Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán accneterp 2004

Khả năng thi hành và mở rộng cao Trong nhiều tình huống, Microsoft SQL Server thường có tốc độ xử lý nhanh hơn nhiều so với một CSDL Access.. SQL Server xem tất cả cá

Trang 2

Tháng 10 năm 2004

Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt

Xin chào mừng quý vị đã đến với Lạc Việt AccNetERP 2004

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn quý vị đã chọn mua và sử dụng hệ thống phần mềm kế toán trên mạng Lạc Việt AccNet

2004, phiên bản mới nhất của Lạc Việt AccNet, do ban Quản trị Cơ sở dữ liệu (DBA) công ty Lạc Việt phát triển

Hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 là một phiên bản nâng cấp vượt trội từ các phiên bản AccNet đã phát hành trong gầnchín năm qua, với hơn năm trăm khách hàng (hơn 1.500 người đang sử dụng) Trong thời gian phát hành này, chúng tôi đãtích lũy khá nhiều kinh nghiệm cũng như thu thập tất cả những ý kiến quý báu từ quý khách hàng để tạo nền tảng vữngchắc cho quá trình phát triển phiên bản mới Phiên bản Lạc Việt AccNet 2004 thừa hưởng tất cả các tính năng ưu việtnhất cũng như tính ổn định và tính chính xác cao trong vận hành hơn bất kỳ phiên bản nào trước đây

So với các phiên bản trước, phiên bản này có rất nhiều cải tiến vượt trội cả về giao diện người dùng cho đến tốc độ xử lýnhanh và khả năng sao lưu số liệu rất lớn (chúng tôi sẽ trình bày chi tiết các điểm nổi bật trong phần Có gì mới)

Nếu đã từng sử dụng qua các phiên bản trước đây, quý vị sẽ tìm thấy ở phiên bản này các tiện ích cao cấp trợ giúp chongười nhập liệu một cách nhanh chóng và hợp lý nhất - Tất cả các màn hình nhập liệu được tổ chức theo mô hình hìnhsao (star model) giúp cho việc nhập liệu trở nên nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn; Ngoài hệ thống Thông tin nhanh đã cungcấp trong phiên bản trước, chúng tôi đã nghiên cứu và đưa ra công cụ mới dựa trên công nghệ OLAP với kho số liệu(Datawarehouse), người lãnh đạo sẽ thực sự thích thú với công cụ truy xuất số liệu hay tạo báo cáo cực kỳ nhanh trêntất cả số liệu của công ty hỗ trợ cho lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định đúng lúc và chính xác Công cụ này thích hợpmọi nơi, mọi lúc thông qua các ứng dụng văn phòng thông dụng như Microsoft Excel hoặc trình duyệt WEB Người lãnh đạomuốn xem thông tin gì thì chỉ cần một số thao tác kéo thả là có ngay thông tin chỉ trong tích tắc

Lạc Việt AccNet2004 được thiết kế dựa trên nguyên tắc: Chỉ cần nhập một lần duy nhất các chứng từ gốc phát sinh banđầu, hệ thống sẽ tự động ghi sổ cái và các sổ chi tiết liên quan một cách thích hợp Số liệu được tổ chức sao lưu luânchuyển trong nhiều kỳ kế toán và luôn đảm bảo nguyên tắc liên tục

Chúng tôi tin chắc, với Lạc Việt AccNet 2004, quý vị sẽ thực sự yên tâm và cảm thấy thoải mái nhất khi sử dụng phầnmềm này Lạc Việt AccNet 2004 sẽ là công cụ hữu hiệu hỗ trợ quý vị trong công tác quản lý tài chính kế toán của doanhnghiệp mình

Chúng tôi muốn ngỏ lời cảm ơn đến quý khách hàng đã mua và sử dụng AccNet các phiên bản trước đã đóng góp chochúng tôi những ý kiến hết sức quý báu và thực tiễn Hy vọng rằng, hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 sẽ là phiên bản thoảmãn tất cả những yêu cầu trong công tác kế toán của quý vị

1 / 464

Trang 3

Cảm ơn quý vị đã chọn phần mềm Lạc Việt AccNet 2004.

Trong chương này, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết các tính năng cũng như cải tiến mới của phiên bản Lạc Việt AccNet 2004

so với các phiên bản đã phát hành trước đây

Lạc Việt AccNet 2004 là một phiên bản nâng cấp lớn của phiên bản trước nó là AccNet 2000 Enterprise, phiên bản này sẽcung cấp cho quý vị tất cả những tính năng vược trội nhất mà chắc chắn, quý vị sẽ hài lòng khi sử dụng

Đầu tiên, chúng tôi muốn nói đến việc nâng cấp từ một mô hình áp dụng dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ là môhình Client/File Server - với mô hình này, hệ thống không thể xử lý số liệu lớn với vài ngàn giao dịch một ngày - bằng môhình Client/Server thực thụ theo kiến trúc đa lớp với các công nghệ tiên tiến nhất về ứng dụng cơ sở dữ liệu hiện nay.Quý vị cũng sẽ thấy Lạc Việt Accnet 2004 chạy và xử lý các tính toán phức tạp nhanh hơn bất cứ phiên bản nào trướcđây Giao diện người dùng cũng được thiết kế gọn gàng nhất từ trước đến nay, quý vị sẽ chỉ cần vào một màn hình vàthao tác trên đó, đôi khi công việc ở màn hình này chưa kết thúc, quý vị lại muốn thao tác trên chức năng khác của hệthống, quý vị chỉ cần thu nhỏ chức năng đang chạy và chuyển sang dùng chức năng khác; Với cơ chế này, quý vị sẽ cóthể chạy cùng lúc nhiều chức năng nếu muốn

và còn nhiều tính năng quan trọng khác nữa Chúng tôi sẽ trình bày ngay dưới đây chi tiết theo từng tính năng mới củahệ thống Lạc Việt AccNet 2004

Bây giờ quý vị có thể thấy được gì: Lạc Việt AccNet 2004 cung cấp rất nhiều tính năng mới và cao cấp Để có thêm thôngtin chi tiết, vui lòng đọc tiếp phần dưới đây:

Có gì mới trong cơ sở dữ liệu AccNet?

Có gì mới trong mô hình phần mềm?

Có gì mới trong giao diện người dùng?

Có gì mới trong các màn hình nhập liệu?

Có gì mới trong các tiện ích tìm kiếm số liệu?

Có gì mới trong hệ thống Thông tin lãnh đạo và quản trị thông minh?

2 / 464

Trang 4

Cơ sở dữ liệu AccNet

Khi số liệu của ứng dụng trở nên lớn hơn, phức tạp hơn và có nhu cầu hỗ trợ nhiều người dùng hơn, thì phát sinh yêu cầumột hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu mạnh mẽ hơn, có khả năng mở rộng, khả năng bảo mật và tính tin cậy cao hơn Hệ cơsở dữ liệu mạnh "cho máy chủ" - ở Lạc Việt AccNet 2004, chúng tôi sử dụng MS SQL Server 2000 - là một thay thế tối ưucho các hệ thống chia xẻ thông tin mức tập tin (như CSDL Access - MDB) Trong chủ đề này, chúng tôi sẽ trình bày mộtsố lý do chính khi chuyển đổi từ một ứng dụng sử dụng cơ sở dữ liệu chia xẻ mức tập tin sang cơ sở dữ liệu "cho máychủ"

Khả năng thi hành và mở rộng cao

Trong nhiều tình huống, Microsoft SQL Server thường có tốc độ xử lý nhanh hơn nhiều so với một CSDL Access SQLServer còn có khả năng hỗ trợ sức chứa số liệu rất lớn, có thể lên đến một terabyte (~ 1.024 GB), khả năng hỗ trợ nàycủa SQL Server vượt xa Access, với khả năng chỉ đến hai gigabytes Cuối cùng, SQL Server làm việc rất hiệu quả trên môitrường hệ điều hành NT bằng việc xử lý các truy vấn kiểu song song (sử dụng cơ chế đa luồng bên trong một xử lý để đápứng các yêu cầu từ người dùng) và tối thiểu số bộ nhớ yêu cầu tăng thêm khi nhiều người dùng mới được bổ sung

Tăng cao tính sẵn sàng

Sử dụng Microsoft SQL Server, bạn có thể làm một công việc sao lưu động trong khi cơ sở dữ liệu vẫn đang sử dụng (điềunày không thể với Access) Do đó, bạn không cần phải yêu cầu tất cả các người dùng trên mạng đang kết nối với cơ sởdữ liệu cần sao lưu thoát khỏi hệ thống để làm việc này Điều này có nghĩa, cơ sở dữ liệu của bạn có thể luôn sẵn sàngchạy 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày một tuần

Tăng khả năng bảo mật

Microsoft SQL Server có thể tích hợp chặt chẽ với cơ chế bảo mật của hệ điều hành Windows NT (hay Windows 2000Server) để cung cấp cho bạn chỉ một tài khoản duy nhất để đăng nhập vào cả hệ điều hành và SQL Server chạy trên đó

Cơ chế này giúp cho người quản trị hệ thống dễ dàng tạo lập các kiểu bảo mật phức tạp Một cơ sở dữ liệu SQL Servertrên một máy chủ cũng được bảo vệ tốt hơn bởi vì một người chưa đăng ký với hệ thống không thể nào "thấy" được cơ sởdữ liệu này trừ phi người dùng này truy cập được vào máy chủ trước

Khả năng khôi phục ngay lập tức

Trong trường hợp hệ thống bị hỏng, Microsoft SQL Server cung cấp một cơ chế tự động khôi phục lại số liệu sau cùngtrong chỉ vài phút mà không cần sự can thiệp của người quản trị hệ thống Hệ thống bị hỏng sẽ lại hoạt động trở lại ngaytức thì

