QUẢN LÝ DỰ ÁN - NỘI DUNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN - THS. NGUYỄN HỮU QUỐC - 5 pot

Quản lý cấu hình kỹ thuật kiểm sốt dùng để kiểm tra thức phê duyệt thay đổi cấu hình dựa vào đặc điểm sản phẩm chuyển giao, thiết bị phần cứng, phần mềm để tạo sản phẩm phiên Những thay đổi cấu hình phiên xảy thường xuyên môi trường CNTT, cần phải kiểm tra liên tục Mục đích quản lý cấu hình theo dõi trì tính vẹn tồn việc tiến hóa tài sản dự án Trong suốt chu trình phát triển dự án, nhiều thành phẩm có giá trị tạo Việc phát triển thành phẩm kết lao động tích cực, nặng nhọc, thể đầu tư nghiêm túc, đáng kể Do đó, thành phẩm cấu thành lên sản phẩm chuyển giao, sản phẩm chuyển giao tài sản quan trọng cần bảo vệ sẵn sàng tái sử dụng Cụ thể, thành phẩm quan trọng đặt kiểm sốt cấu hình Khi thành phẩm xuất hiện, tồn nhiều phiên bản, cần phải nhận dạng thành phẩm, phiên lịch sử thay đổi Các thành phẩm phụ thuộc lẫn Như kết quả, thay đổi gây hiệu ứng lan truyền Khi thành phẩm bị thay đổi, thành phẩm phụ thuộc cần xem lại, thay đổi làm lại Từ cho thấy, phiên cuối thành phẩm thường tốt nhất, đáp ứng yêu cầu nhà tài trợ, khách hàng Ví dụ: Các lập trình viên phát triển ứng dụng Web tương tác gặp rắc rối với thành phần ActiveX họ tải phiên trình duyệt Microsoft Internet Explorer Sau ứng dụng tung thị trường, phận hỗ trợ khách hàng nhận hàng loạt gọi mơ tả tượng lập trình viên gặp phải Vấn đề chỗ lập trình viên phát triển ứng dụng không đưa yêu cầu sử dụng phiên trình duyệt Microsoft Internet Explorer vào bảng yêu cầu cấu hình để lắp đặt phần mềm Và trình duyệt máy tính khách hàng nâng cấp lên phiên nhất, khơng gặp phải vấn đề Thiếu quản lý cấu hình cho máy chủ hệ thống mạng điểm dẫn đến thất bại giải pháp sở hạ tầng Quản lý cấu hình bao gồm chức chính, có quan hệ hữu với nhau: - Quản lý cấu hình liên quan đến cấu trúc sản phẩm, tức liên quan đến hạng mục nhận dạng thành phẩm, phiên bản, phụ thuộc thành phẩm nhận dạng cấu hình tập quán thành phẩm liên quan với Nó liên quan đến việc cung cấp khơng gian làm việc cho cá nhân tổ nhóm cho họ phát triển khơng phải thường xuyên dẫm chân lên - Quản lý yêu cầu thay đổi liên quan đến cấu trúc quy trình Vấn đề trình bày chương quản lý thay đổi bao gồm xuất phát từ yêu cầu thay đổi, phân tích ảnh hưởng tiềm theo dõi xảy với thay đổi hồn tất - Trạng thái đo lường liên quan đến cấu trúc điều khiển dự án Cơ bản, trạng thái đo lường liên quan đến trích lục thơng tin cho ban quản lý dự án từ phương tiện hỗ trợ quản lý cấu hình chức quản lý yêu cầu thay đổi Thơng tin trích lục có ích cho đánh giá: o Trạng thái sản phẩm, tiến độ, xu hướng chất lượng o Cái hồn thành, cịn dang dở o Chi phí 113 o Các khu vực có vấn đề cần ý d) Định luật Parkinson Định luật Parkinson phát biểu công việc dàn trải để sử dụng hết khoảng thời gian dự tính hồn thành Định luật ứng dụng vào nhiều lĩnh vực sống, đặc biệt nhạy bén ứng dụng CNTT với nhiều nhiệm vụ nhiều thời gian hồn thành tốt Ví dụ: Cường thành viên đội dự án, anh giao hai tuần lễ để hoàn thành bảng báo cáo dự báo thị trường Mặc dù có khả hồn thành cơng việc vài ngày, anh dàn trải công việc khoản thời gian hai tuần để hồn thành bảng báo cáo TĨM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG Trong này, bạn trang bị kiến thức chất lượng dự án quy trình quản lý chất lượng: Xác định chất lượng dự án - Kế hoạch quản lý chất lượng Bảo đảm chất lượng - Biến động chất lượng - Tầm quan trọng biến động - Phân tích nguyên nhân sâu xa - Thủ tục quản lý chất lượng dự án - Kiểm định chất lượng - Kế hoạch kiểm thử Kiểm soát chất lương - Biểu đồ - Phân tích Pareto (Pareto Analysis) - Quản lý cấu hình - Định luật Parkinson BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG Các kế hoạch bảo đảm chất lượng phải bao gồm: A Phân tích kiến trúc hệ thống, thiết kế đường triển khai cho yêu cầu B Quản lý thay đổi yêu cầu, kiến trúc, thiết kế mã nguồn C Các hoạt động theo dõi lỗi, kiểm tra đơn vị, đánh giá kỹ thuật, kiểm tra tích hợp kiểm tra hệ thống D Quyết định mở rộng nới lỏng phần hệ thống sử dụng cho hệ thống khác Một quy trình sau quan trọng để đáp ứng mục tiêu quản lý chất lượng? A Xem xét kỹ lưỡng 114 B Phân tích xu hướng C Kiểm định chất lượng D Lập kế hoạch Một giám đốc dự án công nghệ thông tin lựa chọn cho dự án gói phần mềm với thời hạn cuối yêu cầu chất lượng cụ thể Khách hàng nhấn mạnh vài lần xem chất lượng phần mềm quan trọng họ giới hạn nhân viên hỗ trợ kỹ thuật Giám đốc dự án công nghệ thông tin nhận thấy chất lượng vô quan trọng Hoạt động cấu triển khai để đảm bảo chất lượng chắn đạt nhất? A Lập kế hoạch thành dự án B Xây dựng cấu cẩn thận để kiểm tra chất lượng C Cố gắng để thực công việc tốt D Tiến hành hoạt động xoay quanh chất lượng Việc giải khuyết điểm diễn vòng đời dự án? A Trước mốc quan trọng B Sau kiểm thử chấp thuận sản phẩm diễn C Ngay khuyết điểm tìm D Bất kỳ thời điểm suốt vòng đời dự án trước chuyển giao xác định kế hoạch dự án Hai kết xẩy kế hoạch dự án kinh phí bắt buộc xác lập thấp gì? (Chọn hai đáp án) A Dự án bị huỷ bỏ B Lịch trình dự án tăng lên C Lịch trình dự án giảm xuống D Tính dự án giảm xuống E Chất lượng dự án giảm xuống Đánh giá điểm kiểm soát kế hoạch dự án ra: A Báo cáo trạng thái đến kỳ hạn B Các định hay không C Cuộc họp kiểm soát thay đổi D Ngày tháng cho người sử dụng ký kết hoàn tất theo kế hoạch “Chi phí chất lượng” khái niệm quản lý dự án bao gồm chi phí: A Vượt yêu cầu B Thay đổi yêu cầu C Đảm bảo tính phù hợp cho yêu cầu D Các yêu cầu quản lý