Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán BCTC

Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán BCTC do Công ty Kiểm toán và Dịch vụ Tin Học (AISC) thực hiện

Lời nói đầu Trong bối cảnh kinh tế ngày héi nhËp víi nỊn kinh tÕ thÕ giíi th× mét tất yếu khách quan kinh tế Việt Nam phải có môi trờng kinh doanh lành mạnh Để đảm bảo cho môi trờng dịch vụ kiểm toán Báo cáo tài (BCTC) ngày trở nên cần thiết Dịch vụ kiểm toán BCTC phần tập trung nhiều công sức, chi phí công ty kiểm toán, nhng thông qua chất lợng dịch vụ này, trình độ chuyên môn kiểm toán viên (KTV) uy tín nghề nghiệp công ty đợc nâng cao, từ nâng cao vị họ thị trờng Kiểm toán BCTC bao gåm viƯc kiĨm to¸n rÊt nhiỊu c¸c chu trình khác nhng lại có mối quan hệ mật thiết với Chu trình bán hàng thu tiền giai đoạn cuối chu trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, phản ánh hiệu toàn trình hoạt động sản xuất kinh doanh tình hình tài doanh nghiệp Kết giai đoạn thể BCTC chØ tiªu quan träng cđa doanh nghiƯp thu hót sù quan tâm nhiều ngời sử dụng thông tin BCTC Chính vây, kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiỊn cã ý nghÜa rÊt lín kiĨm to¸n BCTC công ty kiểm toán, giúp KTV hạn chế đợc rủi ro xảy ra, nâng cao hiệu kiểm toán đồng thời trách nhiệm ngời quan tâm Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, trình học tập khoa Kế toán, trờng đại học Kinh tế quốc dân thời gian thực tập tốt nghiệp công ty Kiểm toán Dịch vụ Tin học (AISC), em định chọn đề tài Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền kiểm toán BCTC Công ty Kiểm toán Dịch vụ Tin häc (AISC) thùc hiƯn” Néi dung chÝnh cđa ®Ị tài gồm chơng: Chơng I: Cơ sở lý luận kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền quy trình kiểm toán Báo cảo tài Chơng II: Thực tế kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền kiểm toán Báo cảo tài Công ty kiểm toán AISC thực Chơng III: Bài học kinh nghiệm số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền quy trình kiểm toán Báo cảo tài Công ty kiểm toán AISC Với đề tài nghiên cứu này, em muốn tìm hiểu rõ chất nh quy trình thực kiểm toán lý luận thực tiễn Báo cáo đợc thực sở phơng pháp luận quan điểm chủ nghĩa vật biện chứng, kết hợp phơng pháp khảo sát, phân tích tổng hợp, thống kê, nghiên cứu tình hình thực tế qua thực tiễn kiểm toán qua hồ sơ kiểm toán Tuy nhiên, hạn chế nguyên nhân khách quan chủ quan nên Báo cáo chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình GV Trần Mạnh Dũng,Thầy giáo hớng dẫn; Anh Đào Tiến Đạt, Giám đốc chi nhánh AISC Hà Nội thầy cô khoa đà giúp em hoàn thành báo cáo chuyên đề Chơng I: Cơ sở lý luận kiểm toán chu trình Bán hàng- thu tiền quy trình kiểm toán Báo cáo tài I Đặc điểm chu trình bán hàng - thu tiền ý nghĩa Đối với doanh nghiệp sản xuất, trình sản xuất kinh doanh biểu tồn phát triển doanh nghiệp Quá trình bao gồm hoạt động nối tiếp liên tục thành vòng tròn tuần hoàn, lặp lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất Theo cách nhìn nhà quản lý góc độ tài chính, trình bao gồm nhiều chu trình nghiệp vụ cụ thể, chu trình nghiệp vụ lại đợc cấu thành tập hợp nghiệp vụ kinh tế có liên quan chặt chẽ với Trớc hết, doanh nghiệp huy động nguồn vốn có sở tự có, vay mợn trả lÃi (chu trình huy động- hoàn trả vốn), nguồn đợc biểu dới hình thái tiền tệ nh tiền mặt, tiền gửi, khoản tơng đơng tiền (chu trình vốn tiền) Nguồn vốn tiền đợc dùng để mua sắm t liệu sản xuất, hàng hoá, dịch vụ (chu trình mua hàng- toán) thuê nhân công (chu trình tiền lơng- nhân viên) để tiến hành sản xuất tích trữ sản phẩm hàng hoá (chu trình hàng tồn kho) Kết thúc chu kỳ kinh doanh chu trình bán hàng- thu tiền Nh vậy, chu trình bán hàng- thu tiền đợc coi chu trình cuối cùng, không đánh giá hiệu chu trình trớc hiệu toàn trình sản xuất kinh doanh khả bù đắp chi phí để tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất Một chu trình nghiệp vụ bán hàng- thu tiền hiệu có nghĩa vốn đợc huy động mức tạo tiền đề cho sản xuất cho chu trình đợc thực cách có hợp lý Theo chế độ kế toán hành Việt Nam, trình tiêu thụ đợc thực hàng hoá, dịch vụ đợc chuyển giao, đợc ngời mua chấp nhận toán Theo đó, có nhiều phơng thức bán hàng khác nhau: Phơng thức tiêu thụ trực tiếp: Doanh nghiệp giao hàng cho ngời mua trực tiếp kho phân xởng sản