Quản lý theo kiểu vi mô: lợi bất cập hại Khi các công ty phát triển, nhiều doanh nhân thường gặp khó khăn khi chuyển từ giai đoạn tự mình làm mọi việc sang giai đoạn lãnh đạo người khác. Nói cách khác, không ít doanh nhân bị vướng vào việc quản lý những công việc chi tiết và mất nhiều thời gian mà lẽ ra chúng phải được giao phó cho những người khác. Càng quản lý nhân viên cấp dưới theo kiểu vi mô, các nhà quản trị càng làm cho nhân viên làm việc kém hiệu quả. “Các sếp cần phải giao phó nhiều nhiệm vụ hơn và tạo ra nhiều thử thách hơn cho các nhân viên để họ phát triển nghề nghiệp và họ cảm nhận được mình là một phần quan trọng của tổ chức. Nhưng điều quan trọng là các sếp phải biết đâu là những nhiệm vụ thích hợp để giao phó cho nhân viên” - Ryan Peterson, nhà sáng lập kiêm CEO của OCZ Technology, một công ty ở San Jose (bang California) đã có lời khuyên như vậy. Tạp chí Inc. đã khảo sát ý kiến của hàng chục doanh nhân và các chuyên gia doanh nghiệp về mười phương diện và lĩnh vực trong công việc mà các nhà quản trị doanh nghiệp không nên quản lý nhân viên theo kiểu vi mô. Dưới đây là kết quả của cuộc khảo sát. Kế toán. Hiểu được các con số đằng sau hoạt động kinh doanh có tính quyết định đến thành công của các doanh nhân. Thế nhưng, các sếp không nên sa vào các công việc hằng ngày liên quan đến việc kết nối các con số. Xu hướng hiện nay là các doanh nghiệp nhờ đến dịch vụ hỗ trợ bên ngoài (outsourcing) để thực hiện các công việc sổ sách kế toán đơn giản, chi trả lương và các khoản chi phí thường xuyên khác. Một số khác sử dụng dịch vụ thanh toán trực tuyến tự động. Nhân sự. Nguồn nhân lực cũng quyết định đến thành công của các CEO, nhưng các công việc chi tiết liên quan đến các chương trình chăm sóc sức khỏe hay Luật Lao động thì nên giao phó cho một cán bộ chuyên trách. Các CEO cũng không nên tham gia sâu vào quy trình tuyển dụng, trừ những trường hợp thật sự quan trọng và cần thiết. Tương tự, các CEO cũng không nên tham gia vào các công việc tiếp nhận và đào tạo định hướng cho nhân viên mới. Truyền thông xã hội. Nhiều vị sếp thường muốn kiểm soát tất cả các bức thư điện tử đi và đến của tất cả các nhân viên, kể cả những thông tin cập nhật mang tính cá nhân của họ trên các trang web xã hội như Facebook. Làm như vậy sếp tốn nhiều thời gian, trong khi các nhân viên luôn cảm thấy bất an và thiếu tự tin. Giải pháp là nên giao phó việc này cho một chuyên viên trẻ. Các công việc bận rộn. Khi mới khởi nghiệp, hầu hết các doanh nhân đều tự hào về khả năng làm bất cứ việc gì để tiết kiệm chi phí, kể cả việc lau dọn văn phòng. Đến khi công ty phát triển thì nên giao đứt cho một chuyên gia quản trị hành chính tổng hợp chứ không nên tiếp tục ôm những việc lặt vặt ấy. Các vấn đề về công nghệ thông tin (IT). Hiểu biết mọi khía cạnh của công việc cũng là một điều đáng để các doanh nhân tự hào, nhưng họ hoàn toàn không cần phải tự làm những công việc như quét virus cho máy tính, cài đặt các phần mềm, mà giao chúng cho chuyên viên IT. Những than phiền của khách hàng. Chẳng có doanh nghiệp nào muốn nghe những than phiền của khách hàng nhưng chúng vẫn cứ đến. Nếu can thiệp sâu vào việc trực tiếp giải quyết các than phiền của khách hàng, các CEO càng làm cho các nhân viên của họ trở nên thụ động. Thay vào đó, hãy trang bị cho các chuyên viên giao tiếp với khách hàng đủ kiến thức, kỹ năng và quyền quyết định để họ có thể giải quyết các vấn đề mà khách hàng nêu ra. Họp hành. Các doanh nghiệp thường có khuynh hướng tổ chức nhiều cuộc họp để bàn về nhiều công việc chi tiết trong khi họ nên tập trung vào các vấn đề bao quát hơn. Lẽ ra chỉ cần tham dự các cuộc họp chiến lược, họ lại sa vào các cuộc họp bàn về chiến thuật. Nên để cho cấp dưới tự quyết thì sẽ thu được hiệu quả cao hơn, còn sếp chỉ cần theo dõi các biên bản họp hoặc cử thư ký tham dự và báo cáo lại nội dung chủ yếu của các cuộc họp mang tính chiến thuật đó. Các công việc sáng tạo. Các sếp thường thích chứng tỏ khả năng sáng tạo bằng cách tham gia vào các cuộc họp tìm tòi ý tưởng sáng tạo hay các công việc thiết kế. Tuy nhiên, khi làm như vậy họ đã vô tình thổi tắt ngọn lửa sáng tạo của nhân viên. Các quyết định mua sắm. Kiểm soát chặt chẽ các chi phí là điều cần thiết đối với sự thành công của bất cứ doanh nghiệp nào, nhưng nếu quản lý sát sao tất cả các quyết định mua sắm thì các sếp sẽ tạo ra ác cảm đối với nhân viên. Vì vậy, cách làm tốt nhất là cân nhắc một mức ngân sách cho mỗi hạng mục cần mua sắm và để cho các nhân viên có thể tự do ra quyết định trong ngân sách đó. Kiểm tra giờ giấc làm việc. Các doanh nhân thường làm việc rất chăm chỉ. Họ thường là người đầu tiên đến văn phòng và rời văn phòng sau cùng. Nếu họ cũng đòi hỏi các nhân viên đến và ra về như mình hoặc kiểm tra giờ giấc làm việc của nhân viên một cách chi li thì lại là một sai lầm. Trên thực tế, chỉ cần có người kiểm tra (hoặc dùng máy chấm công) là các nhân viên đã thấy được trách nhiệm làm việc đúng giờ, hoàn toàn không cần sếp để tâm. . Quản lý theo kiểu vi mô: lợi bất cập hại Khi các công ty phát triển, nhiều doanh nhân thường gặp khó khăn khi chuyển từ giai đoạn tự mình làm mọi vi c sang giai đoạn. vướng vào vi c quản lý những công vi c chi tiết và mất nhiều thời gian mà lẽ ra chúng phải được giao phó cho những người khác. Càng quản lý nhân vi n cấp dưới theo kiểu vi mô, các nhà quản trị. gia doanh nghiệp về mười phương diện và lĩnh vực trong công vi c mà các nhà quản trị doanh nghiệp không nên quản lý nhân vi n theo kiểu vi mô. Dưới đây là kết quả của cuộc khảo sát. Kế toán.