chất lượng Đội dự án gần tới phần cuối việc xây dựng sẵn sàng kiểm thử toàn ứng dụng Họ thực loại hình kiểm thử nào? A UAT (Kiểm thử chấp thuận người sử dụng) B Mođun C Đơn vị 115 D Hệ thống Tại ký kết hoàn tất người sử dụng phần kế hoạch quản lý chất lượng? A Để đảm bảo dự án tuân theo mong muốn ràng buộc kinh phí người sử dụng B Để đảm bảo dự án tuân theo mong muốn người sử dụng liên quan tới chất lượng sản phẩm C Ký kết hoàn tất người sử dụng phần kế hoạch quản lý chất lượng D Để đảm bảo người sử dụng khơng đệ trình u cầu thay đổi muộn dự án 10 Khi đánh giá chất lượng phần chuyển giao dự án xác định? A Trong q trình kiểm thử phần chuyển gia B Khi phần chuyển giao xây dựng C Sau phần chuyển giao xây dựng D Ngay trước kiểm thử phần chuyển giao E Ngay trước xây dựng phần chuyển giao F Trong xác định yêu cầu phần chuyển giao 11 Bạn nhận hố đơn từ nhà thầu hợp đồng giá cố định với lịch trình phải trả gắn liền với việc hồn tất mốc quan trọng Điều quan trọng để duyệt A Các hoạt động tiếp diễn B Số dùng hết C Công việc hồn tất D Theo lịch trình 12 Phương pháp tiếp cận để cải thiện chất lượng sau có khả tạo kết tích cực nhất? A Cải thiện liên tục B Tăng cường kiểm tra xem xét C Quản lý chất lượng thống kê D Quy trình cấp chứng ISO 9000 13 Một người phát triển dự án bạn bất đồng với chuẩn phát triển hợp tin tưởng phương pháp tiếp cận nhiệm vụ khác tốt Bạn khơng có chun mơn kỹ thuật để đưa ý kiến có giá trị việc liệu người phát triển có phương pháp tiếp cận tốt hay không Bạn nên làm gì? A Cho phép người phát triển triển khai gợi ý phương pháp tiếp cận đề xuất B Nói với người phát triển tham gia chuẩn điều bắt buộc chuẩn hợp phải tuân theo C Tổ chức họp người phát triển đội dự án phép đội xác định liệu cách tiếp cận giới thiệu có nên chấp nhận dự án hay không 116 D Gặp mặt với người chịu trách nhiệm chuẩn phát triển hợp với chuyên gia nội dung chuyên ngành để đạt định thay đổi chuẩn đạt miễn chuẩn cho dự án 14 Nhà tài trợ dự án muốn bạn xây dựng triển khai kỹ thuật quản lý chất lượng để đảm bảo chuyển tiếp dự án suôn sẻ sang giai đoạn triển khai Hai kỹ thuật quản lý chất lượng mà bạn triển khai gì? (Chọn 2) A Quyền sở hữu phần chuyển giao rõ ràng B Duyệt kết chuyển giao dự án C Các tiêu chí vào linh hoạt để giảm tới mức tối thiểu chậm trễ lịch trình D Nhiều đội làm việc với thành viên để tăng tới mức tối đa số lượng kết chuyển giao 15 Phát biểu kiểm thử chấp thuận người dùng đúng? A Kiểm thử người dùng tạo hội cho người dùng cải thiện nhu cầu họ B Kiểm thử người dùng nên chứng tỏ hệ thống vận hành yêu cầu xác định C Kiểm thử người dùng nên thực phần giai đoạn đào tạo triển khai hệ thống D Kiểm thử người dùng tạo hội tốt để nhận biết sai sót mã xây dựng 16 Hai giai đoạn dự án có khả nhằm địi hỏi hồn tất tính lặp lặp lại nhiệm vụ? (Chọn 2) A Kiểm thử đơn vị B Thiết kế hệ thống C Khởi tạo dự án D Phân tích hệ thống E Tích hợp hệ thống F Kiểm thử chấp thuận người dùng 17 Giám đốc dự án phần mềm kế tốn thơng báo suốt giai đoạn triển khai phần mềm có xu hướng hỏng hóc Đây dấu hiệu chất lượng xấu trong: A Thiết kế B Quản lý C Khái niệm D Kiểm thử 18 Phát biểu kiểm thử chấp thuận người dùng đúng? A Kiểm thử người dùng tạo hội cho người dùng cải thiện nhu cầu họ B Kiểm thử người dùng nên chứng tỏ hệ thống vận hành yêu cầu xác định C Kiểm thử người dùng nên thực phần giai đoạn đào tạo triển khai hệ thống 117 D Kiểm thử người dùng tạo hội tốt để nhận biết sai sót mã xây dựng 19 Hai giai đoạn dự án có khả nhằm địi hỏi hồn tất tính lặp lặp lại nhiệm vụ? (Chọn 2) A Kiểm thử đơn vị B Thiết kế hệ thống C Khởi tạo dự án D Phân tích hệ thống E Tích hợp hệ thống F Kiểm thử chấp thuận người dùng 20 Chức nòng cốt giám đốc dự án gì? A Tích hợp dự án B Giao diện khách C Thiết kế hệ thống D Đảm bảo chất lượng 118 CHƯƠNG 7: NGUỒN NHÂN LỰC CỦA DỰ ÁN MỤC ĐÍCH - Nắm bắt tầm quan trọng việc quản lý nguồn nhân lực tốt cho dự án, đặc biệt dự án CNTT - Hiểu khái niệm quản lý người - Hiểu qui trình quản lý nguồn nhân lực GIỚI THIỆU CHUNG a) Tầm quan trọng quản lý nguồn nhân lực - Con người định thành công hay thất bại tổ chức hay dự án - Các số thống kê gần nhu cầu lực lượng lao động làm việc lĩnh vực phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tăng nhanh, ví dụ cho thấy rõ điều đó: o Ở Mỹ: 12/2002 có 10,1 triệu kỹ sư CNTT, tăng từ 9,9 triêu từ tháng 1/2002 o Các nhà quản lý CNTT dự đoán tương lai gần họ cần thêm 1,2 triệu kỹ sư o Các công ty không thuộc lĩnh vực CNTT thuê kỹ sư nhiều công ty CNTT theo tỉ lệ 12:1 b) Qui trình quản lý nguồn nhân lực (NNL) - Quản lý NNL cho dự án bao gồm q trình địi hỏi phải phân bổ sử dụng hiệu nguồn lực người tồn hoạt động dự án Các q trình bao gồm: o Xác định cấu tổ chức - Lập kế hoạch tổ chức o Lên đội hình - Thu nhận nhân viên o Triển khai đội hình - Phát triển Nhóm NỘI DUNG XÁC ĐỊNH CƠ CẤU TỔ CHỨC - Các dạng tổ chức - Chức theo cấu trúc tổ chức - Biểu đồ tổ chức - Các đối tượng liên quan a) Các dạng tổ chức Các dạng tổ chức cấu trúc mà thơng qua cơng ty tổ chức hoạt động hàng ngày để tối ưu hố hiệu Có ba dạng tổ chức theo chức năng, ma trận theo dự án Chúng có đặc điểm sau: 119 Các dạng tổ chức Đặc điểm Nhiều người thực dạng hoạt động Báo cáo theo thứ bậc, báo cáo cá nhân với nhà quản lý riêng − Chức giám đốc dự án tương đối thấp so với chức giám đốc chức − Các cá nhân báo cáo lên theo thứ bậc chức năng, họ báo cáo theo chiều rộng với từ giám đốc dự án trở lên − Trong số tổ chức, sơ đồ báo cáo theo ma trận hình thức tồn lâu dài − Trong dự án