KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP BỘ XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN
QUY TRINH LAP VA LUU TRU HO SO KIEM TOAN CUA KIEM TOAN NHA NUGC
Hà Nội, 2003
4Š
Trang 2KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP BỘ XÂY DỰNG VÀ HỒN THIỆN
QUY TRÌNH LẬP VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ
KIỂM TOÁN CỦA KIỀM TOÁN NHÀ NƯỚC
Chủ nhiệm: TS Đỉnh Trọng Hanh Phó Chủ nhiệm: CN Nguyễn Văn Thai Thư ký: CN Phan Trường Giang
Các thành viên: - Th.S Ngô Thu Thuỷ - CN Nguyễn Khả Minh
Trang 3BCKT: BCTC: CNTT: CTDB: DNNN: DT-DA: HCNN: HSKT: KH & BDCB: KTNN: KTNNCN: KTNNKV: KTNNTW: KTT: KTV: NSNN: XDCB:
DANH MUC CAC TU VIET TAT
Báo cáo kiểm toán Báo cáo tài chính Công nghệ thông tin Chương trình đặc biệt Doanh nghiệp Nhà nước
Đâu tư ~ Dự án
Hành chính Nhà nước Hồ sơ kiểm toán
Khoa học và Bồi dưỡng Cán bộ Kiểm toán Nhà nước
Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành Kiểm toán Nhà nước khu vực
Kiểm toán Nhà nước Trung ương
Trang 4Chương 1 1.1 1.11 1,12 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.2 1.243 1.2.4 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.4 1.4.1 1.42 1.4.3, 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NHŨNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH LẬP, LƯU TRỮ HSKT CỦA KTNN Hồ sơ kiểm toán và vai trò của nó đối với hoạt động kiểm toán của KTNN Khái niệm HSKT Phân loại HSKT
Vai trò của HSKT đối với hoạt động kiểm toán của KTNN
Khái niệm, ý nghĩa và những nội dung chủ yếu của công tác lập
HSKT
Khái niệm lập HSKT
Ý nghĩa của công tác lập HSKT Yêu cầu của công tác lập HSKT
Những nội dung chủ yếu của công tác lập HSKT
Khái niệm, ý nghĩa và những nội dung chủ yếu của công tác lưu
trữ HSKT -
Khái niệm lưu trữ HSKT và phông lưu trữ HSKT
Ý nghĩa của công tác lưu trữ HSKT
Yéu cầu của công tác lưu trữ HSKT
Những nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ HSKT Quy trình lập và lưu trữ HSKT
Khái niệm
Sự cần thiết của việc ban hành quy trình lập và lưu trữ HSKT Những yếu tố cơ bản của quy trình lập và lưu trữ HSKT
- Những nhân tố ảnh hưởng đến trình tự lập và lưu trữ HSKT Pháp lệnh lưu trữ quốc gia và các quy định của KTNN về công tác
lập, lưu trữ HSKT
Yêu cầu của hoạt động quản lý của KTINN
Trang 51.5.4 1.5.5 Chương II 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4 24.1 2.4.2 2.4.3 Chương H 3.1
Các chức năng kiểm toán của KTNN
Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động kiểm tốn và trong cơng tác lập, lưu trữ HSKT
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH LẬP, LƯU TRỮHSKT CUA KTNN
Hiện trạng về hệ thống tổ chức, cơ chế quản lý và thực hiện kiểm toán của KTNN
Quá trình hình thành và hiện trạng về hệ thống tổ chức của KTNN
Khái quát về cơ chế tổ chức quản lý và thực hiện kiểm toán
Tình hình chung về công tác lập, lưu trữ HSKT của KTNN
Những văn bản pháp luật và những quy định của Tổng KTNN về
công tác lập, lưu trữ HSKT
Sự phân công trách nhiệm trong lập HSKT và tổ chức bộ máy lưu trữ của KTNN
Cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật và tình hình ứng dụng CNTT trong lập và lưu trữ HSKT của KTNN
Thực trạng về quy trình lập, lưu trữ HSKT của KTNN
Đánh giá tổng quát về số và chất lượng HSKT của KTNN
Thực trạng về quy trình lập HSKT Thực trạng về quy trình lưu trữ HSKT
Những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân hạn chế trong quy trình
thực hiện lập, lưu trữ HSKT
Kinh nghiệm một số cơ quan, tổ chức trong và ngồi nước trong cơng tác lập, lưu trữ HSKT
Kinh nghiệm tổ chức công tác lập, lưu trữ HSKT Công ty Kiểm
toán Việt Nam (VACO)
Kinh nghiệm tổ chức công tác lập, lưu trữ HSKT của KTNN và một
số tổ chức kiểm toán của nước ngoài
Những nhận xét
NHỮNG GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VÀ HỒN THIỆN QUY TRÌNH LẬP, LƯU TRỮ HSKT CỦA KTNN
Những phương hướng phát triển tổ chức và hoạt động của
Trang 63.1.1 3.1.2 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.443
Phương hướng phát triển tổ chức và hoạt động của KTNN
Trang 7MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong mọi cuộc kiểm toán, KTV và tổ chức kiểm toán đều phải lập hồ
sơ kiểm toán nhằm chứng minh rằng việc thu thập các bằng chứng kiểm toán và đưa ra các nhận xét, kiến nghị kiểm toán đã được thực hiện theo các chuẩn mực, quy trình kiểm toán Hồ sơ kiểm toán có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động kiểm toán; trước hết là công cụ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán; giám sát và đánh giá chất lượng kiểm toán Việc lập và lưu trữ HSKT sẽ góp phần nâng cao chất lượng của hoạch định chiến lược, các kế hoạch ngắn hạn cũng như việc tổ chức thực hiện một cuộc kiểm toán của
KTINN
KTNN Việt Nam mới được thành lập và hoạt động được gần 9 năm, đang ở giai đoạn đầu của sự phát triển Nhiều mặt hoạt động, từ công tác kế hoạch, quản lý, thực hiện kiểm toán cũng như các hoạt động sau cuộc kiểm toán đang từng bước ổn định và hoàn thiện Thực tế cho thấy, việc tổ chức công tác lập và lưu trữ HSKT của KTNN còn chưa đáp ứng được yêu cầu của hoạt động tổ chức quản lý và thực hiện kiểm tốn; vai trị của cơng tác lập và lưu trữ HSKT còn mờ nhạt
Xuất phát từ thực trạng trên đòi hỏi phải nghiên cứu một cách có hệ thống cả về lý luận và thực tiễn để tổ chức tốt công tác lập và lưu trữ HSKT nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán và đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách nền hành chính trong hoạt động của KTNN Đề tài “Xây dựng và hoàn thiện quy trình lập và lưu trữ HSKT của KTNN? nhằm đạt được cả mục tiêu lý luận và thực tiễn đó
2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Đề tài được nghiên cứu nhằm 3 mục tiêu sau:
- Tổng hợp một cách có hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về hồ sơ và lưu trữ hồ sơ; từ đó tổng hợp thành những vấn để lý luận về lập và lưu trữ HSKT của KTNN
- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác lập và lưu trữ HSKT của
Trang 8- Dé xuất hệ thống các giải pháp xây dựng và hoàn thiện quy trình lập và lưu trữ HSKT của KTNN
3 Đối tượng, phạm vỉ nghiên cứu của đề tài 3.1 Đối tượng nghiên cứu của đề tài
- Nghiên cứu về HSKT, quy trình lập và lưu trữ HSKT của các cuộc kiểm toán BCTC
- Các quy định, thể chế, phương pháp và kỹ thuật của cơ quan KTNN trong công tác HSKT và quy trình lập và lưu trữ HSKT
3.2 Pham vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài nghiên cứu quá trình tổ chức lập và lưu trữ HSKT ở phạm vi là hồ sơ của cuộc kiểm toán BCTC của cơ quan KTNN từ khi thành lập đến nay; ngoài ra, đề tài có tham khảo kinh nghiệp của một số cơ quan, tổ chức kiểm toán trong và ngoài nước về lĩnh vực công tác này Những tài liệu, hồ sơ liên quan đến hoạt động chung của KTNN không nằm trong phạm vi cuộc kiểm tốn khơng thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài
4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Đề tài sử đụng tổng hợp các phương pháp: duy vật biện chứng và duy
vật lịch sử, các phương pháp nghiên cứu cụ thể như: phương pháp tổng hợp,
phân tích, khảo sát, thống kê, hệ thống hố, mơ hình hoá v.v 5 Nội dung đề tài
Trang 9CHƯƠNG I
NHUNG VAN DE LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH LẬP, LƯU TRỮ HỒ SƠ KIỂM TOÁN CỦA KTNN
