Đang tải... (xem toàn văn)
Workflow theo tiếng việt có nghĩa là luồng làm việc. Workflow là một mô hình có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống, nó được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác. Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các quy luật.Là một quá trình tự động hóa công việc, một phần hoặc toàn bộ. Trong quá trình đó, các tài liệu, thông tin hay nhiệm vụ được truyền từ đối tượng này sang đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định.Một workflow (luồng làm việc) là thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện hoặc tương tác làm nên một quy trình để thực hiện một công việc nào đó. Quy trình này có thể có nhiều bộ phận, cá nhân tham gia. Nguồn gốc luồng làm việc có lẽ bắt đầu từ nguồn công tác xử lý văn bản: văn bản cần phải được di chuyển từ nơi này sang nơi khác để thực hiện công việc khác nhau (đọc, xử đổi,góp ý, phê chuẩn…). Ví dụ, một luồng công việc thực hiện mua bán hàng hóa đơn giản nhất gồm một chuỗi các bước như sau, đầu tiên người mua xem tính năng sản phẩm và giá, nếu cảm thấy thỏa mãn thì chọn mua sản phẩm đó, tiếp theo điền thông tin cá nhân vào phí thanh toán và cuối cùng thanh toán đơn hàng.Là một tiến trình tự động, nó cho phép mọi người có thể xem xét và duyệt lại 1 file văn bản. Ví dụ, bạn có một file văn bản và muốn mọi người góp ý, thì bạn chỉ cần mở workflow trên file đó. Sau đó chỉ cần ngồi yên một chỗ, tất cả mọi người trong công ty do bạn chỉ định sẽ nhận được một thông báo yêu cầu xem file. Nếu họ quên thì Sharepoint sẽ gửi mail nhắc nhở. Và sau khi tất cả mọi người đóng góp ý kiến cho file đó xong, sẽ có 1 report đầy đủ về tất cả những góp ý, những người đã xem file.Lợi ích chính của Quản lý Luồng Công việc (Workflow) là việc cải thiện một cách hiệu quả công việc bằng cách loại trừ những bước không cần thiết trong việc cập nhật các bản ghi, kiểm soát quá trình tôt hơn bằng cách cải tiến quá trình kinh doanh thông qua tiêu chuẩn hoá phương pháp làm việc, và giảm bớt chi phí hoạt động.
Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Quy trình công việc sẽ giúp mọi người cộng tác trên tài liệu và quản lý các dự án một cách hiệu quả hơn. Quy trình công việc giúp tăng hiệu quả tổ chức và năng suất thông qua việc quản lý các nhiệm vụ và các bước, nó đẩy nhanh quá trình đưa ra quyết định của nhân viên hoặc người quản lý, nó cũng đảm bảo rằng các nhiệm vụ cá nhân được hoàn thành một cách tối ưu nhất, điều này cho phép người thực hiện tập trung vào thực hiện công việc. Ví dụ trên trang một trang web quản lý của SharePoint Server, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc, đưa tài liệu lên trang web quản lý và chuyển tài liệu này cho một nhóm người cần phê duyệt. Khi người dùng bắt đầu công việc, công việc tạo ra các nhiệm vụ phê duyệt tài liệu, giao nhiệm vụ cho những người tham gia công việc, và sau đó gửi thông báo cho người tham gia. Khi công việc đang diễn ra, chủ sở hữu công việc hoặc những người tham gia công việc có thể kiểm tra sự tiến bộ trên trạng thái luồng làm việc. Khi những người tham gia công việc hoàn thành nhiệm vụ công việc của họ,kết thúc công việc, chủ sở hữu công việc được tự động thông báo rằng các công việc đã hoàn tất. Quy trình công việc cho phép các doanh nghiệp giảm số lượng tương tác không cần thiết giữa con người. Ví dụ để ra được một quyết định, các nhóm thường theo một loạt các bước. Các bước có thể theo một quy chuẩn chính thức hoặc không chính thức, các tương tác của con người xảy ra trong quá trình làm việc có thể làm giảm