1 CÔNG TY CP SÀI GÒN S.H.I.P ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM KHO VẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM VÀ QUI TRÌNH QUẢN LÝ TRUNG TÂM KHO VẬN A. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC VỊ TRÍ QUẢN LÝ. 1. Trách nhiệm của Trưởng T.T.K.V Chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ tình hình hoạt động của Trung Tâm. Có trách nhiệm phối hợp, theo dõi đôn đốc các bộ phận thuộc Trung Tâm thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, phối hợp với các phòng ban chức năng của Công ty giải quyết , xử lý các vấn đề liên quan đến sự vận hành của Trung Tâm . Hỗ trợ phòng KH-KD phát triển các dịch vụ mua bán, cho thuê cont, dịch vụ xếp dỡ, các dịch vụ cơ khí, xây lắp… 2. Phân công trách nhiệm cá nhân của từng bộ phận Căn cứ vào sơ đồ tổ chức , Trung tâm phân công trách nhiệm cho các cá nhân sau : a. Phụ trách điều hành đội xe + quản lý , giao nhận cont cho hãng tàu Hanjin: Phó trung tâm (Anh Thọ) Nhân sự: Thọ, Lập Lập: chịu trách nhiệm chính trong công tác giao nhận cont , kiểm tra tình trạng cont lưu bãi khi vào/ra taị bãi SSC, xử lý thông tin với khách hàng trong công tác sửa chữa , vệ sinh cont Tổ sửa chữa xe, Rơmooc: anh Thuận , A. Phụng Anh Thọ chịu trách nhiệm chung về hoạt động của các bộ phận trên, có quyền làm việc trực tiếp với Phòng KH-KD trong xử lý công việc hàng ngày nhưng phải thông tin để T.T theo dõi, hỗ trợ. Hàng ngày tổng hợp số liệu hoạt động của xe ( xe nhà, xe ngoài ), các số liệu liên quan đến dịch vụ lưu cont tại bãi SSC ( sửa chữa cont, vệ sinh cont, nâng/hạ cont…). Tính định mức tiêu thụ dầu , lương cho đội xe b. Tổ trưởng cơ khí: Nhât Nhân sự: Nhật, Dương, Phương, Lanh, Quốc, Khanh Nhiệm vụ chính của xưởng cơ khí: Gia công, sửa chữa container các loại, gia công cont treo, vệ sinh cont…. Phối hợp với bộ phận quản lý cont trong công tác sửa chữa, báo giá cho khách hàng. Bảo hành các container VP đang cho thuê 2 c. Thủ kho:anh Tuyên Nhập, xuất vật tư theo yêu cầu, quản lý vật tư tồn kho. Kiểm tra chất lượng vật tư nhập, giao nhận cont , quản lý cont ngoài hiện trường ( cont cho thuê ), tham gia làm việc với xưởng khi có nhu cầu. B. QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHI TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC CỦA TỪNG BỘ PHẬN 1. Bộ phận xưởng cơ khí: Nhận lệnh sx của Công ty ( kèm theo bản vẽ hoặc các yêu cầu khác…)→ lên đề xuất vật tư ( Nhật)→ nhận vật tư tại kho( Nhật)→ bố trí kế họach, triển khai công việc dựa theo tiến độ giao hàng→ Tổ chức nghiệm thu , bàn giao sản phẩm sau khi hoàn thành ( xưởng, T.T, P. KD) Trường hợp sản phẩm bị lỗi hoặc chậm hoàn thành so với thời gian yêu cầu ( ngoại trừ các yếu tố khách quan) thì do các nguyên nhân sau; - Do bản vẽ hoặc thông tin trong lệnh bi sai ( T.T chịu trách nhiệm ) - Do đọc bản vẽ sai , do làm ẩu ( Xưởng cơ khí chịu trách nhiệm) - Do chất lượng vật tư ( vật tư / kho chịu trách nhiệm) - Do bố trí con người chưa hợp lý, làm chậm tiến độ ( phụ trách xưởng ) - Không báo cáo kịp thời các v/đ phát sinh hoặc các trường hợp bất khả kháng làm ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ ( Phụ trách xưởng ) 2. Bộ phận khai thác vật tư – kho Khai thác vật tư: Linh Nhận giấy đề xuất vật tư → kiểm tra vật tư tồn kho→ lên dự trù chi phí trình Trung Tâm, Giám đốc và Phòng TC-KT duyệt → triển khai mua vật tư theo đúng chủng loại được duyệt→ nhập kho Trách nhiệm của vật tư: cung cấp vật tư kịp thời, đúng chủng loại Kho: Theo dõi vật tư tồn kho, phối hợp với vật tư để khia thác kịp thời các vật tư sắp hết , nhập vật tư, kiểm tra chất lượng vật tư nhập theo phiếu nhập, quản lý cont cho thuê Quyền hạn của thủ kho: chỉ cấp phát vật tư đúng theo giấy đề nghị. Trong trường hợp nhập cont về bãi ( cont làm dịch vụ) phải có lệnh nhập và các chứng từ liên quan ( phiếu xuất của bên bán, số xe v/c), lưu chứng từ nhâp, trường hợp xuất cont phải có lệnh của Công ty hoặc người được Giám đốc uỷ quyền . Chuyển đổi số cont theo qui định. 3. Quản lý cont/ giao nhận cont ( Lập ) a. Quy trình đối với Container xuất rỗng. Các bước được tiến hành như sau : - Khi nhận được Lệnh cấp Cont rỗng của hãng tàu hoặc chủ hàng (Lái xe) - Quản lý cont ( Lập ) Kiểm tra lệnh cấp rỗng của hãng tàu : Ngày tháng cấp Cont ( ngày hết hạn ) Số lượng Cont Loại cont Số booking,tên tàu,số chuyến,ngày rời cảng. - Quản lý cont (Lập) chuyển lệnh nhận cont của khách hàng ( lái xe ) cho kế toán thu phí nâng hạ (trong thời gian 5phut) 3 - Khi kế toán đã thu tiền nâng/hạ cont khách hàng xong chuyển lệnh nhận cont từ khách hàng qua cho quản lý cont Quản lý cont ( lập ) xuất phiếu cấp cont nội bộ cho lái cẩu ( Linh ), lưu ý phiếu cấp cont nội bộ phải thể hiện số cont, vị trí hạ cont và có chữ ký của Quản lý cont ( Lập).Qui định thời gian là ( 5phút ) Lái Cẩu (Linh) nhận lệnh và nâng cont đúng theo yêu cầu của quản lý cont ( Lập ) - Nâng cont không đúng trong lệnh giao cont lái cẩu ( Linh ) chịu trách nhiệm - Nếu quản lý cont yêu cầu dịch chuyển do xếp cont không đúng theo qui định quản lý cont ( Lập ) chiu trách nhiệm. - Quản lý cont ( Lập ) phải cấp cont đúng theo tiêu chuẩn first in/out nếu sai phải chiu trách nhiệm - Quản lý cont ( Lập ) cấp cont trong tình trạng available ( AV ) - Sau khi câp cont Quản lý cont ( Lập ) xuất phiếu giao nhận cont cho lái xe để ra trình bảo vệ trước khi rời khỏi bãi * Chú ý : chủ hàng/lái xe phải ký xác nhận vào phiếu bàn giao container. Phiếu có 3 liên : lái cẩu giữ 1,bảo vệ giữ 1 và lái xe/khách hàng giữ 1. b. Đối với Container nhập rỗng. Khi lái xe vào bãi chúng ta tiến hành các bước như sau: - Quản lý cont ( Lập ) kiểm tra lệnh hạ rỗng để xác định container của hãng tàu nào, sau đó có phương án xếp cont phù hợp - Quản lý cont ( Lập ) phải