http://www.ebook.edu.vn 16 CHƯƠNG II chứng từ kế toán v kiểm kê I. Chứng từ kế toán 1. Khái niệm. L những giấy tờ v vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, ti chính phát sinh v thực sự hon thnh, lm căn cứ để ghi sổ kế toán. Mỗi nghiệp vụ kinh tế ti chính phát sinh đều đợc phản ánh vo chứng từ kế toán. Vì vậy chứng từ kế toán đợc coi l khởi điểm của công tác kế toán v l căn cứ để ghi số liệu vo sổ kế toán. 2. Tác dụng của chứng từ kế toán. - Chứng từ kế toán l thông tin ban đầu về hoạt động SXKD của đơn vị, phục vụ cho việc chỉ đạo hoạt động kinh tế, ti chính hng ngy của lãnh đạo đơn vị. - Chứng từ kế toán l căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi trong sổ kế toán v thông tin kinh tế. - Chứng từ kế toán l cơ sở pháp lý cho việc kiểm tra v xác định trách nhiệm vật chất của các đơn vị, bộ phận, cá nhân, đối với hoạt động kinh tế, ti chính ghi trong chứng từ kế toán. Đồng thời chứng từ kế toán l căn cứ pháp lý cho việc giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu tố về kinh tế, ti chính, thực hiện kiểm tra kinh tế v kiểm toán nội bộ đơn vị. - Nhờ có chứng từ kế toán m giám đốc chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trớc, trong v sau quá trình SXKD. Từ đó nắm bắt đợc sự biến động về ti sản, nguồn vốn kinh doanh trong đơn vị. 3. Tính pháp lý của chứng từ kế toán. Để phát huy đầy đủ tác dụng của chứng từ kế toán, chứng từ kế toán phải đảm bảo tính pháp lý : - Tính hợp pháp: thể hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh trong chứng từ kế toán không vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế ti chính của Nh nớc đã ban h nh. - Tính hợp lý: thể hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán phù hợp với nhiệm vụ SXKD của đơn vị v mang lại lợi ích cho đơn vị. - Tính hợp lệ : thể hiện chứng từ kế toán đợc ghi chép rõ rng, đầy đủ các yếu tố của chứng từ v có đủ chữ ký của ngời chịu trách nhiệm giám sát nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. 4. Phân loại chứng từ. Xuất phát từ ti sản của đơn vị gồm nhiều loại nên nội dung kinh tế của chứng từ cũng có nhiều loại khác nhau. Để hiểu rõ mỗi loại chứng từ có các cách phân loại sau: http://www.ebook.edu.vn 17 4.1. Căn cứ vo nội dung kinh tế của chứng từ, chứng từ kế toán đợc chia thnh 5 loại - Chứng từ về tiền tệ. - Chứng từ về vật t. - Chứng từ về lao động tiền lơng. - Chứng từ về bán hng. - Chứng từ về ti sản cố định. 4.2. Căn cứ vo yêu cầu quản lý v kiểm tra của Nh nớc, chứng từ kế toán đợc chia thnh 2 loại - Chứng từ bắt buộc: l chứng từ phải theo mẫu qui định thống nhất của Nh nớc ban hnh. Những chứng từ ny phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân có nội dung cần quản lý v kiểm tra, gồm phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hng, phiếu nhập vật t, phiếu xuất vật t . . . - Chứng từ hớng dẫn: l những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị, tuỳ theo yêu cầu quản lý v hạch toán nội bộ từng đơn vị. Loại chứng từ ny Nh nớc chỉ hớng dẫn một số chỉ tiêu đặc trng nh: biên lai thu tiền. 4.3. Căn cứ vo công dụng v trình tự xử lý của chứng từ, chứng từ kế toán đợc chia thnh 2 loại: 4.3.1.Chứng từ gốc: l loại chứng từ đợc lập trực tiếp ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hon thnh: Chứng từ gốc gồm hai loại: - Chứng từ mệnh lệnh: l chứng từ dùng để truyền đạt chỉ thị hay mệnh lệnh công tác nh lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật t. (loại chứng từ ny không dùng để ghi sổ kế toán). - Chứng từ chấp hnh: l chứng từ xác minh rằng nghiệp vụ kinh tế đã thực sự phát sinh v hon thnh. Loại chứng từ ny đợc dùng lm căn cứ để ghi sổ kế toán ( phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hng. . .). Nhìn chung mỗi chứng từ gốc đều có đầy đủ các yếu tố cơ bản sau: - Tên gọi của chứng từ: giúp cho việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế đợc dễ dng. - Ngy, tháng, năm lập chứng từ: giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu đợc khoa học tránh nhầm lẫn. - Số hiệu của chứng từ: phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ. - Chữ ký của ngời lập v ngời chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ kinh tế. