Luận văn Kế toán nguyên vật liệu công cụ công dụng trong các doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là những đối tượng lao động,thể hiện dưới dạng vật hoá là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, NVL bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của NVL được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra.
Trang 1
LUẬN VĂN TÓT NGHIỆP
ĐÈ TÀI: Kê toán nguyên vật liệu công
cụ công dụng trong các doanh nghiệp
THÀNH PHÓ HCM, NGÀY
Trang 2
PHANI
LY LUAN CHUNG VE CONG TAC KE TOAN NGUYEN VAT LIEU (NVL) - CONG CU DUNG CU TRONG CAC DOANH NGHIEP
I CO S6 HACH TOAN NVL, CONG CU DUNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIEP
1 - Khai niém NVL
Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là những đối tượng lao động,thể hiện dưới dạng vật hoá là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là
cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm
Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, NVL bị tiêu hao tồn bộ và khơng giữ nguyên
hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của ĐVL được chuyển tồn bộ một lần vào
chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra
2 - Đặc điểm và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất
Trong các Doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây dựng cơ bản) vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc TSCĐ của Doanh nghiệp Mặt khác, nó
cịn là những yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành nên sản phẩm
Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm một ti trọng lớn trong toàn bộ
Trang 3
Như ta đã biết, trong quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao tồn bộ khơng
giữ ngun được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần tồn
bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Do đó, tăng cường quản lý cơng tác kế tốn NVL đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho Doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng Việc quản lý vật liệu phải bao gồm các mặt như: số lượng cung cấp, chất lượng chủng loại và giá trị Bởi vậy, cơng tác kế tốn NVL là điều kiện không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước
nhằm cung cấp kịp thời đây đủ và đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất,
kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa và hạn chế mất mát, hư hỏng, lãng phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất Đặc biệt là cung cấp thông tin cho các bộ phận kế tốn nhằm hồn thành tốt nhiệm vụ kế toán quản trị
3- Các phương pháp phân loại NVL
1 - Phân loại vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại với các nội dung kinh tế, cơng dụng và tính năng lý — hoá học khác nhau và thường xuyên có sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh Để thuận lợi cho quá trình quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tới chi tiết từng loại vật liệu đảm bảo hiệu quả sử dụnh trong sản xuất thì Doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là quá trình sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định nhưng tuỳ thuộc vào từng loại hình cụ thể của từng Doanh nghiệp theo từng loại hình sản xuất, theo nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Hiện nay các Doanh nghiệp thường căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để phân chia vật liệu thành các loại sau:
Trang 4
phẩm như: xi măng, sắt thép trong xây dựng cơ bản, vải trong may mặc NVL chính dùng vào sản xuất sản phẩm hình thành nên chi phí NVL trực tiếp
* Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động, chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được dùng với vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm, như hình dáng màu sắc hồn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất Vật liệu phụ bao gồm: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn các loại, các loại phụ gia bêtông, dầu mỡ bôi trơn, xăng chạy máy
* Nhiên liệu: là những vật liệu được sử dụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, kinh doanh như phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất Nhiên liệu bao gồm các loại như: xăng dầu chạy
máy, than củi, khí ga
* Phụ tùng thay thế: là các chỉ tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa chữa các loại máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải
* Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ ban: bao gồm các loại vật liệu và thiết
bị, phương tiện lấp đặt vào các cơng trình xây dựng co bản của Doanh nghiệp
xây lắp
* Vật liệu khác: là các loại vật liệu còn được xét vào các loại kể trên như phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh như bao bì, vật đóng gói
* Phế liệu: là những loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài.( phôi bào, vải vụn )
Vì vậy căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì tồn bộ NVL của Doanh nghiệp được chia thành NVL dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh và
NVL dùng vào các nhu cầu khác
Trang 5
II- CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ NVL VÀ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN NVL 1 - Đánh giá NVL,
Đánh giá NVL là xác định giá trị của chúng theo một nguyên tác nhất định Theo quy định hiện hành, kế toán nhập xuất tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định theo giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định Tuy nhiên trong khơng ít Doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính tốn hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất vật liệu
Như vậy, để đánh giá vật liệu các Doanh nghiệp thường dùng tiền để biểu
hiện giá trị của chúng Trong cơng tác hạch tốn ở các đơn vị sản xuất thì vật liệu được đánh giá theo hai phương pháp chính:
- Đánh giá vật liệu theo giá thực tế - Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán
1.1 - Đánh giá vật liệu theo giá thực tế 1.1.1 - Giá vật liệu thực tế nhấp kho
Trong các doanh nghiệp sản xuất - xây dựng cơ bản, vật liệu được nhập từ
nhiều nguồn nhập mà giá thực tế của chúng trong từng lần nhập được xác định cụ thể như sau:
- Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận
chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm ) cộng thuế nhập khẩu (nếu có)
trừ các khoản giảm giá triết khấu (nếu có) Giá mua ghi trên hoá đơn nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bằng giá chưa thuế, nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì bằng giá có thuế
Trang 6
chế biến cộng các chỉ phí gia cơng, chế biến và chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có)
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế gồm: Trị giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất th ngồi gia cơng chế biến cộng với cdc chi phi vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến về Doanh nghiệp cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến
- Trường hợp Doanh nghiệp nhận vốn góp vốn liên doanh của các đơn vị khác bằng vật liệu thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh thống nhất định giá Cộng với chi phí khác (nếu có)
- Phế liệu thu hồi nhập kho: Trị giá thực tế nhập kho chính là giá ước tính
thực tế có thể bán được
- Đối với vật liệu được tặng thưởng: thì giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương Cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận
1.1.2 - Giá thực tế xuất kho
Vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau,
do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau Đặc biệt, đối với các Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế hay theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và các Doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá thực tế của vật liệu thực tế
nhập kho lại càng có sự khác nhau trong từng lần nhập Vì thế mỗi khi xuất kho,
kế tốn phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán Để tính giá thực tế của NĐVL xuất kho có thể áp dụng một trong những phương pháp sau:
a>Tính theo giá phương pháp đơn vị bình quan: theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất
Trang 7
Giá thực tế Số lượng vật Don vị
vật liệu xuất = liguxuat ding X binh quan
trong ky trong ky
+)Bình quân cuối kỳ trước :
Giá đơn vị; bình quân cuối; kỳ trước = Error!
