Dự án càng phức tạp và vận động thì nguy cơ thất bại càng cao. Nguy cơ thất bại càng cao thì số tiền được chi cho trao đổi thông tin càng cao. Trên cơ sở các dự án CNTT thường phức tạp và biến động, thì sự nhiệt tình dành cho việc trao đổi thông tin trong dự án là điều có thể hiểu được. Trên cơ sở vai trò vô cùng quan trọng của trao đổi thông tin trong các dự án CNTT, một dự án được bắt đầu mà không có kế hoạch trao đổi thông tin là điều không thể hiểu được.
Các bước xây dựng kế hoạch trao đổi thông tin như sau: 1. Xác định đối tượng trao đổi thông tin .
2. Xác định các yêu cầu về nội dung và tần suất cho đối tượng, bao gồm đối tượng liên quan dự án, nhà tài trợ, nhà cung cấp, và các bên liên quan khác.
3. Xác định các yêu cầu trao đổi thông tin đặc biệt cho các đội dự án phân tán và mang tính quốc tế.
4. Lập kế hoạch báo cáo hiệu quả và đặt ra kỳ vọng cho quá trình trao đổi thông tin.
5. Xác định các kênh trao đổi thông tin cả chính thức và không chính thức, chọn ra các kênh trao đổi thông tin đáp ứng tốt nhất nhu cầu của tổ chức.
6. Chỉ định vai trò và trách nhiệm trao đổi thông tin .
Đối với một dự án nhỏ thì giám đốc dự án có thể nhận trách nhiệm trao đổi thông tin . Đối với những dự án lớn hơn, vai trò này nên được chỉ định cho một thành viên trong đội, hoặc chỉ định cho các thành viên khác nhau trong đội chịu trách nhiệm thực hiện các phần khác nhau của kế hoạch trao đổi thông tin . Giám đốc dự án có trách nhiệm đảm bảo cho kế hoạch trao đổi thông tin được thực hiện.
7. Phân bổ thời gian trong lịch trình cho việc thực hiện trao đổi thông tin .
Việc này đảm bảo tài nguyên được phân bổ cho việc thực hiện kế hoạch trao đổi thông tin . Dự định tốt đẹp của trao đổi thông tin thường bị thất bại do sự căng thẳng của các công việc từ ngày này sang ngày khác. Bằng cách coi trao đổi thông tin là một công việc dự án chính thức và phân bổ thời gian hợp lý, chức năng quan trọng này chắc chắn sẽ được thực hiện.
8. Viết thành văn bản kế hoạch trao đổi thông tin và phân phát. Đừng quên cập nhật bản kế hoạch khi cần.
Bài tập 8-1: Xây dựng kế hoạch trao đổi thông tin Thời gian: 15 phút
Mục tiêu:
Xây dựng kế hoạch trao đổi thông tin dựa trên nhu cầu từ các đối tượng dự án.