Tài liệu, hồ sơ có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý HƠNN nói chung, cũng như trong hoạt động tổ chức và quản lý hoạt động kiểm toán của KTNN Vì vậy, một trong những yêu cầu được ghi trong chuẩn mực của KTNN các nước và Việt Nam là phải tổ chức quản lý một cách khoa học HSKT trong đó 2 nội dung cơ bản trong quá trình quản lý đó là lập và lưu trữ HSKT
1.1 HO SƠ KIỂM TOÁN VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG KIỂM
TOÁN CỦA KTNN
1.1.1 Khái niệm hồ sơ kiểm toán
Trong quá trình hoạt động của các tổ chức nói chung, hoạt động của KTNN nói riêng đều cần có những thông tin dưới các hình thức văn bản, tài liệu và các hình thức khác được pháp luật quy định làm cơ sở cho việc tổ chức hoạt động, giải quyết những nội dung công việc phù hợp với mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức Các thông tin đó một mặt phục vụ cho tổ chức giải quyết các công việc hiện tại; mặt khác, nó còn tiếp tục phục vụ cho các hoạt động quản lý, xử lý các mối quan hệ trong công tác, nghiên cứu, đào tạo trong các giai đoạn, thời kỳ sau đó; do vậy, mọi tổ chức đều phải tập hợp các thông tin đưới các hình thức khác nhau đó theo những (iêu thức thích hợp với các phương pháp, phương tiện khoa học để tiếp tục quản lý, phục vụ cho việc sử dụng lâu đài Những thông tin được tập hợp vì mục đích đó hình thành những hồ sơ công việc Việc tập hợp và quản lý những hồ sơ đó hình thành quá trình lập và lưu trữ hồ sơ
Theo các tác giả của Học viện HCQG (“Van ban quan ly Nha nước và công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước”, trang 98) thì khái niệm hồ
Trang 10“Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau nhằm phản ánh một vấn để, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công
việc thuộc phạm vì chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, một cá nhân”
Định nghĩa trên là khái niệm về hồ sơ trong quản lý HƠNN; qua định nghĩa đó có thể xác định những yếu tố cơ bản của khái niệm hồ sơ như sau:
- _ Nội hàm của khái niệm là một hoặc một tập hợp các văn bản tài liệu mà mỡ rộng ra là các thông tin được thể hiện đưới các hình thức khác nhau theo quy định của pháp luật; các thông tin đó có liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại, về tác giả
- Ngoại diên của khái niệm là tồn bộ các thơng tin được hình thành trong việc giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của
một cơ quan, một cá nhân
Từ khái niệm trên có thể thấy hồ sơ của một cơ quan, tổ chức rất phong phú và đa dạng về nội dung; mặt khác nó cũng được thể hiện dưới các hình thức cụ thể khác nhau
Hoạt động của cơ quan KTNN cũng như hoạt động của các cơ quan HCNN khác được thể hiện cụ thể đưới nhiều loại hình hoạt động phù hợp với chức năng của tổ chức; do vậy cũng hình thành nhiều loại hồ sơ khác nhau Xét về tổng thể có thể chia hoạt động của cơ quan KTNN thành 2 nhóm hoạt động chủ yếu sau:
- _ Hoạt động thực hiện chức năng quản lý HƠNN nội bộ, bao gồm hoạt
động tổ chức bộ máy và nhân sự; hoạt động quản lý tài chính và tài sản; hoạt động quản lý các chức năng chung của cơ quan: Kế hoạch, điều hành, kiểm tra các hoạt động này có những đặc điểm chung giống với các cơ quan HƠNN khác; và để tổ chức quản lý các hoạt động đó, trong quá trình hoạt động cần hình thành nên các loại hồ sơ công việc
Trang 11- _ Hoạt động thực hiện chức năng chuyên môn đặc thù của KTNN đó là thực hiện các cuộc kiểm toán Hoạt động này rất đa dạng, phong phú đo
tính đa dạng về hình thức và nội dung của cuộc kiểm toán; Song nó lại có những đặc điểm chung cho các cuộc kiểm toán là phải tuân thủ các
quy trình, chuẩn mực của KTNN và chịu sự chỉ đạo, chi phối bởi mục
đích chung của hoạt động kiểm toán của KTNN, do vậy trong thực tế hình thành 1 loại hồ sơ phục vụ cho quản lý và thực hiện hoạt động chuyên môn kiểm toán là hồ sơ kiểm toán (thực chất là hồ sơ cuộc kiểm
toán) của KTNN
Đến nay trong hệ thống chuẩn mực của KTNN và các tài liệu làm việc của KTVNN chưa đưa ra định nghĩa về HSKT cũng như các nội dung cụ thể trong phân loại, các nội hàm cụ thể của HSKT Để nghiên cứu về HSKT có thể đưa ra
định nghĩa về HSKT trong “Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam” để
tham khảo Tại chuẩn mực số 230 đã đưa ra định nghĩa về khái niệm HSKT như sau: “Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do KTV lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ Tòi liệu trong HSKT được thể hiện trên giấy, phừm ảnh, trên các phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành
Định nghĩa trên tuy đã phản ánh được quá trình hình thành và hình thức của HSKT, song chưa phản ánh được nội hàm và xác định rõ ngoại diên của HSKT; do vậy chưa thể hiện được khái niệm HSKT
Từ thực tiễn hoạt động của các cuộc kiểm toán của KTNN và dựa vào định nghĩa chung về khái niệm hồ sơ, có thể xác định những đặc điểm chủ yếu của HSKT của KTNN như sau:
Trang 12các thông tin; các thông tin tài liệu này có quan hệ chặt chế với nhau bởi một quy
trình kiểm toán thống nhất và bởi mục tiêu của cuộc kiểm tốn
+ Các thơng tin tài liệu của cuộc kiểm toán phải do KTV lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ vì KTV chính là chủ thể của quá trình kiểm toán Theo các quy định của pháp luật, KTV có quyền và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kiểm toán Do phương thức tổ chức hoạt động kiểm toán của KTNN
Việt Nam, KTV cần được hiểu theo nghĩa rộng là đồn hoặc tổ kiểm tốn hoặc cá nhân KTV
+ Các thông tin tài liệu này được thể hiện đưới nhiều hình thái vật chất khác nhau theo các quy định của pháp luật: văn bản, băng ghi âm, ghi hình
- Ngoại diên hay phạm vi của khái niệm cần xác định:
+ Các thông tin, tài liệu trên được lập, thu thập, xử lý gắn liền với quá trình thực hiện cuộc kiểm toán của KTNN gồm 4 giai đoạn: Chuẩn bị, thực hiện, lập báo cáo kiểm toán và kiểm tra đơn vị thực hiện kiến nghị của đồn kiểm tốn; các hoạt động của quá trình kiểm toán trên phải tuân thủ các quy định của pháp luật về chức trách, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan KTNN
+ Các thông tín tài liệu HSKT còn cần đảm bảo trong phạm vi những mục tiêu cụ thể của cuộc kiểm toán vì mặc dù hoạt động kiểm toán của KTNN có mục đích chung, song để đạt được mục đích đó KTNN cần tiến hành các cuộc kiểm toán có mục tiêu cụ thể, có tính độc lập tương đối Chính những mục tiêu của từng cuộc kiểm toán là cơ sở giới hạn về phạm vi những thông tin tài liệu mà KTV phải thu thập, xử lý
"Trên cơ sở những phân tích trên có thể đưa ra định nghĩa sau:
Trang 13toán phù hợp với chức trách, nhiệm vụ, phạm vì hoạt động kiểm toán của KTNN và mục tiêu cụ thể của cuộc kiểm toán
Định nghĩa về khái niệm HSKT trên là cơ sở lý luận quan trọng trong nghiên cứu đề tài
1.1.2 Phân loại hồ sơ kiểm toán
1.1.2.1 Khái niệm
Để phục vụ cho việc nghiên cứu, quản lý, sử dụng HSKT một cách khoa học, các tổ chức, cơ quan cần tiến hành phân loại hồ sơ Phân loại hồ sơ được hiểu là sự phân chia các thông tin, tài liệu của một cuộc kiểm toán thành từng nhóm dựa vào những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách hiệu quả những thông tin, tài liệu trong hồ sơ đó
Định nghĩa về phân loại hồ sơ như trên cho cách hiểu khái quát về phân loại HSKT; đồng thời cũng chỉ ra khả năng có nhiều cách phân loại HSKT khác nhau phù hợp với mục đích sử dụng
1.1.2.2 Các cách phân loại HSKT chủ yếu