Dữ liệu phân tán và xử lý giao dịch đáng tin cậy

Xử lý giao dịch là một yêu cầu sống còn đối với một hệ thống được thiết kế hỗ trợ các ứng dụng khó khăn, như ứng dụngngân hàng hay hệ thống xử lý đơn đặt hàng trực tuyến Microsoft SQL Server hỗ trợ các giao dịch "nguyên tử" với nhậtký giao dịch, nhằm đảm bảo tất cả các thay đổi được thực hiện bên trong một giao dịch hoặc đã ghi hoặc đã phải hủy.Tính kiên định và khả năng khôi phục của một giao dịch với CSDL phải được đảm bảo ngay cả khi hệ thống bị hỏng vàngay lúc nhiều người cùng cập nhật số liệu phức tạp SQL Server xem tất cả các thay đổi trên CSDL bên trong một giaodịch là một phần công việc đơn nhất Bằng cách định nghĩa, hoặc tất cả các thay đổi đến CSDL là hoàn tất an toàn vốiphản hồi từ CSDL hoặc tất cả các kết quả thay đổi phải bị hủy Sử dụng giao thức ghi hai chiều (two-phase commitprotocol), SQL Server còn có thể hỗ trợ đồng bộ hoá các giao dịch ngay cả trên nhiều máy chủ—để đảm bảo tất cả cácmáy chủ trên mạng được bảo vệ tính đồng nhất

Xử lý tại máy chủ (Server-based processing)

Microsoft thiết kế Microsoft SQL Server ngay ban đầu như một CSDL khách chủ (Client/Server) Dữ liệu và các chỉ mụcđược đặt trên một máy chủ và nhiều người dùng cùng lúc truy cập vào CSDL này thông qua mạng SQL Server giảm thiểusố liệu truyền qua mạng bằng cách xử lý các truy vấn CSDL trên máy chủ trước khi trả chỉ kết quả truy vấn lại cho máytrạm Như vậy, ứng dụng khách/chủ của bạn có thể xử lý tiếp tục khi công việc trên máy chủ kết thúc Ứng dụng của bạncũng có thể sử dụng store-procedure và trigger để tập trung và chia xẻ số liệu, các ràng buộc nghiệp vụ, các truy vấnphức tạp cũng như ràng buộc tính hợp lệ của số liệu trên máy chủ thay vì trên các máy trạm Lạc Việt AccNet 2004 xâydựng một số lượng lớn các store-procedure, trigger và các user-defined function trên CSDL AccNet nhằm tăng tối đa khảnăng chạy tập trung trên máy chủ Chúng tôi đã thử nghiệm trên hai CSDL, Access và SQL Server in báo cáo phân tíchbán hàng chi tiết với hơn 100 trang khổ giấy A4 Với CSDL Access, phải mất khoảng 50 giây, chỉ khoảng 6 giây với CSDLSQL Server Ngoài ra, các tính toán phức tạp như "Cập nhật sổ cái", "Tính giá bình quân theo kỳ", tốc độc cũng tănggấp nhiều lần so với CSDL Access

[Trở về trang chủ] [Trở về đầu trang]

3 / 464

Trang 5

Mô hình phần mềm

So với mô hình mà các phiên bản trước xây dựng là Client/File Server (với cơ sở dữ liệu là MDB - xem Hình 2-1) thì phiênbản này có bước đột phá về kiến trúc phần mềm

Kiến trúc phần mềm mà hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 xây dựng là kiến trúc đa lớp (xem Hình 2-2) với lớp Client có kiếntrúc đa cấu phần (xem Hình 2-3); Lớp Database sử dụng cơ sở dữ liệu cực kỳ mạnh mẽ là Microsoft SQL Server 2000; Lớpgiữa sử dụng công nghệ mới nhất của Microsoft là COM+ Services

Hình 2-1: Mô hình kiến trúc phần mềm Client/File Server

Với kiến trúc này, việc vận hành chương trình hiệu quả hơn rất nhiều so với kiến trúc cũ, tốc độ xử lý cũng như khả năngsao lưu số liệu lớn cũng gấp nhiều lần

Chúng tôi xin trình bày đôi nét việc phân công cho các lớp đảm nhiệm các vai trò khác nhau trong một hệ thống như sau:

Hình 2-2: Mô hình kiến trúc phần mềm đa lớp Client/Server – Web-Based Lớp người dùng (Client Tier): Lớp này bao gồm các màn hình nhập liệu, các báo cáo Thông qua lớp trên cùng này,

người dùng có thể nhập liệu, xem kết quả của các yêu cầu được đáp ứng từ Server, và tương tác với phần cơ sở của hệthống Nếu là áp dụng Web-Based, trình duyệt sẽ thực hiện các chức năng này Với các áp dụng không trên Web, lớpClient là một máy tính độc lập (Stand-Alone) với áp dụng lớp Client (Front-End applcation)

Lớp giữa (Middle Tier): Các cấu phần (components) sẽ được gói gọn trong một tổ chức nghiệp vụ (business logic) Các

xử lý này điều khiển theo quy luật các công việc xử lý nghiệp vụ hàng ngày Các xử lý này có thể là một công việc riênglẻ nhất định nào đó cũng có thể là chuỗi nhiều thao tác số liệu phức tạp

Lớp thứ ba (Third Tier): Một hệ thống CSDL quan hệ Database Management System (DBMS) Do tổ chức hệ thống trong

các lớp riêng biệt như vậy mà ở tầng thứ ba này không phụ thuộc cứng nhắc vào một CSDL nào hết Lớp này có thể dùngCSDL nào cũng được, việc thay đổi CSDL chỉ là thay đổi khai báo Connection, với hệ thống Lạc Việt AccNet2004, chúngtôi sử dụng cơ sở dữ liệu rất mạnh mẽ và khá phổ biến là Microsoft SQL Server phiên bản 2000

4 / 464

Trang 6

Hình 2-3: Lớp Client đa cấu phần

Theo những gì chúng tôi đã trình bày trên, hầu hết các tính toán phức tạp đều do hai lớp giữa và lớp thứ ba đảm nhiệm.Hai lớp này sẽ được cài đặt và cấu hình ở máy chủ Lớp người dùng là các máy tính trạm làm việc, có cài đặt Lạc ViệtAccNet 2004 phần ứng dụng "mặt trước" (front-end) nếu là máy trạm nhập liệu hay thao tác số liệu, là một máy có càiMicrosoft Excel và không cần cài đặt Lạc Việt AccNet 2004 nếu là máy trạm chỉ xem số liệu hay báo cáo nhanh Như vậy,các máy trạm không cần thiết phải có cấu hình quá mạnh như các yêu cầu ở các phiên bản trước đây nữa, chỉ cần máychủ có cấu hình thật tốt thì đã tăng đáng kể hiệu suất của hệ thống

Ở lớp người dùng, chúng tôi phân chia thành từng cấu phần riêng biệt theo từng phân hệ để tối ưu hoá việc thi hành

chương trình Theo đó, nếu xí nghiệp của quý vị có sự phân chia công việc theo nghiệp vụ: Ví dụ: Anh A chuyên làm kếtoán Tiền, chị B chuyên lo phần công nợ Thì khi anh A chạy hệ thống, phần mềm chỉ thực hiện kết nối và nạp phân hệTiền của phần mềm thôi, các phân hệ khác không được nạp

Ở lớp dữ liệu, chúng tôi chọn Microsoft SQL Server 2000 để làm cơ sở dữ liệu chính Phiên bản SQL Server 2000 của

Microsoft được bổ sung rất rất nhiều tính năng mới so với MS SQL Server 7.0 Với cơ sở dữ liệu rất mạnh mẽ này, hệ thốngLạc Việt AccNet 2004 phù hợp với các doanh nghiệp cỡ vừa có hàng trăm giao dịch một ngày trên mỗi loại nghiệp vụ, cáctổng công ty muốn quản lý kế toán tập trung với số liệu lớn và liên tục nhiều niên độ kế toán

5 / 464

Trang 7

Giao diện người dùng

Phân chia theo phân hệ, theo chức năng

Giao diện người dùng được chúng tôi nghiên cứu và thiết kế dựa trên nguyên tắc dễ học, dễ sử dụng

Các chức năng của mỗi phân hệ được nhóm thành một màn hình riêng biệt(xem Ghi chú 1 - Hình 2-4);

Các chức năng chính được chia thành ba nhóm (xem Ghi chú 2 - Hình 2-4): Nhóm các chức năng nhập liệu, Nhóm cácchức năng thao tác số liệu hoặc xem trên màn hình; Hệ thống báo cáo kết xuất của phân hệ

Hình 2-4: Màn hình chính của hệ thống Lạc Việt AccNet 2004Nhắc nhở nhập liệu bằng màu sắc

Trong các màn hình nhập liệu hay thao tác, một số ô nhập liệu bắt buộc phải nhập trước khi có thể tiếp tục xử lý để đảmbảo tính toàn vẹn số liệu, một số khác thì để ở dạng tùy chọn, nhập cũng được, không cũng được Chúng tôi chia thànhhai nhóm màu đại diện cho hai tính chất này (xem Hình 2-5)

Hình 2-5: Nhắc nhở nhập liệu bằng màu sắc

Trong màn hình nhập "Hệ thống tài khoản" ở trên, các ô Mã tài khoản, Tên tài khoản, Loại tài sản có, Nhóm tài sản có làbắt buộc nhập

6 / 464

Trang 8

Giao diện của bạn

Lạc Việt AccNet2004 là một phiên bản nâng cấp của AccNet 2000, nên tính năng đa ngôn ngữ và khả năng sửa đổi ngônngữ hiển thị trong tất cả các màn hình hay báo cáo đều được giữ nguyên Tuy nhiên, chúng tôi đã cải tiến chút ít để saukhi sửa thông tin ngôn ngữ xong, hệ thống đọc ngay thông tin ngôn ngữ mới này và nạp lên màn hình được sửa

Trong phiên bản này, chúng tôi còn bổ sung thêm khả năng sửa đổi giao diện màu sắc của tất cả màn hình nhập liệu cũngnhư thay đổi bộ FONT cho hệ thống màn hình và báo cáo in ra Như vậy, quý vị có thể tùy thích sửa đổi màu nào cho ônhập liệu bắt buộc và màu nào cho ô nhập liệu tùy chọn

