CD10-ICRE-Dam-phan-va-kyHD

Lời tựa Một trong những bất cập lớn hiện nay trong quan hệ thương mại giữa các đơn vị kinh tế cơ sở (hợp t ác xã, câu lạc bộ, tổ hợp tác và các hộ mua bán nhỏ lẻ) ở vùng nông thôn hiện nay là hạn chế về khả năng đàm phán và ký kết hợp đồng vớ i các doanh nghiệp mua hàng. Hạn chế này xuấ t phát từ năng lực yếu kém của các đơn vị kinh tế cơ sở trong quan hệ thương mại. Chính vì vậy, tài liệu này nhằm trang bị cho các đơn vị kinh tế cơ sở hiểu được ý nghĩa của mộ t cuộc đàm phán và làm thế nào để có cuộc đàm phán hiệu quả. Thêm vào đó, cũng sẽ giúp cho họ nắm được những kỹ năng cần thiết cho người được ủy thác công việc đàm phán và cuối cùng cung cấp cho học viên các bước quan trọng trong quá t rình ký kết hợp đồng mua bán. Để đáp ứng các mục tiêu trên, chuyên đề này gồm hai nội dung chính như sau: Phần 1: Kỹ năng đàm phán và Phần 2: Các bước ký kết hợp đồng mua bán. Sau khi kết thúc mỗi phần nội dung, học viên sẽ thực hành bằng cách trao đổi, thảo luận liên quan đến tì nh hình thực tế tại địa phương, đơn vị sản xuất của mình. 1 Phần 1: KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN 1.1 Giới thiệu chung 1.1.1 Khá i niệm về đàm phán Đàm phán là phương ti ện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ ngườ i khác. đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền l ợ i có t hể chia sẻ và có những quyền l ợ i đối kháng. Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyế t nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là ngườ i mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Ngườ i đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhạy và phải là ngườ i biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. 1.1.2 Quá trình đàm phán Chuẩnbị đàm phán - Thu thập thông tin - Xác định đối tác - Chào hàng, hỏi giá - Chuẩn bị nhân sự Đàm phán - Xác định mục tiêu - Tìm kiếm lợi ích - Sử dụng các kỹ năng Kết thúcđàm phánvà ký kết hợp đồng - Chia sẻ lợi ích - Hiểu biết nhiều hơn - Soạn thảo hợp đồng Xửlý tìnhhuống - Điều chỉnh - Đàm phán với người khó tính - Sử dụng người thứ 3 - 10 điều cần nhớ (xem mục 1.5) Hiện nay, những người có kinh nghiệm về đàm phán đều nhấn mạnh đến lợi ích của sự chuẩn bị, cho rằng: đàm phán là một kiểu đối đầu với rủi ro, thật là liều lĩnh nếu tham gia đàm phán mà không có một chút suy ngh ĩ và chuẩn bị. Sự chuẩn bị là một trong những nhân tố then chố t cho sự thành công của đàm phán. Chuẩn bị tốt không có nghĩa là t ập hợp những hồ sơ dày cộp. Càng chuẩn bị t ốt, khố i lượng hồ sơ cần thiết để dự kiến càng ít. Tốt nhất hình thành một bản ghi nhớ những vấn đề tranh luận chủ yếu (một số vấn đề mấu chốt trong phán đốn nhất là những điều đã biết về đối phương như : tiền hùn vốn có thể có, những ưu tiên và ràng buộc giả định, những sáng kiến, những dư luận công khai về ta và đối phương, những phản ứng quan trọng nhất, chiến lược nhượng bộ và thối lui tạm thời cần dự kiến, trọng điểm trong biện luận). Đây l à bản tập hợp một cách cụ thể những chỉ dẫn mong muốn, cần ghi chú thêm về bản chất của hồ sơ, những chi tiết tế nhị khó xử, mộ t vài khía cạnh tâm lý liên quan đến đố i phương (có t hể liên quan đến cả bản thân). 