xác định tình trạng cont trước khi cho hạ bãi - Xác nhận rõ tình trạng Container ( bẩn, hư hỏng ) nếu cont đã cho hạ mà sau này phát hiện cont không tốt thì quản lý cont ( Lập ) phải chịu trách nhiệm. - Tiến hành ký xác nhận phiếu giao nhận container với đại diện chủ hàng/lái xe - Bàn giao phiếu giao nhận cho kế toán thu phí hạ cont Quản lý cont ( Lập ) cấp lệnh hạ cont cho lái cẩu ( Linh ) để hạ cont cho khách hàng/lái xe Xe nâng/hạ ký xác nhận vào phiếu sau khi hạ Cont xuống bãi Lái cẩu ( Linh ) hạ cont đúng theo vị trí yêu cầu của quản lý cont ( Lập ), nếu hạ không đúng theo yêu cầu lái cẩu ( Linh ) chịu trách nhiệm Phiếu có 3 liên : lưu 1,bảo vệ giữ 1 và lái xe giữ 1. - Quản lý cont ( Lập ) báo cáo tình trạng cont cho hãng tàu ngay sau khi cont hạ bãi Chuyển thông tin cho phân xưởng sửa chữa khi có sự đồng ý của hãng tàu Lên báo giá gửi hãng tàu phối hợp với xưởng cơ khí tiến hành sửa chữa/vệ sinh cont. 4. Đội Xe a. Các qui định, trách nhiệm đối với đội xe : - Thực hiện nghiêm túc đạo đức người lái xe : tuân thủ luật giao thông đường bộ nhà nước đã ban hành. Mọi hành vi, vi phạm luật giao thông gây hậu quả đến con người, phương tiện vận tải, hàng hoá. Công trình công cộng, môi trường….lái xe phải chịu trách nhiệm bồi thường toàn bộ về vật chất và trách nhiệm trước pháp luật về các hành vi vi phạm. - Bảo quản tài sản, thiết bị trên va trong xe.Nếu để xảy ra mất mát, lái xe phải có trách nhiệm bồi thường. - Giữ gìn xe luôn sạch sẽ. 4 - Kiểm tra xe trước khi vận hành. - Phải kiểm tra nước bình điện, nước trong kết nước, kiểm tra độ an toàn trước mỗi chuyến đi - Khi xe ra/vào bãi phải kiểm tra, bàn giao tình trạng bên ngoài của xe cho bảo vệ bãi. - Nghiêm cấm lái xe uống rựu, bia trước và trong khi điều khiển phương tiện, cấm chơi cờ bạc, nghiện hút dưới mọi hình thức, gây khó khăn đối với chủ hàng, lấy trộm hàng hoá tại kho của chủ hàng. Nếu vi phạm các hành vi trên là vi phạm kỷ luật lao động của công ty. - Không tự ý nhận hàng hoá bên ngoài khi chưa có ý kiến của phụ trách. Nếu cố ý vi phạm sẽ bị phạt theo qui định của công ty. - Yêu cầu lái xe phải xuất trình giấy tờ xe, moóc khi quản lý kiểm tra.Trường hợp giấy tờ bị thu giữ ( vì bất cứ lý do gì ) phải báo cáo ngay về công ty, nếu không báo cáo về đúng thời gian thì lái xe tự chịu trách nhiệm về việc lấy giấy tờ xe và chịu mọi phí tổn.Nếu vi phạm lần 1 cảnh cáo, lần 2 căn cứ luật và mức độ vi phạm, lần 3 tự viết đơn xin nghỉ việc. b. Các Yêu Cầu Khi Vận chuyển Hàng Hoá : - Thực hiện đầy đủ yêu cầu của bộ phận điều vận ( Thọ ) bảo đảm đúng tiến độ, cung đường, thời gian nhận, vận chuyển, giao hàng hoá. Thưc hiện đầy đủ các yêu cầu về an toàn trong quá trình vận chuyển. Mọi vi phạm như : không đảm bảo về thời gian, đi lệch tuyến đường…( trừ trường hợp bất khả kháng ) gây tổn thất đối với công ty, khách hàng lái xe hoàn toàn chịu trách