QUẢN TRỊ THỜI GIAN doc

QUẢN TRỊ THỜI GIAN “Bận ,không có thời gian rãnh …”không còn là từ xa lạ đối với mọi người trong đó có các bạn sinh viên.Ta có thể bắt gặp được sự tấp nập ,bon chen,hối hả trong nhịp sống hiện đại.Áp lực học tập ,thi cử ,làm thêm, đòi hỏi mỗi bạn sinh viên của chúng ta nỗ lực hết sức mình để vượt qua.Mỗi chặng đường luôn có nhiều thử thách ,chông gai đang ở phía trước bạn.Trong khi thời gian vẫn cứ thế ,một ngày cũng có hai mươi bốn tiếng đồng hồ .Không ít khi ta cảm thấy mệt mỏi ,chán nản , và cứ mong muốn thời gian trôi qua một cách chầm chậm . Làm gì để quản lý thời gian đạt hiệu quả nhất đối với các bạn sinh viên năm nhất của chúng ta .Xin mời bạn và tôi “ngẫm” lại thời gian và có cách quản lí tốt nhất để ta không bị mệt mỏi mà việc học tập và sinh hoạt vẫn tốt đẹp và đầy hiệu quả . Thời gian – Tài sản không thể phục hồi: Có lẽ ai trong chúng ta cũng có ít nhất một lần rơi vào tình trạng trì hoãn, trễ hẹn, hoàn thành không kịp thời gian đặt ra… Tưởng chừng vấn đề là không nghiêm trọng và dễ dàng khắc phục nhưng hậu qủacủa những tình trạng này đôi khi nằm ngoài dự tính của mọi người. - Khi còn học những ngày cấp ba, chúng ta đợi cho đến ngày cuối cùng của kỳ thi mới chịu học bài và chấp nhận thức nguyên đêm mệt mỏi để hoàn thành cho xong nhưng kết quả lại không như mong muốn.Vẫn nhớ như in sáng ngày mai kiểm tra sử thì tối nay mới học bài . - Trong công việc, chúng ta bị trễ hạn do chần chừ không dám quyết định trước, do chúng ta ôm đồm tất cả những công việc lặt vặt trước khi bắt tay vào những công việc quan trọng. - Với gia đình, chúng ta thường cảm thấy quá bận bịu hay mỏi mệt khi giúp mẹ làm công việc nhà nhưng thực chất là thời gian ấy là lao vào game . =>Thời gian là một nguồn tài nguyên quý báu và khan hiếm và chúng ta thường phải chạy đua với thời gian, chỉ cần cho nó một chút cơ hội là nó vụt bỏ chúng ta mà đi. Tầm quan trọng trong việc quản lý thời gian 1 Thời gian là nguồn vốn kinh doanh của bạn, chính xác hơn là tài sản quý giá nhất của bạn. Thời gian cũng là duy nhất bởi nó không thể tích lũy được; không có cái gọi là “khoản dự trữ thời gian”. Thời gian phải được sử dụng khi nó đến, từng phút, từng giờ, từng ngày… Vì chúng ta không thể tích lũy thời gian để sử dụng sau này, nên mọi người đều hiểu rằng chúng ta phải sắp xếp thứ tự ưu tiên để sử dụng nó. Chúng ta phải tìm ra cách thức thực tế nhất và làm theo cách thức đó để đảm bảo rằng những thứ tự ưu tiên này được tuân thủ - điều đó có nghĩa là, những việc quan trọng nhất sẽ được thực hiện đầu tiên, rồi đến những việc ít quan trọng hơn. Tất cả chúng ta đều biết, đã biết và luôn luôn biết điều này. Nhưng rõ ràng là không phải lúc nào chúng ta cũng hiểu, áp dụng, và làm theo những gì ta biết. Thực tế cho thấy, những người thành công là những người làm được điều đó, còn những người không thành công là những người không làm theo những gì họ biết. Nhiều bạn sinh viên cứ than phiền “Tôi bận quá, không có thời gian.” Thế nhưng căn bệnh “không có thời gian” chính là việc họ không biết sắp xếp thời gian một cách hợp lý .Thời gian dành cho những trò vô bổ quá nhiều trong khi đó việc học tập –một trong những công việc chính của mình bị lãng quên. Đó chỉ là một trong những “kẻ cắp thời gian” giấu mặt mà các bạn