Tổ chức công việc cá nhân pdf

Tổ chức công việc cá nhân 1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1.1 Phân loại công việc liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp; còn “việc nhỏ” thì ngược lại.

Tổ chức công việc cá nhân 1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

1.1 Phân loại công việc

(liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn “việc nhỏ” thì ngược lại



vụ)

Với công việc có tính chất thường xuyên Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định Bạn cần lưu ý lại:

 Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?

Đột xuất hoặc không ổn định Cần phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50 %

1.2 Xác định thứ tự ưu tiên

Quan trọng và khẩn cấp Đối với công việc này, bạn phải thực hiện

ngay

Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng…

Quan trọng nhưng không khẩn cấp Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe, không

hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp…

Khẩn cấp nhưng không quan trọng Ví dụ: Một khách hàng tiềm năng

vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian

chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi

Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc quan trọng và khẩn cấp

Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song

Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào:

sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công việc

Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng

Đi uống bia với bạn bè

Mua một bộ veste mới

Đổi điện thoại di động…

Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá nhìều thời gian vào những công việc không quan trọng

1.3 Lưu đồ thời gian

Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ quan trọng của công việc, trục tung là mức độ khẩn cấp

Trong ba công việc, dễ nhận thấy công việc A phải làm đầu tiên và công việc D làm cuối cùng

2 Sắp xếp hồ sơ:

BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƯA?

 Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình?

hồ sõ nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5 phút?

được, cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của NV ấy theo yêu cầu của khách hàng?

biết hồ sơ của anh ta thế nào…

Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống ấy chưa?

Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả

2.1 Quản lý hồ sơ giấy

Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sõ giấy và máy tính của mỗi nhân viên

Danh mục hồ sõ của mỗi NV và danh mục hồ sõ của bạn chính là hồ sơ toàn bộ phận của bạn đấy

Khi NV lập xong của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này

Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh mục

2.2 Quản lý hồ sõ máy, CD…

Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau

Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý

Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng

Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau:

 Output

định kỳ

MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY

fomat (cài lại máy))

MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ

 Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD

Ban tìm mua trên các cửa hàng CD

3 Sắp xếp nơi làm việc

Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc sử dụng là thuận tiện nhất cho người sử dụng:

 Fax



4 Quản lý thông tin

4.1 Phân loại thông tin:

 Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…)

4.2 Bằng chứng thông tin

Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về việc chuyển thông tin trong tổ chức

4.3 Lưu đồ thông tin:

4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin

người nhận Trường hợp chưa trả lời được, hãy email… cho khách biết thời hạn bạn trả lời

“bỏ đại” vào nơi nào đó rồi xử lý sau Sau đó thì họ lại quên mất, không xử lý Điều này đòi hỏi nhân viên của bạn phải chuyển

thông tin vào một nõi Input quy định nào đó

thư cho kế toán thanh toán của khách hàng Điều này, chýư đýưc tính cho lần thứ nhất Lần thứ nhất chỉ được tính khi người nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã nhận được thư Bằng cách nào?

 Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem khách đã nhận được chưa?

khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị khách xác nhận là

đã nhận được

4.5 Sổ giải quyết công việc

bạn

Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:

4.6 Lập kế hoạch công việc