2 Những vấn đề được co i là cốt yếu trong chuẩn bị gồm: 1) Thông ti n về hàng hóa, 2) Thông tin về thị trường, 3) Thông t in về đối tác, 4) Tìm hiểu bản t hân, 5) Lựa chọn cách trình bày vấn đề và 6) Bố trí nhân sự cho đàm phán. Thông tin về hàng hóa Nội dung các nhà kinh doanh cần tì m hiểu về mặt hàng mình định bán - Khía cạnh thương phẩm học của hàng hóa để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất lý hóa của nó. - Nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản xuất . - Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối pháp kinh doanh thích hợp. - Tình hình cạnh tranh trong thu mua, trong bán hàng trong các khía cạnh: sự khan hiếm hay dồi dào về nguồn cung cấp; sức bán hàng; giá cả; mẫu mã . của các bạn hàng cùng ngành. Biện pháp t hu thập thông tin về hàng hóa - Trên các báo chí, tập san chuyên khảo . - Tham gia các câu lạc bộ ngành hàng; ở Việt Nam có hiệp hộ i cà phê, hiệp hội xuất khẩu gạo .; quốc t ế có tổ chức các nước sản xuất dầu mỏ (OPEC) . - Theo dõi thông ti n trên internet cũng là phương pháp có thể tiết kiệm được thời gian và ch i phí trong khi vẫn nắm bắt kịp thời các chi tiết bổ ích cho sự hiểu biết về hàng hóa mình kinh doanh. Thông tin về thị trường, giá cả hàng hóa - Các thông tin đại cương về đất nước, con người, tình hình chính trị, xã hội: diện tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý, khí hậu, các trung tâm công nghiệp và t hương mại chủ yếu, chế độ chính t rị, hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của m ì nh. - Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, t ỷ giá hối đố i và t ính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc dân, t hu nhập quốc dân bình quân đầu người, các chỉ số về bán sĩ, bán l ẻ, tập quán tiêu dùng, dung l ượng thị trường. - Cơ sở hạ tầng: đường xá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thông, hệ thống thông ti n liên lạc, bưu chính . - Tìm hiểu điều kiện vận tải và giá cước. - Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến mặt hàng dự định kinh doanh của mình trên thị trường ngồ i nước: dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu của người ti êu dùng, các kênh ti êu thụ, sự biến động giá cả. 3 Thông tin về đối tác Nội dung t hông ti n cần nắm - Tìm hiểu thực lực của đối tác: lịch sử hình thành, ảnh hưởng của công t y trong xã hội, uy tín, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, số l ượng, chất lượng, chủng loại sản phẩm, định hướng phát triển t rong tương lai. - Tìm hiểu nhu cầu và ý định của đối tác: vì sao họ muốn hợp tác với ta, mục đích hợp tác của họ, nguyện vọng hợp tác có chân t hành hay không, mức độ bức thiết của sự hợp tác đối vớ i họ, họ có nhiều đố i tác không . - Tìm hiểu lực lượng đàm phán của họ: đoàn đàm phán gồm những ai, địa vị sở thích, tính nết của từng người, ai là người có quyền quyế t định trong số đó, tìm hiểu thật kỹ về người này . Bố trí nhân sự cho đàm phán Trong đàm phán, chiến lược tốt cần đến việc bố trí nhân sự thích hợp. Bạn phải quyết định về vai trò và trách nhiệm mà bạn muốn các thành viên trong đồn phải nắm. Họ có quan sát và lắng nghe tốt hơn là nói hay không? Họ có gặp bất kỳ đối phương nào trước đó không? Họ có tinh thần hướng về mọi người không? Ví dụ, một thành viên có tinh thần hướng về mọi người thì có t hể đóng vai trò một người dễ. Phân công các vai cẩn thận, vì đoàn của bạn phải có thể ngăn chặn bất kỳ bước tiến nào của đối phương 1.1.3 Các hình thức đàm phán Do đàm phán là quá trình có tính mục đích nên trong thực tế có rất nhiều cách được thể hiện để đàm phán. Nhìn chung, có thể chia đàm phán theo các hình thức sau, gồm đàm phán bằng văn bản, đàm phán bằng gặp mặt và đàm phán qua điện thoại. Trong kinh doanh, mỗi hình t hức đàm phán có đ i ểm mạnh và đ i ểm yếu của chúng. Do vậy, v i