Sáu sai lầm trong quản lý nguồn vốn (tt) 4. Sai lầm thứ 4: Quản lý các khoản phải thu theo các khoản phải trả Nhiều công ty gắn thời hạn thanh toán cho nhà cung ứng với thời hạn thu hồi từ khách hàng của mình. Nếu nhà cung ứng rút ngắn thời hạn, họ cũng cố gắng xoay đủ lượng tiền mặt cần thiết bằng cách thắt chặt chính sách tín dụng của mình. Điều này hoàn toàn xuất phát từ giả định rằng mối quan hệ của công ty với khách hàng sẽ phản chiếu mối quan hệ của công ty với các nhà cung ứng. Tuy nhiên, chỉ cần một minh họa trong ngành kinh doanh bán lẻ sau cũng đủ để cho ta thấy giả định trên là sai lầm như thế nào: một chuỗi cửa hàng bán lẻ hamburger giống như McDonald mất khoảng từ 30 đến 45 ngày để thanh toán tiền cho nhà cung ứng. Liệu điều này cũng có nghĩa rằng họ cho phép thực khách đến quán của mình ăn và trả tiền sau 45 ngày? Sự thật là các khoản phải thu và các khoản phải trả thể hiện hai nhóm quan hệ hoàn toàn khác nhau, và cần được quản lý theo các điều kiện và yêu cầu của từng nhóm. Lợi thế mặc cả tương đối, bản chất của cạnh tranh, cấu trúc ngành và các chi phí biến đổi là những yếu tố mà công ty căn cứ vào đó để quyết định thời hạn thanh toán cho khách hàng và xem xét chấp nhận yêu cầu của nhà cung ứng. Hầu như các yếu tố nói trên không hề lặp lại giữa hai nhóm quan hệ. Lấy ví dụ như, công ty có thể có ít lợi thế mặc cả với nhà cung ứng hơn so với khách hàng của họ, và các loại chi phí biến đổi của những khách hàng này rất khác với những gì công ty dự tính khi cân nhắc thay đổi nhà cung ứng. Ngành công nghiệp ôtô là một minh họa cho việc vì sao sự khác biệt này có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Chi tiêu ngoài khả năng và chi phí biến đổi thấp của người mua xe buộc các hãng xe phải áp dụng thời hạn thanh toán 5 năm mà không kèm theo bất kỳ khoản tiền mặt trả trước hay lãi suất nào. Tuy nhiên, các chi phí biến đổi ở đầu bên kia của chuỗi giá trị, công ty sản xuất ôtô, thì lại cao hơn rất nhiều, vì thế các công ty này không thể áp dụng điều khoản tương tự cho nhà cung ứng. Ngay cả khi họ có thể làm thế, đó cũng là một ý tưởng điên rồ - họ sẽ đẩy các nhà cung ứng của mình vào chỗ phá sản. Trong giai đoạn khó khăn, chúng ta càng dễ bắt gặp nhiều công ty liên hệ các khoản phải thu với các khoản phải trả nhằm tránh bị thâm hụt vốn. Bạn hãy tưởng tượng là có một công ty hoạt động trong lĩnh vực máy móc và công cụ. Dù hoạt động trong một lĩnh vực B2B có tính cạnh tranh cao, công ty vẫn xây dựng được một lượng khách hàng trung thành nhờ chính sách chào hàng có giá trị độc đáo mà một phần trong đó là thời hạn thương mại 30 ngày. Giả định rằng công ty nhập phần lớn nguồn hàng từ một công ty sản xuất thép lớn, đột nhiên, nhà cung ứng này đơn phương giảm thời hạn xuống 10 ngày. Động thái này khiến công ty bạn phải chật vật tìm nguồn tiền mặt để lấp đầy khoản vốn thiếu hụt lên đến 20 triệu USD. Để có được tiền mặt, công ty không còn cách nào khác là phải giảm hạn thanh toán dành cho khách hàng xuống 10 ngày. Nhưng vấn đề là, không giống như nhà cung ứng, vị thế thị trường của công ty đối với khách hàng là không cao. Và chào hàng từ phía các đối thủ cạnh tranh trở nên hấp dẫn hơn một khi công ty rút ngắn thời hạn thanh toán. Đúng như dự đoán của đội ngũ bán hàng, doanh số của công ty gần như giảm ngay 20%, từ 100 triệu USD xuống còn 80 triệu USD, kéo theo khoản sụt giảm 6 triệu USD lợi nhuận sau thuế trong năm đó. Dù việc người bán thay đổi các điều khoản là chuyện xui rủi và gây tốn kém, nhưng đừng bao giờ xem nó là lý do để điều