xuất doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu cho ngời mua Phơng thức chuyển hàng theo hợp đồng: Doanh nghiệp chuyển hàng đợc bán đến địa điểm theo hợp đồng Số hàng đợc chuyển quyền sở hữu ngời mua toán chấp nhận toán phần toàn Phơng thức tiêu thụ qua đại lý: Doanh nghiệp chuyển hàng đến điểm đại lý tiêu thụ Số hàng đợc coi hàng ký gửi, đại lý đợc coi nơi nhận hàng bán hàng hộ doanh nghiệp đợc hởng hoa hồng tính doanh số bán đợc theo tỷ lệ định đà thoả thuận trớc Phơng thức bán hàng trả góp: Theo phơng thức hàng hoá giao cho khách hàng đợc gọi tiêu thụ Ngời mua tiến hành toán theo quy định doanh nghiệp Ngoài ra, có hình thức bán hàng khác nh doanh nghiệp sử dụng vật t, hàng hoá, sản phẩm để toán nội doanh nghiệp Với hình thức bán hàng phong phú, phơng thức toán nh việc tổ chức hạch toán kế toán đa dạng Có thể nói, chu trình bán hàng- thu tiền giai đoạn quan trọng trình sản xuất kinh doanh Tổ chức chứng từ kế toán Căn để ghi sổ kế toán chứng từ minh chứng nghiệp vụ đà phát sinh Vì vËy, tỉ chøc tèt hƯ thèng chøng tõ kÕ to¸n đảm bảo cho việc ghi chép kịp thời đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị Tuỳ vào chơng trình khác Theo đó, tổ chức chứng từ cho chu trình bán hàng- thu tiền Bộ phận đợc thực nhBộ phận sau: cung ứng cung ứng Trờng hợp 1: Hàng hoá Thủ trưởng Thủ trưởng kế kế toán trưởng bán sản toán trưởng Bộ phận Bộ phận kho kho KÕ to¸n KÕ to¸n to¸n to¸n phÈm vật chất, quy trình luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Nhu cầu Nhu cầu bán hàng bán hàng Sơ đồ 01: Quy trình luân chuyển chứng từ Lập Lập chứng từ chứng từ bán hàng bán hàng Ký duyệt4 Ký duyệt hoá đơn hoá đơn bán hàng bán hàng Giao nhận Giao nhận theo hợp theo hợp đồng ®ång L­u L­u chøng tõ chøng tõ Ghi sỉ vµ Ghi sổ dõi theo theo dõi toán toán Trờng hợp 2: Hàng hoá sản phẩm phi vật chất quy trình luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 02: Quy trình luân chuyÓn chøng tõ Bé Bé phËn phËn kinh kinh doanh doanh Bé phËn Bé phËn cung cÊp cung cÊp dÞch vụ dịch vụ Thủ trư Thủ trư ởng ởng kế toán kế toán trưởng trưởng Kế Kế toán toán bán bán hàng hàng Thủ Thủ quỹ quỹ Nhu cầu Nhu cầu cung cấp cung cấp dịch vụ dịch vô L­u L­u chøng tõ chøng tõ LËp LËp chøng chứng từ bán từ hàng bán hàng Cung Cung cấp cấp dịch vụ dịch vụ Ký duyệt Ký duyệt hoá đơn hoá đơn dịch vụ dịch vụ Ghi sổ Ghi sổ doanh doanh thu thu sổ sỉ kh¸c kh¸c Thu Thu tiỊn tiỊn 2.1 Chøng tõ + Báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm trớc năm + Các hợp đồng đà ký kết cung cấp hàng hoá dịch vụ Đây thoả thuận doanh nghiệp khách hàng loại hàng hoá dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp Đây văn pháp lý để quy định rõ quyền nghĩa vụ bên tham gia ký kết hợp đồng + Các đơn đặt hàng khách hàng + Hoá đơn bán hàng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ngời bán + Biên toán, lý hợp đồng kinh tế; biên toán cung cấp hàng hoá dịch vụ + Phiếu thu, giấy báo có Ngân hàng kèm theo văn kê, sổ phụ Ngân hàng + Các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hoá, thành phẩm 2.2 Sổ sách + Nhật ký bán hàng + Các sổ sách hạch toán chi tiết khoản phải thu + Nhật ký thu tiền bảng kê số + Sổ hạch toán hàng tồn kho + Sổ tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 2.3 Hệ thống tài khoản sử dụng o Vốn tiền 111,112 o Các khoản phải thu 131,138 o Hàng tồn kho 152 o Doanh thu bán hàng 511 o Giá vốn hàng bán 632 o Chi phí bán hàng 641 o Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 o Các tài khoản khác 531,532,3331,139,711,004 2.4 Sơ đồ hạch toán kế toán Sơ đồ 03: Kế toán doanh thu bán hàng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng Sơ đồ 04: Theo phơng thức bán hàng trực tiếp TK 511 TK 111, 112, 131 TK 641 Doanh thu bán hàng Hoa hồng phải trả TK 3331 VAT phải nộp Sơ đồ 05: Theo phơng thức bán hàng trả góp TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng TK 3331 VAT phải nộp TK 515 LÃi trả góp Sơ đồ 06: Đối với khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán trả lại, doanh thu trả trớc dự phòng phải thu khó đòi TK 111,112,131 TK 521,531,532 Chiết khấu, giảm TK 511 Kết chuyển khoản TK 111,112 Doanh thu nhận giá hàng bán giảm trừ doanh thu TK 3387 Doanh thu Doanh thu Kú nµy NhËn tríc TK131 DT cha thu TK 3331 TK 642 Xử lý nợ phải