Sao chép cắt dán, viết hoa khi bắt đầu câu mới, AutoText. trộn văn bản trong Word

Giới thiệu về Word  Microsoft Word là một trong những chương trình mạnh mẽ trong việc soạn thảo văn bản, đó là lí do tại sao Microsoft Word là sản phẩm văn phòng được sử dụng rộng rãi

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN Các chức năng tự động trong

soạn thảo của phần mềm

Microsoft Word

Giới thiệu về Word

 Microsoft Word là một trong những chương trình

mạnh mẽ trong việc soạn thảo văn bản, đó là lí do tại sao Microsoft Word là sản phẩm văn phòng được sử

dụng rộng rãi trên thế giới

 Với Microsoft Word, bạn không những tạo ra được văn bản 1 cách dễ dàng , nhanh chóng, mà nó còn giúp bạn tạo ra những văn bản mang tính chuyên nghiệp cao

 Không như đánh máy, Microsoft Word cho phép bạn hiệu chỉnh nội dung của văn bản, chèn thêm hình ảnh, bảng biểu vào văn bản 1 cách hiệu quả, trực quan và

Các phiên bản đã ra đời của Word

 Word 1.0

 Word for Windows

 Word for Windows

2.0

 Word 6 for Windows

 Word 95 hay Word

 Office Word 2007

Các chức năng tự động của Word

1) Sao chép, di chuyển đoạn văn bản

 Sao chép đoạn văn bản là thao tác sao chép nội dung và định dạng của đoạn văn bản

được chọn vào 1 vị trí khác cần có đoạn văn bản đó

 Cắt, dán đoạn văn bản là thao tác di chuyển nội dung được chọn tới vị trí mới mà ta

muốn

1.1 Sao chép đoạn văn bản

 Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần sao chép

Các biểu tượng trên thanh công cụ

Cut

Copy

Paste

2) Viết hoa khi bắt đầu câu mới

a) Viết hoa sau dấu chấm và khi xuống dòng

là 1 chức năng tự động rất tiện lợi khi bạn

soạn thảo văn bản và không phải thực hiện

các thao tác viết hoa đầu câu

b) Cách cài đặt chế độ viết hoa khi bắt đầu câu

mới

 Sử dụng Menu Bar:

Tools  AutoCorrect Options…

 Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect

Tự động viết hoa chữ cái đầu câu

4) Tìm kiếm, thay thế

Tính năng Find & Replace trong Word giúp tìm kiếm trong văn bản, đồng thời giúp thay thế 1 cụm từ bởi 1 cụm từ mới

 Find là chức năng tìm kiếm 1 cụm từ trong

văn bản

 Replace là chức năng tìm ra 1 cụm từ trong

văn bản đồng thời thay thế cụm từ đó bằng 1 cụm từ khác

4.1 Tìm kiếm trong văn bản

 Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm

 Chọn thẻ Find

 Gõ cụm từ cần tìm kiếm

vào mục Find what

 Ở mục Search Options

Match case: Tìm kiếm

không phân biệt chữ hoa

4.2 Thay thế trong văn bản

 Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm

Gõ cụm từ thay thế

 Kết thúc khai báo chọn Find Next

Nhấn nút Replace All, Word sẽ tự động thay thế

toàn bộ các cụm từ tìm được như chỉ định ở mục

Replace with

5) Trộn văn bản

tệp tin văn bản để tạo ra một văn bản thứ ba, hoặc chỉ pha trộn tới đâu in ngay tới đó mà không tạo thành văn bản nào khác.

nội dung đến nhiều người như giấy báo họp, giấy báo thi, giấy mời ta phải in nhiều Họ Tên, Địa chỉ cho nhiều người khác nhau Chức năng Mail Merge trong Word có chức năng trộn nội dung

thư với danh sách Họ Tên, Địa chỉ

Bước 1: Tạo 2 tệp tin

 Tập tin chính (Main Document)

chứa nội dung chung của văn

bản

 Tập tin dữ liệu (Data Document)

chứa các trường (field) nội dung cần trộn vào tập tin chính

Trường PTCS ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VN

để tham dự buổi họp phụ huynh đầu năm học.

Nội dung : Phổ biến quy chế và chủ trương của Nhà trường

trong năm học mới.

Rất mong quý phụ huynh tham dự đông đủ.

TP Hồ Chí Minh, ngày 05 - 9 - 2004

GV chủ nhiệm

 Chọn Use the current

document.

 Kích Next

 Chọn Use an

existing list

 Kích Browse

Đặt con trỏ tại

vị trí thích hợp

Chọn More

items

 Chọn trường cần

chèn và nhấn Insert.

 Kích Next

 Kích vào

Edit individual letters

 Chọn số bản ghi cần trộn.

Lưu ý

Có thể thao tác nhanh trên thanh công cụ Mail Merge bằng cách sau:

View  Toolbars  Mail Merge

 Xuất hiện thanh công cụ Mail Merge

Open

data

source

Insert merge fields

Merge to New Document

 Nháy chọn biểu tượng Open data source để mở tập

tin dữ liệu

 Đặt con trỏ tại nơi cần trộn dữ liệu trong tập tin chính

rồi chọn Insert Merge Fields

 Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field

Chọn trường cần chèn

Chọn Insert

 Sau khi thao tác xong ta được tập tin chính như sau:

 Kết thúc nháy chuột vào biểu tượng

Merge to New Document

 Thiết lập các thông số trong hộp thoại:

 Khung Presets: Các mẫu có sẵn

 Mục Number of columns: Gõ vào số cột cần thiết

 Mục Width and spacing: Xác định độ rộng từng

cột và khoảng cách giữa các cột Trong đó:

 Mục Equal columns width: Nếu đánh dấu chọn

thì Word sẽ tự động chia các cột vơi độ rộng

bằng nhau

các cột sẽ có đường kẻ dọc

trình bày trên nhiều cột.

 Khung Preview: Hiển thị mẫu trình bày của

trang in

 Kết thúc chọn OK

Chia các cột

có độ rộng

bằng nhau

Cách 2:

Dùng biểu tượng Columns

trên thanh công cụ

 Bước 1: Đặt con trỏ chuột trong văn bản

 Bước 2: Nháy chuột vào biểu tượng

Columns trên thanh công cụ

 Bước 3:

Kéo rê chuột để chọn số cột cần thể hiện trong văn bản, rồi nháy chuột khi

đã đủ số cột cần tạo

7) Tạo chữ lớn đầu dòng bằng ứng dụng Drop Cap

 Cách 1:

Sử dụng Menu Bar

Forrmat  Drop Cap…

=>Hộp thoại Drop Cap

xuất hiện

Chọn kiểu trình bày

Định dạng cho chữ cái

lớn

Cách 2: Sử dụng biểu tượng Drop Cap trên thanh công cụ

 Nháy chuột vào biểu tượng Drop Cap trên thanh công cụ

=> Xuất hiện hộp thoại Drop Cap

 Thiết lập các thông số như trên

8) Tạo chữ nghệ thuật nhờ WordArt

Cách 2:

Nháy chuột vào biểu tượng Insert

WordArt trên thanh công cụ

Drawing

Lưu ý: Hiệu chỉnh WordArt

 Sử dụng Menu Bar

View  Toolbars  WordArt

=>Xuất hiện thanh công cụ WordArt để hiệu chỉnh

Cảm ơn sự lắng nghe của

cô giáo và các bạn

Xin chân thành cảm ơn!