nên nhanh chóng nhận diện và “tiêu diệt”. Những kẻ đánh cắp thời gian: 1- Thay đổi thứ tự ưu tiên công việc do phải giải quyết rủi ro: Rủi ro là điều không ai muốn, nhưng nếu nó xảy ra, bạn luôn phải ưu tiên giải quyết trước bằng bất cứ giá nào. Sắp xếp ưu tiên cho từng việc Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu Ghi nhớ “toàn cảnh” Không để phân tâm vì những việc lặt vặt Hãy tin cậy giao việc cho người khác 2- Điện thoại: Bạn đã từng bao giờ điên đầu vì một ngày có quá nhiêu cuộc gọi mà không liên quan đến công việc? Bạn nói chuyện điện thoại bao lâu? Thời gian cần thiết là bao lâu? Chúng ta thường nói lâu hơn cần thiếtChắc là có! Công cụ hữu hiệu nhất trong giao tiếp cùa chúng ta là điện thoại cũng sẽ có thể là kẻ thù nguy hiểm nếu bạn không biết làm thế nào để kiểm soát Thực tế là khi nói 2 chuyện điện thoại, có nhiều chuyện mới phát sinh và chúng ta bị cuốn theo bởi những câu chuyện dài lê thê, chuyện nọ nối chuyện kia. Cũng có khi bạn xác định chuyện cần nói nhưng đối tác lại lái sang một hướng khác làm bạn mất kiểm soát Phân biệt chuyện phiếm với công việc Sắp xếp các ý tưởng cần bàn Học cách dùng cuộc điện thoại Lấy ống nghe ra khỏi máy 3- Thiếu mục tiêu và thứ tự ưu tiên: Đây có thể là nguyên do lớn nhất và quan trọng nhất gây ra sự lãng phí thời gian. Một sinh viên giỏi luôn biết chính xác việc họ cần làm và thứ tự ưu tiên của từng việc. Sắp xếp thời gian theo từng loại hình công việc Thông thường, công việc của chúng ta luôn bao gồm bốn loại sau: 1, Khẩn và quan trọng. 2, Quan trọng nhưng không gấp gáp. 3, Khẩn nhưng không quan trọng. 4, Không quan trọng và không gấp gáp. • Ta có thể dùng phương pháp: MoSCoW Đại khái là chia việc thành 4 loại: M - MUST have this = Buộc phải làm (dù khó đến đâu) S - SHOULD have this if at all possible = nên làm, nếu như có thể làm được, vì nó sẽ tốt hơn cho ta) C - COULD have this if it does not affect anything else = nên làm, nếu như còn dư thời gian W - WON'T have this time but WOULD like in the future. = không làm, nhưng tương lai có thể làm. • Còn đối với sinh viên của chúng ta ,để quản lí thời gian có hiệu quả điều đầu tiên bạn nên làm là cần có hoạch định rõ ràng,cụ thể .Tôi xin đơn cử có thể làm 7 bước như sau đây : 1 .Xác định mục tiêu 2.Liệt kê những việc phải làm trong thời gian tới 3 3 ước tính thời gian cần thiết 4 Phải cân nhắc mức đọ ưu tiên 5Quyết định mục tiêu 6Lên lịch trình thực hiện 7 “Nghiệm thu” trong từng giai đoạn Cần lưu ý rằng bước đầu tiên càng cụ thể càng tốt .Nếu không vòng luẩn quẩn nó cứ xoay quanh bạn .Thế là những dự định cho việc học tập ,giải trí của bạn có nguy cơ bị đổ vỡ . 4- Cố gắng quá nhiều? Là con người, ai cũng thích làm việc thật hoàn hảo. Nhiều người luôn lo lắng việc mình làm đã hoàn thiện chưa, liệu có sai sót gì không. Thậm chí họ dành nhiều thời gian cho những việc nhỏ, không quá quan trọng. Thậm chí có lẽ bạn sẽ có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi việc được hoàn hảo hơn. Nếu cứ lục soát hồ sơ xem xét cái hoàn mỹ, thì liệu bạn còn thời gian cho việc quan trọng khác không? Có nhà lãnh đạo tự hào về khả năng soi mói được cả những lỗi nhỏ nhất trong các giấy tờ: lỗi văn phạm, từ vựng, đánh máy… và họ dễ mắc vào những việc nhỏ và không dành thời gian cho những việc cần