Có nhiều tiêu thức làm cơ sở cho hình thành các cách phân loại HSKT Mỗi tiêu thức phân loại phù hợp với những đặc điểm nhất định của các thông tin, tài liệu trong HSKT và có tác dụng nhất định trong quản lý và sử dụng HSKT Xuất phát từ những yêu cầu chủ yếu trong tổ chức quân lý và thực hiện hoạt động kiểm toán cũng như những yêu cầu trong quản lý, sử dụng HSKT, có thể hình thành các cách phân loại HSKT chủ yếu sau:
a Phân loại HSKT dựa vào tính chất của các hoạt động trong một cuộc kiểm tốn
Trang 14thơng tin, tài liệu phù hợp với tính chất đặc thù của nó, do vậy có thể hình thành 2 nhóm thông tin tài liệu của một cuộc kiểm toán đó là hồ sơ quản lý cuộc kiểm toán và hồ sơ thực hành cuộc kiểm toán
- Hồ sơ quản lý cuộc kiểm toán là HSKT được hình thành trong quá trình thực hiện các chức năng quản lý đoàn hoặc tổ nhóm KTV trong một cuộc kiểm toán
Hồ sơ quản lý cuộc kiểm toán thường gồm các thông tin tài liệu chỉ đạo việc lập kế hoạch kiểm tốn; tổ chức đồn, tổ kiểm toán; các văn bản báo cáo và chỉ đạo hoạt động kiểm toán, và các văn bản kiểm tra, thanh tra hoạt động của
đồn, tổ kiểm tốn
- Hồ sơ thực hành cuộc kiểm toán là HSKT được hình thành trong quá
trình thực hiện các chức năng chuyên mơn của cuộc kiểm tốn
Hồ sơ thực hành cuộc kiểm toán thường gồm các thông tin, tài liệu như báo cáo khảo sát và kế hoạch kiểm toán, các biên bản, báo cáo kết quả kiểm toán; các tài liệu làm việc của KTV; các bằng chứng kiểm toán và các thông tin, tài liệu trong xử lý các nghiệp vụ kiểm toán khác
Cách phân loại HSKT như trên phục vụ chủ yếu cho việc nghiên cứu, kiểm tra, đánh giá 2 mặt hoạt động cơ bản của một cuộc kiểm toán
b Phân loại HSKT dựa vào đặc điểm hình thành các thông tin, tài liệu của cuộc kiểm toán:
Các thông tin, tài liệu trong HSKT có nhiều loại; Song dựa trên đặc trưng chung về sự hình thành các loại thông tin, tài liệu trong cuộc kiểm toán có thể chia thành 2 loại hồ sơ là hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc
- Hồ sơ nguyên tắc của cuộc kiểm toán là tập hợp các bản sao các văn bản pháp quy làm cơ sở cho việc tổ chức, chỉ đạo các hoạt động quản lý và thực hành kiểm toán
Trang 15quy trình kiểm toán ); các quy định về chế độ kế toán, thống kê, tài chính thuộc lĩnh vực kiểm toán; các cơ sở pháp lý của đơn vị được kiểm toán (quyết định thành lập, chức năng, lĩnh vực hoạt động )
- Hồ sơ công việc của cuộc kiểm toán là HSKT được hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động các cuộc kiểm toán
Hồ sơ công việc của cuộc kiểm toán gồm tất cả các thông tin, tài liệu của KTV lap, thu thập, xử lý; sử dụng trong cả 4 giai đoạn chuẩn bị, thực hiện, báo cáo kiểm toán và kiểm tra đơn vị thực hiện kiến nghị của đồn kiểm tốn
c Phân loại HSKT dựa vào quy trình quản lý hồ sơ
Quy trình quản lý hồ sơ chia làm nhiều bước, có nội dung công việc cụ thể khác nhau; song có thể khái quát thành 3 giai đoạn lớn là: Quản lý hồ sơ trong quá trình tiến hành công việc; lưu trữ tạm thời và lưu trữ vĩnh viễn Trên cơ sở quy trình quản lý khái quát đó có thể hình thành 3 loại HSKT sau:
- HSKT đang tiến hành là các thông tin, tài liệu được hình thành và đang được sử dụng trong quá trình tiến hành cuộc kiểm toán
HSKT đang tiến hành thường được hình thành gắn liền với các giai đoạn của quy trình kiểm tốn, cho đến khi hồn thành việc kiểm tra đơn vị thực hiện kiến nghị của đồn kiểm tốn
Do đặc điểm của cuộc kiểm toán là một quá trình nên HSKT đang tiến hành được hình thành dần, KTV trong quá trình kiểm toán vừa phải lập, thu thập, xử lý, sử đụng các thông tin tài liệu; vừa phải lập, quản lý các hồ sơ bộ phận của HSKT - HSKT lưu trữ hiện hành là HSKT được đưa vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức theo các quy định của pháp luật
Trang 16~- HSKT lưu trữ lịch sử là HSKT có ý nghĩa quan trọng đặc biệt sau khi hết
thời hạn lưu trữ hiện hành được chuyển vào lưu trữ lâu dài tại cơ quan lưu trữ
quéc gia
Hồ sơ đưa vào lưu trữ lịch sử phải đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ
Từ việc phân tích khái quát về 3 cách phân loại chủ yếu đối với HSKT như trên cho thấy: cũng như mọi hồ sơ của cơ quan HƠNN nói chung, HSKT cần có những cách thức phân loại thích hợp phù hợp với từng giai đoạn quản lý, lưu trữ HSKT nhằm đảm bảo cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất,
d Phân loại chỉ tiét HSKT
Ngoài các cách phân loại để hình thành các loại HSKT như trên để đáp ứng yêu cầu quản lý và sử dụng HSKT, công tác lập, lưu trữ HSKT còn cần nghiên cứu, xem xét việc phân loại chỉ tiết HSKT thành các HSKT bộ phận hay các nhóm tài liệu trong HSKT Có rất nhiều tiêu thức làm cơ sở cho việc phân loại chỉ tiết HSKT; trong các hoạt động liên quan đến quản lý đặc biệt là trong hoạt động kiểm toán, người ta thường chú trọng đến một số cách phân loại chỉ tiết HSKT
sau đây:
- Phân loại theo quy trình kiểm toán
Với cách phân loại này, HSKT sẽ được chia thành các HSKT bộ phận: chuẩn bị kiểm toán; hồ sơ thực hiện kiểm toán; hô sơ báo cáo kiểm toán và hồ sơ kiểm tra đơn vị thực hiện kiến nghị kiểm toán Cách phân loại này giúp cho người sử dụng tài liệu nghiên cứu, đánh giá một cách có hệ thống toàn bộ cũng như việc thực hiện từng giai đoạn của cuộc kiểm toán Việc tổ chức phân loại này tương đối đơn giản, dễ thực hiện ngay cả khi sử dụng công việc thủ công trong
lập, lưu trữ HSKT
- Phân loại theo nội dung kiểm toán
Với cách phân loại này, HSKT sẽ được chia theo tiêu thức phân chia nội
Trang 17tuân thủ hay kiểm toán hoạt động; hoặc trong một cuộc kiểm toán BCTC có thể chia thành các cuộc kiểm toán bộ phận (của các đơn vị thành viên hoặc những nội dung độc lập của cuộc kiểm toán)
Cách phân loại này giúp người sử dụng tài liệu có thể đi sâu nghiên cứu
từng nội dung, vấn để một cách thuận lợi Việc tổ chức phân loại này chủ yếu được thực hiện ở giai đoạn 2: thực hiện cuộc kiểm toán Nhìn chung, cách phân loại này tương đối phức tạp, khó khăn vì các nội dung của cuộc kiểm toán liên quan chặt chế với nhau Khi ứng dụng CNTT trong công tác lập, lưu trữ HSKT thì tổ chức cách phân loại này tương đối thuận lợi
- Phân loại theo sự phân cong lap HSKT
Phân loại dựa trên tiêu thức phân công trách nhiệm trong công tấc lập
HSKT đối với hoạt động KTNN có thể chia thành 3 nhóm: Các tài liệu do KTV
lập; các tài liệu do tổ trưởng lập và các tài liệu do trưởng đoàn lập
Cách phân loại này cho phép đánh giá về số lượng và chất lượng công tác của các cấp KTV trong thực hiện kiểm toán, giúp cho đánh giá trách nhiệm của từng cấp KTV một cách rõ ràng, đầy đủ Việc tổ chức phân loại theo cách này tương đối đơn giản, dễ làm
- Phân loại theo nguồn gốc tài liệu
Phân loại đựa trên tiêu thức này chủ yếu áp dụng cho việc phân loại bằng chứng kiểm toán; có thể chia thành: các tài liệu do KTV lập, các tài liệu do đơn vị cung cấp; các tài liệu do bên thứ ba cung cấp và các tài liệu chỉ đạo kiểm toán của KTNN
Cách phân loại này chủ yếu phục vụ cho việc nghiên cứu của KTV để đánh giá độ tin cậy của BCKT cũng như xem xét, nghiên cứu từng vấn để một cách
tồn điện trong kiểm tốn Việc tổ chức phân loại theo cách này tương đối đơn giản,
dễ làm
Trang 18để đáp ứng được tối đa yêu cầu của người sử đụng; do vậy, cần kết hợp nhiều tiêu thức trong việc phân loại chi tiết HSKT Việc đó tiến hành trong điều kiện công nghệ thủ công là vấn đề rất khó giải quyết; chỉ có thể thực hiện trong điều kiện ứng dụng CNTT trong lập, lưu trữ HSKT
1.1.3 Vai trò của HSKT đối với hoạt động kiểm toán của KTNN
HSKT là tài liệu chủ yếu trong hoạt động của KTNN Vai trò của nó thể hiện trên nhiều mặt hoạt động của KTNN; cụ thể như sau:
a HSKT là cơ sở pháp lý cho hoạt động kiểm toán của KTNN
Trong quá trình hoạt động kiểm toán, các cán bộ quản lý kiểm toán và KTV (gọi chung là KTV) phải tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác quản lý và các công việc tiến hành trong từng cuộc kiểm toán: tuân thủ pháp luật, quy trình, chuẩn mực, kế hoạch kiểm toán
Sự tuân thủ trên được thể hiện trong các tài liệu làm việc và phải được lưu trữ Do vậy, chính HSKT là cơ sở chứng minh tính tuân thủ pháp luật của hoạt động kiểm toán — cơ sở pháp lý cho hoạt động kiểm toán của KTNN; mặt khác,
nó là cơ sở pháp lý xác định việc thực thi trách nhiệm trong hoạt động kiểm toán
của KTNN; là cơ sở cho giải quyết những vấn đề có ý kiến khác nhau giữa đồn kiểm tốn và các bên có liên quan
Muốn vậy, hồ sơ kiểm toán phải có hệ thống, rõ ràng và có tính thuyết phục; mọi tài liệu trong hồ sơ đều có cơ sở pháp lý đảm bảo
b HSKT là cơ sở cho quá trình tổ chức quản lý và thực hiện kiểm toán của KTNN
Hai mặt hoạt động kiểm toán của KTNN là tổ chức quản lý và thực hiện - kiểm toán về tổng thể tuân theo quy trình gồm 4 giai đoạn là lập kế hoạch, thực hiện, báo cáo kiểm toán và kiểm tra đơn vị thực hiện kiến nghị của đồn kiểm tốn; trong đó vai trò của HSKT thể hiện trong tất cả các giai đoạn đó; cụ thể:
Trang 19- Ban than cdc tai liệu của HSKT là yếu tố không thể thiếu được: vừa là căn cứ pháp lý cho hoạt động kiểm toán; vừa là những thông tin làm cơ sở cho việc thực hiện công tác quản lý và thực hiện kiểm toán theo phạm vi, nội dung, mục tiêu của hoạt động kiểm toán toán đã được xác lập trong kế hoạch kiểm toán
- Nó là cơ sở không thể thiếu được (các bằng chứng) cho những quyết định quản lý hoặc báo cáo kiểm toán; là điều kiện cần thiết để đảm bảo
chất lượng báo cáo kiểm toán
Như vậy, HSKT cần được sắp xếp một cách khoa học để phục vụ tốt nhất
cho các hoạt động kiểm toán
c HSKT là tài liệu quan trọng phục vụ cho công tác nghiên cứu về hoạt
động kiểm toán và phục vụ cho quá trình đào tạo, bồi dưỡng KTVNN
Với tính cách là những tài liệu có tính pháp lý và phản ánh trung thực hoạt động kiểm toán; HSKT là cơ sở hết sức quan trọng phục vụ công tác nghiên cứu khoa học về các phương pháp, thủ tục, quy trình của hoạt động kiểm toán; trên cơ sở đó phục vụ cho việc khơng ngừng hồn thiện cơ chế và phương pháp hoạt động kiểm toán của KTNN; Mặt khác, HSKT cũng là những tài liệu thực tiễn quan trọng, phục vụ cho quá trình đào tạo, bồi dưỡng (kể cả tự đào tạo, bồi dưỡng) của KTVNN Để đáp ứng được yêu cầu đó, HSKT phải được tổ chức lưu trữ một cách khoa học
d HSKT là tài liệu có ý nghĩa lịch sử về hoạt động kiểm toán của KTNN
Trang 201.2 KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA VÀ NHỮNG NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC
LẬP HSKT
Để (tạo cơ sở cho toàn bộ hoạt động quản lý và sử dụng HSKT, trước hết cần phải tiến hành lập HSKT
1.2.1 Khái niệm lập HSKT
Lập HSKT có thể hiểu là quá trình KTV thu thập, tập hợp, sắp xếp các thông tin, tài liệu để hình thành HSKT trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán theo các phương pháp và nguyên tắc nhất định
Việc lập HSKT cần chú ý một số đặc điểm sau:
Khác với hoạt động lập hồ sơ hành chính (là giai đoạn cuối cùng của
công tác văn thư), lập HSKT là một quá trình gắn liền với quá trình
thực hiện các hoạt động trong quy trình thực hiện cuộc kiểm toán HSKT có quá trình hình thành dần từ khâu chuẩn bị cho đến giai đoạn cuối cùng của quy trình kiểm toán Do vậy, việc lập HSKT cần có sự chỉ đạo và quản lý thống nhất từ trước khi chuẩn bị và thực hiện các cuộc kiểm toán
HSKT thường gồm một tập hợp rất nhiều thông tin, tài liệu; mặc dù đều phải đáp ứng được yêu cầu thực hiện được những mục tiêu chung của cuộc kiểm toán; song trong mỗi cuộc kiểm toán lại có những nội dung, mục tiêu cụ thể độc lập tương đối; do vậy, cần hình thành những hồ sơ cho từng nội dung, mục tiêu cụ thể gọi là các “hồ sơ bộ phận” của cuộc kiểm toán Các “hồ sơ bộ phận” này được lập một cách khoa học sẽ là cơ sở cho hoạt động quản lý và thực hiện cuộc kiểm toán đạt được hiệu quả cao
Trang 21thành trong quá trình kiểm toán; mặt khác, nó phải tuân theo những nguyên tắc, phương pháp nhất định để đáp ứng đây đủ các yêu cầu của quá trình lưu trữ , sử dụng HSKT
- HSKT cé6 2 tinh chat sau:
+ HSKT mang tính chất là hồ sơ công việc vì nó hình thành trên cơ sở tổ chức thực hiện hoạt động của một cuộc kiểm toán; do vậy nó cần được phân chia theo những tiêu thức nhất định để phục vụ tốt nhất cho hoạt động tổ chức quản lý và thực hiện cuộc kiểm toán cũng như phục vụ cho công tác lưu trữ
+ HSKT mang tính chất là hồ sơ trình ký vì nó là cơ sở cho các cấp có
thẩm quyển ký các báo cáo kiểm toán hoặc thông báo phát hành báo cáo kiểm
toán; do vậy, HSKT phải được sắp xếp một cách khoa học, lôgic, thuận lợi cho việc kiểm tra, soát xét của các cấp quản lý
Tóm lại, với những đặc điểm chủ yếu của HSKT và quá trình lập HSKT như trên đòi hỏi công tác lập HSKT cần có sự chỉ đạo chặt chẽ, thống nhất, đồng
bộ về nguyên tác, phương pháp và các thể thức trong quá trình hình thành HSKT 1.2.2 Ý nghĩa của công tác lập HSKT
Lập HSKT là một hoạt động quan trọng phục vụ cho tổ chức quản lý, thực hiện hoạt động kiểm toán và lưu trữ HSKT; do vậy, nó có ý nghĩa trên nhiều mặt Những ý nghĩa chủ yếu của công tác lập HSKT bao gồm:
a Lập HSKT một cách khoa học sẽ cung cấp những thông tin, tài liệu trung thực, hợp pháp, kịp thời làm cơ sở cho việc thực hiện quy trình kiểm toán đạt được các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả
Trang 22b Thông qua công tác lập hồ sơ sẽ hạn chế được những tài liệu không
cần thiết trong quá trình kiểm toán; đồng thời tránh được tình trạng lưu trữ
tài liệu, thông tin trùng lắp hoặc bỏ sót gây khó khăn cho quá trình quản lý và sử dụng HSKT
Trong hoạt động kiểm toán, KTV thường phải thu thập rất nhiều thông tin ˆ tài liệu làm bằng chứng kiểm toán, nên việc có những thông tin, tài liệu trùng lấp, thừa hoặc không thích hợp là điều khó tránh khỏi Tiến hành công tác lập hồ sơ
ngay trong quá trình kiểm toán sẽ khắc phục được những hạn chế đó để đâm bảo
tính đầy đủ, tính thích hợp của các bằng chứng kiểm toán
c Lập HSKT tạo cơ sở cho việc quản lý hồ sơ một cách khoa học, giữ bí mật các tài liệu theo các quy định của Nhà nước
Lập HSKT thực chất là quá trình chọn lọc, sắp xếp các thông tin tài liệu một cách khoa học; do vậy nó là tiền đề cho việc quản lý và sử dụng HSKT cũng như việc bảo vệ những thông tin tài liệu cần được giữ bí mật theo quy định của
Nhà nước
d Lập HSKT ở giai đoạn kết thúc cuộc kiểm toán là khâu bản lề của công tác lưu trữ; do vậy, nó là cơ sở quan trọng cho quá trình lưu trí
“Luu trữ HSKT có ý nghĩa quan trọng; lưu trữ gồm nhiều hoạt động: cất trữ, bảo quản, bổ sung, chỉnh lý, sử dụng Những hoạt động trong quá trình lưu trữ đó chỉ đạt được hiệu quả cao khi thực hiện một cách khoa học công tác lập hồ sơ
Tóm lại, công tác lập HSKT là một hoạt động quan trọng: nó là cơ sở để tổ chức một cách hiệu quả các hoạt động của cuộc kiểm toán; đồng thời nó là tiền đề cho tổ chức một cách khoa học công tác lưu trữ HSKT
1.2.3 Yêu cầu của công tác lập HSKT
Trang 23a Hồ sơ của mỗi cuộc kiểm toán được lập ra phải phản ánh đúng các chức năng, nhiệm vụ của đồn kiểm tốn, phù hợp với mục tiêu, nội dung, phạm vi của cuộc kiểm toán
