61 thiết như lập biên bản nhận hàng và có thể yêu cầu giám định (của VINACONTROL) nếu có ghi hàng nhập thiếu nhiều, đồng thời thủ kho báo cáo với cán bộ mặt hàng theo dõi lô hàng để thông báo kịp thời với khách hàng hoặc đại diện của khách hàng bằng điện thoại, fax( văn bản nếu cần), để có hướng điều chỉnh kịp thời( với hàng gia công) hoặc thông báo với nhà cung ứng để có hướng giải quyết (với hàng FOB). Khi nguyên phụ liệu đa nhập về, đủ hay thiếu, cán bộ mặt hàng vẫn phải cân đối nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất. Cân đối nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất. Cân đối nguyên phụ liệu là quá trình cân đối liên tục từ khi chuẩn bị nguyên phụ liệu đến khi kết thúc quá trình sản xuất, đảm bảo được yêu cầu của khách hàng. Khi hàng về kho, cán bộ mặt hàng lấy số liệu nguyên phụ liệu thực nhập kho để tiến hành cân đối giữa lượng nguyên phụ liệu thực nhập và nhu cầu sản xuất theo từng mã hàng, một mặt cán bộ mặt hàng lập bảng cân đối trình phụ trách phòng xem xét và duyệt đưa vào sản xuất, một mặt thông báo với khách hàng(nếu là hàng gia công ), thông báo với nhà cung ứng (nếu là hàng FOB) để có căn cứ giải quyết ngay(nếu cần thiết) và sau này. Sau khi cân đối và thông báo cho khách hàng hoặc nhà cung ứng tuỳ tình hình mà trưởng phòng xuất nhập khẩu quyết định phát lệnh sản xuất chính thức (nếu đủ điều kiện) hoặc huỷ lệnh sản xuất (nếu không đủ điều kiện), trường hợp này phải được lãnh đạo công ty phê duyệt và sự thoả thuận của khách hàng. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 62 c. Triển khai lệnh sản xuất. Theo dõi tiến độ sản xuất. Cán bộ mặt hàng thường xuyên lấy số liệu vào chuyền may và ra chuyền may. Theo dõi bằng văn bản theo từng mã hàng. Nếu tiến độ sản xuất chậm phải tìm hiểu nguyên nhân và báo cáo kịp thời tình hình sản xuất cho trưởng phòng xuất nhập khẩu để có hướng giải quyết kịp thời. Phối hợp với khách hàng. Cán bộ mặt hàng luôn luôn phải phối hợp với khách hàng để giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng. Phối hợp với nội bộ( với các bộ phận có liên quan). + Với phòng phục vụ sản xuất: Khâu vận chuyển nguyên phụ liệu, bán thành phẩm và cung ứng bao bì. Cán bộ mặt hàng phải cung cấp những thông tin về loại bao bì, in ấn cho phòng phục vụ sản xuất để phòng phục vụ sản xuất phối hợp thực hiện. + Với phòng kỹ thuật : về định mức, thông số kỹ thuật, mẫu mã,… + Với bộ phận sản xuất (các xí nghiệp thành viên): chuyển các yêu cầu về đóng gói (và vệ sinh công nghiệp) cùng chi tiết đóng gói thành phẩm(P/L). 5.2.2.4. Hoàn thành hợp đồng và giao hàng xuất khẩu. Làm thủ tục xuất khẩu. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 63 Thực hiện các thủ tục hải quan như đăng ký định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, tờ khai xuất khẩu, P/L, chỉ định giao hàng (nếu có), nộp lệ phí hải quan, thủ tục kiểm hàng,… Quan hệ với hãng vận tải( hàng không hoặc tàu biển) để định ngày giao hàng, phối hợp giao nhận container. Thực hiện những thủ tục chứng từ nhận hàng, chứng từ thanh toán như : E/L,C/O,B/L,INV,…và những giấy tờ có liên quan theo yêu cầu của hợp đồng, của khách hàng, của qui định L/C, của ngân hàng thanh toán,… và các yêu cầu khác (nếu cần). Giao hàng xuất khẩu. Căn cứ vào tiến độ sản xuất và thời gian hàng của khách hàng, cán bộ mặt hàng thống nhất với chuyên gia lập danh sách các đơn hàng giao trong tuần (hoặc trong tháng) và yêu cầu khách hàng gửi" hướng dẫn giao hàng - shipping in struction ". Cán bộ mặt hàng lập bản kê chi tiết (Packing list) - lệnh đóng gói sơ bộ cho các đơn hàng và chuyển lệnh này cho xí nghiệp 5 đóng gói. Sau khi đóng gói xong cán bộ mặt hàng làm Packing list thực tế và chuyển cho chuyên gia để kiểm hàng. Trên cơ sở shipping in struction , cán bộ mặt hàng trao đổi (trực tiếp hoặc bằng tel hoặc fax) cho hãng tàu( hay đại lý vận tải) chi tiết các đơn hàng xuất : tên hàng, số lượng, số kiện, số khối(thể tích), thời gian xuất và địa điểm dự Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 64 kiến xuất hàng và yêu cầu hãng tàu( hoặc đại lý vận tải) xác nhận bằng văn bản(Booking note - xác nhận đóng hàng ). Trên cơ sở Booking note , cán bộ mặt hàng phải : + Nếu hợp đồng được đăng ký tại hải quan Hải Phòng : cán bộ mặt hàng phải fax hoặc chuyển Packing list + shipping in struction cho cán bộ làm thủ tục hải quan tại Hải Phòng hoàn thành bộ hồ sơ xuất hàng để mở tờ khai xuất hàng. +Nếu hợp đồng được đăng ký tại hải quan Hà Nội : cán bộ mặt hàng phải hoàn thành bộ hồ sơ xuất hàng chuyển cho cán bộ làm thủ tục hải quan tại Hà Nộin mở tờ khai xuất hàng. Bộ hồ sơ xuất hàng bao gồm: - Đánh máy một bộ tờ khai hải quan ( 3 tờ ). - Kèm bộ tờ khai hải quan gồm: phụ lục hợp đồng (có đơn hàng cần xuất ), 3 packing list, chỉ định giao hàng ( Shipping intruction), một bản định mức của đơn hàng cần xuất. Bộ hồ sơ trên được trình hải quan, được hải quan cho mở tờ khai xuất, cán bộ làm thủ tục hải quan( căn cứ vào yêu cầu của cán bộ mặt hàng ) đăng ký ngày giờ kiểm và thông báo lại cho cán bộ mặt hàng . + Cán bộ mặt hàng phải: - Lập invoice lô hàng xuất chuyển cho phòng phục vụ sản xuất (để làm hoá đơn khi xuất hàng ). Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 65 - Căn cứ vào khối lượng lô hàng xuất, mức độ phức tạp, điều kiện phương tiện vận tải và hợp đồng của lô hàng xuất được đăng ký tại Hà Nội hay Hải Phòng mà cán bộ mặt hàng có thể yêu cầu lấy container về đóng tại đơn vị hoặc đóng tại Hải Phòng. - Fax "Bookimg note " của hãng tàu ( hoặc đại lý vận tải ) cho cán bộ mặt hàng tại Hải Phòng để liên lạc mượn vỏ container. - Thông báo cho phòng phục vụ sản xuất chuẩn bị phương tiện vận tải ( nếu lô hàng nhỏ ), bố trí lực lượng bốc hàng, và chuẩn bị giao hàng. - Viết vào " sổ theo dõi hàng xuất " chi tiết lô hàng xuất : tên hàng, số lượng, đơn giá, số kiện…, để theo dõi. Giao hàng máy bay: - Khi có chỉ định giao hàng bằng máy bay của khách hàng, cán bộ mặt hàng liên hệ ( điện thoại, fax) để đặt chỗ với đại lý hoặc hãng tàu và được đại lý hoặc hãng tàu xác nhận. - Fax packing list, chỉ định giao hàng cho chi nhánh Hải Phòng để mở tờ khai xuất và gửi về phòng xuất nhập khẩu công ty phong bì niêm phong tờ khai xuất của hải quan Hải Phòng. - Lập bộ chứng từ hàng xuất gửi theo hàng ( E/l,C/O,P/L,INV…). - Thông báo cho phòng phục vụ sản xuất chuẩn bị phương tiện vận tải, lực lượng bốc hàng và chuẩn bị thủ tục giao hàng. - Viết vào " sổ theo dõi hàng xuất" chi tiết lô hàng xuất: tên hàng, số lượng, đơn giá, số kiện …để theo dõi. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 66 Sau khi hàng đã lên tàu, cán bộ mặt hàng lập bộ chứng từ hàng xuất theo yêu cầu của khách hàng, thông thường bộ hồ sơ gồm có: - Giấy phép xuất khẩu ( E/L - export licence ). - Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - certificate of origin ). - Vận đơn (B/L - bill of lading ). - Hoá đơn thương mại ( INV - commercial invoice ). - Bản kê chi tiết đóng gói (P/L - packing list ). Lưu chứng từ hàng xuất - cán bộ mặt hàng phải: - 01 Bộ gửi cho khách hàng. - Cán bộ mặt hàng lưu bộ copy. - 01 Bộ gốc gửi ngân hàng ( nếu thanh toán qua ngân hàng ). Thực hiện quyết toán hợp đồng với khách hàng theo các điều khoản đã nêu trong hợp đồng. Thực hiện quyết toán với hải quan. d. Hậu bán hàng. Sau khi đã giao hàng cho khách, phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng để nắm kết quả giao nhận, dựa vào các điều khoản đã ký( thời gian, số lượng, chất lượng…). Ghi nhận ( nếu có ) các ý kiến phản hồi từ phía khách hàng vào phiếu ghi nhận ý kiến khách hàng (biểu mẫu 06/10 ) và đề nghị tổng giám đốc xem xét. Tổng giám đốc xem xét ý kiến của khách hàng, nếu thấy ý kiến có xơ sở thì phân công cán bộ giải quyết. Khi cần thiết, tổng giám đốc có thể đề nghị các đơn vị Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 67 liên quan phối hợp để xem xét. Sau khi xem xét, cán bộ được phân công trả lời kiến nghị của khách hàng theo biểu mẫu 03/11 trình tổng giám đốc. III. Đánh giá thực trạng hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc tại công ty may Chiến Thắng. 1. Những mặt đạt được từ hoạt động gia công xuất khẩu. Công ty may Chiến Thắng hiện nay vẫn thực hiện may gia công xuất khẩu theo hai hình thức: gia công đơn thuần, mua đứt bán đoạn. Hiện công ty vẫn thực hiện phương thức gia công đơn thuần là chủ yếu. Còn phương thức gia công mua đứt bán đoạn chiếm tỷ lệ rất nhỏ nhưng đây là hướng đi mới mà công ty cần vươn tới. Doanh thu xuất khẩu luôn chiếm phần lớn trong tổng doanh thu của công ty. Nguồn: Báo cáo giá trị sản xuất công nghiệp công ty may Chiến Thắng. Trong doanh thu xuất khẩu thì doanh thu từ hoạt động gia công chiếm tỷ lệ rất lớn, doanh thu từ hoạt động xuất khẩu trực tiếp không đáng kể. Hiện nay, các sản phẩm của công ty đã xuất sang trên 20 nước bạn hàng, các bạn hàng đến với công ty ngày càng nhiều và các bạn hàng cũ ngày càng được củng cố. Đó là do có sự chuẩn bị, nâng cấp đầu tư đúng hướng vào máy móc thiết bị, nhà xưởng… nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm tạo được lòng tin từ phía khách hàng. Một số khách hàng quen biết đã đặt chon niềm tin về chất lượng sản phẩm và phương thức kinh doanh vào công ty, họ đặt hàng gia công thường xuyên. Trong các năm 2000 và 2001 doanh thu từ phương thức gia công mua đứt bán đoạn đã được tăng nên đáng kể thể hiện ở bảng sau: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 68 Phương thức gia công mua đứt bán đoạn đã giúp công ty tăng được lợi nhuận và giúp công ty tích luỹ được kinh nghiệm trong kinh doanh quốc tế là bước tạo đà cho công ty tiến tới xuất khẩu trực tiếp. Hiện nay các sản phẩm mà công ty sản xuất gia công chủ yếu là cho thị trường EU trong đó kim ngạch xuất khẩu sang thị trường CHLB Đức chiếm tỷ trọng lớn nhất (thường chiếm trên dưới 30% trong tổng trị giá gia công của công ty). Cùng với việc tìm lại được thị trường truyền thống đầy triển vọng đó lầ thị trường CHLB Nga với kim ngạch gia công xuất khẩu năm 2001 đạt 468833 USD chiếm tỷ trọng 11,4% đây là thị trường rộng lớn và rất rễ tính. Công ty cũng cần phải cố gắng mở rộng các thị trường truyền thống khác như: Đức, Pháp, Nhật, Hàn Quốc, Đài Loan… hơn nữa. Trong những năm qua, với sự cố gắng không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty trong việc áp dụng quản lý chất lượng vào sản xuất, công ty đã đạt được chứng chỉ ISO 9001: 2000 vào tháng 3 năm 2001. Đây là vấn đề rất quan trọng giúp công ty mở rộng thâm nhập vào các thị trường khó tính nhưng có nhiều triển vọng như: Nhật Bản, EU, Bắc Mỹ… Trong những năm gần đây, công ty đã tập hợp được một đội ngũ cán bộ giầu khinh nghiệm, trong những năm tới cùng với xu hướng tinh giảm bộ máy quản lý ccty cũng đang tiếp tục chiêu mộ những cán bộ quản lý có phẩm chất và năng lực để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu đạt được hiệu quả cao. Công ty cũng đã đào tạo được một đội ngũ công nhan viên có trình độ kỹ thuật khá về Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 69 chuyên môn để thực hiện các đơn hàng đòi hỏi trình độ cao về chất lượng sản phẩm. 2. Những tồn tại trong hoạt động gia công xuất khẩu. Qua việc phân tích thực trạng hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc ở