nhiệm. - Đối với hàng nhập :phải chịu trách nhiệm đối với tình trạng bên ngoài của hàng hoá, nguyên seal, chì của hãng tàu và hải quan ( nếu có ) - Phải chú ý trần container có bị lũng hay không, khi phát hiện cont ở tình trạng không bình thưòng phải báo cho bộ phận giao nhận container tại cảng ( Lập ) đểlập biên bản trước khi nhận cont và rời khỏi Cảng. - Khi giao container cho khách hàng cần phải có xác nhận của người nhận hàng ( thời gian đến, rời kho, cont, hàng hoá trong tình trạng bình thường ). Nếu tự ý không thực hiện theo các yêu cầu trên dẫn đến tranh chấp như : trễ tàu do không xác định đươc thời gian, mất hàng hoá lái xe phải chiu hoàn toàn trách nhiệm. - Đối với hàng xuất : Phải nhận cont đúng theo lệnh của bộ phận giao nhận - Kiểm tra cont tình trạng cont trước khi nhận lên xe ( cont phải đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng ) - Đối với cont lạnh phải lưu ý các chỉ dẫn, yêu cầu của khách hàng. Nếu phát hiện tình trạng cont hoạt động không bình thường phải báo cao ngay với bộ phận liên quan trước khi rời kho chủ hàng, Cảng để kịp thời xử lý. - Bàn giao các giấy tờ liên quan như : tờ khai hải quan, chứng từ làm C/O để các bộ phận liên quan kịp thời giải quyết. Mọi chậm trễ lái xe phải chịu trách nhiệm trước cơ quan. 5. Qui định và trách nhiệm của đội kỷ thuật xe a. Qui định kiểm tra,bảo dưỡng hàng ngày của đội kỷ thuật khi xe, moóc vào gara - Luôn giữ gìn vệ sinh xe, rơmoóc sạch sẽ 5 - Kiểm tra bình điện, nước làm mát - Kiểm tra dầu nhớt máy - Kiểm tra thắng hơi - Kiểm tra hệ thống đèn hành trình, các ốc, lốp, các đăng, nhíp và mâm rơmoóc b. Qui định kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ cấp I * Xe chạy 2.000Km - Công việc như kiểm tra, bảo dưỡng thường xuyên hàng ngày - Kiểm tra độ căng dây curoa - Kiểm tra dầu hộp số, cầu, kiểm tra hơi lốp. * Xe chạy 5.000Km - Công việc như kiểm tra, bảo dưỡng như xe chạy 2.000Km - Bơm mỡ vào các bình mỡ của bơm nước, rotuyn, các đăng, bàn tay phanh và các nơi khác - Tra mỡ vào gối đỡ ắc nhíp, bàn mâm xoay và thay nhớt dầu máy - Xe chạy được 5.000-6.000Km thay nhớt dầu máy (Phụ trách đội xe, kế toán vật tư ) (*) c. Qui định kiểm tra,bảo dưỡng định kỳ cấp II * Xe chạy 8.000Km - Công việc như kiểm tra bảo dưỡng định kỳ cấp I - Bảo dưỡng, thay mỡ các trục (mayo) xe , moóc - Kiểm tra độ mòn lốp, hơi lốp và đảo lốp - Kiểm tra thông rửa két nước, lọc dầu, lọc gió bầu air *Xe chạy 16.000Km - Công việc kiểm tra bảo dưỡng như 8.000Km - Kiểm tra lắc lê cầu, hộp số, nén pitông động cơ, xupap (*) - Kiểm tra rotin tay lái và ắc nhíp (*) - Tháo đáy cacte, kiểm tra bạc biên động cơ (*) - Xiết chặt dàn ốc biên, kiểm tra bơm nhớt (*) d. Trung tu,đại tu ( định mức : 50.000 – 80.000Km) - Theo dõi từng đầu xe nếu máy không thể hoạt động được do : xécmăng, pittông, silanh… cho xe vào gara làm máy kết hợp làm gầm. (*) - Nếu thân vỏ xe bị