có cấu trúc ma trận ma trận tạm thời − Cấu trúc ma trận mơ tả hội tụ yếu, cân hay hội tụ mạnh phụ thuộc vào chức tương đối giám đốc dự án so với giám đốc chức Mối quan hệ minh hoạ hình 7-1 − Giám đốc dự án đội dự án nòng cốt hoạt động đơn vị tổ chức hoàn toàn độc lập với tổ chức mẹ (tổ chức truyền thống) − Cấu trúc theo dự án Mỗi phận chịu trách nhiệm thực tập hợp hoạt động cụ thể, thường xuyên, tương đối ổn định − Cấu trúc ma trận − − Cấu trúc chức Trong số tổ chức, cấu trúc dự án tuý bao gồm hệ thống tự hỗ trợ, chẳng hạn phòng nhân hay phòng thu mua riêng Trong tổ chức khác, cấu trúc dự án tuý lại chia sẻ hệ thống hỗ trợ với tổ chức mẹ Hay “dự án tuý” Bảng 7-1: Các dạng tổ chức b) Chức cấu trúc tổ chức Chức chức giám đốc dự án thông qua dự án Điều minh hoạ hình 7-1 Phải lưu ý cấu trúc chức tuý chức giám đốc dự án tuơng đối thấp so với giám đốc chức cấu trúc theo dự án hồn tồn ngược lại 120 Hình 7-1: Chức giám đốc dự án c) Biểu đồ tổ chức Biểu đồ tổ chức minh hoạ cấu trúc tổ chức dự án Mục đích mối quan hệ đạo, quản lý báo cáo dự án mối quan hệ dự án tổ chức mẹ Một vài tổ chức sử dụng cấu trúc tổ chức phân cấp chi tiết (OBS) để minh hoạ tổ chức theo chức chịu trách nhiệm dạng công việc khác dự án Công bố cấu trúc OBS sớm dự án có lợi Thứ OBS chưa phù hợp làm xuất mâu thuẫn hay lầm lẫn vai trò dự án, thứ hai tạo động lực thúc đẩy tinh thần trách nhiệm thành viên dự án OBS phù hợp Ví dụ: Hình 7-2 sơ đồ tổ chức cơng ty điển hình tổ chức theo cấu trúc dự án ma trận Hãy ý cách thức mà đội ngũ thành viên báo cáo theo chiều dọc giám đốc chức chiều ngang giám đốc dự án Hình 7-2: Cấu trúc tổ chức ma trận 121 d) Các đối tượng liêu quan dự án Các đối tượng liên quan dự án người: - Có lợi ích nghiệp vụ kết dự án - Liên quan trực tiếp tới dự án - Hoặc đóng góp nguồn lực cho dự án Ví dụ: Bảng 7-2 liệt kê vài ví dụ đối tượng liên quan dự án dự án điển hình Các đối tượng Đặc điểm liên quan dự án Nhà tài trợ - Chịu trách nhiệm cuối thành cơng dự án - Ký kết hồn tất tài liệu lập kế hoạch yêu cầu thay đổi - Cho phép đội dự án sử dụng nguồn lực - Bảo vệ cố vấn cho đội quản lý dự án - Cắt băng khởi công, khánh thành dự án và tiến hành hoạt động - Ký công bố tôn dự án - Nếu nhà tài trợ người công ty, chẳng hạn khách hàng trách nhiệm giám đốc dự án bao gồm số trách nhiệm khác liệt kê Khách hàng - Nhận đầu dự án - Thanh toán cho đầu dự án - Xác định nhu cầu sản phẩm kết dự án - Có thể nhiều cơng ty hay cá nhân với đặc điểm yêu cầu trái ngược Giám đốc chức án Các nhà quản lý chịu ảnh hưởng hoạt động hay kết dự - Kiểm sốt đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiết bị…) Giám đốc dự án Có thể có yêu cầu trái ngược kết dự án Có thể tính đến cấp Giám đốc dự án - Làm việc với đối tượng liên quan dự án để định nghĩa dự án - Lập kế hoạch, xếp lịch trình dự thảo ngân sách hoạt động dự án với đội ngũ ban đầu - Cùng làm việc với đội để thực thi kế hoạch - Giám sát hiệu hoạt động thực hoạt động hiệu - Thường xuyên báo báo cho nhà tài trợ đối tượng liên quan dự án - 122 Đưa yêu cầu trình bày thay đổi phạm vi Đóng vai trị người trung gian đội dự án đối thành tốt nhiệm vụ Lãnh đạo khơng có nghĩa dựa vào quyền lực ban hành, mà phải dựa khả tác động người khác thực công việc Công tác quản lý việc lập kế hoạch tổ chức, vận hành, giám sát điều khiển để hồn thành cơng việc dự án Quyền quản lý bắt nguồn từ vị trí thức đội dự án tổ chức Theo Steven Covey: “ Quản lý thường tập trung vào vấn đề sau cùng: Làm để hồn thành tốt số cơng việc định? Cịn lãnh đạo thường tập trung vào vấn đề ban đầu: Tôi muốn thực công việc gì? Cơng tác quản lý tỏ hiệu nấc thang đến thành cơng, cịn kỹ lãnh đạo xác định xem thang có đặt tường hay khơng?” ( Covey 1999, 101) Ví dụ: Sau dự án hồn thành, dự án Khoa dự án lại Dần lãnh đạo, người ta yêu cầu thành viên tham gia hai dự án đánh giá hai vị giám đốc Ý kiến chung cho thấy Khoa thể kỹ lãnh đạo Anh nắm rõ mục tiêu chiến lược tập thể dự án, khiến cho tồn đội dự án ý thức vai trị họ dự án ảnh hưởng đến mục tiêu chung tổ chức nào? Đồng thời anh giao thiệp tốt với nhà tài trợ dự án Tuy nhiên, lực quản lý anh không tốt Dần Anh thường hay chậm trế việc hồn thành tất cơng việc hứa, đặt trước nhiều thời gian thường không theo dõi lịch trình ngân sách dự án Ngược lại, Dần điềm tĩnh thích phong cách lãnh đạo dựa đồng thuận Cả đội dự án chắn dự án cô ảnh hưởng tới mục tiêu chung tổ chức nào? Thế nhưng, Dần nhà quản lý tài tình, ln tổ chức họp lúc, ln theo dõi lịch trình ngân sách dự án, giải xung đột đội dự án cách nhanh chóng c) Các chi tiết xây dựng đội dự án Tiêu chí xây dựng đội dự án kỹ thuật nhằm tác động đến cá nhân khác từ nhiều phận chức với mục tiêu, nhu cầu mong muốn riêng Lập lên đội dự án đoàn kết, làm việc hăng say lợi ích dự án Ví dụ: Mơt Giám đốc dự án CNTT xác định chọn thành viên cho dự án kéo dài tháng, lại lo lắng vấn đề tiềm ẩn việc trao đổi thông tin nhiều thành viên dự án Hơn nữa, khơng tự tin tổ chức hoạt động xây dựng đội dự án cần thiết để dự án khởi đầu cách tốt đẹp Vì phân bổ chi phí ngân sách dành cho hoạt động xây dựng đội dự án, dùng số tiền để nhờ trợ giúp cố vấn bên Người cố vấn thực kiểm tra tính cách tổ chức loạt buổi trao đổi, sinh hoạt dự án Các buổi sinh hoạt sau tổ chức tháng lần suốt trình dự án Thành viên đội dự án hưởng ứng tích cực hoạt động người cố vấn đưa họ cảm thấy khơng bị giấu diếm điều cả, họ hiểu rõ vai trị đội Không thế, họ đánh giá cao kỹ giao tiếp vừa học d) Hậu cần cho đội dự án Công tác cung ứng cho đội dự án