chỉnh quan hệ với khách hàng. Nếu công ty có thể rút ngắn kỳ hạn thanh toán mà không phá vỡ giá trị tạo được thì hẳn công ty đã làm rồi. Thắt chặt thời hạn với khách hàng cho phép công ty thu được 3,8 triệu USD từ việc giảm các khoản phải thu, nhưng khoản giảm 6 triệu USD lợi nhuận sau thuế khiến công ty vẫn mất tiền mặt trong năm đó. Nếu mức giảm lợi nhuận này vẫn tiếp diễn và chiếm 10% chi phí vốn thì 60 triệu USD giá trị sẽ biến mất. Nếu công ty không trói các điều khoản phải thu với điều khoản phải bán thì nó đã không mất khoản tiền này. Gần đây chúng tôi có làm việc với một công ty Pháp chuyên sản xuất các thiết bị gia dụng nhỏ về vấn đề quản lý nguồn vốn lưu động. Công ty đang áp dụng một kỳ hạn thanh toán chung cho tất cả đối tác của mình; và ngay lập tức, chúng tôi khuyến nghị các vị quản lý cao cấp cần phân tích lại tất cả mối quan hệ ở hai đầu của chuỗi giá trị. Nhờ đó, họ đã nhận ra sự khác biệt về cán cân quyền lực giữa không chỉ nhà cung ứng với khác hàng mà còn giữa các nhóm nhà cung cấp và các nhóm khách hàng với nhau nữa. Và với vị thế của công ty chiếm thị phần lớn nhất trong ngành kinh doanh có quy mô toàn cầu này, rõ ràng công ty có lợi thế mặc cả mạnh hơn so với các nhà cung ứng của mình. Tuy nhiên, đa phần doanh số bán hàng của công ty lại được phân phối qua các nhà bán lẻ khổng lồ như Wal-Mart, Carrefour và Metro. Hành động dựa theo phân tích này, công ty đã giới thiệu nhiều lựa chọn về kỳ hạn thương mại mới cho mỗi phân khúc khách hàng và nhà cung ứng. Chẳng hạn như, sau khi công ty thực hiện mua lại một đối thủ cạnh tranh đang gặp khó khăn về tài chính và thương lượng với các phân khúc khách hàng mới, công ty đã rút ngắn hạn thanh toán dành cho khách hàng hơn 20 ngày đồng thời tăng thời hạn phải trả tiền cho nhà cung ứng thêm 8 ngày. Động thái này giúp công ty có thêm 35 triệu euro chảy vào tài khoản ngân hàng, một khoản tiền đáng kể nếu so với doanh thu hằng năm chưa đến 450 triệu euro của công ty. 5. Sai lầm thứ 5: Áp dụng hệ số thanh toán (nợ) hiện tại và hệ số thanh toán (nợ) nhanh Hệ số thanh toán hiện tại được tính đơn giản là lấy tài sản ngắn hạn (tiền mặt, hàng tồn kho, tiền cho vay) hiện tại của công ty chia cho các khoản nợ ngắn hạn (tiền đi vay, thuế và cổ tức trả sau). Hệ số thanh toán nhanh cũng được tính tương tự như giá trị hàng tồn kho sẽ không được gộp vào tài sản ngắn hạn. Dù các chủ ngân hàng và các nhà quản lý đã quá quen thuộc với hệ số thanh toán nhanh và hệ số thanh toán hiện tại nhưng nhiều lúc họ vẫn chệch hướng. Tệ hại hơn, việc ngân hàng sử dụng các hệ số này khiến các công ty quản lý theo một "kịch bản chết chóc". Ngân hàng muốn đảm bảo rằng công ty có đủ tài sản thanh khoản để thanh toán các khoản vay trong cảnh túng quẫn. Nhưng trớ trêu là công ty càng theo sát hướng dẫn của ngân hàng bao nhiêu thì khả năng nó lâm vào khủng hoảng tính thanh khoản và phá sản càng cao. Sở dĩ như thế là do hệ số thanh toán hiện tại càng cao (và "càng tốt" trong mắt các chủ nhà băng) chỉ có thể đạt được khi giá trị các khoản phải thu và hàng tồn kho phải ở mức cao trong khi giá trị các khoản phải trả phải ở mức thấp - điều này vốn hoàn toàn mâu thuẫn với thông lệ sử dụng vốn lưu động hợp lý. Ngoài ra, nếu chúng ta xem hệ số thanh toán nhanh là chuẩn so sánh để quyết định mức vốn lưu động và bạn quản lý hoạt động của công ty một cách cẩn trọng để tối ưu hóa bài toán. Phương pháp này rõ ràng có giá trị hơn bởi để nâng cao hệ số này, công ty không cần phải gia tăng lượng hàng tồn kho. Nhưng không may là nó vẫn