han rỉ, mục cần phải cho xe vào gara làm lại thi tiến hành sơn toàn bộ và bảo dưỡng toàn bộ gầm xe (*) e. Định mức kỳ bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế : Stt Hạng mục Kỳ bảo dưỡng Nội dung bảo dưỡng 1 Dầu máy 7.000Km Thay thế 2 Lọc nhớt 20.000Km Thay thế 3 Lọc dầu Diezen 50.000Km Thay thế 4 Lọc gió 50.000Km Thay thế 5 Bình ắc qui 03 – 04 năm Bảo dưỡng,xạc nạp 6 Thông rửa két nước 2,5 – 03 năm Bảo dưỡng 6 7 Điều hoà 02 năm Bảo duõng,nạp ga 8 Dây coroa các loại Tối thiểu 6.000Km Thay thế khi hỏng 9 Đáy cacte 20.000km Bảo dưỡng,vệ sinh 10 Dầu hộp số 50.000Km Thay thế 11 Dầu trợ lực 50.000Km Thay thế 12 Máy phát điện 02 năm Bảo dưỡng 13 Bộ khởi động 02 năm Bảo dưỡng II Thân, vỏ, gầm 1 Rửa xe 6.000km Bảo dưỡng 2 Rửa, bơm vú mỡ 5.000 – 7.000km Bảo dưỡng 3 Gạt nước 02 năm Bảo dưỡng,thay lưỡi gạt 4 Guốc phanh 70.000 – 80.000Km Thay thế 5 Còi điện + hơi 02 – 03 năm Bảo dưỡng 6 Tuyô dầu-phanh-hơi Tối thiểu 06 tháng Thay thế khi hỏng 7 Bóng đèn + rơle + cầu chì Tối thiểu 06 tháng Thay thế khi hỏng III Lốp + Săm + yếm 1 Lốp Tháilan, Ấn độ, Triều tiên 55.000 – 60.000Km Thay thế 2 Lốp cao su Đà nẵng, Việtnam 45.000 – 50.000Km Thay thế 3 Lốp đắp 20.000 – 25.000Km Thay thế 4 Bình CO2 02 năm Bảo dưỡng, nạp CO2 - Các mục có đánh dấu (*) khi tiến hành phải có sự thực hiện giám sát, xác nhận của phụ trách đội xe - Trong quá trình thực hiện việc bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế .Lái xe phải thực hiện bảo dưỡng thường xuyên .Các mục (*) được thực hiện bởi thợ kỹ thuật do công ty cung cấp/ký hợp đồng sửa chữa . Lái xe, kỷ thuật phải có trách nhiệm theo dõi, giám sát trong suốt thời gian bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế. - Tổ trưởng đội xe, lái xe có trách nhiệm theo dõi và thực hiện định mức trên. Nếu những hỏng hóc trước thời hạn định mức qui định. Lái xe phải có trách nhiệm bồi thường hoặc tự làm lại để sử dụng đúng định mức ngoại trừ những trường hợp bất khả kháng. - Khi bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế lái xe phải làm đề xuất, báo giá công sửa chữa thay thế vật tư và phải làm thủ tục trước 02 ngày trình Tổng giám đốc duyệt. Phụ trách đội xe, kỷ thật, lái xe thực hiện làm hợp đồng sửa chữa có thời hạn bảo hành. Trong quá trình xe, moóc sửa chữa hoặc thay thế vật tư .phụ trách đội xe, kỷ thuật theo dõi giám sát, kiểm tra và có xác nhận nghiệm thu kỹ thuật, thanh lý hợp đồng.Trường hợp đột xuất phải báo cáo ngay và có xác nhận của Quản lý đội xe . Trong quá trình bảo dưỡng nếu có phát sinh hư hỏng, những phụ tùng cần thay thế. Lái xe phải báo cáo có giấy đề xuất ngay để kịp thời giải quyết cho xe đưa vào hoạt 7 động. Nếu lái xe khai báo sai lệch các hạng mục vật tư thay thế . Phụ trách đội xe báo cáo công ty để xử lý. Lái xe phải chịu kỷ luật và bồi thường những thiệt hại (nếu có) . - Các hỏng hóc cần thay thế sửa chữa đột