công ty may Chiến Thắng ta thấy rằng bên cạnh những kết quả đạt được công ty vẫn còn một số tồn tại hạn chế cần khắc phục. Đây là những tồn tại không chỉ ở công ty may Chiến Thắng mà còn là vướng mắc của hầu hết các công ty kinh doanh hàng may mặc xuất khẩu của Việt Nam hiện nay: - Khả năng nắm bắt các thông tin thị trường và các cơ hội kinh doanh còn hạn chế khả năng tiếp thị kém chưa có được chính sách giao tiếp hiệu quả. - Mới chỉ phát triển chiều rộng chưa phát triển chiều sâu. Công tác cải tiến đa dạng hóa sản phẩm còn hạn chế. Các sản phẩm chưa phong phú, chủ yếu vẫn là áo Jacket, áo sơ mi, khăn tay,…những sản phẩm cao cấp chiếm tỷ lệ nhỏ hoặc chưa đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Đặc biệt, phương thức gia công đơn thuần chiếm tỷ lệ cao (88 – 100%), giá trị gia tăng của hoạt động gia công thấp. - Chế độ đã ngộ cho người lao động chưa hợp lý, đặc biệt đối với cán bộ kỹ thuật và thợ kỹ thuật có tay nghề cao dẫn đến tình trang lao động luôn bị xáo trộn do những người này đi tìm những lơi làm việc có chế độ đãi ngộ tốt hơn. - Vấn đề thanh lý hợp đồng chưa có biện pháp giải quyết triệt để. Theo quy định của Tổng cục Hải quan (quyết định số 126/TCHQ- quy định ngày 18/4/1995 ), sau khi kết thúc hợp đồng gia công, các doanh nghiệp phải thanh khoản với hải quan để xác định việc nhập khẩu nguyên vật liệu và xuất khẩu sản phẩm, để từ đó Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 70 có biện pháp xử lý nguyên phụ liệu dư thừa hoặc thiếu hụt. Tuy nhiên trong thực tế nhiều hợp đồng gia công với thời hạn quá dài hoặc thời hạn không xác định (Bởi vì công ty có những khách hàng quen ký những hợp đồng kế tiếp nhau ) đã gây rất nhiều khó khăn cho việc thanh khoản hợp đồng. Đã có trường hợp doanh nghiệp không thể quyết toán được nguyên phụ liệu do nhiều hợp đồng kế tiếp nhau với thời hạn không rõ ràng, nên cơ quan hải quan buộc phải tạm ngừng làm thủ tục miễn thuế nhập khẩu cho những lô hàng của hợp đồng mới gây khó khăn cho việc thợc hiện hợp đồng gia công. Về sử lý phế liệu thừa khi thanh lý hợp đồng: Đây là một vấn đề khá nan giải.theo báo cáo của một số doanh ngiệp ;các phế liêu sau khi gia công như ;dao cắt, da vụn, nhãn mắc hàng hoá bán thành phẩm không đạt tiêu chuẩn phải loại bỏ (bên nước ngoài gửi bù không lấy lại )…cùng với số nguyên liệu thừa sau khi thanh lý hợp đồng hiện nay chưa có biện pháp sử lý thích hợp . Số hàng hoá này bên đặt gia công yêu cầu tái xuất và xin giao lại cho ta không tính tiền . Môt nhịch lý ở chổ các doanh ngiệp tiếp nhận sẽ không biết dùng vào việc gì và phải chịu thuế nhập khẩu đối với lô hàng phế liệu đó. Một số ý kiến đưa ra phương án phá huỷ có chứng kiến của hải quan nhưng chi phí để phá huỷ cung như tác hại về môi trường sau khi phá huỷ đã gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp, trường hợp chuyển qua các hội từ thiện, nhân đạo thì phải qua nhiều khâu, nhiều thủ tục, mất nhiều thời gian. - Không có được sự chủ động trong lựa chọn đối tác: Trong hoạt động gia công xuất khẩu công ty chủ yếu thực hiện gia công theo các đơn đặt hàng hoặc Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . gia công xuất khẩu. Công ty may Chiến Thắng hiện nay vẫn thực hiện may gia công xuất khẩu theo hai hình thức: gia công đơn thuần, mua đứt bán đoạn. Hiện công ty vẫn thực hiện phương thức gia. tồn tại trong hoạt động gia công xuất khẩu. Qua việc phân tích thực trạng hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc ở công ty may Chiến Thắng ta thấy rằng bên cạnh những kết quả đạt được công. của công ty. Nguồn: Báo cáo giá trị sản xuất công nghiệp công ty may Chiến Thắng. Trong doanh thu xuất khẩu thì doanh thu từ hoạt động gia công chiếm tỷ lệ rất lớn, doanh thu từ hoạt động xuất