exel

Hướng dẫn sử dụng Powerpoint 1/20 MỤC LỤC Chương 1: GIỚI THIỆU POWER POINT 3 1.1 GIỚI THIỆU 3 U 1.2 KHỞI ĐỘNG 3 1.3 CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ MÀN HÌNH POWER POINT 3 1.4 TẠO MỘT TRÌNH DIỄN MỚI 4 1.4.1 Các bước tạo mới một trình diễn 4 1.4.2 Các loại Layout Slide chính như sau 4 1.5 MỞ MỘT PRESENTATION 4 1.6 ĐÓNG PRESENTATION 4 1.7 GHI XUỐNG ĐĨA VỚI CÁC KIỂU KHÁC NHAU 5 1.8 THỰC THI MỘT TRÌNH DIỄN 5 Chương 2: LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN 6 2.1 CHỌN CHẾ ĐỘ GÕ DẤU TIẾNG VIỆT 6 2.2 HỘP THOẠI FONT 6 2.3 SỬ DỤNG THANH CÔNG CỤ FORMATTING 6 2.4 TỰ ĐỘNG ĐÁNH SỐ HAY KÝ HIỆU ĐẦU DANH SÁCH 7 Chương 3: ĐỊNH DẠNG SLIDE VÀ TRÌNH DIỄN 8 3.1 THAY ĐỔI THIẾT KẾ CHO MỘT SLIDE HAY TOÀN BỘ TRÌNH DIỄN 8 3.1.1 Thay đổi thiết kế (Slide Design) 8 3.1.2 Chỉnh sửa Slide Design được chọn 8 3.1.2.1 Thay đổi màu các thành phần của thiết kế 8 3.1.2.2 Ví dụ về thay đổi màu nền (Back Ground) 8 3.2 SLIDE MASTER VÀ TITLE MASTER 9 3.2.1 Slide Master và Title Master 9 3.2.1.1 Khái niệm 9 3.2.1.2 Các bước chỉnh sửa Slide Master 9 3.2.1.3 Các bước chỉnh sửa Title Master 9 3.2.2 Handout Master 9 3.2.3 Notes Master 9 3.3 CHÈN VÀ XÓA MỘT SLIDE 10 3.3.1.1 Chèn 1 slide 10 3.3.1.2 Xóa một Slide 10 3.3.1.3 Sao chép hoặc di chuyển slide từ một trình diễn khác 10 3.4 COMMENT 10 Chương 4: BẢNG - ĐỒ THỊ - SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 11 4.1 TẠO BẢNG (Table) 11 4.1.1 Tạo Slide trình bày dữ liệu dạng bảng 11 4.1.2 Điều chỉnh bảng : 11 4.2 TẠO BIỂU ĐỒ (Chart) 11 4.2.1 Tạo biểu đồ trong Power Point : 11 4.2.2 Điều chỉnh biểu đồ : Double Click vào đồ thị 11 Sinh viên thực hiện: Lớp – Tổ - Họ và tên 14/12/2009 Hướng dẫn sử dụng Powerpoint 2/20 4.2.3 Điều chỉnh số liệu : menu View\Data Sheet 12 4.3 TẠO MỘT SƠ ĐỒ TỔ CHỨC (Organization Chart) 12 4.3.1 Cách tạo sơ đồ tổ chức 12 4.3.2 Nhập nội dung sơ đồ 12 4.3.2.1 Thêm các thành phần vào sơ đồ: 12 4.3.2.2 Thay đổi cách trình bày sơ đồ: Click vào Layout 12 Chương 5: LÀM VIỆC VỚI ĐỐI TƯỢNG 13 5.1 WORD ART 13 5.1.1 Chèn các WortArt: 13 5.1.2 Định dạng Wort Art 13 5.2 TẠO PICTURES 13 5.2.1 Chèn Picture 14 5.2.1.1 Chèn hình ảnh từ ClipArt 14 5.2.1.2 Chèn hình ảnh từ File: 14 5.2.2 Định dạng Picture 14 5.2.2.1 Định dạng bằng cách sử dụng các nút trên thanh công cụ Picture 14 5.2.2.2 Định dạng bằng menu Format\Picture 15 5.3 CÁC ĐỐI TƯỢNG VẼ TỪ THANH CÔNG CỤ DRAWING 15 5.4 CHÈN PHIM : 16 5.5 CHÈN ÂM THANH 16 5.5.1 Các bước chèn âm thanh 16 5.5.2 Hưỡng dẫn ghi âm 16 Chương 6: CÁC HIỆU ỨNG HOẠT HÌNH 