- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ tổng hợp là sổ Chứng Từ ghi sổ, việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sô Đăng ký Chứng Từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CHỨNG TỪ GHI SỔ như sau: Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi định kỳ. : đối chiếu. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tiến hành phân loại để lập chứng từ-ghi sổ hoặc sau khi phân loại thì tiến hành vào bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi mới lập chứng từ- ghi sổ. Ngoài ra các chứng từ gốc liên quan tói đến các đối tượng cần hạch toánd chi tiết thì kế toán vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau khi đã lập chứng từ- ghi sổ kế toán tiến hành ghi vào sổ đăng kí chứng từ-ghi sổ. Chứng từ- ghi sổ chỉ sau khiđã ghi vào sổ đăng kỳ chứng từ- ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào Sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu ở các sổ thẻ kế toán chi tiết kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết, đồng thời căn cứ vào Sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với một số TK liên quan trên bảng cân đối số phát sinh đồng thời đối chiếu số tổng cộng trên sổ đănng ký chứng từ-ghi sổ với số tổng cộng phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh. Sau đó từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo tài chính. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com • Hình thức kế toán Nhật ký chung: Là hình thức phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt, đồng thời những nghiệp vụ liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Định kỳ từ sổ nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt ghi vào các nghiệp vụ kinh tế vào Sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu phản ánh ở các Sổ cái kế toán tiến hành lập bảng cân đối TK và căn cứ vào các sổ thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết với bảng cân đối TK. Sau khi khớp số liệu giữa bảng cân đối TK với các bảng tổng hợp chi tiết kế toán tiến hành lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ luân chuyển tổng hợp như sau: Mỗi một hình thức có những đặc điểm riêng, hệ thống sổ sách riêng, có ưu nhược điểm riêng, chẳng hạn như: Hình thức nhật ký chung thì sổ sách vận dụng đơn giản, dễ ghi chép, việc áp dụng máy vi tính để xử lý số liệu tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, trong hình thức này thì việc xảy ra vấn đề ghi trùng lắp là thường xuyên. Với hình thức chứng từ-ghi sổ thì mẫu sổ được xây dựng đơn giản, thuận lợi trong việc kiểm tra, đối chiếu và thuận tiện trong việc phân công lao động kế toán. Và nó còn những mặt hạn chế là việc ghi trùng lắp các nghiệp vụ kinh tế. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Với mỗi ưu nhược điểm của từng hình thức ghi sổ như vậy, kế toán trưởng căn cứ vào điều kiện áp dụng của từng hình thức kế toán trên cũng như xem xét điều kiện của doanh nghiệp mình để lựa chọn một hình thức thích hợp, đảm bảo phát huy được các ưu điểm và hạn chế các nhược điểm của hình thức mà doanh nghiệp lựa chọn. Tổ chức lập báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán chia làm hai loại: • Báo cáo tài chính: đối với các báo cáo này phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, và các báo cáo này mang tính chất bắt buộc, việc lập và hướng dẫn lập theo các qui định của Nhà Nước. Báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC thì bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo đó là bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tê,ngoài ra trong số báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế còn phải có: bảng cân đối TK và tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN. Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành sản xuất, kinh doanh tại các đơn vị thì các đơn vị có thể lập thêm các báo cáo chi tiết khác. • Báo cáo quản trị: các báo cáo này thường phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp. Để xây dựng được các báo cáo này thì đòi hỏi kế toán trưởng phải xây dựng các chỉ tiêu, phương pháp lập thích hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin cho quản trị doanh nghiệp. Các báo cáo phải được lập một cách trung thực, khách quan, toàn diện kịp thời. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com b) Xét theo đối tượng hạch toán: công tác kế toán được chia thành các phần hành kế toán , mỗi phần hành kế toán gắn với 1 hoặc một số đối tượng nhất định như doanh thu, chi phí tổ chức công tác kế toán theo từng đối tượng hạch toán dựa vào các căn cứ như: đặc điểm của đối tượng hạch toán, quy mô tính chất phát sinh nghiệp vụ và yêu cầu quản lý đối tượng. Tổ chức công tác kế toán xem xét theo 2 giác độ như trên có mối quan hệ với nhau chặt chẽ, trên cơ sở xác lập cácphần hành kế toán, kế toán các phần hánh căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu quản lý, các chế độ kế toán liên quan để tổ chức hạch toán theo các giai đoạn hạch toán ở mỗi phần hành cho thuận lợi. 3. Tổ chức bộ máy kế toán : Tổ chức bộ máy kế toán là xác định số lượng cũng như trình độ của nhân viên kế toán để có cơ sở phân công bố trí công việc của từng người và xác định trách nhiệm, quyến hạn cũng như mối quan hệ giữa các thành viên trong bộ máy kế toán. Để có thể tổ chức được bộ máy kế toán phùhợp với đơn vị mình thìkt trưởng trước khi xây dựng nênbộ máy kế toán cần phải dựa vào mô hình tổ chức kế toán đã xáclập để phân phối chức năng và khối lượng côngtác kế toán phùhợp vớicác cấp trong đơn vị. Trongđó cần phảiquiđịnh rỏ chức năng, nhiệm vụ của từng thànhviên, trong mỗi cấp kế toán thường bao gồm các thành viên như: kế toán trưởng- người trực tiếp điều hành cáchoạt động của đơn vị, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hạch toán các bút toán kết chuyển và lập báo cáo kế toán. Các kế toán viên chịu trách nhiệm hạch toán các đối tượngđược giao phó. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Mối liên hệ chỉ đạo giữa kế toán trưởng với kế toán thành viên thường được tổ chức theo một trong ba phương thức sau: - Phương thức trực tuyến: kế toán trưởng trực tiếp điều hành các kế toán viên mà không qua một khâu trung gian nào. - Phương thức trực tuyến tham mưu : là phương thức mà trong đó kế toán truởng sử dụng các quan hệ tham mưu để chỉ đạo các vấn đề mang tính chuyên sâu và chỉ đạo trực tiếp đối với các vấn đề còn lại - Phương thức chức năng: trong đó bộ máy kế toán được hình thành các tổ,các bộ phận thực hiện các công tác chuyên sâu nhất định và mối quan hệ chỉ đạo của kế toán trưởng được thực hiện thông qua tổ trương của các bộ phận đó 4. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất và phương tiện tính toán phục vụ công tác kế toán : công tác kế toán được thực hiện tốt không chỉ nhờ vào trình độ của nhân viên kế toán, mà nó cũng phụ thuộc rất nhiều vào trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho nó, với doanh nghiệp được trang bị đầy đủ mọi phương tiện tính toán nhanh nhất, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất thì việc nhận thông tin cũng như việc xử lý thông tin sẽ có hiệu qủa hơn so với đơn vịcó cơ sở vạt chất thiếu thốn, nghèo nàn. Tuy nhiên, không phải bất cứ một đơn vị nào với cơ sở vật chất, phương tiện tính toán phục vụ công tác kế toán được trang bị tốt đều có thể sử dụng có hiệu quả chúng. Mà tuỳ theo điều kiện của mỗi doanh nghiệp mà trang bị cho phù hợp. Trước hết là doanh nghiệp đó phải cân nhắc kỹ lưỡng giữa khả năng tài chính của doanh nghiệp, với doanh nghiệp có vốn nhỏ thì việc mua sắm quá nhiều trang thiết bị hiện đại sẽ làm ứ đọng Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com vốn của doanh nghiệp, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc kinh doanh, tiếp đó doanh nghiệp phải dựa vào yêu cầu của quản lý về nhu cầu thông tin cần cung cấp để xem xét việc lựa chọn cơ sở vật chất. Thứ ba là doanh nghiệp phải dựa vào trình độ của nhân viên kế toán, với đội ngũ nhân viên chưa có nhiều kinh nghiêm và trình độ thì việc trang bị quá tốt sẽ gây nên tình trạng lãng phí, đồng thời không có hiệu quả. Căn cứ cuối cùng doanh nghiệp phải dựa vào để có cơ sở trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán là hiệu quả đầu tư của doanh nghiệp. Đối với các cty cổ phần qui mô nhỏ thì nguồn vốn hoạt động kinh doanh chủ yếu từ nguồn vốn vay của các cổ đông, do đó doanh nghiệp thận trọng hơn trong việc sử dụng chúng vào hoạt động kinh doanh, cho nên doanh nghiệp chi trang bị cácphương tiện phục vụ cho công tác kế toán những thiết bị quan trọng, cần thiết. PHẦN HAI: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HIỆN NAY TẠI CÔNG TY XÂY LẮP PHÁT- TRIỂN BƯU ĐIỆN ĐÀ NẴNG A. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XÂY LẮP- PHÁT TRIỂN BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG I. Lịch sử ra đời và phát triển của Công Xây Lắp-Phát triển Bưu Điện Đà Nẵng. 1. Quá trình hình thành: Cùng với sự chuyển hướng từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước, nước ta đã đạt được nhiều thành tựu trên khắp các lĩnh vực, trong đó bao gồm cả ngành thông tin liên lạc. Trong công cuộc đổi mới như hiện nay với sự phát triển ngày càng cao của nền kinh tế thì thông tin liên lạc của ngành Bưu Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Điện đang trở thành nhu cầu không thể thiếu trong công việc quản lý cũng như phục vụ tốt hơn cho các cơ quan, đoàn thể, chính quyền , các nhà kinh doanh thương mại và toàn thể nhân dân. Trong tình hình nền kinh tế phát triễn ở nước ta hiện nay thì hệ thống thông tin liên lạc vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của phát triển kinh tế. Hệ thống thông tin liên lạc vẫn chưa thoả mãn được nhu cầu cấp thiết của người dân. Và để đáp ứng nhu cầu đó ngày 17/12/1996 tổng Công Ty BCVT Việt Nam ra quyết định số 1901/QĐ-TCCB thành lập nên Công ty Xây Lắp -Phát triển Bưu Điện Đà Nẵng, hoạt động chuyên nghành xây lắp các công trình bưu chính viễn thông, kinh doanh vật tư thiết bị đầu cuối, hạch toán phụ thuộc Bưu Điện thành phố Đà Nẵng. 2. Quá trình phát triển Tuy mới ra đời, đội ngũ lao động còn non trẻ lại gặp nhiều khó khăn về trang thiết bị, nhưng Công Ty đã cố gắng khắc phục và hoàn thành các công việc do Bưu Điện thành phố giao cho và luôn hoàn thành vượt kế hoạch với chỉ tiêu được giao. Điều này được thể hiện qua các chỉ tiêu sau: Năm Doanh thu % tăng DTHU Vượt chỉ tiêu so với kh Qua chỉ tiêu trên ta thấy được sự nổ lực cũng như phấn đâuö không ngừng của cán bộ công nhân viên trong toàn Công Ty và trong tương lai không xa Công Ty sẽ đạt được nhiều thành tích hơn nữa và ngày càn khẳng định được mình trên thị trường. II. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh tại Công Ty : Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 1. Ngành nghề kinhdoanh của Công Ty : Công Ty hoạt động sản xuâtú kinh doanh và phụ vụ trên các lĩnh vực: - Xây lắp chuyên nghành bưu chính viễn thông; lắp đặt bảo dưỡng thiết bị bưu chính, viễn thông; lắp đặt mạng truyền dẫn, các cột anten , lắp đặt nguồn điện ánh sáng, điều hoà. - Xây dựng các công trình dân dụng . - Thi công tái lập mặt đường. - Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên nghành bưu chính viễn thông. 2. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý như sau: 3. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: Bộ máy tổ chức của Công ty Xây Lắp Phát triển Bưu Điện được tổ chức khép kín và mô hình tô øchức như sau: • Ban giám đốc của Công Ty bao gồm một Giám Đốc và hai phó Giám Đốc . - Giám Đốc: là người đứng đầu công ty, Giám Đốc Công ty do Giám đốc Bưu Điện thành phố đề nghị. Giám đốc là đại diện pháp nhân của đơn vị chịu trách nhiệm trước Bưu Điện thành phố ,Tổng Công ty và trước pháp luật về quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ được quyết định. Giám đốc là người điều hành cao nhất của đơn vị. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Phó Giám Đốc: là người giúp Giám đốc quản lý và điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo sự phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc. Hiện nay tại Công Ty có hai Phó Giám đốc: + Phó Giám Đốc kỹ thuật: được Giám đốc giao cho trách nhiệm về công tác kiểm tra, giám sát kỹ thuật. Đồng thời hướng dẫn chỉ đạo cho các phòng ban chức năng, phân tích và áp dụng các tiến bộ khoa học tiên tiến phục vụ cho Công Ty. Quản lý trực tiếp các công trình đầu tư xây dựng cơ bản, các công trình thiết bị viễn thông. + Phó Giám Đốc kinh doanh: có trách nhiệm theo dõi các hoạt động kinh doanh của Công Ty, quản lý công tác chất lượng nghiệp vụ. Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về công việc được giao. • Phòng kế toán: dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng thực hiện các chức năng sau: - Theo dõi toàn bộ tài sản hiện có tại doanh nghiệp, đồng thời cung cấp đầy đủ các thông tin về các hoạt động kinh tế tài vụ của Công Ty. - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế xảy ra hàng ngày. - Phản ánh tất cả các chi phí trong kỳ và kết quả thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh. • Tổ văn phòng và phục vụ: chịu trách nhiệm quản lý văn phòng. Trong đó đội xe của Công Ty có nhiệm vụ là vận chuyển vật tư, máy móc, phục vụ cho các tuyến công tác, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com • Đội cáp ngoại vi: với nhiệm vụ chính là thi công hoàn thành các tuyến cáp( cáp ngầm, cáp quang, cống bể trong khu vực thành phố và các tỉnh miền trung tây nguyên. • Đội xây lắp thiết bị: chuyên thực hiện khảo sát thiết kế lắp đặt các tổng đầi điện từ, lắp đặt mạng truyền dẫn,các tuyến cáp thông tin, lắp đặt mạng di động, nhắn tin • Đội xây dựng: lập hồ sơ dự thầu, tiến hành thi công các công trình trúng thầu về xây dựng cơ bản, hoànthành các công trình và lập hồ sơ hoàn thành nghiệm thu bàn giao. • Các cửa hàng: với chức năng chính là cung cấp các loại máymóc thiết bị BCVT, các loại dịch vụ viễn thông cho khách hàng,đồng thời tiếp nhận hồ sơ lắp đặt đường dây điện thoại, máy fax, tổng đài nội bộ cho các thuê bao. B. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY LẮP PHÁT TRIỂN- BƯU ĐIỆN ĐÀ NẴNG I. Đặc điểm sản phẩm của Công Ty có ảnh hưởng đến tổ chức kế toán 1. Sản phẩm chính của Công Ty : là các công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành bàn giao. 2. Đặc điểm của sản phẩm có ảnh hưởng đến công tác kế toán: • Sản phẩm được xây dựng và sử dụng tại chỗ và phân bô útản mạn nhiều nơi trên địa bàn miền trung và tây nguyên. • Sản phẩm phụ thuộc chặt chẽ vào điều kiện địa phương tại nơi đặt công trình xây dựng. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HIỆN NAY TẠI CÔNG TY XÂY LẮP PHÁT- TRIỂN BƯU ĐIỆN ĐÀ NẴNG A. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XÂY LẮP- PHÁT TRIỂN BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG I. Lịch sử ra đời và phát triển. hàng,đồng thời tiếp nhận hồ sơ lắp đặt đường dây điện thoại, máy fax, tổng đài nội bộ cho các thuê bao. B. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY LẮP PHÁT TRIỂN- BƯU ĐIỆN ĐÀ. ngày 17/ 12/ 1996 tổng Công Ty BCVT Việt Nam ra quyết định số 1901/QĐ-TCCB thành lập nên Công ty Xây Lắp -Phát triển Bưu Điện Đà Nẵng, hoạt động chuyên nghành xây lắp các công trình bưu chính