GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 6 : REPORT _ BÁO BIỂU pps

GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 6 : REPORT _ BÁO BIỂU I. GIỚI THIỆU 1) Chức năng : Là công cụ dùng kết xuất dữ liệu, để tạo các báo cáo, báo biểu dùng cho in ấn. Report cho phép ta tạo các dạng báo cáo đa dạng, phong phú cùng các chức năng nhóm, sắp xếp. Report lấy dữ liệu nguồn từ các Table hay Query. Các report được phân biệt với nhau bởi một tên. 2) Các thành phần trong một Report  Report header : tiêu đề đầu của Report ( nội dung của thành phần này sẽ luôn xuất hiện đầu tiên trên màn hình).  Page Header : Tiêu đề đầu của trang in. Thường trình bày tiêu đề các cột của báo cáo trong phần này.  Group Muốn tạo một report có phân nhóm thì phải tạo ra các thành phần Group. Group Header : Tiêu đề đầu nhóm, là nội dung được in ở cuối mỗi nhóm. Thường dùng để trình bày tiêu đề đặt trưng phân nhóm dữ liệu. Group footer : Tiêu đề cuối nhóm, là nội dung in ở cuối mỗi nhóm. Thường dùng để trình bày các dữ liệu tổng kết, thống kê ở cuối mỗi nhóm.  Detail : Phần chi tiết, dùng để in dữ liệu thuộc một record của nguồn dữ liệu.  Page Footer : Tiêu đề cuối trang in.  Report Footer : Tiêu đề cuối Report, nội dung ở thành phần này sẽ luôn xuất hiện ở cuối màn hình. II. TẠO REPORT BẰNG CHỨC NĂNG WIZARD  Bước 1 : Tạo Query làm nguồn dữ liệu cho Report (nếu cần). Từ cửa sổ Database  Chọn Object là Report  Nhắp nút New, màn hình hiển thị khung đối thoại New Report.  Bước 2 : Chọn một trong các cách tạo Report sau :  Design View : Tạo Report thủ công.  Report Wizard : tạo Form nhờ Form Wizard.  Auto Report : Columnar : Tạo Report tự động dưới dạng cột.  Auto Report : Tabular : Tạo Report tự động dưới dạng bảng.  Chart Wizard : Tạo biểu đồ.  LabelReport : tạo report dạng nhãn. Choose the Table or Query where the object ‘s data comes Report : chọn nguồn dữ liệu cho Report. (Bạn bắt buộc phải chọn nếu thực hiện AutoForm). Trong kiến thức dưới đây, chúng ta sẽ chọn Report Wizard.  Bước 3 : Chọn Table hay Query chứa các fields cần xuất hiện, sau đó chọn các Field hiện trên Report. (Trả lời câu hỏi : “Which fields do you want on your Report ?”) Chọn xong nhấn nút Next.  Bước 4 : Chọn các field làm các cấp phân nhóm (trả lời câu hỏi :”Do you want to add any grouping levels ?”) Lưu ý : ở đây bạn chỉ được phép chọn tối đa 4 cấp phân nhóm mà thôi. Qui định phương thức phân nhóm (chỉ làm khi bạn có chọn chỉ tiêu phân nhóm) cho từng cấpphân nhóm bằng cách nhắp chọn nhóm tại hình ảnh bên trái rồi tại nút Grouping Options… sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu trải lời câu hỏi :”What Grouping intervals do you want for your level fields?” Sau đây là qui định phương thức đối với một số dạng Field cơ bản. Đối với Field kiểu Text  Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  1 st letter : Lấy 1 ký tự đầu của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  2 st letter : Lấy 2 ký tự đầu của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  3 st letter : Lấy 3 ký tự đầu của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  4 st letter : Lấy 4 ký tự đầu của Field làm chỉ tiêu phân nhóm. Tên Field làm chỉ tiêu phân nhóm Qui định phương thức cho từng nhóm  5 st letter : Lấy 5 ký tự đầu của Field làm chỉ tiêu phân nhóm. Đối với Field kiểu Date/Time  Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Year : Lấy giá trị năm của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Quarter : Lấy giá trị theo quý của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Month : Lấy giá trị theo tháng của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Week : Lấy giá trị theo tuần của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Day : Lấy giá trị theo ngày của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Hour : Lấy giá trị giờ của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Minute : Lấy giá trị phút của Field làm chỉ tiêu phân nhóm. Đối với Field kiểu Number  Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  10s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 9, 10 – 19, 20 – 29,…  50s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 49, 50 – 99, 100 – 149,…  100s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 99, 100 – 199, 20 – 29,…  500s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 499, 500 – 999, 1000 – 1499,…  1000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 999 – 1000 – 1999, 2000 – 2999,…  5000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 4999,5000 – 9999,10000 – 14999,…  10000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 9999,10000-199999,20000-29999,…. Sau khi xong nhắp Next  Bước 4: Chọn các Field làm chỉ tiêu sắp xếp dữ liệu và tỗng cộng số liệu (Trảlời câu hỏi:”What sort order and summary information do you want for detail records ?”) -Bạn có thể chọn các field làm chỉ tiêu sắp xếp (Ascending) hoặc (Descending- muốn có thì chỉ nhắp lại biểu tượng Ascending). [...]