17 6.1 THIẾT LẬP CÁC HIỆU ỨNG CHUYỂN TIẾP SLIDE 17 6.2 CÁC HIỆU ỨNG CHO ĐỐI TƯỢNG TRÊN SLIDE 17 6.2.1 Các bước tạo hiệu ứng cho đối tượng 17 6.2.2 Ấn định trình tự thực hiện các hiệu ứng trên một Slide 18 6.2.3 Cách bắt đầu một hiệu ứng 18 Chương 7: IN CÁC TÀI LIỆU TRÌNH DIỄN 19 7.1 THIẾT LẬP TRANG IN (Page Setup) 19 7.1.1 Menu File\Page SetUp 19 7.1.2 Menu File\Print (in) 19 7.1.3 Header and Footer 20 7.1.4 Chuyển sang Word để in 20 Sinh viên thực hiện: Lớp – Tổ - Họ và tên 14/12/2009 Hướng dẫn sử dụng Powerpoint 3/20 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU POWER POINT 1 1 . . 1 1 G G I I Ớ Ớ I I T T H H I I Ệ Ệ U U Power Point là một phần mềm tạo các bài "trình diễn" (presentation, trình thuyết, báo cáo trong hội nghị, bài giảng, ) thuộc về bộ Office của Microsoft, là công cụ tạo slide sinh động, đẹp mắt, cho phép kết hợp nhiều đối tượng MultiMedia và tạo liên kết . PowerPoint được dùng trong việc trình bày bài giảng, báo cáo khoa học, luận án , giới thiệu sản phẩm, … Một trình diễn được soạn thảo bằng PowerPoint gồm nhiều trang (slide). Trên mỗi trang có nhiều thành phần : 9 Text : viết chữ (trong Placeholder, Textbox, …) 9 Picture : hình ảnh 9 Movies and Sounds : phim và âm thanh 9 Chart : biểu đồ 9 Và các Object khác mà Windows cung cấp như Bảng tính, Đồ thị, Organization (sơ đồ tổ chức) 1 1 . . 2 2 K K H H Ở Ở I I Đ Đ Ộ Ộ N N G G 9 Cách 1: Click lên biểu tượng của PowerPoint trên Office Toobar 9 Cách2 : Start\Program\Microsoft XP\ Microsoft PowerPoint 1 1 . . 3 3 C C Á Á C C C C H H Ế Ế Đ Đ Ộ Ộ H H I I Ể Ể N N T T H H Ị Ị M M À À N N H H Ì Ì N N H H P P O O W W E E R R P P O O I I N N T T Khi đang soạn thảo, có thể chọn cách xem (chế độ view) từ góc dưới-trái hay từ menu View là : 9 Normal View : Ngầm định, trình bày 3 khung Outline, Slide và Notes với kích thước trung bình. Đây là chế độ thường xuyên ?được sử dụng khi đang soạn thảo 9 Slide Sorter : Trình bày tất cả các slide nhưng thu nhỏ. Cách view này thường được chọn khi thiết lập cách chuyển Slide (lật Slide) hay dịch chuyển vị trí của Slide, sao chép từ các trình diễn khác 9 Slide Show(From this Slide) : trình diễn các Slide này (trình bày Silde như trình bày trước cử toạ). Để trình diễn từ Slide đầu tiên, hãy ấn F5. 9 OutLine View : trong đó trình bày phần text trong các slide. 9 Notes page : các chú thích (notes) cho các trang Slide. Phần này có thể in ra giấy để phát cho người nghe. Trong trang giấy in để phát cho người nghe, ngoài phần Slide, có phần in ghi chú này. Chúng ta có thể viết câu hỏi hay viết thêm chú thích cho người nghe trong cửa sổ Notes. Sinh viên thực hiện: Lớp – Tổ - Họ và tên 14/12/2009 Hướng dẫn sử dụng Powerpoint 4/20 1 1 . . 