Điều kiện áp dụng:
- Chỉ phản ánh kịp thời tình hình xuất vật liệu trong kỳ mà không đề cập
đến giá NVL biến động trong kỳ nên độ chính xác khơng cao
+) Bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá đơn vị; bình quân sau ; mỗi lần nhập = Error!
Điều kiện áp dụng:
- Có độ chính xác cao
- Khơng thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng và thường xuyên xuất dùng
Trong đó giá đơn vị bình quân được tính theo 1 trong 3 dang sau:
+) Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá
thực tế bình qn để tính
Giá thực tế Số lượng vật Đơn vị bình
vật liệu xuất = liệu xuất x quân
trong kỳ trong kỳ
Trong đó: Giá thựctếtồn + Trị giá thực tế VL Đơn giá thực _ kho đầu kỳ nhập trong kỳ
tế bình quân ~
Số lượng VL tồn Số lượng VL nhập kho đầu kỳ kho trong kỳ
Phương pháp này dùng để tính tốn giá vốn vật liệu xuất kho cho từng loại
vật liệu Điều kiện áp dụng:
Trang 8
+ Theo dõi được số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu nhập, xuất kho
c>Tính theo giá nhập trước xuất trước (FIFO)
Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết tài sản nào nhập trước thì xuất trước, hàng nào nhập sau thì xuất sau Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho
đối với lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp
theo Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng
Điều kiện áp dụng:
+ Chỉ dùng phương pháp này để theo dõi chỉ tiết về số lượng và đơn giá của từng lần nhập - xuất kho
+ Khi giá vật liệu trên thị trường có biến động chỉ dùng giá thực tế để ghi
vào sổ
d>Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trước (LIFO)
Theo phương pháp này những vật liệu nhập kho sau thì xuất trước và khi tính tốn mua thực tế của vật liệu xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó Như vậy, giá
thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ
Điều kiện áp dụng: giống như phương pháp nhập trước - xuất trước
e>Tính theo giá thực tế đích danh:
Trang 9
từng lô hàng và số lượng xuất kho theo từng lần nhập Hay nói cách khác, vật liệu nhập kho theo giá nào thì khi xuất kho ghi theo giá đấy
Điều kiện áp dụng:
- Theo dõi chỉ tiết về số lượng và đơn giá của từng lần nhập - xuất theo
từng hoá đơn mua riêng biệt
- Đơn vị chỉ dùng một loại giá thực tế ghi sổ
- Trong quá trình bảo quản ở kho thì phân biệt theo từng lô hàng nhập - xuất
) Phương pháp tính theo giá mua lần cuối:
Điều kiện áp dụng trong các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng, mẫu
mã khác nhau, giá trị thấp thường xuyên xuất kho Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác lại không cao
Tổng giá thực tế; NVL xuất kho = Tổng giá thực tế; tồn đầu kỳ + Tổng giá thực tế; nhập trong tháng - Tổng giá thực tế;NVL tồn cuối kỳ
Trong đó:
Tổng giá thực tế; tổn kho đầu kỳ = Số lượng NVL; tổn kho cuốikỳ x Đơn giá mua; lần cuối kỳ
2.2 - Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán
Do NVL có nhiều loại, thường tăng giảm trong quá trình sản xuất, mà yêu cầu của cơng tác kế tốn NVL phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số liệu có của ÑVL nên trong công tác hạch tốn NVL có thể sử dụng giá hạch toán để hạch tốn tình hình nhập xuất NVL hàng ngày
Khi áp dụng phương pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế toán hay một loại giá ổn định trong kỳ) Hàng
Trang 10
Cuối kỳ phải tính tốn để xác định giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ theo các đối tượng theo giá mua thực tế bằng cách xác định hệ số giá giữa giá mua thực tế và giá mua hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ
- Trước hết phải xác định hệ số giữa thực tế và giá hạch toán của vật liệu
Giá thực tế VL tồn Tổng giá thực tế VL
dau ky + nhap trong ky
Hés6 _
gid
Giá VL tồn đầu Tổng giá hạch toán kỳ hạchtoán * VL nhập trong kỳ
- Sau đó tính giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ, căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá
Giá thực tế VL xuất Giá hạch toán VL Hê số giá
kho trongkỳ = xuatkhotrongky ~* © SOS
Phương pháp này sử dụng trong điều kiện:
- Doanh nghiệp dùng hai loại giá thực tế và giá hạch toán - Doanh nghiệp không theo dõi được về số lượng vật liệu - Tính theo loại nhóm vật liệu
2 - Nhiêm vụ của kế toán NVL 2.1 - Yêu cầu quản lý NVL
Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động, thường xuyên biến động Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, các Doanh nghiệp sản xuất phải thường xuyên mua NVL và xuất dùng cho sản
xuất Mỗi loại sản phẩm sản xuất được sử dụng từ nhiều thứ, nhiều loại vật liệu khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu thường xuyên
Trang 11
khâu dự trữ Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, giá trị sản phẩm sản xuất ra Do đó yêu cầu quản lý công tác NVL được
thể hiện ở một số điểm sau:
Trong khâu thu mua: Đồi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp
Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an tồn vật liệu, thì việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ quản lý đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh
Trong khâu sử dụng: Đồi hỏi phải thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cổ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho Doanh nghiệp Vì vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
Trong khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa,
tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được
bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều
Tóm lại vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm Muốn
sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và đạt được uy tín trên thị trường nhất
thiết phải tổ chức việc quản lý vật liệu Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài sản ở Doanh nghiệp
2.2 - Nhiệm vụ của kế toán NVL