... với nhau Bước 2 : Chọn Report, nhấn nút New_ Chọn Report Wizard, rồi chọn OK Bước 3 : Chọn các Field hiển thị trong Report (Trả lời câu hỏi : “Which field do you want on your Report? ” Chọn xong, nhấn Next Bước 4 : Chọn hình thức trình bày dữ liệu cho Report Chọn bảng trình bày nội dung chính tại Report (Trả lời câu hỏi : How do you want to view your data?” Chọn xong, nhấn Next Bước 5 : Chọn các field... có) Bước 6 : Chọn chỉ tiêu sắp xếp dữ liệu (Trong ví dụ chọn Masv _ Ascending) Chọn các thông tin tổng kết bằng cách nhắp nút Summary Options Bước 7 : Chọn hình thức trình bày dữ liệu và lề trong Report Bước 8 : Chọn hình thức trình bày chung của Report ( Trả lời câu hỏi : What style would you like ?”) Bước 9 : Đặt tiêu đề (tên) cho Report (Trả lời câu hỏi : What title do you want on you Report? ”... Bước 3 : chọn Font chữ  Bước 4 : Xây dựng nội dung cho nhãn theo hộp thoại sau :  Bước 5 : Chọn thứ tự sắp xếp khi hiển thị  Bước 6 : ặt tên cho Report, xong nhấn nút Finish Report ở chế độ Design IV TẠO REPORT BẰNG CHỨC NĂNG DESIGN 1) Các thành phần trong một Report  Report header : tiêu đề đầu của Report ( nội dung của thành phần này sẽ luôn xuất hiện đầu tiên trên màn hình)  Page Header : Tiêu... tổng kết dữ liệu trong báo cáo có phân nhóm : Hàm COUNT : COUNT( ) Đếm số Record trong phạm vi mà tại đó biểu thức có giá trị Hàm SUM : SUM( ) Tính tổng giá trị của biểu thức trên các Record trong phạm vi Hàm AVG : AVG( ) Tính trung bình giá trị của biểu thức trên các Record trong phạm vi Hàm MAX : MAX( ) Tính giá trị lớn nhất của biểu thức ứng với các Record... câu hỏi: “ what stile would you like?”)  Bước 7: Đặt tiêu đề cho Report (trả lời câu hỏi: “ What title do you want for your report? ”) Lựa chọn câu trả lời: Do you want to preview the report or modify the reports design? Preview the report: ban có thể xem kết quả trang in ngay khi hoàn thành xong Modily the reports design: bạn có thể sửa chữa ngay sau khi hoàn thành Nếu bạn chọn các field đưa vào Report. .. And Grouping (hay nhắp biểu tượng Sorting And Grouping trên Report Design toolbar) Access hiển thị hộp thoại :  Field/Expression : chọn Field (hay gõ biểu thức) làm chỉ tiêu phân nhóm (hay sắp xếp dữ liệu cho báo biểu) Lưu ý : Nếu là biểu thức thì phải có dấu bằng ở đầu  Sort Order : Chọn ghỉ tiêu sắp xếp dữ liệu Ascending : sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần Descending : sắp xếp dữ liệu theo... nhấn nút Finish III TẠO REPORT DẠNG LABEL WIZARD 1) Ví dụ : Tạo thẻ sinh viên có dạng sau : 2) Cách Tạo :  Bước 1 : Chọn Report nhấn NewLabel Wizard Chọn Table/Query (Ví dụ Svien),Click OK  Bước 2 : Chọn loại và kích thước  Dimensions : Kích thước của nhãn  Number Across : Số nhãn trình bày trên 1 hàng ngang  Unit of Measure : Đơn vị đo  Label Type : Loại nhãn Lưu ý : Unit of Measure và Label... tự như đã trình bày trong chương thiếtkế Report d) Sao chép hay di chuyển các đối tượng : Bước 1 : Nhắp chọn các đối tượng cần sao chép hay di chuyển Bước 2 : Nhắp menu Edit chọn Copy(sao chép) hay Cut (di chuyển) Bước 3 : Chọn thành phần đích (nếu muốn sao chép hay di chuyển sang thành phần khác) Bước 4 : Nhắp menu Edit,chọn Paste e) Tạo dòng GROUP (phân nhóm) – Sắp xếp dữ liệu cho báo biểu Nhắp... for sums: nếu muốn in ra chỉ tiêu phần trăm của các thông tin tổng cộng ở từng nhóm  Chọn xong nhắp Ok, rồi chọn Next  Bước 5: Chọn cách thức trình bày dữ liệu và lề trong Report tại mục Layout Orientation: chọn kiểu in Chọn Adjust the field with so all fields fit on a page: nếu bạn muốn trình bày tất cả trong field trọn trong trang in Nhắp Next  Bước 6: Chọn hình thức trình bày chung của Report. .. nhóm  Detail : Phần chi tiết, dùng để in dữ liệu thuộc một record của nguồn dữ liệu  Page Footer : Tiêu đề cuối trang in  Report Footer : Tiêu đề cuối Report, nội dung ở thành phần này sẽ luôn xuất hiện ở cuối màn hình 2) Thiết Kế Report  Bước 1 : tạo Query làm nguồn dữ liệu cho Report( nếu cần)  Bước 2 : tại cửa sổ Database, chọn mục Report, nhấn nút New Chọn nguồn dữ liệu cho Report (nếu cần) . GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 6 : REPORT _ BÁO BIỂU I. GIỚI THIỆU 1) Chức năng : Là công cụ dùng kết xuất dữ liệu, để tạo các báo cáo, báo biểu dùng cho in ấn. Report cho phép. trị :0 – 99, 100 – 199, 20 – 29,…  500s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 499, 500 – 999, 1000 – 1499,…  1000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 999 – 1000 – 1999,. thoại New Report.  Bước 2 : Chọn một trong các cách tạo Report sau :  Design View : Tạo Report thủ công.  Report Wizard : tạo Form nhờ Form Wizard.  Auto Report : Columnar : Tạo Report