4 4 T T Ạ Ạ O O M M Ộ Ộ T T T T R R Ì Ì N N H H D D I I Ễ Ễ N N M M Ớ Ớ I I Có 3 cách tạo một trình diễn mới 9 Blank presentation : Người tạo trình diễn phải làm mọi thứ, từ hình thức trình bày đến nội dung trình bày 9 From Design Template : Cung cấp mẫu thiết kế có sẵn (font chữ, màu chữ, cỡ chữ, nền, đãđược chọn lựa, người tạo trình diễn chỉ nhập nội dung). Đây là cách thuận lợi và nhanh nhất. 9 AutoContenet Wizard : Cung cấp nội dung và hình thức chuẩn mực của một số loại báo cáo. Người sử dụng chọn mẫu phù hợp nhất và chỉ cần chỉnh sửa nội dung trên dàn bài cho sẵn 1.4.1 Các bước tạo mới một trình diễn 9 Bước 1: Chọn File\New 9 Bước 2: Chọn một cách tạo trình diễn (vd Presentation Blank hay chọn một trong các Design Template) rồi OK 9 Chọn một loại Layout Slide 9 Nhập nội dung cho Slide 1.4.2 Các loại Layout Slide chính như sau 9 Text Layouts: Title Slide, hay Title Only Dùng làm Slide tiêu đề Title & Text, Title & 2-column text,…. Dùng làm Slide nhập text, các đề mục 9 Content Layouts: Blank Dùng làm Slide có thể tùy ý chèn các đối tượng vào đây Content hay Title & content, … Có thể chèn hình (picture), biểu đồ (chart), bảng biểu (table), sơ đồ tổ chức (organization chart) 1 1 . . 5 5 M M Ở Ở M M Ộ Ộ T T P P R R E E S S E E N N T T A A T T I I O O N N 9 Bước 1: Menu File\Open -> 9 Bước 2: Chọn đường dẫn (path) chứa tên tập tin cần mở trong Look in và cửa sổ bên dưới Look in 9 Bước 3: Chọn tập tin cần mở 9 Bước 4: Sau đó nhắp vào mục Open 1 1 . . 6 6 Đ Đ Ó Ó N N G G P P R R E E S S E E N N T T A A T T I I O O N N 9 Bước 1: Vào Menu Windows\chọn tên Presentation 9 Buớc 2: Vào Menu File\Close Sinh viên thực hiện: Lớp – Tổ - Họ và tên 14/12/2009 Hướng dẫn sử dụng Powerpoint 5/20 1 1 . . 7 7 G G H H I I X X U U Ố Ố N N G G Đ Đ Ĩ Ĩ A A V V Ớ Ớ I I C C Á Á C C K K I I Ể Ể U U K K H H Á Á C C N N H H A A U U 9 Bước 1: Menu File\Save As 9 Bước 2: Chọn ổ đĩa, tên thư mục trong Save In (vd D:\PowerPoint) 9 Bước 3: Đặt tên cho tập tin trong File Name (vd BaiTap1) 9 Bước 4: chọn kiểu ghi tập tin trong Save as type có các kiểu chính sau: y Kiểu 1: Presentation (*.PPT) -> kiểu mặc nhiên của PowerPoint, khi chạy phải khởi động PowerPoint y Kiểu 2: PowerPoint Show (*.PPS) -> kiểu để sẵn sàng trình diễn khi chạy không cần khởi động PowerPoint y Kiểu 3: Web Page (*.Html, *.Htm) -> Lưu dạng trang Web y Kiểu 4: Picture (mỗi Slide là 1 picture ) (*.jpg, *.bmp,*.Gif…) nhắp Ok để ghi xuống đĩa, nhắp Cancel hủy bỏ. 1 1 . . 