kíp hoặc quan trọng hơn. Ngày nay, có nhiều người hàng ngày phải hoàn thành công việc của ngày… hôm qua và công việc của ngày hôm nay thì còn đang chất đống lên và họ luôn ở trong trạng thái căng thẳng. HỆ THỐNG QUẢN TRỊ THỜI GIAN Những kẻ giấu mặt đã lộ diện như ở trên .Vậy chúng ta cần làm gì để có phương pháp loại bỏ chúng . Cho nên chúng ta cần phải sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất.Chính điều đó đã ra đời công cụ Quản lý thời gian xuất hiện từ nước Đan Mạch như một công cụ huấn luyện giúp những nhà điều hành bận rộn sắp xếp lại thời gian một cách hiệu quả hơn. Hiện nay nó đã trở thành một ngành công nghiệp lên đến 1 tỷ đô-la hoạt động khắp nơi trên thế giới. Những người sử 4 dụng nó thường đánh giá rất cao về nó và họ cho rằng điều đó đã giúp năng suất công việc của họ tăng khoảng 15-25%.Đó là chuyện ở thê giới,còn trong mỗi bạn sinh viên của chúng ta thì sao?Tôi xin nói với bạn rằng nếu có hệ thống quản lý thời gian giúp chúng ta giải quyết khá nhiều việc .Tôi xin trình bày vài cách để nâng cao kỹ năng quản trị thời gian hiệu quả : A LÀM VIỆC MỘT CÁCH CÓ TỔ CHỨC . Sắp xếp bàn học của bạn một cách ngăn nắp ,gọn gàng với tài liệu ,sách vở có khoa học .Nếu làm được điều này bạn cảm thấy thoái mái hơn khi học tập .Đi ngược với điều này bạn sẽ trở thành “Hội chứng bàn làm việc” khi đó cảm giác của bạn vô cùng bực tức ,cáu giận sẽ dẫn đến hiệu quả học tập không cao. Hàng ngày, chúng ta vẫn phải xử lý hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, ghi chú, thư từ, viết tiểu luận,thuyết trình không kể hết. Bạn làm gì với hàng đống giấy tờ trên mỗi ngày? Bạn xếp chúng thành đống rồi chờ chúng tự biến mất? Hay bạn cất hết chờ khi có lúc dùng đến? Góc học tập bừa bộn, bàn học bộn bề chứng tỏ bạn không có tổ chức. Người Nhật luôn có yêu cầu văn phòng phải thật gọn gàng, đồ đạc để đúng nơi. Nếu bạn để chỗ làm việc bừa bộn và không nhớ đồ vật nào ở vị trí nào thì khi có việc bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian đi tìm. Thời gian lãng phí đó nên dành cho những việc khác có ích hơn. Cần biết rằng 80% thư từ có thể xử lý tức thời. Khi sàng lọc xong, giỏ rác của bạn chắc phải đầy ắp. Sau khi xử lý xong thứ nào thì vứt bỏ đi. Có hồ sơ cần lưu lâu hơn hoặc tạm thời. Nhớ xác định thời hạn lưu giữ. Ghi chú hạn định trên hồ sơ đó để đến lúc cần loại bỏ thì có thể làm ngay. Hồ sơ sắp xếp hợp lý Chỉ định chỗ cho từng vật dụng Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay Chỉ để thứ cần dùng trên bàn Tìm cho bạn cách quản lý thích hợp B LÊN KẾ HOẠCH TRƯỚC . 5 Không đợi đến học tập ,bạn mà lên lịch trước từ chiều ngày hôm qua thì bạn đã thành công một nữa .Đừng nên kiểu “nước đến chân rồi mới nhảy” .Hãy tách riêng công việc nào nên làm ngày mai ,tuần sau ,tháng sau , .Tuy nhiên ,có thể đổi công việc hằng ngày vì phát sinh thêm công việc mới. “kẻ trộm" thời gian lớn nhất không phải là ra quyết định mà chính là né tránh quyết định.Chúng ta thường cho rằng lúc khác làm cũng được, không làm ngay thì cũng chẳng sao. Tuy nhiên, nếu có việc đột xuất cần đến việc bạn chưa làm thì rõ ràng bạn sẽ bị động. Nếu có quá nhiều việc dời lại như vậy thì đến lúc nào đó bạn sẽ bơi trong những việc do chính bạn chưa chịu xử lý ngay. Hãy nhớ “việc hôm nay chớ để ngày