khuyến khích bạn nâng cao quy mô của các khoản phải thu mà như chúng ta đã thấy, đó thường là một ý kiến tồi. Miễn là tín dụng còn thoáng thì phương pháp này, dù có thể triệt tiêu giá trị, sẽ không khiến bạn đau đầu về tính thanh khoản. Nhưng một khi khủng hoảng tín dụng xảy ra, công ty sẽ nhanh chóng cạn kiệt tiền mặt. Do đó, các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính cấu trúc và cho vay sử dụng đòn bẩy tài chính ngày nay thường bỏ qua hệ số thanh toán hiện tại và hệ số thanh toán nhanh mà thay vào đó, tập trung vào dòng ngân lưu được tạo ra như một phương pháp lý tưởng để đo lường tính thanh khoản ngắn hạn. Nhiều giám đốc điều hành đã gặp rắc rối khi quản lý công ty mình theo những hệ số mà ngân hàng yêu cầu. Có thể minh họa thích hợp nhất cho luận điểm này là lời phát ngôn "có cái giá rất đắt" vào năm 2001 của vị CEO một công ty hàng tiêu dùng Pháp: "Nguồn vốn lưu động của chúng tôi đã tăng từ 1 triệu Euro lên hơn 4 triệu Euro kèm theo hệ số thanh toán hiện tại tăng từ 110% lên 200%, hệ số thanh toán nhanh tăng từ 35% lên 100%." Sáu tháng sau, công ty tuyên bố phá sản. 6. Sai lầm thứ 6: Lấy đối thủ làm chuẩn Thông lệ quản lý phổ biến là lấy một hệ thống các thước đo làm chuẩn - bảng yết thị các hệ số so sánh - xét trong mối tương quan với các đối thủ cạnh tranh trong ngành về mức độ hiệu quả. Vấn đề của phương pháp này nằm ở chỗ các công ty sẽ trở nên thỏa mãn khi bảng yết thị thể hiện các hệ số so sánh cao hơn mức tiêu chuẩn của ngành. Các công ty tốt nhất thường tỏ ra quyết liệt nhất trong nỗ lực vươn lên cao hơn tiêu chuẩn ngành, họ thường tìm kiếm những điểm chuẩn bên ngoài ngành. Lấy công ty Dell Computer vào đầu thập niên 1990 làm ví dụ. Michale Dell biết rằng công ty ông đã ở vị trí dẫn đầu trong ngành nếu xét theo các thước đo về vốn lưu động (số ngày tồn kho, các khoản phải thu, ). Một báo cáo toàn diện từ các nhà tư vấn cho thấy công ty của ông không còn có thể học hỏi nhiều từ những công ty máy tính khác trong ngành nhưng sự hài lòng ấy mau chóng tiêu tan. Khi ông bắt đầu so sánh Dell Computer với các công ty bán lẻ, ông nhanh chóng nhận ra rằng hiệu quả hoạt động của công ty thật ra không có gì đặc biệt cả, và ông bắt tay ngay vào việc tái xây dựng toàn bộ thông lệ làm việc liên quan đến vốn lưu động. Hoặc chúng ta hãy lật lại ví dụ về công ty luyện kim đã nêu ở phần trên. Khi vị Phó giám đốc kỳ cựu bay đến Nhật Bản để tìm hiểu vì sao công ty lại chấp nhận thời gian thu hồi các khoản phải thu lên đến 185 ngày và có thể lưu kho thành phẩm suốt ba đến bốn tháng. Qua những cuộc thảo luận đầu tiên của ông cùng đội ngũ bán hàng và các khách hàng chủ chốt, ông biết được các con số đó từ lâu đã là tiêu chuẩn của ngành và họ khuyên ông đừng quan tâm đến nó nữa. Tuy nhiên, khi ông thúc ép khách hàng, ông nhận ra rằng chất lượng sản phẩm và danh tiếng của công ty cao đến nỗi ông không cần phải bám vào những tiêu chuẩn đó. Ông tìm cách thuyết phục khách hàng của mình rằng công ty chỉ có thể đảm bảo giao hàng khi thành phẩm tồn kho không quá một tháng, và để củng cố lập trường của mình, ông chấp nhận hình phạt nặng nếu giao hàng trễ. Ông cũng khuyến khích khách hàng thanh toán sớm bằng các khoản chiết khấu, nhờ đó cắt giảm thời gian thu hồi các khoản phải thu từ 185 ngày xuống còn 45 ngày. Chuyến thăm Nhật Bản của ông còn mở ra nhiều con đường tạo dựng giá trị mới: hóa ra khách hàng không quá nhạy cảm về giá như công ty vẫn nghĩ, điều này đồng nghĩa với việc có thể áp dụng các khoản tăng giá từ 3% đến 52% trong dây chuyền