8 8 T T H H Ự Ự C C T T H H I I M M Ộ Ộ T T T T R R Ì Ì N N H H D D I I Ễ Ễ N N 9 Menu View\Slide Show hoặc nhấn phím F5 9 Kết thúc trình diễn : ESC Sinh viên thực hiện: Lớp – Tổ - Họ và tên 14/12/2009 Hướng dẫn sử dụng Powerpoint 6/20 CHƯƠNG 2: LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN 2 2 . . 1 1 C C H H Ọ Ọ N N C C H H Ế Ế Đ Đ Ộ Ộ G G Õ Õ D D Ấ Ấ U U T T I I Ế Ế N N G G V V I I Ệ Ệ T T 9 Nếu sử dụng bảng mã Vni for Window thì chọn tuỳ các font bắt đầu bằng chữ VNI-…. Vd: Vni-Times 9 Nếu sử dụng bảng mã Unicode thì chọn font chẳng hạn như: Times New Romans, Arial, … 9 Bỏ chế độ kiểm tra chính tả khi nhập văn bản y Menu Tools\Option\Spelling and Style Æ bỏ đánh dấu ở mục Check spelling as you type 9 Thay đổi font chữ trên tất cả Slide y Nhắp con trỏ vào vùng nhập văn bản trên Silde y Menu Format\Replace font y Chọn font chữ cần thay trong ô With 2 2 . . 2 2 H H Ộ Ộ P P T T H H O O Ạ Ạ I I F F O O N N T T Menu Format\Font -> 9 Mục Font : chọn một font tùy ý 9 Mục Font Style : chọn kiểu đậm (Bold), nghiêng (Italic), … 9 Mục Size : chọn kích thước chữ 9 Mục Color : chọn màu chữ 9 Mục Effect: y Undeline : gạch dưới y Shadow : chữ có bóng y Emboss : chữ nổi và có bề dày y Supperscript : tạo chỉ số trên vd: X2 y Subscript : tạo chỉ số dưới vd: H2SO4 y Default for new objects : chỉ định font làm font chữ mặc nhiên 2 2 . . 3 3 S S Ử Ử D D Ụ Ụ N N G G T T H H A A N N H H C C Ô Ô N N G G C C Ụ Ụ F F O O R R M M A A T T T T I I N N G G Nút Tên Chức năng Font Chọn font chữ Size Chọn cỡ chữ Bold In đậm Sinh viên thực hiện: Lớp – Tổ - Họ và tên 14/12/2009 Hướng dẫn sử dụng Powerpoint 7/20 Italic In nghiêng Underline Gạch dưới Text Shadow Tạo chữ bóng Left Canh lề trái Center Canh giữa Right Canh lề phải Numbering Đánh số cho danh sách Bullets Tạo ký hiệu cho danh sách Increase Font Size Tăng cỡ chữ Decrease Font Size Giảm cỡ chữ Decrease Tăng cấp trong danh sách Increase Indent Giảm cấp trong danh sách Text Color Màu chữ 2 2 . . 4 4 T T Ự Ự Đ Đ Ộ Ộ N N G G Đ Đ Á Á N N H H S S Ố Ố H H A A Y Y K K Ý Ý H H I I Ệ Ệ U U Đ Đ Ầ Ầ U U D D A A N N H H S S Á Á C C H H 9 Menu Format\Bullets and Numberings Æ chọn một mẫu tùy ý Æ Ok 9 Nếu muốn chọn ký hiệu khác thì nhắp chọn Customize. Font chữ thường chọn khi tạo bullets là font Wingdings 9 Nếu muốn chọn ảnh làm Bullet thì nhắp vào mục Picture Sinh viên thực hiện: Lớp – Tổ - Họ và tên 14/12/2009 Hướng dẫn sử dụng Powerpoint 8/20 CHƯƠNG 3: ĐỊNH DẠNG SLIDE VÀ TRÌNH DIỄN 3 3 . . 