MÔ TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ HỌC SINH.doc.DOC

MÔ TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ HỌC SINH

CHƯƠNG 1 Mô tả bài toán quản lý học sinh

1 Giới thiệu về trờng phổ thông trung học Nguyễn Huệ

Trờng trung học phổ thông Nguyễn Huệ đợc thành lập năm 1957 tại thị xã Yên Bái Ngày đầu thành lập trờng đợc gọi là trờng cấp 3A Yên Bái sau năm 1975 tr-ờng đợc đổi tên thành trtr-ờng trung học phổ thông Nguyễn Huệ đến hiện giời Qua 50 năm phát triển và trởng thành nhà trờng đã liên tục vơn lên khăng định mình trong đội ngũ các trờng của ngành giáo dục tại Yên Bái Trong công tác quản lý nhà trờng luôn coi trọng công tác tự quản, phát huy tính tích cực dân chủ của học sinh, khẳng định xai trò của cán bộ lớp và cán bộ chi đoàn Khi nói đến công tác quản lý ở trờng THPT Nguyễn Huệ không thể nói đến vai trò của ban giám hiệu và đội ngũ giáo viên Cùng với việc tăng cờng công tác quản lý, đổi mới phơng pháp giảng dậy ban giám hiệu có nhiều nỗ lực trong việc xây dựng, bồ dỡng đội ngũ giáo viên Từ những cố gắng trên chất lợng giảng dạy của nhà trờng không ngừng tăng cao Với số lợng học sinh đạt tốt nghiệp hàng năm trên 95% Học sinh đoạt giải các kỳ thi học sinh giỏi cấp tỉnh và quốc gia cao Nhà trờng luôn giữ đợc gianh hiệu trờng tiên tiến xuất sắc trong nhiều năm liền

Bớc vào thế kỷ 21 hòa nhịn cùng xu hớng phát triển của thời đại, chng trình xây dựng trờng thành chuẩn quốc gia là mục tiêu hàng đầu của nhà trờng

2 Khảo sát bài toán quản lý học sinh trờng PTTH Nguyễn Huệ2.1 Mô hình tổ chức của trờng.

2.2 Nhiêm vụ chức năng của một số đơn vị

 Ban giám hiệu: Nhiệm vụ điều phối các hoạt động của trờng, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban trực thuộc nhằm đảm bảo các hoạt động quản lý học sinh, giáo viên, quá trình, kết quả học tập, chất lợng đào tạo của học sinh

 Văn phòng nhà trờng : Là nơi tiếp nhận, lu trữ hồ sơ học sinh, ghi danh sách học sinh từng năm học Hớng dẫn nội dung kê khai cá nhân của từng học sinh, quản lý có thời hạn sổ cái, sổ gọi tên và ghi điểm Giúp ban giám hiệu quản lý chặt chẽ sổ gọi tên và ghi điểm cụ thể là giao nhận sổ cho các lớp trong từng ngày học, theo dõi nhắc nhở việc sử dụng sổ và bảo quản sổ, báo cáo với ban giám hiệu và thông báo tới giáo viên chủ nhiệm của lớp về những sai sót nếu có.

 Tổ giáo viên: Hoạt động giảng dạy theo sự phân công của ban giám hiệu Các giáo viên bộ môn có trách nhiệm trực tiếp ghi đúng, đủ các loại điểm kiểm tra của bộ môn mình phụ trách theo quy định Các giáo viên chủ nhiệm ngoài việc ghi điểm với t cách là giáo viên bộ môn, còn trực tiếp tham gia vào quá trình

quản lý học sinh tổng hợp kết quả học tập, đánh giá hạnh kiểm của học sinh theo từng học kỳ, cả năm học.

 Các Phòng ban:

2.3 Thực trạng nghiệp vụ của nhà trờng hiện nay:

 Tiếp nhận hồ sơ học sinh đăng ký dự thi đầu vào  Tổ chức thi tuyển sinh.

 Lên danh sách các môn học.

 Phân giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn cho từng lớp  Phân học sinh vào các lớp dựa vào danh sách trúng tuyển.

 Từ danh sách học sinh theo từng lớp cập nhật lý lịch học sinh vào sổ gọi tên và ghi điểm Sổ gọi tên và ghi điểm là hồ sơ pháp lý về kết quả học tập và rèn luyện của học sinh trong từng năm học bao gồm điểm các môn học, điểm tổng kết học kỳ và cả năm học, số ngày nghỉ, đánh giá xếp loại học lực, hạnh kiểm, và xét lên lớp.

