ý: Mọi sự thay đổi thông tin đều được kết thúc bằng việc Nhấn “submit” ở cuối trang và nhấn “Apply Configuration Changes Here” ở đầu trang. Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 5 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix Trường hợp số lượng người dùng nhiều, ta có thể tạo mới hàng loạt máy nhánh bằng cách sau: Chọn menu PBX Batch Configurations, trong bảng điều khiển phía bên trái chọn “Bath of Extensions”. Nhấn vào link “Download the current extensions in CSV format” để tải file mẫu. Dựa vào file mẫu điền thêm số máy nhánh cần thêm vào sau đó lưu lại, và nhấn vào nút “choose File” chọn đường dẫn để upload file này lên tổng đài. Nhấn “Upload CSV file” để tải lên. 2. Cấu hình IVR 2.1 Tạo file ghi âm lời chào Chọn menu PBX PBX configuration System Recordings (Bảng phía bên trái) Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 6 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix Có 2 cách ghi âm lời chào: a. Cách 1 + Điền số máy nhánh (Extension) mà bạn muốn ghi âm từ điện thoại, khi điền số máy nhánh xong, nhấn “go”. Điện thoại số máy nhánh đó sẽ đỗ chuông, nhấc điện thoại lên bạn sẽ nghe lời chào và sau tiếng “bip” bạn có thể đọc lời chào mà bạn đã soạn sẵn, sau đó thì gác máy. + Đặt tên cho lời chào này vào mục “Name this Recording”. + Nhấn “Save” để lưu lại và nhấn “Apply Configuration Changes Here” ở đầu trang để đồng ý sự thay đổi này. b. Cách 2 + Bạn có thể ghi âm sẵn từ điện thoại, máy tính hoặc phòng thu âm. Sau đó bạn tải file này lên tổng đài của bạn. Lưu ý: File ghi âm này phải có định dạng là wav, chuẩn mono, 16 Bits và 8000Hz. + Chọn “choose File” sau đó gõ đường dẫn đến nới chứa file cần tải lên, chọn “Upload” + Đặt tên cho lời chào này vào mục “Name this Recording”. + Nhấn “Save” để lưu lại và nhấn “Apply Configuration Changes Here” ở đầu trang để đồng ý sự thay đổi này. Bạn có thể tạo nhiều file ghi âm lời chào trên hệ thống bằng cách thực hiện lặp lại các bước trên. Ví dụ: ở đây chúng tôi tạo 3 file ghi âm lời chào với các tên là holiday, nonworking, working. 2.2 Tạo IVR Chọn menu PBX PBX configuration IVR (Bảng phía bên trái) Chọn add IVR (Bảng phía góc trên bên phải) Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 7 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix Bạn điền một số thông tin sau: - Change Name: Tên IVR - Announcement: chọn lời chào - Timeout: hết thời gian này cuộc gọi sẽ được chuyển tới một số máy nhánh, IVR, voicemail … mà bạn định sẵn trong phần “choose one” ở phía dưới. - Enable Direct Dial: check vào lựa chọn này sẽ cho phép người ngoài gọi vào có thể quay số máy nhánh người cần gặp. - Repeat Loops: Số lần lặp lại lời chào nếu người gọi vào không thao tác theo hướng dẫn. - Mục “choose one”, tại ô trống điền số 0, 1, 2, 3… để người gọi vào thao tác từ bàn phím theo hướng dẫn của lời chào. Hoặc có thể điền “t”, có nghĩa là sau thời gian “timeout” cuộc gọi sẽ được định tuyến tới nơi tiếp nhận cuộc gọi (số máy nhánh, IVR, voicemail…). Sau khi điền vào ô trống, tại nút mũi tên bên cạnh, bạn chọn nơi nhận của sự tương tác phím này (số máy nhánh, IVR, voicemail…) - Nhấn “save” ở mục đầu, và nhấn “Apply Configuration Changes Here” ở đầu trang để đồng ý sự thay đổi này. Ví dụ: chúng tôi tạo ra 3 IVR khác nhau sau Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 8 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 9 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix 2.3 Tạo Nhóm thời gian cuộc gọi vào Chọn menu PBX PBX configuration Time Groups (Bảng phía bên trái) Chọn add Time Group (Bảng phía góc trên bên phải) Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 10 / 25 [...]... bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 19 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix - Tình trạng các gói module (RUNNING/NOT RUNNING) - Tình trạng ổ cứng - Đồ họa traffic sử dụng Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 20 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix Thường xuyên theo dõi hệ thống để tránh tình trạng quá tải trong việc xử lý và... |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 21 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix - Login: Tên đăng nhập vào hệ giao diện tổng đài Password: mật khẩu để đăng nhập vào giao diện tổng đài Group: Nhóm người sử dụng (Administrator, Operator, Extension) Name: Tên người sử dụng Extension: Số máy nhánh người sử dụng Các ô có dấu * là bắt buộc phải có thông tin Mở trình duyệt web,... mà bạn tải về) b Sao lưu trước khi thay đổi, cấu hình hệ thống Trước khi thay đổi hoặc cấu hình lại hệ thống, bạn nên sao lưu lại hệ thống Chọn Perform a Backup… Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 22 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix Chọn Select All Options và nhấn Process c Phục hồi hệ thống từ file sao lưu Trong mục Backup Name bạn chọn Restore... 2014 | Trang 14 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix nonworkingTC: Xét cuộc gọi có rơi vào thời gian nghỉ không làm việc trong ngày làm việc, thứ 7 và chủ nhật của WorkingTC: Xét thời gian cuộc gọi có rơi vào thời gian công ty làm việc Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 15 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix 3 Định tuyến cuộc...Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix - Decription: tên nhóm thời gian Chúng tôi đã tạo ra 3 nhóm thời gian sau: WorkingTC: làm việc từ 08h:30 đến 12:00 và từ 13:00 đến 17h:30 từ thứ 2 đến thứ 6 Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 11 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix NonworkingTC: không làm việc vào... gõ IP: 101.53.9.165 và đăng nhập với user và mật khẩu vừa tạo Bạn có thể trao một số quyền cho user (đọc, chỉnh sửa một phần hoặc nhiều phần trong hệ thống tổng đài) sử dụng trong mục “Group Permissions” 5.4 Sao lưu và phục hồi hệ thống Chọn menu System Backup/Restore a Sao lưu định kỳ hệ thống Chọn Daily/Monthly/Weekly chọn Set Automatic Backup Định kỳ hàng tuần, bạn nên tải file backup này về lưu... Trang 18 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix - Route Name: Tên định tuyến gọi ra Dial patterns that will use this Route: Luật quay số, ở đây cấu hình bấm số 9 - trước số cần gọi để gọi ra ngoài Trunk Sequence for Matched Routes: Chọn đường trung kế cho cuộc gọi ra ngoài, ở đây ta chọn đường trung kế FPT được tạo ở trên 5 Quản trị tổng đài 5.1 Trạng thái hệ thống Chọn menu System... Trang 12 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix Bạn có thể chỉnh sửa lại thời gian bằng cách chọn vào tên thời gian ở bảng phía góc trên bên phải - Bạn có thể thêm ngày nghỉ bằng cách chỉnh sửa “HolidayTC” và điền vào mục - “New Time” phía dưới các thông số thời gian của ngày nghỉ hôm đó Bạn có thể thay đổi lại thời gian làm việc và không làm việc bằng cách chỉnh sửa lại thời gian trong... voicemail tới các số máy nhánh Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 23 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix Chọn menu PBX Monitoring, để xem nội dung ghi âm các cuộc gọi được cài đặt trong phần tạo số máy nhánh 5.6 Tạo phòng hội thoại Elastix cho phép bạn tạo nhiều phòng hội thoại Chọn menu PBX PBX configuration Conferences (Bảng phía bên trái)... hội thoại Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 24 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix 5.7 Báo cáo Chọn menu Reports Bạn có thể lọc báo cáo theo từng ngữ cảnh phù hợp với loại báo cáo của bạn và bấm Filter để lọc ra Bạn có thể tải file này về để chỉnh sửa bằng cách chọn nút “Download” và chọn loại file xuất ra Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản . TÀI LIỆU SỬ DỤNG HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI IP ELASTIX Phiên bản: v1.0 * Tháng 5 năm 2014 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix NỘI DUNG Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên. Changes Here” ở đầu trang để đồng ý sự thay đổi này. Tùy chỉnh: Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 4 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix Sau. “Apply Configuration Changes Here” ở đầu trang. Công ty ĐỈNH QUANG |DQN.vn Phiên bản số: v1.0 / tháng 5 2014 | Trang 5 / 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm tổng đài Elastix Trường hợp số lượng