mai”. Bằng việc giảm bớt sự chần chừ, bạn sẽ có nhiều thời gian để làm các việc khác có hiệu quả hơn. Làm ngay khi nào có thể Làm việc quan trọng trước Làm từng chút một Tự nhắc nhở mục đích đề ra Đặt giờ “bắt đầu” và giờ “kết thúc” C XÁC ĐỊNH ƯU TIÊN Hãy luôn luôn sắp xếp công việc mỗi ngày và cũng cần linh hoạt với những bất ngờ xảy ra.và hãy học cách nói không với những việc không ưu tiên .Xác định được mức độ ưu tiên sẽ giúp bạn quản trị thời gian một cách có hiệu quả hơn. - Thiết lập những công việc ưu tiên.Thành công tương đương với mục tiêu. Quản lý thời gian theo mục đích sẽ giúp bạn trong thời gian ngắn nhất có thể thực hiện được những mục tiêu mà bạn đã định sẵn. Bạn nên viết từ 4 đến 10 mục tiêu định làm trong năm nay ra. Sau đó tìm trong đó 1 mục tiêu quan trọng nhất, đồng thời xếp thứ tự độ quan trọng của chúng. Dựa vào mục tiêu đã định hãy vạch ra một kế hoạch cụ thể để thực hiện mục tiêu đó, và điều quan trọng là phải thực hiện một cách nghiêm túc kế hoạch mà bạn đã định .==> Lập bảng tóm tắt các dự định sẽ làm trong năm nay, đồng thời tiến hành phân nhỏ các mục tiêu.dùng 80% thời gian của mình để làm 20% công việc quan trọng. Do đó, bạn nhất định phải biết đối với bạn việc gì là quan trọng, việc gì tạo năng xuất cao. Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc bất ngờ xảy ra. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải 6 là ưu tiên. Trong quản lý thời gian bạn thường gặp các việc gọi là gấp, là quan trọng. Tất nhiên việc cần giải quyết đầu tiên sẽ là việc vừa gấp lại vừa quan trọng. Thường các việc này đều bất ngờ và khó, không thể đợi giải quyết được,thậm chí đợi có thể là một tai họa lớn. Nếu bạn ngày nào cũng phải giải quyết các tình huống như này điều đó chứng tỏ bạn vẫn chưa quản lý tốt thời gian của mình. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống. Người thành công thường dành nhiều thời gian nhất để giải quyết các việc quan trọng nhưng không gấp, không bất ngờ và thường tạo năng xuất cao. Còn đa số mọi người đều làm các việc gấp mà không quan trọng. Do đó bạn nên học cách biến công việc của mình thành công việc quan trọng nhưng không gấp, lúc đó bạn lập tức bắt đầu làm việc có năng xuất cao rồi D KHI NÀO LÀM VIỆC HƯNG PHẤN NHẤT Nếu làm việc lúc nào hưng phấn nhất thì bạn cứ nên làm .Ví dụ như buổi sáng đầu óc minh mẫn ,thư thái thì nên bắt tay vào học tập ngay .Nên lưu ý rằng “việc hôm nay chớ để ngày mai” .Những thời gian không phải là đỉnh thì nên làm những việc khác như quét don phòng trọ ,thư giãn , .Ngoài ra ,bạn còn có thể tạo hưng phấn riêng cho mình ví dụ như luôn luôn vui vẻ ,hay là tìm thấy hạnh phúc khi giúp ai đó làm công việc gì đó ,… E KỶ LUẬT VỚI CHÍNH BẢN THÂN MÌNH  Những người thành công luôn luôn nghiêm khắc với bản thân mình .Kỹ luật với bản thân mình cũng là một trong những phương pháp tối ưu đấy .Bạn phải quản lý thời gian có hiệu quả nhất .Ví dụ sáng 5h30 dậy là phải dậy ,không được ngủ thêm nữa ,học đến 5 h chiều thì đi chơi thể 7 thao ,Nên giải quyết các công việc khó trước còn thời gian rảnh chúng ta sẽ gải lao,thư giãn, kỹ năng quản lý thời gian bằng cách đặt câu hỏi: + Điều gì quan trọng nhất cần làm ngay bây giờ? + Thời hạn cuối cùng là khi nào? + Điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta không làm được gì cả?  