tốc độ và chất lượng ra quyết định. Phần mềm đơn giản hóa và quản lý quy trình làm việc của con người cho phép tự động hóa các tương tác giữa các nhóm người tham gia trong quá trình này, bằng cách này tốc độ công việc sẽ nhanh hơn, hiệu quả hơn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lý luồng công việc, quản lý, ra quyết định công việc sẽ giúp công việc được xử lý một cách hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn, nhờ đó sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức. Nắm bắt nhu cầu đó bài toán ứng dụng workflow cho doanh nghiệp được xây dựng nhằm giải quyết vấn đề trên. Để hoàn thành đề tài này không phải chỉ nhờ vào sự cố gắng, tích cực của các thành viên trong nhóm, mà còn là sự giúp đỡ từ các thành viên khác, nhóm chúng tôi cũng xin chân thành cảm ơn thầy Lê Tự Thanh đã giúp đỡ nhóm chúng tôi hoàn thành tốt đề tài này. Nhóm 1 – MM03A 1 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Dù đã rất cố gắng nhưng chắc hẳn sẽ còn nhiều thiếu sót, mong nhận được ý kiến đóng góp từ quý thầy cô cùng các bạn./ Xin chân thành cảm ơn! Nhóm 1 – MM03A 2 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 1.1. Mô hình tổng quát 7 Hình 1.2. Human Workflow 8 Hình 2.1. Ví dụ về mô hình tiến trình xử lý 11 Nhóm 1 – MM03A 3 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 2.2. Mô hình triển khai thực tế 15 Hình 3.1. Cài đặt Window Server 2008 16 Hình 3.2. Đặt tên cho domain 16 Hình 3.3. Add Roles 17 Hình 3.4. Chọn Roles Web Server 17 Hình 3.5. Add Features 18 Hình 3.6. Chọn NET Framework 3.0 Features 18 Hình 3.7. Cài đặt SharePoint Office Server 2007 19 Hình 3.8. Chọn chế độ Basic 19 Hình 4.1. Tạo user và add vào group hoặc OU 20 Hình 4.2. Tạo mới một ứng dụng Web 20 Hình 4.3. Tinh chỉnh cấu hình cho ứng dụng web mới 21 Hình 4.4. Khai báo username và password để đăng nhập web 21 Hình 4.5. Tạo Site Collection cho ứng dụng Web 22 Hình 4.6. Chứng thực username và password 22 Hình 4.7. Add User có quyền đăng nhập Site mới 23 Hình 4.8. Upload tài liệu cần phê duyệt 23 Hình 4.9 . Chọn Approval Workflow 24 Hình 4.10. Chọn user cần phê duyệt tài liệu 24 Hình 4.11. Các user duyệt tài liệu và đóng góp ý kiến 24 Hình 4.12. Phê duyệt hoàn tất 25 Hình 4.13. Thêm các user cần đóng góp ý kiến 25 Hình 4.14. Các user đăng nhập duyệt tài liệu 25 Hình 4.15. Các user đóng góp ý kiến của mình và gửi ý kiến 26 Hình 4.16. Đóng góp ý kiến hoàn tất 26 Hình 4.17. Cài đặt Role Certificate 27 Hình 4.18. Cài đặt Certification Authority 27 Hình 4.19. Cấp CA cho từng user 27 Hình 4.20. Upload tài liệu cần ký lên Document Library 28 Hình 4.21. Các user đăng nhập để tạo chữ ký 29 Nhóm 1 – MM03A 4 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 4.22. Ghi tên những người cần ký file này 30 Hình 4.23. Các user đăng nhập và ký 31 Hình 4.24. User ký bằng cách gõ đúng tên đã được cấp trong CA 31 Hình 4.25. Tương tự với user khác 32 Hình 4.26. Chữ ký có giá trị 32 Hinh 4.27. Chữ ký sau khi ký xong có ghi rõ ngày tháng ký 33 Nhóm 1 – MM03A 5 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ! "!