thu VAT phải nộp TK 711 TK 139 Hoàn nhập dự Lập Phòng nợ khó đòi dự phòng Chức chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng- thu tiền trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá, trình trao đổi hàng tiền kết thúc việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền Hàng hoá tiền tệ đợc xác định theo chất kinh tế chúng Hàng hoá tài sản hay dịch vụ chứa đựng bán đợc Tiền tệ phơng thức toán nhờ mà quan hệ giao dịch toán đợc giải tức thời Bán hàng trình có mục đích thống song phơng thức thực mục đích đa dạng Mỗi loại hình doanh nghiệp có cấu chức chứng từ bán hàng, thu tiền có đặc điểm khác Song, chung chu trình bán hàng- thu tiền bao gồm chức sau: Xử lý đơn đặt hàng Công việc thờng đợc thực phận bán hàng Về mặt pháp lí đơn đa đặt hàng lời đề nghị mua hàng hay cung cấp dịch vụ theo phơng thức cụ thể Đơn đặt hàng cần phải đợc kiểm tra tính có thực, kiểm tra điều kiện khả đáp ứng nh: giá bán, số lợng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng nh phơng thức toán Kiểm soát tín dụng phê chuẩn phơng thức bán hàng Trớc hàng hoá đợc chuyển ngời có đủ thẩm quyền (trởng phòng kinh doanh, giám đốc tiêu thụ, phận kiểm soát tín dụng) phải xem xét khả toán khách hàng phê chuẩn phơng thức bán hàng trả chậm phơng thức toán để hạn chế đến mức tối đa khoản nợ khó đòi phát sinh sau Thông thờng với khách hàng thờng xuyên thờng có hồ sơ theo dõi riêng khả toán để xác định mực tín dụng hạn mức cho phép, vợt mức giới hạn không đợc chấp nhận Đối với khách hàng phận tín dụng ngời giám sát tín dụng phòng bán hàng phải có trách nhiệm tìm hiểu xác định giới hạn tín dụng để lu vào hồ sơ khách hàng Vận chuyển thành phẩm hàng hoá Chức vận chuyển thành phẩm, hàng hoá phản ánh tài sản doanh nghiệp đợc chuyển cho khách hàng quyền sở hữu Tài sản đợc chuyển cho khách hàng Nó công cụ để ghi nhận Doanh thu bán hàng doanh nghiệp Chứng từ vận chuyển đợc lập thời điểm hàng hoá thành phẩm xuất khỏi doanh nghiệp phải phù hợp với số lợng sản xuất thực tế Gửi hoá đơn ghi sổ doanh thu Chức phận kÕ to¸n thùc hiƯn Khi thùc hiƯn c¸c nghiƯp vơ bán hàng cần đảm bảo tất đợt giao hàng phải đợc lập hoá đơn đợc lập hoá đơn nghiệp vụ giao hàng thực xảy Nghiệp vụ giao hàng phải đợc lập hoá đơn theo giá chuẩn đợc phê duyệt Số tiền ghi hoá đơn phải đợc tính toán xác, hoá đơn bán hàng phải đợc ghi sổ doanh thu thời điểm mà nghiệp vụ phát sinh Xử lí ghi sổ khoản phải thu Tiền mặt phải đợc ghi vào sổ Nhật kí thu tiền, khoản phải thu từ khách hàng theo dõi sổ chi tiết theo dõi khoản phải thu theo số tiền thời kì Xử lí khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại phải đợc phê chuẩn ngời có thẩm quyền trớc thức ghi sổ phải ghi sổ kịp thời, đầy đủ Thẩm định xóa sổ khoản phải thu nhng không thu đợc Công việc thực trờng hợp khách hàng khả toán Việc xoá sổ phải đợc thực theo quy định vè chế độ tài kế toán hành Lập dự phòng khoản phải thu khó đòi Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng kinh doanh, trớc khoá sổ tài khoản chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá khoản phải thu có khả không thu hồi đợc, lập dự phòng khoản đa vào chi phí hoạt động doanh nghiệp Lập dự phòng khoản phải thu khó đòi nhằm mục đích đề phòng tổn thất có rủi ro xảy ra, hạn chế đột biến kết kinh doanh kỳ kế toán Với chức trên, phận doanh nghiệp đảm nhận phần việc cụ thể Thông qua việc phân chia nhiệm vụ, ngời quản lí doanh nghiệp nắm bắt đợc thông tin nghiệp vụ bán hàng Vì với nhiệm vụ xác minh bày tỏ ý kiến thông tin tài nói chung thông tin chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng KTV không xem xét đặc điểm chu trình ảnh hởng tới việc lập kế hoạch sử dơng c¸c kü tht kiĨm to¸n cho cã hiƯu Kiểm soát nội với chu trình bán hàng- thu tiền Để đạt đợc mục tiêu đề quản lý, doanh nghiệp phải thiết lập chế kiĨm tra kiĨm so¸t nh»m theo dâi, gi¸m s¸t thêng xuyên hoạt động, kịp thời phát sai sót, sửa chữa không ngừng nâng cao hiệu năng, hiệu Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục có chức thờng xuyên sở xác định rủi ro xảy khâu công việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đề đơn vị Chu trình bán hàng- thu tiền có ý nghĩa quan trọng việc xác định kết kinh doanh doanh nghiệp đồng thời tồn nhiều rủi ro tiềm tàng 10 Với kết trên, KTV nhËn xÐt r»ng hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé cđa công ty XYZ đà đợc thiết kế vận hành hiệu số sai sót nhng không trọng yếu Do vậy, thử nghiệm đợc giảm bớt tập trung chủ yếu vào tính có thật doanh thu nh đánh giá sơ Các thủ tục phân tích kiểm tra chi tiÕt KiĨm tra sỉ chi tiÕt doanh thu vµ sỉ chi tiết sản phẩm công ty, đối chiếu số tổng cộng thấy khớp với số ghi sổ tổng hợp Từ sổ chi tiết KTV tiến hành lựa chọn số khoản mục để kiểm tra chi tiết chứng từ Số lợng mẫu đợc chọn tháng chọn nghiệp vụ với tiêu thức chọn mẫu nghiệp vụ phát sinh với số lợng lớn KTV tiến hành kiểm tra chi tiết lệnh giao hàng phiếu xuất kho để xem xét phù hợp với chứng từ khác số lợng chủng loại hàng bán Các tiêu thức cần kiểm tra thống số lợng, chủng loại , giá bán, thành tiền ghi chứng từ; thống tên khách hàng, ký duyệt chứng từ Kết kiểm tra cho thấy 12 chứng từ đợc kiểm tra có thiếu lệnh giao hàng Kế toán giải thích là nghiệp vụ giao dịch bán hàng với công ty K khách hàng thờng xuyên Giám đốc cha kịp viết lệnh giao hàng Kế toán tiến hành bổ xung theo quy ®Þnh KiĨm tra tÝnh ®óng kú cđa doanh thu KTV tiÕn hµnh kiĨm tra 10 ngµy tríc vµ sau khoá sổ kế toán Sau kiểm tra KTV đà phát số sai sót đợc ghi đầy đủ giấy tờ làm việc KTV Bảng 12: Trích giấy tờ làm việc KTV Công ty kiểm toán dịch vụ tin hoc Khách hàng: công ty ABC Tên Ngày Khoản mục: Doanh thu Ngời T.H M· sè Ngêi K.T Trang Bíc c«ng viƯc: TÝnh kỳ doanh thu 68 Niên độ kiểm toán: 31-12-2003 Số Ngày HĐ 1452 08/1/2004 Diễn giải Bán hàng cho công ty A Số tiền Ngày ghi sổ 350.000.000 28/12/2003 Nhận xét: Một số khoản doanh thu năm 2004 đà hạch toán sang năm 2003- vi phạm nguyên tắc kỳ cần đợc điều chỉnh Nợ TK 511 : 350.000.000 VNĐ Nợ TK 3331 : 35.000.000 VNĐ Có TK 131 : 385.000.000 VNĐ Sai sót đợc kế toán giải thích đà hạch toán nhầm theo ngày Giấy ghi nhận nợ, không vào ngày phát hành Hoá đơn GTGT Kế toán đà tiến hành điều chỉnh theo yêu cầu KTV Đánh giá chung Kết thủ tục kiểm toán cho thấy công việc kế toán đơn vị đợc thực tốt, Phần mềm kế toán đợc sử dụng công tác kế toán công ty đơn vị thành viên nên sai sót tính toán hầu nh Trong trình kiểm toán có số lu ý sau: Phát có nghiệp vụ ghi nhận không kỳ, kế toán để xảy sai sót vào ngày cuối năm Vấn đề cần đợc rút kinh nghiệm niên độ sau Với hệ thống kế toán máy đại, tiện lợi cho việc lấy số liệu, nhiên máy móc tồn cố, kế toán cần in kịp thời loại sổ sách theo quy định để tiện việc theo dõi, lu trữ tránh rủi ro máy tính tạo nên Một số hoá đơn đợc lu trữ không đồng nh thiếu lệnh giao hàng, thiếu hợp đồng Xét khía cạnh trọng yếu, doanh thu đợc trình bày trung thực hợp lý 2.3 Kiểm toán khoản phải thu khách hàng Các khoản phải thu khách hàng phần lớn kiểm toán đợc coi khoản mục trọng yếu, thông qua công nợ phải thu KTV biết đợc tình hình tài đơn vị có đợc đảm bảo hay không? Nếu khoản phải thu lớn nhiều khoản nợ hạn, tính liên tục hoạt động doanh nghiệp cần phải xem xét Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán KTV đà tiến hành phân tích tổng quát TK phải thu khách hàng hai công ty ABC XYZ xác định trọng yếu 69 Vì vậy, giai đoạn KTV thực chơng trình kiểm toán khoản phải thu nh sau: Bảng 14 : Chơng trình kiểm toán khoản phải thu Công ty kiểm toán dịch vụ tin hoc Khách hàng: công ty Tên Ngày Khoản mục: Phải thu khách hàng Ngời T.H Mà số Bớc công việc: Chơng trình kiểm toán Niên độ kiểm toán: 31-12-2003 Ngời K.T Trang Mục tiêu: + Thu thập thông tin khoản phải thu đợc hạch toán đầy đủ xác + Nguyên tắc phê chuẩn việc bán chịu, dự phòng phải thu khó đòi đợc áp dụng phù hợp với chế độ kế toán + Xem xét, xác nhận khoản phải thu khách hàng Việc làm: * Phân tích tổng quát: dựa sở Lập bảng tổng hợp nợ phải thu so sánh với niên độ trớc Kiểm tra đánh giá sách kế toán phơng pháp ghi nhận doanh thu phù hợp h÷u hiƯu * KiĨm tra chi tiÕt: Xem xÐt, xác nhận khoản phải thu khách hàng (Kiểm tra tính có thật, tính đầy đủ kì Tài khoản phải thu) - Kiểm tra đối chiếu với số liệu tổng hợp Bảng Cân đối kế toán với số liệu Bảng kê nợ phải thu Sổ TK 131 Tiến hành kiểm tra chi tiết khoản mục quan trọng - Lựa chọn số khách hàng có số d nợ lớn đối chiếu với hoá đơn xem có phù hợp với số tiền Bảng kế nợ phải thu sổ chi tiết công nợ hay không Các bớc thực lựa chọn dới giám sát KTV + Chuẩn bị yêu cầu khách hàng