sản xuất, nhờ đó công ty dư sức bù đắp lại các khoản chiết khấu cho thanh toán sớm. Những cải tiến này chắc chắn không thể có được nếu công ty hoàn toàn xem các tiêu chuẩn của ngành làm kim chỉ nam cho thông lệ sử dụng vốn lưu động của mình. Những nghiên cứu như thế này hiển nhiêu rất hợp lý và cần thiết cho các công ty muốn tìm cách cải thiện, tuy nhiên cái thực sự được xem là bước đột phá chỉ có thể xuất hiện khi công ty sẵn sàng rũ bỏ những ràng buộc xuất phát từ tiêu chuẩn ngành. Vai trò của sáng tạo rất cần thiết trong các gia đoạn khó khăn và không thể có được sự sáng tạo nếu bạn so sánh chính mình với đối thủ. Nó chỉ xuất phát từ hiểu biết thực sự của bạn về khách hàng, nhà cung ứng, quy trình sản xuất, và cơ hội mà những hiểu biết này mang đến, nhờ đó, công ty bạn sẽ "làm ít được nhiều". Sáng tạo một nền văn hóa đề cao giá trị Những mẩu chuyện nêu trên còn mở ra một luận điểm rộng hơn. Khích lệ các nhà quản lý bằng các con số đơn thuần sẽ không bao giờ phát huy được hiệu quả bởi khi họ tập trung đối đa hóa một chỉ số thành tích nào đó, rốt cuộc thì gần như việc họ làm là triệt tiêu giá trị. Xây dựng một văn hóa đối thoại về giá trị giữa quản lý của tất cả phòng ban chức năng với nhau, với khách hàng, và với nhà cung ứng là phương pháp hiệu quả hơn rất nhiều. Các biện pháp khích lệ và thước đo hiệu quả dĩ nhiên vẫn giữ vai trò quan trọng, tuy nhiên lãnh đạo công ty cần luôn cảnh giác trước nguy cơ nhân viên quản lý của họ sẽ tìm mọi cách tối ưu hóa các thước đo hiệu quả của chính mình mà hậu quả sẽ thể hiện trong bảng cân đối tài sản của công ty. Các CEO có lẽ vẫn còn nhớ những ngày đầu mới đi làm. Chắc hẳn không ít lần họ nghe được quản lý của mình nói: "Tôi biết làm vậy là khờ, nhưng nếu không làm vậy tiền thưởng của tôi sẽ bị ảnh hưởng, và tôi không có trách nhiệm sửa chữa hệ thống này." Tuy nhiên, khiến nhân viên ở mọi cấp độ tham gia vào quá trình hoàn thiện hệ thống là những gì bạn phải làm để xây dựng một doanh nghiệp vững mạnh. Toyota có lẽ là nơi tốt nhất bạn có thể học hỏi mô hình văn hóa như thế. Trong bài báo có tính ảnh hưởng rất cao đăng trên tạp chí HBR năm 1999 với tựa đề "Decoding the DNA of the Toyota Production System" (Giải mã AND của hệ thống sản xuất Toyota), hai viện sĩ Harvard, Kent Bowen và Steven Spear, lập luận rằng sản xuất theo phương pháp just-in-time không chỉ đơn giản là áp dụng một hệ thống các công cụ và phương pháp đặc biệt, mà cần tạo ra môi trường để tất cả công nhân đều được khuyến khích và hướng dẫn để liên tục cải tiến quy trình sản xuất, đặt câu hỏi và kiểm tra các giả thiết. Trong môi trường như thế, các chỉ số hiệu quả công việc vẫn giữ một vai trò nhất định nhưng người ta sẽ không đi theo nó một cách mù quáng mà không hề chất vấn gì. Kết quả thu được là một văn hóa cởi mở mà mọi nhân viên đều có thể tham gia và cảm thấy có trách nhiệm với quá trình tạo dựng giá trị của công ty. Với một thái độ làm việc như thế, nguồn vốn của công ty sẽ được đảm bảo sử dụng một cách hiệu quả nhất có thể. . Sáu sai lầm trong quản lý nguồn vốn (tt) 4. Sai lầm thứ 4: Quản lý các khoản phải thu theo các khoản phải trả Nhiều công ty gắn. dụng nhỏ về vấn đề quản lý nguồn vốn lưu động. Công ty đang áp dụng một kỳ hạn thanh toán chung cho tất cả đối tác của mình; và ngay lập tức, chúng tôi khuyến nghị các vị quản lý cao cấp cần phân. số thanh toán nhanh tăng từ 35% lên 100%." Sáu tháng sau, công ty tuyên bố phá sản. 6. Sai lầm thứ 6: Lấy đối thủ làm chuẩn Thông lệ quản lý phổ biến là lấy một hệ thống các thước đo làm