Một số thủ thuật với MS Word

Một số thủ thuật với MS Word

MỤC LỤC I Thủ thuật quản lí tệp I.1 I.2 I.3 I.4 Cách lưu trữ tài liệu tự động Tự động lưu tệp vào thư mục chọn Mở, ghi, đóng nhiều văn lúc Word .3 Thêm bớt danh sách tên file Word .4 II Thủ thuật tạo Font III Thủ thuật định hình văn III.1 III.2 III.3 III.4 III.5 III.6 III.7 Hiển thị khung phạm vi gõ văn .5 Điểm dừng Tab ứng dụng soạn thảo Dùng lệnh lặp Word Các phím định dạng nhang Word Đặt khoảng cách cho từ đầu câu ấn Enter Căn chỉnh lề trang văn Cm (centimet) Tạo văn dạng cột IV Thủ thuật tạo câu, chữ, phong cách .8 IV.1 IV.2 IV.3 IV.4 IV.5 IV.6 V Quy cách bỏ dấu câu Cách tạo kiểu style cho riêng Tạo chữ to đầu câu .8 Tạo chữ theo chiều dọc Tạo phím tắt cho câu đoạn văn Đánh số trang cho tài liệu Thủ thuật di chuyển, copy V.1 V.2 V.3 V.4 Các phím di chuyển trỏ Cách bôi đen nhanh .10 Làm việc với khối văn 10 Di chuyển nhanh dòng hay đoạn văn soạn thảo .12 VI Thủ thuật tạo bảng 12 VI.1 VI.2 VI.3 VI.4 VI.5 VII VII.1 VII.2 VII.3 VII.4 VII.5 Vẽ bảng Word tay 12 Xem độ rộng cột bảng dễ xác 12 Hợp tách ô bảng 13 Đưa liệu dạng Text vào bảng .14 Chuyển văn khỏi Table 14 Thủ thuật chèn hình ảnh, đồ thị, cơng thức tốn học 14 Chèn thêm hình vẽ vào văn 14 Ghép hình, trang trí hình 14 Chèn file liệu vào văn soạn thảo 15 Thể kí hiệu Toán học khoa học Word 15 Vẽ đồ thị Word 16 VIII Thủ thuật In ấn 17 VIII.1 Chỉnh khung tài liệu in 17 VIII.2 In đoạn văn cách bôi đen In số trang cách liệt kê danh sách… 17 VIII.3 Cách in văn giấy theo ngang khổ giấy khổ A3 Word 17 VIII.4 In theo thứ tự ngược lại Word 18 VIII.5 Muốn in trang sách khổ giấy A4 để đóng thành mà tờ giấy in trang – trang mặt (Landcape) 18 VIII.6 Tổ chức thực trộn in văn 18 VIII.7 Cách thay đổi cỡ giấy Word 20 IX IX.1 IX.2 IX.3 Thủ thuật với Thanh công cụ 21 Xóa bớt nút khơng cần thiết cơng cụ 21 Thêm dòng lệnh vào thực đơn 21 Khôi phục lại Toolbar 21 Good luck  Tác giả: Nguyễn Thế Phúc Email: nguyenthephuc@yahoo.com Home page: http://thuvienkhoahoc.com I THỦ THUẬT QUẢN LÍ TỆP I.1 Cách lưu trữ tài liệu tự động Từ Tools chọn lệnh Options Chọn phần Save hộp thoại Options Bấm trỏ chuột vào vng dịng Automatic Save Every Trên dòng Minutes bạn đưa vào giá trị số khoảng thời gian tự động lưu giữ (giá trị: phút) Bạn chọn khoảng thời gian từ đến 120 phút Bạn chọn mục Allow Fast Save để cất giữ phần thay đổi tài liệu Always Create Backup Copy để ln tạo tệp tin lưu trước lưu tệp tin tu sửa Lưu ý: việc thiết đặt chế độ lưu giữ tài liệu tự động cần thiết tệp phải lưu giữ lần lệnh Save File đặt tên tệp tin I.2 Tự động lưu tệp vào thư mục chọn Để lưu trữ tự động tệp Word vào thư mục mà bạn chọn, bạn thực sau: - Vào thực đơn Tools, chọn Options - Nhắp chọn File Locations Kích vào nút Modify để chọn đường dẫn thư mục bạn cần ghi tự động vào - Nhắp OK OK Như vậy, lần bạn ghi (save) mở (open) Word tự động mở thư mục mà bạn chọn I.3 Mở, ghi, đóng nhiều văn lúc Word Mở nhiều văn lúc Bạn thực sau: - Nhấn File  Open - Nhấn giữ Ctrl lựa chọn văn hộp thoại Open để mở văn lúc Ghi đóng nhiều văn lúc - Nhấn giữ phím Shift bạn nhắp vào thực đơn File - Thực đơn File thị “Save All” thay “Save” hiển thị “Close All” thay “Close” - Chọn Save All để ghi tất file Close All để đóng tất file lúc Chuyển qua lại giữ văn mở - Bấm Ctrl – F6 để chuyển đến văn mở - Bấm Shift – Ctrl – F6 để chuyển đến văn mở trước Nếu bạn dùng Office 2000 bạn ấn Alt – Tab để chuyển qua lại văn cách dễ dàng I.4 Thêm bớt danh sách tên file Word Bạn thêm bớt danh sách tên file vừa thực thực đơn File cách: Chọn Tools  Options, hộp thoại Options xuất hiện, bạn kích chọn General đánh dấu vào ô Recently Used File List, mục Entries bạn nhắp vào mũi tên lên hay xuống nhấp số từ bàn phím số file cần hiển thị Cuối chọn OK II THỦ THUẬT TẠO FONT Để lần vào Word font VnTime Bạn tạo font chữ cố định sử dụng Word cách chọn Font Format, sau chọn tên font Font: Vntime chọn cỡ font Size Sau nhắp vào nút Default Khi chương trình hỏi bạn muốn thay đổi font mặc định không, nhắp vào Yes III THỦ THUẬT ĐỊNH HÌNH VĂN BẢN III.1 Hiển thị khung phạm vi gõ văn Việc hiển thị khung ngăn cách phạm vi gõ văn lề Word tiện lợi bạn gõ văn Bình thường Word hiển thị thước đo khoảng cách lề vị trí để gõ văn thước đo màu trắng Tuy nhiên bạn khó mà hình dung khoảng cách có cân đối khơng lề cho nhiều văn Tốt bạn nên cho khung, làm sau: Chọn Tools  Options, chọn mục View, đánh dấu vào ô Text boundaries chọn OK Khi hình xuất hình chữ nhật bao quanh trang văn với đường chấm nhỏ Bạn lưu ý đường in khơng có nên bạn khơng có phải lo III.2 Điểm dừng Tab ứng dụng soạn thảo Điểm dừng Tab mặc định điểm dừng Tab trái cách 0.5 inch = 1,27 cm Mỗi ấn phím Tab để dịch chuyển trỏ text tới vị trí điểm dừng Tab Và lúc điểm dừng Tab ngầm định Word thích hợp với phần văn mà bạn cần soạn thảo, ta cần phải thay đổi hay đặt lại điểm dừng Tab riêng cho phù hợp với phần văn soạn thảo Trước hết, phải xác định loại điểm dừng Tab cần đặt ? Loại trái, giữa, phải hay thập phân? Thêm vào đó, cần phải biết vị trí điểm dừng Tab thước Có cách đặt điểm dừng Tab: Đặt điểm dừng Tab thước chuột - Đặt trỏ text Paragraph cần đặt điểm dừng Tab - Kích chuột vào hộp nhỏ nằm góc trái thước để xác định loại điểm dừng Tab Bốn loại điểm dừng Tab xuất theo thứ tự sau: trái, giữa, phải, thập phân - Kích chuột vị trí cần đặt điểm dừng Tab Ruler - Lặp lại bước 2-3 để đặt điểm dừng Tab khác cần thiết Đặt điểm dừng Tab thực đơn - Đặt trỏ Text Paragraph cần đặt điểm dừng Tab - Mở thực đơn Format, chọn lệnh Tabs - Trong hộp Tab Stop Position gõ vị trí điểm dừng Tab xuất thước - Trong hộp thoại Alignment chọn kiểu dóng hàng Tab (Left – trái, Center – giữa, Right – phải, Decimal – thập phân) - Trong hộp thoại Leader chọn bốn kiểu kí tự dẫn Tab - Kích nút Set - Hãy lập lại bước 3-5 muốn đặt điểm dừng Tab khác - Kích chọn OK Hủy bỏ điểm dừng Tab, không cần tới số điểm dừng Tab đặt trước, ta xóa chúng cách sau: - Tạo khối cho Paragraph muốn bỏ điểm dừng Tab - Làm hai cách sau: Dùng chuột kéo điểm dừng Tab cần hủy thước vùng soạn thảo Mở hộp thoại Tabs, kích chọn điểm dừng cần xóa hộp Tab Stop Position kích vào nút Clear Lặp lại trình để xóa điểm dừng Tab khác cần thiết Cuối cùng, kích vào nút OK Trong trường hợp gõ đoạn văn mà không cần dùng tới toàn điểm dừng Tab đoạn văn trước xóa tất chúng cách nhấn mở hộp thoại Tabs kích vào nút Clear All kích tiếp vào nút OK III.3 Dùng lệnh lặp Word Bạn yêu cầu Word thực lại thao tác bạn vừa thực (tức thực lại lần hay nhiều lần nữa) nhập kí tự bạn vừa gõ văn  Gõ chữ, câu hay đoạn văn  Đưa trỏ tới vị trí lặp lại  Chọn Edit  Repeat Typing (hoặc nhấn F4 hay Ctrl – Y) Bạn thực lệnh nhiều lần để thực thao tác Nếu muốn hủy lệnh, chọn Edit  Undo Typing III.4 Các phím định dạng nhang Word Bạn sử dụng phím Ctrl kết hợp với vài phím khác để tạo thành lệnh thực thao tác mà không cần dùng chuột hay vào thực đơn Mở ghi văn Mở tài liệu Ctrl - N Ghi tài liệu Ctrl – S Mở tài liệu có sẵn Ctrl - O Định dạng nhanh đoạn văn Căn Ctrl – E Căn hai bên Ctrl – J Căn theo lề trái Ctrl – L Căn theo lề phải Ctrl – R Lùi vào từ lề trái Ctrl – M Khôi phục lại lề trái Ctrl – Shift - M Sao chép, cắt dán Sao chép văn hay đồ họa chọn Ctrl – C Cắt văn hay đồ họa chọn Ctrl – X Dán văn hay đồ họa Ctrl - V Thay đổi font Thay đổi font Ctrl – Shift - F Thay đổi cỡ font Ctrl – Shift – P Tăng cỡ chữ Ctrl – Shift -> Giảm cỡ chữ Ctrl – Shift -< Tăng cỡ chữ theo điểm Ctrl – I Giảm cỡ chữ theo điểm Ctrl – I Bật tắt kiểu chữ đậm Ctrl – B Bật tắt kiểu chữ gạch chân Ctrl – U Bật tắt kiểu chữ nghiêng Ctrl – I Gạch đơn chữ Ctrl – Shift – W Gạch đôi chữ Ctrl – Shift – D Kiểu chữ có mũ Ctrl – Shift - = Kiểu chữ có chân Ctrl - = III.5 Đặt khoảng cách cho từ đầu câu ấn Enter Vào thực đơn Format, chọn Paragraph Trong mục Indentation, kích vào mũi tên lên xuống để tăng khoảng cách lùi vào đầu dịng By Bạn thấy thay đổi ô Preview Cuối cùng, chọn OK để áp dụng thay đổi Muốn thực thay đổi văn bạn thực thao tác sau: Mở văn Vào Format  Styles and formatting  Normal  Modify III.6 Căn chỉnh lề trang văn Cm (centimet) Khi muốn chỉnh lề văn cm, thực hiện: Tools  Options  General, sau nhắp vào mũi tên xuống mục Meaurement units chọn Centimeters Cuối chọn OK để máy ghi lại thay đổi III.7 Tạo văn dạng cột Khi muốn trình bày văn bạn thành hai hay nhiều cột cần thực hiện: - Đưa trỏ tới vị trí văn cần áp dụng chia cột - Sau gọi lệnh Format chọn Columns - Trong mục Preset, bạn chọn kiểu cột - Trong mục Numbers of columns, bạn nhập nhắp vào mũi tên trượt để chọn số cột Trong mục Applyto có lựa chọn: Whole document để áp dụng cho toàn văn This point forward để chọn từ vị trí trỏ hành đến hết IV THỦ THUẬT TẠO CÂU, CHỮ, PHONG CÁCH IV.1 Quy cách bỏ dấu câu Đối với dấu phảy (,), dấu chấm câu (.), dấu chấm than (!), dấu chấm hai chấm (:), dấu hỏi chấm (?), …ta phải gõ dấu liền vào từ vừa gõ trước gõ dấu cách Đối với dấu ngoặc đơn (…), ngoặc kép “…”, nháy đơn ‘…’,…mở ngoặc xong không cách mà gõ văn ln trước đóng ngoặc khơng có dấu cách IV.2 Cách tạo kiểu style cho riêng Style tập hợp thông số tạo khuôn cho đoạn văn font, paragraph, table, … định dạng tùy theo người sử dụng Bạn lấy kiểu style để áp dụng cho paragraph văn Bạn mở thực đơn Format, chọn Style Kích chọn New hộp thoại Style vừa xuất đặt tên cho kiểu style dòng Name Muốn đặt định dạng Style, bạn chọn nút Format để chỉnh font, paragraph, tab,… Cuối chọn OK Các style mà bạn vừa tạo nằm công cụ Bạn muốn sử dụng kiểu style riêng mình, bạn cần chọn đoạn văn cần thực chọn kiểu Style IV.3 Tạo chữ to đầu câu Đối với Word, bạn tạo chữ lớn, chữ đầu dòng theo thao tác: Di chuyển trỏ tới đầu dòng chữ cần tạo  Vào thực đơn Format  chọn Drop Cap  Trong mục Position bạn chọn Dropped hay In Margin theo mẫu  Trong mục font bạn chọn font chữ áp dụng cho chữ lớn  Trong mục Lines to drop, bạn nhập số dòng áp dụng cho chữ lớn (độ dài chữ lớn)  Trong mục Distance from text bạn nhập khoảng cách từ chữ lớn đến kí tự văn  Sau chọn xong, bạn chọn OK IV.4 Tạo chữ theo chiều dọc Vào thực đơn Insert  Text Box, nhấn kéo khung chữ Text Box đến vị trí bạn muốn, sau gõ chữ vào khung (khơng cần ý đến chiều nằm ngang chữ độ rộng Text box) Nhấn vào biểu tượng Text Direction công cụ Text box chữ quay theo chiều hướng mà bạn muốn Chọn chữ bên Text box (bôi đen) chọn font co chữ phù hợp với tài liệu bạn Bạn kéo dấu điều khiển Text box để điều chỉnh kích thước cho vừa vặn định lại vị trí Text box Nhấn phím phải vào khung viền Text box chọn Format Text box  nhấn mục Colors and Lines để định dạng khung Text box chọn màu muốn Muốn bỏ khung Text box bao quanh chọn Line  Color chọn OK IV.5 Tạo phím tắt cho