Tài liệu tập huấn QLHS

SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC VERSION 2.0 (SCHOOL MANAGEMENT SYSTEM) 1 ĐÔNG HÀ – 2006 2 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU I. TỔNG QUAN Với mục tiêu tạo một công cụ quản lý cho lãnh đạo các cấp từ Trường đến S, công cụ tác nghiệp cho giáo viên, và thông qua hệ thống này góp phần nâng cao chất lượng DẠY và HỌC ở các trường phổ thông hiện nay, Sở Giáo dục – Đào tạo Quảng Trị đã nghiên cứu và xây dựng Phần mềm Quản lý trường học (School Management Information system – SMIS) để triển khai đến tận các trường THCS, THPT năm học 2005-2006 và 2006-2007. Phần mềm Quản lý trường học là một phần mềm trong Bộ các phần mềm Quản lý giáo dục do Sở Giáo dục – Đào tạo Quảng Trịchủ trì, bao gồm: - Quản lý trường học - Quản lý thi tốt nghiệp - Quản lý thi học sinh giỏi - Tuyển sinh THPT - Quản lý học nghề và thi nghề - Quản lý phổ cập THCS, bậc trung học - Quản lý thư viện - Quản lý tài chính, kế toán… Trong đó SMIS là phần mềm trung tâm, để kết nối và chuyển dữ liệu cho các phần mềm khác. SMIS hỗ trợ quản lý học sinh, Quản lý điểm, quản lý giảng dạy của giáo viên, thi học kỳ, thi học sinh giỏi, xétTN THCS, thi TN THPT và thống kê báo cáo. Đây là phần mềm được xây dựng trong khuôn khổ đề tài khoa học cấp tỉnh năm 2006: “Ứng dụng CNTT trong quản lý kết quả học tập của học sinh THCS, THPT tỉnh Quảng Trị” do cán bộ quản l, cán bộ tin học và giáo viên trong ngành cùng tham gia. SMIS là một sản phẩm có sự đóng góp trí tuệ của tập thể, thể hiện sự năng động sáng tạo, đề ra giải pháp ứng dụng CNTT quản lý kết quả học tập toàn cấp của học sinh, xét tốt nghiệp THCS, tuyển sinh THPT phù hợp với Luật giáo dục sửa đổi (năm 2005) và phù hợp với xu hướng chung đó là: hướng tới một trường học điện tử. Phần mềm đã được áp dụng thí điểm tại trường THCS Phan Đình Phùng- Đông Hà,THPT Hải Lăng tuy nhiên do hiện nay quy chế xếp loại, đánh giá học sinh đã thay đổi nên phần mềm có thay đổi và bổ sung thêm nhiều chức năng mới, tích hợp quản lý trường học THCS, THPT vào trong một hệ thống những phần này đã thử nghiệm một số trường nhưng chưa hoàn thiện. Những phần khác tuy đã được thử nghiệm, song khi áp dụng đại trà chắc chắn sẽ có nhiều vấn đề chỉnh sửa bổ sung cho phù hợp với việc quản lý ở tất cả các vùng miền. Vì vậy rất mong các cán bộ Quản lý, các thầy cô giáo góp ý. Mọi ý kiến xin gửi về phòng THPT Sở Giáo dục – Đào tạo Quảng Trị hoặc qua hộp thư điện tử: SOGIAODUCQT@YAHOO.COM.VN hoặc liên hệ với đ/c Hồ Sĩ Anh, ĐT: 0903507392.Cảm ơn sự hợp tác của quý thầy cô và các bạn. 3 II. QUI TRÌNH THỰC HIỆN QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC Quản lý toàn diện nhà trường, bao gồm Quản lý học sinh, quản lý điểm, thi học kỳ, thi học giỏi, Xét/Thi tốt nghiệp, Thống kê – Báo cáo. Thực hiện các bước sau: Bước 1: Cài đặt, tạo