 Từ sổ gọi tên và ghi điểm cán bộ nghiệp vụ cập nhật danh sách học sinh vào sổ sổ cái Sổ cái có giá trị pháp lý dùng để ghi danh sách học sinh nhập học và kết quả học tập của học sinh theo từng năm học, lý lịch của học sinh theo từng lớp, khoá học, năm vào trờng và năm ra trờng do ban giám hiệu nhà trờng l trữ trong suốt quá trình học tập tại trờng và 5 năm sau khi tốt nghiệp.

 2 lần trong một học kỳ cán bộ quản lý sổ cái có trách nhiệm cập nhập các loại điểm (miệng, 15 phut, 1 tiết, kiểm tra học kỳ…) của các môn học từ sổ gọi tên và ghi điểm của từng môn học vào sổ cái.

 Cuối năm học nhà trờng tổ chức thi lên lớp và thi tốt nghiệp cho học sinh cuối cấp.

 Tiến hành phát bằng tốt nghiệp, trả học bạ cho học sinh ra trờng.

2.4 Số lợng các lớp học và các môn học và tổ giáo viên hiện nay

 Những năm gần đây chỉ tiêu tuyển sinh đầu vào của trờng khoảng hơn 500 học sinh.

 Lớp học: hiện nay trờng có 39 lớp học (bao gồm cả 3 khối 10, 11, 12) với mỗi lớp xấp xỉ 50 học sinh

 Các môn học đang đợc giảng dậy cho cả ba khối 10, 11, 12 bao gồm 12 môn cụ thể nh sau: Toán, lý, hóa, sinh, kỹ thuật, văn- tiếng việt, sử, địa, giáo dục công dân, ngoại ngữ, thể dục, quốc phòng Mỗi môn kể trên bao gồm các loại điểm sau: điểm hệ số 1 (gồm điểm kiểm tra miệng, điểm kiểm tra viết 15 phút), điểm hệ số hai (điểm kiểm tra viết 1 tiết trở lên) và điểm kiểm tra học kỳ.

 96 giáo viên đợc chia thành 6 tổ, mỗi tổ khoảng 8- 18 giáo viên.

2.5 Các mức đánh giá kết quả học tập.

Nội dung các mức đánh giá kết quả học tập của học sinh gồm 3 mức sau:

 Mức môn học: Đánh giá kết quả học tập từng môn học của học sinh trong một

2.6 Sổ gọi tên ghi điểm và sổ cái

Nội dung sổ cái và sổ gọi tên và gồm 3 phần:  Sơ yếu lí lịch học sinh trong lớp

 Phần theo dõi số ngày nghỉ của học sinh,  Phần ghi điểm

Nội dung cụ thể của từng phần nh sau:

Bảng điểm của các môn học trong một học kỳ

 Các quy định ghi điểm của các môn học:

- điểm của bài kiểm tra do giáo viên ghi vào cột riêng của từng loại theo hệ số lần lợt từ trái sang phải, chú ý không đợc ghi nhầm giữa các cột.

- Các loại điểm kiểm tra đợc ghi bằng mực xanh, đen …(không ghi bằng mực đỏ).

Học kỳ……

2.7 Tiêu chuẩn đánh giá, xếp loại hạnh kiểm.

Vể hạnh kiểm học sinh đợc đánh giá xếp loại thành 5 loại Tốt, Khá, Trung bình, Yếu, Kém Giáo viên dựa vào tiêu chuẩn sau để xếp loại

 Loại tốt: Đợc xếp loại tốt về hạnh kiểm là những học sinh có nhận thức đúng và thực hiện khá đầy đủ nhiệm vụ học sinh , có ý thức trách nhiệm cao đối với học tập, lao động, rèn luyện đạo đức, nếp sống và rèn luyện thân thể…, có tiến bộ không ngừng đạt đợc kết quả cao về tất cả các mặt.

 Loại khá: Những học sinh đạt trên mức trung bình nhng cha đạt mức tốt trong việc thực hiện các nhiệm vụ học sinh thể hiện qua các mặt rèn luyện đạo đức, học tập lao động rèn luyện thân thể, hoạt động xã hội vv hoặc trong các mặt trên có mặt đạt loại tốt nhng có các mặt chỉ đạt tới mức trung bình đều đợc xếp hạnh kiểm khá Nhng học sinh này có thể còn mắc những khuyết điểm nhỏ, đợc góp ý kiến thì sửa chữa tơng đối nhanh và không tái phạm.