1 1 T T H H A A Y Y Đ Đ Ổ Ổ I I T T H H I I Ế Ế T T K K Ế Ế C C H H O O M M Ộ Ộ T T S S L L I I D D E E H H A A Y Y T T O O À À N N B B Ộ Ộ T T R R Ì Ì N N H H D D I I Ễ Ễ N N 3.1.1 Thay đổi thiết kế (Slide Design) 9 Nghĩa là muốn chọn Slide Design khác trong số các Design Templates đã được thiết kế sẵn 9 Menu Format\Slide Design Æ chọn một mẫu Presentation có sẵn trong Design Template 3.1.2 Chỉnh sửa Slide Design được chọn 3.1.2.1 Thay đổi màu các thành phần của thiết kế 9 Nếu muốn thay đổi màu thì chọn một màu có sẵn trong Color Schemes hay có thể thay đổi 1 vài thành phần màu của sơ đồ cho sẵn thì click vào Edit Color y Back Ground: màu nền y Text & Lines: màu văn bản và màu đường kẻ y Shadows: màu của bóng y Title Text: màu của tiêu đề y Fills: màu tô mặc định cho các đối tượng có thể tô màu ( ví dụ màu của mũi tên khi vẽ từ AutoShape\Block Arrows y Accent: dấu nhấn y Accent and Hyperlink: màu của Accent và liên kết (wwww.yahoo.com) y Accent & followed Hyperlink: màu của Accent & và liên kết đã được mở y Muốn tạo hiệu ứng trình diễn thì nhắp chọn trong mục Animation Schemes (xem bài học 5) 3.1.2.2 Ví dụ về thay đổi màu nền (Back Ground) 9 Menu Format\Back Ground -> 9 Menu Format\BackGround : Chọn More Color hoặc Fill Effect. 9 Nếu chọn Fill Effect chúng ta có nhiều kiểu trình bày nền đẹp hơn : y Gradient : biến đổi màu trên slide, ví dụ từ xanh dần dần sang đỏ. y Texture : lắp các mẫu vân gỗ, đá cẩm thạch, vải… phủ kín slide. y Pattern : hình vẽ bitmap nhỏ, có thể thay đổi màu y Picture : chọn một ảnh *.jpg, *.gif, *.bmp … làm nền cho slide. Sinh viên thực hiện: Lớp – Tổ - Họ và tên 14/12/2009 Hướng dẫn sử dụng Powerpoint 9/20 y - Apply All : sử dụng nền như vậy cho tất cả các slide/ Apply : chỉ áp dụng cho slide hiện thời. 3 3 . . 2 2 S S L L I I D D E E M M A A S S T T E E R R V V À À T T I I T T L L E E M M A A S S T T E E R R 3.2.1 Slide Master và Title Master 3.2.1.1 Khái niệm Slide Master và Title Master là mẫu áp dụng cho toàn bộ Slide trong presentation, tạo ra tính thuần nhất của các Slide trong một presentation như qui định thống nhất kiểu chữ, font chữ, cỡ chữ, bullets … Vd: Bạn muốn tất cả các Slide đều có Logo của công ty bạn, thì bạn chỉ cần chèn Logo vào trong Slide Master 3.2.1.2 Các bước chỉnh sửa Slide Master y Bước 1: Menu View\Master\Slide Master -> y Bước 2: (thay đổi Font) click vào các Plaholder và vào menu Format\Font y Bước 3: (thay đổi Bullet) click vào từng thành phần Bullet và vào menu