biểu tượng, khởi động chương trình và chọn cấp sử dụng là cấp Trường Bước 2: Tạo dữ liệu trường, Nhập thông tin hệ thống, Nhập thông tin lớp, Nhập danh mục tổ. Bước 3: Nhập Hồ sơ học sinh, nhập hồ sơ giáo viên và phân công giảng dạy. Bước 4: Đăng ký người sử dụng Bước 5: Quản lý điểm, thi học kỳ, thi học sinh giỏi Bước 6: Xét tốt nghiệp (THCS) hoặc thi tốt nghiệp (THPT) Bước 7: Thống kê, báo cáo và sao chép dữ liệu về Phòng giáo dục. III.HỆ THỐNG THƯ MỤC LƯU TRỮ VÀ TÊN CÁC TỆP 1. Hệ thống thư mục trong QLHS TT Tên thư mục Nội dung thư mục Ghi chú 1 BMP Chứa các tệp ảnh làm biểu tượng 2 DBF Chứa dữ liệu về học sinh, giáo viên 3 INF Chứa thông tin về các danh mục 4 DIEM Chứa dữ liệu điểm, quá trình học tập, quá trình vắng, 5 HSG Chứa các tệp học sinh giỏi 6 HSTHI Chứa danh sách học sinh thi học kỳ, thi học sinh giỏi và xét tốt nhgiệp 7 KQUA Chứa kết quả thi học kỳ, thi học sinh giỏi, tệp học sinh ra trường, chuyển trường 8 TMP Chứa các tệp tạm 9 EMPIMAGE Chứa ảnh học sinh 10 LUU Chứa các tệp hồ sơ học sinh và tệp điểm lưu mỗi khi thoát nhập hồ sơ và thoát nhập điểm Đề phòng mất dữ liệu 11 DULIEU Lưu tất cả dữ liệu sao chép cho phòng GD và Sở GD 12 EXCEL Lưu trữ các tệp Excel khi chuyển từ DBF sang XLS 4 2. Các tệp Table trong hệ thống CSDL: TT Tên tệp Thư mục Dữ liệu 1 ‘HS’+mã huyện+mãtrường+mã năm học+’.DBF’ DBF Lưu các thông tin cơ bản của từng học sinh theo từng lớp 2 ‘D’+mã huyện+mãtrường+mã năm DIEM Lưu điểm từng năm học 3 GIAOVIEN.DBF DBF Lưu HS PCGD của giáo viên 4 QTHTAP<mahuyen>+<matruong>.DBF DIEM Lưu quá trình học tập từng năm của mỗi giáo viên (học bạ điện tử) 5 QTVANG.DBF DIEM Lưu quá trình vắng của học sinh IV. BẢNG MÃ VÀ MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHI NHẬP HỒ SƠ, NHẬP ĐIỂM 1. Mã huyện, thị Mã Tên huyện 01 Vĩnh Linh 02 Gio Linh 03 TX Đông Hà 04 Cam Lộ 05 Đakrông 06 Hướng Hóa 07 Triệu Phong 08 TX Quảng Trị 09 Triệu Phong Ngoài ra, trong một số môđun, nếu có ngoại tỉnh thì mã huyện là “00” 2. Mã cấp học Mã Tên cấp học 1 Nhà trẻ 2 Mẫu giáo 3 Mầm non 4 Tiểu học 5 THCS 6 PTCS 7 THPT 8 PTTH (cấp 2-3) 9 GDTX 3. Quy định về học lực, hạnh kiểm, xếp loại 5 Mã Tên 0 Chưa xếp loại 1 Giỏi 2 Khá 3 TB 4 Yếu 5 Kém 4. Quy định nhập điểm : Điểm Quy định nhập 0 Nhập 0 0.5 Nhập 05 1 Nhập 1 1.5 Nhập 15 2 Nhập 2 hoặc 20 3 Nhập 3 hoặc 30 5.5 Nhập 35 … …. 95 Nhập 95 10 Nhập 10 Vắng Nhập V 5. Quy định phím tắt: TT Fím gõ tắt Nội dung 1 Alt_N (New) Thêm bản ghi mới 2 Alt_S (Save) Ghi bản ghi hiện tại vào tệp 3 Alt_C (Change) Sửa bản ghi hiện tại 4 Alt_P (Print) Kích hoạt màn hình in 6 Alt_D (Delete) Đánh dấu xóa /thôi đánh dấu xóa 7 Alt_X (Exit) Thoát khỏi màn hình hiện tại ` 6. Quy định gõ tắt: 6 Khi nhp d liu, tng tc nhp ta thc hin gừ tt Nhp ni sinh ch cn gừ 4 ký t l huyn v tnh trờn phm vi ton quc, nu cha cú thỡ cú th b sung bng chc nng nhp danh mc gừ tt. Vớ d: clqt Cam L - Qung Tr vlqt Vnh Linh - Qung Tr tcna Thanh Chng - Ngh An ltqb L Thy - Qung Bỡnh 7. Nhp cỏc giỏ tr trong Combo: ch cn gừ ký t u tiờn trong danh mc (ch cú tỏc dng vi ký t ting Anh) Vớ d 1: Nhp ngh nghip ca cha, m: 1: lm rung, 2: Buụn bỏn, 3. Cỏn b,. Tên nghề Mã 0. 