 Loại trung bình: Đợc xếp vào loại trung bình về hạnh kiểm là những học sinh có ý thức thực hiện nhiệm vụ học sinh, có tiến bộ nhất định về hạnh kiểm nhng còn chậm, không đều cha vững chắc, kêt quả nói chung ở mức trung bình Còn mắc một số khuyết điểm song it nghiêm trọng, cha thành hệ thống, khi đợc góp ý kiến biết nhận ra khuyết điểm nhng sửa chữa còn chậm.

 Loại yếu: Xếp loại hạnh kiểm yếu là những học sinh không đạt tới mức trung bình theo tiêu chuẩn trên, có những biểu hiện yếu kém đã quy định cho loại trung bình.

 Loại kém: Những học sinh có biểu hiện sai trái nghiêm trọng và bị kỷ luật ở mức đuổi học một năm

2.8 Tiêu chuẩn đánh giá và xếp loại học lực.

Căn cứ vào điểm trung bình các môn từng học kỳ và cả năm, xếp loại học lực đợc quy định thành 5 loại sau: Giỏi, Khá, Trung bình, Yếu Tiêu chuẩn cụ thể nh sau:

 Loại giỏi: Điểm trung bình các môn từ 8,0 trở lên không có môn nào bị điểm trung bình dới 6,5.

 Loại khá: Điểm trung bình các môn từ 6,5 trở lên đến 7.9 không có môn nào bị điểm trung bình dới 5.0

 Loại trung bình: Điểm trung bình các môn từ 5.0 trở lên đến 6.4 không có môn nào bị điểm trung bình dới 3.5

 Loại yếu: Điểm trung bình các môn 3.5 trở lên đến 4.9 không có môn nào có điểm trung bình dới 2.0

 Loại kém: Những trờng hợp còn lại

2.9 Chế độ cho điểm, hệ số các loại điểm kiểm tra và hệ số các môn học

 Chế độ cho điểm: Số lần kiểm tra cho từng môn học trong một học kỳ mỗi học sinh đợc kiểm tra ít nhất

- các môn học có từ 2 tiết trên 1 tuần trở xuống : 4 lần - các môn học có từ 2.5 tiết đến 3 tiết trên 1 tuần : 6 lần - các môn học có từ 4 tiết trên 1 tuần : 7 lần

Số lần kiểm tra quy định cho các môn nh trên bao gồm kiểm tra miệng, kiểm tra viêt 15 phut, kiểm tra viết từ 1 tiết trở lên, kiểm tra cuối học kỳ  Hệ số các bài kiểm tra

- Kiểm tra miệng, viết 15 phut hệ số 1 - Kiểm tra 1 tiết trở lên hệ số 2

- Điểm kiểm tra học kỳ (ĐKTHK) không tính hệ số mà tham gia trực tiếp vào tính điểm trung bình môn.

 Hệ số các môn học: Đối với hệ không chuyên ban các môn văn, tiếng việt, toán đợc tính hệ số 2 khi tham gia tính trung bình học kỳ hoặc cả năm.

2.10 Cách tính điểm.

 Điểm trung bình các bài kiểm tra(ĐTBKT): là trung bình cộng của điểm các bài kiểm tra sau khi đã tính hệ số.

 Điểm trung môn học kỳ(ĐTBMHK): Đợc tính theo công thức sau:

Khi tính điểm trung bình môn học ky, cả năm cũng nh tính điểm trung bình các môn học kỳ ,cả năm đợc phép lấy đến 1 chữ số thập phân sau khi đã làm tròn số theo quy định.

2.11 Sử dụng kết quả đánh giá, xếp loại để xét cho học sinh lên lớp.

 Cho lên lớp những học sinh có đủ các điều kiện sau:

- Đợc xếp loại học lực và hạnh kiểm cả năm từ loại trung binh trở lên - nghỉ học không quá 45 ngày trong một năm học.

 Cho ở lại lớp hẳn với những học sinh phạm vào một trong những điều sau: - Có học lực cả năm học xếp loại kém.

- Có học lực và hạnh kiểm cả năm học xếp loại yếu - Nghỉ học quá 45 ngày trong một năm học.

 Thi lại các môn học

Những học sinh không thuộc diện ở lại lớp hẳn đợc nhà trờng xét cho thi lại các môn cụ thể:

- Học sinh xếp loại yếu về học lực đợc phép lựa chọn thi lại các môn có điểm trung bình cả năm dơí 5.0 sao cho sau khi thi lại có đủ điều kiện để lên lớp.