7 / 464

Trang 9

Màn hình nhập liệu

Tất cả các màn hình nhập liệu của Lạc Việt AccNet 2004 đều được thiết kế rất đơn giản và thống nhất, tính hiệu quảđược trình bày dưới đây:

Một màn hình duy nhất

Các chức năng cần thiết của một màn hình nhập liệu như: Xem, thêm, sửa và xoá đều được thiết kế trên một màn hìnhduy nhất để tránh vào quá nhiều màn hình như các phiên bản trước đã làm

Với các chức năng đơn lẻ như Danh mục "Hệ thống tài khoản", quý vị chỉ gọi chức năng này từ Menu chính và thực hiệncác thao tác cơ bản chỉ trên một màn hình duy nhất (Xem Hình 2-6)

Thao tác nhập liệu nhanh và chuyên nghiệp

Trong bất kỳ màn hình nhập liệu nào, chúng tôi cũng thiết kế một "Ô nhập liệu đầu tiên", đây chính là ô nhập liệu chínhcủa một màn hình nhập liệu Khi mở một màn hình nhập liệu bất kỳ, con trỏ sẽ định vị ở ô nhập liệu này chờ cho khi đếnbạn thao tác, tất cả các ô nhập liệu và nút lệnh chức năng khác trên màn hình này đều ở trạng thái khoá, các điều khiểnbị khoá này sẽ được kích hoạt từng nhóm tùy theo tính chất của công việc là thêm, sửa hay xoá (Xem Hình 2-6)

Hình 2-6: Thao tác nhập liệu nhanh và chuyên nghiệp

Trong Hình 2-6 trên, bạn sẽ nhập Mã tài khoản, có các tình huống sau xảy ra:

Mã tài khoản vừa nhập không có trong hệ thống danh mục tài khoản;

Hệ thống sẽ ra thông báo và đưa ra cho bạn hai tùy chọn: Thêm mới tài khoản có mã vừa nhập; Kết thúc côngviệc, xoá trống ô nhập liệu vừa nhập

Nếu bạn chọn <Có>, hệ thống sẽ thiết đặt các điều khiển trên màn hình này và màn hình này trở thành màn

hình thêm mới một tài khoản, bạn sẽ tiếp tục nhập các thông tin cần thiết khác cho tài khoản mới này Sau

khi nhập xong, bạn có thể chọn một trong hai nút sau:

▪ <Chấp nhận> : AccNet sẽ ghi tài khoản mới này vào danh mục tài khoản, thay đổi các điều khiển trênmàn hình và màn hình trở thành chế độ sửa

▪ <Khôi phục>: AccNet sẽ hủy bỏ toàn bộ thông tin bạn vừa nhập và trở về trạng thái ban đầu như khi

Trang 10

Hình 2-7: Màn hình thêm mới một tài khoản

Mã tài khoản đã tồn tại trong hệ thống danh mục tài khoản; Hệ thống sẽ đọc toàn bộ thông tin liên quan của tàikhoản vừa nhập, kết xuất ra màn hình, thay đổi các điều khiển liên quan và thiết đặt màn hình này ở chế độ sửa(hay sẵn sàng để xoá)

Bạn có thể nhấn nút xoá ngay trên màn hình này nếu muốn xoá tài khoản hiện hành Hệ thống sẽ ra thông báo sau,khi bạn nhấn nút <Xóa>

Hoặc, bất cứ thông tin gì trên màn hình này bị sửa, hệ thống sẽ thay đổi thành trạng thái "chờ", bạn có hai

lựa chọn trong tình huống này

▪ <Chấp nhận> : AccNet sẽ ghi tài khoản vửa sửa này vào danh mục tài khoản, thay đổi các điều khiểntrên màn hình và màn hình trở thành chế độ sửa trở lại

▪ <Khôi phục> : AccNet sẽ hủy bỏ toàn bộ thông tin bạn vừa sửa và trở về trạng thái sửa trước đó

Đa tác vụ

Tất cả các chức năng trong hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 đều được thiết kế cho phép bạn tạm treo một công việc dỡdang để chuyển sang làm một công việc khác tại cùng một thời điểm Điều này rất cần thiết khi có công việc cần thaotác cùng một lúc nhiều chức năng Để khắc phục nhược điểm của các phiên bản trước, tất cả các tác vụ dang dỡ nếucần tạm treo, bạn chỉ việc thu nhỏ tác vụ hiện hành lại và thao tác trên một tác vụ khác từ menu chính của hệ thống

9 / 464

Trang 11

Hình 2-8: Màn hình đa tác vụ

Muốn quay về tác vụ dỡ dang, chỉ cần click chuột vào cửa sổ thu nhỏ bên dưới

Với tính năng này, bạn có thể chạy cùng lúc bao nhiêu tác vụ cũng được, tùy vào khả năng của máy tính bạn đang dùng

Chú ý: Không nên mở càng nhiều tác vụ cùng lúc, điều này sẽ làm hệ thống chạy chậm lại do bị mất tài nguyên Chúng

tôi đề nghị, chỉ nên mở các tác vụ cần thiết, đóng ngay các tác vụ đã thực hiện xong trước khi chuyển qua tác vụ khác

Một kiểu thao tác thống nhất

Tất cả các màn hình nhập liệu của Lạc Việt AccNet 2004 đều có chung một kiểu trình bày và chung các nút chức năng cơbản

Hình 2-9: Một kiểu thao tác nhập liệu thống nhất

Chức năng của các nút lệnh này như sau:

Để mở tiện ích tìm kiếm tương ứng với ô nhập liệu kế bên trái;

Để lưu số liệu trong chế độ thêm mới hoặc sửa

Để khôi phục số liệu trong chế độ thêm mới hoặc sửa

Để xoá mẩu tin hiện hành

In hệ thống danh mục đã nhập (nếu là màn hình nhập danh mục), in chứng từ

hiện hành nếu là màn hình nhập các nghiệp vụ phát sinh

Để đóng màn hình hiện thời

Trợ giúp trực tuyến

10 / 464

Trang 12

Các tiện ích tìm kiếm số liệu

Lạc Việt AccNet 2004 cung cấp một tiện ích tìm kiếm số liệu rất linh hoạt hỗ trợ cho tất cả các màn hình nhập liệu.Với tiện ích này, bạn có thể tìm kiếm thông tin theo rất nhiều tiêu thức lọc số liệu khác nhau để tìm kiếm thông tin mongmuốn rất nhanh chóng và hiệu quả

Một giao diện tìm kiếm duy nhất

Với giao diện tìm kiếm được thiết kế hết sức đơn giản và dễ hiểu, tiện ích tìm kiếm hỗ trợ cho tất cả các màn hình nhậpliệu của hệ thống giúp người nhập liệu có được thông tin mong muốn nhanh chóng nhất

Hình 2-10: Một giao diện tìm kiếm duy nhấtGiữ nguyên kết quả tìm kiếm trong một màn hình nhập liệu

Trong một màn hình nhập liệu, thông thường, khi bạn vào tiện ích tìm kiếm, nhập các thông số lọc số liệu và tiến hành tìm,sau đó đóng tiện ích này lại với mẩu tin mong muốn Trong thực tế, đôi khi bạn lại cần mở lại tiện ích tìm kiếm để thêmđiều kiện lọc mới, hoặc chọn một mẩu tin khác với điều kiện lọc như cũ Bạn có thể dễ dàng làm điều này với tiện ích tìmkiếm do Lạc Việt AccNet 2004 cung cấp Sau khi đã nhấn nút <Chọn> để chọn mẩu tin mong muốn, hệ thống sẽ "làmđông" màn hình tìm kiếm, giữ nguyên mọi trạng thái của màn hình này, khi bạn trở lại màn hình này thì mọi thông tin đềuđược giữ nguyên

Hạn chế truy xuất số liệu lớn qua mạng

Để tránh số liệu truyền qua mạng quá lớn, ngoài các điều kiện lọc do bạn nhập vào, hệ thống còn giới hạn số lượng mẩutin sẽ trả về thoả mãn theo điều kiện lọc Chúng tôi để giá trị mặc định là 5.000 mẩu tin, bạn có thể thay đổi giá trị nàynhưng không nên để lớn quá, quá nhiều mẩu tin truyền qua mạng sẽ làm giảm tốc độ thi hành của hệ thống Ngoài ra, thờigian quá hạn truy xuất (time-out) cũng có thể thay đổi cho phù hợp với tốc độ của hệ thống

Kết hợp chặt chẽ với màn hình nhập liệu

Trong màn hình nhập liệu, nếu ô nhập liệu nào có nút nằm bên cạnh thì ô nhập liệu này có hỗ trợ tìm kiếm Nhấn nútnày, hệ thống sẽ mở tiện ích tìm kiếm với đúng các tiêu thức tìm kiếm hỗ trợ đặc thù cho thông tin mà ô nhập liệu nàychứa Khi bạn nhấn nút <Chọn> trong tiện ích tìm kiếm, giá trị của mẩu tin được chọn sẽ gán cho ô nhập liệu này

In kết quả tìm kiếm ra màn hình

Sau khi đã nhập các điều kiện lọc và nhấn nút <Tìm>, một danh sách mẩu tin thoả mãn điều kiện sẽ trình bày ngay bêndưới, đồng thời nút < In danh sách > có hiệu lực Bạn có thể in danh sách này ra giấy hoặc ra tập tin bằng cách nhấn in

< In danh sách > Danh sách này sẽ bao gồm các trường có tham gia trong điều kiện lọc

11 / 464

Trang 13

Hình 2-11: Danh sách hệ thống tài khoản in từ tiện ích tìm kiếm

12 / 464

Trang 14

Hệ thống Thông tin lãnh đạo và quản trị thông minh

Cùng với hệ thống thông tin cho lãnh đạo (Excutive Information System - EIS) với các bảng số liệu và đồ thị phân tíchcác số liệu cô đọng nhất giúp cho lãnh đạo công ty có một cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của công ty mình.Các thông tin này được sắp xếp theo nhóm liên quan đến các vấn đề được quan tâm hàng đầu trong một doanh nghiệpnhư:

Thông tin về Quỹ tiền mặt

Thông tin về dòng luân chuyển tiền

Thông tin bán hàng theo từng nhóm mặt hàng, mặt hàng hay theo nhân viên tiếp thị

Thông tin về tồn kho

Chúng tôi còn thiết kế một hệ thống quản trị thông minh (Business Intelligent System - BIS), cho phép truy xuất số liệutheo rất nhiều tiêu thức khác nhau bằng cách kéo thả các thông tin mong muốn chỉ trong vài giây, dựa trên công nghệcao cấp nhất về BIS của Microsoft là OLAP Service với Kho số liệu (Datawarehouse) Khác với EIS, BIS không cần phải càiđặt Lạc Việt AccNet 2004 trên máy trạm, chỉ với Microsoft Excel là bạn đã có thể truy cập đến kho số liệu BIS và yêu cầunhững thông tin cần thiết

Đây là một tùy chọn hoàn toàn mới, chúng tôi sẽ dành một chương để mô tả chi tiết nội dung cũng như cách sử dụng tùychọn này

13 / 464

Trang 15

Trong chương này, chúng tôi sẽ trình bày một cách tổng quan hệ thống Lạc Việt AccNet 2004, giới thiệu nhóm chức năngcủa chương trình sau khi cài đặt, cách chạy chương trình từ Windows, các loại biểu mẫu, báo cáo, các quy ước, hướngdẫn thao tác cơ bản cùng các chỉ dẫn cụ thể Chúng tôi sẽ trình bày theo từng chủ đề một và giới thiệu chi tiết cácthao tác bằng hình vẽ để bạn có thể học cách sử dụng nhanh nhất

Nhóm hệ thống chương trình Lạc Việt AccNet 2004

Khởi động hệ thống Lạc Việt AccNet 2004

Các phân hệ của Lạc Việt AccNet 2004

Hướng dẫn sử dụng

14 / 464

Trang 16

Nhóm hệ thống chương trình Lạc Việt AccNet 2004

Khi công việc cài đặt kết thúc, trình cài đặt sẽ tạo một nhóm chứa các biểu tượng chức năng do hệ thống chương trìnhLạc Việt AccNet 2004 cung cấp như hình bên dưới

Hình 4-1: Nhóm biểu tượng của hệ thống Lạc Việt AccNet 2004Bảo trì hệ thống

Chức năng này dùng để bảo trì hệ thống trong quá trình sử dụng, bạn nên lập kế hoạch để chạy chức năng này thườngxuyên để hệ thống tối ưu hoá tốc độ xử lý cũng như sửa chữa những hỏng hóc trong quá trình sử dụng phần mềm, cónhiều nguyên nhân dẫn đến việc hỏng hóc hệ thống, như cúp điện giữa chứng khi hệ thống đang chạy, máy bị nhiễmVirus, hệ thống bị treo,

Bộ gõ tiếng Việt [ViệtFlex 2.0]

Đây là bộ gõ tiếng Việt hỗ trợ UNICODE rất tiện dụng, phần mềm này do ban R&D, công ty Lạc Việt phát triển Nếu bạn đãquen với các kiểu gõ tiếng Việt thông thường như VNI, TELEX thì bạn hoàn toàn dễ dàng sử dụng với phần mềm này.Ngoài ra, ViệtFlex còn hỗ trợ rất nhiều bộ mã tiếng Việt đang phổ biến tại Việt Nam như: ABC, ViệtWare, BKED, DHBK, Riêng với Lạc Việt AccNet 2004, do hỗ trợ hoàn toàn đa ngôn ngữ, nên chúng tôi xây dựng giao diện cũng như lưu trữ sốliệu dưới bộ mã UNICODE Nên khi dùng bộ gõ ViệtFlex, bạn phải chọn Code table là Windows 95 VN

Chú ý: Tại Việt Nam, hiện nay có một số bộ gõ hỗ trợ bộ mã UNICODE nhưng lại rất "phi chuẩn", các phần mềm này không

theo cách đặt mã của TCVN tích hợp trong hệ điều hành Windows 2000 do Microsoft phát triển mà dùng các mã cấp caotrong bảng mã UNICODE để biểu diễn các ký tự tiếng Việt, như vậy, số liệu nhập bằng bộ gõ này không phải là tiếng Việtchuẩn, sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tìm kiếm, sắp xếp, trao đổi số liệu

Chúng tôi đề nghị bạn nên dùng ViệtFlex (miễn phí) khi nhập liệu vào AccNet, còn nếu bạn quen với kiểu gõ TCVN thìkhông cần thiết phải cài bất cứ bộ gõ nào khác để nhập liệu tiếng Việt mà dùng ngay TCVN có sẵn trong hệ điều hànhWindows2000

ViệtFlex sẽ tự mở khi bạn khởi động Windows

Đăng ký sử dụng

Khi cài đặt xong, muốn chạy được hệ thống Lạc Việt AccNet 2004, bạn phải đăng ký với Lạc Việt để có được quyền sửdụng phần mềm hợp pháp Nhắp vào biểu tượng này, màn hình sẽ xuất hiện như sau:

15 / 464

Trang 17

Hình 4-2: Nhóm biểu tượng của hệ thống Lạc Việt AccNet 2004

Hệ thống sẽ đọc thông tin trên máy bạn cài đặt và sinh ra một mã khoá máy (Site Key) Bạn phải cho Lạc Việt biết số mãkhoá máy này sẽ nhận các thông tin cấp phép sử dụng phần mềm hợp pháp

Bạn có thể dùng nút <Xuất ra > để in những thông tin cần thiết, điền những thông tin cần thiết bao gồm: Số đăng ký(thông thường dùng ngay số hợp đồng), Tên đăng ký (tên tắt của công ty bạn) trên máy của bạn và FAX hoặc Emailthông tin này cho nhóm hỗ trợ AccNet, công ty Lạc Việt Xem hình 4-3 để có thêm thông tin chi tiết

Khi nhận được thông tin từ bạn, nhóm hỗ trợ sẽ tạo ra khoá bản quyền tương ứng với số Mã khoá máy và chuyển chobạn Bạn sẽ nhập lần lượt thông tin cần thiết vào các ô tương ứng và nhấn nút <Đăng ký>

Bây giờ, máy tính của bạn đã sẵn sàng để chạy Lạc Việt AccNet 2004

Tên khách hàng: _

Mã khoá máy: 70CE-C69D-D4DD-2380-8BA3

(Customer Site Key)

Nguyên nhân (Reason): xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Hình 4-3: Đăng ký sử dụngThiết lập thông tin kết nối

Chức năng này dùng để khi báo các thông tin kết nối đến máy chủ chứa số liệu của hệ thống Lạc Việt AccNet 2004.Khi cài đặt xong Lạc Việt AccNet 2004 trên các máy trạm và cấu hình cơ sở dữ liệu trên máy chủ Bạn phải thiết lập cácthông tin kết nối trên máy trạm để kết nối đến CSDL AccNet trên máy chủ Thông tin kết nối này sẽ được lưu trữ và mã

16 / 464

Trang 18

bạn chỉ cần chép tập tin ER2001.CNN cho tất cả các máy trạm còn lại.

Chức năng này chỉ do người quản trị hệ thống của bạn chạy Nhắp vào biểu tượng này, màn hình sau sẽ xuất hiện, yêucầu bạn nhập tên người dùng và mật khẩu để vào chương trình

Hình 4-4: Đăng nhập chương trình thiết lập thông tin kết nối

Nhập tên người dùng trong ô <User Name>: ADMIN

Mật khẩu trong ô <Password>: ADMIN

<<Bạn có thể thay đổi mật khẩu của người dùng ADMIN để tránh truy cập bất hợp pháp>>

Nhấn OK để tiếp tục

Một màn hình xuất hiện như hình 4-5

Hình 4-5: Thiết lập thông tin kết nối

Mở tập tin ER2001.CNN chứa trong thư mục gốc cài đặt hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 bằng menu File\OpenConnection Info File

17 / 464

Trang 19

Hình 4-6: Mở tập tin thông tin kết nối

Định vị tập tin ER2001.CNN cần mở và nhấn <Open>

Hình 4-7: Biểu mẫu chi tiết thông tin kết nối

Bạn sẽ lần lượt điền các thông tin kết nối có ý nghĩa như sau:

Server Name Tên máy chủ chứa cơ sở dữ liệu Lạc Việt AccNet 2004

LOCAL Server? Cho biết kiểu CSDL SQL Server, đánh dấu vào ô này nếu là MSDE hay phiên bản

DESKTOP

Database Name Tên CSDL Lạc Việt AccNet 2004 (chúng tôi đặt tên mặc định khi cài đặt vào hệ thống

là AccNet - SQL Server sẽ sinh ra hai tập tin là AccNet.MDF và AccNet.LOG)

System Admin User Luôn luôn để là sa, đây là người dùng quản trị hệ thống, có quyền cao nhất trong hệ

thống SQL Server

Password Mật khẩu của người dùng sa

System Admin User Luôn luôn để là sa, đây là người dùng quản trị hệ thống, có quyền cao nhất trong hệ

thống SQL

Server Read User Tên người dùng để đọc dữ liệu Lạc Việt AccNet 2004, chúng tôi đặt tên người dùng

này là Read50 với cùng mật khẩu

Password Mật khẩu của người dùng Read User

Nhấn <Save> sau khi đã điền đầy đủ thông tin kết nối

Bây giờ sau khi đã hoàn tất các công việc thiết lập hệ thống, bạn đã sẵn sàng để chạy

Lạc Việt AccNet 2004.