Khi tiến hành cơng tác kế tốn NVL trong Doanh nghiệp sản xuất và xây dựng cơ bản kế toán cần thiết phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Trang 12
- Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp
- Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán tổng hợp với phương pháp
kế toán hàng tồn kho áp dụng trong Doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
- Tham gia vào việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh tốn với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh
HI KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU
1 Chứng từ sử dụng
Để đáp ứng nhu cầu quản lý Doanh nghiệp, kế toán chỉ tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm vật liệu và được tiến hành đồng thời ở kkho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ
Theo chế độ chứng từ kế toán quy dinh van hanh theo QD1141/TC/CDKT ngày | thang 1 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và QĐÐ 885 ngày 16 tháng 7 năm 1998 của Bộ tài chính, các chứng từ kế tốn vật liệu Cơng ty sử dụng bao
gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02 — VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 — VT)
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04 — VT) - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05 — VT)
Trang 13
- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu số 0§ — VT)
- Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01 — GTGT — 3LL)
Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng Doanh
nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời,
đây đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập và phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do Kế toán trưởng quy định, phục vụ
cho việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan Đồng thời người
lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về
nghiệp vụ kinh tế phát sinh
2- Số kế toán chỉ tiết vật liệu
Để hạch toán chỉ tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong Doanh nghiệp mà sử dụng các sổ thẻ chỉ tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho (theo mẫu số 06 — VT)
- Sổ (thẻ) kế toán chỉ tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
- Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư
Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của
từng loại vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phịng kế tốn lập và ghi các chỉ tiêu đó là: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt hạch toán chỉ tiết vật liệu theo phương pháp nào
Ở phòng kế toán tuỳ theo từng phương pháp kế toán chỉ tiết vật liệu mà sử
dụng sổ (thẻ) kế toán chỉ tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư để hạch toán nhập xuất tồn kho về mặt số lượng và giá trị
Trang 14
Ngoài các sổ kế toán chỉ tiết nêu trên các Doanh nghiệp còn có thể mở
thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư phục vụ cho hạch toán của đơn vị mình
3 Các phương pháp kế toán chỉ tiết vật liệu
Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và ở phịng kế tốn được tiến hành theo một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp ghi thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư
Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà đơn vị chọn một trong ba phương pháp trên để hạch toán chỉ tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
3.1 - Phương pháp thẻ song song * Nguyên tắc hạch toán:
- Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày đo thủ kho
tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng
- Ở phịng kế tốn: kế toán sử dụng sổ kế toán chỉ tiết vật tư để ghỉ chép tình hình nhập xuất kho theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Về cơ bản sổ kế
toán chỉ tiết vật tư có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột giá tỊ * Trình tự ghi chép:
- Ở kho: khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho phải kiểm tra tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho tình ra
Trang 15
toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật tư đã được phân loại)
Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho với số vật liệu thực tế tồn
kho, thường xuyên đối chiếu số dư vật liệu với định mức dự trữ vật liệu và cung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý vật liệu được biết để có quyết định xử lý
- Ở phịng kế tốn: phịng kế toán mở sổ (thẻ) chỉ tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị Khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó
ghi vào sổ (thẻ) hoặc sổ chỉ tiết vật liệu liên quan
Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ (thẻ) chỉ tiết để tính ra tổng số nhập
xuất tồn kho của từng thứ vật liệu đối chiếu với số (thẻ) kho của thủ kho Ngồi
ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chỉ tiết từ các sổ chỉ tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm,
từng loại vật tư
Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chỉ tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau:
> Thẻ kho 4 3 Chứng từ nhập | _—> < Chứng từ xuất Y Lạ| Sổ (thẻ) kế tốn chỉ tiết |«Ì
—> Ghi hài Bảng kê tổng hợp nhập
xuất tồn kho
Trang 16
4> Đối chiếu kiểm tra * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phịng kế tốn cịn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán
- Phạm vị áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, khơng thường xun và trình độ chun mơn của cán bộ còn hạn chế
3.2 - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
* Nguyên tắc hạch toán:
- Ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho
và chỉ ghi chép về tình hình biến động của vật liệu về mặt số lượng
- Ở phòng kế toán: sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tổng hợp về
số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập xuất tồn kho trong tháng * Trình tự ghi chép:
- Ở kho: theo phương pháp đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ kho cũng được tiến hành trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song
- Ở phịng kế tốn: kế tốn mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình
hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư ở từng kho Sổ được mở cho cả năm
nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối
chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các
Trang 17
Nội dung và trình tự hạch toán chỉ tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau:
> Thẻ kho <4 r Chứng từ nhập : Chứng từ xuất : ý :
Bảng kê nhập ạ| Sổ đối chiếu luân chuyển |@—Ä Bảng kê xuất
——> Ghi hàng ngày => Gii cuối ngày
«=> Đối chiếu kiểm tra * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: khối lượng phạm vi ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ
ghi một lần vào cuối tháng
- Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ
tiêu hiện vật và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng của kiểm tra
- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có khơng nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu do đó khơng có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày
3.3 - Phương pháp sổ số dư
* Nguyên tắc hạch toán:
- Ở kho: thủ kho chỉ theo đối tình hình nhập xuất vật liệu theo chỉ tiêu
hiện vật
- Ở phịng kế tốn: theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm,
từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị
* Trình tự ghi chép:
Trang 18
- Ở kho: thủ kho cũng ghi thẻ kho giống như các trường hợp trên Nhưng
cuối tháng phải tính ra số tồn kho rồi ghi vào cột số lượng của sổ số dư - Ở phịng kế tốn: kế toán mở sổ số dư theo từng kho Sổ dùng cho cả
năm để ghi chép tình hình nhập xuất Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập
xuất tồn theo từng nhóm từng loại vật tư theo chỉ tiêu giá trị
Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn
cuối tháng, áp giá hạch tốn tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ
số dư
Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiên tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn (cột số tiền) và đối chiếu vối sổ kế tốn tổng
hợp
Nội dung, trình tự kế toán chỉ tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư được
khái quát bằng sơ đồ:
> Thẻ kho + Chứng từ nhập Chứng từ xuất x x
Bang ké nhap Số số dư Bảng kê xuất
a
x x
Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất
v
_—| Bảng kê tổng hợp nhập xuấttổn l|œ—————
Trang 19
* Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế tốn, cơng việc được tiến hành đều trong tháng - Nhược điểm: do kế toán chỉ ghi theo mặt giá trị nên muốn biết được số
hiện có và tình hình tăng giảm về mặt hiện vật thì nhiều khi phải xem sổ của thủ kho mất nhiều thời gian Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa
kho và phịng kế tốn gặp khó khăn
- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp xản xuất có
khối lượng các nghiệp vụ ghi chép nhập xuất nhiều, thường xuyên, có nhiều
chủng loại vật tư và áp dụng với Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thơng danh điểm vật tư; trình độ chuyên môn của kế toán đã vững vàng
IV KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU
Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của Doanh nghiệp, nó được nhập xuất kho thường xuyên liên tục Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm vật liệu của từng Doanh nghiệp mà các Doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê khác nhau Có Doanh nghiệp kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất, nhưng
cũng có Doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp về vật liệu nói riêng,
hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp là: - Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp kiểm kê định kỳ
1 Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, tuy nhiên những Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên
Trang 20
xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Dù vậy phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu nói riêng và
hàng tồn kho nói chung
Phương pháp này áp dụng trong các Doanh nghiệp có quy mơ lớn chủ yếu là Doanh nghiệp Nhà nước sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao
Để hạch tốn NĐVL kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán:
- Tài khoản 152 — Nguyên vật liệu
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế có thể mở chỉ tiết theo từng loại, nhóm, thứ, kho tuỳ theo phương diện quản lý và hạch toán của từng đơn vị
Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế làm tăng NVL trong kỳ như mua ngồi, tự gia cơng chế biến, nhận góp vốn _
Bên Có: - Phản ánh giá thực tế làm giảm NVL trong kỳ như xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, triết khấu được hưởng
Số dư Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ánh giá trị NVL tồn kho (đầu kỳ
hoặc cuối kỳ)
Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2:
TK 1521: NVL chính
TK 1522: Vật liệu phụ
TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1525: Vật tư, thiết bị xây dựng cơ bản
TK 1528: Vật liệu khác
Trang 21
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, CCDC, hàng hoá mà Doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số gửi ở kho người khác)
Bên Nợ: Phản ánh hàng đang đi đường tăng
Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc bàn giao cho khách hàng
Số dự Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường (đây kỳ hoặc cuối kỳ)
Ngồi ra, trong q trình hạch tốn, kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản
liên quan khác như: TK 133, 331,111,112
Căn cứ vào giấy nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết thì khi hàng về đến nơi có thể lập ban kiểm nhận vật liệu cả về số lượng, chất lượng, quy cách Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế để ghi vào “Biển bản kiểm kê vật tư” sau đó bộ
phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật tư trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số thực nhập
vào phiếu rồi chuyển cho phịng kế tốn làm căn cứ ghi sổ Trường hợp phát hiện
thừa thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản
Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở Doanh nghiệp
thường bao gồm:
- Hoá đơn bán hàng (nếu tính theo phương pháp trực tiếp) - Hoá đơn GTGT (nếu tính theo phương pháp khấu trừ
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật
tư theo hạn mức, phiếu xuất kho tuỳ theo từng nội dung chủ yếu của từng
Doanh nghiệp
11 Hạch toán tăng NVL đối với các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Đối với các Doanh nghiệp kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua bán có hố đơn, chứng từ, ghi
Trang 22
chép hoá đơn đầy đủ) thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá
thực tế của VL Như vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho
người bán, phần giá mua thực tế được ghi tăng VL, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào số khấu trừ cụ thể
a) Nguyên vật liệu phát triển do mua ngoài
* Trường hợp mua ngoài hàng hoá và hoá đơn cùng về:
- Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu Chỉ tiết từng loại sản phẩm
Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ
C6 TK 331,111,112 : Tổng giá thanh toán
- Trường hợp Doanh nghiệp được hưởng triết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại (nếu có), kế tốn ghi:
Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền phải trả Nợ TK 111, 112 : Nếu nhận lại bằng tiền
Nợ TK 138 (1381) : Số được người bán chấp nhận
Có TK 152 : Số triết khấu mua hàng, giảm giá mua hàng được hưởng giá mua không có thuế
Có TK 133 : a) Thuế GTGT đầu vào - Nếu được hưởng triết khấu thanh toán:
No TK 111, 112, 331,138:
Có TK 515: Số triết khấu thanh toán được hưởng tính tổng trên giá thanh toán cả thuế
b) Vật liệu (VT) mua ngoài do hàng thừa so với hoá đơn: * Nếu nhập kho toàn bộ số hàng:
Nợ TK 152: Giá thực tế số hàng( cả số thừa)
Nợ TK (1):
Trang 23
* —›> Nếu trả lại số thừa :
No TK 338(1)
Có TK 152: (Trị giá hàng thừa)
—> Nếu mua luôn số thừa:
Nợ TK 338(1): Trị giá hàng thừa khơng thuế
No TK133(1)
Có TK 331: Tổng giá thực tế phải trả thêm
—>Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi phát triển thu nhập:
No TK 338(1)
Co TK 711
* Nếu nhập kho theo số ghi trên hoá đơn:
+ Khi nhập kho ghi nhận số nhập như trường hợp (1) đồng thời ghi đơn:
Nợ TK 002
+ Trả lại số thừa: Có TK 002
+ Nếu mua tiếp số thừa: Nợ TK 152 No TK133(1)
Có TK 331 * Thừa không rõ nguyên nhân:
Nợ TK 152 Co TK 711
b) Hàng thiếu so với hoá đơn
- Khi nhập kho, ghi thêm số thực nhập: Nợ TK 152: Giá thực tế VL thực nhập kho
Nợ TK138(1): Trị giá hàng thiếu
Nợ TK 133(1): VAT tính theo số trên hoá đơn
Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn - Khi sử lý số thiếu:
+) Đồi người bán giao tiếp số hàng thiếu:
Nợ TK 152
Trang 24
Có TK 138 (1)
+) Nếu người bán khơng cịn hàng để giao tiếp: Nợ TK 331: Giảm nợ phải trả
Có TK138(1): Trị giá hàng thiếu
Có TK 133(1)
+) Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường:
Nợ TK 138(8), 334: Địi, hay trừ lương
Có 138(1) Có TK 133(1)
b) Vật liệu tăng do tự chế nhập kho, gia công chế biến nhập lại:
Nợ TK 152 Có TK154
c) Vật liệu phát triển do các nguyên nhân khác: Nợ TK 152: Giá thực tế chi tiết loại vật liệu
Có 411: Nhận cấp phát, vốn góp Có 711: Nhận tặng
Có 336, 338(8): Do vay mượn tạm thời
Có 632, 122, 222
4.2 Hạch toán NVL, công cụ , dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định Các TK sử dụng:
TK 611 mua hàng: Là TK phản ánh giá thực tếvật liệu, công cụ dụng cụ tăng ( Ÿ ) ( Ì ) giảm trong kỳ
Bên nợ: Giá thực tế VL, công cụ, dụng cụ tồn đầu kỳ, tăng trong kỳ
Bên có: Kết chuyển giá thực tế VL công cụ, dụng cụ tồn cuối kỳ do: - Giá thực tế VL, công cụ, dụng cụ giảm do hàng bị trả lại, chiết khấu thương mại
Trang 25
cụ
TK này khơng có số dư và mở chi tiết cho từng loại NVL, cong cụ, dụng TK 152: ( nguyên liệu, VL) là TK theo dõi giá thực tế VL tồn kho
Bên nợ: Giá thực tế VL tồn kho cuối kỳ được kết chuyển sangtừ TK611
Bên có: Kết chuyển giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ sang TK 611 TK này dư nợ: Phản ánh giá thực tế VL tồn kho
* Phương pháp hạch toán NVL:
—> Đầu kỳ, kết chuyển giá thực tế VL( tồn kho, đang đi đường) Nợ TK 611: Giá thực tế
Có TK 152: VL tồn kho
Có TK 151: VL đang đi đường —> Trong kỳ:
- VL mua ( vào kho, đã nhập kho hoặc đang đi đường)
No TK 611 No TK133 (1)
Có TK 112, 111,141: Tổng giá thanh toán
- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại:
No TK 111,112,331
Có TK 611: giảm trị giá hàng
Có 133 (1) giảm VAT tương ứng
- Chiết khấu thanh toán:
No TK 111, 112, 138(8), 331 Có TK 515
- Các trường hợp khác làm tăng VL:
No TK 611
Có 411, 711
Có 336, 338: Tăng do đi vay
Có 128, 122: Tăng do nhận lại vốn góp liên doanh
Có TK 631, 711
Trang 26
—> Cuối kỳ:
- Căn cứ vào biên bản kiểm kê, VL tồn kho, và đang đi đường, kế toán kết
chuyển trị giá vật liệu tồn cuối kỳ: Nợ TK 152
No TK 151
Có TK 611:
- Căn cứ vào sử lý thiếu hụt, mất mát
No TK 138(1) No TK 128(8), 334
No TK632 Có TK 611
- Đồng thời xác định tổng giá thực tế VL xuất dùng:
Trang 27
PHAN 2
THUC TRANG CONG TAC KE TOAN NVL TAI CONG TY XAY DUNG HOP NHAT
I DAC DIEM TO CHUC SAN XUAT KINH DOANH VA CONG TAC KE
TOAN TAI CONG TY XAY DUNG HOP NHAT
1 Giới thiệu về công ty xây dựng Hợp Nhất 1 Lịch sử hình thành
Cơng ty xây dựng Hợp Nhất là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập theo quyết định số 00841 do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 9/9/1993 của
UBNDTP Hà Nội
Trụ sở giao dịch 50-Trần Xuân soạn Hà Nội
