Trong nền kinh tế quốc dân, Doanh nghiệp sản xuất là tế bào của nền kinh tế. Đây là nơi trực tiếp sáng tạo ra cơ sở vật chất cho xã hội, cũng như bất kỳ một Doanh nghiệp sản xuất nào, Doanh nghiệp xây dựng trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình đều phải tính toán chi phí bỏ ra và kết quả thu về, nhất là trong nền kinh tế thị trường, Doanh nghiệp có tồn tại và phát triển được hay không phụ thuộc vào việc Doanh nghiệp có đảm bảo bù đắp được chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất và có lãi. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng không thể thiếu của quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một lần trong một chu kỳ sản xuất và hình thái vật chất ban đầu của vật liệu bị biến đổi chuyển hoá kết tinh vào sản phẩm về cả mặt hiện vật cũng như mặt giá trị. Do đó chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh được thường xuyên liên tục thu nhập đủ bù đắp chi phí có lãi đòi hỏi Doanh nghiệp phải phấn đấu tiết kiệm chí phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm bằng cách tiến hành kết hợp nhiều biện pháp đồng bộ. Trên giác độ của kế toán để thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình thì việc quản lý, hạch toán chính xác vật liệu (nhất là trong lĩnh vực xây dựng cơ bản) vào giá thành sản phẩm là cần thiết và quan trọng. Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới, em đã đi sâu tìm hiểu về công tác Kế toán Nguyên vật liệu ở Công ty. Dựa vào tình hình thực tế sản xuất kinh doanh tại Công ty kết hợp với lý luận được trang bị trên ghế nhà trường, em đã chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới làm chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Trang 1LỜI NÓI ĐẦU
Trong nền kinh tế quốc dân, Doanh nghiệp sản xuất là tế bào của nền kinh
tế Đây là nơi trực tiếp sáng tạo ra cơ sở vật chất cho xã hội, cũng như bất kỳ một Doanh nghiệp sản xuất nào, Doanh nghiệp xây dựng trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình đều phải tính toán chi phí bỏ ra và kết quả thu về, nhất là trong nền kinh tế thị trường, Doanh nghiệp có tồn tại và phát triển được hay không phụ thuộc vào việc Doanh nghiệp có đảm bảo bù đắp được chi phí bỏ
ra trong quá trình sản xuất và có lãi
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng không thể thiếu của quá trình sản xuất Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một lần trong một chu kỳ sản xuất và hình thái vật chất ban đầu của vật liệu bị biến đổi chuyển hoá kết tinh vào sản phẩm về cả mặt hiện vật cũng như mặt giá trị Do đó chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh được thường xuyên liên tục thu nhập đủ bù đắp chi phí
có lãi đòi hỏi Doanh nghiệp phải phấn đấu tiết kiệm chí phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm bằng cách tiến hành kết hợp nhiều biện pháp đồng bộ Trên giác
độ của kế toán để thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình thì việc quản lý, hạch toán chính xác vật liệu (nhất là trong lĩnh vực xây dựng cơ bản) vào giá thành sản phẩm là cần thiết và quan trọng
1
1
Trang 2Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới, em đã đi sâu tìm hiểu về công tác Kế toán Nguyên vật liệu ở Công ty.
Dựa vào tình hình thực tế sản xuất kinh doanh tại Công ty kết hợp với lý luận được trang bị trên ghế nhà trường, em đã chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH tư vấn thiết
kế xây dựng Tương Lai Mới làm chuyên đề tốt nghiệp của mình
Nội dung chuyên đề bao gồm các phần chính sau:
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÔNG TY XÂY LẮP
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG TƯƠNG LAI MỚI
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG TƯƠNG LAI MỚI
Trang 3
1.1.1 Vị trí, vai trò của Nguyên vật liệu.
Đặc điểm của Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, nhưng không phải bất kỳ đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động do lao động làm ra thì nó mới trở thành nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ
3
3
Trang 4 Vị trí của Nguyên vật liệu trong sản xuất
Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới Việc cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất của doanh nghiệp Song khi có nguyên vật liệu thì để sản xuất có hiệu quả hay không, sản phẩm làm ra có đạt tiêu chuẩn hay không còn phụ thuộc vào chất lượng nguyên vật liệu Như vậy trong sản xuất không chỉ tuân theo quy trình công nghệ mà còn phải chú trọng đến chất lượng quản lí nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất
Từ đó cho thấy tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng đến việc hạ giá thành Doanh nghiệp nên tập trung quản lí nguyên vật liệu một cách chặt chẽ từ khâu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu
Về mặt giá trị thì nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động,
do vậy việc tăng tốc độ vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và hiệu quả
Từ vị trí quan trọng của nguyên vật liệu càng cho thấy ý nghĩa của kế toán nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu tốt là điều kiện giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn
Xuất phát từ tầm quan trọng đó đòi hỏi phải tăng cường công tác quản lí nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
Trang 51.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lí Nguyên vật liệu.
Như trên đã thấy được đặc điểm và vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, do đó yêu cầu tất yếu đặt ra là chúng ta phải quản lí nguyên vật liệu Đây là công tác không thể thiếu được của mọi nền sản xuất xã hội, nhưng do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ, phương pháp quản lí cũng khác nhau Muốn giảm chi phí sản xuất, hạ được giá thành thì phải quản lí chặt chẽ nguyên vật liệu ở các khâu mua, dự trữ và bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu Đó là yếu tố khách quan và là yêu cầu trong kinh doanh của nền kinh tế thị trường nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao
Trong khâu thu mua nguyên vật liệu phải quản lí về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT được khấu trừ và chi phí mua Đồng thời phải thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiêp
Trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, xây dựng và thực hiện tốt chế độ bảo quản đối với từng thứ nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt nhằm đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu cả
về số lượng, chất lượng và cả về giá trị
Trong khâu sử dụng nguyên vật liệu cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu Trên cơ sở đó so sánh với định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Từ đó
5
5
Trang 6tìm biện pháp sử dụng nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tăng thu nhập và tích lũy cho doanh nghiệp.
Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức tối
đa, tối thiểu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường không bị ngưng trệ do thiếu nguyên vật liệu hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do
dự trữ quá nhiều
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán doanh nghiệp
Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lí kinh tế tài chính của doanh nghiệp trong đó kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò trong công tác quản lí và sử dụng nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được tình hình vật tư để chỉ đạo tiến độ sản xuất Hạch toán nguyên vật liệu có kịp thời, đầy đủ thì ban lãnh đạo mới nắm bắt được đầy đủ, toàn diện tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ vật liệu Tính chính xác của hạch toán nguyên vật liệu ảnh hưởng đến tính chính xác, kịp thời của hạch toán giá thành
Xuất phát từ yêu cầu quản lí nguyên vật liệu và xuất phát từ vị trí của kế toán đối với công tác quản lí tài chính trong doanh nghiệp sản xuất Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu được thể hiện:
- Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lí thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp
Trang 7- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho và phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu, xử lí kết quả kiểm kê theo quyết định của cấp có thẩm quyền nhằm đảm bảo sự chính xác trung thực của thông tin kế toán
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh
1.2 Tổ chức kế toán NVL trong quá trình sản xuất
1.2.1 Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu
1.2.1.1 Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, thứ với nội dung kinh tế, công dụng, tính chất hóa học và yêu cầu quản lí khác nhau
Vì vậy để quản lí chặt chẽ từng loại, thứ nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu
● Phân loại NVL theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị trong DNSX
7
7
Trang 8- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng tạo nên thực thể của sản phẩm Đối với thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến được coi
là nguyên vật liệu chính
- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho công
cụ, dụng cụ hoạt động được bình thường
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất sản phẩm, tạo điều kiện cho quá trình chế toạ sản phẩm diễn ra bình thường, Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí
- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản
- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất hoặc phế liệu thu hồi
từ thanh lí TSCĐ
Ngoài ra tùy thuộc vào yêu cầu quản lí và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho
Trang 9từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để hạch toán chi tiết được nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
● Phân loại NVL theo nguồn hình thành
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng…
- Nguyên vật liệu tự chế: Là do doanh nghiệp tự sản xuất
● Phân loại NVL theo mục đích, công dụng:
- Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh gồm:
+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm
+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lí ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lí doanh nghiệp
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:
Trang 10♦ Nguyên tắc đánh giá Nguyên vật liệu
Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thủ theo những nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc giá gốc: Vì nguyên vật liệu là hàng tồn kho nên theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho thì nguyên vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc Giá gốc của nguyên vật liệu bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu
- Nguyên tắc thận trọng: Khi giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của nguyên vật liệu trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính để tiêu thụ chúng
Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán, tức là kế toán đã áp dụng phương pháp nào thì phải nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay thế phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó
Trang 11♦ Đánh giá nguyên vật liệu.
Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho
Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập:
Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp trong quá trình mua hàng và các chi phí liên quan khác có liên quan đến mua nguyên vật liệu, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất
Trường hợp mua nguyên vật liệu vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa có thuế GTGT
Trường hợp nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho mục đích phúc lợi, các dự án… thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT
Nhập do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của nguyên vật liệu gia công chế biến
11
11
Trang 12Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất ngoài thuê gia công chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận.
Nhập nguyên vật liệu do góp vốn liên doanh: Trị giá nguyên vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thỏa thuận cộng các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận nguyên vật liệu
Nhập nguyên vật liệu do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận
Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lí cộng các chi phí khác phát sinh
Xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho
Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có những giá khác nhau Do đó khi xuất kho nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lí và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn các phương pháp để xác định trị giá vốn xuất kho
Theo chuẩn mực 02 – hàng tồn kho thì có 4 phương pháp xác định trị giá vốn xuất kho
Trang 13● Phương pháp giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho nguyên vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được
● Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ: Theo phương pháp này, giá trị của từng loại nguyên vật liệu được tính theo giá trị trung bình của từng loại nguyên vật liệu tương tự tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Giá trị trung bình có thể được tính theo trung bình cả kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp
● Phương pháp nhập trước, xuất trước: Áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu được mua trước, sản xuất trước thì được xuất trước, và nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị của hàng xuất kho sẽ được tính theo giá trị của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho được tính theo giá trị của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho
● Phương pháp nhập sau, xuất trước: Áp dụng trên giả định là nguyên vật liệu được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, nguyên vật liệu còn lại
13
13
Trang 14cuối kỳ là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá trị của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho được tính theo giá trị của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
1.2.2 Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp với thủ kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho; nhằm đảm bảo theo dõi
số hiện có và tình hình biến động của từng nhóm, loại, thứ tự nguyên vật liệu cả
về số lượng và giá trị Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các
sổ kế toán chi tiết và vận dụng các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp để góp phần tăng cường quản lí nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải được đồng thời tiến hành hai nơi: kho và phòng tài vụ Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương pháp sau:
- Phương pháp ghi thẻ song song
- Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp ghi sổ số dư
Nhìn chung, dù áp dụng phương pháp nào trong các phương pháp trên doanh nghiệp đều phải tiến hành theo dõi tình hình nhâp-xuất-tồn ở kho và ở
Trang 15phòng tài vụ trên các cơ sở chứng từ nhập-xuất, có thể khái quát nội dung kế toán chi tiết vật liệu ở các phương pháp trên như sau:
● Tại kho: Cả ba phương pháp trên đều hạch toán giống nhau Theo đó kế toán lập thẻ kho và giao cho thủ kho theo dõi, ghi chép hàng ngày tình hình nhập-xuất vật liệu, căn cứ vào chứng từ nhập-xuất để ghi chỉ tiêu số lượng Mỗi thẻ kho được mở chi tiết cho một loại vật liệu
● Tại phòng kế toán:
1. Phương pháp “ghi thẻ song song”
Phương pháp này về cơ bản hạch toán như ở kho nhưng ngoài việc theo dõi chỉ tiêu số lượng còn theo dõi cả chỉ tiêu giá trị Hàng ngày, hoặc định kỳ (3-
5 ngày) kế toán sẽ kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, đồng thời căn cứ vào chứng từ gốc để theo dõi, ghi chép trên “sổ chi tiết vật liệu” Sổ chi tiết vật liệu được mở cho từng loại vật liệu