#$%&'()%* %&'()%*)+", Workflow theo tiếng việt có nghĩa là luồng làm việc. Workflow là một mô hình có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống, nó được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và tiến trình công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác. Các workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các quy luật. Là một quá trình tự động hóa công việc, một phần hoặc toàn bộ. Trong quá trình đó, các tài liệu, thông tin hay nhiệm vụ được truyền từ đối tượng này sang đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định. Một workflow (luồng làm việc) là thứ tự các bước, tác vụ, sự kiện hoặc tương tác làm nên một quy trình để thực hiện một công việc nào đó. Quy trình này có thể có nhiều bộ phận, cá nhân tham gia. Nguồn gốc luồng làm việc có lẽ bắt đầu từ nguồn công tác xử lý văn bản: văn bản cần phải được di chuyển từ nơi này sang nơi khác để thực hiện công việc khác nhau (đọc, xử đổi,góp ý, phê chuẩn…). Ví dụ, một luồng công việc thực hiện mua bán hàng hóa đơn giản nhất gồm một chuỗi các bước như sau, đầu tiên người mua xem tính năng sản phẩm và giá, nếu cảm thấy thỏa mãn thì chọn mua sản phẩm đó, tiếp theo điền thông tin cá nhân vào phí thanh toán và cuối cùng thanh toán đơn hàng. Là một tiến trình tự động, nó cho phép mọi người có thể xem xét và duyệt lại 1 file văn bản. Ví dụ, bạn có một file văn bản và muốn mọi người góp ý, thì bạn chỉ cần mở workflow trên file đó. Sau đó chỉ cần ngồi yên một chỗ, tất cả mọi người trong công ty do bạn chỉ định sẽ nhận được một thông báo yêu cầu xem file. Nếu họ quên thì Sharepoint sẽ gửi mail nhắc nhở. Và sau khi tất cả mọi người đóng góp ý kiến cho file đó xong, sẽ có 1 report đầy đủ về tất cả những góp ý, những người đã xem file. Lợi ích chính của Quản lý Luồng Công việc (Workflow) là việc cải thiện một cách hiệu quả công việc bằng cách loại trừ những bước không cần thiết trong việc cập nhật các Nhóm 1 – MM03A 6 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ bản ghi, kiểm soát quá trình tôt hơn bằng cách cải tiến quá trình kinh doanh thông qua tiêu chuẩn hoá phương pháp làm việc, và giảm bớt chi phí hoạt động. , !-!, !./ "012. 3 4!5 )%67%&'()%* Workflow trong Sharepoint có thể phân làm 2 loại: human workflow và system workflow. - Human Workflow: Được thiết kế để tích hợp các hành động của con người với hệ thống.Ví dụ phê duyệt tài liệu được coi là 1 human workflow. - System workflow được thiết kế để di chuyển dữ liệu trong các site hoặc ứng dụng, chẳng hạn đăng tải nội dung từ site cộng tác lên Internet site Nhóm 1 – MM03A 7 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ , !318$ %&'()%* 3 9!$&:;%7 .)+", Là một công nghệ phát triển Web của Microsoft dành cho hệ thống Web Intranet hoặc Internet, nó cung cấp: - Khả năng lưu trữ: tài liệu, danh sách, biểu mẫu, làm quy trình… - Quản lý linh hoạt: cho phép lưu giữ version, phân quyền, Policy, Audit… - Có khả năng mở rộng dễ dàng (dạng Sites), thiết kế và quản lý nội dung cực kỳ linh hoạt dễ dàng ngay trên nền Web. - Kết hợp được với Active Directory. < = ! > "?@$9!$&:;%7 . Các tính năng chính trong Sharepoint xoay quanh việc quản lý văn bản, tài liệu và cộng tác. Nhóm 1 – MM03A 8 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Các điểm khái quát sau là những tính năng chính của Sharepoint: - Công tác một cách hiệu quả: Team Site cung cấp cho bạn các tính năng sau: Không gian làm việc cho các nhóm để chia sẽ tài liệu và thông tin, kết hợp lịch trình và công việc, tham gia thảo luận như diễn đàn. Các thư viện cung cấp môi trường quản lý văn bản, tài liệu tốt hơn. Thiết lập bảo mật dựa trên vai trò để đảm bảo các thông tin nhạy cảm được an toàn và bảo mật hơn. Cung cấp các list cho phép theo dõi và cập nhập các trạng thái công việc. - Giảm thời gian triển khai: việc triển khai không tốn nhiều thời gian và chi phí: Người dùng có thể nhanh chóng tạo và áp dụng các giao diện của site trực tiếp trên trình duyệt của họ. Vì Sharepoint tích hợp chặt chẽ với Microsoft Office, nhân viên có thể sử