00 1.Làm ruộng 01 2.Buôn bán 02 3.Cán bộ 03 4.Công an 04 5.Quân đội 14 6.Giáo viên 05 7.Công nhân 06 8.Nội trợ 07 9.Về hu 08 A.Mất sức LĐ 09 B.Lái xe 10 C.Ng dân 11 D.Thợ 12 E.Chết 13 Vớ d 2: Nhp h khu thng trỳ: ch cn nhp 1, 2,3,. 1. Huyn Vnh Linh Tờn Mó Huyn 1.TT H Xỏ 19363 01 2. TT Bn Quan 19366 01 3. Vnh Thỏi 19369 01 4. Vnh Tỳ 19372 01 5. Vnh Chp 19375 01 6. Vnh Trung 19378 01 7. Vnh Kim 19381 01 8. Vnh Thch 19384 01 9. Vnh Long 19387 01 A. Vnh Nam 19390 01 B. Vnh Khờ 19393 01 C. Vnh Hũa 19396 01 D. Vnh Hin 19399 01 E. Vnh Thy 19402 01 7 F. Vĩnh Lâm 19405 01 G. Vĩnh Thành 19408 01 H. Vĩnh Tân 19411 01 I. Vĩnh Quang 19414 01 K. Vĩnh Hà 19417 01 L. Vĩnh Sơn 19420 01 M. Vĩnh Giang 19423 01 N. Vĩnh Ô 19426 01 2. Huyện Gio Linh 1. TT Gio Linh 19495 02 2. Trung Giang 19498 02 3. Trung Hải 19501 02 4. Trung Sơn 19504 02 5. Gio Phong 19507 02 6. Gio Mỹ 19510 02 7. Vĩnh Trường 19513 02 8. Gio Bình 19516 02 9. Gio Hải 19519 02 A. Gio An 19522 02 B. Gio Châu 19525 02 C. Gio Thành 19528 02 D. Gio Việt 19531 02 E. Linh Thợng 19534 02 F. Gio Sơn 19537 02 G. Gio Hòa 19540 02 H. Gio Mai 19543 02 I. Hải Thái 19546 02 K. Linh Hải 19549 02 L.Gio Quang 19552 02 3. Thị xã Đông Hà: 1.Phường 1 – Đông Hà 19333 03 2.Phường 2 – Đông Hà 19342 03 3.Phường 3 – Đông Hà 19354 03 4.Phường 4 – Đông Hà 19345 03 5.Phường 5 – Đông Hà 19348 03 6.Đông Giang – Đông Hà 19330 03 7.Đông Thanh – Đông Hà 19339 03 8. Đông Lễ - Đông Hà 19336 03 9. Đông Lơng – Đông Hà 19351 03 4. Huyện Cam Lộ 1. TT Cam Lộ 19597 04 2. Cam Tuyền 19600 04 3. Cam An 19603 04 4. Cam Thủy 19606 04 5. Cam Thanh 19609 04 6. Cam Thành 19612 04 7. Cam Hiếu 19615 04 8 8. Cam Chính 19618 04 9. Cam Nghĩa 19621 04 5. Huyện Đakrông 1. TT Krông Klang 19555 05 2. Mò ó 19558 05 3. Hướng Hiệp 19561 05 4. Đa Krông 19564 05 5. Triệu Nguyên 19567 05 6. Ba Lòng 19570 05 7. Hải Phúc 19573 05 8. Ba Nang 19576 05 9. Tà Long 19579 05 A. Húc Nghì 19582 05 B. A Vao 19585 05 C. Tà Rụt 19588 05 D. A Bung 19591 05 E. A Ngo 19594 05 6. Huyện Hướng Hóa 1. TT Khe Sanh 19429 06 2. TT Lao Bảo 19432 06 3. Hướng Lập 19435 06 4. Hướng Việt 19438 06 5. Hướng Phùng 19441 06 6. Hướng Sơn 19444 06 7. Hướng Linh 19447 06 8. H. Tân Hợp 19450 06 9. Hướng Tân 19453 06 A. Tân Thành 19456 06 B. Tân Long 19459 06 C. Tân Lập 19462 06 D. Tân Liên 19465 06 E. Xã Húc 19468 06 F. Thuận 19471 06 G. Hướng Lộc 19474 06 H. Ba Tầng 19477 06 I. Thanh 19480 06 K. A Dơi 19483 06 L. A Xing 19486 06 M. A Túc 19489 06 N. Xã Xy 19492 06 7. Thị xã Đông Hà 1. TT ái Tử 19624 07 2. Triệu An 19627 07 