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của ngời kiểm soát v ngời phê duyệt đóng dấu nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán. - Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh lm căn cứ để định khoản kế toán. - Các chỉ tiêu về lợng, giá. . . 4.3.2. Chứng từ ghi sổ - L loại chứng từ đợc tổng hợp từ các chứng từ gốc theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm giảm bớt khối lợng ghi chép của kế toán. http://www.ebook.edu.vn 18 - Có thể từ 1 chứng từ gốc lập ra 1 chứng từ ghi sổ hoặc nhiều chứng từ gốc cùng loại đợc lập ra 1 chứng từ ghi sổ. Sau đây l mẫu chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ. Số . . . Ngy. . . tháng . . . năm. . . Ti khoản Số tiền Ghi chú Trích yếu Nợ Có Cộng X X Kèm theo . . . Chứng từ gốc. Ngời lập Kế toán trởng ( ký) ( ký) 5. Trình tự xử lý chứng từ kế toán 5.1. Kiểm tra chứng từ kế toán Nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán trớc khi ghi sổ kế toán. Nội dung kiểm tra gồm: - Kiểm tra tính rõ rng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ kế toán. - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. - Kiểm tra việc chấp hnh quy chế quản lý nội bộ của ngời lập, ngời kiểm tra, ngời xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế ti chính. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hnh vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế, ti chính của Nh nớc phải từ chối thực hiện (từ chối xuất quỹ, xuất kho, thanh toán. . .), đồng thời báo cho Thủ trởng đơn vị v Kế toán trởng biết để xử lý kịp thời theo đúng chế độ hiện hnh. Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung v chữ số không rõ rng, thì ngời chịu trách nhiệm, kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại nơi lập chứng từ để lm lại, lm thêm thủ tục, sau đó mới lm căn cứ ghi sổ. 5.2. Hon chỉnh chứng từ L hon chỉnh những nội dung còn thiếu để đảm bảo ghi sổ đợc chính xác. - Ghi giá cho những chứng từ cha có giá theo đúng nguyên tắc tính giá. - Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế v địa điểm phát sinh cho phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán. - Lập định khoản kế toán hoặc lập chứng từ ghi sổ. http://www.ebook.edu.vn 19 5.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ - Chứng từ kế toán đợc lập ở nhiều bộ phận trong đơn vị, sau đó phải tập trung về phòng kế toán để tiến hnh ghi sổ kế toán, vì vậy phải tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. - Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán l xác định đờng đi cụ thể cho từng loại chứng từ, chứng từ kế toán phải đi qua bộ phận no ? bộ phận no có trách nhiệm kiểm tra, xử lý v ghi sổ kế toán, bộ phận no đợc phép lu trữ chứng từ kế toán . . . 5.4. Bảo quản chứng từ Chứng từ kế toán sau khi ghi vo sổ kế toán cần phải quản lý bảo quản tại phòng kế toán thời gian 1 năm, sau đó đợc đa vo kho lu trữ chung của đơn vị theo quy định 10 năm hoặc lâu hơn. II. Kiểm kê ti sản 1. Khái niệm Kiểm kê l một phơng pháp kế toán, dùng để kiểm tra tại chỗ tình hình hiện có của ti sản, vật t, tiền vốn để đối chiếu với số liệu ghi trong sổ kế toán, nhằm phát hiện chênh lệch v có biện pháp xử lý kịp thời. 2. Các loại kiểm kê 2.1. Căn cứ vo phạm vi, đối tợng tiến hnh kiểm kê ta có 2 loại. - Kiểm kê ton diện: l kiểm kê ton bộ các loại ti sản trong đơn vị: TSCĐ, vật t, thnh phẩm, vốn bằng tiền . . .loại kiểm kê ny tiến hnh mỗi năm ít nhất 1 lần vo cuối năm. - Kiểm kê từng phần: l kiểm kê từng loại ti sản nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý hay khi bn giao ngời quản lý ti sản (thủ kho, thủ quỹ. . .) 