việc cung cấp đồ dùng, trang thiết bị cần thiết cho đội dự án hoàn thành nhiệm vụ Bao gồm: - Các đồ dùng cần thiết cho dự án kết bàn giao dự án 126 - Trang thiết bị cho đội dự án chủ yếu trang thiết bị văn phòng bao gồm không gian làm việc, bàn, điện thoại, máy vi tính, máy chủ, phần mềm điện - Thiết bị liên lạc cho thành viên không làm việc nơi cố định - Thiết bị phần mềm phần cứng để thiết lập môi trường kiểm thứ - Những trang thiết bị cần thiết để phục vụ chuyến công tác, bao gồm việc di chuyển, thuê phịng khoản khác Ví dụ: Khi xem ngơi nhà mà xây, bạn cảm thấy thỏa mãn với số tiền bỏ để chủ thầu xây dựng chuẩn bị hậu cần xây nhà Vật liệu lợp nhà giao cho tuần trước thờì gian dự tính lợp nhà Do có vấn đề chất lượng từ phía nhà cung cấp ván gỗ ban đầu, nên đơn hàng chưa thực Tuy nhiên, chủ thầu tìm nguồn tương tự với giá thấp Các nhà thầu nhỏ cử nhân viên họ với dụng cụ cần thiết để hồn thành cơng việc e) Xây dựng hỗ trợ đội dự án Hoạt động xây dựng đội dự án giúp đội trở thành tập thể đoàn kết, vững mạnh làm việc suất Để tổ chức hoạt động xây dựng đội dự án, làm theo bước sau - Truyền đạt rõ ràng mục tiêu, mục đích tiêu chí dự án - Lập kế hoạch truyền thông nội đội dự án, nhằm đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin thành viên đội, tạo chế thu hút ý kiến phản hồi - Lập kế hoạch phát triển đội dự án, nhằm giải vướng mắc thiếu sót kỹ năng, đồng thời nâng cao kỹ sẵn có theo mục đích đội dự án - Thực hoạt động xây dựng đội dự án Các tiêu chí bao gồm: o Sử dụng kỹ lãnh đạo để truyền đạt rõ ràng mục tiêu, mục đích, tiêu chí dự án o Nhận biết nhu cầu cá nhân thành viên dự án để xác định nhu cầu trao đổi thành viên với o Sử dụng kỹ thuật quản lý tổ chức hoạt động xây dựng đội dự án, ủy quyền quản lý xung đột o Tìm hiểu áp dụng dẫn để đưa phản hồi hiệu cho thành viên o Lập kế hoạch phát triển đội dự án, nhằm giải thiếu sót phát kỹ năng, nâng cao kỹ cần thiết cho dự án làm việc theo nhóm - Thực kế hoạch nâng cao suất làm việc thành viên bổ sung khơng có kỹ tiền đề - Thực kế hoạch cung ứng cho đội nhằm đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu trang thiết bị cần thiết: o Giám đốc dự án có trách nhiệm đảm bảo nhu cầu thiết yếu thiết bị phục vụ công việc dự án thành viên Để xác định u cầu cần phải phân tích kỹ yêu cầu kỹ thuật Giám đốc dự án phải chủ động quản lý việc mua sắm nguyên vật liệu trang thiết bị, đảm bảo nhu cầu phải đưa vào kế hoạch ngân sách dự án 127 TRIỂN KHAI ĐỘI HÌNH - Giai đoạn hình thành – thành viên đội dự án làm quen với thống số quy tắc chung cho đội - Giai đoạn nảy sinh mâu thuẫn – không kiểm soát xung đột thành viên dự án - Giai đoạn hòa giải – Tập trung vào vấn đề quy trình suất làm việc - Giai đoạn thực – Đội dự án làm việc với xuất cao - Một vài kinh nghiệm phát triển đội dự án Các hoạt động phát triển đội dự án yếu tố tất yếu tiến hành dự án Chủ đề đưa phương pháp để phát triển đội dự án cách hiệu Là Giám đốc dự án CNTT, bạn phải đối mặt với thách thức phía nhân Đội dự án hình thành từ nhóm người có lực xếp lịch trình dày đặc Những người thường coi trọng kiến thức kỹ thuật vị trí Nhiệm vụ Giám đốc dự án tập hợp người khác thành đội, nhiệm vụ dễ dàng thực Hiệu làm việc đội dự án trách nhiệm mà Giám đốc dự án phải gánh vác Chủ đề giúp xác định vấn đề để ảnh hưởng đến hiệu làm việc đội dự án Các giai đoạn phát triển đội dự án Mỗi người khơng phải sinh cá nhân có đầy đủ khả Họ phải trải qua giai đoạn phát triển học tập cần thiết trưởng thành Tương tự vậy, đội dự án phải trải qua giai đoạn phát triển định Hiểu vấn đề đó, biết tiêu cho giai đoạn phát triển Giám đốc dự án chủ động giúp đỡ đội dự án phấn đấu đạt suất làm việc cao Bảng 7-4 giai đoạn phát triển đội dự án Bảng 7-4: Các giai đoạn phát triển đội dự án Giai đoạn Đặc điểm Hình thành Thành viên đội dự án làm quen với nhau, thảo quy tắc hợp tác thành viên Mâu thuẫn Nảy sinh xung đột thành viên đội dự án vấn đề tranh luận Hòa giải Các vấn đề thành viên đội dự án giải quyết, tập trung vào vấn đề quy trình xuất lao động Thực Đội dự án làm việc với xuất cao a) Giai đoạn hình thành Trong giai đoạn Hình thành, thành viên đội dự án thường phân vân khơng biết tham gia đội dự án có phải định sáng suốt không? Họ đưa đánh giá ban đầu kỹ chất lượng làm việc thành viên làm đội, họ lo lắng xem thành viên lại đội đánh giá họ nào? Khi dự án hình thành trao đổi thường mang tính chất lịch khơng có bó buộc, thành viên ngần 128 ngại thể nhiều quan điểm cá nhân Những buổi họp dự án giai đoạn thường lộn xộn, thành viên cố gắng tìm hiểu nhiệm vụ người khác dự án Một điều lưu ý hoạt động phát triển đội dự án đưa để thành viên đội thực hiện, áp đặt cấp cho đội Có thể tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ, theo phạm vi tồn đội Mục đích nhằm giúp thành viên đội dự án dần cảm thấy thoải mái làm việc trao đổi với người đội Ví dụ: Hình thành đội dự án Phong hoàn tất việc tuyển chọn thành viên dự án, suy nghĩ tìm cách để đội dự án bắt đầu cách tốt đẹp Anh bắt đầu buổi họp dự án, trình bày tổng quan dự án tầm quan trọng tổ chức Mỗi thành viên dự án phát tài liệu vấn đề trình bày Phong tiếp tục buổi họp trao đổi mạng lưới Mỗi thành viên đội dự án tự giới thiệu kể câu chuyện khơng liên quan đến cơng việc, đồng thời đóng góp ý kiến vấn đề chuyên môn nêu Buổi họp hôm giúp phá vỡ khoảng cách thành viên đội dự án Sau đó, Phong lên kế hoạch cho buổi họp để hoàn thành hoạt động lập kế hoạch cho đội dự án b) Giai đoạn nảy sinh mâu thuẫn Trong giai đoạn mâu thuẫn, thành viên