chuẩn bị gửi th xác nhận cho hoá đơn đà đợc lựa chọn dới giám sát KTV + Đối chiếu số d tài khoản th xác nhận khách hàng với số liệu sổ sách kế toán để từ phát sai sót - Nếu không thực hiƯn gưi th x¸c nhËn, KTV cã thĨ xem xÐt c¸c chøng tõ gèc chøng minh cho viƯc ghi sỉ nghiệp vụ phải thu nh: Chứng từ giao hàng, Phiếu thu,Giấy báo có, Bảng kê ngân hàng Nếu có th xác nhận KTV phải kiểm tra tính đắn th xác nhận Trớc hết, KTV kiểm tra số liệu tổng hợp Tài khoản 131 Bảng cân đối kế toán ngày 31-12-2003 70 Minh hoạ công ty ABC Bảng 15: Bảng tổng hợp sai sót công ty AISC Công ty kiểm toán dịch vụ tin hoc Khách hàng: công ty ABC: Tên Ngày Khoản mục: Phải thu khách hàng Ngời T.H Mà số Ngời K.T Trang Bớc công việc: Chơng trình kiểm toán Niên độ kiểm toán: 31-12-2003 Đơn vị: VNĐ Nội dung Số BC KH Số điều chỉnh Số kiểm toán Số kế toán Phải thu 31/12/2003 18.514.135.870 KTV 350.601.070 31/12/2003 18.163.534.800 31/12/2002 11.944.603.790 khách hàng Sau thực thủ tục kiểm toán phân tích tổng hợp KTV tiến hành kiểm tra chi tiết số d tài khoản phải thu khách hàng hai công ty ABC XYZ Để xác định số d Tài khoản phải thu Bảng cân đối kế hoạch có hay không KTV vào Bảng kê nợ phải thu Tài khoản 131 để kiểm tra chi tiết số d Tài khoản 131 Bảng 16: Bảng kê nợ phải thu tài khoản 131 tính đến ngày 31/12/2003 Khách hàng: công ty ABC: Khoản mục: Phải thu khách hàng Tên Ngời T.H 71 Ngày Mà số Bớc công việc: Kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31-12-2003 Ngêi K.T STT Khách hàng Công nợ Công ty XNK Hải Vân 2.311.421.000 Công ty TNHH Minh Trang 456.876.000 Công ty TNHH Hiếu Vân 722.881.000 Công ty XNK thiết bị HN 2.554.899.000 C«ng ty Loncin 768.998.000 C«ng ty TNHH K 1.974.000.000 Công ty XNK Hải phòng 409.987.400 Công ty TNHH H 809.345.800 Khách hàng khác Tổng cộng 18.514.135.870 &: Công ty không đồng ý cho gửi th xác nhận Trang Ghi chó * & * * R * # # & R: Đà đối chiếu khớp với Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2003 #: Đà toán vào tháng 01 năm 2004 *: Chọn mẫu để gửi th xác nhËn TiÕp theo, KTV tiÕn hµnh kiĨm tra chi tiÕt số d Tài khoản phải thu khách hàng Trên thực tế để kiểm toán chi tiết số d khỏan phải thu khách hàng KTV thờng phải thực việc gửi th xác nhận nợ đến khách hàng Quy trình gửi th xác nhận nợ thờng đợc thực theo bớc sau: Sơ Thống với Ban th xác nhận đồ 15: Các bớc gửi Thống với Ban Giám đốc khách hàng Giám đốc khách hàng Xác định phạm vi Xác định phạm vi quy mô mẫu chọn quy mô mẫu chọn Quyết định kiểu thư Quyết định kiểu thư xác nhận để gửi xác nhận để gửi Theo dõi xử lý Theo dõi xử lý thư phúc đáp72 thực thư phúc đáp thực thủ tục hiƯn c¸c thđ tơc kiĨm to¸n thay thÕ kiĨm to¸n thay Từ bảng kê nợ Tài khoản phải thu, KTV chọn khách hàng sau để gửi th xác nhận nợ Việc lựa chọn khách hàng thờng đợc KTV tập trung: + Những khách hàng có số d công nợ lớn + Những khách hàng năm ngoái có danh mục phải thu nhng năm lại + Những khách hàng nợ lâu ngày Sau gửi th xác nhận, KTV lập bảng theo dõi xác nhận đợc gửi theo mẫu sau: STT Khách hàng Số khách Số d Số tham hàng (VN§) chiÕu §ång ý B C §ång ý sau ý A §ång ®èi chiÕu D E Mẫu th xác nhận: Bảng 17: Mẫu th xác nhận nợ Công ty ABC Địa chỉ: Hà nội ngày 20 tháng năm 2004 Th xác nhận nợ Kính gửi : Ban Giám đốc Công ty TNHH Hải Vân Để phục vụ tốt cho công việc kiểm toán Công ty ABC, kính mong Quý Công ty xác nhận số công nợ Công ty ABC thời điểm 31/12/2003 nh sau: 73 Theo số liệu sổ sách, số tiền mua hàng hoá thành phẩm Công ty TNHH K cha toán cho Công ty ABC tính đến 31/12/2003 là: 2.311.421.000 đồng Bằng chữ: Một tỷ ba trăm mời triệu bốn trăm hai mơi mốt nghìn đồng Việc xác nhận số tiền phục vụ cho mục đích xác nhận xác số d nợ báo cáo kế toán không phục vụ mục đích khác Rất mong Quý Công ty xác nhận số nợ gửi th địa chỉ: Công ty Kiểm toán Dịch vụ tin học Số 39B Thụy Khê Hà Nội Trớc ngày 28/03/2004 Công ty ABC Giám đốc Đồng ý: Số chênh lệch: Lý chªnh lƯch: Xin chân thành cảm ơn hợp tác Quý công ty Xác nhận quý công ty Ngời xác nhận (Chức vụ, ký, đóng dấu) Tại công ty ABC KTV tiÕn hµnh kiĨm tra chi tiÕt vµ nhËn thấy đến ngày 31/12/2003 Công ty TNHH Hiếu Vân nợ Công ty ABC là: 800.000.000 đồng (tám trăm triệu đồng chẵn) Nhng Bảng kê nợ công ty ABC số d nợ Công ty TNHH Hiếu Vân 722.881.000 đồng Để xác minh số chênh lệch