dụng các ứng dụng phổ biến như Microsoft Word, để tạo và quản lý văn bản mà không cần đào tạo hoặc thay đổi quy trình. - Kiểm soát dữ liệu nghiệp vụ tốt hơn: cung cấp các tính năng cho việc quản lý dữ liệu và thông tin cũng như bảo mật chúng: Quản lý tập trung tại Central Administrator: Thực hiện các công việc quản trị như backup/restore trên trình duyệt hoặc thông qua dòng lệnh. Sử dụng các tính năng quản trị mở rộng, người quản trị hệ thống có thể thiết lập quyền hạng truy cập theo các chính sách bảo mật doanh nghiệp đề ra. - Bao quát tính năng cộng tác trên nền webs: Tạo các website cho mục đích cộng tác để tạo ra, lưu trữ, quản lý và chia sẻ văn bản, tài liệu tại một trung tâm. Tạo, kết nối và tùy biến các ứng dụng nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. A B "CD "%&'()%*.&% "9!$&:4%7 . Có 7 loại ứng dụng Workflow trong Sharepoint : Nhóm 1 – MM03A 9 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ - Approval Workflow: Workflow này sẽ yêu cầu tất cả mọi người chấp nhận file văn bản. Ví dụ : bạn có 1 file Powerpoint chuẩn bị trình diễn cho buổi hội thảo sắp tới, bạn cần thông qua ý kiến của các sếp về file này trước khi hội thảo diễn ra. Approval Workflow là lựa chọn tối ưu nhất trong trường hợp này. - Collect Feedback Workflow: Workflow này sẽ thu thập tất cả các thông tin phản hồi.Ví dụ: bạn đưa ra một chính sách mới cho công ty, và bạn muốn lấy tất cả ý kiến của mọi người từ các phòng ban trong công ty. Sau đó bạn tổng hợp lại tất cả các ý kiến và đưa ra phiên bản chính thức. Lưu ý: Workflow này cho phép người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file văn bản. - Collect Signature Workflow: Workflow này thu thập tất cả những chữ ký số từ mọi người. Nên dùng Workflow này trong trường hợp bạn muốn mọi người ký kết vào biên bản hoặc hợp đồng. - Disposition Approval Workflow: Workflow này cho phép xử lý những văn bản đã bị hết. Nó sẽ cho phép bạn chọn lựa, giữ các file văn bản này hoặc xóa đi. - Three States Workflow : a. Workflow này được thiết kế để theo dõi tình trạng của một công việc trong list. Chúng ta thường sử dụng workflow này trong việc theo dõi một một dự án hoặc một bản kiểm kê tài chính. b. Three States Workflow có 3 giai đoạn với 2 quá trình chuyển tiếp.Với mỗi lần chuyển tiếp giữa các giai đoạn, workflow sẽ gán một công việc cho một người tham gia và gửi email thông báo về công việc. Khi công việc này được hoàn thành, workflow sẽ cập nhật trạng thái của công việc và tiếp tục xử lý công việc ở bước tiếp theo. c. Ngoài ra còn có thêm 2 workflow nữa là Translation Management Workflow dùng để hỗ trợ quản lý chuyển đổi những văn bản sang ngôn ngữ khác và Group Approval Workflow dùng để đóng dấu file văn bản và chữ ký. E FG1?H1!I.!J " Nhóm 1 – MM03A 10 [...]... nghiệp vừa và nhỏ Nhóm 1 – MM03A 12 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Nhóm 1 – MM03A 13 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Nhóm 1 – MM03A 14 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 2.2 Mô hình triển khai thực tế Nhóm 1 – MM03A 15 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ CHƯƠNG 3 CÀI ĐẶT VÀ CẤU HÌNH SHAREPOINT OFFICE 3.1 Cài đặt và cấu hình Window Server 2008 3.1.1... 1 – MM03A 18 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.2.3 Cài đặt ứng dụng SharePoint Office 2007 Hình 3.7 Cài đặt SharePoint Office Server 2007 Hình 3.8 Chọn chế độ Basic Nhóm 1 – MM03A 19 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ CHƯƠNG 4 TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG WORKFLOW TRÊN SHAREPOINT OFFICE 2007 4.1 Ứng dụng Approval Workflow vào Document Library 4.1.1 Tạo các user và add vào group hoặc... Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 4.20 Upload tài liệu cần ký lên Document Library Nhóm 1 – MM03A 28 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 4.21 Các user đăng nhập để tạo chữ ký Nhóm 1 – MM03A 29 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 4.22 Ghi tên những người cần ký file này Nhóm 1 – MM03A 30 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 4.23 Các user đăng nhập và ký... user và add vào group hoặc OU 4.1.2 Cấu hình Approval Workflow cho Document Library Hình 4.2 Tạo mới một ứng dụng Web Nhóm 1 – MM03A 20 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 4.3 Tinh chỉnh cấu hình cho ứng dụng web mới Gõ đúng user để đăng nhập vào web: Username: tên domain\user Hình 4.4 Khai báo username và password để đăng nhập web Nhóm 1 – MM03A 21 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp. .. Các user duyệt tài liệu và đóng góp ý kiến Nhóm 1 – MM03A 24 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 4.12 Phê duyệt hoàn tất 4.2 Ứng dụng Collect Feedback Workflow vào Document Library 4.2.1 Hình 4.13 Thêm các user cần đóng góp ý kiến Cấu hình Collect Feedback Workflow Hình 4.14 Các user đăng nhập duyệt tài liệu Nhóm 1 – MM03A 25 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 4.15 Các user... Domain Controller Vào Start/Run , gõ lệnh dcpromo để nâng cấp Server lên Domain Controller Hình 3.2 Đặt tên cho domain Nhóm 1 – MM03A 16 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.2 Cài đặt và cấu hình Sharepoint Office 2007 3.2.1 Cài đặt dịch vụ Web IIS trên Windown Server 2008 Hình 3.3 Add Roles Hình 3.4 Chọn Roles Web Server Nhóm 1 – MM03A 17 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.2.2 Cài... dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 4.5 Tạo Site Collection cho ứng dụng Web Hình 4.6 Chứng thực username và password Nhóm 1 – MM03A 22 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 4.7 Add User có quyền đăng nhập Site mới Hình 4.8 Upload tài liệu cần phê duyệt Nhóm 1 – MM03A 23 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 4.9 Chọn Approval Workflow Hình 4.10 Chọn user cần phê... mình và gửi ý kiến 4.2.2 Kiểm tra Collect Feedback Workflow Hình 4.16 Đóng góp ý kiến hoàn tất 4.3 Ứng dụng Collect Signature Workflow vào Document Library 4.2.3 Cấu hình Collect Signature Workflow Nhóm 1 – MM03A 26 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hình 4.17 Cài đặt Role Certificate \ Hình 4.18 Cài đặt Certification Authority Hình 4.19 Cấp CA cho từng user Nhóm 1 – MM03A 27 Ứng dụng Workflow. .. – MM03A 31 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ 4.3.1 Hình 4.25 Tương tự với user khác Kiểm tra Collect Signature Workflow Hình 4.26 Chữ ký có giá trị Nhóm 1 – MM03A 32 Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hinh 4.27 Chữ ký sau khi ký xong có ghi rõ ngày tháng ký CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN Sự thành công của doanh nghiệp chủ yếu quyết định ở tính hiệu quả của các quá trình xử lý nghiệp vụ Tự.. .Ứng dụng Workflow cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Các yêu cầu trong bảng sau đây áp dụng cho các mảy chủ chạy độc lập với cơ sở dữ liệu được tích hợp bên trong hay cho các Server Farm, bao gồm một máy chủ đơn lẻ hoặc nhiều máy chủ trên một Farm Thành phần Vi xử lý Bộ nhớ RAM Yêu cầu tối thiểu 64 bit, bốn lõi 4GB dành cho việc thử nghiệm, 8GB dành cho máy chủ Dung lượng đĩa cứng Database chạy độc lập và