Công ty xây dựng Hợp Nhất từ khi thành lập đến nay đã không ngừng đầu tư vào sản xuất kinh doanh , xây dựng và hoàn thiện dân bộ máy tổ chức quản lý, trang bị thêm máy móc thiết bị trong dây chuyên thi công xây dựng, đảm bảo năng lực và chất lượng thi cơng cơng trình Vì vậy, Công ty đã trúng thầu và
được chỉ định thầu nhiều cơng trình xây dựng Địa bàn hoạt động của Công ty rất
rộng, rải rác ở các tỉnh phía bắc từ Lạng Sơn, Hà Giang, Lai Châu , Lào cai, Tuyên Quang, Yên Bái
Công ty có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là nhận thầu thi công xây dựng các cơng trình dân dụng và các cơng trình cơng nghiệp nhóm C,xây dựng các loại cơng trình giao thơng như: làm nên, mặt đường bộ,các cơng trình thốt nước Đơng thời tiến hành quản lý và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn do ngân hàng giao
2 Nhiệm vụ hoạt động:
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Cơng ty có các nhiệm vụ cụ thể sau:
Trang 28
1 Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch 5 năm và hàng năm để phù hợp với mục đích đã đặt ra và nhu cầu của thị trường, ký kết và tổ chức các hợp đồng
kinh tế đã ký với các đối tác
2 Đổi mới, hiện đại hố cơng nghệ và phương thức quản lý, tiền thu từ
chuyển nhượng tài sản phải được dùng tái đầu tư đổi mới thiết bị công nghệ của
Công ty
3.Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động, theo qui định của Bộ luật lao động, luật cơng đồn
4 Thực hiện các qui định của Nhà nước về bảo vệ tài ngun mơi trường, quốc phịng và an ninh quốc gia
5 Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo qui định của Công ty và chịu trách nhiệm về tính xác thực của nó
6 Chịu sự kiểm tra của Bộ xây dựng: tuân thủ các qui định về thanh tra của cơ quan tài chính và của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo qui định của pháp luật
Để tổ chức tốt các hoạt động kinh doanh, Công ty cần thực hiện các nhiệm
vụ quản lý sau:
1 Thực hiện đúng chế độ các qui định về quản lý vốn, tài sản,các quĩ kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do Nhà nước qui định và chịu trách nhiệm tính xác thực về các hoạt động tài chính của Cơng ty
2 Công bố báo cáo tài chính hàng năm, các thơng tin đánh giá đúng dan về hoạt động của Công ty theo qui định của Chính phủ
3 Chịu trách nhiệm nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác(nếu có) theo qui định của Pháp luật
Trang 29
Các công trình của cơng ty được tiến hành gồm cả đấu thầu và chỉ định thầu Sau khi hợp đồng kinh tế được kí kết Cơng ty thành lập ban chỉ huy công
trường giao nhiệm vụ cho các phòng ban
Chức năng phải lập kế hoạch sản xuất cụ thể, tiến độ và các phương án đảm bảo cung cấp vật tư, máy móc thiết bị thi công, tổ chức thi công hợp lý, đảm
bảo tiến độ cũng như chất lượng của hợp đồng kinh tế đã ký kết với chủ đầu tư
hay với Công ty
Việc quản lý vật tư công ty chủ yếu giao cho Phòng Vật tư theo dõi tình hình mua vật tư cho đến khi xuất công trình Máy móc thi cơng chủ yếu là của Công ty ngồi ra Cơng ty cịn phải đi th ngồi để đảm bảo quá trình thi cơng và do phịng vật tư chịu trách nhiệm vận hành, quản lý trong thời gian làm ở công trường
Lao động được sử dụng chủ yếu là công nhân của Công ty, chỉ thuê lao động phổ thơng ngồi trong trường hợp công việc gấp rút, cần đảm bảo tiến độ
thi công đã ký kết trong hợp đồng
Chất lượng cơng trình do bên A qui định Trong quá trình thi cơng, nếu có sự thay đổi phải bàn bạc với bên A và được bên A cho phép bằng văn bản nên tiến độ thi công và chất lượng công trình ln được đảm bảo
Trong điều kiện kinh tế thị trường, bằng sự nỗ lực của bản thân, cộng với
sự quan tâm của công ty xây dựng Hợp Nhất, Công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng phạm vi hoạt động, tạo được uy tín với khách hàng và có thị
trường ổn định
* Quy trình sản xuất sản phẩm
Công ty xây dựng Hợp Nhất hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản: nhận thầu, thi cơng các cơng trình làm đường Do đặc điểm là xây dựng cơ bản nên thời gian hoàn thành một sản phẩm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào cơng trình có quy mô lớn hay nhỏ
Trang 30
Trong q trình thi cơng ln có sự giám sát của phòng kỹ thuật và kiểm tra chất lượng của bên A và các đội phải chịu trách nhiệm về an toàn lao động và
chất lượng cơng trình Ta có thể khái quát quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty qua sơ đồ sau:
Sơ đồ khái quát quy trình sản xuất sản phẩm
Tổ chức hồ sơ Thông báo | _ Chỉ định thầu _, đấu thầu ˆ trúng thầu thảo luận
Hợp đồng kinh tế | | Thành lập ban chỉ Lập phương án tổ = "| với chủ đầu tư | huy công trường | - chức thi công
Bảo vệ phương án Tiến hành thi công Tổ chức nghiệm thu
và biện pháp >| theo thiét ké »ị khối lượng và chat |_,
thi công được duyệt lượng cơng trình
Lập bảng nghiệm thu CT hoàn thành làm
» thanh tốn cơng trình > quyét toan ban giao CT
cho chủ đầu tư
* Đặc điểm sản phẩm
Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các cơng trình xây dựng cơ bản như nhà, đường Đó là những cơng trình sản xuất dân dụng, có đủ điều kiện để đưa vào sản xuất, sử dụng và phát huy tác dụng Nói cách khác rõ hơn, nó là sản phẩm của công nghệ xây dựng và gắn liền trên một địa điểm nhất định, được tạo thành bằng vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị và lao động mang những đặc điểm cơ bản như:
Trang 31
+ Nơi sản xuất ra sản phẩm cũng là nơi sản phẩm hoàn thành, đưa vào sử
dụng và phát huy tác dụng
+ Sản phẩm xây dựng mang tính tổng thể về nhiều mặt: kinh tế, chính trị,
kỹ thuật, nghệ thuật Nó rất đa dạng nhưng lại mang tính độc lập Mỗi một cơng trình được xây theo một thiết kế, kỹ thuật riêng, có giá trị dự toán riêng và tại
một thời điểm nhất định Những đặc điểm này có tác động lớn tới q trình sản
xuất của Cơng ty
+ Quá trình từ khi khởi công xây dựng cơng trình cho đến khi cơng trình hồn thành bàn giao đưa vào sử dụng thường dài Nó phụ thuộc vào quy mơ và tính chất phức tạp về kỹ thuật của từng cơng trình Q trình thi cơng này được