Lạc Việt AccNet 2004 Đây là biểu tượng dùng để chạy chương trình chính của hệ thống Lạc Việt AccNet 2004

18 / 464

Trang 20

19 / 464

Trang 21

Khởi động hệ thống Lạc Việt AccNet 2004

Trước khi có thể khởi động hệ thống lạc Việt AccNet 2004, bạn phải chắc chắn là đã hoàn tất các công việc chuẩn bị sau:Cài đặt và cấu hình cơ sở dữ liệu AccNet SQL Server trên máy chủ;

Đã thiết lập các thông số kết nối với máy chủ;

Đã đăng ký sử dụng hệ thống với Lạc Việt thông qua chương trình <Đăng ký sử dụng> đã trình này trên

Từ nút <Start> của Windows làm theo các bước sau:

Chọn menu Programs (All Programs trên WINDOWS XP)

Chọn nhóm nhóm menu <Hệ thống Lạc Việt AccNet2004>

Nhắp vào biểu tượng Lạc Việt AccNet2004, hệ thống sẽ hiển thị màn hình kiểm tra quyền sử dụng phần mềm:

Hình 4-8: Màn hình khởi động - Kiểm tra quyền hạn sử dụng phần mềm

nếu phần mềm chưa đăng ký sử dụng, hệ thống sẽ mở màn hình Đăng ký sử dụng, xem <Đăng ký sử dụng> đãtrình bày trên; nếu hợp lệ hệ thống sẽ chuyển qua bước tiếp theo

Hệ thống sẽ đọc thông tin kết nối từ tập tin CNN để thiết lập kết nối đến máy chủ AccNet

Hình 4-9: Màn hình khởi động - Thực hiện kết nối với máy chủ AccNet

Màn hình này sẽ kiểm tra các thông số kết nối và thực hiện việc kết nối đến máy chủ AccNet nếu các thôngtin kết nối là hợp lệ

Khi việc kết nối hoàn tất, hệ thống sẽ chuyển qua màn hình tiếp theo là màn hình đăng nhập vào hệ thốngchương trình chính

20 / 464

Trang 22

Hình 4-10: Đăng nhập vào hệ thống

Màn hình này yêu cầu bạn nhập vào các thông tin sau đây:

Tên người dùng: Tên người dùng đã đăng ký sử dụng hệ thống AccNet 2004, người dùng này sẽ do người

quản trị hệ thống cấp cho bạn thông qua trình quản lý người dùng do Lạc Việt AccNet 2004 cung cấp (chúngtôi sẽ trình bày chi tiết trong phần Quản trị hệ thống trong chương sau)

Chú ý: Khi chạy hệ thống lần đầu tiên, bạn sẽ dùng tên người dùng là ADMIN có mật khẩu cũng là ADMIN,

đây là người dùng có quyền cao nhất của hệ thống

Mật khẩu: Mật khẩu của người dùng tương ứng.

Ngày hệ thống: Là ngày nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Chú ý: Ngày phát sinh nghiệp vụ có thể không trùng với ngày hệ thống; Ngày hệ thống chỉ ảnh hưởng

trong nội bộ hê thống AccNet, không ảnh hưởng đến ngày hệ thống của máy tính

Nhấn nút <Duyệt> để vào menu chính của hệ thống

Nếu tên người dùng và mật khẩu hợp lệ, menu chính của hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 sẽ mở ra và bạn bắt đầu làm việcvới hệ thống

Hình 4-11: Menu chính của hệ thống Lạc Việt AccNet 2004

21 / 464

Trang 23

22 / 464

Trang 24

Các phân hệ của Lạc Việt AccNet 2004

Dựa trên các đối tượng liên quan đến kế toán và các nghiệp vụ kinh tế, chúng tôi chia Lạc Việt AccNet 2004 thành cácphân hệ chính và các phần hành liên quan sau:

Hệ thống thông tin cho lãnh đạo (Executive Information System - EIS)

Phân hệ này kết xuất những thông tin quan trọng nhất của một doanh nghiệp và cô đọng trên cácbảng số liệu hay đồ thị giúp cho lãnh đạo công ty có cái nhìn tổng thể tình hình hoạt động củadoanh nghiệp mình bao gồm: Quỹ tiền mặt, Luân chuyển tiền tệ; Thông tin bán hàng theo nhân viêntiếp thị, theo khách hàng, theo mặt hàng, ; Thông tin tồn kho

Hệ thống quản trị thông minh (Business Intelligent System BIS)

-Phân hệ này cho phép thông qua dịch vụ Pivot table trên Excel, truy xuất các thông tin từ kho sốliệu của AccNet dựa trên công nghệ OLAP Chỉ một vài thao tác kéo thả đơn giản, bạn đã có hàngngàn kiểu báo cáo số liệu khác nhau bằng bảng số liệu hay bằng đồ thị

Phân hệ Tiền

Phân hệ này quản lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến ngân quỹ của doanh nghiệp như quản lý

tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, kết xuất ra các sổ nhật ký thu chi, luânchuyển tiền tệ, sổ quỹ ,

Phân hệ Kho vật tư

Phân hệ này theo dõi, quản lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất hàng hoá, vật tư,nguyên vật liệu, phụ liệu, và tình trạng tồn kho của vật tư, hàng hoá tại các kho hàng của doanhnghiệp

Phân hệ Các khoản phải trả

Phân hệ này quản lý tất các các hoá đơn mua hàng, nhận dịch vụ và công nợ phải trả cho nhà cungcấp cũng như tình hình thanh toán của doanh nghiệp cho nhà cung cấp theo từng hoá đơn muahàng

Phân hệ Các khoản phải thu

Phân hệ này quản lý tất các các hoá đơn bán hàng hàng, cung cấp cung dịch vụ và công nợ phảithu khách hàng của doanh nghiệp cũng như tình hình thanh toán của khách hàng cho doanh nghiệptheo từng hoá đơn bán hàng hàng

Phân hệ Kế toán tổng hợp

Phân hệ này quản lý tất cả các bút toán tổng hợp được sinh ra do các nghiệp vụ trong các phân hệkhác và các bút toán nhật ký chung phát sinh trong phân hệ này và xây dựng hệ thống báo cáo tàichính cho doanh nghiệp

Phần hành Quản trị hệ thống

Phần hành này cho phép bạn thiết lập các thông tin điều hành toàn bộ hệ thống chương trình, baogồm các thiết lập hệ thống kiểu bảng mã, thiết lập lịch tài chính; các tiện ích hỗ trợ nhập xuất sốliệu, định nghĩa các số liệu hiển thị; thiết lập ngày sử dụng hệ thống; các chức năng quản trị hệ

thống như Quản lý người dùng, cấp quyền,

Phần hành Danh mục

Phần hành này cho phép bạn thiết lập hệ thống danh mục sử dụng trong toàn bộ hệ thống Hệ

thống danh mục sau khi khai báo xong là cơ sở để hệ thống dùng trong khi nhập liệu và tạo các báocáo phân tích dựa trên đó

23 / 464

Trang 25

Phần hành này cho phép bạn khai báo số dư ban đầu khi đưa hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 vào sửdụng, bao gồm số dư tổng hợp tài khoản, số dư nguyên tệ, số dư công nợ phải thu, phải trả; Số dưhàng tồn kho và bộ báo cáo tài chính ban đầu Phần hành này chỉ cần chạy một lần khi đưa hệ

thống vào sử dụng

24 / 464

Trang 26

Hướng dẫn sử dụng

Phần hướng dẫn này chúng tôi sẽ trình bày theo từng chức năng và giải thích mỗi chức năng một cách chi tiết: Gọi chạynhư thế nào, các chức năng làm việc như thế nào, ai sẽ làm và khi nào thì cần làm chức năng nào Trong mỗi chứcnăng, chúng tôi sẽ mô tả các ràng buộc khi nhập liệu, ô nhập liệu nào là bắt buộc, ô nào là tùy chọn, Trong khi nhậpliệu, chúng tôi còn thiết kế một hệ thống trợ giúp trực tuyến để giúp bạn có thể thao tác một cách đúng đắn và nhanhchóng nhất Sách được viết theo từng phân hệ, mỗi phân hệ sẽ là một chương Chúng tôi sẽ trình bày theo trình tự sửdụng, các phần hành làm trước sẽ trình bày trước

Cách sử dụng menu

Lạc Việt AccNet 2004 tổ chức một hình thức đa cấp cho hệ thống menu để giúp cho việc tìm kiếm một chức

năng bất kỳ trở nên dễ dàng nhất

Menu chính

Hệ thống menu chính được thiết kế với các biểu tượng lớn bên trái màn hình tượng trưng cho các phân hệ

chính của hệ thống và các phần hành chung toàn hệ thống; Phần danh sách bên phải là toàn bộ các chức

năng của phân hệ hay phần hành được chọn Các chức năng này sẽ thay đổi màu khi được chọn:

Các chức năng nhập liệu

Báo cáo

Thao tác hay xem dữ liệu trên màn hình

Bạn có thể chỉ xem một nhóm các chức năng hay tất cả các chức năng trên phần hành đã chọn bằng cách

chọn vào <Nhập liệu>, <Thao tác> , <Báo cáo> hay <Tất cả> Bên phải màn hình có các tùy chọn cho bạn

chọn sắp xếp men theo chức năng hay theo tên

T hanh menu trên cùng

Thanh menu trên cùng cũng được tổ chức theo hình thức đa cấp, các chức năng được nhóm thành một cấp

và chứa trong một nhóm Sử dụng thanh menu này, bạn không cần thiết phải vào thứ tự từng phân hệ hay

phần hành như menu chính vừa trình bày trên mà chỉ cần một thao tác là có thể vào bất cứ một chức năng

nào trên phần hành nào

25 / 464

Trang 27

Hình 4-12: Thanh menu trên cùng

Thanh menu này cũng cho phép bạn thao tác tìm kiếm chức năng mà không cần phải dùng đến chuột Để kíchhoạt menu này, nhấn phím <F10>, để thôi kích hoạt cũng nhấn phím <F10>, sau đó, bạn có thể dùng các phímmũi tên để định vị chức năng cần chạy