Đây là yêu cầu cơ bản, quan trọng nhất của công tác lập HSKT Việc tuân thủ yêu cầu này xuất phát từ chính bản chất của HSKT; nó phải phản ánh trung thực, khách quan hoạt động và kết quả của cuộc kiểm toán
b Các thông tin tài liệu đưa vào HSKT phải có giá trị và giá trị tương đối đồng đều
Giá trị của hồ sơ do giá trị của các thông tin tài liệu quyết định Giá trị
tương đối đồng đều của các thông tin tài liệu thể hiện trên 2 mặt:
- _ Các thông tin tài liệu phải có tính thuyết phục, tính đầy đủ để phản ánh đúng đắn quy trình và kết quả kiểm tốn
- _ Các thơng tin, tài liệu phải phản ánh tình hình kinh tế tài chính, của đơn
vị trong kỳ kiểm toán; đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính hiệu
lực của các bằng chứng kiểm tốn
c Các thơng tin tài liệu trong HSKT hoặc từng “hồ sơ bộ phân” phải có mối liên hệ lôgic với nhau để phản ánh đầy đủ những nội dung, nhiệm vụ của hoạt động kiểm tốn
Hoạt động của đồn, tổ kiểm toán trong cuộc kiểm toán hoặc trong từng nội dung kiểm toán cụ thể được phản ánh ở nhiêù thông tin, tài liệu mà giữa chúng có mối liên hệ chặt chẽ Lập HSKT là việc sắp xếp, bố trí các thông tin, tài liệu trong HSKT phải phản ánh đúng đắn được những mối liên hệ khách quan giữa chúng
d HSKT phải được biên mục đầy đủ, chính xác; tạo cơ sở cho việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và lưu trữ HSKT; tạo thuận lợi cho việc sử dụng HSKT
Trang 241.2.4 Những nội dung chủ yếu của công tác lập HSKT
Công tác lập HSKT là một quá trình, gồm nhiều công việc cụ thể Mỗi công việc đó có mục tiêu cụ thể và đều hướng đến mục tiêu chung là đảm bảo cho công tác lập HSKT đáp ứng được những yêu cầu đặt ra, phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý và thực hành kiểm toán Những công việc cụ thể trong công tác lập HSKT thể hiện ở những nội dung chủ yếu sau:
a Xây dựng và ban hành hệ thống các danh mục HSKT
Danh mục HSKT được hiểu là bảng liệt kê hướng dẫn lập hồ sơ trong đó chỉ rõ các loại hồ sơ cần lập cho mỗi cơ quan, đơn vị, các chỉ đẫn về nội dung, hình thức, thời gian cho việc lập từng loại hồ sơ đó
HSKT mặc dù chịu chi phối bởi những quy định chung Về phương pháp chuyên mơn nghiệp vụ kiểm tốn của KTNN; Song, trong mỗi lĩnh vực kiểm toán do đối tượng kiểm toán khác nhau, có nội dung kiểm toán khác nhau do vậy những thông tin, tài liệu thu thập trong HSKT cũng có những yêu cầu cụ thể khác nhau Việc xây dựng, ban hành hệ thống các danh mục HSKT sẽ tạo cơ sở hết sức quan trọng cho việc chỉ đạo lập hồ sơ, đảm bảo được sự đồng bộ, thống nhất về thể thức cũng như cấu trúc các thông tin tài liệu trong hồ sơ các cuộc kiểm toán
b Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình lập HSKT
Quy trình lập HSKT về tổng quan gồm nội dung và các bước công việc trong lập HSKT: Lập danh mục HSKT, mở hồ sơ, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, biên mục hồ sơ, đóng quyển và nộp lưu trữ HSKT Quy trình lập HSKT được quy định chặt chẽ, thống nhất, khoa học sẽ tạo cơ sở cho HSKT được lập đảm bảo được các yêu cầu phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý hồ sơ trong quá trình kiểm toán cũng như tổ chức lưu trữ hồ sơ được thuận lợi, hiệu quả
c Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác lập HSKT
Trang 25vụ trong kiểm toán; Song mặt khác việc lập và quản lý HSKT được xác định như một nội dung trong hệ thống chuẩn mực kiểm toán của KTNN, nó có tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động kiểm toán Do vậy, một mặt ứng dụng CNTT vào hoạt động lập và quản lý HSKT sẽ góp phần hiện đại hoá hoạt động kiểm toán cia KTNN; mat khác, chính yêu cầu hiện đại hoá dựa trên ứng dụng CNTT vào hoạt động kiểm toán đồi hỏi phải ứng dụng vào trong công tác lập và quản lý HSKT 1.3 KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA VÀ NHỮNG NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ HSKT
1.3.1 Khái niệm lưu trữ HSKT và phông lưu trữ HSKT a Khái niệm lưu trữ HSKT
Mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và KTNN nói riêng đều phải tổ chức tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Theo nghĩa chung nhất, “lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ” (Trang 117, Nghiệp vụ văn phòng, NXB Thống kê, 2001)
Trên cơ sở khái niệm chung đó, có thể vận dụng, cụ thể hoá để đưa ra khái
niệm lưu trữ HSKT như sau:
Lm trữ HSKT của KTNN là việc chọn lọc, lưu giữ và tổ chức một cách
khoa học những hồ sơ các cuộc kiểm toán của KTNN để làm bằng chúng pháp lý
cho cuộc kiểm toán và khai thác, sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan KTNN trong hiện tại và tương lai
Việc tổ chức lưu trữ liên quan đến sự hình thành phông lưu trữ b Khái riệm phông lưu trữ
Trang 26“Phông lưu trữ là toàn bộ các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan Nhà nước, một tổ chức chính tri — xã hội, một đơn vị vũ trang,
một doanh nghiệp hoặc một cá nhân, có ý nghĩa chính trị, văn hoá, kinh tế, khoa học được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định” (trang 117 — Nghiệp vụ văn phòng, NXB Thống kê, 2001)
Tuỳ phạm vi, lưu trữ được phân cấp quản lý có thể có phông lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, phông lưu trữ của các cơ quan độc lập
Phông lưu trữ của một cơ quan hoạt động độc lập gọi là phông lưu trữ độc lập Một cơ quan hoạt động độc lập cần có đủ 4 điều kiện sau:
“Một là, có văn bản về thành lập cơ quan, trong đó quy định rõ chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đó;
- Hai 1a, c6 tổ chức, biên chế riêng: được quyền tuyển dụng cán bộ, nhân
viên theo biên chế đã định; `
- Ba là, có ngân sách độc lập, có thể giao dịch độc lập, thanh toán và quyết toán với cơ quan tài chính hoặc ngân hàng;
- _ Bốn là, có văn thư riêng và con dấu riêng”,
(Trang 119, Văn bản quản lý Nhà nước và công tác VTLT trong cơ quan Nhà nước, NXB Giáo dục, 2000)
Trong một cơ quan lớn có thể hình thành nhiều phông lưu trữ bộ phận mang tên các đơn vị trực thuộc; Song, phông lưu trữ quan trọng nhất (Phông lưu trữ trung tâm) là phông lưu trữ mang tên cơ quan Trung tâm
Với cách hiểu về phông lưu trữ như trên cho thấy: Phông lưu trữ của cơ quan KTNN là một phông lưu trữ độc lập Để phục vụ tốt cho công tác quản lý, khai thác và sử dụng các thông tin, tài liệu lưu trữ trong cả hệ thống các cơ quan KTNN, có thể hình thành các phông lưu trữ bộ phận của các đơn vị trực thuộc
KTNN Mặt khác, cân ứng dụng CNTT trong tổ chức quản lý và lưu trữ thông tin,
Trang 27Việc lưu trữ HSKT phải được tổ chức thống nhất trong phông lưu trữ của cơ quan KTNN; đồng thời, cũng cần được phân cấp lưu trữ trong các phông lưu
trữ bộ phận tại các cơ quan KTNN khu vực
1.3.2 Ý nghĩa của công tác lưu trữ HSKT
Lưu trữ tài liệu của cơ quan KTNN nói chung, lưu trữ HSKT có ý nghĩa nhiều mặt về khoa học và thực tiễn Lưu trữ HSKT mang lại những ý nghĩa quan trọng chủ yếu sau:
a HSKT là bộ phận tài liệu lưu trữ phản ánh việc thực hiện chức năng trung tâm của cơ quan KTNN; do vậy, nó cũng có vị trí là bộ phận tài liệu lưu trữ chủ yếu (cả về định tính và định lượng) quan trọng nhất trong những tài liệu lưu trữ của cơ quan KĩNN
Ý nghĩa này xuất phát từ chính vị trí trung tâm của hoạt động kiểm toán trong hệ thống các hoạt động thuộc chức năng của cơ quan KTNN
b Công tác lưu trữ HSKT được tổ chức một cách khoa học sẽ là cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá hoạt động kiểm toán của KTNN một cách khách quan, đúng đắn; đông thời là cơ sở quan trọng cho việc hoạch định kế hoạch kiểm toán (dài hạn, trung hạn, ngắn hạn) trong các kỳ kiểm toán sau