xuất trong qúa trình thực hiện chuyến đi.Yêu cầu lái xe phải báo ngay cho phụ trách đội xe, kỷ thuật để nhận được hướng dẫn và khắc phục. Sau đó tiến hành các thủ tục cần thiết đã được nêu ở trên. Các chứng từ thanh toán đều phải có ký xác nhận phụ trách đội xe, kỷ thuật . - Lái xe phải chịu trách nhiệm kiểm tra tình hình hư hỏng của xe ( Tình trạng kỹ thuật – yêu cầu đề xuất sữa chữa thay thế), phụ trách kỹ thuật xem xét kỹ thuật xác nhận đề xuất. - Lái xe lập phiếu đề xuất có ghi rõ dự toán sữa chữa . - Quản lý xe, kỷ thuật xe xác nhận sau khi xem xét cân nhắc, việc gì đội xe tự khắc phục, việc gì cần đưa ra ngoài sữa chữa . - Quản lý xe, kỷ thuật xe phải thường xuyên đôn đốc, kiểm tra lái xe thực hiện các qui định trên . Nếu phát hiện xe bị hư hỏng do lái xe không thực hiện những qui định trên lái xe phải hoàn toàn chịu trách nhiệm . CÁC QUI ĐỊNH KHÁC 1. Đối với xưởng cơ khí: - Sau mỗi ngày làm việc phải thu dọn vật tư, thiết bị vào kho. Nếu kiểm tra không thực hiện đúng sẽ bị cắt, giảm thưởng trong tháng đó. - Tổ trưởng sản xuất tuyệt đối không được tự ý thực hiện các vấn đề sai khác so với hồ sơ kỹ thuật khi chưa có sự đồng ý của TTKV, Giám đốc 2. Đối với quản lý cont, nhân viên vận hành cẩu; - Xử lý thủ tục giao nhận cont phải nhanh chóng. Khi chưa có đầy đủ thủ tục không được tiến hành giao/nhận cont cho khách hàng( trừ trường hợp có lệnh của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ) - . Nếu nhân viên nào vi phạm sẽ bị Giám đốc xử lý kỷ luật 3. Đối với nhân viên quản lý cont cho thuê; - Khi sửa chữa cont ngoài công trình phải lập biên bản với khách hàng để xác nhận công việc đã sửa chữa và nộp về TTKV. - Lập kế hoạch bảo trì, vệ sinh máy lạnh cho các container đang cho thuê định kỳ hàng tháng 4. Đối với nhân viên mua vật tư: thanh toán , hoàn ứng đúng qui trình, đúng thời gian qui định , không được để công nợ với công ty vượt qui định . 5. Khi xe bị hư hỏng, lái xe phải lập tức thông báo cho kỹ thuật, quản lý xe để có biện pháp xử lý. Nếu chậm thông báo lái xe bị trừ lương theo qui định của Công ty. 8 Đối với bộ phận sửa chữa xe, phải cam kết thời gian khắc phục xong các hư hỏng, nếu thời gian sửa chữa quá cam kết phải có lý do hợp lý, nếu không cũng bị trừ lương theo qui định ĐN ngày 28/05/2010 T.T KHO VẬN . kiểm tra lái xe thực hiện các qui định trên . Nếu phát hiện xe bị hư hỏng do lái xe không thực hiện những qui định trên lái xe phải hoàn toàn chịu trách nhiệm . CÁC QUI ĐỊNH KHÁC 1. Đối với xưởng. Đối với nhân viên mua vật tư: thanh toán , hoàn ứng đúng qui trình, đúng thời gian qui định , không được để công nợ với công ty vượt qui định . 5. Khi xe bị hư hỏng, lái xe phải lập tức thông. giải quyết. Mọi chậm trễ lái xe phải chịu trách nhiệm trước cơ quan. 5. Qui định và trách nhiệm của đội kỷ thuật xe a. Qui định kiểm tra,bảo dưỡng hàng ngày của đội kỷ thuật khi xe, moóc vào