có thật hay không KTV phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu hoá đơn bán hàng, phiếu thu với sổ chi tiết Sau đối chiếu cho thấy kết ngày 28/12/2003 Công ty TNHH Hiếu Vân đà trả cho cho công ty ABC 91.881.000 đồng (chín mơi mốt triệu tám trăm tám mốt nghìn), theo hoá đơn (phiếu thu) số 2798 Nh vậy, kế toán toán đà không phản ánh số tiền thu đợc vào sổ Do phải điều chỉnh 74 khoản phải thu điều chỉnh tăng tài khoản tiền Việc điều chỉnh đợc hạch toán nh sau: Nỵ TK 113 : 91.881.000 VND Cã TK 131 (TNHH Hiếu Vân) : 91.881.000 VND Đối với 01 gửi th xác nhận nợ thông tin phản hồi từ phía nợ (Công ty TNHH) 02 khách hàng mà Ban Giám đốc không đồng ý cho gửi th xác nhận nợ KTV tiến hành thủ tục thay cách kiểm tra hoá đơn bán hàng, vận đơn, hợp đồng mua bán, kiểm tra biên lai thu tiền liên quan đến đối tợng để tính lại số d đối tợng KÕt qu¶ kiĨm tra cho thÊy sè d cđa 02 khách hàng Đối với Công ty XYZ Thủ tục gửi th xác nhận đơn giản ABC có đối chiếu công nợ định kỳ bên có kiểm tra thờng xuyên phận kiểm toán nội Trong số 40 khách hàng XYZ có 20 khách hàng thờng xuyên, việc đối chiếu công nợ đợc thực tốt, có 18/20 khách hàng đà làm thủ tục đối chiếu Vì vậy, th xác nhận đợc gửi cho 02 khách hàng thờng xuyên lại số khách hàng vÃng lai, có 01 khách hàng mới, 01 khách hàng có số d lớn 01 khách hàng số lại Trình tự bớc lại đợc thực tơng tự nh Công ty ABC Kết viêc gửi th xác nhận KTV xác định số d khách hàng công ty XYZ Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phải thu khách hàng nghiệp vụ thu tiền Công việc kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phải thu khách hàng nghiệp vụ thu tiền kiểm toán sổ phát sinh nghiệp vụ tài khoản phải thu khách hàng thông qua bớc sau: - Chọn mẫu hoá đơn, chứng từ - Đối chiếu kiểm tra hoá đơn chứng từ với sổ sách chứng từ khác có liên quan - Phát hiện, giải thích nguyên nhân chênh lệch đa bút toán điều chỉnh 75 Tại công ty ABC Qua đối chiếu kiểm tra chứng từ công ty ABC, KTV đà phát vấn đề sau ghi vào giấy làm việc Hoá đơn số 337 ngày 28/02/2003 bán cho Công ty TNHH H với số lợng hàng hoá nh sau: Khung xe 600 chiếc, mặt nạ 1000 chiếc, đồng hồ 1000 với tổng giá trị 1.016.000.000 đ Nhng thực tế sau nhiều lần nhận hàng khác Công ty TNHH H nhận số lợng lần lợt 400 chiếc, 800 chiếc, 800 Với tổng số tiền 780.800.000 đ Ngày nhận hàng cuối ngày 30/3/2003, công ty TNHH H có ®a lý lµ: theo sù biÕn ®éng vỊ giá mặt hàng nhu cầu sản xuất nên công ty TNHH H mua số lợng nh Bảng 18: Giấy làm việc KTV Công ty kiểm toán dịch vụ tin hoc Khách hàng: công ty ABC: Tên Ngày Khoản mục: Phải thu khách hàng Ngời T.H Mà số Bớc công việc: Chơng trình kiểm toán Niên độ kiểm toán: 31-12-2003 Ngời K.T Trang Theo số liệu sổ Nhật ký bán hàng Hóa đơn Ngày Diễn giải Số lợng Thành tiền số 337 28/02/2003 C«ng ty TNHH H 600 1000 1000 840.000.000 160.000.000 16.000.000 1.016.000.000 KTV thực đối chiếu hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho tính lại toàn khoản doanh thu theo số liệu mặt sau hoá đơn bán hàng 76 Bảng 19: Trích giấy tờ làm việc KTV Công ty kiểm toán dịch vụ tin hoc Khách hàng: công ty ABC: Tên Ngày Khoản mục: Phải thu khách hàng Ngời T.H Mà số Ngời K.T Trang Bớc công việc: Chơng trình kiểm toán Niên độ kiểm toán: 31-12-2003 Bút toán điều chỉnh: Nợ TK 511 : 235.200.000 Nỵ TK 3331 : 23.520.000 Cã TK 131 (TNHH H) : 258.720.000 Nhận xét: Công ty ABC hạch toán doanh thu cha xác Doanh thu đợc ghi sổ trờng hợp hàng hoá đà chuyển giao cho khách hàng đợc khách hàng toán chấp nhận toán Nếu xuất hàng thành nhiều đợt mà đà ghi doanh thu tháng (hoặc năm sau) khách hàng không lấy phải ghi giảm doanh thu cho phần khách hàng không lấy Tại công ty XYZ: Thử nghiệm mục tiêu định giá KTV xem xét chi tiết số d khoản phải thu ngày 31/12/2003 KTV nhận thấy khoản phải thu từ công ty Vật liệu cổ phần vật liệu chất đốt Thanh Hoá đáng ý Tại thời điểm 31/12/2002 Công ty đà lập dự phòng khoản phải thu công ty vật liệu chất đốt Thanh hoá: Nợ TK 139 : 340.578.000 VND Cã TK 642 : 340.578.000 VND Vµo ngµy 4/2/2003 Công ty Vật liệu chất đốt Thanh hoá đà trả 100 triệu VNĐ Số lại, KTV thảo ln víi kÕ to¸n trëng nhËn thÊy r»ng viƯc thu hồi nợ từ công ty khách hàng khó số d ngày 31/12/2003 đà đợc lập dự phòng đầy đủ Đối với khoản thu nội công ty KTV tiến