chia làm nhiều giai đoạn: Chuẩn bị cho điều kiện thi cơng, thi cơng móng, trần, hoàn thiện Mỗi giai đoạn thi công lại bao gồm nhiều công việc khác nhau, các
công việc chủ yếu được thực hiện ở ngoài trời nên nó chịu ảnh hưởng của thời tiết, thiên nhiên Do đó q trình và điều kiện thi công không có tính ổn định, nó ln luôn biến động theo địa điểm xây dựng và theo từng giai đoạn thi công cơng trình
Với đà phát triển như hiện nay, em thấy rằng Công ty xây dựng Hợp Nhất
là một công ty có tầm phát triển khá cao, phù hợp với xu hướng phát triển trong
nước, trong khu vực Trong tương lai, nhu cầu xây dựng và hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng, các cơng trình giao thơng, dân dụng cịn rất lớn, đó là những thuận lợi cơ bản cho ngành xây dựng nói chung và Công ty xây dựng Hợp Nhất nói riêng Tuy vậy, trong cơ chế thị trường ngày nay cũng địi hỏi ban lãnh đạo cơng ty và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty phải không ngừng nâng cao trình độ tay nghề xây dựng để công ty ngày vững càng mạnh hơn
I - TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY XÂY
DỰNG HỢP NHẤT
1 Đặc điểm vật liệu ở Công ty xây dựng Hợp Nhất
Trang 32
Công ty Hợp Nhất là một đơn vị xây dựng cơ bản nên sản phẩm của Công
ty sản xuất ra bao gồm nhiều loại NÑVL hợp thành từ nhiều nguồn thu khác nhau
Tất cả những điều đó tạo nên sự phong phú và đa dạng về chủng loại vật liệu ở đây
Chi phí NVL ở Cơng ty chiếm tới khoảng 70 - 80% trong toàn bộ chi phi xây dựng và trong tổng giá thành cơng trình Do đó yêu cầu đặt ra cho Công ty một nhiệm vụ hết sức nặng nề trong công tác quản lý và hạch toán các quá trình
thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL Do điều kiện nền kinh
tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc thu mua các loại nguyên liệu, vật liệu
mang tính chất đặc thù của Cơng ty và chính xác khoán sản phẩm đến từng tổ
đội sản xuất, nên tại Cơng ty khơng bố trí hệ thống kho tàng như thời bao cấp mà
chỉ có những bãi dự trữ NVL phục vụ cho nhu cầu của từng cơng trình được tổ
chức ngay dưới chân của từng cơng trình và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho cơng trình đó
Bộ phận quản lý vật tư là phòng kinh tế kế hoạch có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của Giám đốc Tiến hành nhập - xuất vật tư trong tháng
Định kỳ, tiến hành kiểm kê để tham mưu cho Giám đốc những chủng loại vật tư
cần dùng cho sản xuất, những loại vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng để Giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất thi cơng hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết Bên cạnh cán bộ của phòng kế hoạch, thống kê đội, thủ kho (có trách nhiệm nhập - xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục do Công ty quy định hàng tháng, hàng quý) kết hợp với cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu (là
người luôn theo dõi để tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu), kết hợp với phòng kế hoạch và thủ kho để tiến hành hạch toán đối chiếu, ghi sổ NVL của
Công ty
4- Tổ chức chứng từ
SƠ ĐỒ 9 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH KẾ TỐN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY
Trang 33
SỐ CHI TIẾT PHIẾU NHẬP PHIẾU XUẤT BÁO CÁO
TÀI KHOẢN KHO KHO LUÂN CHUYỂN
Vv Vv
BANG TONG HOP SO BANG KE TONG HOP PS CAC TAI KHOAN NHAP XUAT VAT LIEU
v
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG CHỨNG TỪ PHIẾU PHÂN TÍCH TÀI
TỪ GHI SỔ ‹ GHI SỐ KHOẢN KẾ TOÁN
x
Vv
»|_ SỔ CÁI CÁC TÀI KHOẢN
v
BANG CAN DOI TAI KHOAN
v
BAO CAO TAI CHiNH
——> ghi hàng ngày => si cuối tháng
«=> đối chiếu kiểm tra
I THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG HỢP
NHẤT
1- Kế toán tổng hợp vật liệu
Trang 34
Hạch toán chỉ tiết NVL ở Công ty thực chất là theo dõi mọi vấn đề về quy
cách, chủng loại, số lượng, giá trị và tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL Để tiện cho việc quản lý và xác định trị giá nguyên vật liệu xuất dùng, công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước.( FIFO)
Chứng từ kế toán: Căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán, bảng kê phiếu nhập kho, phiếu chi, báo cáo thanh toán tiền tạm ứng, giấy báo nợ của Ngân
hàng
Tài khoản sử dụng : Do đặc điểm ngành nghề và địa bàn hoạt động rộng khắp, không cố định mà di chuyển theo đội, theo cơng trình nên Cơng ty xây dựng Hợp Nhất chỉ có hệ thống nhà kho tạm thời do các đội tổ chức và quản lý, vì vậy phịng kế tốn của Công ty sử dụng tài khoản 621 để hạch toán NĐVL (ở văn phịng Cơng ty kế toán chỉ hạch toán trên tài khoản 621 quá trình xuất NVL do kế toán đội chuyển lên), tài khoản 152 — Nguyên vật liệu chỉ được sử dụng ở dưới các đội
1.1- Khi thu mua và nhập kho vật liệu
Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản vật liệu phải được cung cấp đến chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu Số lượng và đơn giá ÑVL để thi cơng cơng trình được quy định trong thiết kế dự tốn Giá này được Cơng ty khảo sát trước tại các Cơng ty gần cơng trình và được thoả thuận trước Tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trong thiết kế dự toán cũng cao hơn đôi chút so với giá thực tế để tránh tình trạng có sự biến động về giá vật
liệu Cơng ty có thể bị lỗ Khi nhận thầu công trình, Cơng ty thu mua vật liệu
Trang 35
(thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển), trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua được Cơng ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính cơng trình đó
Kế tốn hạch tốn q trình thu mua NVL được kế toán đội theo dõi chi tiết, kế tốn văn phịng Cơng ty không theo dõi mà chỉ ghi sổ khi xuất vật liệu
Khi thu mua vật liệu nhập kho thủ tục được tiến hành như sau :