- Điểm bài thi lại của các môn nào đợc dùng thay thế cho điểm trung bình môn cả năm của môn đó khi tính lại điểm trung bình các môn cả năm học Sau khi tính lại những học sinh có điểm trung bình các môn cả năm đạt từ 5.0 trở lên sẽ đợc lên lớp.

2.12 Sử dụng kết quả đánh giá xếp loại để xét khen thởng.

 Tặng danh hiệu học sinh tiên tiến cho những học sinh đợc xếp loại từ khá trở lên về cả hai mặt hạnh kiểm và học tập

 Tặng danh hiệu học sinh giỏi cho những học sinh đợc xếp loại giỏi về học lực và xếp loại khá trở lên về mặt hạnh kiểm.

3 Đánh giá về phơng thức quản lý cũ.

Trên thực tế hiện nay của nhà trờng toàn bộ việc quản lý học tập của học sinh từ khi nhập học đến khi tốt nghiệp và sau khi ra trờng, việc tính điểm học kỳ và cuối năm cho gần 1600 học sinh của 12môn học đều đợc thực hiện thủ công trên giấy tờ sổ sách Dẫn đến số lợng giấy tờ sổ sách lớn khiến cho công tác l trữ cồng kềnh bảo quản đồ sộ, tốn nhiều nhân lực mà việc tập hợp tìm kiếm, tra cứu vẫn gặp

- Kho l trữ lớn.

- Sử dụng nhiều nhân lực.

- Hiệu quả công việc không cao.

- Việc giám sát và tính điểm không chặt chẽ

- Yêu cầu trình độ của ngời dùng.

5 Các điều kiện vật chất để xây dựng hệ thống mới.

 Cơ sở vật chất (Máy vi tinh) nhà trờng đã đợc trang bị khá đầy đủ.

 Cán bộ quản lý nghiệp vụ đã đợc trang bị một số kiến thức cơ bản về máy tính  Ban giám hiệu nhà trờng rất quan tâm đến vấn đề tin học hoá quản lý.

6 Phạm vi của bài toán thực hiện.

Thực hiện tin học hoá toàn bộ các khâu quản lý bao gồm cả phần tuyển sinh và tốt nghiệp của nhà trờng có nhiều vấn đề đòi hỏi xây dựng công phu của nhiều ngời và tốn nhiều thời gian Trong điều kiện trình độ và thời gian có hạn nên phạm vi của đồ án này em chỉ đặt ra vấn đề nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý học tập của nhà trờng có nhiệm vụ chính là l trữ quản lý điểm, sơ yếu lí lịch của học sinh, danh sách giáo viên, phân công giảng dậy, tính điểm trung bình các môn học cho từng học sinh sau mỗi học kỳ và cả năm trên cơ sở đó xét lên lớp, thi lại.

Với phạm vi trên của đề tài hệ thống phải thoả mãn các yêu cầu sau:

7 Yêu cầu của hệ thống chơng trình :

 Hệ thống chơng trình phải dễ sử dụng, đầy đủ thông tin tránh d thừa dữ liệu  Hệ thống chơng trình phải cung cấp đầy đủ các thông tin tổng hợp kịp thời  Chính xác, tự động hoá một bớc về tổng hợp báo cáo.

 Hệ thống phải có tính mở.

8 Yêu cầu cụ thể của bài toán:

 Cập nhật l trữ hạnh kiểm, điểm các môn học (gồm điểm kiểm tra miệng,điểm kiểm tra 15 phút, điểm kiểm tra 1 tiết, điểm kiểm tra học kỳ, điểm thi lại, điểm tốt nghiệp), hồ sơ học sinh của toàn bộ học sinh trong suốt quá trình học tập tại trờng và từ điển hệ thống Đối tợng phục vụ: cán bộ quản lý nghiệp vụ.

 Xếp lớp cho học sinh mỗi khi bắt đầu năm học mới Đối tợng phục vụ cán bộ quản lý nghiệp vụ.

 Theo dõi học sinh

– Học sinh chuyển và nhập trờng – Học sinh chuyển và nhập lớp – Học sinh ra trờng

– Tra cứu cơ sở dữ liệu

Đối tợng phục vụ cán bộ quản lý  Tổng kết năm học

– Tính điểm (trung bình của các bài kiểm tra, trung bình môn học trong một học kỳ, trung bình các môn học trong một học kỳ, trung bình môn cả năm, trung bình các môn cả năm) trên cơ sở đó xếp loại học lực cho học sinh – Xét lên lớp và chuyển năm học.

