Bài giảng điện tử môn tin học: Các Hệ Thống Thông Tin Tích Hợp trong Doanh Nghiệp pps

Quá trình kinh doanhQuá trình kinh doanh  Một nhóm các bước quá trình con hoặc/và các hoạt động có liên quan tới nhau trong quá trình sử dụng các nguồn lực gồm cả thông tin để tạo ra g

Nội Dung

Quá trình kinh doanh

Quá trình kinh doanh

 Một nhóm các bước (quá trình con) hoặc/và các hoạt

động có liên quan tới nhau trong quá trình sử dụng các nguồn lực (gồm cả thông tin) để tạo ra giá trị cho các

khách hàng trong hoặc ngoài doanh nghiệp

 Quá trình con = Phần được xác định rõ của một quá trình

 Hoạt động = thành phần của một quá trình

 Thông thường, CNTT đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển các họat động thành một quá trình con được xác định rõ ràng

 Cấu trúc tổ chức theo truyền thống thường có dạng tập trung quanh các chức năng

Hệ thống theo cách nhìn truyền thống

Quá trình kinh doanh & các lĩnh vực chức năng

Quá trình kinh doanh đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều chức năng

 Tạo sản phẩm mới

 Tạo liên kết giữa các chức năng

 Hoàn thành đơn hàng của khách

Khái niệm hệ thống công việc

Hệ thống công việc = là một hệ thống

trong đó con người và/hoặc máymóc

thực hiện một quy trình thực hiện công

việc, sử dụng các nguồn lực để tạo ra

các sản phẩm hoặc dịch vụ cho các

khách hàng bên trong hoặc bên ngoài

Các thành phần của một hệ thống công việc

 Hệ thống công việc bao gồm

• Sản phẩm& dịch vụ được sử dụng bởi khách hàng

 Các yếu tố bên ngoài

• Cơ sở hạ tầng

• Hiện trạng

 Quy trình nghiệp vụ là yếu tố mấu chốt của hệ thống công việc

• Người thực hiện

• Thông tin & công nghệ được sử dụng

Các thành phần của một hệ thống công việc

Dell Computer

Các thành phần của một hệ thống công việc

 Khách hàng: những người trực tiếp nhận và

sử dụng lợi ích từ các sản phẩm và dịch vụ

được tạo ra bởi hệ thống công việc

 Khách hàng bên ngoài - các cá nhân hoặc

đại diện của các công ty khác hoặc các tổ

chức chính phủ

• Lý do để doanh nghiệp tồn tại

 Khách hàng bên trong – làmviệc cho doanh

nghiệp và tham gia vào các hệ thống làm việc khác

• Cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp

Những khách hàng khác nhau với các mối quan tâm khác nhau

Tự phục vụ - Chuyển đổi khách hàng thành đối tác

Các thành phần của hệ thống công việc

 Dịch vụ và sản phẩm: sự kết hợp của các

yếu tố mang tính vật lý, thông tin, và dịch vụ

mà hệ thống công việc tạo ra cho các khách hàng của nó.

Các thành phần của hệ thống công

việc

 Quy trình nghiệp vụ: là một tập các bước công việc hoặc hoạt

động có liên quan tới việc thực hiện hệ thống công việc

• Có điểm bắt đầu và điểm kết thúc

• Có các yếu tố đầu vào và đầu ra

• Là một hệ thống chính thống

• Có thể không hoàn toàn có cấu trúc

• Thay đổi quy trình nghiệp vụ là bước trực tiếp thay đổi hệ thống công việc

• Hiệu quả của quy trình nghiệp vụ phụ thuộc vào các đặc điểm

Mức độ cấu trúc

 Các nhiệm vụ có cấu trúc (structured task)

tính lặp lại

 􀂄 Các nhiệm vụ có tính nửa cấu trúc (semistructured task)

 􀂄 Các nhiệm vụ không có cấu trúc (unstructured task)

thử và sai, và các phương pháp mang tính định tính

Sử dụng HTTT làm tăng mức độ có cấu trúc của việc thực hiện nghiệp vụ

Mức độ cấu trúc Xu hướng tăng mức độ cấu trúc VD

được gia tăng

Cao nhất:

Thay thế con người Tự động hóa hầu hết các bước Máytrả lời tự động

bằng công nghệ công việc

Truy cập thông tin Sử dụng các mô hình đánh giá hoặc

tối ưu hóa quyết định Cung cấp các công cụ đặc biệt Sử dụng các chương trình

để giúp hoàn thành công việc thiết kế có sử dụng máy tính Cung cấp thông tin đã được lọc, HTTT sử dụng cho các nhà định dạng, và tổng hợp sao cho quản lý

có tính hữu ích cao hơn Điện thoại, bảng tính, và các

chương trình xử lý văn bản

Mức độ có cấu trúc

Mức độ cấu trúc quá cao làm hạn chế tính sáng tạo trong công việc

><

Mức độ không có cấu trúc quá cao dễ dẫn

tới thiếu hiệu quả và sai sót

Qui trình kinh doanh chức năng chéo (Cross-Functional Business Processes)

Qui trình xử lý đơn hàng

Biểu diễn hướng và trình tự của dòng chảy

Thao tác thủ công

Ví dụ, chuẩn bị xử lý một chồng hoá đơn

Tài liệu

Ví dụ, mẩu đơn hàng của công ty

Nơi lưu trữ ngoại tuyến tổng quát

Đây là nơi lưu trữ không được nối trực tiếp với đơn vị xử lý trung tâm của máy tính Do đó nó bao gồm tất cả những phương tiện lưu trữ bằng tay, ví dụ một tập tin hoá đơn bằng tay

Nhập / xuất tổng quát

Vị trí và hoạt động tại đó một tài liệu đi vào hay rời khỏi hệ thống trong sơ đồ

Dấu nối tiếp trang Dấu nối hết trang

So sánh đối chiếu

Lưu đồ chức

năng chéo

 Các bộ phận

 Dòng thông tin/tài liệu

 Trái sang phải

1

2

4 mẫu đơn công ty

2

45 mẫu đơn công ty

định giá đơn hàng theo bgiá

T customer #

2

45 mẫu đơn công ty

tính toán và ktra tdụng

kiểm tra và gởi đi

1 mẫu đơn công ty

2 mẫu đơn công ty

T

đhàng khg được cnhận

GĐ KTRA TDỤNG

3 mẫu đơn công ty

T customer #

3 mẫu đơn công ty

chọn hhoá, nhập slg, phxuất

4 mẫu đơn công ty

1 phxuất

BÔ PHẬN ĐÓNG &

GỞI

3 mẫu đơn công ty

hhoá

đhg thỏa

order #

3 mẫu đơn công ty

đhg khg thỏa

T date #

order #

1 phxuất

chuẩn bị hđơn thtoán

phxuất

123 hđơn

Các thành phần của hệ thống công việc

Đối tượng tham gia: những người thực hiện các

bước công việc trong một quy trình thực hiện công việc

􀂄 Sự khác biệt giữa đối tượng tham gia trong hệ

thống làm việc và những người sử dụng CNTT

􀂄 Tập trung vào những lĩnh vực có liên quan đến công việc >< hệ thống thông tin

Các thành phần của hệ thống công việc – Thông tin

Các dạng thông tin chủ yếu trong doanh nghiệp

 Thông tin chiến lược

• Liên quan tới những chính sách lâu dài của một DN

• TT về tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động, các công nghệ mới phát sinh,…

 Thông tin chiến thuật

• Những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là mối quan tâm của các phòng ban

• Thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo cáo tài chính hàng năm, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất

 Thông tin điều hành, tác nghiệp

• Sử dụng cho những công việc ngắn hạn

• 􀂄 Thông tin về số lượng chứng khoán, lượng đơn đặt hàng, về tiến độ

Các thành phần của hệ thống công việc – Thông tin

Các nguồn thông tin của doanh nghiệp

 Nguồn thông tin bên ngoài

• Khách hàng

• Đối thủ cạnh tranh

• Doanh nghiệp có liên quan

• Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh

• Các nhà cung cấp

• Văn phòng chính phủ

• Các tổ chức nghiên cứu

• …

 Nguồn thông tin bên trong

• Thông tin từ các sổ sách và báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp

Các thành phần của hệ thống công việc – Công nghệ

 Công nghệ: bao gồm phần cứng, phần mềm,

và những công cụ khác và các thiết bị được

sử dụng bởi các đối tác trong quy trình thực hiện công việc của họ

 Công nghệ thông tin (CNTT) = máy tính, các

thiết bị truyền thông và các phần mềm

 CNTT không có ảnh hưởng ngoại trừ khi nó được sử dụng trong quy trình thực hiện công

Các thành phần của hệ thống công việc – hiện trạng

 Hiện trạng: Môi trường tổ chức, cạnh tranh, công

nghệ, và thể chế mà hệ thống làm việc đang điều hành trong đó

Các thành phần của hệ thống thông tin –

Cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng: các nguồn lực về kỹ thuật và con

người mà hệ thống công việc sử dụng và phụ thuộc vào đó

Công nghệ và cơ sở hạ tầng

Phân biệt

 Cơ sở hạ tầng nếu

• Nó được chia sẻ giữa nhiều hệ thống làm việc

• Nó được làm chủ/quản lý bởi một chủ thể tập trung

• Các chi tiết được dấu đối với người sử dụng

 Không thuộc về cơ sở hạ tầng nếu

• Được làm chủ & quản lý bên trong hệ thống làm việc

• Người sử dụng có thể nắm rõ về các chi tiết kỹ thuật

Cơ sở hạ tầng thông tin

nghiệp

còn khá hiếm

Kiến trúc thông tin trong doanh nghiệp

Sự cân đối giữa các thành phần của hệ

thống công việc

 Các thành phần của hệ thống công việc cần phải được cân đối với nhau

 Mỗi thay đổi ở một thành phần này thường

dẫn tới sự thay đổi ở một thành phần khác

• Những thay đổi được định hướng tốt cũng vẫn có thể tạo ra những ảnh hưởng xấu

Nguyên tắc của hệ thống công việc

Phân biệt HTTT và hệ thống công việc mà

nó hỗ trợ

HTTT Hệ thống công việc Những lĩnh vực của HT công

việc không thuộc về HTTT mà

nó hỗ trợ

Máy quét mã vạch & máy tính Tính tiền cho khách Thiết lập mối quan hệ cá nhân

xác định các loại hàng được với khách hàng, đặt hàng vào túi

bán & lập hóa đơn xách

Hệ thống đăng ký của các trường Đăng ký các lớp học Quyết định các môn học sẽ lấy &

đại học cho phép sinh viên đăng các lớp sẽ theo học để có một kế

ký các môn học hoạch hàng tuần hợp lý

Hệ thống xử lý văn bản sử dụng Viết một cuốn sách Quyết định sẽ nói gì trong sách &

để gõ và sửa chữa các văn bản nói như thế nào

Hệ thống kiểm soát mà các nhà Theo dõi các hoạt động Nói chuyện với những người

quản lý cấp cao sử dụng để điều diễn ra trong tổ chức khác để hiểu rõ cái gì đang diễn

khiển tổ chức ra

Hệ thống nhận dạng tiếng nói Chống việc xâm nhập Những người canh gác, camera,

của những người không & các biện pháp đảm bảo an toàn

có quyền hạn vào một khác

khu vực cấm

Mối quan hệ giữa hệ thống công việc

và hệ thống thông tin

Sự cần thiết có một quan điểm cân đối về hệ thống

Các biến thực hiện có liên quan đến các yếu tố của hệ thống công việc

Khái niệm hệ thống tích hợp trong doanh nghiệp

Hệ thống theo quan điểm của doanh nghiệp

Các HTTT tích hợp các chức năng được ứng dụng phổ biến trong DN

 Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh

nghiệp (ERP)

 Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM)

• EDI và SCM là các thành phần của một xu hướng chung cho phép thực hiện sự kết nối giữa nhà cung cấp và các khách hàng của họ

 Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng

(CRM)

 Chuyển đổi dữ liệu điện tử (EDI)

• Truyền dữ liệu kinh doanh giữa các hệ thống

thông tin máy tính của hai doanh nghiệp

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

trình tác nghiệp chủ yếu cuả doanh nghiệp

trữ dữ liệu trong kho chứa dữ liệu tổng hợp

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Lợi ích

 Thay đổi cơ cấu tổ chức, quy trình quản lý, nền tảng công nghệ, và năng lực kinh doanh