Các menu thường sử dụng sẽ được ưu tiên hiện lên trên cùng, các menu ít khi dùng sẽ được hệ thống che đi

để tạo sự đơn giản và linh hoạt khi thao tác Khi có các menu bị che, thanh menu sẽ tạo một biểu tượng hai

mũi tên chỉ xuống, để trình bày toàn bộ menu, nhắp vào biểu tượng này hay chỉ vào nó và chờ một lúc

Cách sử dụng các biểu mẫu, thao tác và báo cáo

Lạc Việt AccNet 2004 thiết kế dựa trên tất cả các chuẩn theo tác của Windows như: Phím nóng, thanh cuộn,menu, thanh công cụ, di chuyển phím, chuột, Nếu bạn đã quen sử dụng các chương trình trên Windows thìbạn đã sẵn sàng để sử dụng Lạc Việt AccNet 2004 Nếu bạn chưa quen thuộc với các khái niệm cơ bản và

cách thao tác trên các ứng dụng nền Windows, bạn vui lòng dành một số ít thời gian để học cách sử dụng vàlàm việc trên môi trường Windows

Ký tự đặc biệt

Bao gồm các ký tự đặc biệt: /, ?, >, <, #, @, %

Ký tự chuẩn

Gồm các ký tự trong bảng chữ cái, ngoại trừ các ký tự đặc biệt

Các ô nhập liệu

Lạc Việt AccNet 2004 sử dụng màu để phân biệt các ô nhập liệu nào là bắt buộc, ô nào là tham chiếu và ô

nào là tùy chọn Với cách trình bày này, khi nhập liệu, bạn sẽ thấy ngay cần thiết phải điền vào ô nhập liệu

nào trên một biểu mẫu

Mặc định, chúng tôi dùng nền màu xanh đậm, chữ trắng là các ô nhập liệu bắt buộc; Điều này có nghĩa, chúngphải được nhập thông tin đầy đủ trước khi bạn có thể nhấn nút <Chấp nhận>

Nền xanh nhạt chữ đen là các ô nhập liệu không bắt buộc Có nghĩa là các ô nhập liệu này là không bắt buộc

khi cần kết thúc nghiệp vụ

Các ô chỉ dành để tham chiếu, chúng tôi dùng màu xám và khoá lại do đó bạn chỉ thấy mà không thao tác gì

trên đó được

Tuy nhiên, nếu thích, bạn có thể thay đổi màu mặc định này bằng một màu khác bằng cách dùng chức năng

"Giao diện của bạn" chúng tôi sẽ trình bày trong chương "Phần hành Quản trị hệ thống"

Các ô nhập liệu cho các dữ liệu như: Số chứng từ, Mã số khách hàng, Mã vật tư, Mã là các khoá được tổ

chức trên CSDL cho nhiều mục đích khác nhau như kết nối, liên lạc, tìm kiếm, phân tích, Do vậy, bạn khôngđược nhập các ký tự sau vào các ô nhập liệu này:

Dấu ngoặc kép - (")

Dấu ghi chú đơn - (')

Dấu ngoặc đơn - (())

Dấu móc vuông ([])

Ký hiệu phép nhân (*)

Ký hiệu và (&)

Lưu số liệu và đóng biểu mẫu nhập liệu

Lạc Việt AccNet 2004 cung cấp hai nút <Chấp nhận> và <Đóng> cho tất cả các màn hình Nhấn <Chấp nhận>để lưu số liệu hiện hành và tiếp tục làm việc với cùng màn hình đang mở Nhấn <Đóng> để đóng màn hình

đang mở khi bạn đã kết thúc công việc ở màn hình này Nếu bạn quên lưu số liệu, trước khi đóng, hệ thống sẽnhắc nhở bạn

Hủy việc nhập liệu

26 / 464

Trang 28

T ìm kiếm số liệu

Lạc Việt AccNet 2004 cung cấp một mũi tên chỉ lên ( ) kế bên ô nhập liệu cần tìm cho phép bạn tìm kiếm sốliệu thông qua một màn hình tìm kiếm Nhấn vào nút này (hoặc nhấn F3 trong khi dấu nhắc nằm trong ô nhập

liệu cần tìm), màn hình tìm kiếm sẽ xuất hiện

Hình 4-13: Tiện ích tìm kiếm

Tiện ích này cho phép bạn tìm kiếm thông tin dựa vào các giới hạn bởi các trường liệt kê trong danh sách Khinhập giá trị cần tìm, bạn có thể dùng dấu (*) để làm giá trị đại diện tìm kiếm các giá trị bất kỳ ở vị trí dấu (*).Ví dụ:

Giới hạn bởi Toán tử Giá trị Ghi chú

Mã tài khoản Like 11* Để tìm tất cả các tài khoản có hai ký tự đầu là 11

Một khi đã nhấn nút tìm, một danh sách số liệu đã trình bày trên màn hình, bạn có thể dùng thanh cuộn để

duyệt số liệu kết quả và nhắp đúp vào mẩu tin cần tìm hoặc nhấn nút <Chọn> Hệ thống sẽ quay lại màn hìnhban đầu trước khi vào tiện ích tìm kiếm và điền thông tin vừa chọn vào ô nhập liệu cần tìm

Trên danh sách số liệu kết quả, bạn có thể thực hiện việc sắp xếp trên một hay một nhóm các trường bằng

cách nhắp chuột phải trên (các) trường muốn sắp xếp và chọn "ascending" nếu muốn sắp tăng dần,

descending nếu muốn sắp giảm dần

Màn hình tìm kiếm sẽ ở tình trạng "đóng băng", nghĩa là giữ nguyên mọi trạng thái như trước khi bạn quay về

màn hình gọi nó, cho đến khi bạn đóng luôn biểu mẩu nhập liệu bên ngoài Hỗ trợ này giúp cho bạn tiết kiệm

được rất nhiều thời gian khi làm việc với tiện ích tìm kiếm nhiều lần trong cùng một biểu mẫu nhập liệu

Trên tab <Tùy chọn>:

Bạn có thể thay đổi giới hạn các mẩu tin trả về hoặc thời gian quá hạn truy vấn để hạn chế số lượng lớn các

mẩu tin truyền qua mạng;

Bạn có thể in danh sách mẩu tin kết quả ra màn hình bằng nút <In danh sách>

Xem và in báo cáo

Trước khi có thể in báo cáo từ hệ thống Lạc Việt AccNet 2004, bạn cần chắc chắn phải đảm bảo các yêu cầusau:

Một trình điều khiển máy in (Printer Driver) phải sẵn sàng: Dùng trình "Printers and Faxs" trong Control

Panel để thiết lập ít nhất một máy in mặc định

Tất cả các báo cáo của hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 được thiết kế trên khổ giấy chuẩn A4, do đó,

để tránh phải thiết lập lại trang in khi xem hoặc in báo cáo, bạn nên thiết lập khổ giấy mặc định là A4

ngay bên ngoài Control Panel trên máy in mặc định

Hệ thống báo cáo của Lạc Việt AccNet 2004 được trình bày trên trang in xem trước (Print preview), trước khibạn có thể in trong chế độ xem trước này

Bạn không thể thay đổi số liệu trên báo cáo khi xem trước, tuy nhiên nếu bạn nhắp chuột phải trên màn hình

xem trước, bạn có thể truy cập một menu cho phép bạn định dạng trang in, thiết lập máy in, chuyển báo cáosang e-mail,

Lạc Việt AccNet 2004 còn hỗ trợ xuất toàn bộ báo cáo thấy được trên màn hình ra các dạng tập tin phổ biếnkhác trong bộ phần mềm văn phòng như: Microsoft Word, Microsoft Excel, hoặc tập tin văn bản

27 / 464

Trang 29

Hình 4-14: Xem báo cáo trên màn hình Giải thích:

(1) - Nhấn nút <In> để trình bày báo cáo sẵn sàng để in lên màn hình

(2) - Thanh công cụ, sau đây là giải thích các biểu tượng trong thanh công cụ, từ trên xuống:

Phóng lớn thu nhỏ kích thước báo cáo

Chuyển báo cáo sang E-Mail

Chuyển báo cáo ra máy in mặc định

Phóng to báo cáo ra 200%

Một trang sẽ trình bày trên màn hình

Hai trang sẽ trình bày trên màn hình

Nhiều trang (có thể lên đến 20 trang, nhắp và giữ chuột, kéo rê chuột từ trên trái xuống dưới phải) sẽ

trình bày trên màn hình

Thoát phải báo cáo

(3) - Tên và địa chỉ của doanh nghiệp của bạn;

(4) - Tiêu đề báo cáo

(5) - Menu popup - Bao gồm các chức năng tượng tự thanh công cụ;

(6) - Menu hệ thống - Chứa các menu tương tự như thanh công cụ; các chức năng xuất báo cáo ra Word,

Excel, và các chức năng hệ thống khác (xem hình 4-15)

Hình 4-15: Menu hệ thống.

Các loại báo cáo

Lạc Việt AccNet 2001e cung cấp hàng trăm mẫu báo cáo khác nhau đáp ứng đầy đủ các yêu cầu thiết yếu

cho doanh nghiệp bạn, chúng tôi tạm chia các báo cáo thành các loại sau:

Báo cáo danh mục

28 / 464

Trang 30

Báo cáo liệt kê

Bao gồm các báo cáo dạng liệt kê danh sách nghiệp vụ phát sinh chi tiết như: Bảng kê mua hàng, sổ chi tiết

bán hàng,

Báo cáo phân tích

Bao gồm các báo cáo có tính chất phân tích số liệu theo nhiều tiêu thức lựa chọn khác nhau như: Phân tích

bán hàng chi tiết, tính tuổi nợ phải thu phải trả,

Báo cáo kiểm tra

Bao gồm các báo cáo có tính chất kiểm tra tính đúng đắn của số liệu khi cần kiểm tra trước khi kết thúc một

công việc nào đó, hoặc là các báo in kết quả của một xử lý không hợp lệ Ví dụ: Báo cáo kiểm tra tính cân đốigiữa tài khoản công nợ tổng hợp trên tài khoản và tổng công nợ trên các đối tượng công nợ; Báo cáo dữ liệukhông hợp lệ khi nhập khẩu số liệu bên ngoài vào hệ thống AccNet;

Báo cáo tài chính

Bao gồm các báo cáo theo mẫu quy định của bộ tài chính: Sổ cái; Bảng cân đối kế toán; Bảng Lưu chuyển

tiền tệ;

Báo cáo cho cấp lãnh đạo

Bao gồm các báo cáo cung cấp thông tin nhanh và cô đọng cho cấp lãnh đạo của doanh nghiệp, giúp đưa ra

các quyết định đúng đắn, kịp thời dựa trên bộ số liệu quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp

Hệ thống phím chức năng

Bảng sau đây liệt kê các phím chức năng giúp bạn thao tác nhanh chóng hơn với Lạc Việt AccNet 2004

Các phím dùng chung trong toàn bộ hệ thống

F5 Gọi nhanh tiện ích máy tính tay

F10 Kích hoạt / Thôi kích hoạt thanh menu

F12 Chuyển đổi ngôn ngữ hiển thị

CTRL + F12 Sửa đổi thông tin ngôn ngữ biểu mẫu hiện thời

CTRL + F7 Di chuyển vị trí màn hình không dùng chuột

SHIFT + F2 Mở màn hình phóng lớn áp dụng cho tất cả các ô nhập liệu

SHIFT + F9 Đọc lại số liệu - Khi dùng trên môi ô nhập liệu nhiều người dùng

CTRL + SHIFT + → Đánh dấu một chữ về phía phải

CTRL + SHIFT + ← Đánh dấu một chữ về phía trái

Các phím dùng trong các màn hình danh sách

F2 Đánh dấu / Không đánh dấu toàn bộ dữ liệu trong ô nhập liệu hiện hành

hiện hành F3 Đóng / Mở hộp danh sách; trong các ô nhập liệu có nút ( ) kế bên: mở

tiện ích tìm kiếm

F6 Chuyển nhanh con trỏ giữa vùng chi tiết nhập liệu và thanh nút lệnh

Page Up Chuyển xuống một trang trong danh sách

Page Down Chuyển lên một trang trong danh sách

CTRL + Page Up Chuyển xuống một mẫu tin trong danh sách

CTRL + Page Down Chuyển lên một mẫu tin trong danh sách

CTRL + Home Chuyển lên đầu danh sách

CTRL + Page Down Chuyển xuống cuối cùng danh sách

Các phím dùng khi xem thêm sửa

ESC Hủy bỏ thao tác trong ô nhập liệu hiện hành

CTRL + ESC Gọi nút lệnh Start của WINDOWS

TAB Di chuyển đến ô nhập liệu kế tiếp

SHIFT + TAB Di chuyển đến ô nhập liệu trước đó

CTRL + TAB Thoát khỏi phần chi tiết, di chuyển đến ( ) kế tiếp trong phần lý lịch

CTRL + SHIFT + TAB Thoát khỏi phần chi tiết, di chuyển đến ô nhập liệu trước đó trong phần

lý lịch SHIFT + → Đánh dấu một ký tự về phía phải

SHIFT + ← Đánh dấu một ký tự về phía trái

29 / 464

Trang 31

Các phím dùng trong chế độ Xem trước khi In

CTRL + P hoặc P Gọi hộp thoại In

S Gọi hộp thoại Thiết lập trang in

C hoặc ESC Thoát khỏi chế độ xem trước khi in

30 / 464

Trang 32

Trước khi cài đặt hệ thống AccNet2004, vui lòng chắc rằng phần cứng và mạng của bạn thoả mãn hoặc mạnh hơn các yêucầu được xác định dưới đây, đồng thời phải đảm bảo máy chủ và máy trạm của bạn được cài đặt và cấu hình theo cácxác định theo sau.

Yêu cầu phần cứng và mạng

Yêu cầu phần mềm

Sao lưu và thiết bị sao lưu

31 / 464

Trang 33

Yêu cầu phần cứng và mạng

Yêu cầu phần cứng tối thiểu cho máy trạm

Chúng tôi phân chia người dùng hệ thống thành ba nhóm khác nhau nhằm tận dụng tối đa tính hiệu quả của

hệ thống

Người ít dùng:

Nhóm người dùng này ít chạy AccNet một cách thường xuyên và chỉ chạy thêm một ứng dụng khác, như

Microsoft Outlook chẳng hạn, cùng lúc với AccNet Nhóm này chỉ thỉnh thoảng chạy in một số báo cáo từ

AccNet, xem dữ liệu và rất ít khi cập nhật số liệu vào cơ sở dữ liệu AccNet

- Pentium 166 Mhz hoặc hơn

- 150 MB đĩa cứng khả dụng

- 64 MB Ram

Người dùng khá thường xuyên:

Nhóm người dùng này chạy AccNet hàng ngày và sẽ chỉ chạy một hay hai ứng dụng khác, như Microsoft

Outlook và Microsoft Excel chẳng hạn, cùng lúc với AccNet Nhóm này sẽ chạy in báo cáo, xem dữ liệu, và

cập nhật số liệu vào cơ sở dữ liệu AccNet

- Pentium II 200 Mhz hoặc hơn

- 64 MB Ram hoặc hơn

Người dùng nhiều:

Nhóm người dùng này chạy AccNet thường xuyên hơn, và sẽ chạy AccNet cùng lúc với không hơn ba ứng

dụng khác Nhóm này sẽ chạy in báo cáo, nhập liệu, xem dữ liệu và chạy các thao tác phức tạp như cập nhậtsổ cái

- Pentium II 400 Mhz hoặc hơn

- 128 MB Ram hoặc hơn

CÁC YÊU CẦU CẤU HÌNH CHUNG Ở CÁC MÁY TRẠM

Phải đảm bảo cài đặt và cấu hình mạng để kết nối tốt với máy chủ

Thiết lập màn hình hiển thị (thông qua Control Panel) tối thiểu thoả mãn các yêu cầu sau:

- Screen resolution: 800 by 600 pixels

- Color quality: Medium (16 bit)

Yêu cầu phần cứng tối thiểu cho máy chủ

AccNet là hệ thống xây dựng theo mô hình think-Client/Server, đòi hỏi máy chủ phải cài đặt Windows 2000 Server vàMicrosoft SQL Server 2000 Do số lượng người dùng có thể thay đổi tùy theo quy mô của doanh nghiệp mà chúng tôi chiaviệc cấu hình máy chủ theo số lượng người dùng kết nối với máy chủ chạy AccNet

1-5 người dùng:

Cấu hình phần cứng cho không quá 5 người dùng cùng lúc kết nối để sử dụng đến máy chủ AccNet SQL ServerDatabase và độ lớn của Database không quá 1GB

- Intel Pentium Pro hoặc Pentium II 200

- Đĩa cứng 2GB (SCSI hoặc IDE - Đề nghị SCSI)

- 128MB hoặc hơn

- Hệ thống Tape backup

T ừ 5 đến 25 người dùng:

Cấu hình phần cứng cho không quá 25 người dùng cùng lúc kết nối để sử dụng đến máy chủ AccNet SQL

Server Database và độ lớn của Database không quá 3GB

- Intel Pentium II 200 hai vi xử lý (dual processor)

- Đĩa cứng 4GB (SCSI Fast/Wide)

- 128MB hoặc hơn

25 người dùng trở lên:

Cấu hình phần cứng cho hơn 25 người dùng cùng lúc kết nối để sử dụng đến máy chủ AccNet SQL Server

Database và độ lớn của Database không quá 10GB

- Intel Pentium II 300 hai vi xử lý (dual processor)

32 / 464

Trang 34

- 256MB hoặc hơn.

Đề nghị với máy chủ

n-máy chủ cho n-dịch vụ

Ngày nay, hầu hết các hệ thống ứng dụng nói chung đề có xu hướng di trú toàn bộ các quy tắc nghiệp vụ vàxử lý từ desktop sang sao lưu thông tin trên máy chủ (Server-Based information stores) Microsoft cũng tung

ra một loại sản phẩm mang tên "x Server" cài đặt trên máy chủ trên nền hệ điều hành NT Server (hay

Windows2000 Server) Các sản phẩm server điển hình và khá phổ biến hiện nay có thể kể như: Microsoft

Exchange Server dùng để quản lý thư điện tử, SQL Server để quản lý các cơ sở dữ liệu quan hệ; Remote

Access Server dùng để quản lý các "kết nối quay số" (dial-up networking), Các sản phẩm này vẫn có thể

cùng tồn tại và hoạt động trên chỉ một máy chủ duy nhất mà không có vấn đề gì cả

Tuy nhiên, một dịch vụ của một ứng dụng nào đó có thể trở nên lớn và tất nhiên là tiêu tốn tài nguyên dùng

chung từ đó ảnh hưởng đến tốc độ xử lý của các dịch vụ khác trên máy chủ này Để cân bằng công việc chotừng dịch vụ, chúng tôi đề nghị cài đặt các ứng dụng "x Server" này trên từng máy chủ riêng biệt để có đượcmột hệ thống mạng tối ưu về tốc đột xử lý cũng như an toàn cho dữ liệu trên mạng

Cài đặt phần cứng máy chủ

Nhiều đĩa cứng

AccNet sẽ chạy tốt nhất nếu bạn cấu hình hệ thống với nhiều đĩa cứng để tối ưu hoá tốc độ xử lý của SQL

Server Càng sắp xếp nhiều đĩa cứng ngang hàng, càng làm tăng tốc độ của hệ thống

AccNet cùng với Microsoft SQL Server sử dụng ba kiểu sử dụng đĩa: Không gian làm việc tạm (temporary

Workspace - tempdb), cơ sở dữ liệu chính (bao gồm table và index) và Sổ theo dõi giao dịch (transaction

log)