câu đoạn văn Khi bạn phải gõ lặp lặp lại từ cụm từ bạn tạo phím gõ tắt cho cụm từ đó: - Đánh dấu cụm từ cần gõ tắt - Vào Tools  Autocorrect, mục Replace tự động xuất cụm từ bạn cần gõ tắt tiếp mục With bạn gõ tên tắt cho cụm từ - Nhấn Add OK IV.6 Đánh số trang cho tài liệu Việc đánh số trang Word thực đơn giản: vào Insert \ Page Numbers Một hộp thoại xuất hiện: - Bạn kích vào mũi tên xuống mục Position để chọn Top of page (Header) hay Bottom of page (Footer) để đánh số trang đầu (tiêu đề đầu trang) hay trang văn (tiêu đề chân trang) - Trong mục Alignment, bạn chọn:Left để đặt vị trí đánh số trang bên trái trang văn bản, Right để đặt bên phải Center để đặt vào - Trong mục Preview hiển thị mẫu tài liệu theo lựa chọn bạn để xem nhanh - Bạn đánh dấu vào ô Show number on first page để áp dụng đánh số trang trang Cuối nhắp vào OK để thực lệnh V THỦ THUẬT DI CHUYỂN, COPY - V.1 Các phím di chuyển trỏ Home: chuyển trỏ đặt đầu dòng End: chuyển trỏ đặt cuối dòng PgUp: chuyển trỏ lên trang hình PgDn: chuyển trỏ xuống trang hình Ctrl +  : chuyển trỏ sang phải từ Ctrl +  : chuyển trỏ sang trái từ Ctrl + Home: chuyển trỏ đầu văn Ctrl + End: chuyển trỏ cuối văn V.2 Cách bôi đen nhanh Có nhiều cách khác để bơi đen đoạn văn Sau xin liệt kê để bạn áp dụng xem cách bôi đen nhanh 10 Cách 1: Bấm lần chuột vào chữ dịng để chọn (bơi đen) dịng văn - Cách 2: Đưa trỏ chuột tới đầu dịng xuất hình mũi tên bấm chuột lần để bơi đen dịng văn - Cách 3: Giữ phím Ctrl nháy chuột vào câu để bơi đen câu - Cách 4: Nháy chuột vào đầu đoạn văn bản, giữ phím Shift nháy chuột vào cuối đoạn để bôi đen đoạn văn - Cách 5: Bấm giữ di chuột đến cuối đoạn văn để bôi đen đoạn văn - Cách 6: Nhắp đúp chuột vào từ để bơi đen từ - Cách 7: Bấm giữ kéo chuột từ đầu chữ đến hết chữ để bôi đen từ hay nhiều từ - Cách 8: Đưa trỏ đầu dòng, giữ Shift ấn End để bơi đen dịng văn trỏ cuối dòng, giữ Shift ấn phím Home - Cách 9: Đưa trỏ đầu đoạn, giữ phím Shift, ấn phím End sau ấn phím mũi tên xuống hết đoạn để bơi đen đoạn văn - Cách 10: Ấn Ctrl – A để bôi đen văn V.3 Làm việc với khối văn Khối văn phần văn đánh dấu đặc biệt để chuẩn bị cho cơng việc xóa, di chuyển, chép,… Bộ đệm (Clip board) vùng nhớ dùng để lưu giữ văn tạm thời Tại thời điểm lưu giữ phần văn hình ảnh đưa vào đệm sau Nhờ đệm người ta di chuyển, chép phần văn tới vị trí file file khác Sau thao tác với khối Tạo khối (tức đánh dấu khối) Bạn đánh dấu khối văn cách dùng chuột bàn phím a Dùng chuột Nếu dùng chuột để tạo khối, bạn sử dụng vùng chọn vùng trống nằm bên mép trái văn Tại vùng trỏ chuột có hình dạng mũi tên khối Tạo khối bất kì: Kích chuột ví trí đầu sau rê chuột tới vị trí cần tạo - Chọn câu: Giữ phím Ctrl kích chuột vị trí câu - Chọn dịng: Kích chuột lần vùng chọn dòng - Chọn nhiều dịng: Kích chuột vùng chọn dịng đầu sau rê chuột tới vùng chọn dịng cuối - Chọn đoạn văn bản: Kích đúp chuột vùng chọn đoạn kích nhanh lần trỏ chuột vị trí đoạn - Chọn tồn văn bản: Giữ phím Ctrl kích chuột vùng chọn kích nhanh chuột lần vùng chọn văn - Chọn khối cột: Giữ phím Alt bấm chuột, rê đến điểm cuối b Dùng bàn phím 11 - Tạo khối bất kì: Chuyển trỏ text đến vị trí đầu cần đánh dấu khối, giữ phím Shift, đồng thời di chuyển trỏ text đến vị trí cuối cách sử dụng phím di chuyển - Chọn kí tự bên phải trỏ text: Shift +  - Chọn kí tự bên trái trỏ text: Shift +  - Chọn từ vị trí trỏ text tới vị trí tương ứng dòng trên: Shift + ↑ - Chọn từ vị trí trỏ text tới vị trí tương ứng dòng dưới: Shift + ↓ - Chọn từ vị trí trỏ text đến trang hình trước: Shift + PgUp - Chọn từ vị trí trỏ text đến trang hình tiếp theo: Shift + PgDn - Chọn từ vị trí trỏ đến đầu văn bản: Ctrl + Shift + Home - Chọn từ vị trí trỏ đến cuối văn bản: Ctrl + Shift + End - Chọn toàn văn bản: Ctrl + A Ctrl + (số bên phải bàn phím) - Chọn khối cột: Ctrl + Shift + F8 Hủy đánh dấu khối Khi tạo khối phần văn bản, bạn muốn bỏ đánh dấu khối cần kích chuột vị trí hình ấn phím mũi tên Xóa khối Để xóa nhanh phần văn bản, thay cho việc dùng phím xóa, bạn làm sau: bạn tạo khối cho phần văn cần xóa, sau việc nhấn phím Delete Backspace Sao chép di chuyển khối Bất lúc nào, bạn cần chép di chuyển khối văn chọn bạn thực thông qua đệm Các thao tác cụ thể sau: a Sao chép (Copy) khối văn - Tạo khối văn cần chép - Thực cách sau để chép khối chọn vào đệm: -  kích chuột vào thực đơn Edit chọn lệnh Copy  kích chuột vào nút Copy cơng cụ  nhấn tổ hợp phím Ctrl + C Đặt trỏ text vị trí mới, dán từ đệm cách sau:  kích chuột vào thực đơn Edit chọn lệnh Paste  kích chuột vào nút Paste công cụ nhấn tổ hợp phím Ctrl + V  nhấn phím Ctrl đồng thời dùng chuột nhắp, rê giữ dòng hay đoạn văn đánh dấu đến vị trí mà bạn cần dán b Di chuyển khối văn - Tạo khối văn cần di chuyển - Thực cách sau để di chuyển khối chọn vào đệm:  kích chuột vào thực đơn Edit chọn lệnh Cut 12 -  kích chuột vào nút Cut cơng cụ  nhấn tổ hợp phím Ctrl + X Đặt trỏ text vị trí mới, dán từ đệm cách sau:  kích chuột vào thực đơn Edit chọn lệnh Paste  kích chuột vào nút Paste công cụ nhấn tổ hợp phím Ctrl + V  sử dụng cách cực nhanh sau: V.4 Di chuyển nhanh dòng hay đoạn văn soạn thảo Cách 1: Không cần sử lệnh Cut Paste Trước tiên, bạn đánh dấu dòng hay khối văn mà bạn cần di chuyển Sau nhấn đồng thời tổ hợp phím Shift – Alt – phím mũi tên xuống (lên) tùy theo hướng bạn muốn di chuyển Cách 2: Bạn dùng chuột nhắp, rê giữ dịng hay đoạn văn đánh dấu đến vị trí mà bạn cần di chuyển VI THỦ THUẬT TẠO BẢNG - VI.1 Vẽ bảng Word tay Bạn thường dùng công cụ Insert Table để tạo bảng biểu Word, nhiên có trường hợp mà cách làm không đáp ứng công việc bạn, chẳng hạn bạn muốn tạo bảng theo cách riêng làm nào: - Vào thực đơn Table, chọn Draw Tables Hoặc vào View  Toolbar  Tables and Borders - Thanh công cụ Tables and Borders xuất - Nhắp vào Draw Table Toolbar Tables and Borders để vẽ bảng Con trỏ chuột biến thành hình bút chì Từ bạn vẽ đường viền, vẽ đường bảng, tạo dịng kẻ, tạo ơ, … tùy ý thích VI.2 Xem độ rộng cột bảng dễ xác Để biết độ rộng cột bảng, bạn cần đưa trỏ tới đường viền cột trỏ biến thành hình mũi tên hai chiều Bạn giữ phím Alt chỉnh độ rộng cột Khi đó, thước đo xuất độ rộng cột độ rộng thay đổi lớn hay nhỏ lại bạn kéo chuột sang phải hay sang trái VI.3 Hợp tách ô bảng Khi tạo bảng Word, ban đầu tạo bảng có số hàng (cột) Nhưng nhiều bảng mà bạn muốn tạo lại không thế: số ô hàng cột lại khơng Vậy làm để tạo bảng ? Có nhiều cách khác nhau, tùy theo hướng làm bạn 13 Hợp ô bảng Thực bước: - Bôi đen ô muốn trộn (hợp) - Kích chuột vào thực đơn Table, chọn lệnh Merge Cells (hoặc biểu tượng công cụ) Tách ô bảng Để tách ô thành hai nhiều ô hàng bảng bạn thực thao tác sau: - Bôi đen ô muốn tách - Kích chuột vào thực đơn Table, chọn lệnh Split Cells Xuất hộp thoại sau - Gõ chọn số ô cần tách theo cột hộp Number of Columns - Gõ chọn số ô cần tách theo hàng hộp Number of Rows - Kích chuột vào OK Xóa hàng, cột khỏi bảng a Cần phân biệt khác xóa hàng xóa cột với việc xóa liệu khỏi bảng: - Nếu bạn xóa liệu phím Delete Backspace từ bàn phím có liệu nội dung bảng bị xóa cịn lại khung trống bảng - Cịn xóa hàng cột xóa tồn