Ý nghĩa này thể hiện rõ giá trị thực tiễn của công tác lưu trữ HSKT
c Lưu trữ HSKT tạo được hệ thống các tư liệu về đơn vị được kiểm toán, giúp cho các cơ quan, đơn vị trong và ngoài cơ quan KTNN có tài liệu tham chiếu để đánh giá một cách đầy đủ về tình hình đơn vị được kiểm toán trong từng
thời kỳ Ý nghĩa này thể hiện rõ giá trị lịch sử của công tác lưu trữ HSKT
Trang 28cơ bản của cơ quan KTNN cũng như những vấn đề cụ thể về phương thức tổ chức, phương pháp kiểm toán ; chính trên cơ sở đó để định hướng cho sự phát triển tương lai về hoạt động kiểm toán của KTNN
Ynghia này thể hiện rõ giá trị khoa học của công tác lưu trữ HSKT 1.3.3 Yêu cầu của công tác lưu trữ HSKT
Lưu trữ HSKT có ý nghĩa quan trọng; do vậy, việc tổ chức lưu trữ cần đáp ứng được những yêu cầu chủ yếu sau:
a Công tác lưu trữ HSKT phải đảm bảo được yêu cầu bảo mật
HSKT chứa đựng các thông tin, tài liệu thuộc bí mật của Nhà nước, của
các đơn vị được kiểm toán Vì vậy, việc đảm bảo an toàn, giữ bí mật các thông tin, tài liệu đó là một yêu cầu quan trọng hàng đầu trong công tác lưu trữ HSKT Tính bảo mật đòi hỏi công tác lưu trữ HSKT phải được tiến hành theo những nguyên tác, chế độ, thủ tục chặt chế; đồi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức tổ chức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo vệ tài liệu lưu trữ
b Công tác lưu trữ HSKT phải được tổ chức một cách khoa học
HSKT và các thông tin tài liệu trong HSKT có số lượng lớn; đồng thời rất phong phú về nội dung; có giá trị quan trọng trong thực tiễn và quản lý; cần được bảo quản phục vụ cho khai thác, sử dụng lâu đài Do vậy, lưu trữ hồ sơ của KTNN nói chung và HSKT phải được tổ chức một cách khoa học; cần xây đựng được quy trình nghiệp vụ lưu trữ, kiểm tra việc tổ chức lưu trữ một cách khoa học; đồng thời nhân viên lưu trữ phải được đào tạo đúng, đủ năng lực cho công tác
c Công tác lưu trữ HSKT phải phù hợp với yêu cầu có tính nghiệp vụ
trong hoạt động kiểm toán
Trang 29tổng hợp, tra cứu, phân tích các thông tin trong từng đơn vị, từng chuyên
ngành hay từng khu vực kiểm toán, từ đó giúp cho công tác quản lý và chỉ đạo hoạt động kiểm toán Vì vậy, bản thân việc lưu trữ HSKT: phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, bổ sung cần đảm bảo được các yêu cầu tiện dụng nhất cho khai thác, sử dụng trong các hoạt động nghiệp vụ kiểm toán
1.3.4 Những nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ HSKT
Công tác lưu trữ HSKT gồm rất nhiều hoạt động cụ thể; có thể khái quát những nội đung chủ yếu của công tác lưu trữ HSKT như sau:
a Xây dựng và tổ chức phông lưu trữ của cơ quan KTNN và các phông lưu trữ bộ phận của các đơn vị trực thuộc KTNN :
Việc xây dựng hệ thống các phòng lưu trữ của KTNN; một mặt đáp ứng được các yêu cầu của bản thân công tác lưu trữ của cơ quan KTNN và các đơn vị trực thuộc; mặt khác phải phù hợp với sự phân công, phân cấp trong quản lý hoạt động giữa KTNN (TW) với các đơn vi trực thuộc KTNN
b Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình lưu trữ HSKT
Quy trình lưu trữ HSKT về tổng quan gồm nội dung và các bước công việc của hoạt động lưu trữ tài liệu của KTNN nói chung và HSKT nói riêng: Phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê, kiểm tra, xây dựng các công cụ tra cứu, bảo quản, tổ chức sử dụng và công bố tài liệu
Quy trình lưu trữ HSKT phải tuân thủ các quy định chung của pháp lệnh lưu trữ quốc gia; đồng thời phải phù hợp với các quy định có tính chất đặc thù nghề nghiệp kiểm toán
c Xây dựng hệ thống bộ máy làm công tác lưu trữ của KTNN
Trang 30d Nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ
Đây là một xu hướng tất yếu trong quá trình hiện đại hoá hoạt động KTNN nói chung và hiện đại hoá hoạt động lưu trữ HSKT nói riêng
Việc hiện đại hố cơng tác lưu trữ dựa trên ứng dụng CNTTT tạo nên bước phát triển lớn về công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả sử dụng HSKT đặc biệt là
phục vụ cho hoạt động quản lý và thực hiện kiểm toán
Những nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ HSKT được trình bày ở trên, một mặt giữa chúng có mối quan hệ chặt chẽ, do vậy cần được thực hiện đồng bộ; mặt khác, nó cũng là một lĩnh vực công tác của KTNN, nó có quá trình phát triển đần nên cần có lộ trình thực hiện phù hợp với yêu cầu của hoạt động kiểm toán của KTNN trong từng giai đoạn
1.4 QUY TRÌNH LẬP VÀ LƯU TRỮ HSKT
1.4.1 Khái niệm
Cũng như mọi hoạt động khác của KTNN, công tác lập và lưu trữ HSKT của KTNN là một quá trình mà trong đó KTV hoặc cán bộ lữu trữ phải tiến hành một số nội dung công việc theo trình tự nhất định để đạt được những mục tiêu của công tacs Để đảm bảo cho hoạt động lập và lưu trữ HSKT ổn định, có chất lượng cao thì trình tự về các nội dung công việc đó cần được Tổng KTNN ban hành, quy định dưới hình thức văn bản hành chính để đảm bảo sự tuân thủ chặt chẽ, thống nhất trong hệ thống cơ quan KTNN; do vậy, hình thành quy trình lập
và lưu trữ HSKT
Có thể đưa ra khái niệm như sau:
Quy trình lập và lưu trữ HSKT của KTNN là trình tự tiến hành các công việc được sắp xếp theo một trật tự phù hợp với yêu cầu khách quan của việc lập và lưu trữ HSKT; phù hợp với các quy định của pháp luật và những chuẩn mực
do Tổng KTNN ban hành nhằm đạt được các mục tiêu của công tác lập, lưu trữ HSKT
Trang 311.4.2 Sự cần thiết của việc ban hành quy trình lập và lưu trữ HSKT Lập và lưu trữ HSKT là những bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động kiểm toán của KTNN; nó cần được Tổng KTNN quy định trở thành chuẩn mực trong hoạt động bởi những lý do chủ yếu sau:
a Tạo cơ sở định hướng thống nhất cho việc tổ chức lập, lưu trữ HSKT của
KTNN nhằm phát huy cao nhất hiệu quả của nó đối với công tác kiểm toán
Hoạt động kiểm toán của KTNN trong thực tế rất đa dạng, phức tạp; các thông tin, tài liệu của cuộc kiểm toán cũng rất đa dạng, phức tạp; do vậy, chỉ có thể khai thác một cách hiệu quả những thông tin, tài liệu đó khi nó tuân theo những chuẩn mực thống nhất về nội dung, thể thức, và thời gian lập, bảo quản, sử dụng
b Tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tổ chức quản lý và thực biện kiểm toán của KTNN
Hoạt động tổ chức quản lý (quản lý chiến lược, chiến thuật ) và tổ chức thực hiện kiểm toán đều phải dựa trên những thông tin, tài liệu của các cuộc kiểm toán và hơn nữa, những thông tin, tài liệu đó phải được chuẩn hoá về nội dung,
thể thức để có thể tham chiếu, đánh giá, sơ sánh với các chuẩn mực, quy trình kiểm toán
c Tạo cơ sở quan trọng cho việc ứng dụng CNTT trong hoạt động lập và
lưu trữ HSKT
Tiền để cho việc ứng dụng CNTT trong hoạt động lập và lưu trữ HSKT là phải chuẩn hoá được quy trình và những thể thức của các thông tin, tài liệu trong HSKT, đồng thời nó hễ trợ, thúc đẩy ứng dụng CNTT vào hoạt động kiểm toán
1.4.3 Những yếu tố cơ bản của quy trình lập và lưu trữ HSKT
Về bản chất, lập và lưu trữ HSKT là những quá trình hoạt động của con
người (KTV, nhân viên lưu trữ ) liên quan đến quá trình thực hiện các cuộc
Trang 32a Chủ thể của quy trình lập và lưu trữ HSKT
Công tác lập HSKT được thực hiện gắn liên với toàn bộ quy trình của hoạt
động của đồn kiểm tốn Theo các chuẩn mực kiểm toán của quốc tế và Việt