2. Phương pháp “sổ đối chiếu luân chuyển”
Phương pháp này theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và tình hình nhập-xuất vật liệu nhưng được ghi định kỳ trên “Sổ đối chiếu luân chuyển”
3. Phương pháp sổ số dư
15
15
Trang 16Phương pháp này theo dõi chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập kho, xuất kho
và ghi định kỳ theo từng nhóm, từng thứ vật liệu trên “Bảng luỹ kế nhập (xuất) vật liệu
Mỗi phương pháp có ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng riêng, song ta
có thể thấy: Đối với phương pháp thẻ song song có ưu điểm là việc ghi chép đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu, nhưng có nhược điểm là việc ghi chép giữa thủ kho
và kế toán còn trùng lặp nhau về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều Do đó nó chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng lại vật tư, hàng hóa; việc nhập - xuất diễn ra không thường xuyên Đặc biệt trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hóa diễn ra thường xuyên Vì vậy
xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng ngày càng rộng rãi
So với phương pháp ghi thẻ song song thì phương pháp đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhưng vẫn không khắc phục được hạn chế phương pháp ghi thẻ song song là vẫn còn ghi trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, mặt khác việc kiểm tra, đối chiếu giữa thủ kho và kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng của kiểm tra kế toán Do đó trên lý thuyết thì phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có vật tư ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày còn thực
tế thì thường ít áp dụng phương pháp này
Trang 17Còn phương pháp ghi sổ số dư có nhiều ưu điểm hơn cả so với hai phương pháp trên, khắc phục được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng
kế toán, nó còn giảm bớt được khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng Cho nên phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ xuất nhiều, thường xuyên, nhiều loại chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp đã áp dụng giá hạch toán để hạch toán giá nhập - xuất, đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình độ nghiệp vụ và chuyên môn của kế toán vững vàng Tuy nhiên, phương pháp này
có nhược điểm là do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số liệu hiện có và tình hình tăng giảm về mặt hiện vật nhiều khi phải xem trên thẻ kho Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán còn gặp khó khăn
17
17
Trang 18SƠ ĐỒ 1.1: PHƯƠNG PHÁP GHI THẺ SONG SONG
Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Phiếu Xuất kho
Trang 1919
Trang 20Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Trang 21Đối chiếu cuối tháng.
21
21
Trang 22SƠ ĐỒ 1.2: PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Phiếu Xuất kho
Bảng kê nhập
Bảng kê Xuất
Trang 2323
Trang 25SƠ ĐỒ 1.3: PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ SỐ DƯ
Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Bảng kê nhập xuất tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Phiếu Xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ
Bảng luỹ
kế nhập Bảng luỹ
kế xuất
Sổ số dư
25
25
Trang 27Ghi chú:
27
27
Trang 28Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng
Đối chiếu cuối tháng
1.2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.2.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời đúng chế độ quy định
Theo quy định về chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Số hiệu 01 – VT);
Trang 29- Phiếu xuất kho (Số hiệu 02 – VT);
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Số hiệu 03 PXK – 3LL);
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Số hiệu 05 – VT);
- Hoá đơn GTGT (Số hiệu 01 GTKT – 3LL);
- Hoá đơn bán hàng thông thường (Số hiệu 02GTTT – 3LL);
Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm
về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ (Số hiệu 03 - VT);
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Số hiệu 04- VT);
1.2.3.2 Phương pháp kế toán tổng hợp NVL
Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán nguyên vật liệu được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau:
- Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp kiểm kê định kỳ
29
29
Trang 30Do đó các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy định của chế độ kế toán mà lựa chọn phương pháp kế toán nguyên vật liệu cho phù hợp.