3. Triệu Vân 19630 07 4. Triệu Phước 19633 07 5. Triệu Độ 19636 07 9 6. Triệu Trạch 19639 07 7. Triệu Thuận 19642 07 8. Triệu Đại 19645 07 9. Triệu Hòa 19648 07 A. Triệu Lăng 19651 07 B. Triệu Sơn 19654 07 C. Triệu Long 19657 07 D. Triệu Tài 19660 07 E. Triệu Đông 19663 07 F. Triệu Trung 19666 07 G. Triệu ái 19669 07 H. Triệu Thượng 19672 07 I. Triệu Giang 19675 07 K. Triệu Thành 19678 07 8. Thị xã Quảng Trị 1. Phường 1 – TX Q.Trị 19357 08 2. Phường 2 – TX Q.Trị 19360 08 9. Huyện Hải Lăng 1. TT Hải Lăng 19681 09 2. Hải An 19684 09 3. Hải Ba 19687 09 4. Hải Xuân 19690 09 5. Hải Quy 19693 09 6. Hải Quế 19696 09 7. Hải Vĩnh 19699 09 8. Hải Phú 19702 09 9. Hải Lệ 19705 09 A. Hải Thượng 19708 09 B. Hải Dương 19711 09 C. Hải Thiện 19714 09 D. Hải Lâm 19717 09 E. Hải Thành 19720 09 F. Hải Hòa 19723 09 G. Hải Tân 19726 09 H. Hải Trường 19729 09 I. Hải Thọ 19732 09 K. Hải Sơn 19735 09 L. Hải Chánh 19738 09 M. Hải Khê 19741 09 Ngoại tỉnh 99999 99 10 [...]... về màn hình trước để In danh sách vắng và Cập nhập số ngày vắng qua sổ điểm 29 6 Ghép dữ liệu điểm đã nhập ở máy trạm qua máy chủ: Việc này là làm ngược với việc sao chép dữ liệu hồ sơ và điểm cho máy trạm Công việc ghép nối này đòi hòi phải cẩn thận máy sẽ xóa dữ liệu cũ của các lớp trong máy chủ và ghép nối dữ liệu từ máy trạm qua 8 In sổ điểm học kỳ và cả năm: Chú ý phải chọn đầy đủ Học kỳ, Khối,... Vào menu “Quản lý điểm” một menu xuất hiện như sau: có các chức năng sau: 1 Sao chép dữ liệu cho giáo viên: Nếu muốn chọn lớp nào thì đánh dấu  vào lớp cần chọn trong cột chọn ngược lại nếu muốn huỷ thao tác chọn thì nhấp chuột vào nút “bỏ chọn tất cả” Để sao chép dữ liệu ra đĩa mềm nhấp chuột vào nút “sao chép dữ liệu ra đĩa mềm * Chú ý : Trước khi sao chép cần phải chắc chắn có đĩa mềm trong ổ đĩa... sách) f) Sao chép dữ liệu cho Trung tâm KTTH-HN để cập nhật vào hệ thống quản lý nghề: đây là chức năngsao chép dữ liệu cho hệ thống Quản lý học sinh học nghề và thi nghề Hiện nay các trung tâm đã có phần mềm quản lý học sinh học nghề và thi nghề, song cần phải thiết kế và xây dựng lại cho phù hợp với hệ thống Quản lý trường học của Sở Chọn lớp và chọn ổ đĩa và thư mục để sao chép dữ liệu qua g) In sổ... phỏng việc ghi điểm vào học bạ cuối năm của giáo viên Ở đây là ghi điểm vào học bạ điện tử: Tức là ghi điểm vào tệp quá trình học tập của từng em học sinh để sau này in ra học bạ điện tử và sẽ chuyển dữ liệu này cho cấp học cao hơn Trong hệ thống phần mềm này sẽ có quá trình học tập của từng học sinh từ lớp 6 đến lớp 12 Trong màn hình này có 2 trang: BẢNG ĐIỂM CẢ NĂM CỦA LỚP và HỒ SƠ ĐÃ CẬP NHẬT ĐIỂM CẢ...CHƯƠNG II CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM I Cài đặt phần mềm Cài đặt phần mềm quản lý học sinh THCS B1: Kích Start/ kích chọn Run /kích Browse/kích chọn ổ đĩa chứa phần mềm Setqlhsc2/kích đúp vào