Với câu hỏi đầu tiên, "điều gì là quan trọng nhất?", thì câu trả lời là có thời gian. Các sinh viên học tốt thường luôn luôn biết cách sắp xếp thời gian một cách hợp lý nhất.(ví dụ như có nhiều bạn làm thêm mà vẫn biết sắp xếp thời gian một cách hợp lý nên việc học vẫn bình thường ).  Câu hỏi thứ hai: "Thời hạn cuối cùng là khi nào?" Bạn phải tự biết rằng công việc của mình sẽ diễn ra trong bao nhiêu ngày để từ đó phân bổ thời gian hợp lý .Các sinh viên thường có tâm lý “nước đến chân mới nhảy”,theo mình nghĩ các bạn không nên áp dụng theo cách này vì sẽ không tốt cho công việc của bạn.  Câu hỏi thứ ba: "Điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta không làm việc này?". Rủi ro luôn là cái điều mà mọi người chẳng ai muốn tới.Thử nghĩ xem bạn sẽ thiệt hại những gì nếu bạn không đưa ra một quyết định kịp thời, không hoàn thành đúng kế hoạch? Đó sẽ là động lực thôi thúc bạn bắt tay ngay vào những việc cần giải quyết. Thời gian được xem là tài sản quý giá đối với mọi người,trong đó có các bạn sinh viên. Muốn học tập tốt thì trước tiên phải biết cách quản lý thời gian của mình tốt, luôn chủ động trong việc chống sự lãng phí thời gian. Quản lý thời gian tốt, họ là những người biết cách quản lý bản thân tốt. Theo ý kiến của mình thì bạn nên áp dụng theo 3 giải pháp sau đây 1. - Dùng một lượng thời gian cố định trong ngày để lập và thực hiện những việc quan trọng nhất Lập kế hoạch thời gian biểu(lịch làm việc) - Kế hoạch dựa theo thời gian biểu mà bạn đã soạn thảo ,hãy làm theo những gì mà bạn đã sắp xếp. Lịch có mục tiêu, kết quả mong muốn, thời lượng bắt đầu – kết thúc,và phải có độ ưu tiên. 8 Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc bất ngờ xảy ra 2. - Dùng một lượng thời gian cố định khác cho những hoạt động thông tin như điện thoại, họp hành, email "Giờ nào việc nấy" - Tuân thủ đúng kế hoạch, làm đúng việc - Làm việc cẩn thận đúng thời điểm, đúng tiến độ nêu trong lịch làm việc đã lên. - Nói không với những việc xen ngang, việc của nhân viên 3. - Phần thời gian còn lại trong ngày thực hiện những việc có độ ưu tiên thấp, những việc phát sinh khẩn cấp và nghỉ ngơi.==>Làm các việc lặt vặt, cá nhân khác Trái đất vẫn cứ quay và thời gian sẽ không bao giờ quay ngược trở lại,hãy làm sao cho mỗi giây phút đi qua bạn không bao giờ nuối tiếc giống như “Bậc vĩ nhân cũng có hai mươi bốn tiếng đồng hồ trong một ngày”.Qua bài này mình xin gởi đến các bạn sinh viên một điều rằng hãy biết cách sắp xếp thời gian một cách hợp lý nhất để việc học tập đạt kết quả cao nhất.Trong khi trình bày không tránh những sai sót,mong thầy bỏ qua .Em xin chúc thầy mạnh khỏe và luôn thành công trong công việc. 9 . giúp bạn quản trị thời gian một cách có hiệu quả hơn. - Thiết lập những công việc ưu tiên.Thành công tương đương với mục tiêu. Quản lý thời gian theo mục đích sẽ giúp bạn trong thời gian ngắn. trước tiên phải biết cách quản lý thời gian của mình tốt, luôn chủ động trong việc chống sự lãng phí thời gian. Quản lý thời gian tốt, họ là những người biết cách quản lý bản thân tốt. Theo. than phiền “Tôi bận quá, không có thời gian. ” Thế nhưng căn bệnh “không có thời gian chính là việc họ không biết sắp xếp thời gian một cách hợp lý .Thời gian dành cho những trò vô bổ quá nhiều