∗ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Đặc điểm:
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Giá vốn thực tế của vật liệu hàng hoá xuất kho được tính theo 1 trong 4 phương pháp của chuẩn mực hàng tồn kho
và được phản ánh trên tài khoản và sổ kế toán Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu được phân loại theo từng đối tượng sử dụng vật liệu và giá trị của vật liệu tồn kho có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ căn cứ vào số liệu trên tài khoản và sổ kế toán
Tài khoản kế toán sử dụng
+ Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để phản ánh
số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá vốn thực tế Tài khoản 152 được mở tài khoản cấp 2,3 trong từng doanh nghiệp
+ Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh
Trang 31toán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đi đường đã về nhập kho.
+ Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”.Tài khoản này được phản ánh quan hệ thanh toán với người bán
+ Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Tài khoản này được dùng
để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK141, TK 128, TK411, TK621, TK627, TK641…
Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được biểu diễn thông qua sơ đồ sau:
Trang 33TK222
Xuất VL đầu tư vào cơ
sở kinh doanh đồng kiểm
TK3387
TK412 Chênh lệch đánh giá Chênh lệch đánh giá
33
Trang 34∗ Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì kế toán không thực hiện ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất vật liệu vào các tài khoản phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho mà khi phát sinh các nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu, kế toán phản ánh vào một tài khoản riêng
sử dụng cho phương pháp kiểm kê định kỳ, đó là TK 611 Vào cuối kỳ thì phải kiểm kê định kỳ nguyên vật liệu để xác định giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ theo một trong bốn phương pháp tính giá trị hàng tồn kho của chuẩn mực kế toán, sau đó mới xác định giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho theo công thức:
Giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ
Trang 36TRÌNH TỰ KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP
KKĐK
TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152
K/c vật liệu tồn đầu kỳ K/c vật liệu tồn cuối kỳ
Tổng giá Thuế VAT Các khoản được giảm trừ
TT không được Ktrừ khi mua vật liệu
Thuế VAT được
Giá mua ngoài
Trang 371.2.3.3 Tổ chức hệ thống sổ, báo cáo kế toán.
37
TK 412
Chênh lệch đánh giá tăng
37
Trang 38● Hệ thống sổ
Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và theo quyết định
số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì có 5 hình thức sổ kế toán, đó là:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức Nhật ký - chứng từ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Mỗi một hình thức đều có đặc điểm riêng, ưu nhược điểm khác nhau Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản, chế độ kế toán của Nhà nước, căn
cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất và yêu cầu quản lý cũng như trình
độ nghiệp vụ, điều kiện trang bị kỹ thuật mà lựa chọn hình thức kế toán cũng như hệ thống sổ kế toán cho phù hợp Vì vậy tuỳ theo từng hình thức kế toán vận dụng trong doanh nghiệp mà kế toán vật liệu có những sổ khác nhau
Tuy nhiên dù là hình thức kế toán nào thì kế toán vật liệu đều sử dụng sổ
kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Sổ kế toán tổng hợp
Trang 39Là sổ phản ánh số liệu kế toán (số dư, số phát sinh) đầy đủ và tổng quát cho tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Do vậy tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng mà sổ tổng hợp nguyên vật liệu có thể là “sổ nhật ký chuyên dùng”, “sổ nhật ký chung”,“Sổ cái TK 152” (theo hình thức nhật ký chung), hay
“sổ nhật ký sổ cái” (theo hình thức nhật ký sổ cái), “chứng từ ghi sổ”, “sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ”, “sổ cái 152” (theo hình thức chứng từ ghi sổ), “sổ nhật ký chứng từ”, “sổ cái 152” (theo hình thức sổ nhật ký chứng từ) Số liệu trên sổ kế toán tổng hợp thường được dùng để lập báo cáo tài chính
Sổ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu
Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về từng loại việc nhập, xuất Việc ghi sổ chi tiết cũng được căn cứ trên cơ sở các “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”,
“Bảng kê”…Số liệu trên sổ chi tiết để quản lí chi tiết vật liệu nhập kho, xuất kho
về mặt số lượng và giá trị, để đối chiếu hoặc làm căn cứ để ghi sổ tổng hợp vật liệu Sổ chi tiết vật liệu thường dùng là “Sổ chi tiết vật liệu”, “Sổ xuất vật tư theo hạn mức sử dụng”
39
39