hàng cột khỏi khung đồng thời toàn liệu bị xóa b Để xóa hàng ta thực sau: - Bơi đen hàng cần xóa - Kích chuột vào thực đơn Table, chọn lệnh Delete Rows Khi đó, hàng hàng bị xóa giữ nguyên hàng sau đẩy lên c - Để xóa cột ta thực sau: Bôi đen cột cần xóa - Kích chuột vào thực đơn Table, chọn lệnh Delete Columns Khi đó, cột bên trái cột bị xóa giữ ngun cịn cột bên phải kéo sang bên trái Chú ý: Bạn xóa nhanh hàng cột cách bơi đen hàng cột đó, sau chọn lệnh Cut từ thực đơn Edit kích chuột vào nút Cut công cụ VI.4 Đưa liệu dạng Text vào bảng Bôi đen đoạn văn cần thực hiện, sau vào thực đơn Table chọn lệnh Convert Text to Table 14 VI.5 Chuyển văn khỏi Table Trước tiên, bạn chọn bảng (bôi đen) cách đưa trỏ vào vị trí bảng chọn lệnh Select Table nhắp vào góc bên trái bảng Sau đó, bạn vào thực đơn Table chọn Convert Table to Text VII THỦ THUẬT CHÈN HÌNH ẢNH, ĐỒ THỊ, CƠNG THỨC TỐN HỌC - VII.1 Chèn thêm hình vẽ vào văn Bạn chèn thêm hình họa vào văn cách vào thực đơn Insert, chọn Picture Nếu bạn có sẵn file hình họa bạn chọn From File sau gõ vào tên file cần chèn ô File name chọn tên file cần chèn mục Look in Nếu muốn lấy hình họa có sẵn bạn kích chọn Clip Art, kích chọn vào hình bạn muốn chèn vào văn bản, cuối kích chọn Insert VII.2 Ghép hình, trang trí hình Ghép hình vào văn Giả sử đĩa bạn lưu tệp tin hình ảnh với tên “Đồng Yên Nhật Bản.img” tệp tin đồ họa Bạn muốn đưa hình ảnh vào tài liệu cho sinh động Trước hết bạn kiểm tra đĩa bạn có tệp tin chưa Để điểm chèn nơi bạn muốn có hình Gọi Insert\Picture\ From File Trong hộp thoại Insert Picture, bạn chọn đường dẫn cho tệp hình ảnh OK Để xem thử có phải tệp tin bạn cần hay khơng, bạn nên chọn Preview, hình ảnh tệp tin khung chọn OK, khơng chọn tên file khác Bằng cách bạn kiểm tra xem lướt qua tất tệp hình ảnh Đồng Yên Nhật Bản Khi hình ảnh ghép vào văn bản, bạn muốn thêm câu văn minh họa, bạn kích chuột vào biểu tượng Text Box công cụ Drawing Đưa trỏ vào vị trí cần chèn, bấm giữ kéo chuột cho vừa nội dung cần gõ Bạn gõ nội dung chọn loại font chữ trình bày cho đẹp Bạn thấy khung Text Box xuất hình Để cho đẹp, bạn bỏ cách: kích chọn hình kích chuột phải chọn Format Text Box Hộp thoại Chọn mục Colors and Lines, mục Lines, bạn chọn màu trắng ô Color Trong mục Wrapping, bạn chọn Tight để khung Text Box nằm hình chọn OK Tuy nhiên bạn cần phải thực thêm thao tác khơng hình bạn 15 Để khắc phục, bạn chọn hình, nhắp vào mũi tên xuống biểu tượng Fill Color Drawing kích chọn NO Fill Chụp ảnh hình Riêng trường hợp hình mà bạn muốn đưa vào văn khơng phải từ tệp tin mà lại hình Windows, bạn thao tác sau: - Làm xuất hình bạn muốn hình - Bấm phím Print Screen, Windows chứa hình vào Clipboard Nếu muốn lấy khung hộp thoại xuất hình, bạn giữ đồng thời Alt Print Screen Rồi đưa trỏ đến nơi bạn muốn, bấm Ctrl-V để lấy lại hình Phủ văn quanh hình Sau chèn hình ảnh vào văn bản, kích chọn hình ảnh, cơng cụ Picture, bạn chọn Text Wrapping sau chọn Tight Để điều chỉnh hình theo kích thước bạn cần chọn Edit Wrap Points Trên hình xuất dấu chấm đỏ xung quanh hình, bạn bấm giữ kéo tới vị trí mong muốn VII.3 Chèn file liệu vào văn soạn thảo Vào thực đơn Insert, chọn lệnh File Sau chọn đường dẫn tên file cần chèn hộp thoại vừa xuất OK Trước bạn chèn file này, bạn cần phải đưa trỏ tới vị trí cần đặt sau thực lệnh VII.4 Thể kí hiệu Toán học khoa học Word Vào thực đơn Insert  Object  chọn Microsoft Equation 3.0  chọn ô Display as icon  OK Sau hình soạn thảo cơng thức tốn học Bạn nhắp vào View  Toolbar bạn lựa chọn kí tự tốn học cho cơng