Nam thì KTV vừa là người thực hiện các công việc kiểm toán; đồng thời là người lập các tài liệu kiểm toán; do vậy, là người lập và quản lý các tài liệu HSKT Để đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong lập HSKT, KTVNN không những là người thành thạo các nghiệp vụ kiểm toán mà còn phải nắm vững các quy trình trong hoạt động kiểm toán và những kiến thức nhất định về trình tự lập, quản lý, sắp xếp tài liệu trong HSKT
Khác với công tác lập HSKT là một bộ phận của hoạt động kiểm tốn; cơng tác lưu trữ HSKT là một bộ phận của lưu trữ tài liệu, hồ sơ của cơ quan KTNN mà chủ thể thực hiện hoạt động này là tổ chức lưu trữ mà những người trực tiếp thực hiện là các nhân viên lưu trữ của KTNN Các tổ chức và nhân viên lưu trữ, một mặt cần thực hiện hoạt động lưu trỡ tài liệu, hồ sơ hành chính; mặt khác, cần tổ chức công tác lưu trữ phối hợp với yêu cầu riêng của từng loại tài liệu, hồ sơ, trong đó có HSKT Do vậy, nhân viên lưu tr không những cần được đào tạo chuyên môn về công tác lưu trữ mà còn được bồi đưỡng những kiến thức
cân thiết về kiểm toán để tổ chức tốt công tác lưu trữ HSKT
b Đối tượng của quy trình lập, lưu trữ HSKT
Đối tượng của quy trình lập, lưu trữ HSKT chính là những HSKT Tuy nhiên, đối tượng cụ thể của quy trình lập và lưu trữ HSKT lại có những đặc điểm khác biệt nhau nhất định; cụ thể:
Trang 33trình xử lý, bổ sung, hoàn thiện gắn liên với điễn tiến của cuộc kiểm toán Đặc điểm này đồi hỏi quá trình lập HSKT phải chú trọng đến hoạt động quản lý, bảo quản và bảo mật theo những quy định của KTNN
- Đối tượng của quy trình lưu trữ là những HSKT của các cuộc kiểm tốn đã hồn thành (cả 4 giai đoạn) chuyển vào lưu trữ hiện hành (trong phạm vi KTNN) hoặc lưu trữ vĩnh viễn tại lưu trữ quốc gia HSKT trong giai đoạn lưu trữ của KTNN có đặc điểm chung là những đơn vị hồ sơ tương đối hoàn chỉnh do
vậy, có tính ổn định cao và lưu trữ lâu dài Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức lưu
trữ cần chú trọng đến việc bảo quản ổn định; đồng thời tổ chức đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của người sử dụng
c Trình tự lập và lưu trữ HSKT
Trình tự lập và lưu trữ HSKT là yếu tố quan trọng nhất trong quy trình lập, lưu trữ HSKT Trinh tự lập, lưu trữ HSKT phải đáp ứng được những yêu cầu của công tác lập, lưu trữ HSKT; song, một trong những yêu cầu quan trọng nhất là trình tự lập HSKT phải phù hợp với trình tự, nội dung của cuộc kiểm toán; trình tự lưu trữ HSKT phải đáp ứng được yêu cầu trong bảo quản và sử dụng HSKT
Trình tự cụ thể trong lập và lưu trữ HSKT sẽ được nghiên cứu cụ thể trong
chương 3 của đề tài; về tổng quan có thể đưa ra trình tự chung trong lập và lưu trữ HSKT như sau:
- Trình tự lập HSKT gồm các giai đoạn chính là: 1 Chuẩn bị lập HSKT; 2 Lập hồ sơ cuộc kiểm toán (4 giai đoạn của cuộc kiểm toán), 3 Bảo quản tạm thời HSKT tại các phòng Tổng hợp của KTNNCN và KTNNKV
- Trình tự lưu trữ HSKT (lưu trữ hiện hành) gồm các giai đoạn chính là: 1 Tiếp nhận và phân loại HSKT; 2 Bảo quản và sử dụng HSKT; 3 Tiêu huỷ hoặc chuyển vào lưu trữ vĩnh viễn (tại lưu trữ quốc gia)
Ở mỗi giai đoạn của quy trình lập và lưu trữ HSKT có những nội dung
Trang 34d Công nghệ và thiết bị trong lập và lưu trữ HSKT
Công nghệ và thiết bị trong lập và lưu trữ HSKT là một yếu tố quan trọng tác động rất lớn đến chất lượng và năng suất của công tác lập và lưu trữ HSKT
Hiện nay, công tác lập, lưu trữ HSKT sử dụng 2 công nghệ chủ yếu là công nghệ thủ công và CNTT Công nghệ thủ công là công nghệ truyền thống, hiện : vẫn là công nghệ chủ yếu đang được sử dụng trong cả công tác lập và lưu trữ HSKT Tuy nhiên, phù hợp với xu thế tất yếu của sự phát triển và ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý HƠNN, KTNN cũng đang từng bước triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động kiểm tốn trong đó có cơng tác lập và lưu trữ HSKT cần phải có những phương tiện, thiết bị tương ứng Khi sử dụng CNTT trong lập, lưu trữ HSKT thì những thiết bị chủ yếu cần thiết là máy vi tính, hệ thống mạng thông tin và những chương trình tin học phục vụ cho công tác lập và lưu trữ HSKT
Trong giai đoạn hiện nay, KTNN đang trong quá trình tiến hành ứng dụng CNTT trong hoạt động thì công tác lập, lưu trữ HSKT cần phải kết hợp sử dụng
cả 2 công nghệ trên trong hoạt động của mình; do vậy, việc xây dựng quy trình
lập, lưu trữ HSKT cần phải không những phục vụ tốt cho công tác lập, lưu trữ HSKT mà còn phải đáp ứng được yêu cầu phát triển, ứng dụng CNTT trong lập, lưu trữ HSKT tương lai gần
1.5 NHUNG NHAN TO ANH HUGNG DEN QUY TRINH LAP VA LUU TRU HSKT: Hồ sơ của một cuộc kiểm toán không chỉ có ý nghĩa quan trọng trong thực hiện một cuộc kiểm toán mà nó còn có ý nghĩa, tác động đến toàn bộ quá trình quản lý hoạt động kiểm toán nói chung và các giai đoạn sau của hoạt động quản lý và thực hiện kiểm toán Do vậy, việc tổ chức quy trình lập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán chịu sự tác động, chi phối của nhiều nhân tố,
1.5.1 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia và các quy định của KTNN về công tác lập, lưu trữ HSKT:
Cũng như mọi hoạt động khác của các cơ quan trong hệ thống cơ quan
Nhà nước, công tác lưu trữ nói chung, công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ kiểm
Trang 35toán nói riêng phải tuân thủ các quy định của pháp luật Văn bản pháp luật hiện hành điều chỉnh các quan hệ phát sinh trong hoạt động lưu trữ là Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được ban hành kèm theo lệnh của Chủ tịch nước về việc công bố
pháp lệnh ngày 15/04/2001
Mặt khác, do những đặc thù và yêu cầu quản lý của KTNN và những đặc điểm của quá trình hoạt động kiểm toán của KTNN nên pháp lệnh trên cần được cụ thể hoá dưới hình thức các quy định của cơ quan KTNN về việc lập, lưu trữ hồ sơ kiểm toán áp dụng trong hệ thống các cơ quan KTNN
Việc hình thành hệ thống các văn bản pháp luật và những quy định của KTNN về công tác lập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán là nhân tố quan trọng tác động, chỉ đạo toàn bộ trình tự và nội dung của công tác lập, lưu trữ HSKT của KTNN
1.5.2 Yêu cầu của hoạt động quản lý của KTNN
Việc tổ chức lập và lưu trữ HSKT của KTNN xét cho cùng là nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý hoạt động kiểm toán nói chưng và quản lý hoạt động của từng cuộc kiểm toán nói riêng
Hoạt động quản lý của KTNN đối với các cuộc kiểm toán thể hiện trên nhiều mặt, cụ thể:
-_ Xét theo tính chất của hoạt động quản lý có thể chia thành quản lý kế hoạch đài hạn (chiến lược), quản lý kế hoạch trung hạn, quản lý kế hoạch ngắn hạn và quản lý các cuộc kiểm toán
- Xét theo phạm vi hoạt động kiểm toán có thể chia thành quản lý tổng hợp hoạt động kiểm toán của KTNN, quản lý các hoạt động kiểm toán
của các KTNNCN, KTNN KV và quản lý các đoàn kiểm toán
-_ Xét theo quy trình của các cuộc kiểm toán có thể chia thành quản lý quá trình chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán, báo cáo kiểm toán và kiểm tra đơn vị thực hiện kết luận kiểm toán
Tóm lại, yêu cầu quản lý hoạt động kiểm toán của KTNN thể hiện trên
Trang 36vấn để trọng tâm và là cơ sở để quản lý mọi hoạt động kiểm toán của KTNN là đối với các cuộc kiểm toán; do vậy, việc lập và lưu trữ HSKT (về cả quy trình và nội dung hồ sơ) phải đáp ứng được yêu cầu nhiều mặt của hoạt động quản lý; nội dung và quy trình lập, lưu trữ phải khoa học, thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng lâu đài