2.2. Căn cứ vo thời gian kiểm kê, đợc chia thnh 2 loại: - Kiểm kê định kỳ: l tiến hnh kiểm kê vo cuối kỳ báo cáo (cuối tháng, cuối quý, cuối năm. . .). Chẳng hạn kiểm kê hng ngy đối với tiền mặt, kiểm kê hng tháng đối với vật t, hng hoá, kiểm kê hng năm đối với TSCĐ. - Kiểm kê đột xuất: l kiểm kê ngoi kỳ hạn trên nh khi có sự thay đổi đột xuất ngời quản lý ti sản, khi có sự cố (cháy, nổ, mất cắp.), cha xác định đợc thiệt hại hoặc theo yêu cầu của cấp trên, khi có cơ quan Ti chính tiến hnh thanh tra ti chính, kiểm tra kế toán đối với đơn vị. 3. Phơng pháp kiểm kê Khi tiến hnh kiểm kê phải lập "Hội đồng kiểm kê", do giám đốc doanh nghiệp chỉ định v trực tiếp lãnh đạo. Kế toán trởng giúp việc chỉ đạo, hớng dẫn nghiệp vụ cho những ngời tham gia kiểm kê. Trớc khi tiến hnh kiểm kê phải hon thnh việc ghi sổ v khoá sổ đến thời điểm kiểm kê. Nhân viên quản lý ti sản phải sắp xếp lại ti sản theo đúng chủng loại, trật tự ngăn nắp để kiểm kê đợc thuận tiện. Tuỳ theo từng loại ti sản m có phơng pháp kiểm kê khác nhau. 3.1. Phơng pháp kiểm kê hiện vật L việc cân, đong, đo đếm tại chỗ đối với hiện vật cần kiểm kê nh vật t, hng hoá, ti sản tiền mặt, các chứng khoán có giá trị nh tiền. . . Khi kiểm kê http://www.ebook.edu.vn 20 cần có sự chứng kiến của ngời chịu trách nhiệm quản lý ti sản. Khi kiểm kê phải chú ý đến số lợng chất lợng của hiện vật đó v ghi vo biên bản kiểm kê. Sau đó ngời kiểm kê v ngời bảo quản hiện vật cùng ký vo biên bản kiểm kê. 3.2. Phơng pháp kiểm kê tiền gửi ngân hng v ti sản thanh toán Đối với tiền gửi ngân hng v nợ phải thu, phải trả đợc tiến hnh bằng phơng pháp đối chiếu số d từng khoản giữa sổ sách của đơn vị với sổ sách của ngân hng v các đơn vị có quan hệ thanh toán. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân v điều chỉnh sửa sai cho khớp số liệu giữa 2 bên. Kết quả kiểm kê đợc phản ánh trên biên bản v có chữ ký của nhân viên kiểm kê, nhân viên quản lý ti sản. Sau khi kiểm kê, các biên bản đợc gửi về phòng kế toán để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. Khoản chênh lệch ( nếu có) phải báo cáo với lãnh đạo đơn vị để quyết định cách xử lý từng trờng hợp cụ thể, kế toán căn cứ vo kết quả xử lý để phản ánh vo sổ kế toán. 4. Vai trò của kế toán trong kiểm kê Kế toán có vai trò quan trọng trong kiểm kê, trớc hết kế toán phải l những thnh viên chủ yếu trong ban kiểm kê. Sau đó kế toán có trách nhiệm giải quyết những khoản chênh lệch về ti sản trong biên bản kiểm kê. Nh vậy kế toán có vai trò quan trọng cả trớc, trong v sau quá trình kiểm kê. - Trớc khi kiểm kê, kế toán căn cứ vo tình hình của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm kê trình lãnh đạo gồm : Xác định thời gian kiểm kê, phạm vi kiểm kê, thnh phần ban kiểm kê, hớng dẫn nghiệp vụ cho những ngời tham gia kiểm kê. - Trong khi kiểm kê, kế toán phải kiểm tra việc ghi chép biên bản kiểm kê v xác định các khoản chênh lệch ti sản. Tổng hợp ton bộ số liệu kiểm kê, tham gia đề xuất ý kiến cho lãnh đạo về việc giải quyết các khoản chênh lệch đó. - Sau khi kiểm kê, kế toán căn cứ vo quyết định xử lý từng trờng hợp chênh lệch về ti sản của lãnh đạo m điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán. Việc phản ánh v xử lý chênh lệch số liệu kiểm kê lm cho số liệu kế toán chính xác, trung thực lm cơ sở cho việc lập báo cáo ti chính của doanh nghiệp ./. . cách xử lý từng trờng hợp cụ thể, kế toán căn cứ vo kết quả xử lý để phản ánh vo sổ kế toán. 4. Vai trò của kế toán trong kiểm kê Kế toán có vai trò quan trọng trong kiểm kê, trớc hết kế toán. Ngời lập Kế toán trởng ( ký) ( ký) 5. Trình tự xử lý chứng từ kế toán 5.1. Kiểm tra chứng từ kế toán Nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán trớc khi ghi sổ kế toán. . phòng kế toán để tiến hnh ghi sổ kế toán, vì vậy phải tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. - Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán l xác định đờng đi cụ thể cho từng loại chứng từ, chứng từ kế