dự án thường bảo thủ nảy sinh nhiều mâu thuẫn Sự khác tính cách bắt đầu bộc lộ, hệ xung đột thành viên muốn làm công việc dự án, đưa định theo cách riêng Trong giai đoạn này, Giám đốc dự án cần phải sử dụng kỹ để giải xung đột kỹ ủy thác để giúp đội dự án giải vấn đề Ví dụ: Mâu thuẫn nảy sinh đội dự án: Hiếu Cường kỹ sư Web đầy kinh nghiệm, làm việc cho dự án mạng nội Hiếu mực nên cài Applet vào máy trạm, cịn Tồn nên cài vào máy chủ Cuối Giám đốc dự án – Phong phải nhảy vào mở họp Hiếu, Cường DBA dự án để trí tiến hành theo cách tốt c) Giai đoạn hòa giải Ở giai đoạn Hòa giải, đội dự án bắt đầu làm việc cách suất mà khơng phải lo lắng quan điểm cá nhân vấn đề tranh cãi Khi xung đột cịn xảy người ta tập trung vào vấn đề liên quan đến quy trình liên quan đến cá nhân Đội dự án bắt đầu hoạt động sở tin tưởng trông cậy lẫn Trong giai đoạn hòa giải, Giám đốc dự án phải thêm vào tiêu chí cách tập trung vào vấn đề hiệu làm việc dự án Chẳng hạn Giám đốc dự án phải: - Tập trung nâng cao suất đội nhằm đạt mục tiêu dự án - Nếu đội dự án mắc phải đề lập nhóm chức để giải vấn đề - Xóa bỏ tất rào cản gây tổn hại đến hiệu làm việc đội - Tạo hội để ban quản lý, khách hàng, đội khác ghi nhận hiệu làm việc Đội dự án Ví dụ: Hịa giải xung đột đội dự án Đội dự án vừa làm việc hai tháng kế hoạch tháng để nâng cấp hệ điều hành máy trạm, lại nảy sinh số vấn đề cấu hình hệ điều hành ứng dụng 129 doanh nghiệp Giám đốc dự án cử nhóm tập trung giải vấn đề cấu hình, họ dần giải vấn đề Tiến độ dự án chậm so với lịch trình, đội dự án mệt mỏi làm việc dài căng thẳng Biết nhà tài trợ thông cảm với nỗ lực đội, Giám đốc dự án tổ chức buổi ăn trưa cho đội với nhà tài trợ dự án, với mục đích ghi nhận nỗ lực đội tạo lòng nhiệt huyết cho dự án d) Giai đoạn thực Trong giai đoạn Thực hiện, đội dự án làm việc với suất cao Việc cộng tác trao đổi trở nên dễ dàng, xung đột giải Các thành viên đội cảm thấy thoải mái trình bày vấn đề, tin tưởng vào đồng đội để tìm giải pháp tốt cho tồn đội dự án Vai trị Giám đốc dự án giai đoạn thực phải công nhận hiệu làm việc đội, lại đứng thể đội dự án tự giải vấn đề Ví dụ: Giai đoạn thực đội dự án Tiến độ đội dự án chậm so với lịch trình, điều địi hỏi thành viên đội phải làm việc Mặc dù người ln dự án, Ngun phải lo cho nhỏ, nên việc làm thật vất vả Thay gặp Giám đốc dự án để trình bày vấn đề đó, Nguyên tự thu xếp với thành viên khác đội Hiền Nguyên làm công việc mà Hiền ghét, ngược lại cô làm thêm để giải cơng việc Ngun Đây ví dụ hay giai đoạn thực hiện, đội dự án thể cống hiến mục tiêu dự án, tự giải vấn đề cách êm thấm mà khơng có xung đột e) Một vài kinh nghiệm phát triển đội dự án Hãy chủ động giúp đỡ đội dự án đạt suất làm việc cao bước sau: - Trong suốt trình hình thành, tổ chức hoạt động xây dựng đội dự án để tạo nên tập thể đoàn kết, vững mạnh phải đặt kỳ vọng cho đội dự án Để giúp đỡ thành viên giai đoạn hình thành, phải tạo điều kiện cho đội dự án làm quen với tạo môi trường làm việc tôn trọng lẫn Đồng thời, giúp đỡ đội thực số quy tắc để giao tiếp với thành viên khác đội Cuối cùng, tạo cho thành viên dự án có cảm giác họ người đặc biệt, họ chọn làm việc nhằm phục vụ mục tiêu quan trọng cụ thể cho tổ chức Một vài chiến lược sử dụng giai đoạn hình thành đội dự án bao gồm: o Chương trình buổi họp kick-off dự án phải dành thời gian để thành viên giới thiệu o Tạo sổ tay đội dự án để ghi lại mục tiêu đội, cơng việc cần đạt mục tiêu đó, tất ràng buộc mà đội phải tuân theo o Tạo thư mục dự án o Lập quy tắc chung dự án thành viên cư xử với nhau, cách trao đổi thời gian họp, cách đưa định cách đưa vấn đề o Chọn tên biểu tượng cho đội dự án o Các dịp vui chơi bắt đầu đội dự án hội để thành viên tìm hiểu kỹ 130 - Trong giai đoạn mâu thuẫn, sử dụng kỹ giải xung đột ủy thác để làm dịu xung đột thành viên Nếu vấn đề mức độ nghiêm trọng nên tìm trợ giúp phịng Nhân - Trong giai đoạn hòa giải, phải hướng cho đội tập trung đạt mục tiêu dự án xóa bỏ rào cản Có thể tham khảo số chiến lược sau: o Tập trung nâng cao suất đội nhằm đạt mục tiêu dự án o Nếu đội dự án mắc phải vấn đề lập nhóm nhỏ đội dự án chức để giải vấn đề (nhóm phản ứng nhanh), nhanh chóng đưa dự án vào trạng thái hoạt động ổn định o Xóa bỏ tất rào cản gây tổn hại đến hiệu làm việc đội o Tạo hội để ban quản lý, khách hàng, đội khác ghi nhận hiệu làm việc đội dự án - Trong giai đoạn thực hiện, phải xây dựng chế khen thưởng kịp thời, hiệu làm việc đội khuyến khích đội dự án đưa cách giải cho vấn đề nảy sinh Tuy nhiên, tiến độ đội dự án bị chậm hội tốt để thử thách đội dự án với mục tiêu nghiêm ngặt hiệu làm việc Bài tập 7-2: phát triển đội dự án Thời gian: 30 phút Mục đích: Xác định phương hướng hoạt động để quản lý hiệu làm việc đội dự án Kịch bản: Các thành viên đội dự án Nâng cấp Hệ thống mạng công ty XYZ tuyển chọn, thiếu xót kỹ xác định Các thành viên dự án phải công tác đến đơn vị để nâng cấp mạng WAN Giám đốc dự án – Hoàng lại văn phịng tổng cơng ty Đội trưởng Trung nhóm bốn kỹ sư lắp đặt thiết bị mạng LAN/WAN đơn vị sở Hãy thảo luận khác quản lý lãnh đạo Lãnh đạo liên quan đến định hướng, kỳ vọng tập thể Quản lý lại liên quan đến hiệu suất, hiệu việc chuyển đổi nguồn lực Hãy bàn thách thức việc quản lý lãnh đạo mà Hoàng Trung phải đối mặt Hoàng Trung phải thảo kế hoạch lãnh đạo đội dự án Hoàng giám sát lịch trình ngân sách dự án, phải nhờ Trung vấn đề hiệu làm việc tinh thần cá nhân thành viên dự án chuyến công tác Trung lập kế hoạch trao đổi với thành viên lại đội Những phương pháp sử dụng để xây