1.5.3 Phương thức tổ chức thực hiện các cuộc kiểm toán
Hình thức, phương pháp tổ chức (quy trình thực hiện) một cuộc kiểm toán là một yếu tố quyết định trực tiếp quy trình lập và quản lý HSKT, cấu trúc và nội
dung HSKT
Hình thức tổ chức các cuộc kiểm toán được thể hiện thành cách tổ chức đồn kiểm tốn gắn liên với đối tượng kiểm toán cụ thể Khi đoàn kiểm toán được tổ chức với quy mô lớn, tiến hành kiểm toán tổng hợp một ngành, một tổ chức kinh tế gồm nhiều đơn vị được kiểm toán cụ thể thì cấu trúc, nội dung, quy mô HSKT sẽ phức tạp hơn so với cuộc kiểm toán đối với một đơn vị độc lập
Phương pháp tổ chức cuộc kiểm toán được thể hiện tập trung ở quy trình kiểm toán thể hiện trình tự và nội dung của từng bước tiến hành cuộc kiểm toán
Mỗi một bước; mỗi nội dung cụ thể KTV cần thu thập, xử lý và lập nên những
thông tin, tài liệu để phản ánh những công việc đã được tiến hành và kết quả của nó Do vậy, mỗi bước công việc trong quy trình kiểm toán, do những mục tiêu đặc thù của từng bước đã tạo nên những nội dung thông tin cụ thể cuả HSKT
1.5.4 Các chức năng kiểm toán của KTNN
Chức năng kiểm toán của KTNN được hình thành và phát triển trong quá trình phát triển của cơ quan KTNN Xét trên góc độ lý luận, kiểm toán nói chung và KTNN nói riêng đều có 3 chức năng chính là kiểm toán thông tin (chủ yếu là thông tin trên BCTC), kiểm toán sự tuân thủ pháp luật và những quy định, kiểm tốn hoạt động Thơng qua 3 chức năng đó kiểm toán có thể đánh giá toàn điện về việc sử đụng các nguồn lực vật chất và tài chính của đơn vị được kiểm toán Trong giai đoạn đầu của sự phát triển KTNN Việt Nam chủ yếu mới thực hiện kiểm toán BCTC tức thực hiện phần quan trọng của kiểm tốn thơng tin và kiểm
Trang 37kiểm toán cụ thể có mục tiêu, nội dung cụ thể khác nhau; do vậy, các thông tin, tài liệu cần thu thập và việc xử lý, tổng hợp, đánh giá có sự khác nhau; dẫn đến việc hình thành nội dung (cả về số lượng và tính chất) của các tài liệu, thông tin có sự khác nhau Như vậy, nội dung cụ thể của HSKT chịu sự chi phối bởi chức năng kiểm toán của KTNN nói chung cũng như chức năng kiểm toán cụ thể của cuộc kiểm toán
1.5.5 Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động kiểm tốn và trong cơng tác lập, lưu trữ HSKT
Ứng dụng CNTT trong hoạt động kiểm toán nói chung và trong công tác lập, lưu trữ HSKT nói riêng là một yêu cầu khách quan Ung dung CNTT trong hoạt động kiểm toán, đặc biệt trong hoạt động tổ chức quản lý và thực hiện cuộc kiểm toán trước hết nó tác động đến các hình thái vật chất của các thông tin, tài liệu của HSKT; tác động đến phương thức truyền, lưu giữ, xử lý thông tin trong quá trình kiểm toán Do vậy, nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình lập, quản lý
HSKT trong quá trình kiểm toán Mặt khác, CNTT được ứng dụng trong công tác
lập, lưu trữ HSKT sẽ làm thay đổi công nghệ lưu trữ HSKT bao gồm: hình thức và phương pháp lưu trữ; cách thức bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tóm lại, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động kiểm toán và trong công tác lập, lưu trữ HSKT sẽ tác động toàn diện đến cả hình thức, nội dung, phương pháp lập và lưu trữ HSKT
Trang 38CHƯƠNG II
THỰC TRANG QUY TRÌNH LẬP, LƯU TRỮ HỒ SƠ KIỂM TOÁN
CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
Lập và lưu trữ HSKT đã được KTNN tổ chức thực hiện ngay từ khi có hoạt động kiểm toán Tuy nhiên, cũng như mọợi hoạt động khác của KTNN, công tác lập và lưu trữ HSKT cũng có quá trình hình thành và phát triển dần từ thấp đến cao
Lập và lưu trữ HSKT là những hoạt động gắn kết và chịu sự chỉ phối của tổ chức bộ máy cơ quan KTNN, tổ chức đoàn kiểm toán cũng như những quy trình nghiệp vụ trong quá trình tổ chức thực hiện hoạt động kiểm toán của KTNN
2.1 HIỆN TRẠNG VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC, CƠ CHẾ QUẢN LÝ VÀ THỰC HIỆN
KIỂM TOÁN CUA KTNN
2.1.1 Quá trình hình thành và hiện trạng về hệ thống tổ chức của KTNN
KTNN được thành lập theo Nghị định số 70/CP ngày 11/7/1994 của Chính
phủ, được tổ chức và hoạt động theo Quyết định số 61/TTg ngày 24/1/1995 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của KTNN
Chức năng của KTNN được quy định tại Nghị định số 70/CP là “Giúp Thú tướng Chính phủ kiểm tra, xác nhận tính đúng đắn, hợp pháp của các tài liệu và số liệu kế toán, báo cáo quyết toán của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, đơn vị kinh tế Nhà nước và đoàn thể quân chúng, các tổ chức xã hội sử dụng kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp”
Nhiệm vụ chính của KTNN là:
1 Xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm toán hàng năm trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đó Định kỳ báo cáo thực hiện chương trình kế hoạch kiểm toán lên Thủ tướng Chính phủ
Trang 393 Xác nhận, đánh giá và nhận xét các tài liệu, số liệu kế toán, báo cáo
quyết toán đã được kiểm toán và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội
dung đã đánh giá, nhận xét và xác nhận
4 Thông qua hoạt động kiểm toán góp ý kiến với các đơn vị được kiểm toán sửa chữa những sai sót, vi phạm để chấn chỉnh công tác tài chính, kế toán của đơn vị, Kiến nghị với cấp có thấm quyền xứ lý những vi phạm chế độ kế toán, tài chính của Nhà nước; đề xuất với Thủ tướng Chính phủ việc sửa đổi, cải tiến cơ chế quản lý tài chính, kế toán cần thiết
5 Quản lý các hồ sơ, tài liệu đã được kiểm toán theo quy định của Nhà nước; Giữ bí mật tài liệu, số liệu kế toán và sự hoạt động của đơn vị được kiểm toán
6 Quản lý tổ chức bộ máy, cán bộ, cơ sở vật chất của hệ thống tổ chức KTNN theo quy định của Chính phủ
KTNN được tổ chức và quần lý tập trung thống nhất
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức và quản lý trên, bộ máy tổ chức của KTNN đã hình thành và từng bước củng cố phát triển
Khi mới thành lập, tổ chức bộ máy của KTNN gồm:
1 Kiểm toán Ngân sách Nhà nước
2 Kiểm toán đầu tư xây dựng cơ bản và các chương trình, dự án vay nợ, viện trợ chính phủ,
3 Kiểm toán DNNN
4 Kiểm toán chương trình đặc biệt (an ninh, quốc phòng, dự trữ quốc gia) 5 Văn phòng KTNN
Trang 401 KTNN khu vực phía Bắc 2 KTNN khu vực phía Nam 3 KTNN khu vực miền Trung
4 KTNN khu vực miền Tây Nam bộ 5 KTNN khu vực Bắc miền Trung 6 Trung tam KH & BDCB
7 Trung tam Tin hoc
§ Vụ Tổ chức cán bộ và đào tạo
Trong phạm vi quyền hạn của mình, Tổng KTNN còn quyết định thành lập Phòng Thanh tra và Kiểm tra nội bộ trực thuộc Tổng KTNN
Mỗi đơn vị đều được tổ chức có các Phòng, ở các KTKV, ngồi các Phịng kiểm tốn còn có Văn phòng KTKV Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc và trực thuộc KTNN do Tổng KTNN quy định Chức năng, nhiệm vụ của các Phòng và Văn phòng KTKV do Thủ trưởng đơn vị quy định
Có thể nhận thấy cơ cấu tổ chức bộ máy của KTNN có một số đặc trưng sau đây ảnh hưởng trực tiếp đến việc phân công, phân cấp trong tổ chức quản lý và thực hiện kiểm toán, từ đó ảnh hưởng đến việc tổ chức qủan lý, lập và lưu trữ
HSKT; đó là:
- KTNN được tổ chức thống nhất từ trên xuống
-_ Các KTCN thực hiện chức năng tổ chức quản lý chỉ đạo việc thực hiện
kiểm toán theo chuyên ngành
-_ Các KTKV thực hệin chức năng tổ chức quản lý và chỉ đạo thực hiện kiểm toán các cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng kiểm toán ở các địa phương thuộc khu vực được phân công
2.1.2 Khái quát về cơ chế tổ chức quản lý và thực hiện kiểm toán 2.1.2.1 Về tổ chức quản lý kiểm toán