Tìm hiểu các chức năng menu file trong power point

MỞ ĐẦU 1. LÍ DO CHỌN TIỂU LUẬN Power point là phần mềm tạo trình diễn (presentation) chuyên nghiệp có nhiều tiện ích giúp trình bày, thuyết trình các vấn đề trở nên sinh động và hiệu quả hơn, được sử dụng trong các báo cáo, hội nghị, giảng dạy ... Từ những kiến thức được các thầy cô giảng dạy nhóm chúng em tìm hiểu một số chức năng của menu file qua đề tài “Tìm hiểu các chức năng menu file trong Power point” 2. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 2.1. Mục đích Qua những kiến thức đã được các thầy cô giảng dạy, chúng em đi tìm hiểu chức năng cụ thể của từng group của menu file trong Power point, từ đó trang bị, cũng cố những kiến thức đã được học và tìm hiểu thêm nhằm trang bị cho bản thân những kỹ năng kiến thức của môn học. 2.2. Yêu cầu. Để đạt được hiệu quả cao trong nhiệm vụ làm bài tiểu luận này, nhóm phân công cho mỗi thành viên một phần, ngoài ra nhóm sẽ hội ý bổ sung cho nhau, bố trí thời gian thảo luận. 3. ĐỐI TƯỢNG TÌM HIỂU Tìm hiểu các chức năng của menu file trong Power point 4. PHƯƠNG PHÁP TÌM HIỂU Phương pháp phân tích và so sánh. Phương pháp logic. Phương pháp nghiên cứu, đánh giá từ thực tế sử dụng. 5. PHẠM VI TÌM HIỂU Sử dụng trong hệ điều hành Microsoft Power point

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  MÔN TIN HỌC ỨNG DỤNG Thanh Hóa, ngày 18 tháng 02 năm 2012 TIỂU LUẬN PHOTO QUANG TUẤN ĐT: 0972.246.583 & 0166.922.4176 Gmail: vtvu2015@gmail.com; Fabook: vttuan85 LỜI CẢM ƠN 2 MỤC LỤC MỤC LỤC 3 MỞ ĐẦU 4 NỘI DUNG 5 Chương 1: CÁC CHỨC NĂNG CỦA MENU FILE TRONG POWER POINT 5 1.1. Chức năng Window của view trong excel (SVTH Lê Thu Hoài) 7 1.2. Chức năng của Zoom của view trong excel (SVTH Lê Thu Hoài) 9 10 1.4 10 1.2. Chức năng của Pivot Table 10 1.2.1. Cách thực hiện 11 1.2.2. Cách tạo một báo cáo PivotTable đơn giản 12 1.3. Tạo một báo cáo PivotTable với nhiều cột 18 1.4. Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable 24 1.4.1 Sử dụng dữ liệu của cùng một bảng tính Excel 25 1.4.2. Sử dụng dữ liệu nguồn từ một bảng tính Excel khác 26 1.4.3. Sử dụng nhiều dãy dữ liệu có cùng cấu trúc (MultipleConsolidationRanges) 28 1.4.4. Tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một báo cáo PivotTable đã có 38 1.5. Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable 39 2. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG CONSOLIDATE TRONG EXCEL 42 2.1. Khái niệm về Consolidate 42 2.2. Cách sử dụng Consolidate 43 2.4. Các vấn đề cần lưu ý khi sử dụng lệnh Consolidate 44 PHẦN C. KẾT LUẬN 45 1. Kết quả tìm hiểu 45 1.1. 45 2. De xuat kien nghi: 45 DANH SÁCH NHÓM 46 STT 46 Họ Và Tên 46 MSSV 46 Lớp 46 1 46 Lê Thu Hoài 46 11011993 46 ĐHKT7A 46 2 46 Phùng Thị Kim Phượng 46 11011223 46 ĐHKT7A 46 3 47 Nguyễn Thị Phương Phú 47 11010543 47 ĐHKT7A 47 4 47 Hà Thị Thu Thảo 47 ĐHKT7A 47 3 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 MỞ ĐẦU 1. LÍ DO CHỌN TIỂU LUẬN Power point là phần mềm tạo trình diễn (presentation) chuyên nghiệp có nhiều tiện ích giúp trình bày, thuyết trình các vấn đề trở nên sinh động và hiệu quả hơn, được sử dụng trong các báo cáo, hội nghị, giảng dạy Từ những kiến thức được các thầy cô giảng dạy nhóm chúng em tìm hiểu một số chức năng của menu file qua đề tài “Tìm hiểu các chức năng menu file trong Power point” 2. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 2.1. Mục đích Qua những kiến thức đã được các thầy cô giảng dạy, chúng em đi tìm hiểu chức năng cụ thể của từng group của menu file trong Power point, từ đó trang bị, cũng cố những kiến thức đã được học và tìm hiểu thêm nhằm trang bị cho bản thân những kỹ năng kiến thức của môn học. 2.2. Yêu cầu. 4 Để đạt được hiệu quả cao trong nhiệm vụ làm bài tiểu luận này, nhóm phân công cho mỗi thành viên một phần, ngoài ra nhóm sẽ hội ý bổ sung cho nhau, bố trí thời gian thảo luận. 3. ĐỐI TƯỢNG TÌM HIỂU Tìm hiểu các chức năng của menu file trong Power point 4. PHƯƠNG PHÁP TÌM HIỂU - Phương pháp phân tích và so sánh. - Phương pháp logic. - Phương pháp nghiên cứu, đánh giá từ thực tế sử dụng. 5. PHẠM VI TÌM HIỂU Sử dụng trong hệ điều hành Microsoft Power point NỘI DUNG Chương 1: CÁC CHỨC NĂNG CỦA MENU FILE TRONG POWER POINT Mở thực đơn File từ đó ta có thể truy cập các lệnh mở (open), lưu (save), in (print),tạo mới (new) và chia sẽ bài thuyết trình, và nhiều chức năng khác. Nút lệnh Chức năng Lưu một tập tin 1.1.Chức năng lưu Muốn lưu một tập tin, ta mở thực đơn File, từ đó truy cập lệnh Save. Hộp thoại File Save xuất hiện • Tìm nơi lưu tập tin tại Save in • Đặt tên tập tin tại File name • Save as type để mặc định là Power point presentation hoạc có thể lưu ở định dạng khác như Power point 97-2003 presentation; Power point Macro- Enabled presentation; PDF …. • Nhấn nút Save để lưu. 5 Sau khi lưu tập tin trong quá trình thao tác chúng ta phải thường xuyên lưu tập tin bằng cách kích chuột lên biểu tượng Save ( ) hoạc có thể cài đặt chế độ lưu tự động, tránh trường hợp mất điện đột ngột hoạc máy bị lỗi. Chế sao lưu tự động trong một khoảng thời gian nhất định (mặc định là 10 phút/lần). Nhưng có thể tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời gian giữa các lần sao lưu lại để đề phòng trường hợp máy tích bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện. Cách tùy chỉnh rất đơn giản: Bấm vào thực đơn File, chọn options, chọn Save, bạn chỉ cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save AutoRecover Information Every rồi chỉnh lại thời gian sao lưu tự động theo ý muốn . Tùy chỉnh sao lưu tự động trong Excel 2007 Trên đây là chế độ lưu tự động, tuy nhiên có lúc bạn cần phải thực hiện sao lưu thủ công. Sau đây là vài cách lưu workbook: Chọn nút có hình chiếc đĩa mềm trên thanh Quick Access Tollbar ở góc trên cùng bên trái màn hình để mở nhanh chức năng Office Save để tiến hành sao lưu tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12 để thực hiện công việc quan trọng này. Nếu muốn tạo bản sao để giữ tập tin gốc, bạn chọn chức năng Save As và đặt tên khác, cũng như chọn kiểu tập tin tại Save as type, chọn nơi chứa cho tập tin (bản sao) bạn vừa tạo ra. Cuối cùng nhấn nút Save để lưu trữ. 6 Hình 1.1.Lưu tập tin 1.2. Chức năng 1.1. Chức năng Window của view trong excel (SVTH Lê Thu Hoài) Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một worksheet hay các worksheet trong cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ được gắn thêm chỉ số phía sau tên tập tin. Ch n nhóm View Window New Window 7 Để so sánh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn chọn tiếp nhóm View Window View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cuốn thanh cuốn ở cửa sổ này thì cửa sổ kia cũng được cuốn theo. Để tắt tính năng cuốn đồng thời này bạn vào ViewWindow Synchronous Scrolling (nếu nó đang bật). Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề Tính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải thực hiện nhiều việc tham chiếu. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia trên bảng tính, sau đó chọn View Window Split. Để bỏ khung bảng tính thì nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấp chuột 2 lần lên đường chia dọc và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cuốn dọc và ngang có một ngấn nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có biểu tượng (công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi muốn chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính. Minh họa chia 4, chia 2 dọc, chia 2 ngang Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn cố định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc cố định này rất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn hình xuống phía dưới để nhập liệu. Để cố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cần định, sau đó chọn View Window Freeze Panes chọn kiểu cố định phù hợp. Nếu chọn : • Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành • Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách • Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Minh họa cố định các tiêu đề 8 Để bỏ cố định thì vào View Window Freeze Panes Unfreeze Panes Sử dụng Watch Window Tính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. Bạn muốn giám sát ô nào thì đưa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. Gọi cửa sổ Watch Window bạn chọn nhóm Formulas Formula Auditing Watch Window, sau đó chọn ô cần theo dõi và nhấn vào nút Add Watch trên cửa sồ Watch Window. Cửa sổ Watch Window 1.2. Chức năng của Zoom của view trong excel (SVTH Lê Thu Hoài) Sử dụng thanh Zoom Excel 2010 b trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có thể giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì nhấn và nút dấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn vào nút dấu trừ. 9 1.4. Pivot table: là công cụ báo cáo rất mạnh của Excell nó bao gồm cả chức năng subtotal và chức năng consolidate và lọc với các điều kiện. Đặc biệt sử dụng trong việc lấy dữ liệu từ các máy khác cũng như kết hợp đến 256 bảng tính lại thành 1 bảng tính chung. Vì thế pivot table được gọi là " bảng động" có nghĩa dễ sử dụng và rất linh hoạt, để thay đổi chỉ cần kéo, thả và làm mới dữ liệu. Cả subtotal và Pivot table đều phải bắt buộc có 1 trường để tính toán ( cộng, đếm ). Pivot Table cho phép bạn tổng hợp dữ liệu theo mảng tương ứng với các giá trị bạn định chọn. 1.2. Chức năng của Pivot Table. Đây là công cụ tổng hợp rất mạnh của Excel, khi cần tổng hợp nhanh thì không có hàm hay VBA nào sánh kịp. PivotTable giúp thống kê dữ liệu theo nhiều cấp độ khác nhau với nhiều hình thức đa dạng từ một bảng dữ liệu chính. Pivot table làm các việc như: - Lọc dữ liệu (lập một bảng chuyên nghiệp mà người dùng có thể lọc dữ liệu không phải thông qua Advance Filter) - Tổng hợp thông tin. - Tìm hiểu biến động thị trường, biến động của các yếu tố cần phân tích - Phân tích một bài toán kinh tế (cho yêu cầu phân tích kinh doanh) Mục đích của PivotTable là khả năng tổ chức tương tự như tạo một báo cáo dựa trên một CSDL được tạo từ các trường ( cột ) để có thể tạo có một cái nhìn tổng quát đến hay chi tiết khi cần trích xuất một đối tượng ( dữ liệu) với các trường ( cột ) kèm 10 [...]... hãy thử sử dụng các nút xổ xuống bên cạnh các nhãn, để xem chúng làm việc như thế nào Lọc là một trong chức năng quan trọng nhất của một PivotTable, người dùng cần hiểu rõ cách lọc của một PivotTable, để có thể dễ dàng tiếp cận với những chức năng cao cấp hơn Trong PivotTable mà chúng ta đã thực hành trong bài này, có cột Grand Total, là một mặc định của PivotTable Tuy nhiên, bởi vì các dữ liệu nguồn... là List trong các 28 version trước) Những nguồn dữ liệu này có thể nằm trong cùng một bảng tính, hoặc nằm trong những bảng tính khác nhau Nhưng, chức năng Create PivotTable của Excel 2007 lại không hỗ trợ Multiple Consolidate Ranges, và không có tùy chọn này Để sử dụng được MultipleConsolidationRanges, chúng ta phải cầu viện đến chức năng PivotTable and PivotChart Wizard, một chức năng có trong những... với mỗi vùng dữ liệu nguồn là môt mục (item) trong Page Field đó Page Field có thể tạm hiểu như là chức năng lọc "cấp 1" của PivotTable Trong cửa sổ PivotTable Field Lists, Page Field chính là những mục nằm trong khung Report Filter