 Được thiết kế dựa trên các quy trình nghiệp vụ

xuyên chức năng và có thể cải thiện tình hình báo cáo quản lý và ra quyết định

nhất, hoàn thiện và thống nhất, chứa đựng dữ liệu

về tất cả các quy trình nghiệp vụ chủ yếu

 Giúp DN thiết lập nền tảng cho việc lấy KH làm trọng tâm

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Thách thức

 Đòi hỏi những khoản đầu tư lớn

 Thay đổi phương thức hoạt động của DN

 Đòi hỏi những phần mềm phức tạp và đầu tư lớn về thời gian, công sức và tiền bạc

 Khi hệ thống trở nên lạc hậu, việc thay thế sẽ càng khó khăn và tốn kém

 Khuyến khích hình thức quản lý tập trung

Những áp lực dẫn tới việc thực hiện ERP:

 Cần tạo ra một khung xử lý đơn hàng của khách

 Cần tích hợp và chuẩn hóa chức năng trong kinh doanh

HTTT quản lý chuỗi cung ứng (SCM)

 Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết các

bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp

HTTT quản lý chuỗi cung ứng (SCM)

Lợi ích của chuỗi cung ứng

Quản lý chuỗi cung ứng

Tính hiệu quả của hệ thống SCM có thể cho phép doanh nghiệp:

 Tăng áp lực của chính nó với vai trò là nhà cung cấp

tranh từ phía các dịch vụ hoặc sản phẩm thay thế

với chi phí thấp

Hệ thống chuỗi cung ứng

Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng

tạo nên giá trị

 Phân phối các tài liệu giấy

tờ chậm

 Chậm trễ chuyển hàng từ

các kho chứa

 Dư thừa trong chuỗi cung

ứng: quá nhiều đơn hàng,

đóng gói quá nhiều, Một

số hàng hóa bị hỏng do lưu

kho quá lâu

Giải pháp được hỗ trợ bởi CNTT

 Xử lý song song

 Xác định nguyên nhân (DSS) và hỗ trợ truyền thông, hợp tác (PM hỗ trợ nhóm)

 Phân tích giá trị (phần mềm SCM), phần mềm mô phỏng

 Tài liệu điện tử và hệ thống truyền thông (EDI)

 Sử dụng robot trong các kho chứa, sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

 Chia sẻ thông tin qua mạng, tạo các nhóm hợp tác được hỗ trợ bởi CNTT

 Giảm mức độ lưu kho bằng cách chia sẻ thông tin trong nội bộ và cả với bên

ngoài

CRM - Giá trị của khách hàng trung thành

năng giới thiệu sản

phẩmmới thành công cao

hơn

 Quản lý quan hệ với khách hàng

Cung cấp những dịch vụ có chất lượng cao cho khách hàng bằng cách thường xuyên liên hệ với khách hàng, phân phối các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, thu thập các thông tin và tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề

mà khách gặp phải, xác định những mong muốn của khách hàng.

4 P trở thành 4 C

 Product (Sản phẩm)  Customer Value (Giá trị)

 Price (Giá cả)  Cost to the Customer (Chi phí)

 Promotion (Khuyến mại)  Communication (Giao tiếp)

 Place (Địa điểm)  Convenience (Sự tiện lợi)

Customer Relationship Management (CRM)

 CRM không đơn giản là vấn đề về công nghệ,

mà là chiến lược, quy trình nghiệp vụ, và mục tiêu kinh doanh của daonh nghiệp được thiết lập ở quy mô toàn doanh nghiệp

 CRM có thể cho phép doanh nghiệp:

hàng hiện tại và khách hàng tương lai

và tổng hợp thông tin khách hàng từ nhiều kênh

cụ phân tích

 Đòi hỏi những thay đổi về chu trình bán hàng, tiếp thị, và dịch vụ khách hàng

 Đòi hỏi sự hỗ trợ từ phía lãnh đạo và ý thức rõ ràng

về lợi ích đem lại từ việc hợp nhất dữ liệu khách

hàng

Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)

EDI theo truyền thống & Internet EDI

Sử dụng EDI