dựng đội dự án với đơi hình làm việc rải rác nhiều nơi vậy? Tìm hiểu nhu cầu cá tính thành viên Trao đổi nhu cầu với thành viên lại Khi dự án bắt đầu thuê chuyên gia bên để huấn luyện việc xây dựng đội dự án Tổ chức buổi huấn luyện xây dựng đội dự án định kỳ, dựa trọng điểm dự án 131 Việc giao tiếp, liên lạc khó khăn yêu cầu phải cơng tác thường xun: Vì vậy, phải lập kế hoạch trao đổi, liên lạc để tránh cho thành viên khơng có cảm giác bị lập Đảm bảo việc tổ chức kiện quan trọng giai đoạn dự án Bạn giải vấn đề thiếu hút kỹ nào? Câu trả lời bao gồm ý sau: Bằng cách đào tạo kỹ sư trẻ công nghệ mạng WAN nhờ Trung làm cố vấn Bạn xử lý với thành viên mà người ghét người hay nói hay phàn nàn, dường chưa làm để cải thiện vấn đề? Giám đốc dự án đóng vai trị chủ động cách đưa mong muốn công ty theo dõi hiệu làm việc nhân viên Có thể phải nhờ can thiệp phòng Nhân Bạn xử lý với thành viên thức đội lại không hội tụ đủ kỹ cần thiết cho đội dự án? Có thể có nhiều câu trả lời khác Nhưng thành viên không làm thành viên khác tập trung làm việc Nếu thành viên thuộc gia đình có Bố Mẹ, thành viên khác lại độc thân khơng có con; có nên đặt yêu cầu làm việc người giống không? Hy vọng đội dự án thực giải pháp phù hợp với nhu cầu cá nhân hoàn thành mục tiêu đội TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG Trong này, bạn trang bị kiến thức vai trò nguồn nhân lực quy trình quản lý nguồn nhân lực dự án như: Xác định cấu tổ chức - Các dạng tổ chức - Chức tương đối cấu trúc tổ chức - Biểu đồ tổ chức - Các đối tượng liên quan Tổ chức đội dự án - Lãnh đạo tổ chức - Các kỹ cần thiết - Các chi tiết xây dựng đội dự án - Hậu cần cho đội dự án - Xây dựng hỗ trợ đội dự án Triển khai đội dự án - Giai đoạn hình thành – thành viên đội dự án làm quen với thống số quy tắc chung cho đội - Giai đoạn nảy sinh mâu thuẫn – không kiểm soát xung đột thành viên dự án 132 - Giai đoạn hòa giải – Tập trung vào vấn đề quy trình suất làm việc - Giai đoạn thực – Đội dự án làm việc với xuất cao - Một vài kinh nghiệm phát triển đội dự án BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG Trong cấu trúc tổ chức sau đây, giám đốc dự án có quyền lực nhất? A Tổ chức dự án B Tổ chức ma trận mạng C Tổ chức ma trận yếu D Tổ chức theo chức Ai có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo đánh giá sau triển khai? A Người sử dụng B Giám đốc dự án C Nhà tài trợ D Kỹ sư cao cấp Phương pháp hiệu việc xây dựng đội dự án tổ chức ma trận tuân theo: A Kế hoạch truyền thông B Kế hoạch quản lý thay đổi phạm vi C Kế hoạch quản lý đội ngũ D Kế hoạch phát triển đào tạo Giám đốc dự án xây dựng kế hoạch cho dự án Giám đốc dự án xác định nhiệm vụ định nguồn lực thích hợp Cơng cụ sử dụng thơng báo vài nguồn lực phân bổ xong Bước giám đốc dự án gì? A Di chuyển nguồn lực B Yêu cầu thêm nguồn lực C Điều chỉnh nguồn lực D Dự thảo ngân sách Điều chỉnh nhiệm vụ phân bổ khác dự án để trì khối lượng nguồn lực phù hợp gọi là: A Tối ưu hoá nguồn lực B Phân chia nguồn lực C Cơ cấu lại nguồn lực D Điều chỉnh nguồn lực Bạn quản lý đội kỹ thuật người lao động bán thời gian Phần lớn người lao động sinh viên có cam kết khác suốt năm học Năm ngoái bạn chậm trễ vài dự án bạn xếp dự án hoàn tất suốt kỳ thi tốt nghiệp sinh viên Hiện bạn bắt đầu thực kế hoạch cho dự án tới có thời hạn cuối khác suốt giai đoạn thi tốt nghiệp Bạn nên làm để ngăn chặn xung đột này? 133 A Sử dụng nguồn lực khác suốt giai đoạn thi tốt nghiệp B Sử dụng nhiều nguồn lực rút ngắn lịch trình dự án C Thuê thêm sinh viên để trợ giúp suốt giai đoạn thi tốt nghiệp D Sắp xếp dự án hoàn tất sau giai đoạn thi tốt nghiệp Những vấn đề tồn lâu dài bắt đầu dính líu ảnh hưởng tới nhiều người, tạo nhiều phụ thuộc Giám đốc dự án tốt nên xử lý tình nào? A Đưa cho quản lý cấp cao B Tách vấn đề thành vấn đề nhỏ theo lơgíc C Đặt sở lịch trình dự án D Thực quản lý rủi ro Trong số tất xung đột xẩy dự án xung đột bất lợi kết hiệu suất đội? A Các xung đột hội đồng B Những mâu thuẫn cá nhân C Các thoả hiệp kỹ thuật D Xung đột lịch trình Giám đốc dự án công nghệ thông tin chuyển giao quy định dự án tài liệu phạm vi phác hoạ khía cạnh dự án công ty phê chuẩn Giám đốc dự án công nghệ thông tin mang tài liệu tới họp bắt đầu dự án Trong lựa chọn đây, chọn lựa chọn tốt xem nên nhận tài liệu A Đội dự án nhà tài trợ B Văn phòng dự án đội dự án C Đội dự án khách hàng D Các đối tượng liên quan dự án đội dự án 10 Lựa chọn đội ngũ thành viên (hay sai) ảnh hưởng đến tinh thần, thời gian chất lượng Dựa vào trích dẫn bên dưới, người khả mà giám đốc dự án thêm vào đội dự án A “Hãy bỏ phiếu việc này” B “Ý tưởng không hoạt động đối thủ cạnh tranh, nghĩ hoạt động đây?” C “Các nghiên cứu điểm chuẩn cho thấy điều gì?” D “Ý tưởng thực phải thực vài thay đổi nhỏ” 11 Vai trò giám đốc đường lối kế hoạch dự án gì? A Cung cấp nguồn lực cho dự án B Đề nghị thay đổi yêu cầu C Giải xung đột đội D Kiểm sốt kinh phí dự án 12 Người lãnh đạo đội thăng chức trở thành quyền giám đốc dự án giám đốc nghỉ việc riêng Một vài đội ngũ thành viên khác khơng nói thay đổi tổ chức 134 không muốn tham gia vào đội Giám đốc dự án nói với đội ngũ thành viên vài lần không giải vấn đề Quyền giám đốc dự án nên làm tiếp theo? A Thúc đẩy vấn đề tổ chức B Xây dựng đội hoàn toàn để hoàn thành dự án C Thêm người vào đội để cân khối lượng công việc D Làm việc với đội ngũ thành viên lại để đáp ứng mục tiêu 13 Mặc dù thay đổi nhỏ hút vào dự án mà không cần điều chỉnh phạm vi tổ chức sau nên trọng tới thay đổi quan trọng phạm vi? A Nhà