thư mục Setqlhsc2/ kích đúp vào tm Disk144/ kích đúp vào tm Disk1/ kích Setup/kích Open/kích Ok B2: Nhập tên người dùng và tên cơ quan, sau đó chọn OK B3: Nếu muốn thay đổi thư mục thì đổi tên thư... tên sử dụng : Gõ mật khẩu : sgd sgd vào ô : Tên sử dụng vào ô : Mật khẩu b3: Kích Ok hoặc nhấn Enter thì hệ thống Menu hệ thống xuất hiện 13 CHƯƠNG III MENU HỆ THỐNG 1 Tạo dữ liệu trường: b1: Vào mục hệ thống Chọn mục : 1 Tạo dữ liệu trường b2: Chọn TRƯỜNG để làm việc * Tham số 1 : Huyện, thị xã * Tham số 2 : Trường.b3: Kích nút Chọn để khẳng định, Kích nút Kết thúc để trở về Menu 2 Nhập thông tin hệ... sung, thay đổi và xóa hàng gõ tắt • Màn hình nhập này có 2 trang, muốn xem danh sách đầy đủ thi kích hoạt trang XEM DANH SÁCH, màn hình sau xuất hiện 20 2 Cập nhật dữ liệu từ tuyển sinh (đối với THPT) Chức năng này cho phép cập nhất dữ liệu từ kết quả tuyển sinh Toàn bộ kết quả tuyển được sắp xếp ABC và đưa vào lớp 10A1 Sau đó từ lớp 10A1, ta thực hiện chuyển lớp đến các lớp khác (căn cứ vào danh sách... cho phép In danh sách lớp, In danh sách học quốc phòng, in danh sách quét ảnh, In danh sách đăng ký học nghề 4 Hỗ trợ giáo vụ: Chọn chức năng này thì màn hình sau xuất hiện 22 a) Kiểm tra dữ liệu: Kiểm tra logic dữ liệu, nếu như noi sinh, hộ khẩu thường trú, nhóm môn, dân tộc không nhập thì máy đưa ra danh sách những học sinh sinh và yêu cầu phải chỉnh sửa, bổ sung b) Chuyển lớp: Phải chọn lớp cũ vào... này cho phép xem và nhập điểm tổng kết học kỳ 1, kỳ 2, cả năm của từng em học sinh Nếu có quản lý học sinh, khi thực hiện mô đun Ghi điểm vào học bạ thì các kết quả học tập và rèn luyện sẽ được tự động ghi vào học bạ (quá trình học tập) 33 CHƯƠNG V: THI HỌC KỲ Thi học kỳ là một công tác kiểm tra định kỳ của nhà trường, trong thời gian gần đây để nâng cao chất lượng, nhiều trường, nhiều phòng giáo dục... Chức năng này thoát khỏi chương trình và trở về Windows 18 CHƯƠNG III QUẢN LÝ HỒ SƠ Để quản lý hồ sơ học sinh và hồ sơ giáo viên, hỗ trợ giáo vụ ta thực hiện Menu Quản lý hồ sơ, bao gồm: 1 Nhập và sửa dữ liệu học sinh: Edit Save New HC Gõ tắt Close Delete Undo Print To Excel Chọn khối và chọn lớp thì học sinh của lớp đó xuất hiện, nếu chưa có học sinh thì mục họ tên vẫn trống Ví dụ trong màn hình là học . các tệp ảnh làm biểu tượng 2 DBF Chứa dữ liệu về học sinh, giáo viên 3 INF Chứa thông tin về các danh mục 4 DIEM Chứa dữ liệu điểm, quá trình học tập, quá trình vắng, 5 HSG Chứa các tệp học. liệu 11 DULIEU Lưu tất cả dữ liệu sao chép cho phòng GD và Sở GD 12 EXCEL Lưu trữ các tệp Excel khi chuyển từ DBF sang XLS 4 2. Các tệp Table trong hệ thống CSDL: TT Tên tệp Thư mục Dữ liệu 1. báo cáo. Đây là phần mềm được xây dựng trong khuôn khổ đề tài khoa học cấp tỉnh năm 2006: “Ứng dụng CNTT trong quản lý kết quả học tập của học sinh THCS, THPT tỉnh Quảng Trị” do cán bộ quản