Tài liệu căn bản MS Word

Tài liệu căn bản MS Word

Phần 1: Microsoft word Tác giả: Nguyễn Sơn Hải nshai@moet.edu.vn Trung tâm tin học Bộ Giáo dục đào tạo Bài mở đầu Giới thiệu phần mềm Microsoft Winword Soạn thảo văn công việc đợc sử dụng nhiều quan, xí nghiệp nh nhu cầu cá nhân Tõ thđa xa x−a ng−êi ®· biÕt sư dụng máy móc vào việc soạn thảo văn (máy gõ chữ) Gõ đến đâu, văn đợc in đến giấy Các công việc dịch chuyển văn bản, nh kỹ soạn thảo văn thô sơ, đơn giản Để tạo đợc văn bản, đòi hỏi ngời soạn thảo phải có kỹ sử dụng máy gõ tốt (không nh máy tính bây giờ, hầu nh học soạn thảo đợc cách rõ ràng) Soạn thảo nh vậy, in ấn có vô khó khăn Đó ngày xa, mà công nghệ thông tin cha phát triển Ngày nay, mà công nghệ thông tin phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi ngày, toán, khó khăn ngời đợc máy tính hoá, việc soạn thảo văn máy tính đà trở thành công việc bình thờng cho biết sử dụng máy tính Một phần mềm máy tính đợc sử dụng rộng rÃi Microsoft Word hÃng Microsoft hay gọi phần mềm Winword Ra đời từ cuối năm 1980, đến phần mềm Winword đà đạt đợc tới hoàn hảo lĩnh vực soạn thảo văn nh lĩnh vực văn phòng phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê đặc điểm bật phần mềm nh sau: - Cung cấp đầy đủ kỹ soạn thảo định dạng văn đa dạng, dễ sử dụng; - Khả đồ hoạ đà mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn chèn đợc nhiều hình ảnh âm lên tài liệu word nh: biểu đồ, bảng tÝnh,.v.v - Cã thĨ kÕt xt, nhËp d÷ liƯu d−íi nhiều loại định dạng khác Đặc biệt khả chuyển đổi liệu Word với phần mềm khác Microsoft Office đà làm cho việc xử lý ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản hiệu - Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ liệu mạng nội bộ, nh mạng Internet Cách khởi động Có nhiều cách khởi động đợc phần mềm Word Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta chọn cách sau để khởi động: Cách 1: Chän lƯnh Start cđa Windows: Start | Programs | Microsoft Word Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tợng phần mềm Word nh nhìn thấy chỗ nào: tác vụ (task bar), hình Tỏc gi: Nguyn Sn Hi, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Windows, vv C¸ch 3: NÕu muèn mở nhanh tệp văn vừa soạn thảo gần máy tính làm việc, chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn (Word) cần mở Khi Word khởi động mở tệp văn vừa định Môi trờng làm việc Sau khởi động xong, hình làm viƯc cđa Word th−êng cã d¹ng nh− sau: HƯ thèng bảng chọn Hệ thống công cụ Cửa sổ soạn thảo tài liệu Thớc kẻ Thanh trạng thái Thờng môi trờng làm việc Word gồm thành phần chính: - Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế tài liệu Bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Nội dung cửa sổ đợc in máy in sư dơng lƯnh in - HƯ thèng b¶ng chọn (menu): chứa lệnh để gọi tới chức Word làm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn này, sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn - Hệ thống công cụ: bao gồm nhiều công cụ, công cụ bao gồm nút lệnh để phục vụ nhóm công việc Ví dụ: soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến công cụ chuẩn Standard công cụ định dạng Formating; vẽ hình cần đến công cụ Drawing để làm việc - Thớc kẻ: gồm thớc (ruler) bao viền trang văn Sử dụng thớc bạn điều chỉnh đợc lề trang văn bản, nh thiết lập điểm dịch (tab) cách đơn giản trực quan - Thanh trạng thái: giúp bạn biết đợc vài trạng thái cần thiết làm việc Ví dụ: bạn làm việc trang mấy, dòng bao nhiêu, v.v Tạo tài liệu Làm việc với word làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải đợc cất lên đĩa víi mét tƯp tin cã phÇn më réng DOC Th−êng tệp tài liệu bạn đợc cất vào th mục C:\My Documents đĩa cứng Tuy nhiên, bạn thay đổi lại thông số làm việc với Word Thông thờng sau khởi động Word, hình trắng xuất Đó Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn tµi liệu mà Word tự động tạo Tuy nhiên để tạo tài liệu mới, bạn sử dơng mét c¸c c¸ch sau: - Më mơc chän File | New ; - Nhấn nút New công cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N Ghi tài liệu lên đĩa Để ghi tài liệu làm việc lên đĩa, bạn cã thĨ chän mét c¸c c¸ch sau: - Më mơc chän File | Save ; hc - NhÊn nót Save công cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S Sẽ có hai khả xảy ra: Nếu tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu tệp tin mới: Gõ tên tệp tin vào đây! HÃy xác định th mục (Folder)- nơi chứa tệp tin gõ tên tệp tin vµo mơc File name: (vÝ dơ Vanban1 råi nhÊn nót Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu Nếu tài liệu bạn đà đợc ghi vào tệp, lệnh cất tất thay đổi tài liệu đợc ghi lại lên đĩa Bạn nên thực thao tác ghi tài liệu vừa thờng xuyên soạn tài liệu, để tránh liệu gặp cố điện, hay trục trặc máy tính Tỏc gi: Nguyn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn Më tµi liƯu đ tồn đĩa Tài liệu sau đà soạn thảo Word đợc lu đĩa dới dạng tệp tin có phần mở rộng DOC Để mở tài liệu Word đà có đĩa, bạn chọn cách sau đâu: - Mở mục chọn File | Open; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O Hộp thoại Open xuất hiện: HÃy tìm đến th mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối để tiếp tục Tệp tài liệu đợc mở hình nhấn nút lệnh Word Mặt khác, bạn thực mở nhanh tệp tài liệu đà làm việc gần cách mở mục chọn File nh sau: Nhấn chuột lên tệp tài liệu cần mở ! Tiếp theo nhấn chuột lên tên tệp tài liệu cần mở Thoát khỏi môi trờng làm việc Khi không làm việc với Word, bạn thùc hiƯn theo mét c¸c c¸ch sau: - Më mục chọn File | Exit - Nhấn tổ hợp phÝm t¾t Alt + F4 Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục Đào to Email: nshai@moet.edu.vn Chơng 1: soạn thảo 1.1 Một số thao tác soạn thảo 1.1.1 Nhập văn Nhập văn khâu qui trình soạn thảo tài liệu Thông thờng lợng văn (Text) tài liệu nhiều, bạn tiếp cận đợc nhiều tính nhập văn tốt, lẽ làm tăng tốc độ chế tài liệu a Sử dụng gõ tiếng Việt Ban đầu, máy tính cha có bảng mà tiếng Việt mà có bảng mà chuẩn ASCCI Bảng mà bao gồm 128 kỹ tự La tinh (các phím chữ, phím số số ký hiệu đặc biệt) Để đa đợc tiếng Việt sử dụng máy tính, nhà lập trình phải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt phông chữ tiếng Việt kèm HiƯn cã kh¸ nhiỊu c¸c bé gâ tiÕng ViƯt ®ang ®−ỵc sư dơng nh−: VNI- ®−ỵc sư dơng réng rÃi phía Nam, VietWare- đợc sử dụng nhiều miền Trung ABC, Vietkey đợc sử dụng rộng rÃi Bắc Do nơi sử dụng gõ riêng (bảng mà tiếng Việt khác nhau) nên việc trao đổi thông tin gặp nhiều khó khăn Mới Chính phủ đà khuyến cáo sử dụng gõ phông chữ Unicode Với hệ thống việc trao đổi thông tin đà trở nên đơn giản nhiều Tuy nhiên gặp phải số khó khăn tính tơng thích với hệ thống phần mềm cũ máy tính không cao Tất nhiên, Unicode giải pháp tiếng Việt tơng lai Phần mềm tiếng Việt giới thiệu giáo trình ABC Vietkey với kiểu gõ Telex Máy tính bạn phải đợc gài đặt phần mềm để có đợc gõ phông chữ kèm Khi hình bạn xuất biểu tợng: bạn (kiểu gõ tiếng Anh), gõ đợc tiếng Việt Nếu biểu tợng xuất chữ E bạn phải nhấn chuột lên biểu tợng lần nhấn tổ hợp phÝm nãng Alt + Z ®Ĩ chun vỊ chÕ ®é gâ tiÕng ViƯt Qui t¾c gâ tiÕng ViƯt nh− sau: Gõ Đợc chữ Gõ Đợc dấu aa â f huyền aw ă s sắc oo ô r hỏi ow x ng· w − j nỈng Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục Đào tạo Email: nshai@moet.edu.vn VÝ dô: Muèn gâ tõ: Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Nam Bạn phải bật tiếng Việt gõ lên tài liệu nh sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” * NÕu gâ z, tõ tiÕng ViƯt sÏ bÞ bá dÊu b Sử dụng bàn phím Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) sử dụng thao tác soạn thảo thông thờng để soạn thảo tài liệu nh là: - Các phím chữ a, b, c, z; - Các phím số từ đến 9; - Các phím dấu: ,>