quản lý hợp đồng B Ban quản lý thay đổi C Giám đốc chất lượng D Giám đốc chức 14 Trong trình triển khai nghiệp vụ điện tử, giám đốc dự án thông báo đội ngũ thành viên khác không làm việc tốt Vì nên dự án phải chịu trì hỗn lâu Giám đốc dự án nên làm gì? A Xác định lại vai trò trách nhiệm đội ngũ thành viên B Ngồi với đội ngũ thành viên liên quan để thảo luận ảnh hưởng lẫn họ C Thúc đẩy đội ngũ thành viên hợp tác D Thưởng cho đội ngũ thành viên làm việc tốt 15 Giám đốc công nghệ thông tin gửi cho kỹ sư mạng đội dự án ma trận thư điện tử yêu cầu chuẩn bị báo cáo kỹ thuật chi tiết cho theo số dẫn đưa thư điện tử Một tuần sau, giám đốc phận kỹ sư mạng đến chỗ giám đốc dự án để phàn nàn kỹ sư phải 45 để chuẩn bị báo cáo dài 80 trang Giám đốc dự án trình bày sơ qua nghĩ báo cáo dài trang Vấn đề gây xung đột gì? A Thiếu chun mơn với tư cách kỹ sư mạng việc chuẩn bị tài liệu kỹ thuật B Thiếu dẫn xác định thư điện tử tạo công việc phạm vi C Theo phân bổ nguồn lực kỹ sư mạng D Lãnh đạo phận kỹ sư mạng phân bổ theo thời gian kỹ sư mạng cần để hoàn tất nhiệm vụ định 16 Ai có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo đánh giá sau triển khai? A Người sử dụng B Giám đốc dự án C Nhà tài trợ D Kỹ sư cao cấp 17 Tại giám đốc dự án cần có nhà tài trợ điều hành? A Để giữ đội dự án tập trung vào công việc B Để cung cấp giúp đỡ bí mật với cam kết hỗ trợ tổ chức 135 C Để ký kết hoàn tất yêu cầu người dùng D Để đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp bên ngồi 18 Lựa chọn đội ngũ khơng chức tìm kiếm người chuyên gia kỹ thuật hay hành Nhà tài trợ dự án đạo dự án có tính minh bạch cao mong đợi giám đốc dự án? A Phát triển nhân chủ chốt B Lãnh đạo chuyên gia kỹ thuật C Giao thiệp với khách hàng/ nhà tài trợ D Phân tích kỹ 19 Kiểm soát chất lượng là: A Giám sát kết dự án cụ thể để xác định xem liệu chúng có tuân theo chuẩn chất lượng liên quan hay khơng B Đánh giá tồn kết dự án sở đặn C Hoạt động để tăng tính hiệu lực hiệu suất dự án D Xác định chuẩn chất lượng liên quan tới dự án 20 Ma trận gán trách nhiệm công cụ quản lý dự án dùng để: A Bảo đảm đội ngũ thành viên hiểu vai trò cụ thể họ B Xây dựng cấu trúc chi tiết công việc dựa vào nguồn lực sẵn có C Xác lập tính giá trị thành viên dự án để thực công việc dự án D Mô tả cấu trúc tổ chức dự án 136 CHƯƠNG PHỐI HỢP VỀ MẶT THÔNG TIN MỤC ĐÍCH - Hiểu tầm quan trọng truyền thông tốt quản lý dự án mô tả thành phần kế hoạch quản lý thơng tin, truyền thơng - Hiểu qui trình quản lý thông tin, truyền thông GIỚI THIỆU CHUNG a) Tầm quan trọng truyền thông tốt - Nỗi sợ hãi lớn dự án thất bại (kém) truyền thông, thành viên dự án không giao tiếp với - Các nhà chuyên môn CNTT người truyền thông tốt - Các nghiên cứu cho thấy nhà chun mơn CNTT phải có khả truyền thơng hiệu để thăng tiến nghề nghiệp - Kỹ nói yếu tố chủ yếu để thăng tiến nghề nghiệp nhà chun mơn CNTT b) Các qui trình quản lý truyền thông - Lập kế hoạch truyền thông: xác định thông tin nhu cầu giao tiếp bên liên quan - Phân phối thơng tin: dùng thông tin cần thiết lúc - Báo cáo hiệu suất: thu thập phổ biến thông tin hiệu suất - Kết thúc hành chính: tạo, thu thập, thơng tin để hợp thức hóa kết thúc dự án / giai đoạn NỘI DUNG XÁC ĐỊNH THÔNG TIN – THIẾT KẾ KẾ HOẠCH TRAO ĐỔI THÔNG TIN - Yêu cầu trao đổi thông tin - Lập kế hoach truyền thông Trong chủ đề này, trao đổi cách thiết lập kế hoạch trao đổi thông tin hiệu cần cho trình thực dự án Một công ty tiến hành nghiên cứu thời gian giám đốc dự án CNTT thấy họ dùng từ 50 – 65% thời gian vào hoạt động trao đổi thơng tin nên khó hồn thành cơng việc Để hiểu rõ tình trạng này, cơng ty thành lập nhóm kiểm sốt Nhóm giám đốc dự án CNTT thứ yêu cầu phải có kế hoạch trao đổi thông tin chi tiết bị giám sát việc thực kế hoạch suốt vịng đời dự án Nhóm thứ hai khơng có u cầu quản lý dự án theo cách mà họ thường làm Kết quả, nhóm thứ từ 25- 45% thời gian tuần cho việc trao đổi thơng tin, nhóm thứ hai phải từ 50 – 65% Có điều thú vị là, nhóm buộc phải dùng kế hoạch trao đổi thông tin 137 báo cáo lại thời gian mà họ dùng để trao đổi thông tin khơng giảm mà việc trao đổi thơng tin cịn hiệu cao nhiều, mức độ căng thẳng trao đổi thông tin giảm đáng kể Bạn dùng thời gian dự án nào? a) Yêu cầu trao đổi thơng tin Mỗi dự án cần có kế hoạch quản lý truyền thông, tài liệu hướng dẫn truyền thơng dự án Phân tích bên liên quan truyền thông dự án hỗ trợ qui trình lập kế hoạch truyền thơng Nội dung kế hoạch quản lý truyền thông: - Mô tả việc thu thập loại thông tin khác - Mô tả cấu trúc phân phối thông tin đến với ai, cách - Định dạng thông tin để truyền thông - Lịch biểu tạo thông tin - Các phương pháp truy cập để nhận thông tin - Phương pháp cập nhật kế hoạch quản lý truyền thông theo tiến độ dự án - Phân tích truyền thơng với bên liên quan Mục đích kế hoạch trao đổi thông tin nhằm đảm bảo hiệu giao tiếp quan trọng thành viên đội đối tượng liên quan đến dự án để họ làm việc cách độc lập Giao tiếp hiệu dự án tạo điều kiện cho giám đốc dự án, thành viên đội dự án, nhà tài trợ, đối tượng liên quan dự án nhà cung cấp đưa định hợp lý, thông báo đầy đủ Cũng cần phải giao tiếp với đối tượng bên ngồi có liên quan ví dụ như: khách hàng, cổ đơng, báo chí cơng chúng Trao đổi thơng tin đóng vai trị quan trọng việc đảm bảo chất lượng thông qua việc giảm bớt báo cáo hiệu hoạt động dự án Trao đổi thơng tin ngăn chặn số rủi ro, đồng thời cần thiết nhằm phổ biến thông tin thay đổi cần thiết để giải rủi ro xảy Kế hoạch trao đổi thông tin cần phải cập nhật tinh