Format\Bullets and Numbering 3.2.1.3 Các bước chỉnh sửa Title Master y Bước 1: menu View\Master\Slide Master y Bước 2: chọn Insert\New Tile Master hoặc nhấn Ctrl+M y Bước 3: thay đổi Font, color, size ,…cho các Placeholder 3.2.2 Handout Master Là bản in để phát cho người nghe, xem để họ có thể dễ theo dõi, ghi chú Các bước chỉnh sửa Handout Master y Bước 1: menu View\Master\ Handout Master -> y Bước 2: Chọn số các Slide (hoặc chế độ Outline) muốn gộp vào mỗi trang Handout bằng cách click vào 1 trong các nút sắp xếp vị trí Slide trên thanh công cụ Handout Master 3.2.3 Notes Master y Llà mẫu trình bày ghi chú y Các bước chỉnh sửa Notes Master ¾ Bước 1: menu View\Master\ Notes Master -> ¾ Bước 2: Điều chỉnh lại vị trí hoặc kích cỡ cho vùng slide, tuỳ theo kích cỡ khoảng không gian muốn dành cho phần ghi chú ¾ Bước 3: Điều chỉnh lại vị trí hoặc kích cỡ cho vùng ghi chú Sinh viên thực hiện: Lớp – Tổ - Họ và tên 14/12/2009 Hướng dẫn sử dụng Powerpoint 10/20 ¾ Bước 4: Chỉnh sửa, xác định lại vị trí, hoặc xóa bỏ các hộp văn bản Header Area, Footer Area, Date Area, Number Area 3 3 . . 3 3 C C H H È È N N V V À À X X Ó Ó A A M M Ộ Ộ T T S S L L I I D D E E 3.3.1.1 Chèn 1 slide y Cách 1: menu Insert\New Slide y Cách 2: Ctrl+M y Cách 3: Đặt trỏ trong khung Outline và Right click\New Slide y Cách 4: Đặt trỏ trong khung Outline và nhấn phím Enter 3.3.1.2 Xóa một Slide y Bước 1: chọn Slide cần xóa trong khung Outline y Bước 2: menu Edit\Delete Slide hoặc Right click\Delete Slide 3.3.1.3 Sao chép hoặc di chuyển slide từ một trình diễn khác y Các bước thực hiện như sau: ¾ Bước 1: Mở trình diễn (Presentation) chứa các Slide cần sao chép hoặc di chuyển ¾ Bước 2: Để trình diễn (Presentation) ở chế độ View\Sorter và chọn các Slide cần sao chép hay di chuyển hoặc chọn các Slide cần sao chép hay di chuyển trong khung Outline của Pesentation ¾ Bước 3: Nhấn Ctrl+C để sao chép các Slide hoặc Ctrl + X để cắt các Slide nếu muốn di chuyển chúng ¾ Bước 4: Mở trình diễn (Presentation) đích cần có các Slide đã chọn ¾ Bước 5: Click vào nơi muốn đặt các Slide này và nhấn Ctrl+V 3 3 . . 4 4 C C O O M M M M E E N N T T 9 Khác với Notes, Comments dùng cho người biên soạn, dùng để ghi những nhận xét, góp ý của mọi người về bài trình thuyết đang biên soạn, hoặc ý tưởng chợt xuất hiện nên người biên soạn cần ghi lại. 9 Cách ghi Comment : y Menu Insert\Comment y Ghi nhận xét vào ô màu vàng vừa xuất hiện 9 Cách xóa : y Nhắp chọn Comment trên Slide y Gõ Delete Sinh viên thực hiện: Lớp – Tổ - Họ và tên 14/12/2009