Bản đặc tả chức năng phần mềm: Cơ sở vững chắc cho sự thống nhất giữa khách hàng và EFFECT. Xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm Để dự án triển khai ERP thành công, nhà cung cấp phần mềm và doanh nghiệp cần phải có sự thống nhất cao về những chức năng sẽ thực hiện trên phần mềm, hoạt động của các chức năng, kết quả cần phải đạt được cho từng chức năng để trong quá trình triển khai dự án sẽ giảm tối thiểu những bất đồng về các công việc cần phải thực hiện và đặc biệt chỉ rõ trách nhiệm của nhà cung cấp giải pháp phần mềm trong việc xây dựng phần mềm. Bản đặc tả chức năng phần mềm cũng là căn cứ để hai bên tiến hành xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết cho dự án. Tài liệu về hệ thống quản lý doanh nghiệp chứa đựng các thông tin rất hữu ích cho việc xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm. Đó là các thông tin về mô tả chức năng và công việc của các vị trí nhân viên vài thông tin về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có các tài liệu về hệ thống quản lý này thì doanh nghiệp có thể yêu cầu dịch vụ tư vấn của nhà tư vấn quản lý doanh nghiệp độc lập hoặc kết hợp cùng các nhân viên tư vấn EFFECT xây dựng các quy trình hoạt động phù hợp nhất để làm căn cứ xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm. Bản đặc tả chức năng phần mềm mô tả một cách chi tiết kiến trúc phần mềm về mặt chức năng bao gồm các modules, các chức năng của từng modules, các thao tác người sử dụng đối với từng chức năng chi tiết và đặc biệt các kết quả cần đạt được của từng chức năng. Doanh nghiệp sẽ hình dung được một cách cụ thể "bản đồ" chức năng và cách sử dụng của phần mềm và trên cơ sở đó biết rõ mình sẽ được những gì khi phần mềm đi vào hoạt động theo đúng bản đặc tả chức năng phần mềm. Nhà cung cấp giải pháp phần mềm (EFFECT) sẽ hình dung được rõ khối lượng công việc cần thực hiện cho đến khi dự án hoàn thành và trên cơ sở đó cùng với doanh nghiệp xây dựng lên kế hoạch chi tiết của việc triển khai dự án về tiến độ thời gian, nhân sự, máy móc cần thiết cho từng giai đoạn. Kinh nghiệm cho thấy để dự án thành công cần phải có sự thống nhất chi tiết giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm về các công việc sẽ thực hiện. Những thống nhất này phải có hiệu lực như một bản phụ lục hợp đồng và hai bên đều phải đặt bút ký. Doanh nghiệp có quyền yêu cầu các chức năng cụ thể, rõ ràng và đặc biệt là những kết quả cần đạt được của từng chức năng trong khuôn khổ các nội dung của hợp đồng kinh tế đã ký giữa hai bên. Bên phía EFFECT cũng nắm rõ từng yêu cầu cụ thể và do đó xác định được khối lượng công việc cần thực hiện. Việc xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm được tiến hành bằng nỗ lực của cả hai phía. Trong quá trình này, tất cả các quy trình hoạt động, nhu cầu quản lý và khai thác thông tin của từng vị trí nhân viên, của ban lãnh đạo doanh nghiệp đều được làm rõ. Nếu doanh nghiệp đã có các tài liệu về hệ thống quản lý của mình thì công việc xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm có nhiều thuận lợi. Những doanh nghiệp nhỏ hơn có thể chưa có các tài liệu này thì hai bên sẽ làm rõ các quy trình thông qua hoạt động hiện tại của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, vai trò tư vấn của EFFECT sẽ được thể hiện nhưng tất cả các chi phí liên quan đều đã nằm trong giá trị hợp đồng đã ký. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng hệ thống quản lý bài bản hơn thì doanh nghiệp có thể yêu cầu dịch vụ tư vấn từ nhà tư vấn độc lập và trong trường hợp này, doanh nghiệp phải trả thêm kinh phí tư vấn trong khuôn khổ hợp đồng tư vấn riêng. Sự hợp tác tay ba giữa doanh nghiệp, EFFECT và nhà tư vấn hệ thống quản lý sẽ tỏ ra rất hữu hiệu. Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp và EFFECT cần phải thống nhất các quy trình hoạt động để xây dựng được bản đặc tả chức năng phần mềm. Bản đặc tả chức năng phần mềm là tài liệu nhiều trang (có thể vài trục hoặc hàng trăm trang) và ngoài việc lưu trữ trên giấy, nó còn được lưu trữ trực tiếp dưới dạng dữ liệu đặc biệt trên phần mềm ERP sẽ được cài đặt tại doanh nghiệp và có thể tra cứu bất cứ lúc nào trong quá trình triển khai dự án. Nó sẽ là "kim chỉ nam" soi đường cho tất cả các kế hoạch triển khai và giải quyết tất cả những bất đồng có thể nảy sinh giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm (EFFECT). Khi đã thống nhất được bản đặc tả chức năng phần mềm, dự án triển khai EFFECT-ERP được xem như đã thành công 60% tuy khối lượng công việc triển khai cụ thể mới chỉ bắt đầu. Sửa đổi bản đặc tả chức năng phần mềm Mặc dù đã có sự thống nhất khi doanh nghiệp cùng EFFECT xây dựng xong bản đặt tả chức năng phần mềm nhưng trong quá trình thực hiện dự án, có thể nảy sinh các chức năng thêm hoặc có sự thay đổi trong hoạt động của chức năng. Trong trường hợp này, hai bên cần bàn bạc và thống nhất trong các biên bản chỉnh sửa bản đặc tả chức năng phần mềm. Trường hợp có những phát sinh lớn (như cần phải sửa đổi phần mềm nhiều khi chức năng đã hoàn thành, bổ sung thêm modules ) thì hai bên phải bàn bạc thống nhất lượng kinh phí cần bổ sung vào hợp đồng trên cơ sở hợp tác, giải quyết vấn đề. Bản đặc tả chức năng phần mềm có phải là cái "cớ" để EFFECT giới hạn chức năng phần mềm? Câu trả lời là Không phải ! Khi giám đốc doanh nghiệp ký vào bản hợp đồng kinh tế về triển khai EFFECT-ERP, doanh nghiệp cũng đã biết được mình sẽ được gì với kinh phí bỏ ra. Khi chấp nhận ký vào bản đặc tả chức năng phần mềm, doanh nghiệp càng biết chi tiết hơn rằng mình sẽ được những gì từ dự án. Từ đó doanh nghiệp sẽ yên tâm hơn để tiếp tục triển khai dự án. Trên cơ sở biết rõ "mình muốn gì?", doanh nghiệp có quyền đưa ra các yêu cầu chi tiết trong bản đặc tả chức năng phần mềm trước khi đặt bút ký. Thời gian xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm dài hay ngắn cũng là sự thống nhất giữa hai bên. Bản đặc tả chức năng phần mềm không chỉ quy định "Doanh nghiệp sẽ được gì?" từ dự án mà còn quy đinh "EFFECT phải làm gì?" để hoàn thành dự án. Rõ rằng đây là tài liệu quy định chi tiết trách nhiệm của EFFECT đối với dự án. Khi các chức năng trong bản đặc tả chức năng phần mềm chưa được hoàn thành cũng có nghĩa là EFFECT chưa hoàn thành "trách nhiệm của mình" và sẽ còn phải tiếp tục công việc. Khi xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm, doanh nghiệp bắt buộc phải làm việc để hình thành các yêu cầu của mình và tất nhiên việc này sẽ đẩy nhanh tiến độ dự án. Nếu không có bản đặc tả chức năng phần mềm thì dự án chắc chắn sẽ kéo dài vì doanh nghiệp sẽ "không có trách nhiệm" trong việc đưa ra các yêu cầu. Khi xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm, các nhân viên trong ban dự án của doanh nghiệp chắc chắn sẽ phải làm việc nhiều để có thể "nói hết" được các yêu cầu của mình trong thời gian hạn định và đây chính là việc "tăng năng xuất lao động" trong mảng công việc "đặt yêu cầu" của doanh nghiệp và tất nhiên việc này có tác dụng rút ngắn thời gian tiến hành dự án. Tóm lại Bản đặc tả chức năng phần mềm chỉ là phương tiện để "làm rõ hơn" các nội dung của hợp đồng kinh tế trên cơ sở chi tiết hoá các yêu cầu của doanh nghiệp và việc chi tiết hoá hợp đồng này là việc làm luôn cần thiết khi mà hợp đồng kinh tế chưa có được sự chi tiết này. . làm căn cứ xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm. Bản đặc tả chức năng phần mềm mô tả một cách chi tiết kiến trúc phần mềm về mặt chức năng bao gồm các modules, các chức năng của từng modules,. trong bản đặc tả chức năng phần mềm trước khi đặt bút ký. Thời gian xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm dài hay ngắn cũng là sự thống nhất giữa hai bên. Bản đặc tả chức năng phần mềm không. Bản đặc tả chức năng phần mềm: Cơ sở vững chắc cho sự thống nhất giữa khách hàng và EFFECT. Xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm Để dự án triển khai ERP thành công, nhà cung cấp phần mềm