- Không gian làm việc tạm (tempdb): Được dùng cho việc sắp xếp, nhóm số liệu và cho các không

gian làm việc tạm khác do SQL Server yêu cầu

- Cơ sở dữ liệu chính là nơi sao lưu số liệu thật của AccNet;

- Sổ theo dõi giao dịch (transaction log) là nơi sao lưu toàn bộ quá trình cập nhật, thay đổi của

cơ sở dữ liệu đã được sao lưu giữa các lần sao lưu của hệ thống dữ liệu của AccNet

Cách sử dụng không gian đĩa

Khi có việc ghi đĩa, các cách ghi đĩa sẽ có sự khác biệt như sau: Ghi số liệu vào Cơ sở liệu Chính và Không

gian làm việc tạm sẽ được thực hiện ngẫu nhiên; sổ theo dõi giao dịch sẽ được ghi liên tục Do có sự khác

biệt cơ bản như vậy, để tăng tốc độ ghi đĩa (tất nhiên sẽ tăng tốc độ xử lý của hệ thống), chúng tôi đề nghị

đặt mỗi một kiểu sử dụng đĩa trên mỗi ổ đĩa cứng vật lý khác nhau

Bằng việc đặt tập tin log và tập tin dữ liệu trên hai đĩa vật lý khác nhau sẽ tăng tốc độ một cách đáng kể

Vài lời khuyên về việc lưu trữ số liệu

Windows 2000 Server và SQL Server phải cùng cài đặt trên ổ đĩa C Ổ đĩa C phải là một phân vùng NTFS(NTFS partition) ít nhất 2GB

Đặt paging file theo công thức:

PAGING FILE SIZE = REAL MEMORY + 11MB

Một đĩa cứng vật lý riêng biệt sử dụng cho AccNet SQL Server database và một ổ khác cho AccNet SQLServer database log Ngoại trừ sử dụng cấu hình RAID

Cài đặt database trên các đĩa sử dụng RAID 5 controller và sử dụng một cặp đĩa riêng biệt khác trong

một cấu hình RAID 1 cho log là một cấu hình tối ưu

Càng nhiều đĩa vật lý trong cấu hình RAID 5 tốc độ càng cao sẽ dùng tốt cho một số lớn người dùng

cùng lúc truy cập

Yêu cầu mạng

100BaseT

33 / 464

Trang 35

Chọn giao thức mạng

Mạng nhanh nhất là mạng sử dụng hết giao thức mạng nhất Với AccNet, một giao thức mạng duy nhất được

đề nghị là TCP/IP Nếu bạn không đòi hỏi phải sử dụng giao thức khác để hỗ trợ cho các hệ thống khác trong

hệ thống mạng máy tính của bạn, tiêu chuẩn nhất là TCP/IP, với giao thức này, hệ thống mạng của bạn sẽ

giảm thiểu rủi ro hỏng hóc và tăng tối đa tốc độ truyền thông Nếu bạn nhất thiết phải dùng nhiều giao thức

thì tốt nhất là giữ số giao thức ở mức tối thiểu

34 / 464

Trang 36

Yêu cầu phần mềm

Máy chủ AccNet

Hệ điều hành - Máy chủ AccNet phải được chạy trên nền của một trong các hệ điều hành sau:

Windows 2000 Server;

Windows 2000 Advanced Server;

Windows 2000 Data Center

Ứng dụng - Microsoft SQL Server 2000

Máy trạm AccNet

Hệ điều hành - Máy trạm AccNet phải được chạy trên nền của một trong số các hệ điều hành sau:

Windows 98 - Không dùng nên dùng hệ điều hành này cho máy trạm muốn sử dụng đa ngôn ngữ Hệ điều hành nàychỉ được đề nghị khi sử dụng giao diện và số liệu không cần hỗ trợ các ngôn ngữ phi latinh hoặc tiếng Việt

Windows 2000 - Được đề nghị sử dụng;

Windows XP

Ứng dụng - Microsoft Access 2000 Runtime - Phần mềm này là một phần mềm miễn phí dùng để làm môi trường chạy hệ

thống AccNet Phần mềm này sẽ được cài đặt thông qua trình cài đặt của AccNet

Các tùy chọn:

Nếu bạn chọn thêm hệ thống AccNet-BIS (Business Inteligent System) hay muốn kết xuất các báo cáo từ hệ thốngAccNet - Bộ phần mềm Microsoft Office 2000 được Lạc Việt đề nghị bạn cài đặt trên các máy trạm

Nếu sử dụng hệ thống Báo cáo trên WEB, bạn cần thiết phải cài đặt IE6 làm trình duyệt chuẩn để kết xuất báo cáo

do AccNet cung cấp thông qua InterNet

35 / 464

Trang 37

Sao lưu và thiết bị sao lưu

An toàn số liệu là yêu cầu hàng đầu trong mọi ứng dụng máy tính Hệ thống của bạn có thể gặp sự cố bất kể khi nào Cácsự cố thường gặp là:

Hệ thống máy tính của bạn bị nhiễm Virus: Đây là sự cố thường gặp nhất và khả năng gây hại cũng thuộc hàng caonhất Tùy theo tính chất nguy hiểm của Virus mà máy tính của bạn có thể hư hỏng nhẹ hoặc hư luôn toàn bộ số liệutrên máy tính bị nhiễm Trong trường hợp này, nếu bạn không lưu trữ số liệu ra bên ngoài thì bạn sẽ tiếp tục côngviệc như thế nào? Hỏi tức là đã trả lời rồi vậy!!!

Ðĩa cứng chứa số liệu bị hỏng: Thực chất, mọi máy móc đều có thể hỏng bất cứ lúc nào mà "không báo trước", đĩacứng cũng vậy Khi đĩa cứng đã bị hỏng vật lý thì số liệu gần như vô phương cứu chữa

Các nguyên nhân khác như: Hoả hoạn, động đất, cũng có thể xảy ra Với các lý do nêu trên, chúng tôi khuyếncáo bạn nên xem việc sao lưu là một công việc tối quan trọng Việc sao lưu có thể coi là một hình thức bảo hiểmnhằm giảm thiểu các rủi ro cho hệ thống máy tính của bạn

Các thiết bị sao lưu mà Lạc Việt đề nghị bạn mua là một trong những thiết bị sao lưu sau: CD-ROM writer, Iomega ZIP 100,đĩa quang, EXABYTE EXB-8700 8 mm và DAT 4mm

Thiết bị sao lưu thứ hai

Luôn luôn chắc rằng, bạn có ít nhất hai thiết bị sẵn sàng đọc dữ liệu sao lưu Nếu hệ thống máy chủ của bạn có thiết bịsao lưu băng từ chính và ngay lúc cần khôi phục số liệu, máy chủ này không hoạt động, bạn sẽ không có cách nào khácđể khôi p̣hục số liệu từ băng từ Cài đặt một thiết bị đọc băng từ thứ hai trên một máy khác để có thể khôi phục số liệukhi máy chủ chính bị trục trặc

Trình sao lưu SQL Server SQL

Server sao lưu số liệu trong các tập tin máy tính giống bất kỳ một phần mềm nào khác Song, các tập tin này lại khôngtheo chuẩn sao lưu và khôi phục ở mức tập tin Thay vào đó, SQL Server thực hiện việc sao lưu và khôi phục số liệuthông qua các chức năng cung cấp trong SQL Enterprise Manager Để biết thêm chi tiết, xin xem trong SQL Server BooksOnline

Lập kế hoạch sao lưu

Lần sao lưu cuối cùng cùng với các transaction log theo sau là dữ liệu tốt nhất cho việc khôi p̣hục số liệu của bạn một khihệ thống bị hỏng Hãy chắc rằng bạn đã xây dựng chiến lược sao lưu số liệu hàng ngày ra sao để đảm bảo tính toàn vẹnsố liệu của bạn

Vài lời khuyên về việc sao lưu số liệu

Phân công cho một hay hai người chịu trách nhiệm lên kế hoạch và theo dõi quá trình sao lưu số liệu

Chu kỳ sao lưu càng ngắn thì số liệu bị mất do sự cố càng ít

Không nên tổ chức lưu trữ số liệu sao lưu trên cùng một đĩa cứng với số liệu gốc: Có nhiều người thực hiện việc saolưu bằng cách tạo nơi lưu trữ cùng ổ đĩa cứng vật lý với số liệu gốc Điều này, bạn nên tránh bởi vì khi ổ đĩa bị hỏngthì bạn sẽ mất "cả chì lẫn chài"

Định kỳ kiểm tra tình trạng của các thiết bị sao lưu;

Cất các thiết bị lưu trữ (băng từ, đĩa quang, CD, ) ở một nơi khác với nơi đặt máy chủ chức số liệu gốc: Các sựcố như hoả hoạn, động đất có thể làm mất hoàn toàn số liệu trên máy chủ, một bản sao lưu số liệu đặt ở một nơikhác là cần thiết trong trường hợp này

36 / 464

Trang 38

Phần hành Quản trị hệ thống

Phần hành này bao gồm các chức năng quản trị hệ thống, thiết lập các thông tin chung toàn hệ thống, nhằm đảm bảocho sự thống nhất hoạt động chung của toàn chương trình, bảo đảm tính bảo mật, và an toàn số liệu, thực hiện một sốchức năng liên quan đến nghiệp vụ kế toán mà chỉ có kế toán trưởng hoặc giám đốc mới có quyền thực hiện

Chức năng này thường do người quản trị hệ thống làm

Các chức năng nhập liệu

Các chức năng thao tác

37 / 464

Trang 39

Các chức năng nhập liệu

Bao gồm:

Định nghĩa dạng thức xuất khẩu số liệu

Danh sách người dùng

Danh sách nhóm người dùng

Quản trị lô số liệu

Thiết lập năm tài chính

38 / 464

Trang 40

Dạng thức xuất khẩu số liệu (AL)

Bao gồm:

Mã xuất khẩu

T ên xuất khẩu

Mã định dạng

Kiểu định dạng

[Trở về đầu trang]

39 / 464

Định dạng
Số trang	465
Dung lượng	5,46 MB