Chứng từ ghi sổ

Khái niệm: Là loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng sự việc ấy

Chứng từ ghi sổ

Khái niệm: Là loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại

sự việc và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng sự việc ấy

Chứng từ ghi sổ có thể lập cho từng chứng từ gốc hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc

có nội dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng

1 Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "chứng từ ghi sổ" Quá trình ghi sổ kế toán tách rời 02 quá trình :

+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

2 Hình thức chứng từ ghi sổ:

- Sổ cái (dùng cho chứng từ ghi sổ)

- Sô đăng ký chứng từ ghi sổ

- Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản (bảng cân đối tài khoản)

- Các sổ, thẻ, kế toán chi tiết (lưu ý: DN phát sinh sử dụng bao nhiêu TK thì có bấy nhiêu

sổ chi tiết)

* Chi tiết thêm về "Sổ Cái":

Khái niệm: Đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được qui định trong chế độ kế toán áp dụng cho DN; hay là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các tài khoản tổng hợp quy định trong chế độ kế toán Có 2 loại sổ Cái: sổ Cái ít cột

và sổ Cái nhiều cột

Sổ Cái ít cột được áp dụng trong những trường hợp hoạt động kinh tế tài chính đơn giản, do đó quan hệ đối ứng của tài khoản cũng đơn giản Trong trường hợp hoạt động kinh tế phức tạp, các tài khoản có nhiều quan hệ đối ứng với các tài khoản khác phải sử dụng mẫu sổ Cái nhiều cột để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và thu nhận chỉ tiêu cần thiết phục vụ yêu cầu quản lý Trên sổ Cái nhiều cột SFS bên Nợ và bên Có của mỗi tài khoản được phân tích theo các tài khoản đối ứng Có và tài khoản đối ứng Nợ có liên quan Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ Cái hai lần: một lần ghi vàn bên Nợ và một lần ghi vào bên Có của các tài khoản có quan hệ đối ứng với nhau

Sổ Cái thường là sổ đóng thành quyển, mở cho từng tháng một: trong mỗi tài khoản được danh riêng một trang hoặc một số trang sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép ít hay nhiều Trường hợp một tài khoản phải dùng một số trang thì cuối mỗi trang phải cộng tổng SFS

Nợ và tổng SFS Có của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng đối chiếu SFS

Số liệu ghi trong sổ cái là dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng Tổng hợp chi tiết hoặc các Sổ kế toán Chi tiết và dùng để Lập nên Bảng CĐSPS và Báo cáo tài chính;

Vào định kỳ cuối tháng, cuối mỗi quý, cuối năm, sau khi khóa sổ, cộng số phát sinh Bên

Nợ, Bên Có, tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản đề làm căn cứ lập Bảng CĐSPS và Báo cáo tài chính;

Chi tiết thêm về "Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ":

Khái niệm: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo

trình tự thời gian (Nhật ký) Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh

Vì đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình

tự thời gian; Chức năng chính của sồ này là dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ và để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng CĐSPS

Vào định kỳ cuối tháng, cuối mỗi quý, cuối năm Tổng cộng số tiền phát sinh trên sổ này, lấy số liệu để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh;

Bộ (Sở): Mẫu số S02B-H

Đơn vị :

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Từ ngày Đến ngày

Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú

Ngày Số CT

Kèm theo : chứng từ gốc

Lập, ngày … tháng … năm …

*Chi tiết thêm về bảng cân đối số phát sinh các tài khoản:

Khái niệm: Bảng cân đối SFS được dùng để tổng hợp SFS Nợ và SFS Có của tất cả các tài khoản trên sổ Cái, đồng thời làm căn cứ để thực hiện việc đối chiếu số liệu của sổ Cái với số liệu của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (tức là giữa sổ Nhật ký và số Cái) Trên bảng đối chiếu SFS ngoài các cột phản ánh SFS Nợ, SFS Có cần có cột phản ánh rõ số dư đầu tháng và số dư cuối tháng (dư Nợ dư Có) của từng tài khoản, do đó bảng này được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kể toán khác

*Chi tiết thêm về sổ và thẻ kế toán chi tiết:

Gồm các loại:

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định và nguồn vốn

chủ sở hữu

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết vật liệu…công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá…

- Sổ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền và tiền vay.

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán.

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý

doanh nghiệp

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thuộc các tài khoản khác tuỳ theo yêu cầu quản lý và

lập báo biểu

Nội dung và kết cấu của các sổ và thẻ kế toán chi tiết phụ thuộc vào tính chất của các đối tượng hạch toán và yêu cầu thu nhận các chi tiết phục vụ công tác quản lý và lập báo biểu

Dưới đây là 1 mẫu ví dụ đại diện về sổ chi tiết:

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU (SÁN PHẨM, HÀNG HOÁ)

Năm:…

Tài khoản: 152 – Nguyên vật liệu Tên kho: …

Tên, qui cách hàng hóa (sản phẩm, vật liệu): Vật liệu A

Đơn vị: …

Ngày

tháng

ghi sổ

CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI Đơn giá NHẬP XUẤT TỒN

Số

hiệu

Ngày tháng

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

Số lượng

Thành tiền

- Số dư đầu kỳ SFS trong kỳ

- Cộng tháng

- Sổ này có ………….trang, đánh số trang từ trang 01 đến trang …….

- Ngày mở sổ ………

Ngày…tháng…năm ….

(Ký , họ và tên) (Ký , họ và tên) (Ký , họ và tên)

3 Nội dung, trình tự ghi sổ:

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

- Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi

sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại để lập bảng Tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu của Bảng Tổng hợp chứng từ

kế toán để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho Kế toán trưởng ( hoặc người phụ trách kế toán ) duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số và ngày tháng vào chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi

sổ sau khi đã ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại

Sổ thẻ kế toán chi tiết

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ cái

Bảng cân đối

số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ đăng ký chứng từ

ghi sổ

BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế toán

cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng lập "Bảng cân đối tài khoản"

- Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuôi tháng tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng Tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên

sổ cái của từng tài khoản đó Các Bảng Tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính

5.Nhận xét:

Hình thức Chúng từ ghi sổ : Số nghiệp vụ nhiều, nhiều đến mức phải phân loại nghiệp vụ kinh tế cùng loại, vì vậy phải tập hợp chứng từ cùng loại vào bảng kế, hoặc từ chứng từ cùng loại vào Chứng từ ghi sổ

Ưu điểm:

-Sổ sách nếu làm trên máy để in, vì mỗi sổ đều gói gọn trong trang A4

-CTGS dùng để ghi các chứng từ vào đó,nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng

kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cái không

bị rối

Nhược điểm: phải nói đây là một yêu cầu của kế toán đúng hơn là nhược điểm:

-Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa CTGS với CTGS khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ đang ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái

-Trình độ kế toán viên tương đối đồng đều

-Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào chổ: Đã ghi sổ cái

ngày trên CTGS, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng

Nếu chứng từ cùng loại của một nghiệp vụ nào đó từ 10 chứng từ trở lên trong ngày thì nên

áp dụng hình thức CTGS để giảm việc ghi chép từng chứng từ vào Sổ cái