hành kiểm tra chi tiết đối chiếu với sổ sách đơn vị thành viên phát kho¶n tiỊn vay cho XN 19/3 mét kho¶n tiỊn 100.000.000VNĐ nhng cha đợc kế toán phản ánh vào khoản phải thu công ty Kết thúc trình kiểm tra chi tiết khoản mục phải thu khách hàng KTV lập biểu tổng kết bút toán điều chỉnh ghi nhận xét hệ thống kế toán kế toán đơn vị hệ thống KVNB để làm đa vào th quản lý 77 Kết thúc kiểm toán Kiểm tra phần hành kiểm toán KTV Trớc lập báo cáo kiểm toán, trởng nhóm kiểm toán phải tiến hành kiểm tra, soát xét lại toàn giấy tờ làm việc KTV nhằm phát điểm cha hoàn thiện để sửa chữa, bổ sung Lập báo cáo kiểm toán Sau lập tờ trình việc tổng hợp chứng kết thu đợc trình kiểm toán Trởng nhóm kiểm toán tiến hành lập báo cáo kiểm toán nêu rõ ý kiến công ty kiểm toán Báo cáo kiểm toán đợc lập cho toàn kiểm toán nêu ý kiến tất phần hành đà đợc kiểm toán Ví dụ tờ trình KTV công ty ABC Công ty kiểm toán dịch vụ tin hoc Khách hàng: công ty ABC: Tên Ngày Khoản mục: Phải thu khách hàng Ngời T.H Mà số Ngời K.T Trang Bớc công việc: Chơng trình kiểm toán Niên độ kiểm toán: 31-12-2003 Tổng quan Công ty ABC doanh nghiệp 100% vốn nớc Công ty hoạt động theo giấy phép số 23/CP- ACP-HP ngày 30/03/2000 Công ty chuyên sản xuất lắp ráp linh kiện phụ tùng xe gắn máy bánh sản xuất mũ bảo hiểm Một vài số liệu tình hình hoạt động: Chỉ tiêu Doanh thu Chi phí Phải thu Phải trả Kết quả: Năm 2002 25.347.769.500 11.944.603.790 Năm 2003 43.534.206.850 17.528.742.387 Ưu điểm: Công ty ABC có đội ngũ kế toán trình độ, trung thực việc mở sổ kế toán khoa học, đầy đủ theo quy định Bộ Tài Chính, hàng tháng có đối chiếu kiểm tra sổ chi tiết sổ tổng hợp Hoá đơn chứng từ lu giữ đầy đủ Nhợc điểm: 78 - Một số hoá đơn hàng hợp đồng đính kèm Có nhiều trờng hợp khách hàng đặt hàng điện thoại miệng, không viết giấy đặt hàng Nh dễ xảy trờng hợp đà chuẩn bị hàng cho họ nhng khách hàng lại không đến lấy - Việc ghi sổ doanh thu khoản phải thu cha đợc làm xác, đầy đủ - Việc đối chiếu rà soát kế toán phận cha thực đạt hiệu cao Sau kiểm toán, KTV phát đợc số sai sót số d tài khoản phải thu doanh thu Các sai sót đà đợc trình bày giấy làm việc (tờ tổng hợp sai sót) Nguyên nhân sai sót chủ yếu kế toán ghi sai, ghi thiếu qua trình ghi sổ Hệ thống kiểm soát nội không phát sai sót này, trình kiểm toán KTV có tìm thấy dấu hiệu kiểm tra đối chiếu Nhng Công ty ABC thờng tiến hành đối chiếu theo tháng mà nghiệp vụ bán hàng diễn nhiều nên tránh khỏi sai sót trình đối chiếu Để khắc phục, Công ty ABC nên tiến hành kiểm tra, đối chiếu thờng xuyên (đối chiếu theo tuần hai tuần) Đồng thời nên sử dụng kế toán máy để nâng cao công tác tài kế toán Các bút toán điều chỉnh đợc đa biểu đạo Các điều chỉnh đà đợc KTV thông qua Ban Giám đốc đợc chấp nhận Kế toán Công ty đà thực bút toán điều chỉnh ý kiÕn cđa KTV chÝnh Sau kiĨm tra KTV nhận thấy bút toán điều chỉnh đà đợc thực đầy đủ Dựa sở đà thực công việc kiểm toán tuân theo chuẩn mực kiểm toán, chế độ kế toán quy trình kiểm toán KTV đề nghị phát hành Báo cáo kiểm toán phần hành bán hàng thu tiền dới hình thức sau: Chấp nhận toàn bộ: Ngoại trừ: Trái ngợc: Tõ chèi ®a ý kiÕn: ý kiÕn cđa trëng phòng kiểm toán: Trong trình giám sát việc thực kiểm toán Công ty ABC, kiểm tra lại giấy tờ làm việc KTV Tôi nhận thấy việc phản ánh thông tin chu trình bán hàng thu tiền có số sai sót nhng đà đợc điều chỉnh với yêu cầu KTV Các KTV đà thực đầy đủ chuẩn mục kiểm toán, chế độ kế toán, quy trình kiểm toán Tôi đồng ý với ý kiến KTV việc phát hành Báo cáo kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền chấp nhận toàn Trởng phòng kiểm toán (Ký tên) 79 Trần Duy Nguyên Chơng III: Bài học kinh nghiệm phơng hớng hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình Bán hàngthu tiền kiểm toán báo cáo tài I Bài học kinh nghiệm trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán Ưu điểm: Công tác chuẩn bị đợc AISC tiến hành tốt AISC thực công việc cập nhật thông tin liên quan tới khách hàng, sau lập kế hoạch cách khoa học phù hợp với chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 310 thu thập thông tin sở Trong giai đoạn này, KTV đà xem xét, nghiên cứu mục tiêu tổng quát để đa ra, phơng pháp tiếp cận phù hợp nhằm đa ý kiến t vấn cho khách hàng Mục tiêu đợc xác định vào nội dung, yêu cầu công việc, tính