a- Đối với vật liệu chính sử dụng thi cơng
Khi vật liệu về đến chân cơng trình, căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán, kế toán đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu, ghi số lượng thực nhập và lập “Biên bản đối chiếu thanh tốn” có xác nhận của hai bên Định kỳ theo thoả thuận của hai bên, thông thường là một tháng, kế toán đội cùng người cung cấp lập “Bảng kê đối chiếu vật liệu thanh tốn” có xác nhận của hai bên cung cấp và bên nhận vật liệu Nếu phát hiện thừa thiếu không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên chứng từ, kế toán đội sẽ báo cho cấp trên biết đồng
thời cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ giải quyết với bên
cung cấp
Bảng số 1:
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL
(Liên 2: giao khách hàng)
Ngày 5 tháng 10 năm 2003 N°: 507445
Đơn vị bán hàng: Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp
Địa chỉ: Hoa Lư - Ninh Bình Số tài khoản:
Điện thoại: Mã s6: 27 0022671-1
Ho tên người mua hàng: Hoàng Anh Đơn vị: Công ty xây dựng Hợp Nhất
Địa chỉ: 50 - Trần Xuân Soạn-HN Số tài khoản: “ Hình thức thanh tốn: Ma s6: 01 0010908 9 -1
Trang 36
STT | Tên hàng hoá dịch vụ | DVT | Số lượng |_ Đơn giá Thành tiên
A B Cc 1 2 3 = 1x2
1 |Đáhộc mẻ 70 35.285,8 2.470.006
2 |Đá1lx2 m? 30 43.858 1.315.740
Van chuyén dén chan
cơng trình —— pod '——_ Cộng tiền hàng: 3.785.746 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.892.873 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.975.033
Viết bằng chữ: <Ba triệu chín trăm bẩy mươi lăm ngàn không trăm ba mươi ba
ngàn đồng>
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Bảng số 2:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-000 -
BIEN BAN DOI CHIEU THANH TOAN
Hôm nay, ngày 5 tháng 10 năm 2003 Tại Cát Đằng Y Yên, Nam Định
Chúng tơi gồm có:
I- ĐẠI DIỆN BÊN A (ĐỘI XDCTI - CÔNG TY XDHỢP NHẤT)
Trang 37
II - ĐẠI DIỆN BÊN B (TỔ HỢP KHAI THÁC ĐÁ TIẾN HỢP )
1 Ông Võ Hữu Hợp - Chủ nhiệm
Cùng nhau thống nhất đối chiếu các khối lượng đá hộc và đá 1x 2 cung cấp tới chân cơng trình Đường 10 - Nam Định trong tháng 10 như sau:
1 Khối lượng đá hộc Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp cung cấp tới chân cơng trình:
70 m? x 36.000 d/m? = 2.520.000 déng
2 Khối lượng đá 1x 2 Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp cung cấp tới chân cơng trình:
30 m x 45.000 để = 1.350.000 đồng
3 Giá trị đội XDCT 1 - Công ty XD Hợp Nhất phải trả cho Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp là:
2.484.000 + 1.350.000 = 3.834.000 đồng <Ba triệu tám trăm ba tư ngàn đồng>
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN VẬT LIỆU TỔ HỢP KHAI THÁC ĐÁ TIẾN HỢP
Kế toán Vật tư Đội trưởng
Bảng số 3:
BẢNG KÊ ĐỐI CHIẾU THANH TOÁN
Tên vật liệu: Đá hộc giao tại chân cơng trình Tháng 10 năm 2003
I- DAI DIEN BÊN CUNG CAP
1 Ong Võ Hữu Hợp - Chủ nhiệm
Địa chỉ: Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp - Thị xã Ninh Bình - Tỉnh NB II - ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN VẬT LIỆU
1 Ơng Hồng Anh - Đội trưởng Đội XDCT 1 - Công ty XD Hợp Nhất
Trang 38
STT | Ngày tháng | Số tickê | Đơn vị| Số Luỹ | Đơn giá Thanh
luong ké tién 1 3/9/2004 | 3 tické m? 30 36.000 | 1.080.000 2 4/9/2004 | 6 tické m? 14 44 36.000 | 504.000 3 13/9/2004 | 2 tické m? 11 54 36.000 | 396.000 4 | 14/9/2004 | 5tickê | mì 5 59 36.000 | 180.000 5 | 15/9/2004 | 2tickê | mì 5 64 36.000 | 180.000 6 | 16/9/2004 | 2tickê | mì 5 69 36.000 | 180.000 Cộng 70 2.520000
<Hai triệu năm trăm hai mươi ngàn đồng>
ĐẠI DIỆN BÊN CUNG CẤP ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN VẬT LIỆU
Đội trưởng Kế toán Vật tư
Bảng số 4:
BANG KE ĐỐI CHIẾU THANH TOÁN
Tên vật liệu: Đá 1x 2 giao tại chân cơng trình Tháng 10 năm 2003
I- DAI DIEN BÊN CUNG CAP
1 Ông Võ Hữu Hợp - Chủ nhiệm
Trang 39
II - ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN VẬT LIỆU
1 Ơng Hồng Anh - Đội trưởng Đội XDCT 1 - Công ty XD Hợp Nhất
STT | Ngày tháng | Số tickê | Đơn vị| Số Luỹ | Đơn giá Thanh
luong ké tién 1 | 15/10/2004 | 1 tické mì 5 45.000|_ 225.000 2 | 16/10/2004 | 1 tické mỶ 5 10 45.000|_ 225.000 3 | 21/10/2004 | 4 tické m? 20 30 45.000 | 900.000 Cong 30 1.350.000
<Một triệu ba trăm năm mươi ngàn đồng>
ĐẠI DIỆN BÊN CUNG CẤP ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN VẬT LIỆU
Đội trưởng Kế toán Vật tư
Kế toán đội căn cứ vào “Biên bản đối chiếu thanh toán” và “Bảng kê đối chiếu vật liệu thanh toán” đã có chữ ký của hai bên và căn cứ vào “Hoá đơn GTGT” để làm thủ tục nhập vật tư (Phiếu nhập kho)
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch
- Liên 2: Chuyển cho văn phòng kế tốn Cơng ty để theo dõi
- Liên 3: Đơn vị giữ Bảng số 5:
Don vi: Doi XDCT1 Mẫu sé 03 - VT
Cong ty XD Hop Nhat QD s6 1141 TC/ CDKT
7 Ngay 1 thang 11 nam 1995 Cua
PHIEU NHAP KHO Bo Tai chinh
Ngày 3 tháng 10 năm 2003 gun oe
Trang 40
Họ tên người giao hàng: Võ Hữu Hợp
Theo: Số: Ngày 3 tháng 9 năm 2003
Của: Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp
Nhập tại kho: Đội I
Đơn vị: Việt Nam đồng
STT| Tên, nhãn hiệu, quy Mã | Đơn Số lượng
cách, phẩm chất vật tư | số (sản phẩm, hàng hoá) ? , vị , Theo | Thực D ơn giá os Thanh ti son a én
CT | nhập A B C D 1 2 3 4 1 | Đáhộc m° 30 | 35.285,8] 1.058574 VAT 5% 520929 1.111.503 1.080.000 Viết bằng chữ: <Một triệu một trăm mười một ngàn năm trăm linh ba đồng>
Nhập ngày 3 tháng 9 năm 2003
Phụ trách cungtiêu Kétoántrưởng Người giaohàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
b- Đối với các loại vật tư khác
Đối với các loại vật tư này thì chỉ cần căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, kế
toán đội làm thủ tục nhập kho Bảng số 6:
HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số: 02 - GTTT - 3LL
(Liên 2: giao khách hàng)
0s
Ngày 5 tháng 10 năm 2004 N: 070006