ệc vận dụng chúng đúng đố i t ượng, đúng t hờ i đ i ểm, đúng nơ i l à rấ t quan t rọng. Đàm phán bằng văn bản Các dạng đàm phán bằng văn bản t hường thấy trong hoạt động kinh doanh, gồm: - Chào hàng, giới t hiệu sản phẩm, dịch vụ. - Hỏ i g i á. Hình thức này thường áp dụng khi ngườ i bán và người mua chưa biết nhau trước hoặc mới tiếp xúc vài lần. Tuy nhiên, hình t hức này không ràng buộc họ phải đi đến thực hiện hoạt động mua bán, trao đổi. Đàm phán t rực tiếp Hình thức đàm phán này thể hiện mong muốn hợp tác của người bán hoặc người mua. Động cơ đàm phán trực tiếp nhằm thể hiện cho đối tác thấy được dấu hiệu tích cực và sự tin cậy để có thể t iến tớ i sự hợp t ác trong tương l ai. Hình thức đàm phán này được sử dụng khi chúng ta đã xác định, chọn lọc được đố i tác 4 cần hợp tác trao đổi và chúng ta cũng có một số t hông tin cơ bản về đối tác. Tuy nhiên, chúng ta cũng đừng quá kỳ vọng cuộc đàm phán trực tiếp này sẽ dẫn đến sự hợp tác làm ăn. Ví dụ, chúng ta chỉ kỳ vọng kết quả đàm phán theo qui tắc 20 -> 10 -> 5 -> 2. 1.2 Tiến trình đàm phán 1.2.1 Bạn mong đợi gì về kết quả đàm phán Kết quả cuố i cùng của bất kỳ một cuộc đàm phán nào sẽ đi đến một t rong bốn trường hợp sau: 1.2.2 Làm thế nào có một cuộc đàm phán hiệu quả Để xây dựng mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài, chúng ta phải bắt đầu từ những cuộc đàm phán hiệu quả. Như thế nào được gọi là một cuộc đàm phán hiệu quả? Chúng ta cùng suy nghĩ những gợi ý sau: - Đàm phán với người có quyền ra quyết định - Mang lại lợ i ích cho cả các bên. - Biết thông tin của nhau. - Tấn công vào vấn đề cần đàm phán. - Tìm ra nhiều sự lựa chọn. - Tìm kiếm những tiêu chuẩn khách quan Hay nói cách khác, để có được một cuộc đàm phán hiệu quả thì các bên phả i hướng đến lợi ích của nhau, không tập trung vào quan điểm của mình. 1.2.3 Đàm phán không hiệu quả 5 § Phản ứng gay gắt/đề cao cá nhân § Nghi ngờ (do thiếu thông tin) § Đe doạ (ví dụ: nếu không ký hợp đồng ngay thì đến trưa tôi sẽ bán cho người khác…) § Đổ lỗi/phê bình (v í dụ: m ít gì mà nhiều xơ vậy) § Sửa lỗi Quan điểm Quan điểm Lợi ích Lợi ích 1.3 Các kỹ năng cần thiết trong đàm phán 1.3.1 Chủ động l ắng nghe Lắng nghe l à một trong những kỹ năng rất quan trọng trong quá t rình đàm phán, bởi vì hành vi này không những thể hiện sự tôn trọng đối với đối tác (đang trình bày), mà còn giúp chúng ta thu t hập và xử lý thông tin liên quan đến đối tác. Mục đích của lắng nghe là: • Thể hiện sự tôn trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng của bên kia làm cho quan hệ hai bên gắn bó hơn, đàm phán thuận lợ i hơn. • Phát hiện sự mâu thuẫn, thiếu nhất quán trong quan điểm, lập luận của bên kia. • Phát hiện những điểm t hen chốt có giá trị (bối cảnh, thời gian, quyền l ợi và nhu cầu của bên kia…) để đốn được sự trung thực trong lời nói của phía bên kia. • Biết được bên kia thực sự đã hiểu vấn đề chưa. Muốn lắng nghe có hiệu quả cần: • Loại bỏ tất cả những gì có thể phân tán tư tưởng. • Phát một t ín hiệu thể hiện đang lắng nghe. • Bộc lộ thái độ chia sẻ. • Sử dụng những câu, từ bôi trơn. • Hãy lắng nghe cả cách nói. • Không cắt ngang. • Không phá t biểu giúp (nói leo) khi bên kia gặp khó khăn trong diễn đạt. • Nhắc lại hoặc chú giải về điều mà phía bên kia vừa mới nói để kiểm tra lại tính chính xác hoặc để cô đọng lại. • Không vội phán quyết. • Yêu cầu giải thích những điểm chưa rõ. • Sử dụng những cầu nối để chuyển sang chủ đề tiếp theo. • Ghi chép để vạch ra những điểm cơ bản. Cố