Nếu không có, xem như Page Field = All (xem tất cả các dữ liệu) o I will create the page fields — Dùng tùy chọn này để tự tạo các Page Field của riêng bạn Bạn có thể tạo... version trước của Excel Trong Excel 2007, chức năng này vẫn còn, nhưng bị ẩn đi Để gọi nó ra, người dùng phải sử dụng những phím tắt dùng để gọi PivotTable and PivotChart Wizard trong Excel 2003, đó là: Alt+D+P Và nếu như thuộc tất cả các phím tắt để gọi lệnh trên menu của Excel 2003, thì người dùng có thể sử dụng chúng trong Excel 2007, cho dù Ribbon của Excel 2007 thì chẳng giống gì Menu Bar của Excel... xem hơn Các bước để tạo ra một cái vỏ của PivotTable như đã trình bày ở bài 1 Nếu bạn làm đúng, hộp thoại PivotTable Field List của bạn sẽ giống như sau: 20 Trong danh sách các Field sẽ có Store, Category và Titles Hãy nhấn chọn cả ba Excel sẽ làm giúp bạn các việc sau: o o o Đem Store và Category vào trong hộp Row Labels Đem Tiltes vào trong hộp Values, với cái tên là Sum of Titles Trình bày các thông... Labels thành Column Lables? Có hai cách: Cách 1: Trong hộp thoại PivotTable Field List, trong vùng Row Labels, bạn hãy nhấn vào nút mũi tên bên cạnh mục Category, và chọn lệnh Move To Column Labels Cách 2: Nếu như bạn khéo sử dụng chuột, bạn có thể "nắm" và "kéo" cái mục Category ra khỏi vùng Row Labels rồi "thả" nó vào vùng Column Labels Sau khi làm xong một trong 2 cách trên, bạn sẽ thấy PivotTable... hình sau: Trên đây là các bước cơ bản để tạo ra một PivotTable 1.3 Tạo một báo cáo PivotTable với nhiều cột Cách tạo một báo cáo PivotTable phức tạp hơn, có nhiều cột cũng như nhiều hàng hơn Bạn xem dữ liệu sau đây Nó là dữ liệu của những cửa hàng cho thuê băng video: 18 19 Các hàng dữ liệu trong bảng trên khac với dữ liệu được trong phần tạo một PivotTable đơn giản Mỗi hàng trong bảng đại diện cho... hoặc thành cột thì nhắp bỏ vào ô Column, giá trị cần lọc cho các chỉ tiêu trên bạn nhấp bỏ 11 vào ô Data, click Finish sẽ cho bạn bảng tổng hợp các chỉ tiêu bạn cần tìm 1.2.2 Cách tạo một báo cáo PivotTable đơn giản PivotTable và PivotChart là những công cụ phân tích dữ liệu rất mạnh trong Excel Chúng có thể biến những con số dường như vô nghĩa trong một khối dữ liệu khổng lồ thành những con số có nghĩa... môt ô (bất kỳ ô nào) nằm ở trong vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn tạo PivotTable Rồi, bạn nhấn nút PivotTable nằm trong nhóm Insert của thanh Ribbon: Excel sẽ hiển thị hộp thoại Create PivotTable như hình sau đây: 13 Trong hộp thoại này, bạn thấy rằng địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu (A2:K44) đã được nhập sẵn trong hộp Table/Range Nếu như các nút tùy chọn được chọn giống hệt trong hình: Select a table or... Wizard theo các bước đã trình bày ở trên, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đánh dấu vào tùy chọn Create a Single-Page Field, rồi nhấn Next để sang Step 2b, rồi theo các bước sau: 30 1 Nhấn vào nút Select ở bên phải hộp Range 2 Chọn dãy A3:B9 trong bảng tính 3 Nhấn lại vào nút Select để đưa dãy vừa chọn vào trong khung Range Nếu bạn bỏ qua bước 1, mà chỉ cần dùng chuột chọn trực tiếp dãy A3:B9 trong bảng . dạy Từ những kiến thức được các thầy cô giảng dạy nhóm chúng em tìm hiểu một số chức năng của menu file qua đề tài Tìm hiểu các chức năng menu file trong Power point 2. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 2.1 4 NỘI DUNG 5 Chương 1: CÁC CHỨC NĂNG CỦA MENU FILE TRONG POWER POINT 5 1.1. Chức năng Window của view trong excel (SVTH Lê Thu Hoài) 7 1.2. Chức năng của Zoom của view trong excel (SVTH Lê Thu. cho nhau, bố trí thời gian thảo luận. 3. ĐỐI TƯỢNG TÌM HIỂU Tìm hiểu các chức năng của menu file trong Power point 4. PHƯƠNG PHÁP TÌM HIỂU - Phương pháp phân tích và so sánh. - Phương pháp