lọc dự án tiến triển Bảng 8-1 Các giai đoạn xác định yêu cầu thông tin Giai đoạn Mô tả Giai đoạn Xác định yêu cầu thông tin trao đổi thông tin; Ai cần thông tin gì, dạng Giai đoạn Xác định cách thức trao đổi thông tin tốt nhất, lựa chọn phương tiện bao gồm truyền miệng, văn bản, thư điện tử, mạng nội bộ, thảo luận Giai đoạn Chỉ định vai trò trách nhiệm trao đổi thông tin Giai đoạn Lập lịch cho công tác trao đổi thông tin Giai đoạn Viết kế hoạch thành văn phổ biến Một khía cạnh chủ yếu việc quản lý dự án quản lý kỳ vọng đối tượng liên quan dự án Các đối tượng liên quan dự án có mục tiêu mức ưu tiên riêng dự án Khi dự án tiến triển, họ đánh giá mức độ thành công dự án Người giám đốc dự án định hình nhận thức cách cung cấp thông tin thời điểm thông qua việc lập kế hoạch trao đổi thơng tin kỹ lưỡng 138 Do đó, u cầu trao đổi thông tin (communication requirements) tài liệu dự án xác định thông tin phù hợp cho đối tượng thời điểm dạng thích hợp Mục tiêu yêu cầu trao đổi thông tin đưa thông tin đến đối tượng, lúc, với cách thức tiết kiệm chi phí Kết q trình lập u cầu danh sách đối tượng trao đổi thơng tin, số lượng người nhóm, loại thơng tin trao đổi họ cần nhận được, nguồn trao đổi thơng tin u cầu Bản phân tích nên có dạng kẻ ơ, bảng câu hỏi bảng khảo sát Các câu hỏi bao gồm: - Ai cần thông tin? - Tại họ cần? - Họ cần loại thông tin gi? - Mức độ chi tiết mà họ cần? - Họ thích thơng tin cung cấp dạng nào? - Mức độ thường xuyên họ cần thông tin? - Mục tiêu việc cung cấp thông tin gì? - Ai người cung cấp thơng tin đến người nhận? Ví dụ: Hãy xem xét khó xử giám đốc chương trình cho cơng ty bảo hiểm y tế lớn Có 15 giám đốc dự án phải báo cáo cho cơ, giám đốc trung bình phụ trách dự án Ban đầu, giám đốc nộp báo cáo hàng tuần dự án Đọc báo cáo phải 30 phút, có nghĩa cô phải 30 phút để đọc báo cáo tổng số 90 báo cáo trạng thái gửi đến hàng tuần, tức 45 tuần Thay vào đó, truyền đạt tới giám đốc dự án cô muốn họ nộp cho cô tóm tắt thực hai tuần lần, có bao gồm tất dự án mà họ tham gia Việc giảm thiểu thời gian cô dành để đọc báo cáo xuống khoảng tuần Cô yêu cầu họ phải thông báo vấn đề quan trọng qua email, điện thoại yêu cầu họp Khi trợ giúp cho giám đốc dự án họ cần, đồng thời giám đốc dự án khơng cịn dùng thời gian q giá vào việc viết báo cáo không rõ ràng Hình đưới trình bày phần tài liệu yêu cầu trao đổi thông tin Bảng 8-2 Yêu cầu trao đổi thông tin Tài liệu Mô tả Người nhận Dự án sơ Tổng quan dự án /Tóm Nhà tài trợ lược thực thi Định nghĩa Mô tả phạm vi dự án, giới Nhà tài trợ phạm vi hạn,ngân sách, yêu cầu… Giám đố dự án Tất thành viên ban dự án Mức độ xuyên thường Một lần vào lúc bắt đầu Tại thời điểm bắt đầu dự án có thay đổi Các đối tượng liên quan Báo cáo quản Mô tả rủi ro dự án Giám đốc dự án lý rủi ro với ma trận khả Nhà tài trợ (cần) nawngvaf mức độ nghiêm Duyệt hàng tuần tồn dự án, thơng báo rủi ro xẩy 139 trọng, chiến lược giảm thiểu kế hoạch dự phịng Ước tính nỗ Mơ tả mức độ nỗ lực cấn Giám đốc dự án Duyệt hàng tuần lực dự có để hồn thành dự án Các giám đốc chức Báo cáo hiệu hàng án tháng Nhà tài trợ b) Lập kế hoạch truyền thông – kế hoạch trao đổi thông tin Dự án phức tạp vận động nguy thất bại cao Nguy thất bại cao số tiền chi cho trao đổi thơng tin cao Trên sở dự án CNTT thường phức tạp biến động, nhiệt tình dành cho việc trao đổi thông tin dự án điều hiểu Trên sở vai trị vơ quan trọng trao đổi thơng tin dự án CNTT, dự án bắt đầu mà khơng có kế hoạch trao đổi thơng tin điều hiểu Các bước xây dựng kế hoạch trao đổi thông tin sau: Xác định đối tượng trao đổi thông tin Xác định yêu cầu nội dung tần suất cho đối tượng, bao gồm đối tượng liên quan dự án, nhà tài trợ, nhà cung cấp, bên liên quan khác Xác định yêu cầu trao đổi thông tin đặc biệt cho đội dự án phân tán mang tính quốc tế Lập kế hoạch báo cáo hiệu đặt kỳ vọng cho q trình trao đổi thơng tin Xác định kênh trao đổi thơng tin thức khơng thức, chọn kênh trao đổi thơng tin đáp ứng tốt nhu cầu tổ chức Chỉ định vai trò trách nhiệm trao đổi thơng tin Đối với dự án nhỏ giám đốc dự án nhận trách nhiệm trao đổi thông tin Đối với dự án lớn hơn, vai trò nên định cho thành viên đội, định cho thành viên khác đội chịu trách nhiệm thực phần khác kế hoạch trao đổi thông tin Giám đốc dự án có trách nhiệm đảm bảo cho kế hoạch trao đổi thông tin thực Phân bổ thời gian lịch trình cho việc thực trao đổi thông tin Việc đảm bảo tài nguyên phân bổ cho việc thực kế hoạch trao đổi thông tin Dự định tốt đẹp trao đổi thông tin thường bị thất bại căng thẳng công việc từ ngày sang ngày khác Bằng cách coi trao đổi thơng tin cơng việc dự án thức phân bổ thời gian hợp lý, chức quan trọng chắn thực Viết thành văn kế hoạch trao đổi thông tin phân phát Đừng quên cập nhật kế hoạch cần Bài tập 8-1: Xây dựng kế hoạch trao đổi thông tin Thời gian: 15 phút Mục tiêu: Xây dựng kế hoạch trao đổi thông tin dựa nhu cầu từ đối tượng dự án Kịch bản: 140 ... đến dự án khác thông qua Giám đốc dự án Bảng 7-2 : Xác định đối tượng liên quan dự án TỔ CHỨC ĐỘI DỰ ÁN - Lãnh đạo tổ chức - Các kỹ cần thiết - Các chi tiết xây dựng đội dự án - Hậu cần cho đội dự. .. yếu việc quản lý dự án quản lý kỳ vọng đối tượng liên quan dự án Các đối tượng liên quan dự án có mục tiêu mức ưu tiên riêng dự án Khi dự án tiến triển, họ đánh giá mức độ thành cơng dự án Người... dự án kinh phí bắt buộc xác lập thấp gì? (Chọn hai đáp án) A Dự án bị huỷ bỏ B Lịch trình dự án tăng lên C Lịch trình dự án giảm xuống D Tính dự án giảm xuống E Chất lượng dự án giảm xuống Đánh