gắng quan sát t rong quá trình lắng nghe Diện mạo: Quan sát diện mạo phải hết sức cẩn thận vì có thể bị nhầm lẫn. Do đó phải dùng cả kinh nghiệm, linh cảm và những thông ti n t hu thập được về bên k i a để có cách hành động. Nói chung việc cảm nhận qua diện mạo chỉ dùng để tham khảo. Nếu bên kia có thái độ kiêu ngạo t hì cuộc đàm phán sẽ diễn ra trong không khí đối địch, nếu có thá i độ thân thiện, thẳng t hắn t hì đàm phán sẽ diễn ra trong tinh thần hợp tác cùng giải quyết vấn đề. Tuy nhiên cũng không nên tin ngay vào các giả thiết về thái độ ngay t ừ ban đầu vì thái độ của họ sẽ biến đổi theo tình hình của cuộc đàm phán. Cử chỉ: Nghe chăm chú, thể hiện • Mở mắt t o và lanh lợi. • Khuynh hướng hơi đổ về phía trước. • Bàn tay mở và cánh tay duỗi. Thủ thế, thể hiện. • Mở mắt và lanh l ợi. • Tư thế thẳng đứng. • Cánh tay và chân hơi chéo nhau. • Nắm chặt tay. Thất vọng, thể hiện. • Bàn tay nắm hơi chặt. • Xoa gáy. • Nhìn ra lối ra hoặc bên ngòai. Chán ngán, thể hiện. • Khuynh hướng ngả về sau. • Nhìn đồng hồ. • Vẽ nguệch ngoạc hoặc gõ ngón tay. Tin tưởng, thể hiện. 6 7 • Cử chỉ thư giãn và cởi mở. • Ngồi thẳng. Dối trá, thể hiện. • Ít tiếp xúc bằng mắt. • Đột ngột t hay đổi độ cao của giọng nói. • Che miệng trong khi nói. 1.3.2 Đặt câu hỏi Mục đích của việc đặt câu hỏi là: • Thu thập thêm thông ti n về đối tác • Đưa ra thông ti n mới. • Làm cho đố i tác chuyển hướng. • Hướng suy nghĩ của đố i tác đi đến một kết luận. • Thu hút sự chú ý. Sử dụng dạng câu hỏi nào cho phù hợp? • Câu hỏi mở để đạt được thông tin khái quát li ên quan đến vấn đề có l iên quan. • Câu hỏi thăm dò để gợi thêm ra những thông ti n. • Câu hỏi đóng để xác minh những điểm nhất định về sự kiện và để nhận được những câu trả l ời đơn giản là có và không. Do vậy, chúng ta có thể kết l uận rằng, nên sử dụng câu hỏi mở khi t hời gian ban đầu của quá trình đàm phán nhằm thu thập thông tin và tì m kiếm lợi ích. Trong khi đó, chúng ta nên sử dụng câu hỏi đóng khi chuẩn bị kết thúc đàm phán nhằm khẳng định lại những gì đã thỏa thuận. Một số v í dụ về cách đặt câu hỏi Đóng Mở Anh có đồng ý với đề nghị của tôi không? Anh nghĩ t hế nào về đề nghị của tôi? Tôi có thể t hanh toán trong 2 tuần không? Tôi có thể t hanh toán mộ t cách li nh hoạt không? Ông có thể giảm giá chút nào không? Ông có chính sách l inh hoạt/đa dạng không? 1.3.3 Điều chỉnh lại 8 Điều chỉnh lại trong đàm phán là một cách t hức nhằm góp phần làm cho hai bên tập trung vào vấn đề hơn. Bởi vì, trong thờ i gian ban đầu của quá trình đàm phán do chưa có nhiều thông t in, nên một trong hai bên có t hể đề cập vấn đề ra bên ngoài nôi dung cần đàm phán. Điều chỉnh lại theo các hướng sau: § Thay đổi người đàm phán § Thay đổi ý nghĩa của l ời nói bằng cách thu hẹp hoặc mở rộng hướng vào lợ i ích thay vì quan điểm § Thay đổi bối cảnh của t ình huống, hạn chế sự khác biệt. 1.3.4 Xây dựng lòng tin Xây dựng lòng tin trong đàm phán là rất quan trọng, điều này giúp cho quá trình đàm phán có thể được rút ngắn lại do các bên đã hiểu biết và ti n cậy nhau hơn. Làm thế nào để xây dựng lòng tin giữa các bên : - Tạo cơ hội gặp gỡ trao đổi nhiều l ần. - Thể hiện năng lực cá nhân, tổ chức và sự hiểu biết về đối tác. - Sử dụng ảnh hưởng của người thứ ba. Sử dụng ảnh hưởng của người thứ ba đôi kh i cũng mang lại tác động tiêu cực trong đàm phán. Ví dụ: đối tác không có ấn tượng tốt với người thứ ba hoặc người thứ ba đưa ra những thông tin nhằm trục lợi cá nhân 1.3.5 Đàm phán với ngườ i khó tính 123doc.vn