Đối tợng phục vụ cán bộ quản lý nghiệp vụ  Lập các thống kê báo cáo

– Danh sách học sinh theo lớp – Kết quả học tập của học sinh – Các báo cáo theo yêu cầu.

– Đối tợng phục cán bộ quản lý nghiệp vụ, giáo viên, học sinh,ban giám hiệu.

9 Thông tin.

 Thông tin đầu vào.

- Hồ sơ học sinh

- Điểm hệ số 1, điểm hệ số 2, điểm kiểm tra học kỳ của các môn học, điểm thi lại của học sinh thi lại, điểm các môn tốt nghiệp của học sinh cuối cấp - Hạnh kiểm của học sinh.

- Số ngày nghỉ của học sinh.

- Các từ điển(danh sách giáo viên, tổ giáo viên, phân công giảng dậy, danh sách các môn học, lớp học, năm học vv).

 Thông tin đầu ra

- Hồ sơ học sinh theo lớp và năm học.

- Kết quả học tập của học sinh từng học kỳ và năm học - Danh sách học sinh lên lớp, ở lại lớp, thi lại, tốt nghiệp - Các báo cáo thống kê.

10 lựa chọn công cụ phát triển.

Một số yếu tố đợc xem xét khi lựa chọn công cụ phát triển hệ thống:

 Hệ thống thông tin xây dựng trong giai đoạn hiện tại là bớc ban đầu trong quá trình tiến tới một hệ thống đầy đủ cả phần tuyển sinh và tốt nghiệp Do đó công cụ đợc lựa phải có khả năng hỗ trợ việc bổ xung phát triển hệ thống sau này  Công cụ đợc lựa chọn phải giảm nhẹ đợc gánh nặng trong phát triển và bảo trì

hệ thống.

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải có tính mở cao để hệ thống có thể dễ dàng kết nối với hệ thống thông tin khác.

Trên cơ sở xem xét các yếu tố phát triển hệ thống trên đây, công cụ đợc lựa chọn để phát triển hệ thống là hệ quản trị cơ sở dữ liệu ACCESS, và ngôn ngữ lập trình VISUAL BASIC của hãng Microsoft.

2.1Mô tả các chức năng

 Chức năng cập nhật đợc phân rã thành 6 chức năng con:

- Cập nhật năm : Nhập năm học mỗi khi khai giảng năm học mới - Cập nhật lớp học: Nhập danh sách lớp học cho năm học mới.

- Cập nhật môn học: Nhập danh sách các môn học đợc áp dụng giảng dạy tại trờng.

- Nhập giáo viên: Nhập danh sách giáo viên đang giảng dậy tại trờng - Nhập tổ giáo viên: nhập danh sách tổ giáo viên.

- Cập nhật phân công giảng dậy: cập nhật phân công giảng dậy cho các giáo viên.

- Cập nhật u tiên: nhập các chế độ tiên của học sinh - Xem, in phân công giảng dạy.

 Chức năng quản lý hồ sơ đợc phân rã thành 4 chức năng con: - Nhập hồ sơ: Nhập hồ sơ học sinh học sinh trúng tuyển.

- Xếp lớp: từ danh sách học sinh trúng tuyển xếp học sinh vào lớp.

- Xem, in danh sách học sinh: xem danh sách học sinh, in danh sách học sinh trong lớp học.

- In hồ sơ học sinh

 Chức năng quản lý điểm đợc phân rã thành 5 chức năng con:

- Nhập điểm: Cứ 2 lần trong một học kỳ nhập điểm các môn học gồm điểm hệ số 1, hệ số 2 Cuối học kỳ nhập điểm kiểm tra học cho học kỳ cho học sinh từ sổ gọi tên và ghi điểm

- Nhập hạnh kiểm: nhập hạnh kiểm cho học sinh mỗi khi kết thúc một học kỳ từ sổ gọi tên và ghi điểm

- Nhập ngày nghỉ: cập nhập ngày nghỉ của học sinh từ sổ gọi tên và ghi điểm.

- Tính điểm: tính điểm trung bình các bài kiểm tra của từng môn học, trung bình môn học kỳ, trung bình các môn học kỳ, trung bình môn cả năm, trung bình các môn cả năm cho học sinh Hệ thống tự động tính và đa ra kết quả căn cứ vào dữ liệu điểm của các môn học đã nhập vào hệ thống

- Xem, in điểm : Xem và in điểm của học sinh