thức Bạn gõ cơng thức cách kích chọn tương ứng công cụ Equation Trong gõ công thức muốn tạo khoảng trắng kí tự, bạn bấm Ctrl – Space (dấu cách) Bạn sử dụng phím tắt sau cho công thức thực Equation: Chỉ số Ctrl – H Chỉ số Ctrl – L Mũ Ctrl – J Căn bậc hai Ctrl – R Căn bậc n Ctrl – T - n VII.5 Vẽ đồ thị Word Để đỡ vất vả vẽ đồ thị, bạn khai thác chức vẽ đồ thị có sẵn Word, bạn phải gõ số liệu có sẵn theo dạng bảng biểu có đồ thị 16 Thực bước sau: Tạo bảng số liệu: K38 K39 K40 THCB 100 150 120 THVP 80 100 200 FOXPRO 90 160 240 PASCAL 220 120 160 Chọn bảng: đưa trỏ vào vị trí bên bảng, vào Table  Select  Table ấn Alt – (giữ phím Alt đồng thời ấn phím số cụm số bên tay phải bàn phím khơng có chế độ NumLock) 250 200 THCB 150 THVP 100 FOXPRO 50 PASCAL K38 K39 K40 Gọi Insert  Obiect Xuất hộp thoại Object Trong mục Object Type, bạn chọn Microsoft Graph 97 Chart (đối với Word 97) Word chuyển sang hình riêng biệt với thực đơn cơng cụ cho đồ thị Có nhiều mẫu đồ thị để bạn lựa chọn Để chọn kiểu đồ thị bạn vào thực đơn Chart  Chart Types kích chọn vào mẫu bạn thích OK Để chèn thêm ghi “Tình hình Ghi danh”, bạn chọn Chart  Chart Options Trong mục Chart title, bạn gõ nội dung ghi danh ghi OK Để thay đổi kiểu hình dáng đồ thị khác, bạn nhắp đúp chuột vào đồ thị thực lại thao tác 17 VIII THỦ THUẬT IN ẤN - VIII.1 Chỉnh khung tài liệu in Khi bạn tạo khung tài liệu vào văn bản, thường gặp trục trặc vị trí khung mặc định sát với mép giấy khiến phần khung bị cắt bớt Để khắc phục việc này, bạn điều khiển vị trí khung để in đầy đủ Thủ thuật áp dụng cho Word 97 Word 2000 Bạn tạo khung dễ dàng lệnh Format \ Borders and Shading Để điều khiển vị trí khung, bạn làm sau: - Chọn Format \ Borders and Shading, nhắp chuột mục Page Borders Nếu chưa chọn setting Style, bạn chọn - Nhắp chuột vào nút Options - Trong khung hội thoại Border and Shading Options, chọn Text danh sách Measure from Thao tác đưa vị trí khung gần với lề văn gần mép giấy - Nhắp vào mũi tên bên cạnh mục Top, Bottom, Left, Right để tăng khoảng cách bốn lề gõ từ bàn phím Khoảng cách hợp lí 12 điểm (point) bạn chọn từ đến 31 điểm Khi chọn xong, nhấn OK hai khung hội thoại - Thực kiểm tra lại khung tạo nút Options File \ Print Preview VIII.2 In đoạn văn cách bôi đen In số trang cách liệt kê danh sách… Một tệp văn gồm nhiều trang in, bạn hồn tồn lựa chọn số trang cần thiết để in Bạn chọn lệnh Print thực đơn File Trong mục Page range, đánh dấu vào ô Pages, trỏ nhấp nháy vào hộp trắng bên cạnh ô này, bạn gõ số trang cần in trang cách dấu phẩy Ví dụ: ghi 2, 4, 7-11 vào này, Word in trang 2, trang in từ trang đến trang 11 văn Còn muốn in đoạn văn vị trí văn (ở đầu, giữa, cuối) bạn cần chọn (bơi đen) đoạn văn thực in bình thường VIII.3 Cách in văn giấy theo ngang khổ giấy khổ A3 Word Bạn chọn cỡ trang giấy hướng in cần thiết sử dụng cho tài liệu với thao tác đơn giản Để chọn cỡ trang giấy theo khổ A3 hướng in ngang, bạn thao tác sau: - Chọn văn hay đặt vị trí trỏ vào vùng cần thiết - Chọn lệnh Page Setup từ menu File Hộp thoại Page Setup xuất - Kích chọn vào Paper size - Để chọn khổ giấy in khổ A3, mục Paper Size, kích trỏ chuột vào nút ↓ chọn A3 18 - Để chọn hướng in ngang khổ giấy mục Orientation bấm trỏ chuột vào Lanscape - OK Sau thực thao tác trên, bạn dùng lệnh Print File để in bình thường VIII.4 In theo thứ tự ngược lại Word Bạn in theo thứ tự ngược lại cách chọn Print File Tiếp theo, chọn Options sau đặt dấu x vào Reverse Print Order Printing Opitons nhắp OK Cuối cùng, nhắp OK ô Print VIII.5 Muốn in trang sách khổ giấy A4 để đóng thành mà tờ giấy in trang – trang mặt (Landcape) Cách 1: Bạn tự fomat cho sách bạn theo cấu trúc Copy trang 36 vào mặt giấy A4 thứ nhất, trang 35 trang vào mặt A4 thứ (với sách 38 trang trang trang 36 phải tương ứng xác Trang 37 38 bạn in với trang bìa trang trắng) Các số trang gõ trực tiếp cho trang phần header & footer Nhưng bạn tốn nhiều thời gian cho tài liệu sau thực xong tài liệu hồn tồn khơng sửa chữa Cách 2: Bạn fomat tài liệu cho khổ giấy A5 Sau in hai mặt giấy khổ A5 (hầu hết máy in hỗ trợ khổ giấy này) Để chọn khổ giấy A5 bạn vào File  Page Setup  Paper Size đặt cỡ Customer Size (14.85 cm x 21 cm 5.85 inch x 8.27 inch) Sau in bạn chọn in trang lẻ trước sau lật mặt giấy in trang chẵn sau Lưu ý bạn đặt lề trang chẵn trang lẻ đối xứng để đóng vào đẹp VIII.6 Tổ chức thực trộn in văn Giả sử bạn phải soạn thảo thư mời dự Hội nghị, số người mời lên đến hàng trăm Nội dung thư mời giống nhau, khác mục tên địa quan khách mời Thật nhàm chán phải ngồi gò lưng nhập tên, địa người thư Với Word, bạn giải phóng khỏi cơng việc Hãy Word thao tác thay cho bạn! Tuy nhiên bạn phải biết tổ chức gọi lệnh: Mail Merge_là chức lắp ghép nội dung từ hai tệp tin văn để tạo văn thứ ba, pha trộn tới đâu in tới mà khơng tạo thành văn khác Để tiến hành Mail Merge, bắt buộc phải tổ chức tệp tin riêng biệt: Tệp tin gọi Main Document, chứa nội dung văn thư, kể đồ thị, bảng biểu, hình ảnh có dành sẵn chỗ để “lắp ghép” với số liệu từ tệp tin thứ gọi Data File lắp ghép với số liệu gõ trực tiếp vào tiến hành trộn in Tệp thứ gọi Data File, tổ chức dạng “cơ sở liệu” (database), thường table Word, chuyển đổi từ tệp tin dạng sở liệu phần mềm khác (Excel, Fox,…) qua Hầu hết Data File có: - Một dịng chứa tiêu đề cột cho cột số liệu tương ứng, gọi Header Record, có nhiều Field Names (tên vùng, tên trường) - Các dòng lại chứa thông tin cần thiết, gọi Data Records (mẫu tin) 19 - Trong Data Record chia đến nhiều Fields (vùng tin) - Cách phân bố vùng tin (Fields) Record giống Dưới hình ảnh Data File, giả sử lưu trữ đĩa với tên BANHOC.DOC Trong dịng Header Record, dòng lại Data Record Mỗi Record có Fields HOTEN DIACHI DIENTHOAI AIDO Ngô Phương 12 Lê Lợi 764353 Anh Tô Thu Hà 86 Hoàng Diệu 277295 Chị Hoàng Anh 3/15 Tơ Hồng 752752 Bạn Dưới hình ảnh Main Document, giả sử lưu trữ đĩa với tên THUMOI.DOC Thư Mời Kính gửi: Địa chỉ: Nhà số Điện thoại: Nhân dịp 10 năm ngày trường, Ban Cán lớp Du lịch khóa 20 trường ĐHTHHN vinh dự mời đến dự buổi tiệc thân mật Nhà Hàng Hồ Tây Thời gian: 8h ngày 01 tháng 06 năm 1999 Rất mong bạn đến tham dự đông đủ để buổi họp lớp thêm đông vui thân mật Thay mặt Ban cán lớp NGUYỄN HUY HOÀNG Trong mẫu nội dung tệp Main Document trên, tổ hợp , , gọi Merge Codes (mã trộn) tham chiếu trực tiếp đến Field Name quy định dòng Header Record tệp Data File BANHỌC.DOC Thực hiện, theo bước: Mở tệp tin Main Document có sẵn Gọi Tools \ Mail Merge: Word đưa hình đối thoại đặc trưng lệnh Mail Merge 20 ... lên hay xuống nhấp số từ bàn phím số file cần hiển thị Cuối chọn OK II THỦ THUẬT TẠO FONT Để lần vào Word font VnTime Bạn tạo font chữ cố định sử dụng Word cách chọn Font... Chỉ số Ctrl – H Chỉ số Ctrl – L Mũ Ctrl – J Căn bậc hai Ctrl – R Căn bậc n Ctrl – T - n VII.5 Vẽ đồ thị Word Để đỡ vất vả vẽ đồ thị, bạn khai thác chức vẽ đồ thị có sẵn Word, bạn phải gõ số liệu... “lắp ghép” với số liệu từ tệp tin thứ gọi Data File lắp ghép với số liệu gõ trực tiếp vào tiến hành trộn in Tệp thứ gọi Data File, tổ chức dạng “cơ sở liệu” (database), thường table Word, chuyển