chất phức tạp điều kiện khách hàng KTV thực việc đánh giá hệ thống KSNB khách hàng nhằm đề cho chơng trình kiểm toán khoa học nhanh, xác, đồng thời giảm đợc chi phí kiểm toán, KTV AISC đà tìm hiểu từ vấn đề chung liên quan đến toàn BCTC đến vấn đề cụ thể phần hành kiểm toán KTV thực việc tìm hiểu, đánh giá thủ tục kiểm soát kết hợp với thủ tục kiểm toán khác cách hợp lý, chặt chẽ Việc đánh giá rủi ro kiểm toán đợc Chủ nhiệm kiểm toán đánh giá cẩn thận phổ biến tỷ mỷ rủi ro trọng yếu xảy cho KTV nhằm giúp cho KTV có đợc nhận thøc vỊ nh÷ng rđi ro 80 Trong bíc lËp kÕ hoạch kiểm toán này, nhóm kiểm toán đà có phân công nhiệm vụ, thời gian cho KTV, trợ lý kiểm toán Thực tế cho thấy, công tác chuẩn bị đợc AISC tiến hành nhanh chóng Nhợc điểm: Giai đoạn chuẩn bị thông thờng đợc thực cho kiểm toán, với đồng ý bên khách hàng, giai đoạn chuẩn bị cho chu trình Thông thờng, nhóm trởng đề lịch trình mục tiêu tổng quát giai đoạn với KTV thực hiện, đề cập ngời thực chu trình kế hoạch kiểm toán Với kinh nghiệm khả mình, KTV thực tiến hành kiểm toán sở phán đoán mục tiêu Điều gây khó khăn cho ngời kiểm toán sau đọc hồ sơ để tìm hiểu trình thực kiểm toán năm trớc Giai đoạn thực kiểm toán Ưu ®iĨm: KTV kiĨm tra hƯ thèng kiĨm so¸t, kiĨm tra chi tiết tài khoản Và giai đoạn đòi hỏi kinh nghiệm nh tính khách quan KTV Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng đợc KTV cã kinh nghiƯm thùc hiƯn §ång thêi cã mét KTV khác thực kiểm toán chu trình thu tiền việc nhằm khẳng định tính khách quan nh tính hợp lý kết hợp hai chu trình Qua đó, thấy việc phân chia trách nhiệm nh giúp cho công tác kiểm toán đạt kết cao dễ phát điểm cha hợp lý AISC cập nhật thông tin luật, quy định chế độ Công ty cài đặt phần mềm quy định, chế độ, Chuẩn mực cho nhân viên, có văn pháp luật đợc phát hành Công ty phổ biến cho nhân viên để công tác kiểm toán đạt hiệu cao Nhợc điểm: Qua trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền thực tế Công ty ABC Công ty XYZ thấy thực tế mục tiêu kiểm toán đợc đề cập đợc tách riêng mà có kết hợp mục tiêu KTV quan tâm ®Õn mét sè mơc tiªu chđ u nh ®èi víi nghiệp vụ bán hàng mục tiêu việc ghi sổ tính trọn vẹn khoản doanh thu 81 Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát Khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội đơn vị khách hàng, KTV thông thờng sử dụng bảng tờng thuật để mô tả hệ thống kiểm soát nội khách hàng Ưu điểm phơng pháp dễ mô tả nhợc điểm khái quát cao để KTV xem xét đánh giá với hệ thống kiểm soát chu trình khác Việc ghi chép giấy tờ KTV Thông thờng trình kiểm tra chi tiết, KTV lại sai sót phát thông tin diễn giải trình tiến hành kiểm tra không đợc KTV đề cập giấy tờ làm viƯc nh lý chän mÉu, møc ®é träng u điều làm cản trở việc phát hành Báo cáo (vì xem xét, kiểm tra Chủ nhiệm kiểm toán đặt số câu hỏi mà KTV không trả lời đợc buộc KTV phải kiểm tra lại) Vấn đề chọn mẫu Trên thực tế, nghiệp vụ kinh tế liên quan đến số d tài khoản thờng phát sinh với số lợng lớn nên KTV tiến hành kiểm tra chi tiết giao dịch Mặt khác, yêu cầu bắt buộc công việc KTV bỏ qua sai sót trọng yếu liên quan đến tình hình tài Doanh nghiệp Do vậy, để bảo đảm hiệu công việc đòi hỏi KTV phải tiến hành chọn mẫu Thùc tÕ cho thÊy, KTV thêng chän mÉu dùa trªn phán đoán chủ quan theo nguyên tắc số lớn Do đó, rủi ro kiểm toán dễ xảy làm giảm chất lợng Báo cáo kiểm toán Giai đoạn kết thúc kiểm toán Giai đoạn đợc áp dụng theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế Và áp dụng theo mẫu sẵn đợc quy định AISC Đây giai đoạn thể phối hợp kết hợp chặt chẽ KTV với KTV với chủ nhiệm kiểm toán với Ban Giám ®èc Trëng nhãm 82 ... hệ chu trình bán hàng- thu tiền với chu trình khác trình sản xuất kinh doanh Tiền Tiền Chu trình Chu trình bán hàng bán hàng -thu tiền thu tiền Chu trình Chu trình huy động huy động hoàn - -hoàn... vốn Chu trình Chu trình mua vàomua vàothanh toán toán Chu trình Chu trình Tiền lư Tiền lư ơng ơng nhân nhân Chu trình hàng tồn kho Chu trình hàng tồn kho Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng- thu. .. Cơ sở lý luận kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền quy trình kiểm toán Báo cảo tài Chơng II: Thực tế kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền kiểm toán Báo cảo tài Công ty kiểm toán AISC thực